DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE PARA LA EMPRESA

FABRIFARMA S.A.

LINA MARA GUTIRREZ ARROYAVE

CDIGO 200522391

UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION
CONTADURIA PBLICA
SANTIAGO DE CALI
2012

1
DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE PARA LA EMPRESA
FABRIFARMA S.A.

LINA MARA GUTIRREZ ARROYAVE

CDIGO 200522391

TRABAJO DE GRADO

DIRIGIDO POR:
BIBIANA RENDN LVAREZ

UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION
CONTADURIA PBLICA
SANTIAGO DE CALI
2012

2
 CONTENIDO

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................................... 12

1.1 Aproximacin del Problema .......................................................................................... 12

1.2 Formulacin del Problema ............................................................................................ 13

1.3 Sistematizacin del Problema ....................................................................................... 13

2. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 14

2.1 Objetivo General .......................................................................................................... 14

2.2 Objetivos Especficos .................................................................................................... 14

3. JUSTIFICACIN ................................................................................................................. 15

4. MARCO DE REFERENCIA ................................................................................................... 16

4.1 MARCO TERICO .......................................................................................................... 16

4.1.1 Organizacin ......................................................................................................... 16

4.1.2 Sistemas de Informacin ....................................................................................... 17

4.1.3 Sistema de Informacin Contable .......................................................................... 19

4.2 ENTORNO ORGANIZACIONAL ....................................................................................... 22

4.2.1 Entorno Directo del Sistema de Informacin Contable .......................................... 23

4.2.2 Entorno Indirecto o Externo del Sistema de Informacin Contable ........................ 23

4.3 MARCO JURDICO ......................................................................................................... 23

4.3.1 Objetivos y Cualidades de la Informacin Contable.............................................. 23

4.3.2 Artculo 4. Cualidades de la informacin contable ................................................. 24

4.3.3 Caractersticas Cualitativas de la informacin contable ......................................... 25

4.3.4 Estados financieros ............................................................................................... 25

3
4.3.5 Impuestos aplicables a la organizacin ................................................................. 29

5. GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIN ........................................................................... 35

5.1 RESEA HISTRICA ....................................................................................................... 35

5.1.1 Quienes Son .......................................................................................................... 35

5.1.2 Misin ................................................................................................................... 35

5.1.3 Visin .................................................................................................................... 36

6. DISEO METODOLGICO ................................................................................................. 37

6.1 TIPO DE ESTUDIO .......................................................................................................... 37

6.2 METODOS DE INVESTIGACIN ...................................................................................... 37

6.3 FUENTES Y TECNICAS PARA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN .................................. 38

6.3.1 Fuentes Secundarias ............................................................................................. 38

6.3.2 Fuentes Primarias ................................................................................................. 38

6.4 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN ............................................................................ 39

7. DIAGNSTICO................................................................................................................... 40

7.1 ENTORNO JURIDICO...................................................................................................... 41

7.1.1 Legislacin Comercial. ........................................................................................... 42

7.1.2 Legislacin Laboral. ............................................................................................... 43

7.1.3 Legislacin Tributaria. ........................................................................................... 43

7.1.4 Derecho Civil. ........................................................................................................ 44

7.1.5 Entorno econmico. .............................................................................................. 44

7.1.6 Anlisis Econmico Internacional .......................................................................... 47

7.1.7 Entorno Tecnolgico ............................................................................................. 49

4
7.1.8 Entorno Poltico .................................................................................................... 51

7.1.9 Entorno Cultural.................................................................................................... 54

7.2 DIAGNSTICO INTERNO ................................................................................................ 56

7.2.1 Diagnstico del Proceso Administrativo................................................................. 57

7.3 DIAGNSTICO REA CONTABLE FINANCIERA ................................................................ 63

7.3.1 Definicin.............................................................................................................. 63

7.3.2 Anlisis.................................................................................................................. 63

8. DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE ......................................................... 66

8.1 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE ................................................ 67

8.1.1 Objetivo General ................................................................................................... 67

8.1.2 Objetivos Especficos ............................................................................................. 67

8.2 USUARIOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE ................................................. 68

8.2.1 Usuarios Externos ................................................................................................. 69

8.2.2 Usuarios Internos .................................................................................................. 70

8.3 COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE ........................................ 72

8.4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES ................................................................. 73

8.4.1 Objetivo ................................................................................................................ 73

8.4.2 Manual de Compras .............................................................................................. 73

8.4.3 Manual de Costos ............................................................................................... 108

8.4.4 Manual de facturacin ........................................................................................ 146

8.4.5 Manual de Recursos Humanos ............................................................................ 150

8.4.6 Manual de tesorera ............................................................................................ 156

5
8.4.7 Manual de cartera............................................................................................... 161

8.4.8 Manual rea contable ......................................................................................... 164

9. CONCLUSIONES .............................................................................................................. 189

10. RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 190

11. BIBLIOGRAFA ................................................................................................................. 191

6
 LISTA DE FIGURAS
PAG

Figura 1. Entradas, Procesos y Salidas SIC 66

Figura 2. Mano de Obra Directa 110

Figura 3. Reporte de MOD 116

Figura 4. Plancha Maestra de Costos 119

Figura 5. Distribucin de MOI 122

Figura 6. Costeo de Maquinaria y Equipo 123

Figura 7. CIF 141

Figura 8. Totalizacin de los Costos 145

Figura 10. Balance Comparativo al 31 de diciembre de 2011 y 2010 185

Figura 11. Estado de Resultados Comparativo 186

Figura 12. Flujograma del Ciclo Contable 187 - 188

7
 LISTA DE TABLAS
PAG
Tabla 1. Oportunidades y amenazas del Entorno Jurdico 45

Tabla 2. Crecimiento Real Enero Abril de 2011 47

Tabla 3. Principales Laboratorios por Valor en Ventas 47

Tabla 4. Las 10 economas ms grandes por PIB. 2011 48

Tabla 5. Oportunidades y amenazas del Entorno Econmico 49

Tabla 6. Oportunidades y amenazas del Entorno Tecnolgico 51

Tabla 7. Oportunidades y amenazas del Entorno Poltico 54

Tabla 8. Oportunidades y amenazas del Entorno Cultural 56

Tabla 9. Fortalezas y Debilidades de la Funcin de Planeacin 58

Tabla 10. Fortalezas y Debilidades de la Funcin de Organizacin 60

Tabla 11. Fortalezas y Debilidades de la Funcin de Direccin 62

Tabla 12. Fortalezas y Debilidades de la Funcin de Control 63

Tabla 13. Proceso Compras de Mantenimiento 76

Tabla 14. Proceso Compras de Insumos Bsicos 80

Tabla 15. Proceso Compras no Comunes 83

Tabla 16. Proceso Servicios de Calibraciones 86

Tabla 17. Proceso Compras de Control y Calidad 90

8
Tabla 18. Proceso Compras de Administracin 94

Tabla 19. Proceso Compras en el Exterior 98

Tabla 20. Proceso Compras de Produccin 102

Tabla 21. Proceso Compras de Activos de Mayor Cuanta 106

Tabla 22. Proceso de Diligenciamiento Costo de MOD 110

Tabla 23. Proceso de Diligenciamiento Reporte de Produccin 115

Tabla 24. Proceso de Diligenciamiento Plancha Maestra de Costos 119

Tabla 25. Proceso de Costo de Maquinaria y Equipo 124

Tabla 26. Costo de Uso de la Maquinaria y Equipo 125

Tabla 27. Proceso de diligenciamiento del formato de CIF 141

Tabla 28. Proceso de Costeo Gastos Administrativos 144

Tabla 29. Proceso de Facturacin 148

Tabla 30. Proceso de Elaboracin de Nomina 152

Tabla 31. Proceso Liquidacin de Horas Extras 155

Tabla 32. Proceso de Tesorera 158

Tabla 33. Proceso de Recaudo de Cartera 163
Tabla 34. Proceso rea Contable 166

Tabla 35. Proceso Ciclo Contable 170

Tabla 36. Proceso Conciliaciones Bancarias 173

Tabla 37. Proceso para la Liquidacin de retenciones 176

Tabla 38. Proceso para Ajustes y Reclasificaciones 179

Tabla 39. Proceso de elaboracin de los estados financieros 182

9
 INTRODUCCIN

La finalidad de este trabajo de grado es presentar un diseo del sistema de

informacin contable que aplique al laboratorio farmacutico FABRIFARMA S.A.
buscando integrar todos los procesos que afecten la contabilidad en un solo
sistema de gestin permitiendo observar y comprender de una manera clara y
precisa cmo funciona el engranaje entre las diferentes reas y el rea contable, a
su vez, que le ayude a facilitar y direccionar de una manera exacta y precisa la
toma de decisiones.

El presente trabajo trae como consecuencia una gran herramienta para la

empresa con el fin de implementar un sistema de informacin contable que
permita tener mayor solidez en los procesos para hacerlos mas consistentes e
integrales acorde a las necesidades de la compaa y a los requerimientos que
exige hoy en da el mercado en el cual se desenvuelve, es relevante debido a los
cambios econmicos y como este se ve afectado en la manera de enfrentar y
responder a dichos cambios. Para toda empresa es muy importante saber con qu
herramientas cuenta para enfrentarse a un mercado, que cada da alcanza un
nivel de competencia ms exigente y requiere mayor productividad en sus
procesos.

Inicialmente se hizo una observacin general del comportamiento del entorno

jurdico, econmico, tecnolgico, poltico y cultural con el fin de identificar y percibir
de manera acertada y conveniente las amenazas y oportunidades que puedan
influir en la organizacin para adaptarse a los cambios frecuentes que hay en el
medio por la globalizacin de los mercados; as mismo se hace un diagnostico de
los procesos administrativos al interior de la compaa para identificar las
actividades, funciones y operaciones que generen valor agregado a los procesos y
potencializarlas hacia una optimizacin de los recursos en beneficio de la
sostenibilidad del negocio a largo plazo.

Con los procesos anteriormente descritos y a travs del desarrollo del trabajo de
grado se espera ofrecer todo un sistema contable integrado donde su principal
propsito es dejar un proceso estandarizado para preparar informacin contable
de calidad basado en dos caractersticas fundamentales como son la utilidad, la
10
cual busca que la informacin sea relevante, veraz, confrontable y oportuna para
ayudar a quienes toman decisiones en la evaluacin de la situacin financiera, la
rentabilidad y las perspectivas futuras del negocio y; la confiabilidad, que se
caracteriza por la aceptacin y confianza que tiene el usuario para manejar la
informacin.

Este trabajo de grado plasma el esfuerzo, la dedicacin y el compromiso con el

cual se ha llevado a cabo, donde se busca ofrecer una propuesta idnea en la
implementacin de un sistema de informacin contable para la empresa
FABRIFARMA S.A. la cual va a ser de gran utilidad en todas las reas y personas
que participan en el proceso de integracin de la informacin con el nico objetivo
de entregar de la manera ms confiable y objetiva todos los resultados financieros
de la compaa los cuales sern de gran apoyo para la toma de decisiones
gerenciales y definir las pautas a seguir buscando el crecimiento sostenible de la
empresa a largo plazo.

11
 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Aproximacin del Problema

Debido a la escasa gestin desempeada por el rea administrativa y por ende al

rea contable, y a la falta de control administrativo en los primeros cuatro aos de
vida de FABRIFARMA S.A., se visualiza que la compaa no ha podido establecer
de manera organizada los procedimientos y procesos, entre las diferentes reas
de la organizacin, se observa tambin una deficiente interrelacin entre las reas.
Adems no se tiene un concepto claro y preciso de los procesos contables, por
parte de los usuarios de la informacin, por las mltiples funciones carentes de
supervisin realizadas por estos.

