OPERATIVIDAD DE AUDITORIA
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A travs de la auditora se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de los planes
originales trazados. La administracin superior necesita conocer objetivamente en qu medida se estn
cumpliendo los objetivos y como se estn utilizando los recursos en toda la empresa. Por esto se necesitan
profesionales que informen en forma objetiva e independiente de la situacin de la empresa.
La operatividad de la auditora es la siguiente:
3.1 Normas de calidad.
El sistema de control de calidad incluye polticas y procedimientos que abarcan: responsabilidades para
asegurar la calidad, requisitos ticos relevantes, aceptacin y continuacin de clientes y trabajos especficos,
recursos humanos, desempeo del trabajo y monitoreo.
La norma internacional de auditora 220 expone las responsabilidades del auditor relacionadas a
procedimientos de control de calidad para una auditoria de estados financieros, y cuando es aplicable, trata las
responsabilidades del revisor de control de calidad.
A continuacin presento algunas sugerencias a tener en cuenta para la implementacin de la NIA 220:
1) Definir manuales de procedimientos de la metodologa, modelos de papeles de trabajo y
entrenamiento
2) Definir un presupuesto de horas
3) Reporte de tiempo
4) Evaluar el riesgo para el auditor
5) Asegurarnos que el cliente acept nuestra propuesta
6) Definir los equipos de trabajo que participarn en el proyecto
7) Asegurarnos que existe total independencia por parte de los miembros que realizarn el trabajo de
Auditora
8) Definir un cronograma de visitas durante el ao para compartirlo con nuestro cliente
9) Evaluaciones de desempeo
10) Documentacin del trabajo l trabajo.
3.2 Plan de auditoria administrativa.
El Plan de Auditora Administrativa para la auditoria administrativa comprende las siguientes fases:
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1. Planeamiento
2. Ejecucin
3. Informe
1. Planeamiento
Se refiere a la determinacin de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los
criterios, la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que se consideran necesarios para garantizar
que el examen cubra las actividades ms importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes
controles gerenciales.
Ejecucin
La fase de ejecucin de la auditoria est focalizada en la obtencin de evidencias, suficientes,
competentes y pertinentes sobre los asuntos ms importantes aprobados en el Plan de la Auditoria
Elaboracin del Informe
El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones.
Por esta razn el informe de auditora cubre dos funciones bsicas:
Comunica los resultados de la auditora de gestin.
Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atencin,
respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones.
3.3 Ejecucin de la auditoria.
El objetivo de esta etapa es obtener y analizar toda la informacin del proceso que se audita, con la
finalidad de obtener evidencia suficiente, competente y relevante, es decir, contar con todos los elementos que
le aseguren al auditor el establecimiento de conclusiones fundadas en el informe acerca de las situaciones
analizadas en terreno, que entre otras incluyan: el nivel efectivo de exposicin al riesgo; las causas que lo
originan; los efectos o impactos que se podran ocasionar al materializarse un riesgo y, en base a estos anlisis,
generar y fundamentar las recomendaciones que debera acoger la Administracin.
3.4 El Anlisis y Evaluacin de la informacin obtenida.
* BASE CONCEPTUAL: La diagnosis es una oportunidad para disear un marco global de anlisis para
sistematizar la informacin de la realidad de una organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de sus
necesidades, para identificar los factores ms relevantes de su funcionamiento, para determinar los recursos
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disponibles para resolver sus problemas; y, sobretodo, para servir como cauce a las acciones necesarias que
permitan su atencin eficaz.
* MARCO DE REFERENCIA: Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoria, se dispone de una
base de informacin con la perspectiva de la gnesis, infraestructura administrativa, forma de operacin y
posicin competitiva, lo que permite establecer las bases de actuacin con la certeza de que enmarca las
variables y estrategias fundamentales.
* CONTENIDO: Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisin sustantivos la
auditoria tiene que incorporar los siguientes aspectos:
* CONTEXTO: Fisonoma de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y su trayectoria histrica.
* INFORMACION OPERATIVA: Gestin de funciones, procesos y proyectos. Coordinacin delas acciones.
Administracin de la tecnologa de la informacin. Anlisis de la interaccin, planeacin, organizacin, direccin
y control.
* DESEMPEO Manejo de indicadores FINANCIEROS y de gestin. Comportamiento organizacin.
Resultados alcanzados. Margen de efectividad.
* ESTRATEGIA COMPETITIVA Propsito estratgico. Enfoque estratgico. Procesos estratgicos.
Habilidades distintivas.
* LIDERAZGO CULTURA organizacional. Valores. Trabajo en equipo. Calidad de vida de la organizacin.
* PERSPECTIVAS: Estructura. Oportunidades de negocio. Administracin del cambio. Potencial de
innovacin.
*control estratgico.
