Una vez homologado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas apuntadas
inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera, deber efectuarse una
evaluacin continuada para asegurarse de que el proveedor cumple los requisitos
establecidos de forma permanente.
El primer paso para realizar la evaluacin de proveedores es definir los criterios que van a
ser tenidos en cuenta. La evaluacin debe incluir los siguientes criterios:
1. Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte
del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qu punto ha
suministrado exactamente lo que se le haba solicitado. Para evaluar la calidad de los
suministros, se tienen en cuenta los resultados de los controles de recepcin y las posibles
incidencias que el producto suministrado haya podido generar en el proceso de produccin.
2. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento por parte
del proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos casos,
porque un retraso en una entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo.
3. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptacin del proveedor a
las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reaccin ante un pedido
urgente que no estaba previsto.
4. Fiabilidad de la informacin. Aqu se valora la relacin administrativa con el
proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el
cumplimiento de plazos en la facturacin.
5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relacin entre el
precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, as como la
comparacin entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de
valorar mejor al proveedor ms barato, sino a aquel que tenga una mejor relacin calidadprecio dentro del mercado.
Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los
proveedores, es necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no todos los criterios
tienen la misma importancia para cada empresa.
Una posible ponderacin sera la siguiente:
Calidad suministros
50%
Fiabilidad suministros
20%
Flexibilidad proveedor
20%
Flexibilidad informacin
5%
Competitividad
5%
El siguiente paso es definir el sistema de evaluacin a utilizar para cada uno de los criterios:
puntuacin de 0 a 10; puntuacin de 0 a 5; valoracin A, B, C, as como los casos en que se
pone una puntuacin u otra.
En el caso de calidad de los suministros, si se ha elegido un sistema de puntuacin de 0 a 5
habr que definir en qu casos se pone un 5, un 4, etc. Una posible escala de valoracin
sera la siguiente:
Puntuacin 5. Cuando no se ha detectado ningn incumplimiento de especificaciones en el perodo evaluado.
Puntuacin 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre el 1% y
el 2% de las cantidades suministradas.
Puntuacin 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre el 3% y
el 5% de las cantidades suministradas.
Puntuacin 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre el 6% y
el 10% de las cantidades suministradas.
Puntuacin 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre el 11%
y el 20% de las cantidades suministradas.
Puntuacin 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan el 20% de
las cantidades suministradas.
Finalmente hay que definir la frecuencia de evaluacin de los proveedores: trimestral,
semestral, anual, as como las acciones a tomar en funcin del resultado obtenido, ya que la
evaluacin tiene como fin conseguir que la empresa trabaje con los mejores
suministradores. Un ejemplo de acciones a tomar es el siguiente:
Proveedores con puntuacin 0. Inmediatamente dejan de ser proveedores
homologados y, por tanto, no podrn suministrar ms productos a la empresa. Si
desean volver a suministrar productos, debern pasar de nuevo el proceso de
homologacin.
Proveedores con puntuacin 1 2. Se notifica al proveedor que en un plazo de un
mes deber entregar a la empresa un plan escrito y programado de acciones para
corregir sus incumplimientos. Si en los dos meses siguientes el proveedor no puede
demostrar que est realizando acciones para alcanzar un nivel satisfactorio, ser
deshomologado y no podr suministrar ms productos.
Proveedores con puntuacin 3 4. Se notifican al proveedor los incumplimientos
que ha tenido, y se solicita un plan para corregirlos, anuncindole que en la prxima
evaluacin deber mejorar sus resultados.
Con este tipo de actuaciones, la empresa consigue:
1. Seleccionar a los mejores proveedores, eliminando aquellos que ofrecen peor
calidad.
2. Los proveedores seleccionados mejoran progresivamente la calidad de sus
suministros, su fiabilidad, flexibilidad y precios.
La evaluacin realizada a cada proveedor debe quedar registrada en una ficha de
evaluacin, en la que figuren los resultados obtenidos para cada uno de los criterios. Es
conveniente tambin que en esa ficha figure la evolucin que ha tenido el proveedor en los
ltimos perodos de evaluacin.
A continuacin se recoge un ejemplo de ficha de evaluacin de proveedores.
