Best Practice-Ansätze bei der Umsetzung von E-Invoice.
Als PPTX, PDF herunterladen0 gefällt mir162 aufrufe
Das Dokument behandelt Best Practices für die Implementierung von elektronischen Rechnungen (E-Invoicing) und hebt die wichtigsten Treiber, Anforderungen, Stolpersteine sowie gesetzliche Vorgaben hervor. Es wird betont, dass die Digitalisierung von Rechnungsprozessen nicht nur Kosteneinsparungen mit sich bringt, sondern auch zur Reduzierung der Umweltbelastung beiträgt, indem Papier und andere Ressourcen eingespart werden. Zudem werden die Herausforderungen bei der Einführung, wie das Management von Formaten, Stammdaten und das Onboarding von Lieferanten, detailliert analysiert.
Best Practice-Ansätze bei der Umsetzung von E-Invoice.
- 1. Best Practice-Ansätze bei der Umsetzung von E-Invoice Peter Fels | SEEBURGER AG
- 2. © SEEBURGER AG 2019 2 Was und wer sind die Haupttreiber für den elektronischen Rechnungsausgang? Anforderung des Kunden Empfänger verlangt elektronisch lesbare Formate (EDI/XML/ZUGFeRD/XRechnung) • Elektronischer Rechnungseingangsworkflow Innerbetriebliche Anforderungen Prozessstandardisierung Gesetzliche Anforderung EU Richtlinie/2014/55 DSGVO Einsparpotential (Kuvert, Druck, Port, Versand) Firmen mit Niederlassungen im Ausland + Tochterunternehmen im Ausland Anbindung der unterschiedlichsten Portalen der Steuerbehörden Spezielle Compliance Richtlinien des jeweiligen Landes CFDI (Mexiko) (B2B/B2G) DEMAT (Frankreich (B2B) Chorus Pro Frankreich (B2G) NAV Ungarn (B2T) SII (Spanien) (B2G) Facturae Spanien (B2G) FatturaPA (Italien) (B2G/B2B) PEPPOL Europa (B2G)
- 3. © SEEBURGER AG 2019 3 Was und wer sind die Haupttreiber für den elektronischen Rechnungseingang? Übermittlung der Rechnungen Übermittlung der Rechnung oft nur noch als PDF per Mail Übermittlung der Rechnung mittels Lieferantenprotal Zukünftiger Formatwandel in ZUGFeRD Gesetzliche Vorgaben §14 UstG. EU Richtlinie 2014/55 GoBD • Revisionssichere Archivierung Innerbetriebliche Anforderungen Rechnungsprozesse standardisieren und beschleunigen • Automatisierter Rechnungseingang (EDI, PEPPOL, Mail-+ PDF, Mail +-ZUGFeRD/xRechnung)
- 4. © SEEBURGER AG 2019 4 Was und wer sind die Haupttreiber bei E-Invoicing? Mit der elektronischen Rechnung leisten Sie einen aktiven Beitrag zu Klima- und Umweltschutz. Daten des Öko-Instituts Freiburg zeigen, dass die Umweltbelastung durch Briefrechnungen gegenüber elektronischen Rechnungen fünfmal höher ist. In Zahlen gesprochen bedeutet dies: Durch Einsatz der elektronischen Rechnung spart Europa pro Jahr bis zu 400.000 Tonnen Papier (das entspricht 12 Millionen Bäumen), 2.700 Tonnen Tinte, 165 Millionen Liter Diesel und 1.350 GWh Energie.
