WIN-WIN-GESPRÄCHE
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Monika Heilmanns Buch behandelt die Kunst der Win-Win-Gespräche und betont die Bedeutung von Wertschätzung sowie effektiven Kommunikationstechniken zur Vermeidung von Konflikten im beruflichen Alltag. Es bietet praktische Anleitungen zur Gesprächsvorbereitung, aktiven Zuhören und dem Geben sowie Annehmen von Feedback. Ziel ist es, eine respektvolle und positive Gesprächsatmosphäre zu schaffen, um sowohl persönliche als auch berufliche Beziehungen zu stärken.
![praxis kompakt – die neuen Ratgeber
Expertenwissen im Profiformat
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Erschei
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WIN-WIN-GESPRÄCHE
- 1. praxis kompakt Monika Heilmann WIN-WIN- GESPRÄCHE Gelassen reden, selbstsicher auftreten, Konflikte vermeiden Monika Heilmann, Trainerin, Coach und Autorin, unterstützt Unternehmen sowie Fach- und Führungskräfte in Fragen der Kommunikation und bei der Lösung von Konflikten im betrieblichen Alltag. Le se pro be BusinessVillage
- 3. Monika Heilmann WIN-WIN-GESPRÄCHE Gelassen reden, selbstsicher auftreten, Konflikte vermeiden BusinessVillage Update your Knowledge!
- 4. Monika Heilmann WIN-WIN-GESPRÄCHE Gelassen reden, selbstsicher auftreten, Konflikte vermeiden 1. Auflage 2012 © BusinessVillage GmbH, Göttingen Bestellnummern ISBN 978-3-86980-195-7 (Druckausgabe) ISBN 978-3-86980-196-4 (E-Book, PDF) Direktbezug www.BusinessVillage.de/bl/903 Bezugs– und Verlagsanschrift BusinessVillage GmbH Reinhäuser Landstraße 22 37083 Göttingen Telefon: +49 (0)5 51 20 99–1 00 Fax: +49 (0)5 51 20 99–1 05 E–Mail: [email protected] Web: www.businessvillage.de Layout und Satz Sabine Kempke Autorenfoto Ines Blersch, Stuttgart Illustrationen im Buch Thomas Alwin Müller, Filderstadt Druck und Bindung AALEXX Buchproduktion GmbH, Großburgwedel Copyrightvermerk Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwer- tung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Ein- speicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Alle in diesem Buch enthaltenen Angaben, Ergebnisse usw. wurden von dem Autor nach bestem Wissen erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder Garantie des Verlages. Er übernimmt deshalb keinerlei Verantwortung und Haftung für etwa vorhandene Unrichtigkeiten. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen– und Markenschutz–Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.
- 5. Inhalt Einleitung .......................................................................................... 5 1. Gespräch vorbereiten und Ziel definieren.........................................11 Entlasten Sie Ihr Gedächtnis – die schriftliche Vorbereitung ..............13 Ihre persönliche Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner .....................16 Weshalb Vorbereitung Erfolg versprechend ist ..................................20 Bestimmen Sie Ihr Gesprächsziel ...................................................22 Unterstützen Sie Ihr Ziel mit konkreten Argumenten.........................34 2. Eine freundliche Gesprächsatmosphäre ............................................39 Reflektieren Sie ..........................................................................40 So gelingt ein positiver Gesprächseinstieg ......................................42 Ergebnis festhalten und das Gespräch positiv beenden......................49 Nachbereitung – Ziel erreicht?.......................................................51 3. Aktives Zuhören – richtiges Verstehen..............................................55 Aktives Zuhören ist mehr als jemanden nur ausreden zu lassen...........59 Empathisches und echtes Verstehen...............................................63 Wertschätzung und Gefühle herausspüren........................................69 Erfolgreich mit aktivem Zuhören ...................................................73 4. Ich statt du oder man......................................................................77 Was ist eine Ich-Botschaft? ..........................................................79 Welchen Nutzen haben Sie davon? ................................................81 Gefühle schildern mit der Ich-Botschaft .........................................85 Interessen, Wünsche, Bedürfnisse erkennen ....................................92 Eine eindeutige Ich-Botschaft in vier Schritten ...............................94 5. Interessen herausfinden................................................................ 101 Wertschätzendes Interesse zeigen – positiv neugierig sein .............. 105 Das Harvard-Konzept – der Verhandlungsklassiker .......................... 109 Was ist die Position und was das Interesse dahinter?...................... 112 Ihre innere Einstellung .............................................................. 119 Inhalt |3
