FIN-IN-17

GUIA DE USUARIO SAP PS: PRESUPUESTO Y

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VETRA E&P COLOMBIA S.A.S.

GUIA DE USUARIO SAP PS:

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rea: Financiera

Elabor: Aprob: Tom Delfino

Oscar Iregui Javier Casais 24-11-2011
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ser transcrita, expuesta o divulgada fuera de VETRA E&P
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informacin y/o el material del software conforme a las leyes,
reglas, y regulaciones de la o las jurisdicciones con respecto a las
cuales se utiliza. La informacin contenida en este documento
est sujeta a cambios sin previo aviso. Las revisiones se pueden
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Elabor: Aprob: Tom Delfino

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Tabla de contenido

1. CREAR PRESUPUESTO PARA UN PROYECTO 5

1.1 ACCESO A LA TRANSACCIN..............................................................................................................5
2 Liberacin del presupuesto del proyecto 11
2.1 ACCESO A LA TRANSACCIN............................................................................................................11
3 Traspaso del Presupuesto de un Proyecto. 18
3.1 ACCESO A LA TRANSACCIN............................................................................................................18
4 Devolucin de Presupuesto 23
4.1. DEVOLUCIN DE PRESUPUESTO EN PROYECTO CJ38:......................................................................23
4.2. DEVOLUCIN DE PRESUPUESTO DE PROYECTO - CJ35:...................................................................27
5 Suplemento Adicin de presupuesto. 31
5.1 SUPLEMENTO DE PRESUPUESTO EN PROYECTO CJ37:...................................................................31
5.2 SUPLEMENTO DE PRESUPUESTO DE PROYECTO CJ36:.................................................................35
6 Sistemas de informacin 38
6.1 REPORTE DE ACTUALIZACIONES DE PRESUPUESTO...........................................................................38
6.2 REPORTE COMPARATIVO POR PROYECTO DE PRESUPUESTO / REAL / COMPROMETIDO / PLAN
RESTANTE / ASIGNADO.....................................................................................................................40

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Resumen Del Modelo de Proceso Empresarial

Este instructivo pretende explicar la funcionalidad de elaborar el presupuesto de los proyectos,

el cual es la aprobacin de la estructura de costo para el proyecto.
Estimando los costes tan exactamente como sea posible con las diversas herramientas durante la fase
de planeacin, se liquidan los fondos disponibles para la orden en la forma de un presupuesto. El
presupuesto es el dispositivo por el cual se aprueba el desarrollo previsto de excedentes de los costes en
un tiempo determinado

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1. CREAR PRESUPUESTO PARA UN PROYECTO

1.1 ACCESO A LA TRANSACCIN

Acceso mediante mens Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin

>>Presupuesto Original >>Modificar.

Acceso va cdigo de transaccin

Crear o Modificar Presupuesto CJ30
Visualizar presupuesto CJ31

Acceso mediante men Acceso va cdigo de transaccin

Haga doble clic sobre la transaccin y mostrara la siguiente pantalla:

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Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre Descripcin Tipo de Accin del usuario y valores

del campo Campo
Digite el Cdigo del proyecto si lo conoce.
Si no conoce el cdigo haga clic en el matchcode y
mostrara la siguiente pantalla:

Clave que
Def.proyect identifica una Obligatori
o definicin de o
proyecto

Luego haga clic en y aparecer el listado de los

proyectos, escoja el proyecto a presupuestar y haga clic
en .
Clave que Seleccione el elemento PEP
Elemento
identifica un Opcional
PEP
elemento PEP
Moneda de Cdigo de Perfil COP o seleccin va bsqueda con
Moneda Opcional
transaccin matchcode

Haga clic sobre el icono para pasar a la pantalla Modificar presupuesto

inicial: Acceso: e ingresar los montos por elemento PEP.

Recomendacin:

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1. Iniciar el ingreso de los datos del presupuesto para el ao y para el total desde el nivel
jerrquico inferior, en forma ascendente hasta completar todos los niveles inferiores (los
niveles jerrquicos superiores son totalizados automticamente por el sistema).