FABRIFARMA S.A. es una mediana empresa, que no cuenta con los suficientes
recursos financieros, pese a las grandes dificultades, que presenta para su
sostenimiento econmico, debido, a que su principal fuente de ingreso depende
exclusivamente de las necesidades productivas de sus clientes, ya que, su objeto
social es la fabricacin de productos farmacuticos, anlisis de materias primas y
estudios de estabilidad, a terceros, es una compaa que se ve afectada por la
carencia de un Diseo de Informacin Contable, en diversas ocasiones por no
tener una informacin fidedigna y oportuna que le permita tomar decisiones que
sean decisivas y claves, que la lleven a conseguir un resultado que satisfaga
plenamente las necesidades de la organizacin.

Segn lo descrito anteriormente de la compaa, se ve la necesidad de disear un

Sistema de Informacin Contable, que permita y refleje mejoras continuas en los
procesos del manejo de la informacin, con una estructuracin y metodologa del
diseo que pueda facilitar una mejor gestin de los mismos, y adems refleje la
interrelacin de las diferentes reas contables administrativas.

12
1.2 Formulacin del Problema

Cul seria un adecuado sistema de informacin contable para la compaa

FABRIFARMA S.A., que le permita tener control de las actividades contables las
cuales afectan directa o indirectamente su buen curso, para una asertiva y
oportuna toma de decisiones?

1.3 Sistematizacin del Problema

Qu sistema de informacin contable existe en la compaa FABRIFARMA S.A.

que soporte o direccione, de manera estratgica los procesos realizados
contablemente por la misma?

Cmo se ve afectado el manejo y uso inadecuado del sistema de informacin

contable en una compaa?

De qu manera, se beneficia la organizacin con el levantamiento de un

apropiado diseo de un sistema contable?

13
 2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General

Disear un sistema de informacin contable para la empresa FABRIFARMA S.A.,

que se ajuste a los requerimientos segn los procesos y adems la direccin hacia
una correcta toma de decisiones que le permita ser competitiva en el mercado
manteniendo un crecimiento sostenible en el tiempo.

2.2 Objetivos Especficos

Realizar un diagnstico generalizado de las variables externas que puedan

incidir en el manejo del rea contable-administrativa.

Conocer los procesos que se ejecutan en el rea contable, para identificar

las dificultades que afecten su normal desarrollo.

Elaborar un manual de procedimientos y polticas del sistema contable de la

compaa, que ayude en forma determinante y productiva a un mejor
manejo de la misma.

Disear los diagramas de flujo para estandarizar los procedimientos con

base en los manuales propuestos.

14
 3. JUSTIFICACIN

Considerando la inexistencia de un sistema de informacin contable que dirija a la

compaa hacia la estandarizacin de los mtodos y procedimientos; y la
optimizacin de los recursos utilizados encaminados a controlar los procesos
financieros, el objetivo de esta prctica empresarial en el laboratorio farmacutico
FABRIFARMA S.A. es implementar un modelo organizacional donde se integren
todas las reas de la empresa y oriente a la alta gerencia en la correcta toma de
decisiones.

Para enfrentar los grandes retos que exige la globalizacin de la economa, las
empresas necesitan desarrollar mecanismos al interior de la misma que permitan
enfocar sus esfuerzos organizacionales con el objetivo de ser ms eficientes en
todo el conjunto productivo, como lo es la cadena de abastecimiento, y conseguir
condiciones de competitividad ms consolidadas que soporten un entorno
econmico cada vez ms agresivo.

Dado lo anterior la herramienta que soporta e integra todas las reas que
intervienen en la cadena productiva es el sistema de informacin contable porque
rene, depura, transforma, cuantifica y armoniza todo el ambiente de la empresa,
convirtindola en la fuente principal para la optimizacin del proceso de toma de
decisiones en los negocios.

El diseo de un sistema de informacin contable, invita a FABRIFARMA S.A. a

desarrollar todo el potencial informativo que se encuentra en el mismo, que
conlleve a generar estrategias de posicionamiento en el mercado farmacutico y
as mismo continuar con el crecimiento sostenible en el corto, mediano y largo
plazo, esperado mediante el logro de las metas planteadas por los socios.

15
 4. MARCO DE REFERENCIA

4.1 MARCO TERICO

4.1.1 Organizacin

Las organizaciones son formaciones sociales complejas, racionalmente

constituidas, con un circulo precisable de miembros y una concreta definicin de
funciones, orientadas de manera consciente hacia fines y objetivos concretos
reconocidos por el ordenamiento jurdico. Concepto que puede ser reforzado, en
cuanto que una organizacin es un grupo grande de personas, estructurado en
forma impersonal con el fin de alcanzar determinados objetivos. Este concepto
abarca las instituciones burocratizadas entre las que se hallan las empresas, los
hospitales, las prisiones, las escuelas, las universidades, los departamentos
administrativos, el ejrcito, las iglesias y las asociaciones. Es decir el termino
organizacin, no se circunscribe de manera nica y exclusivas a las empresas
productivas, comerciales o de servicios, sean estas pblicas o privadas, con o sin
nimo de lucro.1

4.1.1.1 Empresa

El artculo 6 del decreto 2649/93 define: el ente econmico es la empresa, esto

es, la actividad econmica organizada como una unidad, respecto de la cual se
predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma
tal que se distinga de otros entes.2

1
BARRIOS ALVAREZ, Claudia y RIVERA ARRUBLA, Yaismir Adriana. Sistemas Contables Administrativo:
Anlisis de su Contribucin al Ordenamiento Espacio-Temporal de las Organizaciones. Santiago de Cali-
Colombia: Facultad de Ciencias de la Administracin. Universidad del Valle, 2011. Pg. 131-135.
2
Decreto 2649 Diciembre 29 de 1993. PUC Plan nico de Cuentas para Comerciantes. Grupo Editorial
NUEVA LEGISLACION.

16
En el artculo 25 del cdigo de comercio se describe el concepto de empresa
como toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin
circulacin, administracin o custodia de bienes, o para la prestacin de servicios.
Dicha actividad se realizar a travs de uno o ms establecimientos de comercio.

4.1.1.2 Toma de Decisiones

La toma de decisin se convierte as, en uno de los procesos ms difciles que

una organizacin debe adelantar, una vez que es un proceso complejo y esencial,
pues todas las acciones que se llevan a cabo en una organizacin son el resultado
de la toma de decisiones, en otras palabras, toda decisin es un compromiso para
emprender una accin.3

Por otro lado, los gerentes de las micros, pequeas y las medianas empresas se
apoyan para su toma de decisin en la informacin que se desprende de los
estados financieros tradicionales, aunque sea en un menor porcentaje algunos
gerentes afirmaron tener en cuenta indicadores no financieros como: satisfaccin
del cliente, clima organizacional, el posicionamiento del producto, la credibilidad
entre otros.4

4.1.2 Sistemas de Informacin5

La Teora General de los Sistemas (TGS), propuesta ms que fundada, por L.

von Bertalanffy (1945) aparece como una metateora, una teora de teoras (en
sentido figurado), que partiendo del muy abstracto concepto de sistema busca

3
GONZALEZ Gonzlez. Patricia y BERMUDEZ, Rodrguez. Tatiana. Una aproximacin al modelo de toma de
decisiones usados por los gerentes de las micros, pequeas y medianas empresas ubicadas en Cali, Colombia
desde un enfoque de modelo de decisin e indicadores financieros y no financieros., Colombia: Universidad
de Antioquia, 2008. Pg. 140.
4
Ibd. Pg. 153.
5
http://es.wikipedia.org/wiki/Teor%C3%ADa_de_sistemas

17
reglas de valor general, aplicables a cualquier sistema y en cualquier nivel de la
realidad.

La TGS surgi debido a la necesidad de abordar cientficamente la comprensin

de los sistemas concretos que forman la realidad, generalmente complejos y
nicos, resultantes de una historia particular, en lugar de sistemas abstractos
como los que estudia la Fsica.

La teora general de sistemas en su propsito ms amplio, contempla la

elaboracin de herramientas que capaciten a otras ramas de la ciencia en su
investigacin prctica. Por s sola, no demuestra ni deja de mostrar efectos
prcticos. Para que una teora de cualquier rama cientfica est slidamente
fundamentada, ha de partir de una slida coherencia sostenida por la TGS. Si se
cuenta con resultados de laboratorio y se pretende describir su dinmica entre
distintos experimentos, la TGS es el contexto adecuado que permitir dar soporte
a una nueva explicacin, que permitir poner a prueba y verificar su exactitud. Por
esto se la ubica en el mbito de las metateora.

La TGS busca descubrir isomorfismos en distintos niveles de la realidad que

permitan:

Usar los mismos trminos y conceptos para describir rasgos esenciales de

sistemas reales muy diferentes; y encontrar leyes generales aplicables a la
comprensin de su dinmica.
Favorecer, primero, la formalizacin de las descripciones de la realidad;
luego, a partir de ella, permitir la modelizacin de las interpretaciones que
se hacen de ella.
Facilitar el desarrollo terico en campos en los que es difcil la abstraccin
del objeto; o por su complejidad, o por su historicidad, es decir, por su
carcter nico. Los sistemas histricos estn dotados de memoria, y no se
les puede comprender sin conocer y tener en cuenta su particular
trayectoria en el tiempo.
Superar la oposicin entre las dos aproximaciones al conocimiento de la
realidad:

La analtica, basada en operaciones de reduccin.

La sistmica, basada en la composicin.

18
 La aproximacin analtica est en el origen de la explosin de la ciencia
desde el Renacimiento, pero no resultaba apropiada, en su forma
tradicional, para el estudio de sistemas complejos.

4.1.3 Sistema de Informacin Contable

Un soporte de esencial prioridad para toda organizacin en la toma de decisiones

es un riguroso y efectivo Sistema de Informacin Contable, el autor Edilberto
Montao lo define como la combinacin de personal, registros y procedimientos
que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de informacin
financiera. Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una
comprensin bsica de los sistemas de contabilidad.6

Otra definicin presentada por el autor Diego Delgadillo es el sistema de

informacin contable denominado tambin rea, seccin, departamento, divisin o
gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa en la cual se desarrollan
procesos y actividades especiales por la cual, agrupa a personas, recursos con la
funcin de manejar la informacin que generan sus transacciones, actividades y
hechos econmicos, a fin de producir y revelar informacin de carcter contable-
financiero que sea confiable y til, de manera que los responsables de la
administracin dispongan de ella oportunamente para las decisiones sobre el
manejo de los recursos y operaciones.7

As mismo Montao describe lo que se debe procurar dentro de la organizacin

con el Sistema de Informacin Contable ofrecer al usuario los estados financieros
que reflejan clara y oportunamente la realidad econmica de la empresa; tambin
ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de
costo/beneficio. Describiendo as cada una de ellas:

6
MONTAO O. Edilberto. Contabilidad y Legislacin. Control, valuacin y revelaciones. 3da. Edicin
actualizada 2011. Santiago de Cali-Colombia: Facultad de Ciencias de la Administracin. Universidad del
Valle, 2011. Pg. 59.
7
DELGADILLO R. Diego. El sistema de la Informacin Contable. Fundamentos y marco de referencia para su
administracin. Santiago de Cali Colombia: Facultad de Ciencias de la Administracin. Universidad del
Valle, Sede San Fernando, 2001. Pg. 17.

19
Con el control se busca llegar por parte de la administracin a una supervisin por
parte de las operaciones. Describindolos como mtodos y procedimientos de los
cuales se vale la organizacin para autorizar operaciones, resguardar sus activos
garantizar la fidelidad de los registros contables.

La compatibilidad se da cuando dicho sistema opera sin problemas con la

infraestructura, los usuarios y con las particularidades de un establecimiento en
particular.

Por otro lado la flexibilidad hace referencia a los frecuentes cambios en el negocio
que requieren reformas en el sistema de contabilidad. Un sistema bien
implementado de maleabilidad puede absorber esas variaciones sin necesidad de
una verificacin exhaustiva.

