fr eae , La organizaci6on y la accion de organizar Al término de este capitulo, usted serd capaz de: Comprender de manera amplia la organizacién y la accién de organizar. Reconocer la importancia de la funcién de organizacién, Definir los fines que persigue la funcién de organizacién, Reconocer la importancia de la organizacién admi trativa de la empresa. Identificar los principales sistemas contables. COCCECE Reconocer la importancia de los factores de andlisis al organizar una empresa. La organizacion es un proceso encaminado a lograr un objetivo, fin que fue pre- viamente establecido por la planeacién, De este trabajo se derivan las diversas actividades y recursos necesarios para alcanzar los esfuerzos de la empresa y los planes tienen un significado particular para cada uno de los miembros del gru- po. "La organizacién retine los recursos en forma ordenada y da un arreglo a los, Fecursos humanos. Asimismo, es un modelo aceptable para que las actividades requeridas se puedan llevar a cabo". * Rodriquez Valencia, Joaquin, inroduccién a la aministracién con anfoque de sistemas, p. 40.} | | ! 38 Capitulo 3: La orgarizecién y la accién de organizar La organizacién ayuda a suministrar los medios para hacer que el personal trabaje unido, en forma efectiva, hacia el logro de los objetivos espectficos. El he- cho de organizar trae como consecuencia una estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra las diversas funciones, de acuerdo con el modelo determinado por la administracién superior, el cual sugiere orden, arre- glo y relacion arménica, > Definicién de organizacién El autor G. R. Tenry dice que la negociacién es “el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr el objetivo, es una indicacién de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo a ejecucién de las funciones respectivas"? El autor I. Guzman Valdivia, por otro lado, dice que la organizacién es ‘la coordinacién de las actividades de todos los individuos que in- tegran una empresa con el propésito de obtener el maximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos en la realizacién de los fines que la propia empresa persigue”* De lo anterior deducimos que la organizacién consiste en la oreacién de una estructura 0 armazén que encierra las actividades necesarias de una empresa dentro de un orden lgico. 3.1 UUIpOEANCIA de 1a organizacion La organizacién juega un papel decisivo en la administracién, ya que coloca las funciones de la empresa en tal forma que éstas trabajen individualmente y, al mismo tiempo, sigan un ritmo general. La importancia de la organizacién crece- ré con la magnitud de la empresa: entre mas grande sea ésta, serd necesario contar con un mayor nimero de especialistas en cada funcién, siendo necesaria una organizacién sistemética que tenga la finalidad de incrementar la participa- cién de ejecutivos de todos los niveles a través de la delegacién de autoridad ara la toma de decisiones. La organizaci6n en la empresa es el medio para lograr una accién colectiva eficiente debido a que el trabajo que debe hacerse requiere de los esfuerzos de mas de una persone. Por ello, el administrador trata con los estuerzos de mu- chas otras que, a su vez, deben reunirse y coordinarse de manera que no sélo las acciones colectivas sean valiosas y satisfactorias, sino también la contribu- cién de cada persona, y asi se esié de acuerdo con sus respectivos conocimien- tos y habilidades. Un objetivo basico de la organizacién es hacer que cada uno de los miembros del personal conozea qué actividades son las que va a reali- zar. Cuando la asignacién es definida, el curpiimiento de la misi6n puede con- centrarse en ella y existe un minimo de malas interpretaciones y de confusién * G. A. Tomy, Princpios de administracén, p. 7 * | Guzman Valdivia, La cienca de la administracén.p. 30.hi an val las ce xrio aria pa- fad tiva de nu- i6lo bu- en- sno vale ‘on- sién ; 3.2 Fines dela organizacién 39 respecto a quién es el que va a hacer qué. Més atin, puedén reflejarse las rela- clones de trabajo dentro de una empresa. Cada uno de los miembros obtiene in- formacién respecto al lugar donde encaja en la estructura organizacional, cono- ce sus relaciones orgénicas con sus superiores —a quienes debe recurrir para supervisisn— y también