2. Puede cambiar la representacin de los elementos PEP en las pantallas. Siguiendo la

siguiente ruta: Men superior Opciones >> Repres. Resumen Elemen. Luego haga clic
en y finalmente haga clic en .

Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre del Descripcin Tipo de Accin del usuario y Comentarios

campo Campo valores
Perodo Indica el ao Obligatori Seleccione primero el
o ao, para ingresar los
valores correspondientes.
Una vez termine de

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diligenciar los valores

escoja el Total y vuelva a
diligenciar los valores.
Niv. Nivel de jerarqua
dentro de la
estructura del
Proyecto
Elemento PEP Clave que identifica
un elemento PEP
Presupuesto Valor del presupuesto Posicion el cursor sobre
para el perodo la casilla donde se va a
visualizado registrar el monto para los
Obligatori
elemento PEP de nivel
o
inferior. Esta actividad se
realizar por periodo ao y
para el total.
Moneda Moneda de El dato lo trae el sistema
transaccin directamente de la
sociedad CO.
Total Plan Este campo indica el El dato lo trae el sistema
versin 0 valor planeado por por defecto.
Elemento PEP. Como
resultado de la
planeacin de cada
una de las
operaciones

En la siguiente pantalla se visualiza el ingreso de los montos en los niveles inferiores de los
Elementos PEP.
Los niveles superiores se identifican porque tienen en la primera columna el siguiente icono
a este nivel no se ingresan valores

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Luego vaya el men superior de la pantalla y siga la siguiente ruta Tratar / Marcar / Marcar
todo cuando estn las filas seleccionadas en color amarillo nuevamente siga la siguiente ruta
Tratar / Totalizar y aparecer el mensaje Totalizar que se presenta en la siguiente pantalla
se deben seleccionar Valores anuales y valores totales, y haga clic en

El sistema totalizara el presupuesto de los Elementos PEP de nivel superior, como se muestra
en la siguiente imagen. Este procedimiento se debe realizar para cada periodo de ao y para el
total.

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Para visualizar el presupuesto total y por periodos de un Elemento PEP, seleccione el

Elemento, haga clic en el icono y el sistema mostrara la siguiente pantalla:

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Para regresar a la pantalla principal haga clic en

Al finalizar la edicin de todos los elementos PEP, haga clic sobre el icono o sobre
para verificar si existen errores luego guarde el proyecto presionando el botn y arrojara el
siguiente mensaje.

2 LIBERACIN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

2.1 ACCESO A LA TRANSACCIN

Acceso mediante mens Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin

>>Liberacin >>Modificar.

Acceso va cdigo de transaccin

Crear o Modificar Liberacin CJ32
Visualizar Liberacin CJ33

Acceso mediante men Acceso va cdigo de transaccin

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Haga doble clic sobre la transaccin para que muestre la siguiente pantalla:

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Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre Descripcin Tipo de Accin del usuario y valores Comentario

del campo Campo s
Digite el Cdigo del proyecto si lo conoce.
Si no conoce el cdigo haga clic en el
matchcode y mostrara la siguiente
pantalla:

Clave que
Def.proyect identifica una Obligatori
o definicin de o
proyecto

Luego haga clic en y aparecer el

listado de los proyectos, escoja el
proyecto a presupuestar y haga clic en
.

Clave que Seleccione el elemento PEP

Elemento
identifica un Opcional
PEP
elemento PEP
Moneda de Cdigo de Perfil COP o seleccin va
Moneda Opcional
transaccin bsqueda con matchcode

Luego haga clic en el icono para pasar a la pantalla siguiente:

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La liberacin puede ser Total o Parcial para el proyecto.

Cuando la liberacin sea parcial (Mensual), cada vez que se registre el monto debe ser
acumulado porque el presupuesto en SAP lo maneja anualizado.

Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre del Descripcin Tipo de Accin del usuario y valores Comentarios

campo campo
Liberacin Valor Se selecciona la celda Se puede liberar
plan/presupuesto del correspondiente al elemento el total del
objeto seleccionado PEP, para ingresar el monto presupuesto
para el perodo que se requiere liberar. desde el inicio
visualizado. Al igual que en presupuesto se del proyecto o
debe registrar el monto en los puede ser
Obligator Elemento PEP de los niveles parcial
io inferiores. (mensual)
Porque el sistema totaliza los
valores a liberar para los
elementos PEP de los niveles
superiores, estos niveles se
identifican porque en la primera
columna tienen el icono

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Una vez ingresado los montos parciales, siga la siguiente ruta del men, seleccione Tratar
Marcar Marcar Todo.

Una vez marcada toda la tabla, seleccionar Tratar Totalizar para calcular la liberacin total
efectuada

En la ventana emergente Totalizar, se deben seleccionar Valores anuales y valores totales y

haga clic en

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El sistema totalizara la liberacin de los Elementos PEP de nivel superior, como se muestra en
la siguiente imagen. Este procedimiento se debe realizar para cada periodo de ao y para el
total.

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Al finalizar la edicin de todos los elementos PEP, haga clic sobre el icono o sobre
para verificar si existen errores .

Siguiente, Guarde el proyecto presionando el botn y saldra el siguiente mensaje

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3 TRASPASO DEL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO.

3.1 ACCESO A LA TRANSACCIN

Acceso mediante mens Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin

>>Traspaso

Acceso va cdigo de transaccin

Traspaso de presupuesto CJ34

Acceso mediante men Acceso va cdigo de transaccin

Haga doble clic sobre la transaccin para que muestre la siguiente pantalla:

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Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre del Descripcin Tipo de Accin del usuario y Comentarios

campo campo valores
Ejercicio emisor Es el ao del que el Ingresar el ao al que Elemento PEP
objeto emisor cede una Obligato corresponde que emite el
parte de su rio traslado
presupuesto.
Ejercicio emisor Es el ao en el que el Ingresar el ao al que Elemento PEP
objeto receptor percibe corresponde que recibe el
Obligato
un presupuesto traslado
rio
adicional.

Gestionar Total Al fijar este indicador, el Seleccionar el flag

presupuesto global y el
anual se modifican por
el mismo importe. Obligato
rio

A continuacin oprima el icono de Enter o , aparece la siguiente ventana:

En la pantalla Trasladar presupuesto: Vis.Ist, se ingresa la informacin como especifica la

siguiente tabla:

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Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre del Descripcin Tipo de Accin del usuario y Comentar

campo campo valores ios
Emis. Elemento Clave que identifica un Ingrese el Elemento
PEP elemento PEP emisor. Obligato PEP o seleccin va
rio bsqueda con
matchcode
Ejercicio emisor El ao del que el objeto Lo trae por defecto el
emisor cede una parte de sistema
su presupuesto.

Receptor Clave que identifica un Ingrese el Elemento

elemento PEP elemento PEP receptor. Obligato PEP o seleccin va
rio bsqueda con
matchcode
Ejercicio receptor Es el ejercicio en el que el Lo trae por defecto el
objeto receptor percibe un sistema
presupuesto adicional.

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Importe Monto a trasladar Ingresar el monto a

Obligato
trasladar de un
rio
elemento PEP a otro
Moneda Moneda de transaccin Obligato Cdigo COP para
rio colombia

Si el traslado es entre elementos del mismo proyecto, los elementos PEP no pueden tener igual
jerarqua. El traslado se puede hacer nicamente de un PEP hacia otro de nivel inferior.

Siempre debe oprimir el icono de verificar , para asegurar que no existan errores en la
contabilizacin .

Antes de realizar la contabilizacin el presupuesto debe haber sido liberado para que los
montos del mismo estn a disposicin

A continuacin seleccione Traslado Contabilizar

Y generara el mensaje en la parte inferior de la pantalla

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Si se requiere hacer un nuevo traspaso oprima el icono de Enter o , y siga los pasos
anteriormente descritos.