En la relacin aceptable de costo/beneficio despus de los tres elementos

mencionados anteriormente es de anotar que todo tiene un valor econmico, y se
puede dar que el costo del sistema sea superior a sus beneficios. Es aqu donde el
contador debe identificar como analista del sistema, y del gerente, como usuario
de la informacin. 8

4.1.3.1 USUARIOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE9

Los principales usuarios del Sistema Informacin Contable son los gerentes y
empleados dentro de la empresa que interactan con el sistema. El grado de
participacin puede variar de acuerdo con el tipo de usuario.
Los usuarios directos son quienes realmente interactan con el sistema. Ellos
ingresan los datos o reciben salidas de datos. Como ejemplo se tiene el
almacenista, el auxiliar contable, la secretaria, entre otros. Los usuarios indirectos
se benefician de los resultados o informes producidos por el sistema, pero
8
Ibd. pg. 59
9
MONTAO, op. Cit, p. 61

20
interactan directamente con l. Esos usuarios pueden ser jefes de algn rea de
la empresa que utilicen el sistema, como por ejemplo el jefe de Ventas, el jefe de
persona, etc. Y, por ltimo, los usuarios administrativos son quienes tienen
responsabilidades en la administracin de los sistemas de aplicacin. Estos
usuarios son los gerentes de altos niveles con diferentes funciones en los
negocios, que emplean mucho el sistema de informacin. Mientras el personal
puede o no utilizar el sistema indirecta o directamente, ellos tienen la autoridad
para aprobar o desaprobar la inversin en el desarrollo de la aplicacin; tambin
tienen la responsabilidad de organizacin para la efectividad de los sistemas.

Los tres tipos de usuarios son importantes. Cada uno tiene la funcin esencial en
relacin con la empresa: cmo funciona, y hacia dnde se dirige.

4.1.3.2 Componentes y Factores del Sistema de Informacin Contable10

El componente de un sistema es aquel elemento que es indispensable para que

este cumpla con su misin y objetivos. As por ejemplo, el corazn, el hgado, los
riones, los pulmones, los rganos de los sentidos, etc., son los componentes
esenciales del organismo humano. En una empresa manufactureras las materias
primas, la planta y equipo, el personal de ingenieros, empleados y personal
general de la planta, de produccin as como el diseo de los productos son, entre
otras, partes fundamentales, para que esa misma organizacin productiva pueda
cumplir su objeto social.

Con referencia al sistema de informacin contable enseguida se presenta una lista

general de componentes que permiten su dinmica y constituyen su estructura de
funcionamiento, a saber:
1. Los documentos de soportes de las transacciones de la empresa y de los
hechos econmicos.
2. La legislacin fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc.

10
DELGADILLO, op. Cit, p.37

21
 3. La tecnologa de computacin para la captacin, el procesamiento y
almacenamiento de datos as como para su interpretacin, anlisis y suministro
de informacin.
4. Los fundamentos tericos, tcnicos y marco conceptual contable financiero.
5. Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinmica del sistema.
6. Los recursos financieros y materiales necesarios.
7. El sistema y subsistema de control interno contable.

Los componentes definidos y caracterizados en forma precisa convierten en

factores fundamentales a considerar para cada una de las funciones
administrativas que deben ocupar una buena parte del tiempo del director del rea
contable de la organizacin.

4.2 ENTORNO ORGANIZACIONAL11

Las compaas hoy en da tienen una dependencia total y absoluta de su entorno,

y gran parte de su xito se debe a como se relacionan con este, y como enfrentan
los cambios y a su vez como se adaptan a ellos.
Delgadillo Diego resalta este aspecto cuando argumenta que el intento de
analizar y caracterizar el entorno del sistema sirve para construir y delimitar, al
menos pedaggicamente, el escenario que el profesional contable enfrenta y
empezar a reconocer explcitamente la presencia de factores y variables que
deben ser tenidos en cuenta para la administracin del problema.
El entorno y medio ambiente no es un factor controlable por quienes dirigen y
manejan el sistema. Por el contrario, hay una relacin de dependencia del sistema
frente a su entorno. El sistema de informacin contable es influido en primera
instancia por las operaciones y caractersticas del ente econmico, las cuales
constrien su funcionamiento. La naturaleza de la informacin contable, su

11
DELGADILLO, op. Cit, Pgs. 18-25.

22
proceso y presentacin estn moldeados por las condiciones de gestin y
operacin de la empresa, segn sea su tamao, actividad y marco jurdico.

4.2.1 Entorno Directo del Sistema de Informacin Contable

La empresa es el medio en el que nace y se desarrolla el sistema contable. Esta

se constituye en el factor preponderante para disear el modelo de sistema de
informacin contable y a la vez para fijar su manejo y direccin.12

4.2.2 Entorno Indirecto o Externo del Sistema de Informacin Contable

El sistema de informacin, adems del entorno directo la empresa tiene la

influencia del medio que rodea a la empresa: este es el entorno del sistema
general contable. El entorno de la empresa constrie al sistema contable en varios
aspectos, su influencia se hace evidente en el transcurso de las actividades
contables y en el contenido de los informes financieros. Por tanto, el entorno
general de la empresa circunscribe y delimita la actividad del sistema contable de
manera directa. Como consecuencia de ello, influye en la definicin de su carcter
y en las actividades contables cotidianas.13

4.3 MARCO JURDICO

4.3.1 Objetivos y Cualidades de la Informacin Contable14

Articulo 3. Objetivos bsicos. La informacin contable debe servir

fundamentalmente para:

12
DELGADILLO, op. Cit, Pgs. 20.

13
Ibd. pg. 25

14
PUC Plan nico de Cuentas para Comerciantes. Grupo Editorial NUEVA LEGISLACION. 2011. Pg. 56.

23
 1. Conocer y demostrar los recursos contralados por un ente econmico, las
obligaciones que tenga de trasferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido del periodo.
2. Predecir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de
los negocios.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.
5. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.
6. Ejerce el control sobre las operaciones del ente econmico.
7. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional.
9. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad
econmica de un ente represente para la comunidad.

4.3.2 Artculo 4. Cualidades de la informacin contable

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe

ser comprensible y til. En ciertos casos se requiere, adems, que la informacin
sea comparable.
La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de entender.
La informacin es til cuando es pertinente y confiable.
La informacin es pertinente cuando posee valor de realimentacin, valor de
prediccin y es oportuna.
La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual
represente fielmente los hechos econmicos.
La informacin es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.

24
4.3.3 Caractersticas Cualitativas de la informacin contable15

Las caractersticas cualitativas de la informacin contable de la informacin

contable, son aquellos atributos de la misma, que son necesarias para satisfacer
sus objetivos bsicos. El decreto establece que la informacin debe ser:
Comprensible: Clara y fcil de entender.
til: Pertinente y confiable. La informacin es pertinente cuando posee valor de
retroalimentacin, valor de prediccin y es oportuna; y es confiable cuando es
neutral, verificable y representa fielmente los hechos econmicos.
Comparable: cuando ha sido preparada sobre bases de informe.

4.3.4 Estados financieros16

Toda vez que los usuarios de los estado financieros tienen necesidades
diferentes, los informes contables debern prepararse y presentarse considerando
que su propsito final es cubrir dichas necesidades. Aunque muchos de estos
usuarios pueden consultar informacin adicional a la suministrada en los estados
financieros, generalmente se confa en ellos como principal fuente de informacin
financiera. La principal responsabilidad, con relacin a la presentacin y
preparacin de los estados financieros, corresponde a los administradores de la
empresa y a ella misma interesa la informacin que contienen los estados a pesar
de contar con otras fuentes que le ayudan a llevar a cabo su planificacin y
gestin.

De conformidad con las directrices contenidas en el Decreto 2649 de 1993 lo

estados financieros pueden ser clasificados, as:

15
PUC Plan nico de Cuentas para Comerciantes. LEGIS EDITORES S.A. 2005. Pg. 29.

16
Ibd. Pg. 29.

25
 a. De acuerdo con sus destinatarios o usuarios de la informacin: los estados
financieros se clasifican en estados financieros de propsito general y
estados financieros de propsito especial.
b. De acuerdo con su comparabilidad: los estados financieros de propsito
general se deben preparar y presentar sobre una base temporal (es decir,
comparar periodos de una misma duracin) y de no ser posible con base en
una comparabilidad operacional (es decir, comparar lapsos iguales del ciclo
de operaciones).
c. De acuerdo con su preparacin y examen: los estados financieros pueden
ser certificados o dictaminados.

Estados financieros de propsito general. Son aquellos que se preparan al

cierre de un periodo para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el nimo
principal de satisfacer el inters comn del pblico en evaluar la capacidad de un
ente econmico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar
por su condicin, claridad, neutralidad y fcil consulta.

Son estados financieros de propsito general, los estados financieros bsicos y los
estados financieros consolidados.

Estados financieros bsicos:

1. El balance general.
2. El estado de resultados.
3. El estado de cambios en el patrimonio.
4. El estado de cambio en la situacin financiera.
5. El estado de flujos de efectivo.

Estados financieros consolidados. Son aquellos que presentan la situacin

financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la
situacin financiera, as como los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus

26
subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una
sola empresa.
Estados financieros de propsito especial. Son estados financieros de
propsito especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades
especficas de ciertos usuarios de la informacin contable. Se caracterizan por
tener una circulacin o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas
partidas u operaciones.

Entre otros son estados financieros de propsito especial:

1. El balance inicial.
2. Los estados financieros de periodos intermedios.
3. Los estados de costos.
4. El estado de inventarios.
5. Los estados financieros extraordinarios.
6. Los estados de liquidacin.
7. Los estados financieros que se presentan a las autoridades con sujecin a
las reglas de clasificacin y con el detalle determinados por estas; y
8. Los estados financieros preparados sobre una base comprensiva de
contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente
aceptados.17

Pargrafo 1. Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones

previstas en el numeral 3 del artculo 2 de la Ley 590 de 2000, modificado por el
artculo 2 de la Ley 905 de 2004 o la norma que lo sustituya, as como las
entidades de naturaleza no comercial que estn obligadas u opten por llevar
contabilidad en los trminos del artculo 1 del presente decreto y que se ajusten a
las condiciones previstas en este artculo, deben llevar los libros necesarios para:

17
PUC Plan nico de Cuentas para Comerciantes. LEGIS EDITORES S.A. 2005. Pg. 43,44 y 45.

27
 1. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada
cuenta, sus movimientos dbito y crdito, y sus saldos.

2. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y

las restricciones que pesen sobre ellos.
3. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados
de direccin, administracin y control del ente econmico.

4. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los

libros de resumen en forma global.

5. Conocer los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones,

con indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o
cancelaciones que se hagan de unas y otras.

6. Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.

7. Cumplir las exigencias de otras normas legales.18

As mismo la ley 1314 de 2009, con su implementacin busca como objetivo

primordial apoyar la internacionalizacin de las relaciones econmicas, la accin
del Estado se dirigir hacia la convergencia de tales normas de contabilidad,
informacin financiera y de aseguramiento de la informacin, con estndares
internacionales de aceptacin mundial, con las mejores prcticas y con la rpida
evolucin de los negocios.

Mediante normas de intervencin se podr permitir u ordenar que tanto el sistema

documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros,
como los informes de gestin y la informacin contable, en especial los estados
financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos
electrnicamente. A tal efecto dichas normas podrn determinar las reglas
aplicables al registro electrnico de los libros de comercio y al depsito electrnico
de la informacin, que seran aplicables por todos los registros pblicos, como el
registro mercantil. Dichas normas garantizarn la autenticidad e integridad
documental y podrn regular el registro de libros una vez diligenciados.
18
Decreto 1878 de 2008.

28
4.3.5 Impuestos aplicables a la organizacin

4.3.5.1 Impuesto sobre las ventas

Es un gravamen al consumo, de orden nacional y naturaleza indirecta, que en
Colombia se ha estructurado bajo la modalidad de valor agregado en cada una de
las etapas del ciclo econmico del bien o servicio. Para efectos del recaudo por
parte del Estado, la ley ha conferido la calidad de responsables a algunos de los
sujetos que intervienen en las operaciones econmicas.