con sus subordinados y de quiénes puede depender para la ejecucién exitosa de actividades especificas. Cualquiera que sea el enfoque que se siga dentro de la organizacion, queda el hecho de que el objetivo es de importancia dominante. Se debe saber con qué ropésito se forma una organizacién, antes de poder organizaria en forma intel- gente. Este punto es tan basico que bien merece reiteracién. El 0 los objetivos de un organismo ayudan a determinar el tipo y el nlimero de actividades que de- berdn llevarse a cabo, su importancia relativa, el tipo de personas que se inclui- ran, los grupos sociales que pueden formarse y el tiempo permitido para estable- cer la estructura organizacional. La organizacién, afirma Laris Casillas “es un agrupamiento de actividades necesarias para llevar a cabo los planes a través de unidades administrativas, definiendo las relaciones jerérquioas entre los jefes y sus subordinados. Esta es- tructuracién da una idea de orden, comunicacion jerarquica, sistemas y acciones coordinadas, pero con una caracteristica: se desarrollan todas en forma dinami- a, pues cubren trabajo humano, el cual produce nuevas situaciones y da origen ala teorganizacion”* Podemos concluir que los fines que persigue la funcién de organizacion son: + Lograr dar un orden a los esfuerzos, formulando la estructura adecuada y las actividades necesarias para alcanzar los objetivos para los cuales fue creada una empresa. Cumplir la planeacién que responde a los objetivos parciales trazados, asi ‘como al acondicionamianto de las operaciones, su optimizacion y conse- cucion del ritmo adecuado. Crear operaciones nuevas que sean ttiles a la empresa y a la mejora de las estructuras, su adaptacion a los cambios y a los proyectos, la modifica ci6n de los equipos y grupos humanos pare apoyar la consecucién de lo planeado. Proporcionar la mayor satistacoién posible al personal, conciliando los pro- ésitos de cada uno con los de la empresa, hasta donde sea factible. Reducir los costos y optimizar la calidad para competir adecuadamente con 1 resto de las empresas y obtener un mercado firme y en constante amplia- ol6n. “ Latis Casillas F, Administrador integral, p. 86.40 Capitulo 3: La organizacién y fa acci6n de organizar 33) i2aGiGH administrativa de la empresa Para la buena actuacién de los distintos elementos que componen una empresa, 6s necesario que se establezca una adecuada division del trabajo administrativo: Para ello, hay que tener en cuenta lo que cada seccién debe realizar y lo que no Puede ni debe hacer en ningin caso. Alestablecer un sistema de organizacion, deberén observarse los siguientes aspectos: + Tipo de empresa. + Volumen de operaciones, * Expansién e influencia territorial de sus actividades, La organizacién es ttl porque identifica a la persona con la empresa y las la- bores que desempefa con el puesto, logrando establecer una mejor adaptacion do recursos con los que se dispone. Para esto se deberd proceder en forma adecuada bajo los siguientes puntos: + Conover los objetivos de la empresa. + Enumerar las actividades por realizar. * Dividirdichas actividades en unidades compatibles. ‘+ Asignar personal capacitado. * Otorgar la actividad que corresponda a cada puesto, ® Su estructura organi ‘Toda empresa, sea cual sea su capacidad, se dodicara a crear o suministrar bienes o servicios (produccién) e insumos que deberdn distibuirse (ventas), pero la realizacién de estas dos funciones requerira de un capital suftiente (finanzas). For tanto, se establecen como funciones principales de la estructura orgénica de una empresa los siguientes puntos: acional * Produecion + Ventas + Finanzas * Personal Estas funciones deberan constituirse en unidades definidas de trabajo que ‘se denominan departamentos, También hay que indicar otras unidades orgénicas tales como: * Consejo de administracién * Director o gerente general + Lacontabilidad33 guiente forma: (el | ft Dep de seeking roto Sadninsrador Unidades Det Z fe ‘trabajo Consejo de ventas sciminitodin recor ogeente oo | : Figura 3.1 Naturaleza de las unidades de trabajo, en un organigrama.