- 5. © SEEBURGER AG 2019 5 Stolpersteine bei der Einführung von E-Invoicing 1. Formate 2. Gesetze national/international 3. Stammdaten 4. Onboarding 5. Innerbetrieblich 6. Marktanforderung der Handelspartner
- 6. © SEEBURGER AG 2019 6 Willkommen im Format- und Übertragungsartdschungel EANCOM EDIFURN EDIWHEEL EDITRANS EDITEX RINET ebxml OFTP Papier CEN PC434 EDIFICE ETIS CEFIC AS2 ENX Papier EDIFACT RFC EDI@ENERGY XÖV HTTPS SOAP Cross Industry Invoice EDILEKTRO ODETTE X400 OFTPII ZUGFeRD (S)FTP EDIPAP EDIGAS VDA4938 EMail XRECHNUNG
- 7. © SEEBURGER AG 2019 7 Positionierung von Dokumententypen Papier, PDF, Fax ZUGFeRD-Basic ZUGFeRD-EN16931 ZUGFeRD-Extended WebEDI EDI elektronische Verarbeitbarkeit Integrationstiefe niedrig hoch hoch 6 5 4 3 2 1
- 8. © SEEBURGER AG 2019 8 Stolpersteine bei der Einführung von E-Invoicing 1. Formate 2. Gesetze national/international 3. Stammdaten 4. Onboarding 5. Innerbetrieblich 6. Marktanforderung der Handelspartner
- 9. © SEEBURGER AG 2019 9 Richtlinien und Gesetzesvorgaben Deutschland §14 Umsatzsteuergesetz GoBD (Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) Abgabenordnung EU Richtlinie/2014/55 DSGVO (Ausgangsrechnungen) International Umsatzsteuergesetz des jeweiligen Landes (Compliance Regeln) EU Richtlinie/2014/55 DSGVO (Ausgangsrechnungen) Archivierungspflichten (Standort der Archivserver)
- 10. © SEEBURGER AG 2019 10 Beispiel: Archivierung von Rechnungen-Aufbewahrungsfrist 5Jahre z.B. Griechenland 6Jahre z.B. Zypern, Malta, Vereinigtes Königreich 7Jahre z.B. Österreich, Belgien, Niederlande 8Jahre z.B. Ungarn 10Jahre z.B. Tschechien, Frankreich, Deutschland, Niederlande (für Immobilien), Italien, Polen, Portugal, Rumänien, Slowenien, Spanien, Schweden, Schweiz 11Jahre z.B. Kroatien 15Jahre z.B. Belgien (für Kapitalgüter) 20Jahre z.B. Slowenien (für Immobilien)
- 11. © SEEBURGER AG 2019 11 Stolpersteine bei der Einführung von E-Invoicing 1. Formate 2. Gesetze national/international 3. Stammdaten 4. Onboarding 5. Innerbetrieblich 6. Marktanforderung der Handelspartner
- 12. © SEEBURGER AG 2019 12 Stammdatenprobleme beim Rechnungseingang erzeugt unweigerlich schlechte OCR Ergebnisse! Rechnungsdaten von Lieferanten sind ungleich zum Lieferantenstamm Adresse Bankverbindung Es existieren Dubletten im Lieferantenstamm Straße, Postfach AG, früher GmbH Artikeldaten der Rechnung sind nicht identisch mit den Bestelldaten Artikelnummer Verpackungseinheit Wareneingang wird verspätet gebucht Verzögerungen bei wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung
- 13. © SEEBURGER AG 2019 13 Stammdatenqualität Kreditorenstammdaten aus dem FiBu/ERP-System Welcher Stammsatz ist der richtige? Lieferanten-Nr. Lieferanten-Name Artikel-Nr. Lieferanten-Strasse Lieferanten-Ort Bankverbindung 4562 Hifi Total AG 5737 Lerchenweg 1 24662 Beispielort IBAN 3003330132165498 5757 Hifi Total GmbH 2672 Lerchen Weg 1 24662 Beispielort IBAN 3003330132174372 1321 Hifi Total AG 5737 Hillmannplatz 45 35626 Steinbach IBAN 3003330132165498 Artikel –Nr Bezeichnung 5737 Fernseher 50 Zoll HiFi Total GmbH Volksbank IBAN 3003330132165498
- 14. © SEEBURGER AG 2019 14 Stammdatenqualität Offene Bestelldaten aus dem FiBu/ERP-System Welcher Stammsatz ist der richtige? Bestellnummer Position Artikelbezeichnung Bestellmenge Mengeneinheit Einzelpreis 32622018 1 Fernseher 50 Zoll 1 Palette 1.000,00 € 32622019 1 Fernseher 50 Zoll 1 Stück 1,00 € 32622019 2 Fernseher 50 Zoll 2 Stück 1.000,00 € Bestellnummer 32622018