Bajo esta modalidad, el impuesto sobre las ventas recae en el valor agregado al
producto por cada responsable, bien sea por el mayor valor que adquiere al
transformarse o por la utilidad que recibe el responsable al enajenarlo o prestar el
servicio.
Se entiende por valor agregado como la diferencia entre el precio de venta o
prestacin del servicio por parte del responsable, los costos y gastos en que
incurre para la obtencin del bien o prestacin del servicio.

El origen legal del impuesto sobre las ventas en Colombia se encuentra en las
facultades extraordinarias otorgadas al Presidente de la Republica, a travs de la
Ley 21 de 1963, para establecer los impuestos nacionales sobre las ventas de
artculos terminados, efectuados por parte de productores o de importadores. A
partir de la Ley 1111 del 2006, se aplican tarifas del 1.6%, 3%, 5%, 10%, 16%,
20%, 25% y 35% y se exceptan algunos productos y servicios que se encuentran
sealadas en la ley.19

Articulo: Hechos sobre los que recae el impuesto. El impuesto a las ventas se
aplicara sobre:
a. Las ventas de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidas
expresamente;
b. La prestacin de servicios en el territorio nacional.

19
Manual de IVA y Timbre 2009. Bogot-Colombia. LEGIS. 2009. Pg. 31.

29
 c. La importacin de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidos
expresamente.
d. Impuesto sobre las ventas en los juegos de suerte y azar. Constituye hecho
generador del impuesto sobre las ventas la circulacin, venta u operacin
de juegos de suerte y azar con excepcin de las loteras.
El impuesto se causa en el momento de realizacin de la apuesta,
expedicin del documento, formulario, boleta o instrumento que da derecho
a participar en el juego. Es responsable del impuesto el operador del
juego.20

4.3.5.2 Retencin en la Fuente21

La retencin en la fuente es un sistema de recaudo anticipado de impuestos que

consiste en detraer de los pagos o abonos en cuenta, susceptibles de generar el
respectivo tributo, una suma determinada conforme a la ley. Este mecanismo de
recaudo anticipado ha sido considerado doctrinariamente como una imposicin en
el origen, dado que el agente retenedor se encuentra obligado a retener el
impuesto causado en el mismo momento en que se origina el hecho que lo
genera.

Es preciso aclarar que la retencin en la fuente no es un impuesto, sino un

mecanismo por medio del cual se facilita, acelera y asegura el recaudo de tributos.

Excepcionalmente, se han establecido casos en que las sumas retenidas

corresponden al impuesto del beneficiario del pago o abono en cuenta, tambin
denominado sujeto de retencin.

20
MONSALVE TEJADA, Rodrigo. IMPUESTOS 2008. Estatuto Tributario Concordado. Medelln Antioquia:
Centro Interamericano Jurdico Financiero., 2008 pg. 335
21
Manual De Retencin en la Fuente. Bogot-Colombia. LEGIS. 2008. Pg. 35

30
4.3.5.3 Agentes de Retencin

Los agentes de retencin, tambin llamados agentes retenedores, son las

personas y/o entidades obligadas a efectuar la retencin en la fuente cuando
realicen los pagos o abonos en cuenta sealados por la ley.

Es decir, son aquellas personas y/o entidades que detraen, de los pagos o abonos
en cuenta que realizan, una suma determinada a ttulos de anticipo de impuesto,
conforme a la ley.

La calidad de agente retenedor del impuesto sobre las renta no es extensiva al

impuesto sobre las ventas IVA, ni al impuesto de timbre, toda vez que se trata de
tributos autnomos o independientes; claro est, una entidad puede reunir las
condiciones para obtener tal calidad en los tres impuestos mencionados.

4.3.5.4 Obligaciones del Agente Retenedor22

Retener

Artculo 375. Efectuar la Retencin. Estn obligados a efectuar la retencin o

percepcin del tributo, los agentes de retencin que por sus funciones intervengan
en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposicin legal,
efectuar dicha retencin o percepcin.

Consignar

22
MONSALVE TEJADA, Rodrigo. IMPUESTOS 2008. Estatuto Tributario Concordado. Medelln Antioquia:
Centro Interamericano Jurdico Financiero., 2008 pg. 310-312.

31
Articulo 376. Consignar lo retenido. Las personas o entidades obligadas a hacer la
retencin, debern consignar el valor retenido en los lugares y dentro de los
plazos que para tal efecto seale el Gobierno Nacional.

Artculo 377. La consignacin extempornea causa intereses moratorios. La no

consignacin de la retencin en la fuente, dentro de los plazos que indique el
Gobierno, causar intereses de mora, los cuales se liquidarn y pagarn por cada
mes o fraccin de mes calendario de retardo en el pago, de acuerdo con lo
previsto en el artculo 634.

Expedir Certificados

Artculo 378. Por conceptos de salario. Los agentes de retencin en la fuente

debern expedir anualmente a los asalariados, un Certificado de Ingresos y
Retenciones correspondiente al ao gravable inmediatamente anterior, segn el
formato que prescriba la Direccin General de Impuestos Nacionales. (Ver D.R.
4818/07, Art, 31)

Artculo 379. Contenido del certificado de ingresos y Retenciones. El Certificado

de Ingresos y Retenciones contendr los siguientes datos:
a. El formulario debidamente diligenciado.
b. Ao gravable y ciudad donde se consign la retencin.
c. Apellidos y nombres del asalariado.
d. Cedula o NIT. Del asalariado.
e. Apellidos y nombre o razn social del agente retenedor.
f. Cedula o NIT. del agente retenedor.
g. Direccin del agente retenedor.
h. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del
asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.

i. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificar que los datos
consignados son verdaderos, que no existe ningn otro pago o
compensacin a favor del trabajador por el perodo a que se refiere el

32
 certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de
conformidad con las normas pertinentes.

Artculo 380. Datos a cargo del asalariado no declarante. Dentro del mismo
formato a que se refiere el artculo anterior, los asalariados no declarantes
suministrarn los siguientes datos, garantizando con su firma que la informacin
consignada es verdadera:
a. Monto de otros ingresos recibidos durante el respectivo ao gravable,
que provengan de fuentes diferentes a la relacin laboral, o legal y
reglamentaria, y cuanta de la retencin en la fuente practicada por tales
conceptos.
b. Relacin del patrimonio bruto posedo en el ltimo da del ao o perodo
gravable, con indicacin de su valor, as como el monto de las deudas
vigentes a tal fecha.
c. Manifestacin del asalariado en la cual conste que por el ao gravable de
que trata el certificado, cumple con los requisitos establecidos por las
normas pertinentes para ser un asalariado no declarante. Dicha
manifestacin se entender realizada con la firma del asalariado.

Artculo 381. Certificado por otros conceptos. Cuando se trate de conceptos de

retencin diferentes de los originados en la relacin laboral, o legal y
reglamentaria, los agentes retenedores debern expedir anualmente un certificado
de retenciones que contendr:
a. Ao gravable y ciudad donde se consign la retencin.
b. Apellidos y nombre o razn social y NIT del retenedor.
c. Direccin del agente retenedor.
d. Apellidos y nombre o razn social y NIT de la persona o entidad a quien
se le practic la retencin.
e. Monto total y concepto del pago sujeto a retencin.
f. Concepto y cuanta de la retencin efectuada.
g. La firma del pagador o agente retenedor.

33
A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedir un
certificado por cada retencin efectuada, el cual deber contener las mismas
especificaciones del certificado anual.

Presentar Declaraciones

Artculo 382. Obligacin a declarar. Los agentes de retencin en la fuente debern

presentar declaracin mensual de las retenciones que debieron efectuar durante el
respectivo mes, de conformidad con lo establecido en los artculos 604 al 606,
inclusive.

4.3.5.5 Impuesto de Industria y Comercio23

Fundamentos legales: Ley 14/83 - Acuerdo 35/85. Hecho Generador: Ejercicio

actividad - Sujeto Activo: El que recauda el impuesto. Sujeto Pasivo: El
contribuyente - Se realizan en la Sala de Atencin al Cliente - Es la cuota de
aporte con la cual usted participa del desarrollo de la ciudad, beneficindose de su
infraestructura y contribuyendo con el Municipio para que pueda cumplir sus fines;
como son: Construir vas, Escuelas, Centros de Salud, adelantar obras de accin
social, mantener parques, organizar el trnsito, desarrollar la cultura del deporte, y
muchas otras cosas que son bienestar y progreso para la ciudad.

23
http://www.cali.gov.co/loader.php?lServicio=FAQ&lFuncion=viewPreguntas&id=26

34
 5. GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIN

5.1 RESEA HISTRICA

FABRIFARMA S.A. Fue creada por 4 personas; 3 de ellas naturales y una

jurdica; nace el 1 de junio del 2005, con el objetivo de satisfacer la necesidad que
tiene la ciudad de Cali en la fabricacin de productos farmacuticos, adems de
llenar el vaco que dejo el antiguo laboratorio Lutecia de Colombia que se
encontraba ubicado en la calle 30 No. 11G-46 actuales instalaciones de la
compaa, quienes eran muy conocidos en el sector pero por circunstancia de
mala gestin por parte de la gerencia general tuvo que suspender las actividades
en su planta de fabricacin.

A partir de su fundacin a la fecha de hoy han sucedido momentos claves para la

compaa como el reconocimiento como proveedor calificado por parte de le
empresa multinacional Laboratorios Baxter, la certificacin indirecta por el
laboratorio Sucromiles, la recertificacin del INVIMA en buenas prcticas de
manufactura, la aprobacin para fabricar suplementos dietarios lo que la hace ms
competitiva porque ampla su portafolio de servicios, la compra de maquinaria y
equipos modernos para la planta y el rea de control de calidad y la remodelacin
de las areas de lquidos.

5.1.1 Quienes Son

Es una Sociedad registrada en la Cmara de Comercio de la ciudad de Cali y

debidamente certificada por el INVIMA en buenas prcticas de manufactura, la
cual se encarga de fabricar PRODUCTOS FARMACUTICOS y SUPLEMENTOS
DIETARIOS (NUTRACUTICOS) en forma de LQUIDOS y SLIDOS, realizar
anlisis de laboratorio y desarrollar estudios de estabilidad para nuevos productos
o renovacin de registros sanitarios, todo lo anterior orientado a convertirse en el
mejor aliado de sus clientes para el cumplimiento de sus objetivos
organizacionales.

5.1.2 Misin

35
FABRIFARMA S.A. es eminentemente una compaa fabricante de productos
farmacuticos, encaminada a satisfacer las necesidades de calidad, cantidad y
oportunidad de entrega, requeridas por sus clientes.

5.1.3 Visin

FABRIFARMA S.A Ser en el 2015 el primer Laboratorio fabricante de productos

farmacutico a terceros del sur occidente del pas, que mediante el mejoramiento
continuo de los procesos garantice una produccin bajo los estndares de calidad
y seguridad que requieran sus socios estratgicos.

36
 6. DISEO METODOLGICO

6.1 TIPO DE ESTUDIO24

El mtodo a utilizar en este trabajo es el estudio descriptivo el cual es descrito por

el autor Mndez A. Carlos E. de la siguiente manera:

El estudio descriptivo identifica caractersticas del universo de investigacin,

seala forma de conducta y actitudes del universo investigado, establece
comportamientos concretos y descubre y comprueba la asociacin entre variables
de investigacin. De acuerdo con los objetivos planteados el investigador seala el
tipo de descripcin que se propone realizar.

Lo estudios descriptivos acuden tcnicas especficas en la recoleccin de

informacin, como la observacin, las entrevistas y los cuestionarios.