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4 DEVOLUCIN DE PRESUPUESTO
Existen dos formas de hacer devoluciones una por la CJ38 En Proyecto donde se visualiza
todo el detalle de costos del proyecto por Elemento PEP y otra CJ35 De Proyecto donde no
visualiza ningn detalle del proyecto

4.1. DEVOLUCIN DE PRESUPUESTO EN PROYECTO CJ38:

Acceso mediante mens Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin

>>Devolucin >> En proyecto

Acceso va cdigo de transaccin

Devolucin de presupuesto CJ38

Acceso mediante men Acceso va cdigo de transaccin

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Haga doble clic sobre la transaccin para que muestre la siguiente pantalla:

Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre Descripcin Tipo de Accin del usuario y valores Comentario

del campo Campo s
Digite el Cdigo del proyecto si lo conoce.
Si no conoce el cdigo haga clic en el
matchcode y mostrara la siguiente
pantalla:

Clave que
Def.proyect identifica una Obligatori
o definicin de o
proyecto

Luego haga clic en y aparecer el

listado de los proyectos, escoja el
proyecto a presupuestar y haga clic en
.

Clave que Seleccione el elemento PEP

Elemento
identifica un Opcional
PEP
elemento PEP
Moneda de Cdigo de Perfil COP o seleccin va
Moneda Opcional
transaccin bsqueda con matchcode

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A continuacin haga clic en , para pasar a la siguiente ventana:

Ingresar el valor de la devolucin presupuestal en el Elemento PEP

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Una vez ingresado los montos, siga la siguiente ruta del men, seleccione Tratar Marcar
Marcar Todo.

Una vez marcada toda la tabla, seleccionar Tratar Totalizar para calcular la devolucin total
efectuada

En la ventana emergente Totalizar, se deben seleccionar Valores anuales y valores totales y

haga clic en

El sistema totalizara la devolucin de los Elementos PEP de nivel superior, como se muestra
en la siguiente imagen. Este procedimiento se debe realizar para cada periodo de ao y para el
total.

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Al finalizar la edicin de todos los elementos PEP, haga clic sobre el icono o sobre
para verificar si existen errores .

Siguiente, Guarde el proyecto presionando el botn y saldr el siguiente mensaje

4.2. DEVOLUCIN DE PRESUPUESTO DE PROYECTO - CJ35:

Acceso mediante mens Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin

>>Devolucin >> En proyecto

Acceso va cdigo de transaccin

Devolucin de presupuesto CJ35

Acceso mediante men Acceso va cdigo de transaccin

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MODIFICACIONES Pgina 28 de
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Haga doble clic sobre la transaccin para que muestre la siguiente pantalla:

Aprob: Tom Delfino

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MODIFICACIONES Pgina 29 de
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Oprima el icono de Enter o y aparecera la siguiente pantalla:

Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre del Descripcin Tipo de Accin del usuario y Comentar

campo campo valores ios
Emis. Elemento Clave que identifica un Ingrese el Elemento
Obligato
PEP elemento PEP emisor. PEP que tiene el monto
rio
de la devolucin o

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seleccin va bsqueda
con matchcode
Importe Monto a devolver Obligato Ingresar el monto de la
rio devolucin
Moneda Moneda de transaccin Obligato Cdigo COP para
rio Colombia
Ejercicio El ao del que el objeto Lo trae por defecto el
emisor hace la devolucin sistema
de su presupuesto.

Total Si selecciona este Marque este indicador

indicador se modifica el
Obligato
presupuesto global del
rio
emisor de la misma forma
que el presupuesto anual.

Siempre debe oprimir el icono de verificar , para asegurar que no existan errores en la
contabilizacin .

Siguiente, Guarde el proyecto presionando el botn y saldr el siguiente mensaje

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5 SUPLEMENTO ADICIN DE PRESUPUESTO.

Existen dos formas de hacer suplementos una por la CJ37 En Proyecto donde se visualiza
todo el detalle de costos del proyecto por Elemento PEP y otra CJ36 De Proyecto donde no
visualiza ningn detalle del proyecto.