* y finanzas. £© Contabilidad * Gt Femande2 Arena, EI proceso administrativo, p70 Organizacion administrativa de [a empresa 42 Asi, de acuerdo con su naturaleza, las empresas se pueden agrupar de la si- SE EE Depto. de contabilidad ‘Finanzas Depio. Esadisuea de personal Actividades adicionales Los mismos datos, que aparecen en la figura anterior se pueden representar De las funciones operacionales citadas nos interesa tratar dos: contabllidad Ofrece informacién de la situaci6n financiera de la empresa por medio de sus re- Tistros contables que permiten formular estados financiers (balance, de resulta- dos, de origen y aplicacién de fondos). Tal informacién se uti decisiones sobre la inversién y operacion de la empres: en la toma de42 Capitulo 3: La organizacién y la accin de organizar —_——___ (Consejo de administracion) Sor _ _—_ Direccion | —={a_ -_ Contabilidad _- Estadistica -_—. Personal |} + Finanzas — —___ [LL Produccion Ventas Figura 3.2 Oxgonigrama de una empess E| departamento de contabilidad es una unidad indispensable dentro de cual- Guier ‘empresa, sea cual sea su tamafio. Se encarga de informar a la direscién eerca de los ingresos y egresos efectuados por las operaciones, dando asf opor. {umidad de efectuar los pags y cobros correspondientes a su debido tiempo. El objetivo del departamento de contabilidad es presentar la infarmacién de su: fegistros en los estadios financieros idad de cer a la adm “histracton Tos resultad TIstraCtOn TOs resultados OMTErIGSS er iodo de operaciones. ~~ Para Tograr una adecuada organizacion dad, una Vez que se han efinido los objetivos de ésta, se enumeran las funciones principales y ee subdhi on en unidades de trabajo compatibles, para asf asignar los puestos y cargos ne. cesarios, No puede negarse la necesidad de la organizacién en las diversas ‘manifestaciones de [a actividad humana. Se ha confirmado que la funcién de las organizaciones es uno de los principales factores del éxito organizacional. La contabilidad lie Pere do a acon de cranizar ess prado qe la @CtSSH Suen a 1 TUNGION We contabilad es parfe esencial del éxito de una empresa33 Organizacion administrativa de la empresa 43, _Duganicat wn deparamento implica dota de {odes Jos elementos que son _necesari iph adecuada sus funciones ¥ lograr Ios objetivos™ fiados previemrente. Uria vez establecidos Tos niveles-jerarquicos y Tos departa “mentos de una empresa, es necesario detinir con toda claridad las actividades y los deberes que habrén de desarrollarse en cada una de las unidades organicas, Tal vez, la base mas ampliamente usada para el establecimiento de departamen- tos, dentro de la estructura formal, sea el tipo de funciones que estan siendo eje- cutadas en la empresa. Estas funciones son, en realidad, “el agrupamiento de las Unidades principales de trabajo, es decir, la reunién légica y coordinada de activi- dades afines" La estructura por funciones departamentaliza a los trabajadores y otros re- cursos, conforme los tipos de actividades que estan siendo ejecutadas. Por otro lado, para la buena actuacién de los distintos elementos que componen tuna empresa, es necesario que se establezea una adecuada divisién del traba- jo administrativo. Al conocer los trabajos que se deben realizar en el interior de la empresa, se determinarén los elementos personales que deben ser desarro- llados, dividiendo estas tareas por secciones. Cada seccién realizar la serie de servicios administrativos que le hayan encargado; asf, Surgen dentro de la empresa los departamentos, Para determinar qué Unidades orgénicas van a ser necesarias para la gos- tion de la empresa y establecer entre ellos las relaciones para que puedan cum- plir sus objetivos aparece la organizaci6n, cuyo propésito es dotar a cualquiera de las funciones de la empresa, 0 al conjunto de todas ellas, de los elementos, necesarios para que dicha funcién se pueda cumplir eficientemente, esto es, ‘con un minimo esfuerzo y un maximo provecho. Seguin @ qué aspecto de la Presa so refiera, la organizacién adquiere diferentes caificativos; asf tenemos: ‘Se manifiesta en la operatividad de las compras_ * Organizacién financiera. Comprende los estudios econdmicos necesarios para lograr, con un minimo de inversiones, la maxima productividad.. ‘+ Organizacién contable. Genera normas sobre el planteamiento de la con- {abilidad de una empresa. =~ * Organizacién de personal. Es la organizacién que se ocupa de las rela~ ciones entre los