- 6. 6. Fragen stellen und Angriffe bewältigen ......................................... 123 Die zwei bedeutsamsten Frageformen für Gespräche ....................... 128 Mit Fragen geschickt nachhaken.................................................. 130 Mit verbalen Attacken umgehen .................................................. 134 Unfairen Angriffen und Killerphrasen mit Fragen begegnen.............. 137 7. Feedback geben und nehmen ........................................................ 143 Mit Feedback ein gutes Gesprächsklima bewirken ........................... 146 Wie Sie positives Feedback mitteilen ........................................... 152 So funktioniert kritisches Feedback ............................................. 155 Feedback von anderen annehmen................................................. 156 8. Die eigene Persönlichkeit weiterentwickeln und das 9. Selbstwertgefühl steigern............................................................. 161 9. Eine wertschätzende Haltung einnehmen ....................................... 165 Wertschätzendes Handeln für Ihr Win-win-Ergebnis ........................ 168 Liebe deinen Gesprächspartner wie dich selbst .............................. 173 Schlagfertigkeit ist out .............................................................. 180 10. Schlussbemerkung ..................................................................... 183 Das Gelernte in die Praxis umsetzen............................................. 184 Literaturverzeichnis ......................................................................... 187 Die Autorin ..................................................................................... 189 4 | Inhalt
- 7. Einleitung
- 8. Beim Führen von Gesprächen, wie Sie es in diesem Buch lernen können, geht es nicht darum, jemanden über den Tisch zu ziehen, oder um ein Kräftemessen nach dem Motto „Wer ist der Stärkere?“ oder „Wer ist der Sieger?“. Es geht darum, in einer wertschätzenden Atmosphäre selbst- bewusst die eigenen Interessen und Bedürfnisse mit den Interessen und Bedürfnissen der Gesprächspartner auf einen Nenner, auf ein erfolg- reiches, gemeinsames Gesprächsergebnis, auf ein Win-win zu bringen. Basierend darauf, dass Sie mit den Menschen, mit denen Sie Gespräche führen, immer und immer wieder zusammentreffen. Mit denen Sie täg- lich zusammenarbeiten müssen, eine geschäftliche Beziehung pflegen oder privat miteinander leben und auskommen möchten. Im beruflichen Alltag wird es für Ihr Fortkommen zunehmend bedeuten- der, überzeugend zu argumentieren und aufzutreten. Sie müssen sich selbstsicher in Diskussionen einbringen, Argumente bewusst einsetzen, Ihr eigenes Gesprächsverhalten permanent analysieren und mit Angrif- fen umgehen. Im Berufsleben wird ein adäquates, eloquentes Auftreten gefordert. Jedoch finden insbesondere Soft Skills, wozu Kommunika- tionstechniken gehören, noch immer viel zu wenig Beachtung und wer- den häufig ans Ende der Reihe von Weiterbildungen gestellt. Eine oberflächliche Gesprächsführung kann das Arbeitsklima oder eine Gesprächsatmosphäre enorm verschlechtern und im privaten Bereich das Zusammenleben gewaltig erschweren. Deshalb lege ich in diesem Buch sehr viel Wert auf eine Gesprächsführung, die auf den Grund- sätzen einer wertschätzenden Kommunikation basiert. Sie werden sich bei der Lektüre möglicherweise wundern, weshalb ich immer wieder auf wertschätzende Kommunikation und allgemeine Kommunikations- techniken eingehe. Vielleicht werden Sie auch denken: „Das ist wirklich 6 | Einleitung
- 9. banal und nicht erforderlich. Andere im Gespräch wertzuschätzen ist doch selbstverständlich.“ Jeden Tag erlebe ich jedoch in meiner Arbeit in Unternehmen, dass das ein großer Irrtum ist und die Missachtung einfacher Kommunikationsregeln zu erheblichen Problemen in der Zu- sammenarbeit führt. Eine der häufigsten Ursachen für Konflikte in Unternehmen und genau- so für Unstimmigkeiten im privaten Umfeld ist eine unzureichende, teil- weise flapsige und oberflächliche Kommunikation. Gründe, die für eine mangelhafte Kommunikation genannt werden, sind: Keine Zeit, um sich vorzubereiten oder auf Kleinigkeiten einzugehen; die Scheu, Probleme oder Konflikte direkt anzusprechen oder eigene Gefühle zu äußern. Oder einfach Gedankenlosigkeit. In meinem Buch lernen Sie eine Art der Gesprächsführung, welche Ihnen hilft und Sie unterstützt, Konflikte zu vermeiden. Sie werden erfahren, wie Sie wertschätzende, auf Augenhöhe geführte und von gegenseitigem Respekt getragene Gespräche führen, ohne die Sie keine erfolgreichen und dauerhaften Geschäftsbeziehungen sowie persönli- chen Beziehungen aufbauen können. Ich empfehle Ihnen aus tiefster Überzeugung, dieses Buch nicht nur zu lesen, sondern durchzuarbeiten und mutig das Gelernte in Ihrer Kom- munikation, in Ihren Gesprächen einzusetzen. Sie werden dann früh- zeitig Konfliktpotenziale erkennen und Konflikte bereits im Entstehen ansprechen, minimieren oder sogar gänzlich vermeiden. Gesprächs- kompetenzen und die Fähigkeit, mit Konflikten umzugehen, sowie eine souveräne, gelassene Kommunikation gehören zu den Schlüsselkompe- tenzen der Zukunft. Denn Gespräche optimal zu führen und souverän Einleitung |7
