Procedimientos
Este proceso va desde la deteccin de necesidades hasta la evaluacin de
resultados. El siguiente diagrama te dar un panorama general del proceso y
posteriormente encontrars una explicacin de cada etapa.
Pasos para elaborar un programa de capacitacin:
Primer paso: deteccin de necesidades
Segundo paso: clasificacin y jerarquizacin de las necesidades de
capacitacin
Tercer paso: definicin de objetivos
Cuarto paso: elaboracin del programa
Quinto paso: ejecucin
Sexto paso: evaluacin de resultados
El primer paso es detectar las necesidades de la empresa. Aplicar tcnicas
adecuadas para este fin elimina las prdidas de tiempo.
La deteccin de los requerimientos de capacitacin es el elemento ms
importante en la elaboracin de un programa de capacitacin. Hacer un buen
diagnstico evita capacitar por capacitar. Entre las tcnicas ms usuales
para detectar las necesidades de capacitacin estn las siguientes:
Encuesta, que consiste en recoger la informacin aplicando un
cuestionario previamente diseado en el que las respuestas se dan por
escrito.
Entrevista, que consiste en recabar la informacin a travs de un
dilogo entre el entrevistador y el empleado. Es comn entrevistar
tambin al jefe directo del empleado para preguntarle en qu considera
que deben capacitarse sus subordinados.
Observacin, que consiste en observar la conducta en el trabajo para
compararla con el patrn esperado y de esta manera, detectar las
deficiencias que te indican la necesidad de capacitar.
Consultores externos, que consiste en contratar personas
especializadas en detectar necesidades de capacitacin.
externas
Los instrumentos ms usuales son:
Cuestionario, que es una forma impresa que contiene una lista de
preguntas
especficas
dirigidas
a
reunir
informacin
sobre
conocimientos, habilidades, opiniones acerca de aspectos del trabajo
que desempea la persona, o la empresa
Descripcin y perfil del puesto, que consiste en analizar la
descripcin y perfil de puesto para conocer las funciones y los requisitos
que debe satisfacer la persona que lo desempea. De esta forma, se
compara lo que requiere el puesto con lo que la persona hace.
Evaluacin de desempeo, que consiste en comparar el desempeo
de una persona con los estndares establecidos para ese puesto. Esto
permite conocer las reas en las que se debe capacitar para incrementar
el nivel de desempeo del empleado.
El segundo paso es clasificar y jerarquizar esas necesidades. Es decir, se
tienen que clasificar y ordenar para decidir cules son las ms urgentes, o ms
importantes, o cules requieren atencin inmediata y cules se tienen que
programar a largo plazo.
Una vez detectadas las necesidades de capacitacin, el siguiente paso es
clasificarlas y jerarquizarlas. Esto permite determinar cules son las ms
urgentes o ms importantes.
La manera ms usual de clasificar las necesidades de capacitacin es la
siguiente:
Las que tiene una persona.
Las que tiene un grupo.
Las que tiene un nivel.
Las de un puesto.
Las que requieren atencin inmediata.
Las que requieren solucin a futuro.
Las que exigen instruccin sobre la marcha.
Las que precisan instruccin fuera del trabajo.
Las que la empresa puede resolver por s misma.
Las que requieren contratar a capacitadores externos.
Al clasificar las necesidades de capacitacin, obtenemos indicadores sobre
quin, cundo y cmo capacitar. Ya clasificadas las podemos jerarquizar de
acuerdo con su importancia o urgencia.
Al hacer esta clasificacin, es importante empezar a determinar quin necesita
qu tipo de capacitacin.
El tercer paso es definir los objetivos de capacitacin, es decir, motivos de
llevar adelante el programa. Estos objetivos tienen que formularse de manera
clara, precisa y medible para ms adelante, despus de aplicar el programa,
poder evaluar los resultados.
El tercer paso en un proceso de capacitacin es establecer los objetivos
que se pretende lograr con el programa de capacitacin. Este es el
momento de fijar que tipo de comportamientos y caractersticas se
quieren inculcar en los participantes despus de que el programa haya sido
impartido.
