X days12 im- rubip_henkt
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Das Dokument behandelt die Bedeutung des Informationsmanagements zur Erfüllung von Kundenanforderungen und zur Optimierung interner Geschäftsprozesse. Es wird eine Strategie zur Standardisierung und Automatisierung von Druck- und Geschäftsprozessen beschrieben, um Effizienz, Sicherheit und Kostensenkungen zu erreichen. Der Text betont die Notwendigkeit, Informationen systematisch zu managen, um die Unternehmensziele effektiv zu unterstützen.
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- 1. Information Management Werten Sie Ihre bestehenden Systeme auf und erzielen Sie in wenigen Schritten sichtbare Erfolge! Philippe Rubin / Torsten Henke Business Consulting Canon (Schweiz) AG
- 2. Warum Informationen managen? Weil wir Kundenanforderungen erfüllen wollen! interne Kunden externe beschreiben begleiten steuern Business Prozesse unterstützen Informationen
- 3. Umgang mit der Informationsflut Kapitulieren oder dirigieren?
- 4. Informationsfluss im Unternehmen Klassische Aufteilung der 5 ECM Bereiche Kunden Kunden
- 5. Technologie = mehr Effizienz und Sicherheit? Es kommt auf die richtige Verkettung der Systeme an! Input ohne Workflow?
- 6. Output Warum wird gedruckt? 35% Persönliche Auseinandersetzung mit dem Inhalt und integraler Bestandteil des Memorierens 65% Businessprozesse, Zusammenarbeit und unternehmensrelevante Informationen
- 7. Standardisierung als Schlüssel zu… modernem Informationsmanagement – mehr Produktivität – mehr Sicherheit – tieferer TCO
- 8. Vordergründig: Druckprozess • Printerstandardisierung und Einstieg Kostenreduktion • 2’200 MA + 2’400 PC + 800 Printer + Ausgangslage 100 Fax + 14 Millionen Seiten • Printer‐Standardisierung und Lösung abgestuftes Serviceangebot • Reduktion auf 190 MFPs und 250 Ergebnis Drucker ‐> 300’000 CHF und 50 %
- 9. Themen im Hintergrund • Prozessunterstützung Digitalisierung • Workflow für neue Dokumente • Abbau von Papierarchiven Archivierung • Entsprechung kantonaler Gesetze • Eingaben auf digitalem Weg Signatur • Vorgaben eGOV
- 10. Vordergründig: Umzug/Neue Räumlichkeiten • Geschäfte ohne Unterbruch Daily Business • Persönliche Arbeitsumgebung • Papierarchive abbauen Archivierung • Rechtliche Vorgaben einhalten • Aktives Dokumentenmanagement Workflow • Ersetzen ineffizienter Arbeitsabläufe
- 11. Print- und Business Prozess Management Oft als zwei getrennte Systeme angesehen Print Prozesse – Unterstützungsprozess – Einfache Umsetzung – Einsparungen nachvollziehbar Business Prozesse – Druck von der Business Seite – Gross und komplex 81% – Indirekte Kosten Quelle Studie: – McKinsey&Company 2009 19% – IDC 2011
- 12. Funktionale Struktur vs. Ablauforganisation und die IT, um die Prozesse zu automatisieren Abteilungen Prozesse Matrixorganisation
- 13. Prozess-Ökonomie in den Organisationssilos Abteilung- statt Prozessoptimierung A B C Offerte Erfassung A Prüfung Offerte Prüfung Vertrag B Erfassung Vertrag Produktion Produktion C Prozess Teams Abteilungen End-to-End Prozessverantwortung
- 14. Hemmschwellen für ECM Projekte
- 15. IT im Spannungsfeld Technologie Finanzen IT Organisation Prozesse «Information Management» ist ein Teilbereich der Unternehmensführung, der die Aufgabe hat, den im Hinblick auf die Unternehmensziele bestmöglichen Einsatz der Ressource Information zu gewährleisten. Quelle: Prof. Dr. Helmut Krcmar
- 16. Der weite Weg zum modernen Information Management