- 10. aufzutreten, also erfolgreich zu kommunizieren, das hat für Sie nur Vorteile: • Sie stärken Ihre Persönlichkeit, • Sie steigern Ihre persönliche Anziehungskraft und Ihre Ausstrahlung, • Sie fördern Ihre berufliche Kompetenz und Akzeptanz, • Sie bauen Spannungen und Konflikte in Gesprächen ab, • Sie wirken positiv auf Ihre Gesprächspartner, • Sie bringen Meetings zu einem konstruktiven Ergebnis, • Sie sind erfolgreich! Eine gute Gesprächsführung fällt aber nicht vom Himmel. Vieles muss intensiv erlernt, geübt und nochmals geübt werden. Sie müssen kon- tinuierlich die einzelnen Schritte Ihres Vorgehens in Gesprächen über- prüfen und reflektieren. Immer in Bewegung bleiben, wie ein Sportler. Sie lernen, sich bewusst, zielorientiert und wertschätzend vorzuberei- ten und in Gesprächen entsprechend zu handeln. Sie gewinnen durch den Blick auf das Wesentliche, durch Ihre respektvolle Haltung und Ihr Interesse für die Themen Ihres Gesprächspartners Freude und Zufrie- denheit in Ihrem privaten und beruflichen Leben. Ihre Lebensqualität wird sich verbessern, Ihre Persönlichkeit wird gestärkt und Sie werden beruflichen Erfolg haben. Ihre Sicht auch auf komplizierte Situationen und schwierige Gesprächs- partner wird sich durch die Lektüre dieses Arbeitsbuches positiv verän- dern. Dadurch erlangen Sie eine souveräne Haltung, Sie werden ruhiger und gelassener mit dem Effekt, dass Sie automatisch selbstsicherer auf- treten. Sie werden berufliche und persönliche Ziele leichter erreichen, 8 | Einleitung
- 11. doch nicht nur das: Es wird Ihnen auch leichter gelingen, hierbei die Interessen Ihrer Gesprächspartner zu berücksichtigen. Die von mir in diesem Buch geschilderten Beispiele sind übrigens alle real. Sie stammen aus meinen Coachings und Seminaren, sind aber so verändert, dass keine Rückschlüsse auf Personen gezogen werden kön- nen und Vertraulichkeit gewahrt wird. Monika Heilmann, im Juni 2012 Einleitung |9
- 13. Gespräch vorbereiten und Ziel definieren 1
- 14. „Eine Reise von tausend Meilen beginnt mit dem ersten Schritt.“ Laotse In meinen Seminaren und Vorträgen fällt mir auf, dass sich nur wenige Menschen umfassend und tiefer gehend vor einem Gespräch – sogar vor einem bedeutenden Gespräch – Gedanken machen und sich selten je- mand schriftlich vorbereitet. Nur wenige setzen sich ein Ziel, sammeln und gewichten Argumente, noch weniger Menschen bereiten sich auf Ihre Gesprächspartner auch mental vor. Obwohl jedem klar sein müsste, dass in den meisten Gesprächen die Ziele und Interessen unterschied- lich sind. Wenn Sie Ihrem Gesprächspartner weder persönlich noch in den Zielvorstellungen näherkommen, wenn Sie beide sich nicht einigen und Lösungen finden, dann entstehen häufig Konfliktsituationen. Wie ist das bei Ihnen? Nutzen Sie eine Checkliste für Ihre Gesprächs- vorbereitung? Mit welcher Einstellung und mit welcher Haltung gehen Sie in das Gespräch? Sind Sie positiv gestimmt? Gehen Sie mit Freude, Anspannung oder Befürchtungen oder gar mit Wut im Bauch auf Ihren Gesprächspartner zu? Was ist Ihr Ziel – wissen Sie, was Sie im Gespräch erreichen wollen? Wer ist Ihr Gesprächspartner? Was ist das für ein Mensch? Welche Punkte sind wichtig für Ihr Gespräch und was müssen Sie beachten? Was sind Ihre Prioritäten? Was möchten Sie auf alle Fälle ansprechen? Was darf nicht passieren? Das alles sind bedeutungsvolle Fragen für Ihr Gespräch, doch mal ganz ehrlich, haben Sie sich bei Ihrem letzten wichtigen Gespräch diese Fragen vorab gestellt? Wenn Sie jetzt denken, dass Sie das eigentlich hätten machen können, dann versuchen Sie doch mit den zahlreichen Anregungen in diesem Buch, Ihre lieben Gewohnheiten zu durchbrechen. Trainieren Sie sich 12 | Gespräch vorbereiten und Ziel definieren
