以自动开发票为例,解析RPA(机器人流程自动化)在财务场景的使用

本文介绍了影刀RPA如何重塑财务工作,以自动开发票为例,展示了RPA如何提升效率、准确性和合规性。通过影刀RPA,企业能够实现财务流程自动化,减轻人力负担,专注于更高价值的工作。

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伴随着自动化浪潮席卷全球,企业纷纷加快数字化转型步伐。

财务部门是企业天然的大数据中心,也是企业的关键部门,具有工作数据量大、重复任务多、非常注重信息安全等特点,是企业数字化变革的有利切入点。

一、影刀RPA,重新定义财务工作

追溯财务的发展历程,技术进步引发了数次变革。

借助信息化手段,企业实现了对财务信息的快速处理和实时共享,财务管理逐步从核算型向管理型转变。

而云计算、大数据、人工智能、物联网等新技术的应用与发展,革新了财务的技术工具,也悄然改变着财务的工作模式,传统财务逐步开始向自动化、数字化和智能化转型。

影刀RPA财务机器人可以,辅助财务人员完成交易量大、重复性高、易于标准化的基础业务,从而优化财务流程,提高业务处理效率和质量,减少财务合规风险,使资源分配在更多的增值业务上,促进财务转型。

日常开票业务痛点

01 效率低下

财务人员开具发票时,需要从其他系统将开票信息手工复制到开票系统中,并反复校对。

02 耗时耗力

开完发票后还要将发票号回填,多系统操作过程繁琐,而且容易出错。

03 操作繁琐

一旦出现非标准流程的情况——比如,最常见的已开发票交付客户后发现信息有误遭退票,后续的作废或冲红以及重新开具等信息要同步反馈到业务系统,程序就更为繁杂。

04 工作量大

当企业发展到一定规模,尤其是开展面向个体消费业务时,继续沿用这种模式,会导致开票量剧增,财务人员在月初、月末等业务高峰期难以及时、妥善地处理开票问题。

### 影刀RPA设置邮箱自动下载发票 为了实现影刀RPA自动从邮箱下载发票的功能,需遵循一系列配置步骤。此过程涉及创建新的自动化流程,在该过程中定义具体的操作逻辑,包括登录电子邮件账户、识别含有发票附件的邮件以及保存这些附件至本地或云存储位置。 #### 创建新工作流 启动影刀RPA设计器后,新建一个空白项目作为此次任务的基础框架[^4]。 ```python from RPA.Email.ImapSmtp import ImapSmtp from RPA.Robocorp.Vault import Vault import os # 初始化邮件客户端实 mail_client = ImapSmtp(smtp_server="smtp.example.com", imap_server="imap.example.com") # 加载凭证信息 credentials = Vault().get_secret("email_credentials") username = credentials["username"] password = credentials["password"] def login_to_email(): """Login to the email account using provided credentials.""" mail_client.authorize(username, password) login_to_email() ``` #### 登录邮箱服务 利用`ImapSmtp`库中的方法连接到IMAP服务器并验证身份认证细节。这一步骤确保了后续操作能够在授权状态下顺利开展[^1]。 ```python try: # Connect and log into IMAP server mail_client.connect_imap() except Exception as e: print(f"Failed to connect or authenticate with error {str(e)}") finally: pass ``` #### 查找含发票邮件 编写查询语句筛选目标邮件——通常这类邮件主题可能包含关键字如"Invoice","Bill"等;同时也可以设定时间范围缩小搜索区间以提高效率[^2]。 ```python search_criteria = "(SUBJECT 'Invoice' SINCE 01-Jan-2023)" messages = mail_client.list_messages(search_criteria=search_criteria) for msg_id, message_data in messages.items(): subject = message_data['subject'] sender = message_data['sender'] if "invoice" in subject.lower() or "bill" in subject.lower(): print(f"Found invoice from {sender}: {subject}") # Download attachments here... ``` #### 下载附件 一旦确认某封邮件确实携带所需文件,则调用相应API接口提取其附件部分,并将其另存为指定路径下的PDF或其他格式文档[^3]。 ```python attachment_dir = "./invoices/" if not os.path.exists(attachment_dir): os.makedirs(attachment_dir) for part in message_data.get('parts', []): filename = part.get_filename() if filename.endswith('.pdf') or filename.endswith('.xlsx'): file_path = os.path.join(attachment_dir, filename) with open(file_path, 'wb') as f: f.write(part.get_payload(decode=True)) print(f"Downloaded attachment saved at: {file_path}") ``` 完成上述脚本编译运行之后,即可实现在无人干预的情况下定期检查收件箱内是否有待处理的新发票到达,并及时予以妥善保管以便日后查阅使用
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