6.2 METODOS DE INVESTIGACIN25

El mtodo de investigacin a utilizar en esta investigacin para poder desarrollar

este proyecto es el que se describe el autor Mndez A. Carlos E. a continuacin:
La induccin permite al investigador partir de la observacin de fenmeno o
situaciones particulares que enmarcan el problema de investigacin y concluir
proposiciones y, a su vez, premisas que expliquen fenmenos similares
analizados. As, los resultados obtenidos pueden ser la base terica sobre la cual
se fundamenten observaciones, descripciones y explicaciones posteriores de
realidades con rasgos y caractersticas semejantes a la investigadas.

24
MENDEZ. A. Carlos. Metodologa: gua para elaborar diseos de investigacin en ciencias econmicas,
contables administrativas. Mc GRAW HILL 1990. Pg. 125.
25
Ibd. Pg. 134-135.

37
6.3 FUENTES Y TECNICAS PARA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN26

Las fuentes en las que se va a adquirir la informacin de este proyecto son las
fuentes primarias y las fuentes secundarias, las cuales se describirn a
continuacin:

las fuentes son hechos o documentos a los que acude el investigador y que le
permiten tener informacin. Las tcnicas son los medios empleados para
recolectar la informacin.

6.3.1 Fuentes Secundarias

Se encuentra en las bibliotecas y est contenida en libros, peridicos y otros

materiales documentales, como trabajos de grado, revistas especializadas,
enciclopedias, diccionarios, etc..

6.3.2 Fuentes Primarias

implica utilizar tcnicas y procedimientos que suministren la informacin

adecuadas. Existen diferentes tcnicas, algunas de ellas utilizadas con frecuencia
en las ciencias econmicas, administrativas y contables.
Por lo tanto, se observara cada una de las actividades efectuadas por los
colaboradores de la compaa, y a su vez se entrevistaran, para as, iniciar el
levantamiento de la informacin con cada uno de los funcionarios, y describir de la
manera ms precisa cada uno de los procedimientos.

26
Ibd. Pg. 143-144.

38
6.4 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN

La informacin se mostrara de manera escrita, con representaciones de

diagramas de flujos, por medio de levantamiento de procedimientos que permitan
describir los procesos de la informacin contable a detallar y a su vez que
permitan una mayor comprensin y anlisis de dicha informacin.

39
 7. DIAGNSTICO

El entorno que rodea a las organizaciones en la actualidad, es de mucha

importancia para la toma de decisiones de la alta gerencia, debido a la influencia
que esta pueda tener en la organizacin, positiva o negativa, anteriormente se
poda pensar o visualizar a las organizaciones como unidades independientes, las
cuales no tenan relacin alguna con el medio externo que las rodea, pero en el
mundo actual y con la fuerza que ha tomado la globalizacin de los mercados, las
compaas se han visto en la necesidad de abrirse e identificarse con los cambios
de su entorno, pero, podra decirse que son pocas las compaas que realizan un
estudio serio y concienzudo que les permita realizar un anlisis de las variables
externas, las cuales estn fuera del alcance y del control de la empresa, para as,
poder enfrentar las dificultades presentadas al interior de la empresa de manera
estratgica que se adapten a las exigencias del medio que la rodea.

En un intento de precisin conceptual se define entorno econmico de la empresa

como los aspectos econmicos del medio ambiente que le afectan y no estn bajo
su control o le son ajenos y se explica que sus lmites van ms all de lo regional
y lo nacional para ubicarse en los procesos econmicos interrelacionados que
constituyen la Economa Internacional Global y principalmente la de los pases que
tienen o pueden tener influencia en el comportamiento de la actividad que realiza
la empresa.

El anlisis llevado a cabo bajo estos lineamientos debe identificar Amenazas y

Oportunidades para la empresa, alimentando as su proceso de planeacin
estratgica.27

El ambiente en que se desarrolla una organizacin impacta y define de manera

significativa muchas de sus caractersticas. De esa manera tenemos que la
penetracin y cambios en el mercado determinan el desempeo de la
organizacin. Las normas fiscales, contables y comerciales definen su identidad y

27
Cruz Kronfly, Fernando. Entorno Organizacional. Santiago de Cali, Colombia. Facultad de Ciencias de la
Administracin. Universidad del Valle. Sede San Fernando. 1998. Pg. 29.

40
mbito de influencia. El pblico en general y las costumbres sociales, muchas de
ellas plasmadas en las normas sociales, limitan el papel que desempea la
organizacin como tambin su alcance.

La organizacin utiliza la informacin que le brinda el medio ambiente externo para

percibir los cambios y avances que se estn dando en el mismo. Esta
dependencia critica que existe entre la organizacin y su medio ambiente externo,
llevan a que las organizaciones estn siempre alerta a los cambios que se
generan en l y, por consiguiente, las organizaciones que tienen un conocimiento
previo de cmo se conforma y comporta el medio ambiente, tendrn una ventaja
competitiva.28

7.1 ENTORNO JURIDICO

Las relaciones econmicas y sociales tienen como un referente importante la

norma legal, es decir, que los puntos de contacto y la interrelacin entre los
diferentes componentes se dan en funcin de un marco de referencia legal, es
decir, hay un contrato social de por medio. Lo cual deriva en una reglamentacin
para diferentes propsitos y sobre diferentes campos. Los entes econmicos, las
instituciones de diferente naturaleza y composicin patrimonial diversa, tienen un
marco legal que rige sus relaciones. Las relaciones ms importantes a las que se
har referencia son: las comerciales, las laborales y las de impuestos.

El propsito de todo sistema jurdico es establecer una red legal de gran amplitud
para regular las actividades sociales. En general, los sistemas jurdicos tienen en
comn tres componentes:

28
GONZALEZ GONZALEZ, Patricia y BERMUDEZ RODRIGUEZ. Tatiana. Una aproximacin al modelo de toma
de decisiones usados por los gerentes de las micros, pequeas y medianas empresas ubicadas en Cali,
Colombia desde un enfoque de modelo de decisin e indicadores financieros y no financieros., Colombia:
Universidad de Antioquia, 2008. Pg. 138.

41
 Un sistema de derecho constitucional diseado para garantizar un orden
poltico abierto y justo.
Un sistema de derecho penal diseado para salvaguardar el orden social.
Un sistema de leyes civiles y mercantiles diseados para garantizar la
imparcialidad y eficiencia en las transacciones de negocios.

Cuando funciona bien, un sistema jurdico garantiza que la sociedad puede buscar
el desarrollo econmico y social y, cuando surgen discrepancias, permite
resolverlas sin caer en la anarqua.29

7.1.1 Legislacin Comercial.

La relacin comercial es de suma importancia en la economa de un pas, debido a

su estrecha relacin con el crecimiento econmico del mismo. Se puede describir
como actividades productivas que se ejecutan entre dos organismos para la
compra o venta de un bien o servicio. El derecho comercial en Colombia es el que
vela por el cumplimiento de las leyes establecidas en el Cdigo de Comercio
Colombiano, regula las actividades comerciales, los establecimientos de comercio,
comerciantes y por ende todos los actos de comercio.

La legislacin comercial se ocupa de regular la relacin entre los comerciantes y

los asuntos en general del comercio. Es un compendio extenso que define y
proporciona los fundamentos de la naturaleza de los agentes de comercio, sus
relaciones y los objetos de comercio. De hecho, la legislacin contable, que regula
la manera como se debe manejar el sistema contable, los conceptos
fundamentales de la contabilidad de realizacin y la formalidades del suministro de
la informacin financiera, son un aporte importante que reglamenta la legislacin
comercial.30
29
Daniels. John D Radebaugh y Lee H Sullivan. Daniel P. Negocios Internacionales Ambientes y operaciones.
12 ed. Editorial, Prentice Hall, 2010. Pg. 116.
30
DELGADILLO R. Diego. El sistema de la Informacin Contable. Fundamentos y marco de referencia para su
administracin. Santiago de Cali Colombia: Facultad de Ciencias de la Administracin. Universidad del
Valle, Sede San Fernando, 2001. Pg. 29.

42
7.1.2 Legislacin Laboral.

La legislacin laboral nace y se apoya en el Cdigo Sustantivo del trabajo con el

objeto de regular las relaciones jurdicas entre el ente econmico y el trabajador,
se concibe por la prestacin del servicio que proporciona el trabajador para
generar bienes o servicios, la cual es subordinada por el empleador.

La legislacin laboral regula la relacin entre los empresarios y trabajadores. Los

trminos de referencia de estas relaciones comienzan con la contratacin de
personal, la determinacin y la fijacin de su remuneracin, le siguen, su
entrenamiento, seguridad social y finalmente su desvinculacin. Existen
obligaciones y derechos tanto del empresario como de los trabajadores y
empleados de la empresa regulados por un orden jurdico, facilitan un discurrir
armnico del trabajo.31

7.1.3 Legislacin Tributaria.

La legislacin tributaria o derecho tributario, acta bajo las normas jurdicas del
Estado para este obtener los ingresos necesarios, que permitan solventar el gasto
pblico. Est regulada por el Estatuto Tributario y dems normas de carcter
fiscal.

Las empresas que incumplan con lo estipulado por la ley, se exponen a ser
sancionadas por extemporaneidad, lo que conlleva a intereses moratorios sobre el
valor del impuesto a liquidar; de igual manera, existen beneficios tributarios
otorgados por la ley para aquellas empresas que cumplan con requisitos o
parmetros establecidos por la ley los cuales disminuyen el valor sobre el
impuesto a pagar.

La legislacin fiscal cubre una amplia gama de temas que normalizan las
relaciones entre los agentes econmicos generales, los contribuyentes y el
Estado. Este tiene varias formas reales de actuacin, por lo cual el sistema
contable esta intervenido en todas las vertientes tcnicas que implican la valuacin
31
Ibd. pg. 29.

43
de activos, el clculo de la utilidad y la presentacin de informacin. La
tributacin, cubre, adems, casi todas las actividades y sujetos de la vida
econmica. Las normas contables como las tributarias tienen en este campo de
trabajo comn un similar punto de partida para marcar las pautas de suministro de
informacin legal.32

7.1.4 Derecho Civil.

El cdigo civil comprende las disposiciones legales sustantivas que determinan

especialmente los derechos de los particulares, por razn del estado de las
personas, de sus bienes, obligaciones, contratos y acciones civiles.33

Tabla 1. Oportunidades y amenazas del Entorno Jurdico

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Cuenta con la asesora adecuada para Cambio continuo de normas y

el cumplimiento de los requerimientos leyes por parte de las
legales instituciones gubernamentales
Necesidad de una planeacin
tributaria

Fuente: Elaboracin propia

7.1.5 Entorno econmico.

El sistema econmico, esto es, un conjunto de fenmenos interrelacionados de

produccin, intercambio, distribucin y consumo de productos y servicios que

32
Ibd. pg. 29.

33
Cdigo Civil y legislacin complementaria. Legis Editores S.A. Cali. 2008. Pg. 6.

44
satisfacen necesidades humanas y que debe ser apreciado en su totalidad si se
desea entender tanto el sistema mismo como las partes que lo componen.

El funcionamiento del sistema econmico de un pas, mediante sus agentes y

componentes, genera una dinmica productiva de bienes y servicios que es la que
permite dar razn y existencia del sistema contable de la empresa. Dicho de otro
modo, el origen de cualquier sistema contable se fundamenta y desarrolla en
funcin de su significado econmico, especialmente en lo que a la contabilidad
financiera se refiere.