reoursos‘humanos de una empresa * Organizacién administrative, Coordina las diversas areas funcionales bé- sicas de una empresa y se manifiesta primordialmente en los trabajos ad- ministrativos (de oficina). “Rodriguez Valencia, Joaquin, Inroduccidn a la administacn can enfoque de sistas, pp. 964-987.44 Capitulo 3: La organizacién y la accién de organizar Organizacién del departamento de contabilidad * Contabildad financiera, Se refiere a las relaciones de la empresa con el ex- terior, es decir, registros de las cuentas de acreedores y deudores. ~~“ + De operacion. Es el control de las operaciones intemas. ‘+ Revisidn intema. Se tealiza un control de cada departamento.. + Elaboracién de presupuestos. Es la asignaacién numérica de los planes de sla empresa; asi, tenemos presupuestes-de-compras, ventas, fabricacién, ‘gastos d& administracién y de venta * De impugstos. Es el célculo y pago de impuestos, tales como I.S.R., Info- navi, LV.A, LS.PT., eteétera, De acuerdo con la magnitud de la empresa, se forman las unidades organi- cas y se asignan los puestos, donde puede ser una sola persona quien realice todas las funciones contables. A medida que va creciendo la empresa, se crea- | ran nuevas unidades de trabajo y se integrara mas personal. A continuacién, se ‘muestra un organigrama de un departamento de contabilidad: Departamento de contabllidad i + Elaborar balanzas = Archivo y envio generals y parciales de patizas y otros i documentos * Recibo y control de * Registrar datos en libros Elaborar estados documentacién principales (sintesis) financieros * Veriticar célculo + Registrar datos en + Elaborar informes [i Yeonecdon de mors amias especies i documentos lardisis) | contables | Figura 33 Organigrama funcional del departanento de contabildad, Las finanzas Constituyen un apoyo técnico para {a direccién general y en algunos asuntos ad- ministrativos, como la obtencién y el empleo de fondos:: 3.3. Organizacién administrativa de la empresa 45 La siguiente figura muestra cémo organizar la funcién de finanzas, (Obtencon del Consegu recs, ge financlamiento.» rnancamiento én, imeeme + Fnandamiento acre exe Ho Costos Determinar fos gastos Seccion de Jefe o gerente: ocasionades al obtencién de de finanzas aa produc y al financiamiento. : ico ‘administra ea se Presupuestos Planar y programar = Planeacién Jo que seasignaen desu cefectivo 2 cada utlizacion, uunidad orgénica, créaivos Investigacion de — personas a quienes ncion se puede otorgar vy aplicacion crédito. ‘acional de fos recursos Cobranzas _Distribulr la cartera ‘monetarios de clientes y su de la empresa control Facturacién —_Elaboracion y revisién de las facturas, Néminas _Determinar el pago “Secciénde —_Encargado de sueldos y salatios, aplicacién de la adminis: impuestos y control de los tracién de presupuesial financiamien- recursos tos. firancieros caja ‘Manejo adecuado del ‘efectivo, realizar pagos, recibir cobros, / ‘manejo de cheques. Archivo ‘Guarda de facturas, pagarés, lewas y demas documentos. | i | 5B Figura 3.4 Organizacion dela Finanzas,wear 48 Capitulo: La organizacién la accién de organizar Polza de ingress, ———_Polza de egresos. ———__Pdliza de dlario | —— FT Tore de bancos ‘Concentracién diaria Libro diario Estados de situacién financlera —— i Libros de inventarios Informaciones y balances especiales i | Libros de actas | Figura 35 Sistema contable de pals. <3 SUMUEREGESTUE andlisis al organizar una empresa El control intemo ya es un factor indispensable en cualquier tipo de empresa (es tina base sin la cual no se podria operar en forma satistactoria). Pero, para la existencia de un buen sistema de control interno, se requiere una organizacién: debidamente proyectada. Para alcanzar los objetivos para los cuales fue creada una empresa, debe existir un orden en las partes que la componen. En esto con- siste la organizacién, es decir, en la estructura y el ordenamiento légico de sus ‘elementos, de tal manera que cumpla con los fines establecidos. Entre los factores que es necesario analizar con detalle al organizar una em- presa estén:3.5 Factores de andlsis al organizar una empresa 49 © Factor juridico ‘Se debe elagir el tipo juridico apropiado para cada empresa. Existen varios elementos que deben considerarse al hacer la eleccién de es- te