- 15. selbst, wenn Sie es nicht selbst machen, dann macht es keiner. Und nehmen Sie gegebenenfalls zusätzlich die professionelle Hilfe eines Coachings, welches Sie auf Ihre spezielle Gesprächssituation vorberei- tet, in Anspruch. Es wird sich für Sie lohnen. Denn gerade für äußerst schwierige Gespräche mit in die Zukunft reichenden Konsequenzen pro- fitieren Sie, wenn Sie hierdurch Ihre Ziele auch nur ein klein wenig besser erreichen. Entlasten Sie Ihr Gedächtnis – die schriftliche Vorbereitung Bereiten Sie Ihre Gespräche immer schriftlich vor. Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis, da war schon mancher verlassen! Mit einer schriftlichen Vorbereitung gelingt es Ihnen leichter und effektiver, Ihr Ziel sowie Ihre Interessen zu erkennen und herauszuarbeiten. Das schriftliche Festhalten unterstreicht die Bedeutung und Wichtigkeit Ihres Ziels und Ihrer Interessen. Sie schaffen es leichter, Prioritäten zu setzen. Wenn Sie Ihre Gedanken und Ideen nur im Kopf haben, verzet- teln Sie sich, Sie vergessen manches, Sie lassen sich leichter ablenken und aus dem Konzept bringen. Schreiben Sie Ihre Gedanken und Vorstellungen in wörtlicher Rede auf, und zwar genau das, was Sie sagen wollen! Im Gespräch dürfen Sie das allerdings nicht vorlesen, das würde Sie nicht besonders professionell aussehen lassen. Aber eine derartige Vorbereitung hilft Ihnen, sich klar und deutlich ausdrücken zu lernen, kurz und knapp zu formulieren und auf den Punkt zu kommen. Ihre Formulierungen bleiben im Kopf hängen und Sie werden sich im Gespräch auf der Grundlage Ihrer Stichworte Gespräch vorbereiten und Ziel definieren | 13
- 16. äußern. Erinnern Sie sich, wie wir als Kinder öfters Vokabeln lernten und nachts das Buch unter das Kopfkissen legten – im Glauben, die Vokabeln prägten sich dann besser ein? Das klappte, wenn vorher ge- lernt wurde! Ihre Merkfähigkeit erhöht sich Eine schriftliche Gesprächsvorbereitung intensiviert Ihre innere Ausei- nandersetzung mit dem Gesprächsthema und Ihrem Partner. Gedanklich setzen Sie sich mit einer schriftlichen Vorbereitung weitaus tiefer und mental intensiver auseinander. So, wie Sie nachts mit dem Buch unterm Kopfkissen an die Vokabeln denken und damit Ihre Merkfähigkeit er- höhen, erhöht eine schriftliche Vorbereitung Ihre Erfolgschancen und lässt Sie nach und nach in Gesprächen routinierter vorgehen. Hüten Sie sich, bei der Vorbereitung Zeit zu sparen oder oberflächlich an die Vorbereitung heranzugehen! Das rächt sich für Sie im Gespräch! Möglicherweise treten während des Gesprächs Schwierigkeiten auf, auf die Sie sich mit einer gezielten und umfassenden schriftlichen Vorbe- reitung hätten einstimmen können. Bei der Vorbereitung unterschied- liche und konträre Informationen gefunden und gesammelt zu haben, kann im Gesprächsverlauf entscheidend zur Klärung oder Lösung eines Problems beitragen. Wie bereits erwähnt, gelingt es Ihnen leichter und effektiver mit einer schriftlichen Vorbereitung, Ihre Botschaft, Ihr Ziel zu erkennen und herauszuarbeiten. Die schriftliche Gesprächsvorbereitung entlastet Ihren Kopf und Sie werden locker: Während des Gesprächs ist der Kopf frei für die Art der Vorgehensweise und der Gesprächsführung. Sie sind eher bereit, aktiv zuzuhören und die Argumente Ihres Gesprächspartners aufzunehmen. 14 | Gespräch vorbereiten und Ziel definieren
- 17. Sie können sich entspannt auf den anderen einlassen, da Sie gut vorbe- reitet sind und Ihre Unterlagen und Argumente sicher zur Hand haben. Für die praktische Umsetzung empfehle ich Ihnen, entweder jeden einzelnen TIPP Gedanken auf einen separaten Zettel zu schreiben oder die von Ihnen auf einem Blatt notierten Punkte auseinanderzuschneiden. Das schafft Ihnen die Möglichkeit, Ihre unstrukturierten Gedanken mit 1., 2., 3. und so weiter zu nummerieren oder in einer Prioritätenliste zu sortieren. Wie sieht Ihre Vorbereitung aus? In welcher Aussage finden Sie sich wieder? So haben sich Teilnehmende meiner Seminare über Ihre Vorbereitung geäußert: „Ich entscheide mich am liebsten spontan in oder kurz vor einem Ge- spräch, wie ich vorgehe. Ich bereite nichts Besonderes vor und lasse alles auf mich zukommen.“ „Ich bereite Informationen und Fakten vor, mache mir vor dem Gespräch Notizen über die wichtigsten Daten und nehme auch den entsprechenden Schriftverkehr und die Unterlagen mit in die Verhandlung.“ „Ich mache mir kurze Notizen, schaue mir flüchtig die erforderlichen Unterlagen durch und lasse mich ansonsten von der Gesprächssituation leiten.“ „Ich bereite mich intensiv und umfassend schriftlich auf das Gespräch vor. Ich wäge Argumente und Gegenargumente ausführlich ab. Meine schriftlichen Notizen sind mir eine gute Hilfe im Gespräch und ich nutze diese auch in der Nachbereitung.“ Gespräch vorbereiten und Ziel definieren | 15