3.5 Presentacin del Informe Final y Programa de implantacin.
En virtud de que en el informe se sealan los hallazgos as como las conclusiones y recomendaciones de
la auditoria, es indispensable que brinde suficiente informacin respecto de la magnitud de los hallazgos y la
frecuencia con que representan, en relacin con el nmero de casos o transacciones revisadas en funcin de las
operaciones que realiza la organizacin. As mismo, es importante que tanto los hallazgos como las
recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los
papeles de trabajo del auditor. Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan,
debern reunir atributos tales como:
OBJETIVIDAD Visin imparcial de los hechos.
OPORTUNIDAD Disponibilidad de la informacin en tiempo y lugar.
CLARIDAD Fcil comprensin del contenido.
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CALIDADA: pego a las normas de administracin de la calidad y elementos del sistema de gestin de
calidad.
LOGICA Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
- ASPECTOS OPERATIVOS.
Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en trminos prcticos, con
base en las premisas que se acordaron para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa;
para tal efecto se recomiendan los siguientes aspectos:
INTRODUCCION: Criterios considerados para emprender y ejecutar la auditoria.
ANTECEDENTES: Informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la organizacin.
JUSTIFICACION: Elementos que hicieron necesaria su aplicacin.
OBJETIVOS DE LAAUDITORIA: Razones por las que se efectu la auditoria y los fines que se
persiguen con el informe.
ESTRATEGIA: Curso de accin seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos.
RECURSOS: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos empleados.
COSTO: Recursos financieros utilizados en su desarrollo.
ALCANCE: mbito, profundidad y cobertura Del trabajo.
ACCIONES: Pasos o actividades realizados en cada etapa.
METODOLOGIA: Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en que se sustent la auditoria.
RESULTADOS Hallazgos significativos y evidencia suficiente que la soporte.
CONCLUSIONES Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.
RECOMENDACIONES: Sealamientos para mejorar el desempeo.
ALTERNATIVAS DE IMPLANTACION: Programa y mtodos viables.
DESVIACIONES SIGNIFICATIVAS Grado de cumplimiento delas Normas aceptadas para la
auditoria.
OPINIONES DE LOS RESPONSABLES DE LAS AREAS AUDITADAS Puntos de vista expuestos
acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
ASUNTOS ESPECIALES Toda clase de aspectos que requieren de UN estudio ms profundo.
- LINEAMIENTOS GENERALES PARA PREPARAR EL INFORME: Para que el informe tenga verdadero efecto en el
desempeo de una organizacin, es necesario presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atencin a
la formulacin de criterios, si bien susceptibles de llevarse a la prctica, tambin con una visin estratgica, para
lo cual deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:
a.- No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones recomendaciones
finales.
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b.- Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad.
c.- Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para
traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, segn sea el caso.
d.- Homogeneizar la integracin y presentacin de los resultados para que exista coherencia entre los
hallazgos y los criterios para su atencin.
He.- Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los resultados.
f.- Allegar a los niveles de decisin los elementos idneos para una toma de decisiones objetiva y
congruente.
g.- Establecer las bases para constituir un mecanismo de informacin permanente.
h.- Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el incumplimiento (o hacerlo
extemporneamente) de las medidas recomendadas.
i.- Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimiento de las acciones.
j.- Tomar en cuenta los resultados de auditoras realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento
y cursos de accin tomados en la implementacin de resultados
- TIPOS DE INFORME
A.- INFORME GENERAL:
RESPONSABLE: rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe.
INTRODUCCION Breve descripcin delas circunstancias que hicieron necesario aplicar la
auditoria, mecanismos de coordinacin participacin empleados para su desarrollo, duracin de
la revisin, as como el propsito y explicacin general de su contenido.
ANTECEDENTES Exposicin de la gnesis de la organizacin, es decir, orgenes, cambios,
sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron en la decisin de implementar la
auditoria.
TECNICAS EMPLEADAS Instrumentos y mtodos utilizados para obtener resultados en funcin
Del objetivo.
DIAGNOSTICO Definicin de las causas y consecuencias de la auditoria, las cuales justifican los
ajustes o modificaciones posibles.
PROPUESTA Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden
derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados.
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION Explicacin de los pasos etapas previstas para
instrumentar los resultados.
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SEGUIMIENTO Determinacin de los mecanismos de informacin, control y evaluacin
necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Sntesis de los logros obtenidos, problemas
detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para el logro de las propuestas.
APENDICES O ANEXOS Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que
se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin de la auditoria.
b.- INFORME EJECUTIVO:
RESPONSABLE PERIODO DE REVISION Lapso que comprendi la auditoria.
OBJETIVOS Propsitos que se pretenden obtener con la auditoria.
ALCANCE Profundidad con la que se audito la organizacin.
METODOLOGIA Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar
la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria.
SINTESIS Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.
CONCLUSIONES Sntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de
actuacin.
c.- INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES: Mediante este informe se puede analizar y evaluar:
Si se llev a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria.
Si se presentaron observaciones relevantes.