- 15. © SEEBURGER AG 2019 15 Stolpersteine bei der Einführung von E-Invoicing 1. Formate 2. Gesetze national/international 3. Stammdaten 4. Onboarding 5. Innerbetrieblich 6. Marktanforderung der Handelspartner
- 16. © SEEBURGER AG 2019 16 Onboarding der Lieferanten – ein Muss für den Erfolg Welche Art des Onboarding können Sie sich erlauben? 1. Als Kooperation Lieferantenanschreiben mit der Bitte ab Datum X, Rechnungen an eine bestimmte Mailadresse, in einer bestimmten Form zu übermitteln. (ZUGFeRD oder mind. PDF per Mail) 2. Per Dekret Lieferantenanschreiben und Übermittelung der neuen Einkaufsbedingungen. • Rechnung ausschließlich in Form PDF per Mail, ZUGFeRD oder EDI. • Kostenanteil bei Verarbeitung von Papierrechnungen
- 17. © SEEBURGER AG 2019 17 Onboarding der Lieferanten – ein Muss für den Erfolg Rechnungssteller Rechnungsempfänger Kooperativer Roll-Out ca. 1 bis 10 % bei stark wechselndem Kundenkreis ca. 5 bis 50 % bei stabilem Kundenkreis ca. 40 bis 75 % bei starker Marktmacht ca. 1 bis 10 % bei geringer Marktmacht Dekreter Roll-Out ca. 50 bis 90 % Entfällt Roll-Out-Initiator
- 18. © SEEBURGER AG 2019 18 Schritte des Lieferanten-Onboarding Service von SEEBURGER Onboarding-Strategie Kunde & SEEBURGER Initialisierung des Onbording SEEBURGER Organisatorisches Onboarding SEEBURGER Berichtswesen SEEBURGER Lieferantenübernahme Kunde Input Analyse Partner Anforderungen Planung Entscheidung Ablauf Verantwortlichkeiten Setup & Konfiguration CMP Initiale Kommunikation mit Lieferanten Durchführung Webcast (max. 2 x EN / 2 x GER) Start E-Mail-Kampagne Einbindung vom Key Account Management (KAM) des Kunden Abstimmung mit KAM Kampagnenverfolgung Nach 14 Tagen erfolgt erste Erinnerung Eskalation an Key Account Management nach 28 Tagen Übernahme Onboarding- Kunde in SAP-System Übernahmeprüfung Nachverfolgung durch KAM Output Onboarding-Strategie Kampagnenplan Meilensteine CMP ready Alle Daten für Onboarding- Kampagne vorhanden Onboarding-Liste zur weiteren Verfolgung Lieferantenliste mit Ergebnissen Info über Onboarding- Ergebnisse Stammdatenimport erfolgreich Planung Onboarding Onboarding Kontrolle Kontrolle
- 19. © SEEBURGER AG 2019 19 Stolpersteine bei der Einführung von E-Invoicing 1. Formate 2. Gesetze national/international 3. Stammdaten 4. Onboarding 5. Innerbetrieblich 6. Marktanforderung der Handelspartner
- 20. © SEEBURGER AG 2019 20 Innerbetriebliche Anforderungen Einsparung durch die elektronische Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen Minimierung Skontoverluste Minimierung des Mahnaufkommens Rechnungsprozesse standardisieren und beschleunigen Formate im Rechnungseingang • EDI • Mail + PDF • Mail + ZUGFeRD/xRechnung Gesetzliche Anforderungen (Archivierung/GoBD) Schaffung von Transparenz im Rechnungsein- und ausgang Umsetzung neuer flexibler Arbeitsplatzmodelle in der Buchhaltung
- 21. © SEEBURGER AG 2019 21 1. Formate 2. Gesetze national/international 3. Stammdaten 4. Onboarding 5. Innerbetrieblich 6. Marktanforderung der Handelspartner Stolpersteine bei der Einführung von E-Invoicing
- 22. © SEEBURGER AG 2019 22 Markanforderung unterschiedlichster Handelspartner Portale Portale der Steuerbehörden Portal der Rechnungsempfänger (z.B. SAP ARIBA) 1 Einzelrechnung / Sammelrechnung 4 EDI-Formate (EDIFACT, ANSI X.12, PEPPOL,….) Kunden EDI-Guidlines 3 Übertragungswege AS/2 AS/4 SFTP E-Mail 2
- 23. © SEEBURGER AG 2019 23 Lösungsportfolio für die Herausforderungen smart-eInvoice Outbound SEEBURGER Purchase-to-Pay
- 24. © SEEBURGER AG 2019 24 Vielen Dank Fragen oder Anmerkungen? Wir sind für Sie da! www.seeburger.de