Lo que se quiere tambin es establecer qu conocimientos se les proporcionar
o qu actitudes se buscan. Es necesario establecer con precisin la conducta
deseada y las condiciones en que debe producirse de la manera ms clara,
alcanzable y medible. Esto sirve como norma que permitir evaluar el
rendimiento individual y el programa.
Como dijimos anteriormente, se deben establecer los objetivos que se pretende
lograr con el programa de capacitacin de una manera especfica y medible.
Recuerda que los objetivos te sirven como gua para mantenerte en el camino,
no se trata nicamente de cubrir un expediente, sino de buscar un resultado
concreto que est lo ms relacionado posible con el trabajo.
Los objetivos deben especificar quin, qu, para cundo, bajo qu condiciones,
cmo medirlos, y a qu costo en tiempo y/o dinero.
Existen diferentes clases de objetivos, como se muestra en la siguiente lista.
Objetivos de productividad: que buscan lograr mejoras medibles en calidad, cantidad,
tiempo y costo de operacin.
Objetivos de desempeo: que buscan mejorar el desempeo individual de los
participantes.
Objetivos de habilidades o destrezas: que buscan desarrollar o mejorar las habilidades
o destrezas de los participantes.
Objetivos de conocimientos: que buscan incrementar la familiaridad, los conocimientos
o la comprensin de los participantes con respecto a un tema.
Objetivos del dominio afectivo: que buscan modificar actitudes, valores o emociones
de los participantes.
El cuarto paso es elaborar el programa de capacitacin. En este momento se
determina qu (contenido), cmo (tcnicas y ayudas), cundo (fechas,
horarios), a quin (el grupo), quin (instructores), cunto (presupuesto).
Recuerda que es muy importante que exista congruencia entre las
necesidades de capacitacin, el contenido del programa y los objetivos
planteados.
El quinto paso es ejecutar el programa, es decir, llevarlo a la prctica.
Luego de disear y elaborar el programa de capacitacin debemos llevar a
la prctica la ejecucin es decir, ha llegado el momento en el que el instructor,
utilizando cierta metodologa y apoyndose en auxiliares didcticos, imparte
los contenidos a los destinatarios en el lugar, horario y fechas programadas, a
un cierto costo.
En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos:
Organizar en una secuencia lgica y didctica los contenidos.
Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarn.
Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos,
etctera.
Motivar e involucrar a los participantes.
Establecer una buena comunicacin con los participantes.
Entender y mantener el control del grupo.
Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios.
El sexto paso es evaluar los resultados del programa. Esto debe hacerse
antes, durante y despus de ejecutarlo.
Para saber si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados es necesario
realizar una evaluacin que permitir medir los resultados del programa de
capacitacin. La evaluacin debe informar sobre cuatro aspectos bsicos:
La reaccin del grupo y de cada participante en cuanto a actitudes.
El conocimiento adquirido, es decir, qu aprendi y en qu grado.
La conducta, es decir, qu comportamientos se modificaron.
Los resultados especficos posteriores al curso.
La evaluacin puede hacerse en tres etapas:
a) Al inicio del curso, para diagnosticar y medir el nivel de conocimientos de
los participantes antes del curso en relacin con los temas que se van a tratar
durante el mismo.
b) Durante el curso, para conocer los progresos de los participantes a lo largo
del programa y hacer los ajustes necesarios.
c) Al final del curso, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos.
Por otra parte, tambin debe evaluarse el curso de capacitacin en los
siguientes aspectos: actuacin del instructor, instalaciones, tcnicas y
auxiliares didcticos, duracin del curso, contenido, servicio de cafetera, el
lugar en el que se imparti, etc. Esta retroalimentacin servir para la
elaboracin de nuevos programas.
Recuerda que lo ms importante es que los participantes apliquen en su
trabajo cotidiano los conocimientos y habilidades adquiridos en el curso. Esa es
la verdadera evaluacin. Por esto, podemos pensar en el seguimiento como
una ltima etapa del proceso de capacitacin.
BIBLIOGRAFIA:
http://www.emprendepyme.net/