Las condiciones de operacin y la naturaleza de los hechos de cada sector,

obligan a que los sistemas contables den respuestas concretas mediante su
adecuacin y una interpretacin de las variables productivas de cada empresa
para satisfacer las necesidades de los usuarios de la informacin en forma
particular.34

Las cifras de apertura exportadora e importadora que maneja Colombia en el

sector farmacutico indican que las posibilidades en materia de comercio,
adicional al interno, son muy significativas, ms an cuando, Colombia es un
escenario ptimo para la localizacin de plantas, no slo de medicamentos
genricos, que da a da est aumentando su produccin. El pas tiene ventajas
comparativas que los industriales estn empezando nuevamente a valorar. El
rgimen de Zonas Francas, la confianza en el pas y la localizacin estratgica,
son variables que empiezan a jugar un papel decisivo en las nuevas inversiones.
Segn investigaciones de la Cmara de la Industria Farmacutica, muchos actores
del sector, al hacer cuentas sobre Colombia, encuentran que el estar a cinco horas
de cualquier extremo del continente tiene ms ventajas frente a las naciones que
estn alejadas de los dos mares ms importantes en el comercio mundial. La
infraestructura en torno a estos mares en puertos y carreteras as como en

34
DELGADILLO R. Diego. El sistema de la Informacin Contable. Fundamentos y marco de referencia para su
administracin. Santiago de Cali Colombia: Facultad de Ciencias de la Administracin. Universidad del
Valle, Sede San Fernando, 2001. Pg. 26.

45
aeropuertos mejora paulatinamente, lo que en el futuro inmediato ser una ventaja
ms.35

Favorecer el consumo de medicamentos genricos y estimular la competencia en

la industria farmacutica son dos decisiones ya tomadas por el actual Gobierno. El
ministro de la Proteccin Social, ha sido claro en sealar la necesidad de controlar
el crecimiento de los precios de las medicinas con medidas "rpidas y sencillas de
aplicar", pues ellas tienen un gran peso en las deterioradas finanzas del sistema
de salud y ms an si se trata de medicamentos no incluidos en el Plan obligatorio
de Salud (POS). El sistema est en crisis y el Gobierno alista una reforma
profunda que d respuesta a los problemas que lo afligen, en el que su
sostenibilidad financiera, calidad en el servicio y equidad en el acceso sern sus
ejes, segn lo dicho por el ministro.36

Tabla 2. Crecimiento Real Enero Abril de 2011.

CRECIMIENTO REAL ENERO - ABRIL DE 2011

VENTAS VENTAS (*)
PRODUCCIN
SECTOR (*) MERCADO
(*)
TOTALES NACIONAL
OTROS PRODUCTOS QUMICOS 12,0 12,4 8,2
Productos farmacuticos y medicinales 10,4 3,0 1,8
TOTAL INDUSTRIA MANUFACTURERA 6,4 6,4 6,3

Valores ponderados por el valor de produccin de cada empresa

Fuente: EOIC ANDI

Tabla 3. Principales Laboratorios por Valor en Ventas

35
http://www.portafolio.co/archivo/documento/MAM-3499300

36
http://www.portafolio.co/archivo/documento/CMS-7902484
http://www.andi.com.co/pages/proyectos_paginas/proyectos_detail.aspx?pro_id=62&Id=12&clase=8&Tipo=2

46
 PRINCIPALES LABORATORIOS POR VALOR EN VENTAS
Valores en Pesos Colombianos
POSICIN LABORATORIO MAT Jun/08 MAT Jun/09 MAT Jun/10
1 Lafrancol - (235) 162.747.386.937 192.159.746.857 211.886.839.258
GlaxoSmithKline -
2 (110) 169.664.279.279 176.418.390.593 189.538.934.724
3 Pfizer - (113) 207.023.956.338 198.733.926.360 181.148.532.593
Bayer Schering Ph -
4 (75) 152.512.442.300 149.478.153.408 151.960.604.392
5 Abbott - (55) 137.378.230.588 143.376.854.558 150.808.882.833
6 Nestl - (15) 119.661.361.531 135.362.609.123 141.181.768.474
7 Sanofi Aventis - (85) 134.274.659.953 129.622.065.813 133.278.034.650
8 Mckesson - (174) 92.635.701.206 102.970.785.660 113.464.850.996
9 Boehringer Ing. - (51) 112.164.478.067 108.485.939.212 109.054.269.914
10 Schering Plough - (63) 109.641.769.611 108.135.096.626 101.021.803.787

Fuente: IMS Camara de la Industria Farmaceutica ANDI

7.1.6 Anlisis Econmico Internacional

El Banco Mundial informa de 208 entornos econmicos distintos en el mundo

actual: 194 pases y otras 14 economas con poblaciones de 30.000 personas. Por
desgracia no hay un esquema universal para evaluar el desempeo y potencial del
entorno econmico de un pas.

El ingreso Nacional bruto mide el ingreso generado tanto por la produccin interna
total como por las actividades internacionales de la produccin en la economa
interna ms los flujos netos de ingresos de los factores (como rentas, utilidades e
ingreso laboral) del extranjero durante un periodo de un ao. Tcnicamente el INB
es el valor de los bienes y servicios finales recin producidos por los factores de
produccin de propiedad nacional.
Una parte esencial del INB es el producto interno bruto (PIB): el valor total de
todos los bienes y servicios producidos dentro de las fronteras de un pas en el

47
transcurso de un ao, sin importar si el producto fue fabricado por una empresa de
propiedad nacional o internacional. Como tal, el PIB es particularmente til para
evaluar a los pases en los que la produccin del sector multinacional representa
una parte significativa de la actividad econmica.

Tabla 4. Las 10 economas ms grandes por PIB, 2011.

INB (billones de
dlares
Lugar Pas estadounidenses)

1 Estados Unidos 14,6

2 China 10,0

3 Japn 4,3

4 India 4,0

5 Alemania 2,9

6 Rusia 2,2

7 Brasil 2,1

8 Reino Unido 2,1

9 Francia 2,1

10 Italia 1,7

Fuente:http://www.portafolio.co/portafolio-plus/las-economias-mas-grandes-del-mundo

Tcnicamente, el PIB ms el ingreso generado por las exportaciones,

importaciones y las operaciones internacionales de las empresas de un pas
equivalen al INB.
El Banco Mundial se refiere a los pases de ingresos bajos y medios como pases
en va de desarrollo. Estos constituyen el mayor nmero de pases y la mayor

48
cantidad de habitantes en el mundo. Los pases de ingresos altos se conocen a
menudo como pases desarrollados, naciones ricas o pases industrializados. 37

Tabla 5. Oportunidades y amenazas del Entorno Econmico

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Aumento en la poblacin del Altos ndices de contrabando de

rgimen subsidiado medicamentos
Reduccin de mrgenes de
rentabilidad de los productos
Nuevos mercados de productos
sustitutos

Fuente: Elaboracin propia

7.1.7 Entorno Tecnolgico

La influencia de la tecnologa en el mundo actual, es algo que no solo afecta a los

individuos, tambin genera un gran impacto en las instituciones, empresas y
organizaciones en general, lo que conlleva a una continua y ardua evolucin y
modernizacin tecnolgica de las mismas.

Toda actividad de negocios utiliza, por lo menos, un grado mnimo de tecnologa

necesaria para permanecer en el mercado. Pero el requerimiento de nivel de
tecnologa utilizada en los procesos productivos de casi todo campo de negocios,
sigue aumentando de manera considerable.
La tecnologa es pues, un factor importante que contribuye al buen xito de la
actividad empresarial. Por ello los negocios la necesitan, primer lugar para que

37
Daniels. John D Radebaugh y Lee H Sullivan. Daniel P. Negocios Internacionales Ambientes y operaciones.
12 ed. Editorial, Prentice Hall, 2010. Pg. 144 - 148.

49
puedan igualar a la competencia en sus procesos y asegurar su permanencia en
el mercado, y, en segundo lugar pero no en importancia, aumentar la participacin
en el mercado a travs de la utilizacin de niveles superiores de tecnologa.

Mejora la tecnologa utilizada por las empresas tiene, entre otros dos objetivos
fundamentales:

1. Generar bienes y servicios, cuyas caractersticas cumplan y superen lo que

espera el consumidor de ellos en el momento de comprarlos ante los de la
competencia.

2. Reducir los costos de elaboracin de los productos al hacer ms eficientes

sus procesos productivos, proporcionando una ventaja competitiva
importante: precios de venta inferiores.

Hay que recordar que mientras mejor sea el nivel de tecnologa que se integre al
producto, ms firme ser la posicin de la empresa ante la competencia.

Es el momento de identificar que el desarrollo y / o adopcin de tecnologas no es

un gasto, es una inversin. Recuperar la inversin como tal, depender de la
eficiencia en el uso de la tecnologa lo cual generalmente no es en un corto plazo,
pero resulta determinante invertir para mantener la vida de la organizacin.

Todos los negocios se ven influenciados, en mayor o menor medida, en la

tecnologa existente en el ambiente externo. En el entorno se encuentran fuerzas
que presionan a las organizaciones a realizar cambios necesarios para mejorar
sus procesos y acciones generales.38

La compaa Fabrifarma S.A. aunque cuenta con un software para el rea

contable financiera y para la elaboracin de la nmina, aun as, no cuenta con un
sistema contable eficaz, que sea consecuente con la elaboracin de los procesos,
ya que, el rea de compra, costos e inventarios se manejan de manera
independiente, a travs de software incomunicados, como lo son las tablas en

38
Prieto, S. Carlos; Introduccin a los Negocios El Entorno de las Empresas. Editorial Banca y Comercio.
Mxico D.F. Pg. 82-84.
50
Excel para el rea de costos, las cuales son diligenciadas por el encargado del
rea, para luego ser entregada al rea contable en el informe de costos de
produccin.

Cabe anotar, que para el ao 2012, uno de los proyectos que la compaa ya
emprendi es, adquirir un nuevo software contable, el cual contenga los mdulos
necesarios, que integren el mayor nmero de reas posibles, relacionadas con el
Sistema de Informacin Contable, lo cual conlleve a una mejor y confiable
informacin.

Tabla 6. Oportunidades y amenazas del Entorno Tecnolgico.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

La compaa tiene como objetivo No cuenta con un sistema contable

adquirir un software contable que eficaz, que sea consecuente con la
integre el mayor nmero de reas elaboracin de los procesos.
posibles que se encuentran
relacionadas con el Sistema de
Informacin Contable.

Fuente: Elaboracin propia

7.1.8 Entorno Poltico

En cualquier pas, la incidencia del gobierno es de una gran importancia, por ende,
la actividad econmico financiera de cualquier ente tiene un reflejo poltico que
conlleva a la creacin, adaptacin, y administracin de los gobiernos de manera
ptima. Las PYMES deben estar preparadas y atentas para identificar los cambios

51
que se originan en el medio externo, ya sea por polticas econmicas y sociales
del Estado o como resultado de la globalizacin de la economa mundial.

Las PYMES posicionadas en el sector comercial, se ven perjudicadas de forma

directa por factores externos tales como: violencia, inseguridad, deslealtad del
gobierno en sus polticas monetarias, fiscales, empresariales, entre otras, y a esto
se le suma el alto grado de corrupcin dado del mal uso del poder por parte de
nuestros gobernantes.

Uno de los aspectos importantes que las empresas no pueden ignorar para
conducir su operacin es el gobierno. El gobierno marca una serie de leyes,
reglamentos, organismos y estructuras que regulan y orientan las operaciones de
las empresas.

Los gobiernos, como agentes de los Estados, participan en las actividades

econmicas de un pas ya sea directa o indirectamente, como reguladores de los
actos de comercio, sociales o polticos. 39

Una de las propuestas estratgicas por parte del gobierno departamental y con
las cuales se pueden medir a corto y largo plazo el desarrollo de una regin, y a
su vez de las organizaciones es con el plan de desarrollo de cada regin.
El Plan Maestro Integral y de Desarrollo Sostenible del Valle del Cauca 2003-
2015 tiene como objetivos estratgicos, a largo plazo para la regin los
siguientes:

Construir equidad social y cultural para disminuir la exclusin social y la

pobreza y mejorar la calidad de vida.
Promover una revolucin productiva con democracia, equidad y
competitividad.
Lograr un fortalecimiento y modernizacin institucional que garanticen
movilizacin social y fortalezcan la gobernabilidad y la reconstruccin del
tejido social.