5.1 SUPLEMENTO DE PRESUPUESTO EN PROYECTO CJ37:

Acceso mediante mens Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin

>>Devolucin >> En proyecto

Acceso va cdigo de transaccin

Suplemento de presupuesto CJ37

Acceso mediante men Acceso va cdigo de transaccin

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MODIFICACIONES Pgina 32 de
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Haga doble clic sobre la transaccin para que muestre la siguiente pantalla:

Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre Descripcin Tipo de Accin del usuario y valores Comentario

del campo Campo s
Digite el Cdigo del proyecto si lo conoce.
Si no conoce el cdigo haga clic en el
matchcode y mostrara la siguiente
pantalla:

Clave que
Def.proyect identifica una Obligatori
o definicin de o
proyecto

Luego haga clic en y aparecer el

listado de los proyectos, escoja el
proyecto a presupuestar y haga clic en
.

Clave que Seleccione el elemento PEP

Elemento
identifica un Opcional
PEP
elemento PEP
Moneda de Cdigo de Perfil COP o seleccin va
Moneda Opcional
transaccin bsqueda con matchcode

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MODIFICACIONES Pgina 33 de
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A continuacin haga clic en , para pasar a la siguiente ventana:

Ingresar el valor de la devolucin presupuestal en el Elemento PEP

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MODIFICACIONES Pgina 34 de
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Una vez ingresado los montos, siga la siguiente ruta del men, seleccione Tratar Marcar
Marcar Todo.

Una vez marcada toda la tabla, seleccionar Tratar Totalizar para calcular el suplemento
total efectuada

En la ventana emergente Totalizar, se deben seleccionar Valores anuales y valores totales y

haga clic en

El sistema totalizara el suplemento de los Elementos PEP de nivel superior, como se muestra
en la siguiente imagen. Este procedimiento se debe realizar para cada periodo de ao y para el
total.

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MODIFICACIONES Pgina 35 de
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Al finalizar la edicin de todos los elementos PEP, haga clic sobre el icono o sobre
para verificar si existen errores .

Siguiente, Guarde el proyecto presionando el botn y saldr el siguiente mensaje

5.2 SUPLEMENTO DE PRESUPUESTO DE PROYECTO CJ36:

Acceso mediante mens Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin

>>Devolucin >> En proyecto

Acceso va cdigo de transaccin

Suplemento de presupuesto CJ36

Acceso mediante men Acceso va cdigo de transaccin

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Elabor: Javier Casais
Oscar Iregui 24-11-2011
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MODIFICACIONES Pgina 36 de
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Haga doble clic sobre la transaccin para que muestre la siguiente pantalla:

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MODIFICACIONES Pgina 37 de
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Oprima el icono de Enter o y aparecer la siguiente pantalla:

Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre del Descripcin Tipo de Accin del usuario y Comentar

campo campo valores ios
Receptor Clave que identifica un Ingrese el Elemento
Elemento PEP elemento PEP receptor. PEP que va a recibir el
Obligato
monto o seleccin va
rio
bsqueda con
matchcode
Importe Monto a adicionar Obligato Ingresar el monto que
rio se va a adicionar en el

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Elemento PEP
Moneda Moneda de transaccin Obligato Cdigo COP para
rio Colombia
Ejercicio El ao del que el objeto Lo trae por defecto el
receptor hace el sistema
suplemento al
presupuesto.

Total Si selecciona este Marque este indicador

indicador, se modifica el
Obligato
presupuesto global de la
rio
misma forma que el
presupuesto anual.

Siempre debe oprimir el icono de verificar , para asegurar que no existan errores en la
contabilizacin .

Siguiente, Guarde el proyecto presionando el botn y saldr el siguiente mensaje

.

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6 SISTEMAS DE INFORMACIN
6.1 REPORTE DE ACTUALIZACIONES DE PRESUPUESTO
Acceso mediante mens (Acceso va mens R/3)
Finanzas/ Sistema de Proyectos / Sistema de Informacin /
Controlling /Costos / Referente al Presupuesto /
Actualizaciones de presupuesto
Acceso va cdigo de transaccin (Para visualizar el cdigo de la transaccin: R/3 -> Sistema ->
Status)
S_ALR_87013560

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Haga doble clic y aparecer la siguiente pantalla, en el campo proyecto busque con el
matchcode el proyecto que desee visualizar luego haga clic en ejecutar .