- 18. Was glauben Sie, welche der Teilnehmenden die nachhaltigeren Erfolge bei Gesprächen erzielen? Natürlich diejenigen, die sich umfassend und schriftlich vorbereiten. KOMPAKT Die Gedanken aufzuschreiben zwingt Sie zu Klarheit und Struktur, zur kon- kreten Formulierung (hält sie vom Labern ab), zur Prioritätensetzung und zu einem zielgerichteten Vorgehen. Es leitet Sie zu konzentriertem und diszi- pliniertem Verhalten an. Sie können immer wieder nachlesen, ergänzen und korrigieren, was Sie planen. Dieser erarbeitete schriftliche Plan dient Ihnen nach dem Gespräch zur Erfolgskontrolle und als dokumentierter Nachweis. Ihre persönliche Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner Sie kommunizieren zwar über ein Sachthema, um eine Lösung für dieses Thema zu finden. Jedoch sind Sie – beide Gesprächspartner – immer als ganzer Mensch, mit all Ihren Emotionen und Bedürfnissen dabei. Stellen Sie sich bitte deshalb die Frage, welche persönliche Beziehung Sie zu Ihrem Gesprächspartner haben. Haben Sie überhaupt eine Beziehung zum anderen? Oder sind Sie bezie- hungslos? Dann wäre es gut, zuerst einmal eine Beziehung aufzubauen. Sich kennenzulernen, zu wissen, mit wem man es zu tun hat. Für Sie bedeutet das herauszufinden, was der andere für Stärken oder Vorlieben in einem Gespräch hat, und etwas Persönliches von ihm zu wissen, um in einen Small Talk einsteigen zu können. 16 | Gespräch vorbereiten und Ziel definieren
- 19. Wie sympathisch ist Ihnen Ihr Gesprächspartner? Solange Sie sich gegenseitig mögen und wenn die Chemie zwischen Ihnen beiden stimmt, fällt Ihnen wahrscheinlich auch das Geben und Nehmen im Gespräch leicht. Was aber, wenn Sie sich absolut nicht wohlgesonnen sind? Wenn zwischen Ihnen beiden Spannungen bis hin zu atmosphärischen Störungen vorhanden sind, ist Vorbereitung umso notwendiger. Gerade dann, wenn Ihnen der Gesprächspartner unsympathisch ist und überhaupt nicht auf Ihrer Wellenlänge liegt, wird die Kommunikation zur Herausforderung. Denken Sie daran, Sie möchten für die Sache ein gutes Gesprächsergebnis erreichen. Dazu müssen Sie Ihren Gesprächs- partner nicht mögen, Sie müssen nicht Ihren Urlaub mit ihm verbringen oder Ihre Freizeit, sondern allein für das Gesprächsthema ein Ergebnis zur Zufriedenstellung beider Seiten erreichen. Verhalten Sie sich profes- sionell und gehen Sie wertschätzend mit Ihrem Gesprächspartner um und auf ihn ein. Wie groß ist Ihr Vertrauen zu Ihrem Gesprächspartner? Das hat sehr viel damit zu tun, wie gut Sie ihn kennen oder ob Sie schon häufiger mit ihm problematische Situationen in Gesprächen lösen mussten. Das hat auch damit zu tun, wie verbindlich und zuverlässig gegebenenfalls Gesprächsergebnisse in der Vergangenheit eingehalten und umgesetzt wurden. Wie sehr vertrauen Sie Ihrem Gesprächspartner und wie sehr kann dieser Ihnen vertrauen? Können Sie sich auf ihn ver- lassen, kann er auf Sie zählen? Gespräch vorbereiten und Ziel definieren | 17
- 20. Wie können Sie auf den anderen zugehen, ihm Wertschätzung zei- gen? Wie sind die Abhängigkeiten zwischen Ihnen beiden? Kann Sie der Gesprächspartner aufgrund seiner beruflichen Position unter Druck setzen? Oder Sie ihn? Führen Sie Gespräche mit Vorgesetzten oder nach- geordneten Mitarbeitern? Welche Auswirkung hat eine zufriedenstellende Vereinbarung auf Ihre gegenseitige Beziehung und Ihr Vertrauensverhältnis zueinander? Wel- chen Einfluss hat das Gesprächsergebnis auf das Miteinander zwischen Ihnen und Ihrem Gesprächspartner? Unabhängig davon, in welchem Be- reich Sie kommunizieren, denken Sie über die Zeit nach dem Gespräch nach. Was folgt einem zufriedenstellenden Gesprächsabschluss? Welche Auswirkung hätte ein Scheitern oder ein für Ihren Gesprächspartner ungünstiges Ergebnis des Gesprächs auf Ihre persönliche oder geschäft- liche Beziehung? Man trifft sich immer zwei Mal im Leben Gesprächspartner haben zwei grundlegende Interessen: Das eine bezieht sich auf eine gute sachliche Vereinbarung und das andere auf eine posi- tive persönliche Beziehung zueinander. Das Ergebnis Ihres Gesprächs wirkt sich auf Ihre weitere Beziehung zu Ihren Kollegen, Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden oder auch zu Ihren Gesprächspartnern im privaten Bereich aus. Für beide Seiten zufriedenstellende Gesprächs- ergebnisse zu erreichen, ist die elementare Grundlage für den weiteren Umgang oder Kontakt miteinander. Die meisten Gespräche in unserem beruflichen und privaten Umfeld finden im Rahmen einer dauerhaften Beziehung statt. In den seltensten Fällen treffen wir unsere Gesprächs- partner nie wieder – glauben Sie mir – denn es stimmt: Man trifft sich immer zwei Mal im Leben! 18 | Gespräch vorbereiten und Ziel definieren