- 25. © Copyright 2019 SEEBURGER AG. Alle Rechte vorbehalten Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die SEEBURGER AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von der SEEBURGER AG verbundenen Unternehmen oder von Partnern angebotenen Softwareprodukte, können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. SAP®, SAP® R/3®, SAP NetWeaver®, SAP Cloud Plattform & Cloud Plattform Integrator®, SAP Archive Link®, SAP S4/Hana®, SAP® GLOBAL TRADE Service® (SAP GTS), SAP Fiori ®, ABAP™ und SAP ARIBA® sind eingetragene Marken der SAP AG. Microsoft, Windows, Windows Phone, Excel, Outlook, PowerPoint, Silverlight und Visual Studio sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und anderen Ländern. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Adobe, das Adobe- Logo, Acrobat, Flash, PostScript und Reader sind eingetragene Marken oder Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/oder anderen Ländern. HTML, XML, XHTML und W3C sind Marken, eingetragene Marken oder werden vom Massachusetts Institute of Technology (MIT), European Research Consortium for Informatics and Mathematics (ERCIM) oder der Keio University als nicht geschützte Begriffe beansprucht. Oracle und Java sind eingetragene Marken von Oracle und ihrer Tochtergesellschaften. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen 4invoice®, iMartOne®, SEEBURGER®, SEEBURGER Business-Integration Server®, SEEBURGER Logistic Solution Professional®, SEEBURGER Web Supplier Hub®, WinELKE®, SEEBURGER File Exchange ®, SEEBURGER Link ®, SMART E-Invoice ® und weitere im Text erwähnte SEEBURGER-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SEEBURGER AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte und Dienstleistungen können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Alle anderen erwähnten Firmen- und Softwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen oder nicht eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Die Information in diesem Dokument ist Eigentum von SEEBURGER und darf weder teils noch vollständig - und unabhängig von Absicht und Art - vervielfältigt oder übertragen werden, ohne vorherige Zustimmung der SEEBURGER AG. Das vorliegende Geschäftsdokument ist eine Vorabversion und nicht Bestandteil Ihres Lizenz- oder anderweitigen Vertrags mit SEEBURGER. Es gibt allein Strategieabsichten, Entwicklungen und Funktionalitäten des SEEBURGER-Produkts wieder und bindet SEEBURGER an keine bestimmte Geschäftsausrichtung, Produktstrategie und/oder Entwicklung. Dieses Dokument kann jederzeit und ohne Vorankündigung von SEEBURGER geändert werden. SEEBURGER haftet nicht für Fehler bzw. Unterlassungen in diesem Dokument und übernimmt keine Gewähr für die Genauigkeit oder Vollständigkeit der Texte, Grafiken, Links oder andere Elemente dieses Informationsträgers. Dieses Dokument wird ohne explizite oder implizite Gewährleistung jeglicher Art zur Verfügung gestellt, insbesondere was Mängelgewährleistung, Tauglichkeit zu jeglichem Zweck und Rechtsverletzung angeht. SEEBURGER haftet für keinerlei direkte oder indirekte Schäden bzw. Folgeschäden, die sich aus der Verwendung dieses Dokuments ergeben. Ausgenommen sind diejenigen, die sich aus grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz ergeben. Die Haftpflicht für Personen- und Produktschäden ist hiervon nicht berührt. SEEBURGER hat keinerlei Kontrolle über die Information, zu denen Sie Zugang über die hier beinhalteten Links haben und befürwortet weder deren Verwendung, noch haftet SEEBURGER in irgendeiner Weise für deren Inhalte. © SEEBURGER AG 2019 25