39
Ibd. Pg. 139 140.

52
 Transformar y organizar el territorio para lograr un sistema equilibrado y
dinmico de ciudades intermedias.

El Departamento del Valle del Cauca cuenta con algunos factores que le permiten
enfrentar la crisis presentada a finales del siglo pasado. Muchos proyectos de
desarrollo de infraestructura y consolidacin de una plataforma exportadora se
encuentran en proceso de construccin, como son la Zona Econmica Especial de
Exportacin de Buenaventura y el Sistema de Transporte Masivo de Cali (MIO).
Existen tambin diversas posibilidades de desarrollo en sectores de mayor valor
agregado que implican la repotenciacin de sectores econmicos tradicionales
como el caf y el azcar, la consolidacin de sectores estratgicos tales como
sucroqumica, farmacutica, pulpa, papel, editoriales y artes grficas,
confecciones, levaduras, confitera, jugos en polvo (extractos para hacer jugos),
lquido y concentrados, servicios de software, de salud y esttica, aj y cafs
especiales; el desarrollo de procesos innovadores como el alcohol carburante y el
impulso a sectores intensivos en conocimiento, tales como la informtica, la
electrnica y las comunicaciones, el turismo, el deporte y la recreacin; el
transporte multimodal y logstica; la bioindustria, la energa y el medio ambiente.

De acuerdo con la Agenda de Ciencia, Tecnologa e Innovacin del Valle del

Cauca, la constitucin del proyecto de Bioregin, apoyado por diferentes
instituciones regionales y nacionales es de especial relevancia porque pretende
aprovechar las condiciones existentes para hacer de la biodiversidad y de la
biotecnologa un elemento transversal que dinamice el potencial de innovacin y
desarrollo de la regin.40

Tabla 7. Oportunidades y amenazas del Entorno Poltico.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Adicin de productos Cambio en las regulaciones y normas

comerciales al Plan Obligatorio legales de acuerdo al gobierno de turno
de Salud (POS) debido a la entrada del TLC
Cambios en la poltica de compras de
medicamentos en el sector salud por
falta de presupuesto

40
http://www.univalle.edu.co/plandesarrollo2005-2015/contenido/2.analisis-entorno/3-regional.html

53
 Nivel de corrupcin en el sector salud
Baja calidad en el servicio de las EPS

Fuente: Elaboracin propia

7.1.9 Entorno Cultural

El entorno cultural, es un factor determinante en cualquier organizacin, ya que

este refleja a travs de los colaboradores la imagen que se quiere proyectar de la
organizacin; los manuales de procedimientos, las normas de comportamiento, la
imagen corporativa, entre otros, son factores que pueden llegar a constituir una
cultura empresarial propia de la organizacin.

As mismo, el entorno cultural, como todos los entornos, tienen mucho de proceso
pero tambin mucho de centro de poder y/o decisin. El proceso de la cultura es
un proceso ms o menos espontaneo de los pueblos, si se deja que transcurra
libre y espontneamente segn su propia lgica y racionalidad. Pero, dada su
significacin altsima desde el punto de vista de control social y del consumo y la
productividad en las sociedades modernas, la cultura se ha convertido en algo
que, cada vez con mayor sofisticacin, debe ser objeto de manipulacin
intencionalmente orientada a producir determinados efectos y resultados. De este
modo la cultura debe dejar de ser un proceso simplemente manipulado o
intervenido desde los centros de poder, para pasar a convertirse en un producto
manipulado desde su origen mismo en su forma, en su contenido, en sus modos
de uso y de consumo y, por supuesto, manipulado tambin en el clculo
anticipado de sus resultados. No es lo mismo un proceso cultural cuya
espontaneidad relativa resulta moldeada o intervenida desde determinados
intereses, que un proceso cultural fabricado industrialmente, como ocurre en la
cultura de masas o cultura para el consumo de las masas en las sociedades
industriales contemporneas.

Para las organizaciones empresariales resulta de vital importancia identificar las

tendencias culturales, para prever el futuro y planear en consecuencia, as como
conocer la cultura presente ya dada, a fin de ver en ellas las posibles
54
oportunidades o amenazas que representan desde el punto de vista de las
actividades de la organizacin. Visto as las cosas, se podra incluso concluir que,
aun en riesgo de esquematizar un poco, las organizaciones les interesa el estudio
del Entorno Cultural, desde dos fundamentales puntos de vista: en primer lugar, en
cuanto la cultura es un factor clave que interviene, junto con otros, en la estructura
del consumo; y en segundo lugar, en cuanto la cultura es un factor, tambin clave,
que interviene junto con otros, en el comportamiento de la fuerza de trabajo
subordinada pero igualmente subordinante.

Por otro lado, la cultura es el conjunto de creencias y valores compartidos por los
miembros de un grupo social. La cultura influye claramente en el comportamiento
de los individuos y a la sociedad a la que pertenecen, por lo que las empresas
debern estar muy atentas a los elementos culturales que se presenten.

Generalmente las empresas se ven influidas por dos tipos de elementos

culturales: internos y externos. Los internos se crean dentro de la misma empresa,
mientras que los externos se presentan en el pas, la comunidad y los grupos
sociales a quienes se pretende servir y abastecer.
Ciertamente hay formas de modificar la cultura, de ser promotor de nuevas ideas.
Pero lo primero que debemos evitar es un choque, porque daa a las partes. Hay
que aprender y comprender la cultura del medio, adaptarse a ella, desarrollar y
conformar la nuestra a travs de la integracin con la anterior, y evolucionarlas de
acuerdo con las situaciones reales.41

El ambiente cultural de la compaa FABRIFARMA S.A. trabaja en la interaccin

entra las diferentes reas definidas, mediante la programacin de diferentes
actividades de integracin en donde se incita a ambientes de esparcimiento y
armonizacin, que reflejen y permitan a los empleados enriquecer sus
conocimientos y a la vez el respeto por el trabajo de los dems, sentido de
pertenencia y lealtad por la institucin en la que laboran.

41
Prieto, S. Carlos; Introduccin a los Negocios El Entorno de las Empresas. Editorial Banca y Comercio.
Mxico D.F. Pg. 126-130.

55
Tabla 8. Oportunidades y amenazas del Entorno Cultural.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Buena aceptacin de la Bajo nivel educativo por parte de

compaa por parte de los los empleados
clientes Nivel cultural del colaborador
Experiencia en el sector
farmacutico de los
representantes legales de la
compaa
Buenas relaciones comerciales
con empresas del mismo
sector
Sentido de pertenencia hacia
la empresa por parte del
trabajador

Fuente. Elaboracin propia

7.2 DIAGNSTICO INTERNO

El diagnostico interno, pretende analizar los medios con que cuenta la compaa
FABRIFARMA S.A. para identificar las fortalezas y debilidades de la misma, esto
con el fin de llegar a conocer con que herramientas se cuenta para afrontar de
manera estratgica el medio ambiente. Cabe anotar, que la mayor fortaleza de
toda organizacin, se mide o se observa cuando se tiene plena certeza del
cumplimiento de los objetivos propuesto, o en su defecto cuando la compaa va
encaminada a la ejecucin de los mismos, por el contrario las debilidades, se
consideran un vaco que condiciona la realizacin de dichos objetivos.

56
7.2.1 Diagnstico del Proceso Administrativo

FABRIFARMA S.A., cuenta con las siguientes reas: rea Administrativa, rea de
Produccin y rea de Control de Calidad, cada rea tiene una definicin clara de
sus objetivos y funciones. El rea Administrativa est conformada por:
contabilidad, compras, costos, y recursos humanos; el rea de Produccin est
conformada por: produccin, acondicionamiento y logstica, y por ltimo, el rea de
control y calidad est conformada por: estabilidades, anlisis y documentacin.
Debido a la falta de un sistema organizacional bien definido, hay ciertas funciones
y objetivos que no se llevan a cabalidad, ya que, las funciones no se realizan con
medidas a seguir. A continuacin se describirn las funciones administrativa, con
las cuales se pretende realizar el anlisis de los aspectos ms relevantes y que
podran llegar a ser decisivos en el diagnostico interno de la organizacin.

7.2.1.1 Funcin de planeacin.

La planeacin pretende trazar los cursos de accin que sean necesarios para
asegurar la direccin total de la empresa o de cualquiera de sus partes, sobre todo
largo plazo

Esta labor implica que estructure sus planes de acuerdo a los principios de
planeacin.42
FABRIFARMA S.A. no cuenta con un programa de planeacin especfico, no tiene
un plan estratgico definido por parte de la alta gerencia, que la direccione y la
encamine a metas alcanzables a corto y largo plazo. Esto con el fin de demarcar
objetivos que le permitan observar de manera palpable por as decirlo, aquellos
logros propuestos y que han sido alcanzados. La planeacin se debe ver como
una ideologa que conlleva y motiva a la iniciativa de la toma de decisiones de
manera oportuna y eficaz.

La compaa FABRIFARMA S.A. cuenta con una misin y visin, que se

encuentra en puntos estratgicos de circulacin del personal que labora en la

42
Sabogal Sabogal, Omar. Proceso Administrativo. Santa Fe de Bogot, D.C. 1991. Pg. 46.

57
compaa, pero no ha sido divulgada de tal manera que los empleados se sientan
identificados con dichos objetivos a alcanzar, que les permita visualizarse o
direccionarse hacia dichas metas.

Tabla 9. Fortalezas y Debilidades dela Funcin de Planeacin.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

La compaa FABRIFARMA S.A. No cuenta con un programa de

cuenta con una misin y visin, que se planeacin especfico, no tiene un plan
encuentra en puntos estratgicos de estratgico definido por parte de la
circulacin del personal que labora en gerencia, que la direccione y la
la compaa. encamine a metas alcanzables a corto
y largo plazo.

Fuente. Elaboracin propia

7.2.1.2 Funcin de organizacin.

Comprende la creacin, desarrollo y mantenimiento de la estructura

organizacional de la empresa y de sus partes, a fin de facilitar la divisin del
trabajo, as como la coordinacin e integracin de los recursos financieros, fsicos
materiales y humanos en la empresa.43

FABRIFARMA S.A. desde el momento de su constitucin, se encuentra

estructurada formalmente como organizacin.

43
Ibd. Pg. 47.

58
El organigrama se encuentra integrado por las siguientes dependencias:
Asamblea de Socios, Revisora Fiscal, Junta Directiva, Gerencia General,
Gerencia Administrativa y Financiera y la Gerencia Tcnica.

Actualmente el organigrama refleja de manera fidedigna la estructura

organizacional de la compaa, se evidencia un rea de control de calidad de los
procesos de produccin, por el contrario el rea contable administrativa solo
cuenta con la revisora fiscal, y se evidencia la falta de auditora ya sea interna o
externa de los procesos. De igual manera los cargos nombrados en el
organigrama todos estn siendo ejercidos en la compaa.

La representacin legal de la compaa, es ejercida por el Gerente General quien

a su vez es socio de la misma.

La jefatura de contabilidad hasta hace poco tiempo, era realizada por un contador
contratado directamente y tiempo completo, en este momento es realizada por un
contador por honorarios, quien solo acude a la compaa para realizar las labores
de control e inspeccin dos veces por semana.

Para todos los cargos, existen manuales de cargos, con actividades generales a
realizar, pero no se cuenta con manuales de funciones que permitan extractar de
manera metdica y precisa las diferentes labores que se ejercen en la compaa y
las diferentes condiciones y requisitos que deben reunir cada uno de los
responsables de su ejecucin.
Con una apropiada organizacin, el objetivo a alcanzar con este trabajo es situar a
la compaa en la ejecucin de sus diversas actividades de forma adecuada y
ordenada, que le permitan a la organizacin encaminarse hacia una eficaz y
oportuna toma de decisiones.