Aparecer la siguiente imagen, donde se ve la estructura creada en el proyecto en forma

jerrquica, donde incluye todos los elementos del proyecto y en las columnas se pueden
visualizar los diferentes movimientos realizados al presupuesto tales como: Presupuesto
Original, suplementos, devoluciones, traslados, presupuesto actual y liberaciones.

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6.2 REPORTE COMPARATIVO POR PROYECTO DE PRESUPUESTO / REAL /

COMPROMETIDO / PLAN RESTANTE / ASIGNADO
Acceso mediante mens (Acceso va mens R/3)
Men SAP \ Logstica \ Sistema de proyectos \ Sistema de
informacin \ Controlling \ Costos \ Referente al presupuesto
\ Presup../Real/Compr./Plan restante/Asign.
Acceso va cdigo de transaccin (Para visualizar el cdigo de la transaccin: R/3 -> Sistema ->
Status)
S_ALR_87013558

EN EL CAMPO PERFIL BD DE LA IMAGEN INDICAR PERFIL DIGITE COMO PERFIL DE LA BASE DE

DATOS 000000000001 (ONCE CEROS Y UN UNO AL FINAL), HAGA CLIC EN EL ICONO
(CONTINUAR INTRO), APARECER ENTONCES LA IMAGEN SELECCIN:
PRESUP./REAL/COMPR./PL.REST./ASIGN., QUE SE MUESTRA A CONTINUACIN, COMPLETE LOS
CAMPOS CON LA INFORMACIN QUE SE ESPECIFICA EN LA TABLA SIGUIENTE:

(Nombre Descripcin Tipo de Accin de usuario y Comentarios

campo) campo valores
Proyecto Campo que determina el Obligatorio Digite el cdigo del A modo de
cdigo del proyecto al proyecto al cual desea ejemplo, para ste

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cual se le quiere crear un crearle un informe de INSTRUCTIVO, se

informe de presupuesto. presupuesto utilizar el proyecto
de prueba UNNC-
BG-0603-06

Haga clic en el icono (Ejecutar), aparecer entonces la imagen Ejecutar

Presup./Real/Compr./Pl.rest./Asign.: Resumen que se muestra a continuacin, y que dependiendo
de la magnitud del proyecto y de la cantidad de elementos PEP puede tener varias pginas.

Estructura del informe:

No. de Nombre de Descripcin

Columna Columna
1 Objeto Cdigo de los elementos PEP
2 Descripcin de los elementos PEP
Presupuesto
3 Monto total presupuestado
Total
Valores causados o facturados correspondiente a las entradas de
4 Real Total
mercancas servicios
Comprometi Corresponde a lo que an no se ha causado por concepto de
5
do pedidos y solicitudes de pedidos del proyecto.
Corresponde al plan restante de rdenes (diferencia entre el
6 PlanResOrd
Presupuesto y lo Real)
7 Asignado Correspondiente al presupuesto asignado, que se constituye como

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la sumatoria de los montos correspondientes a las columnas 4, 5 y

Total
6
Correspondiente del presupuesto disponible, que se constituye
8 Disponible como la diferencia entre el monto total de lo presupuestado
(columna 3) y lo asignado (columna 7).

Ahora bien existe una zona de navegacin ubicada en la parte izquierda de la pantalla que se
representa a continuacin, mediante la cual es posible crear el informe de presupuesto del
proyecto por categora de valor, por perodo / ao, por moneda de la transaccin por
operacin empresarial,

para utilizarla inicialmente haga clic sobre el icono y posteriormente sobre el

elemento correspondiente, que ahora aparece resaltado en color naranja, as por ejemplo el
informe por perodo ao se visualiza como se muestra en la siguiente imagen

Para regresar a la vista inicial del informe haga doble clic en el icono .

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Otros reportes de Presupuesto:

De modo muy similar al aqu indicado y partiendo de la ruta: Men SAP \ Logstica \ Sistema
de proyectos \ Sistema de informacin \ Controlling \ Costos \ Referente al presupuesto
puede generar los siguientes informes relacionado al presupuesto:

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