- 21. Durchdenken Sie Ihre Gesprächssituationen vorab im Kopf – noch besser, TIPP reden Sie dabei laut im Selbstgespräch vor sich hin. Bereiten Sie sich mental vor. Das ist eine Möglichkeit. Die zweite: Üben Sie Formulierungen in kleinen Schritten im Alltag, zum Beispiel in einem Gespräch mit Kolleginnen oder Kol- legen, im Verein oder in der Familie. Danach wird Ihnen in Ihren bedeutungs- vollen Gesprächen das Reden und Argumentieren leichter fallen. Nutzen Sie die Fragen der folgenden Checkliste, um sich sehr konkret auf Ihr nächstes Gespräch vorzubereiten, einzustimmen und einzustellen: • Was ist der Anlass, das Thema des Gesprächs? • Welche Fach- und Sachkenntnisse habe ich, um das Gespräch zu führen, und wie tief gehend sind diese? • Welche Personen nehmen an dem Gespräch teil? • Wie ist unsere Beziehung zueinander? • Was ist mir über meinen Gesprächspartner bekannt? • Was will ich für mich erreichen, was ist mein Ziel im Gespräch? • Was sind die möglichen Ziele meines Gesprächspartners? • Welche gemeinsamen Ziele haben wir? • Was will ich unbedingt ansprechen? • Welche Einwände könnte mein Gesprächspartner haben? • Welche Argumente und Unterlagen benötige ich für das Gespräch? • Bei wem oder wo kann ich im Vorfeld weitere Informationen zum Gesprächsthema erhalten? • Was darf nicht passieren? • Wann und wie werde ich das Gespräch nachbereiten? Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch! Gespräch vorbereiten und Ziel definieren | 19
- 22. Gespräche im privaten Bereich werden oft zu locker gehandhabt – auch hier empfiehlt sich eine konsequente Vorbereitung und eine gute Ge- sprächsatmosphäre. Besprechen Sie wichtige Dinge im Privatleben nie (selbstverständlich genauso wenig im beruflichen Bereich) einfach nur so nebenbei – oder zwischen Tür und Angel! Weshalb Vorbereitung Erfolg versprechend ist Vielleicht fragen Sie sich jetzt: „Ja muss ich mich denn stets vorbe- reiten? Es gibt doch immer wieder Situationen, in denen ich keinerlei Möglichkeit habe, mich auf ein Gespräch einzustellen. Was soll ich denn tun, wenn sich eine lockere Unterhaltung mit einer Kollegin oder einem Kollegen plötzlich in ein Gespräch verwandelt, bei dem ich eine bedeu- tende Entscheidung treffen soll? Da habe ich doch keine Chance, mich vorher und frühzeitig darauf vorzubereiten.” Durchaus kann es immer wieder vorkommen, dass überraschend eine lose Unterhaltung zu einem Gespräch mutiert, in dem Entscheidungen von Ihnen gefällt werden müssen, und Sie sich nicht vorbereiten konn- ten. Trotzdem oder gerade deshalb bedeutet das für Sie, einen Stand- punkt einzunehmen – möglicherweise den, dass Sie im Moment keine Entscheidung treffen möchten, weil Sie das Thema überrascht und Sie Bedenkzeit brauchen. Sie können, weil Ihnen Informationen fehlen, weder eine zustimmende noch ablehnende Haltung einnehmen. Auch Fragen nach Alternativen oder Lösungen können in einer solchen Situ- ation wahrscheinlich nicht beantwortet werden. 20 | Gespräch vorbereiten und Ziel definieren
- 23. Erkennen und realisieren Sie, wann eine lockere Unterhaltung in ein bedeuten- TIPP des Gespräch gleitet. Seien Sie also auf der Hut, wenn Ihnen jemand beiläufig eine Entscheidung oder konkrete Aussagen zu bestimmten Vorgängen entlockt. Bemerken Sie das nicht, haben Sie schlechte Karten. Sie sollten Sensibilität entfalten und Ihre Sinne im Erkennen derartiger Situationen trainieren. Wiederholt erzählen mir Teilnehmende meiner Seminare, dass sie im Unternehmen kurzfristig zu größeren Meetings, zu Gesprächen in einem kleinen Teilnehmerkreis hinzugebeten oder aus einer Arbeit herausge- rissen werden, um spontan eine Stellungnahme zu äußern oder eine Entscheidung zu treffen. Unabhängig davon, ob es sich nun um ein Gespräch, ein Meeting oder einen anderen Anlass der Zusammenkunft handelt, sollten Sie keine Entscheidung unter dem Druck der Situation, dem Druck der Anwesen- den oder unter einem zeitlichen Druck treffen. Bitten Sie die Anwe- senden um Verständnis – soll eine korrekte, kompetente, zuverlässige Aussage von Ihnen getroffen werden, ist das mal so nebenbei zwischen Tür und Angel unmöglich, sogar unfair. Kompetente Gesprächspartner, die wertschätzend und im Rahmen einer dauerhaften Beziehung mit Ih- nen kommunizieren, werden Verständnis haben und Ihnen ausreichend Gelegenheit geben, Ihre Entscheidung vorzubereiten. Selbstverständlich sollten Sie Fragen, die Sie locker aufklären können und die zu Ihren alltäglichen Aufgaben gehören, den Anwesenden um- gehend beantworten. Ansonsten wäre Ihre Kompetenz infrage gestellt. Gespräch vorbereiten und Ziel definieren | 21