Si la auditoria est en proceso, se reprogramo o se replanteo
. Las horas hombre que realmente se utilizaron.
Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas.
Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas.
Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentes las siguientes caractersticas:
Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin.
Inobservancia Del Marco normativo aplicable.
Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios.
Deficiencia en el servicio de los proveedores.
Falta de informacin Del desempeo de competidores.
Prdida de oportunidades de negocio.
Baja rentabilidad productividad.
Existencia de una cultura organizacional dbil.
Necesidad de adecuar/o actualizar los sistemas.
Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida.
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Potencial de innovacin desaprovechado.
Urgencia de replantear los procesos centrales.
Necesidad de re direccionar el enfoque estratgico.
c.- INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES: Documento que se integra con base en un criterio de
selectividad, que considralos aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante
el examen de la organizacin. Mediante este informe se puede analizar y evaluar:
Si se llev a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria.
Si se presentaron observaciones relevantes.
Si la auditoria est en proceso, se reprogramo o se replanteo
. Las horas hombre que realmente se utilizaron.
La fundamentacin de cada observacin.
Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas.
Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas.
Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando Presentan las siguientes caractersticas:
Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin.
Inobservancia Del Marco normativo aplicable.
Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios.
Deficiencia en el servicio de los proveedores.
Falta de informacin Del desempeo de competidores.
Prdida de oportunidades de negocio.
Baja rentabilidad productividad.
Existencia de una cultura organizacional dbil.
Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas.
Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida.
Potencial de innovacin desaprovechado.
Urgencia de replantear los procesos centrales
. Necesidad de re direccionar el enfoque estratgico. Para apoyar el proceso de toma de
decisiones del titular de la organizacin, este informe puede presentarse acompaado de un
ejemplar del informe general o ejecutivo.
.- PROPUESTA DE Implementacin de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en
forma efectiva a la organizacin, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones
especficas para cumplir con el propsito de la auditoria; y se realiza en 3 fases:
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a.- PREPARACION DEL PROGRAMA Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de
su realizacin. Establecer el tiempo de duracin de cada actividad y el total de la implementacin. Estimar
los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo. Delimitar claramente las
responsabilidades Del personal responsable de su ejecucin.
b.- METODOS DE IMPLEMENTACION
METODO INSTANTANEO Refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones
contenidas en los resultados de la auditoria en forma inmediata, tomando en cuenta que se Han
viables de ejecutar y que existan condiciones para hacerlo eficazmente.
METODO DEL PROYECTO PILOTO Realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo
una parte de la organizacin, con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir
cambio en una escala reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de
implementarlos en forma global.
METODO ENPARALELO Representa la operacin simultnea, por un periodo determinado,
tanto del ambiente o condiciones normales de trabajo, como las que se van a implementar, lo
que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas
condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores.
METODOPARCIAL O POR APROXIMACIONES SUCESIVAS Selecciona parte de los resultados de
la auditoria e implementarlos procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones y avanzar al
siguiente paso solo cuando haya se consolidado el anterior, lo que permite UN cambio gradual y
controlado.
COMBINACION DE MTODOS Constituye el empleo de ms de UN mtodo para implementar
las recomendaciones, tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos puedan
provocar en la organizacin.
C.-INTEGRACION DE RECURSOS Una vez estructurado el programa de implementacin, se deben reunir
los recursos para ponerlo en marcha. Despus, se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar
tcnica y normativamente la implementacin, y en su caso, el acondicionamiento fsico de lasinstalaciones.Por
ltimo, de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y el programa de implementacin, se lleva a cabo la
seleccin y capacitacin del personal que va a colaborar en su ejecucin. Cumplidos los pasos anteriores, se
procede a implementar las recomendaciones mediante el empleo del mtodo seleccionado y la realizacin de
las actividades programadas. Es necesario que el personal que participa en el proceso reciba la informacin y
orientacin oportuna para interactuar en condiciones ptimas. En forma simultnea se tiene que efectuar el
seguimiento y evaluacin de los avances que se hayan realizado.
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3.6 Determinacin de acciones preventivas y predictivas y correctivas.
La organizacin debe manejar la Mejora continua del SGC a travs del uso de la Poltica de Calidad, los
Objetivos de la Calidad, los resultados de las auditorias, el Anlisis de Datos, las Acciones Correctivas y
Preventivas y la Revisin de la Direccin.
ACCIONES CORRECTIVAS
Requerimientos
Tomar acciones para eliminar la causa de las no conformidades con el objeto de prevenir que
vuelva a ocurrir
Las Acciones Correctivas deben ser apropiadas a los defectos de las no conformidades
encontradas.
CUNDO ESTABLECER ACCIONES CORRECTIVAS
Reclamaciones o quejas de clientes
Problemas de calidad en el producto o servicio
Resultados de anlisis de datos
Resultado de mediciones de satisfaccin del cliente
Resultados de la revisin de la direccin
No cumplimiento a objetivos establecidos
