报价单卡死采购效率？3步打造自动化的供应链询报价系统！

在制造业采购管理中，看似简单的报价流程常成为效率瓶颈：某设备配套企业采购团队每日加班处理报价单，却仍被业务部门诟病“拖进度”，根源在于手工拆分需求、邮件汇总报价等传统模式导致的协同断层与数据混乱。这种“一张报价单拖慢整条采购链”的现象，在中小制造企业中极为普遍。

本文将深度拆解传统询报价流程的效率痛点，从“需求分发滞后、供应商响应脱节、人工比价易出错”等问题入手，详解如何通过“创建结构化需求、发起在线询价、系统自动比价、核价审批闭环”四步，构建供应链自动询报价体系，帮助企业实现报价周期缩短、数据规范统一、决策流程透明的采购效率升级。

一、大部分工厂的报价流程，还是靠“人扛”

虽然大家都在讲“数智采购”“流程再造”，但很多企业的询报价流程，还是这个套路：

• 采购从ERP导出一个总需求Excel；
• 手动拆分给不同供应商，每家发一封邮件；
• 供应商下载、填写、发回；
• 采购一封封收邮件，一个个整理，汇总比价。

这还算是“中规中矩”的，有些企业还在用微信传表、电话询价，甚至纸质打印、人工抄写报价。

问题在哪？

1. 协同断层：发出去了没人跟，供应商报不报、什么时候报，全靠催。
2. 人工出错：表格格式五花八门，粘贴汇总容易出错，比价不准。
3. 过程不透明：没人知道谁什么时候报的，决策缺数据支撑。
4. 无法追溯：回头追溯价格、报价人、备注信息，一片混乱。

一句话：报价流程不是“跑”，是“扛”出来的。

二、你不是缺流程，是缺一套能自动化的供应链询报价系统

既然很多工厂都是人工报价，怎么样才能做好一套高效的报价流程？

很多老板看到这个问题，第一反应是：“那是不是建个模板，发统一格式的报价单就好了？”

其实根本不是表格的事，而是你的报价流程压根不是协同逻辑：

• 需求信息分发方式落后；
• 供应商响应链条没有打通；
• 报价比价决策靠人工；
• 价格审批流程脱节滞后。

说白了，不管你Excel做得多规范，只要还靠人来发、收、拼、盯——效率都上不去。

我们接触过一家主机厂，年采购额几十亿，报价还靠3个助理天天发邮件回收表格。一个招标项目光询报价周期就要跑10天以上，计划一改还得重来一遍。

他们以为问题是“供应商响应慢”，其实流程本身就不具备高效协同的条件。

所以你要解决的，不是怎么让人更勤快，而是怎么让流程自己能跑起来。

三、报价不只是“发个表”，是一整套采购询价链路

真正高效的采购询价流程，必须是一条链，从“创建需求”一直到“核价确认”，每一步都在线、协同、留痕。

这里给大家演示一下，如何在供应商管理系统中优化好一个完整的采购询价流程：

1）创建询价需求

创建询价需求（结构化信息）

• 填写商品信息、规格型号、数量、交付要求等；
• 采购员可直接从商品库调取，避免重复录入，字段统一。

2）发起询价流程

• 供应商管理系统系统支持选择多个供应商，一键通知发出；
• 支持多渠道通知：邮箱、企业微信、钉钉等；
• 每个供应商收到链接即可进入专属报价入口，无需注册。

3）供应商在线报价

• 支持自动带出历史报价作为参考；
• 报价区间预警，防止误报极端值；
• 附件、备注、替代方案等支持上传，信息齐全。

4）系统生成比价分析表

• 自动汇总所有报价，按价格、交期、付款条件等维度对比；
• 支持一键导出PDF/Excel，报表随时调阅；
• 可设置触发审批流程，系统推送提醒。

5）核价与审批

• 超预算、超限报价自动进审批；
• 价格决策、审批意见全程留痕；
• 审批结束，直接转入采购计划，无需重复录入。

这才是真正的“报价链路闭环”，不是停在报价那一张表上，而是从“谁来报”到“怎么决策”全流程打通。

四、不靠堆人，不靠Excel，报价效率一样翻倍

说实话，这套流程一旦跑通，采购团队最直接的感受就是——终于不用靠“收表+拼表”熬人力了。

• 节奏提速：原来一轮报价3~5天，现在最快半天就能收齐；
• 数据规范：所有报价字段、格式都统一，再也不会因为格式错浪费时间；
• 过程透明：谁什么时候报了什么，全部自动记录，方便回查；
• 责任清晰：历史报价、比价、审批意见都留痕，避免扯皮；
• 联动协同：报价结果还能自动生成订单、触发采购流程，彻底减少“断档”。

更重要的是——采购团队终于可以把精力放在“选供应商”“控成本”这种高价值事情上，而不是“收表格、贴单元格”这些机械活上。

这才是真正的效率释放。

五、FAQ

Q1：小公司没预算上系统，怎么优化报价流程？

A：用 “三步极简法” 提升效率：

1. 标准化模板：制作统一的《询价单》Excel 模板，固定字段（物料名称、规格、数量、交期、报价栏），避免供应商乱填；
2. 邮箱分组管理：按物料类别给供应商建邮箱分组，批量发送询价单，用邮件规则自动归类回复；
3. 比价看板：在 Excel 中设公式自动排序报价，用颜色标记异常价格（如高于历史均价 10%），减少人工核对时间。

Q2：供应商嫌在线报价麻烦，怎么推进？

A：从 “降门槛 + 利益绑定” 切入：

• 简化操作：提供 “报价二维码”，扫码即可填写报价，自动生成标准格式；
• 响应激励：对 24 小时内报价的供应商，在同等条件下优先选择；
• 历史参考：每次报价时附该物料的历史成交价格区间，减少供应商比价犹豫。

Q3：怎么判断报价流程优化有没有效果？

A：盯紧三个核心数据：

1. 单轮报价周期：从传统 3-5 天缩短至 1 天内（紧急需求可半天收齐）；
2. 人工错误率：报价汇总错误次数从每月 10 次以上降至 3 次以内；
3. 供应商响应率：有效报价占比从低于 60% 提升至 85% 以上，且报价完整性（无缺项）达 90%。

写在最后：别小看报价单，它是你采购流程的“起跑线”

很多企业做数字化采购，总喜欢从“合同审批”“付款节点”这些大流程下手，却忽略了最前面这个关键点——报价机制是否高效。

你不把前面的“起跑线”拉平整，后面的流程再快也会被卡住。

所以想提升采购效率，别光看大单流程图，先看你每天那张报价单跑得顺不顺、快不快、准不准。

这张表不是采购填表的工具，而是打通协同、节奏、决策的第一入口。

小表背后，是流程逻辑。 改好这一张单，整个采购链就能顺起来。