apartado; entre los mas importantes estan: * Simpliica la complejidad de la empresa. Las formas juridicas més simples ‘son las apropiadas para las empresas pequefias. Las formas mas compli- ‘cadas y flexibles seran apropiadas para las medianas y grandes empresas, ya que pueden contar con los elementos necesarios para la organizacién {que requieren. Al seleccionar el tipo de organizacién, hay que tener pre- sente el desarrollo futuro de la empresa para que el tipo de organizacién seleccionado pueda resolver las dificultades que el propio desenvolvimien- to de la misma trae consigo; de lo contrarlo, ocasionaria problemas y la ne- ‘cesidad de una reorganizacién o transformacion * Recursos financieros disponibles. El monto de los capitales con que cuenta la empresa influye en la forma juridica que se vaya a adopter. No todas las formas juridicas ofrecen las mismas ventajas para recurrir pos- teriormente a la adquisicién de mayores recursos financieros; las formas simples no ofrecen grandes posibilidades para la adquisicion de nuevos y mayores recursos. Si los objetivos de la empresa necesitan no sélo los esfuerzos y capitales de varias personas, sino de varias empresas e in- luso del publico, entonces deberd adoptarse uno de los tipos mas com- plejos, segtin Cuanalo Heméndez” Responsabilidad de los socios, Esto factor es determinante, ya que depen- de de la responsabilidad que los socios quieran asumir. Si los propietarios estan dispuestos a tomar un riesgo hasta por sus bienes personales, la for- ma que se elegira sera una sociedad en nombre colectivo, donde los so- ‘ios tienen una responsabilidad ilimitada y buscaran el control absoluto de las operaciones. Respecto a los socios que sélo quieren arriesgar su par- te invertida, su responsabilidad es limitada y la administracion podra ser mas flexible, mas evolucionada, como en las sociedades en comandita y las anénimas, Estabilidad. La forma juridica que elija debera dar a la empresa la estabili- dad que ésta requiera. Si la duracién que tendré la empresa rebasa la vi- da de sus fundadores, deberd elegirse preferentemente una forma cuya duracién pueda ser indefinida, por ejemplo, la sociedad anénima, * Intervencién del gobierno. A este respecto, hay dos formas de intervencién por parte del gobiemo: ° ir, Cuanalo Hornéndez A, Documentacién mercantl, 9. 196.50 Capitulo 3: La orgarizacién y fa accién de organizer @)_Intervencién mas o menos directa. Entre las empresas que tienen una in- tervencién mas directa del Estado tenemos a las compatiias de seguros, las de finanzas y las empresas de crédito, en general b) Obligaciones fiscales. La seleccién de tal o cual tipo juridico puede traer consigo mas menos obligaciones de cardcter fiscal. For Ultimo, tenemos que, en nuestro pals, existe una clasificacién juridica de las empresas. Las leyes mercanties, al referirse a los comerciantes, los clasifica en dos grupos: indlviduales y colectivos, o bien, personas fisicas y personas morales,’° * Las empresas individuales. Son las que se encuentran integradas, como su ‘nombre lo indica, por una sola persona. * Las empresas colectivas. Son las empresas que se encuentran integracas Por varios individuos 0 asociados. Estas empresas pueden estar legalmente constituidas en asociaciones y so- ciedades. Las sociedades pueden ser, a su vez, civiles y mercantiles. Las prime- ras son agrupaciones de individuos que per ito y no tienen un caréeter econémico. Las sociedades mercantiles tienen una finelidad licita, su cardcter es econd- ico y persiguen un lucro. Segtin el Cédigo de Comercio, este tipo de socieda- des se clasifican en: * Sociedades en nombre colective * Sociedades en comandita simple + Sociedades de responsabilidad limitada * Sociedad anénima * Sociedad en comangita por aociones * Sociedad cooperativa ® Factor financiero Una vez determinada la magnitud y alcance de una empresa, hechos los estu- dios previos de mercado, proyectos, etc., serd necesario determinar el capital que la empresa requiere para iniciar sus funciones y desarrollarlas satistacto- fiamente. El capital puede calcularse con base en el uso que se vaya a hacer del mismo: * Caleulo del capital inicial necesario para constituir una empresa. Es nece- sarlo determinar cuanto capital hace falta para tener un capital