METODOLOGIA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La Metodologa para la auditoria administrativa comprende las siguientes fases:
1.
Planeamiento
Se refiere a la determinacin de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades ms importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales. El planeamiento garantiza que la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos ya que promueve significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado. El planeamiento se inicia al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditoria. Los enfoques que pueden utilizarse para la seleccin son: consideracin de los problemas y debilidades conocidas e identificacin de ares importantes no auditadas anteriormente. Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellas: a) Reuniones de trabajo b) Quejas y reclamos c) Indicadores de rendimiento. El inters de evaluar un programa o actividad que no ha recibido atencin en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones, puede incluirse aquellas reas en donde se anticipan problemas importantes que podran presentarse de manera inesperada.
2.
Ejecucin
La fase de ejecucin de la auditoria esta focalizada en la obtencin de evidencias, suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos ms importantes aprobados en el Plan de la Auditoria. Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecucin, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe.
3.
Elaboracin del Informe
El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones.
Por esta razn el informe de auditora cubre dos funciones bsicas: Comunica los resultados de la auditora de gestin.
Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atencin, respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones. Cada auditora de gestin culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la entidad auditada. El Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditora de gestin es la siguiente: Sntesis gerencial. Introduccin. Conclusiones. Observaciones y recomendaciones.
TCNICAS DE AUDITORA La aplicacin de tcnicas de auditora permite encontrar evidencias objetivas para decidir si hay o no: - Documentacin que soporte el sistema de gestin de calidad. - Control efectivo de los procesos que influyen en la calidad. - Cumplimiento con los criterios de auditora.
La entrevista como tcnica Haga preguntas utilizando los 7 amigos de auditor QU? POR QU?
CUNDO? DNDE? CMO? QUIN? MUSTREME Las preguntas... - Deben dirigirse a la informacin relevante. - No deben sugerir respuestas. - No deben contener expresividad o implicaciones emocionales. - Usar palabras coloquiales. - Se incorporan en la conversacin. - Se debe evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas. * Preguntas directas y cerradas - Respuesta a preguntas cerradas: S/No - Respuesta a preguntas directas: pocas palabras. Se busca producir informacin especfica. Desventajas: - No generan mucha informacin. - Si se usan frecuentemente pueden hacer sospechar investigacin cruzada.
EL MUESTREO COMO TCNICA - En los archiveros donde se guardan los registros, elegir muestras del frente, mitad y final. - Tomar muestras adicionales cuando se encuentra alguna desviacin, para comprobar si se trata de algo significativo. - Seleccionar muestras de diferentes etapas del proceso.
Comprobar: - Que cada paso de la actividad se efecta como se describe en el procedimiento. - Que en los registros cada espacio es llenado. - La utilizacin de revisiones actualizadas. - Si existen correcciones hechas a mano. EL RASTREO COMO TCNICA Si durante la investigacin aparecen otras pistas potenciales, el auditor puede: - Pasarlas por alto. - Tomar notas e investigar ms tarde. - Preguntar acerca de ello.
Es necesario comenzar al principio o al final del proceso que se est investigando y hacer un seguimiento desde un documento dado hasta los documentos asociados, revisando los procedimientos y los registros. Uso combinado de las tcnicas - Preguntar cmo se realiza una actividad, verificando procedimientos. - Comprobar que los procedimientos y registros corresponden a la prctica observada. - Comenzar por el principio de una actividad y seguir la secuencia. - Comenzar por el final y seguir la secuencia hacia el punto inicial.
- Comenzar en un punto de la norma en donde interactan varios elementos.