- 24. KOMPAKT Bereiten Sie sich vor jedem Gespräch schriftlich vor, schon 10 Minuten sind besser als gar keine Vorbereitung. Stellen Sie sich mental auf die Person, mit der Sie das Gespräch führen, ein. Reichen Ihre Fach- und Sachkenntnisse für das Gespräch aus oder müssen Sie sich weitere inhaltliche Informationen oder Unterstützung einholen? Klären Sie vorab, ob im Gespräch eine Entscheidung getroffen werden muss. Bestimmen Sie Ihr Gesprächsziel Ein klares und eindeutiges Gesprächsziel ist unerlässlich, weil es Sie unterstützt, Pläne und eine konkrete Vorgehensweise für Ihre Gesprä- che zu entwickeln. Denken Sie an Seneca: Wenn Sie den Hafen nicht kennen, in den Sie segeln wollen, dann ist kein Wind für Sie richtig! Wenn Sie Ihr Ziel nicht kennen, werden Sie nicht die richtigen Argumen- te finden. Ein Ziel gibt Ihrem Gespräch Richtung und Struktur. „Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind richtig.“ Seneca Das bedeutet: Sie richten Ihre Vorgehensweise auf Ihr Ziel aus und klopfen bei der Zielsetzung auch ab, ob Ihr Ziel machbar ist. Genauso gilt es, Ihr Ziel mit den Zielen Ihres Gesprächspartners abzustimmen und ihm etwas anzubieten, sich mit den Bedürfnissen und Interessen des Gesprächspartners auseinanderzusetzen. Schließlich wollen Sie et- was von ihm in diesem Gespräch. So ist es für Sie von Vorteil, wenn Sie ihm auch etwas anbieten können. Gespräche erfolgreich zu führen, ist ein Geben und Nehmen. Schließlich benötigen Sie für Ihre erfolgreiche 22 | Gespräch vorbereiten und Ziel definieren
- 25. Zielerreichung Ihren Gesprächspartner. Sonst müssten Sie kein Gespräch führen und könnten die Angelegenheit alleine regeln. Ein einfaches, alltägliches Beispiel für eine Zielsetzung Wie oft waren Sie schon völlig unzufrieden mit einer scheinbar banalen Gesprächssituation? Mir fällt das Beispiel einer Bekannten ein. Vor ein paar Tagen hatte sie einen Arzttermin, rief mich danach ziemlich aufge- regt an und erzählte mir, dass sie überhaupt nicht dazu gekommen wäre, dem Arzt gewissenhaft ihre gesundheitlichen Probleme zu schildern. Sie wäre durcheinander gewesen und es wäre nach einer langen Zeit im War- tezimmer plötzlich alles so schnell gegangen! Mit einer schriftlichen Vorbereitung und Zielsetzung wäre ihr das nicht passiert! Zu Risiken und Nebenwirkungen brauchen Sie hier nicht Ihren Arzt oder Apotheker zu fragen – sondern fragen Sie Ihren Coach und Ihre Trainerin! Es ist empfehlenswert, sich durchaus auch auf einen Arztbesuch vorzu- bereiten! Ärzte arbeiten oftmals unter einem hohen Zeitdruck und mit einem vollen Wartezimmer nebenan. An diesem scheinbar einfachen Beispiel eines Arztbesuches können Sie jederzeit Vorbereitung und Ziel- setzung üben: Setzen Sie sich vor Ihrem Arzttermin 10 Minuten in Ruhe hin und denken Sie darüber nach, was Sie besprechen möchten. Checkliste für Ihren Arztbesuch: • Weshalb suchen Sie den Arzt auf? • Welche Beschwerden haben Sie? • Wie äußern sich diese Beschwerden/Schmerzen? • Wann genau und wie oft haben Sie diese Beschwerden? Gespräch vorbereiten und Ziel definieren | 23
- 26. • Was möchten Sie dem Arzt mitteilen? Was muss er von Ihnen wissen? • Was erwarten Sie vom Arzt? Was ist Ihr Ziel in diesem Arztgespräch? Eine Untersuchung durch ihn? Medikamente? Eine Massageverordnung? Eine genaue Untersuchung durch einen Spezialisten? • Benötigen Sie eine Überweisung? • Ist es notwendig, mit dem Arzt über die Abrechnung zu sprechen? • Kennen Sie beim Verlassen des Sprechzimmers Ihre Diagnose? • Wissen Sie beim Verlassen des Behandlungszimmers, wie Sie sich zu verhalten haben, um Ihren Krankheitsverlauf positiv zu beeinflussen und etwas für Ihre Gesundheit zu tun? Eine Menge von Vorbereitungsfragen für einen Arztbesuch, denken Sie vielleicht! Und weshalb brauchen Sie für einen Arztbesuch schriftliche Notizen und eine Zielvorstellung? Haben Sie schon einmal in einem Wartezimmer über eine Stunde gewartet, bis Sie an der Reihe waren? Vor lauter Schreck und Erleichterung, jetzt endlich ins Behandlungszim- mer zu kommen, haben schon viele Patienten vergessen, was sie alles auf dem Herzen hatten, welche Fragen sie stellen wollten und welches Ziel sie für den Arztbesuch hatten! Die Vorbereitungsfragen für ein Arztgespräch sind nur beispielhaft. Sie können diese auf andere Gesprächssituationen übertragen. Genauso wie Ihr Arzt sind auch andere Gesprächspartner unter Zeitdruck und haben den nächsten Termin im Nacken sitzen. Gerade auf Gespräche, die unter Zeit- und Termindruck stattfinden, müssen Sie gut vorbereitet sein und wissen, was Ihr Ziel ist. 24 | Gespräch vorbereiten und Ziel definieren
- 27. Die Autorin Monika Heilmann, Trainerin, Coach und Autorin aus Leidenschaft, mit Schwerpunkt in den Berei- chen Konfliktmanagement, Gesprächs- und Ver- handlungsführung, Persönlichkeitsentwicklung. Sie unterstützt erfolgreich Unternehmen sowie Fach- und Führungskräfte in Fragen der Kommu- nikation und bei der Lösung von Konflikten im betrieblichen Alltag. Ihren Erfahrungsschatz sammelte sie über zwei Jahrzehnte in der Bera- tung und Begleitung von Konflikten in Unternehmen. In ihrer langjäh- rigen Tätigkeit als Führungskraft in einem großen Berufsverband leitete und begleitete sie wichtige Verhandlungen. In dieser Zeit arbeitete sie auch als Coach für Führungskräfte und Teamentwicklung. Ihr Experten- Know-how vermittelt sie heute in Coachings, Seminaren und in ihren Vorträgen. Für ein wertschätzendes Lösen von Konflikten entwickelte sie das „4-Asse-Konfliktlösungssystem®“. Monika Heilmann gehört zu den Top 100 Excellent Trainers 2012 von Speakers Excellence und ist als professionelles Mitglied der German Speakers Association (GSA), der Vereinigung Deutscher Spitzentrainer, Coaches und Speaker, anerkannt. Außerdem leitet sie ehrenamtlich die Regionalgruppe Stuttgart/Mittlerer Neckar des GABAL e. – Wissen V. vernetzen. Kontakt: E-Mail: [email protected] Internet: www.cowimo.de Die Autorin | 189