- 17. «Modern Times» – Industrialisierung von Prozessen Automatisierte Strukturierte Case Management Prozesse Prozesse Dunkle Volumen- Experten Volumen- Einzelverarbeitung verarbeitung verarbeitung strukturiert dynamisch – Monotone Prozesse automatisieren – Dynamische Prozesse automatisch Experten übergeben
- 18. Jeder Geschäftsfall startet mit einem Dokument Pro Geschäftsfall ein Prozess ERP / CRM / Sharepoint / Fachapplikationen Case Management Strukturierte Prozesse Input Verarbeitung Erstellung Output Dunkel Verarbeitung Archivierung
- 19. Strategie-Workshop Teilnehmer Aufwand Aufwand Nr Phasen Ziel Auftragsgeber Canon Kunde Vorbereitung • Geschäftsleitung • Mit Kunden Unternehmenssituation, 1 Rahmenbedingungen, • CEO • Projektleiter Voraussetzungen, Abgrenzungen Strategische Perspektive und Ziele für Workshop definieren. 2.5 1.5 Unternehmerische Vision: Workshop • Projektleiter • Das Ziel ist eine klare Sicht der Wofür stehen wir? Wo wollen wir hin? 2 aktuellen zu optimierenden Situation • Stakeholders darzustellen und die für das 2.0 2.0 Lösungskonzept notwendigen Grunddaten zu erheben. Architekturperspektive Erarbeitung • Mit den gesammelten Informationen Wie sehen unsere Geschäftsmodelle aus? 4 Lösungskonzept und Daten realisiert Canon ein Komplexität vermindern! - Vorgehensvorschlag 3.0 0.0 - Lösungsvorschlag 5 Schlussbericht/ Präsentation • Geschäftsleitung • - Lösungskonzept Präsentieren des Schlussberichtes im Prozessperspektive Rahmen eines Abschlussmeetings Wie sehen unsere Wertschöpfungsketten aus? • CEO 1.0 0.5 • Projektleiter Findet sich eine Entsprechung im Dokumentenworkflow? • Stakeholders Total Tage “Workshop Information Management” ca. 8.5 ca. 4.0
- 20. Kennen Sie Ihre Prozesse? Wertschöpfungskette Management Prozesse Unternehmensführung und Controlling Kern Forschung & Marketing Auftrags‐ Prozesse Produktion Service Entwicklung Vertrieb abwicklung Finanzen und Rechnungswesen Unterstützung Prozesse Betrieb (IT, FM,…) Personal
- 21. Analyse und Design Organisatorische und technische Architektur
- 23. Prozesslandkarte ERP / CRM / Sharepoint / Fachapplikationen Case Management Strukturierte Prozesse Input Verarbeitung Erstellung Output Dunkel Verarbeitung Archivierung
- 24. Sicherheit im Prozess durch integrierten Workflow Versicherungsbranche: Anträge Verträge Schadensmeldungen «Führendes System» CRM Stammdaten Analog (Papier) Analog (Papier) - Formulare - Formulare - Verträge Erfassung - Verträge Erkennung Formatierung - Schadensmeldungen Workflow Steuerung - Korrespondenz Optimierung - Korrespondenz Vereinheitlichung Verteilung Digital (Mail) Digital (Mail) «Archiv» «DMS» Ablage in Akte
- 25. Die Qualität des Inputs beginnt beim Output «Intelligente» Formulare
- 26. Sicherheit im Prozess durch integrierten Workflow Rechnungswesen: Kreditoren und Debitoren «Führendes System» ERP Validierung Freigabe Analog (Papier) Analog (Papier) Erfassung Erkennung Formatierung Optimierung Workflow Steuerung E‐Invoicing Verteilung E‐Invoicing Vereinheitlichung Digital (Mail) Digital (Mail) «Archiv» «DMS» Ablage in Akte
- 27. Denken Sie mutig, handeln Sie konsequent – «Information Management» als strategisches Ziel positionieren – Die richtige Nutzung und Verkettung der Systeme – In beherrschbaren und risikogesteuerten Schritten umsetzen – Rasche Erfolge erleben und ausweisen
- 28. Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Philippe Rubin Torsten Henke Business Consultant Business Consultant Canon Professional Services Canon Professional Services Canon (Schweiz) AG Canon (Schweiz) AG Industriestrasse 12 Industriestrasse 12 8305 Dietlikon 8305 Dietlikon Phone: +41 44 835 64 18 Phone: +41 44 835 63 88 Mobile: +41 79 216 71 57 Mobile: +41 79 215 00 26