La aplicacin de una o ms tcnicas de auditora de origen a los procedimientos siguientes: * Tcnicas de investigacin * Cuestionarios * Entrevistas
TECNICAS DE INVESTIGACION 1. Investigacin documental (de hechos y registros) 2. Observacin directa CUESTIONARIOS 1. Cuestionario general 2. Cuestionario por reas funcionales 3. Cuestionario de anlisis de funciones del trabajo 4. Cuestionario de anlisis de procedimientos 5. Cuestionario de anlisis del sistema de informacin 6. Cuestionario de anlisis de formas 7. Hoja de anlisis 8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de informes, diagramas de flujo del sistema de informacin, descripcin del proceso de planeacin, etc.) ENTREVISTAS 1. Entrevistas a funcionarios y gerentes 2. Entrevistas a jefes de departamento 3. Entrevistas a personal operativo
2.1.1 TECNICAS DE OBTENCION DE INFORMACION
* Entrevista Encuesta Cuestionario Observacin (mtodo cientfico) Inspeccin de registros Diagrama de flujo Diccionario de datos (base de datos) Investigacin documental Punto de equilibrio.- cuando los gastos y los ingresos son exactamente iguales. Organigrama Sondeos de opinin
2.1.2 ESCALAS DE EVALUACION Es una tcnica de registro utilizada en la observacin sistemtica, y consiste en un conjunto de cuestionarios que el observador cumplimenta anotando las conductas que observa. El observador debe anotar la presencia de cada tipo de conducta en la que est interesado (por ejemplo las intervenciones de un alumno en clase) de forma cuantitativa, tratando de utilizar trminos que sigan una serie escalonada (por ejemplo: siempre, frecuentemente, alguna vez, nunca).
2.1.3 PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA PLANEACION Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditora y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. OBJETIVO El propsito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.
FACTORES A REVISAR Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de 2 vertientes: A).- EL PROCESO ADMINISTRATIVO Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente. En este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la esencia o razn de ser de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar a la organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visin de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relacin con su objeto o atribucin sustantiva. B).- ELEMENTOS ESPECIFICOS QUE FORMAN PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO Se incluye una relacin de los elementos especficos que complementan el proceso administrativo. Dichos elementos especficos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin.
2.2 LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA LA AUDITORIA EXTERNA La auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado hecho por una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico etc.
La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin. Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin. Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinacin de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.
LA AUDITORIA INTERNA La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pblica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno
involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora.
2.3 DIFERENCIA ENTRE LA AUDITORIA ADMNISTRATIVA Y FINANCIERA La Auditora Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administracin y forma parte primordial como medio de control y cambio. La Auditora Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y qu tan lejos est de lo que se quiere hacer y qu medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeo. -Auditora administrativa: Es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Por sus caractersticas, la Auditora Administrativa permite que se revele en qu reas se requiere de un estudio ms profundo, qu acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor cohesin al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un anlisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas. OBJETIVOS 1. Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobacin, por las expectativas que dio la exploracin, as como determinar las reas, funciones y materias crticas. 2. Analizar la reiteracin de deficiencias y sus causas. 3. Definir las formas o medios de comprobacin que se van a utilizar. 4. Definicin de lo objetivos especficos de la Auditora. 5. Determinacin de los auditores y otros especialistas que se requieran, atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad. 6. Programas flexibles confeccionados especficamente, de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobacin de las tres E (Economa, eficiencia y eficacia). 7. Determinacin del tiempo que se emplear en desarrollar la Auditora, as como el costo estimado. -Auditora Financiera: Es un examen objetivo, sistemtico, profesional e independiente, efectuado de acuerdo con normas de Auditora generalmente aceptadas tomando como base
los estados de resultados, estados de flujo de efectivo, estado de utilidades retenidas o dficit acumulado y cuotas a los estados financieros. OBJETIVOS Evaluar y verificar las operaciones que han dado lugar a los mencionados estados financieros con el fin de emitir una opinin o dictamen sobre si presentan razonablemente la situacin financiera de las empresas, los resultados de sus operaciones y los cambios que sta haya sufrido: todo ello en concordancia con principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas o con las disposiciones legales vigentes aplicables para cada caso, y asegurndose de que dichos estados financieros hayan sido preparados en forma consistente de un perodo a otro.