- 28. praxis kompakt – die neuen Ratgeber Expertenwissen im Profiformat and Jeder B en + 1 92 Seit A] €[ • 22,50 21,80 € nt ab Erschei b er 2012 Septem
- 29. Update your Knowledge! Jens-Uwe Meyer, Henryk Mioskowski Genial ist kein Zufall. Die Toolbox der erfolgreichsten Ideenentwickler. ca. 210 Seiten; September 2012 ISBN 978-3-86980-193-3 www.BusinessVillage.de/bl/898 Jens-Uwe Meyer und Henryk Mioskowski liefern Ihnen eine einzigartige Sammlung von Methoden für den gesamten Kreativprozess. Jeder in diesem Buch beschriebene Schritt der systematischen Ideenentwicklung wurde in Hunderten von Projekten erfolgreich erprobt und weiterentwickelt. Dieses Buch wird Sie in die Lage versetzen, geniale Ideen zu generieren und erfolgreich umzusetzen. Anita Hermann-Ruess ad hoc präsentieren. Kurz, knackig und prägnant argumentieren und überzeugen. ca. 204 Seiten; Oktober 2012 ISBN 978-3-86980-187-2 www.BusinessVillage.de/bl/899 Die Präsentations- und Rhetorikexpertin Anita Hermann-Ruess zeigt in diesem Buch, wie Sie auch unter Zeitdruck immer und überall überzeugende Ad-hoc- Präsentationen entwerfen, mit einfachen Mitteln visualisieren, einen bleibenden Eindruck hinterlassen und nachhaltig positiv wirken. Susanne Siekmeier Professionelle Korrespondenz. Moderne Geschäftsbriefe und E-Mails mit Wirkung. ca. 196 Seiten; Juli 2012 ISBN 978-3-86980-199-5 www.BusinessVillage.de/bl/892 Susanne Siekmeier liefert Ihnen in diesem Buch praktische Tipps, Beispiele und Musterbriefe, mit denen Sie Schwung in Ihre geschäftliche Korrespondenz bekommen und überzeugend und positiv formulieren. Sonja Ulrike Klug Konzepte ausarbeiten. Tools und Techniken für Pläne, Berichte, Bücher und Projekte. ca. 192 Seiten; 6. Auflage September 2012 ISBN 978-3-86980-179-7 www.BusinessVillage.de/bl/897 Mal schnell ein Konzept für die neue Kampagne entwickeln, einen Messeauftritt planen oder eine Präsentation vorbereiten. Natürlich soll es auch noch sorgfältig recherchiert sein, zündende Ideen liefern, gründlich informieren und exzellent ausformuliert sein. Dr. Sonja Ulrike Klug lüftet in diesem Buch das Geheimnis professioneller und überzeugender Konzepte. www.BusinessVillage.de
- 30. Update your Knowledge! Florine Calleen Texten fürs Social Web. Das Handbuch für Social-Media-Texter. ca. 192 Seiten; Juli 2012 ISBN 978-3-86980-185-8 www.BusinessVillage.de/bl/886 Anschaulich und praxisorientiert zeigt die Social-Media-Managerin Florine Calleen in diesem Buch, was im geschäftlichen Umgang mit Social Media wichtig ist und wie Sie lesenswerte Inhalte für diverse facebook, Twitter & co. texten. Miriam Gross Das morderne Mitarbeitergespräch. Das Führungsinstrument für die zeitgemäße Personalentwicklung. ca. 192 Seiten; September 2012 ISBN 978-3-86980-197-1 www.BusinessVillage.de/bl/908 Mitarbeitergespräche sind für viele Führungskräfte und Mitarbeiter ein leidiges Pflichtübung. Doch bei aller Kritik wird auch zukünftige Personal- und Teamentwicklung nicht ohne Mitarbeitergespräche auskommen. Miriam Gross vermittelt in Ihrem neuen Buch wie Sie mit modernen Mitarbeitergesprächen Menschen, Teams und ganze Abteilungen entwickeln. Matthias K. Hettl Richtig führen ist einfach. Der Führungskompass zur wirksamen Mitarbeiterführung. ca. 192 Seiten; 4. Auflage September 2012 ISBN 978-3-86980-189-6 www.BusinessVillage.de/bl/901 In diesem Buch stecken die Erfahrungen aus Hunderten von Führungskräfteseminaren. Mit über 60 konkreten Praxistipps zur Mitarbeitermotivation und einer Fülle von Tools und Techniken finden Sie in diesem Buch Antworten, wie Sie den Führungsalltag wirkungsvoll meistern und Ihren persönlichen Führungsstil systematisch verbessern. Monika Heilmann Win-WIN-GESPRÄCHE. Gelassen reden, selbstsicher auftreten, Konflikte vermeiden. ca. 192 Seiten; August 2012 ISBN 978-3-86980-195-7 www.BusinessVillage.de/bl/903 Der Alltag mit seinen vielfältigen Gesprächssituationen wird immer komplexer: Arbeitsbesprechungen im Team, Gespräche mit Projektmitgliedern, Unterredungen mit Vorgesetzten oder Mitarbeitern, Gespräche im privaten Umfeld. Situationen mit viel Zündstoff - aber auch großen Chancen. In ihrem neuen Buch zeigt Monika Heilmann, wie Sie bewährte Kommunikationstechniken erfolgreich in Ihrem Gesprächsalltag einsetzen. www.BusinessVillage.de