inicial circu- lante y dénde se obtendrd dicho dinero. Gi, Cédigo de Comercio, México, Pornia, 1960,3.5. Factores de andlisis al organlzar una empresa 51. De este capital se debe determinar cuanto deberd ser en efectivo, en valo- res y en inmuebles, Se necesita dinero o crécito para la compra de materia- les, gastos de administracién, compra de equipo, pago de renta, eicétera. + Qué titulos representaran ese capital. En ocasiones, es necesario vender tuna parte financiera del interés (acciones, bones, etcétera). + Cémo serdn las exhibiciones de ese capital en tiempo y forma. Se refiere a la exhibicién de 20% del valor de cada accién, que seré pagada en nu- meratio 0 se exhibird integramente el valor de cada accion, que debe pa- ¢garse en bienes distintos de! numerario, + Caiculo del capital de trabajo. Es necesario determinar una parte de los recursos que requiere la empresa para operar; procede del capital apor- tado por los socios o propietarios y de las utilidades que aquellas han ge- nerado y no se han distribuido, Otra parte la obtiene de crédito de sus proveedores, bancos, etc. Esto es, ol capital necesario para satisfacer las adquisiciones de activo fijo (maquinaria, equipo, muebles, edificios, hnerramientas), las cuales se consideran como inversiones permanentes dadas las caracteristicas de los bienes y el llamado capital de trabajo, 0 sea, el efectivo, los inventarios (mercancias y materias primas) y cuen- tas por cobrar. Estos renglones deberdn estar de acuerdo con la capacidad determinada de la empresa, en relacién con el mercado en el cual va @ desarrollarse. Esta infor- macién se ilustra en la figura 3.6. Empresa | | = Magnitud | * Alcance | = Proyectos | 1 Estudio de mercados Planeacion | Active | | = circulante | ——— —— | Pama (Cbserminadion de capital Paice rave 1 fio | Figura 3.6 El capital yl capacded de la empresa52 Capitulo 3>La organizacién y la acclén de organizar » Aspecto humano El objeto de la organizacién es la coordinacién y eficiencia en la realizacién del tra- bajo que debe hacerse; esto hace necesario que las operaciones se mangjon de ‘manera uniforme y eficaz, lo que da como consecuentia la atencién hacia los em- pleados. Se deben determinar las actividades, escoger al personal idéneo, tener la habilidad y la capacidad requeridas para alcanzar los objetivos fades. Debe haber también un ambiente adecuado y os empleados tienen que tener los instrumentos rnecesarios para el trabalo, por ejemplo, maquinaria y equipo, espacio, eteétera. En la empresa moderna se hace énfasis en el elemento humano, ya que es el mas importante en los organismos; asimismo, la administracién, en general, descansa en su rengién especttico relativo al personal De tal manera, es necesario,tener conciencia de que sino se le da al personal 1 valor que representa, resulta conveniente contar con una administracién de per- sonal adecuada. Asimismo, para que se logren los fines perseguides por la empre- sa, deben existirrelaoiones directas e indirectas entre el personal de la empresa. > El puesto Uno de los requisites indispensables para el buen funcionamiento de la empre- ‘sa consiste en definir los puestes por medio de la técnica de andilisis de puesto, ya que ésta permite delimitar las actividades que a cada uno corresponden y, a la vez, ayuda a trazar una guia para ol desarrollo de los mismos. Para que una administracién de personal logre los fines perseguidos, debe abarcar los siguientes elementos: * Seleccién de personal * Contratacién + Capacitacién ‘* Administracion de sueldos y salarios + Promociéh’ + Término del contrato Preguntas de andlisis, 1. £Qué se entiende por organizacién? 2. Explique cual es la importancia de la administracién, 8. Indique tres fines que persigue la funcién de organizacién. 4. Indique cuales son los aspectos que deben abservarse cuando se disefia y establece un sistema de organizacién. Explique cual es el objetivo del departamento de contabllidad. eQué se entiende por sistemas contables? eCuales son los requisites que debe cubrir todo sistema contable? 4C6mo se clasifican los sistemas contables més comunes? Enumere cudles son los factores que se deben analizar cuando se ‘organiza una empresa. 10. {De qué trata el sistema juridico? 11. gDe qué trata ol factor financiero? oenon