Tabla 10. Fortalezas y Debilidades de la Funcin de Organizacin.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

59
 El organigrama refleja de manera El rea contable administrativa solo
fidedigna la estructura organizacional cuenta con la revisora fiscal, y se
de la compaa. evidencia la falta de auditora ya sea
interna o externa de los procesos.

Los cargos nombrados en el No se cuenta con manuales de

organigrama todos estn siendo funciones que permitan extractar de
ejercidos en la compaa. manera metdica y precisa las
diferentes labores que se ejercen en la
compaa.

Contador por Honorarios.

Fuente. Elaboracin propia

7.2.1.3 Funcin de Direccin.

Se observa la direccin de la empresa con un proceso de unificacin por medio

del cual el personal autorizado establece, apoya y administra una organizacin en
lo que corresponde a la seleccin y cumplimiento de sus objetivos. Esta funcin
tiene la prelacin de que indica un proceso que se desarrolla a lo largo del tiempo.

Actualmente el gerente general de la compaa FABRIFARMA S.A. tiene una larga

trayectoria en la venta y comercializacin de medicamentos, trabaja en la industria
farmacutica poco ms de 20 aos, es una persona emprendedora ha sido el
fundador de dos compaas farmacuticas, adems tiene la facilidad de
interactuar con todo el recurso humano de la compaa, de manera abierta y
siempre dispuesto a escuchar y propiciar relaciones que generen lazos de lealtad
y compromiso hacia la organizacin.
60
El gerente delega actividades administrativas y de relaciones comerciales a la
gerencia financiera, reunindose peridicamente, escucha y acepta sugerencias
que direccionen a la compaa hacia niveles de competitividad y productividad.

La mala comunicacin para la toma de decisiones, tanto, interna como externa,

han generado percances en la ejecucin de los procesos productivos y
administrativos, ocasionando contratiempos en el cobro de servicios prestados a
los clientes, los cuales se reflejan en los procesos contables con la devolucin de
facturas por parte de los clientes, o reclamos de los mismos por los valores
cobrados.

Es importante procurar por parte de las directrices, medios de comunicacin

efectivos y eficaces, que soporten y conlleven a un debido proceso.

Tabla 11. Fortalezas y Debilidades de la Funcin de Direccin.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

El gerente delega actividades La mala comunicacin para la toma de

administrativas y de relaciones decisiones, tanto, interna como
comerciales a la gerencia financiera. externamente.

Realiza reuniones peridicamente,

escucha y acepta sugerencias que
direccionen a la compaa hacia
niveles de competitividad y
productividad.

61
Fuente. Elaboracin propia

7.2.1.4 Funcin de Control.

Esta funcin busca asegurarse del cumplimiento de los planes establecido, es

fundamental para el xito de las tareas relativas al trabajo del administrador en la
empresa. De acuerdo con el plan, usted ejecuta el control con base en el
presente.44

La evaluacin y control de los procesos administrativos no se llevan a cabo de

manera continua, se realiza una evaluacin a cada uno de los empleados
administrativos y de produccin una vez al ao, los puntos evaluados en el rea
administrativa son realizados por el gerente financiero, quien se basa en el
cumplimiento de las tareas asignadas a sus colaboradores y el manejo y
desenvolvimiento que cada uno de ellos tienen de su rea.

Es importante tener mecanismos de control, que le permita a la gerencia medir el

nivel de desempeo de cada una de las reas que la integran, para as, tener la
confianza y plena seguridad que las labores y procesos realizados por el rea
administrativa se estn realizando de forma transparente y a su vez ayuden a
conservar los recursos y bienes de la compaa.

Tabla 12. Fortalezas y Debilidades de la Funcin de Control.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Evaluacin anual de los La falta de procedimientos de control e

colaboradores, segn el cumplimiento inspeccin.

44
Sabogal Sabogal, Omar. Proceso Administrativo. Santa Fe de Bogot, D.C. 1991. Pg. 49.

62
 de tareas asignadas.

Fuente. Elaboracin propia

7.3 DIAGNSTICO REA CONTABLE FINANCIERA

7.3.1 Definicin

rea de trabajo calificado de la organizacin que agrupa a un nmero de

personas, recursos y conocimientos con la tarea de dirigir la informacin contable
que generan sus actividades y transacciones. Dentro de sus labores estn la de
coordinar y verificar los procedimientos internos relacionados con el manejo
financiero, asegurando que la empresa sea rentable, vigilar y conservar los
activos, coordinar los presupuestos, flujo de caja, cartera y los costos adems de
la evaluacin de proyectos.

El sistema de informacin contable se disea y se establece con el propsito de

que mediante su producto, la informacin contable sirva de referencia, guie el
trabajo y encauce el uso de los recursos de la empresa. 45

7.3.2 Anlisis

Con relacin al rea contable y financiera se observa lo siguiente:

Observando el panorama contable financiero, se deduce que es un rea con
muchos vacos, en donde, la falta de planeacin y control la torna vulnerable y
poco confiable, no se cuenta con un sistema que est acorde a las necesidades
de la organizacin.

45
DELGADILLO R. Diego. El sistema de la Informacin Contable. Fundamentos y marco de referencia para su
administracin. Santiago de Cali Colombia: Facultad de Ciencias de la Administracin. Universidad del
Valle, Sede San Fernando, 2001. Pg. 32.

63
Puntos dbiles: En el sistema de informacin contable la compaa no cuenta
con un manual escrito el cual le proporcione precisin, determinacin y exactitud
en la informacin contable, que le permita tener principios bien definidos con
relacin a los procesos contables.
Es imperante que la compaa instituya un manual de procedimiento contable, que
se ajuste a las necesidades de la organizacin y a la de sus usuarios, que provea
informacin apropiada que la encauce al cumplimiento de sus objetivos,
garantizando la consecucin de los mismos.

Control: en lo que se refiere al control, la compaa no cuenta con un adecuado

sistema de control que brinde la garanta que avale la confiabilidad de las
operaciones contable; esto nace de muchos factores como la mala comunicacin,
falta de planeacin, mala gestin por parte del jefe contable, negligencia por parte
de los usuarios, entre otros, lo que conlleva al no cumplimiento de lo proyectado
por parte del rea contable financiera.

Sistema Presupuestario: La presupuestacin consiste en la asignacin de los

recursos a las actividades y a los procesos de trabajo. La direccin contable debe
tener claro, basada en las condiciones reales de trabajo de la empresa, las
demandas de los usuarios de la informacin contable, as como de las
posibilidades de mejoramiento, la naturaleza y el monto de los recursos
indispensables para el sistema contable o el rea contable pueda cumplir su
cometido. En especial deben tenerse en cuenta, dados los cambios continuos del
entorno, el presupuesto para el entrenamiento y actualizacin de las personas en
la legislacin, y el soporte tecnolgico. La aprobacin y asignacin de los recursos
para el funcionamiento del rea contable, son una muestra clara del inters que la
administracin de la empresa tiene en la funcin contable.46
La compaa FABRIFARMA S.A. no cuenta con una cultura presupuestal, que le
permita evaluar si cuenta o no con los recursos adecuados y las cantidades
necesarias para una oportuna y asertiva respuesta a los inconvenientes
econmicos y financieros que se presenten. Por ende, en el cierre del periodo la
compaa no visualiza si los resultados de este, son los esperados o no.

46
Ibd. Pg. 62.

64
Administracin Financiera: No se lleva un anlisis concienzudo de los estados
financieros, utilizando como una herramienta los indicadores o razones financieras
que le den una direccin sobre la utilizacin de los recursos.
No se realiza por parte del rea contable estados de flujo de efectivo, los cuales
son de suma importancia, ya que estos indican los usos y las fuentes de recursos
para la organizacin y tambin indica el riesgo respecto a la capacidad de cumplir
o no los compromisos adquiridos, ya que con la ejecucin de este se contara con
informacin pertinente, relacionada con el recaudo y desembolso de efectivo.

Planeacin Tributaria: No se realiza planeacin tributaria, que defina los

procedimientos y mecanismos de control, para brindar una oportuna respuesta a
las obligaciones tributarias, el objetivo de elaborar un manual de procedimiento
tributario de la planeacin financiera, es facilitar y garantizar el cumplimiento
oportuno, dentro del periodo establecido en el calendario tributario segn lo
establecido por la ley.

65
 8. DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE

El sistema de informacin contable denominado tambin rea, seccin,

departamento, divisin o gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa
en la cual se desarrollan procesos y actividades especiales por la cual, agrupa a
personas, recursos y con la funcin de manejar la informacin que generan sus
transacciones, actividades y hechos econmicos, a fin de producir y revelar
informacin de carcter contable-financiero que sea confiable y til, de manera
que los responsables de la administracin dispongan de ella oportunamente para
las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones. 47
Entradas, procesos y salidas.
A continuacin se presentan los documentos de entrada, proceso de la
informacin y las salidas del sistema de informacin contable:
Figura 1. Entradas, Procesos y Salidas SIC
DOCUMENTOS DE PROCESAMIENTO DE LA
ENTRADA INFORMACIN SALIDA DEL SISTEMA

-Compra de papelera e Elaboracin de Estados

-Seleccin y clasificacin
insumos.
de los documentos. Financieros para:
-salarios y prestaciones
sociales de los trabajadores. -Ingreso de los
-Ingresos por venta de documentos al sistema -Toma de decisiones.
contado y recaudo de cartera. contable. -Determinacin de los
-Desembolso por diversos tributos.
-Contabilizacin de
conceptos.
provisiones y -Informacin para
-Ventas de contado y a
crdito. causaciones. usuarios externos.
-Devoluciones en compras y -Ajustes de pre cierre. -Anlisis Financiero.
ventas. -Elaboracin de
-Causacin de los diferentes
Presupuesto.
conceptos.

47
DELGADILLO R. Diego. El sistema de la Informacin Contable. Fundamentos y marco de referencia para su
administracin. Santiago de Cali Colombia: Facultad de Ciencias de la Administracin. Universidad del
Valle, Sede San Fernando, 2001. Pg. 17.

66
Fuente. Elaboracin propia

8.1 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE

8.1.1 Objetivo General

El objetivo de la contabilidad y de la informacin contable es suministrar

informacin til para tomar decisiones de carcter econmico. Para cumplir este
objetivo es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos: los usuarios generales
y particulares de la informacin, los usos posibles que se le de a la informacin
contable, y la comunidad que se ve afectada de alguna manera por la gestin y
operacin de la empresa. Igualmente se debe tener en cuenta los atributos que
precisa la informacin contable, los requisitos de calidad como producto que es, su
pertinencia, relevancia, confiabilidad y en fin, su grado de utilidad, razonabilidad e
integridad.

8.1.2 Objetivos Especficos

La contabilidad debe suministrar informacin para predecir, comparar y

evaluar los flujos de caja potenciales en trminos de monto, oportunidad y
relativa incertidumbre.

La informacin contable debe proveer informacin para evaluar la habilidad

de los administradores en la administracin de los recursos con base en la
misin de la empresa.

La informacin contable debe dar cuenta del impacto que la gestin de la

empresa tiene sobre la comunidad que la rodea.48

48
Ibd. Pg. 31y 32

67
 Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las
obligaciones que tengan de transferir recursos a otros entes, los cambios
que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el
periodo.

Predecir flujos de efectivo.

Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin

de los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.

Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.

Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas

Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad

econmica de un ente represente para la comunidad.49

8.2 USUARIOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE

Los principales usuarios del Sistema Informacin Contable son los gerentes y
empleados dentro de la empresa que interactan con el sistema. El grado de
participacin puede variar de acuerdo con el tipo de usuario.
Los usuarios directos son quienes realmente interactan con el sistema. Ellos
ingresan los datos o reciben salidas de datos. Como ejemplo se tiene el
almacenista, el auxiliar contable, la secretaria, entre otros. Los usuarios indirectos
se benefician de los resultados o informes producidos por el sistema, pero

49
PUC Plan nico de Cuentas para Comerciantes. LEGIS EDITORES S.A. 2005. Pg. 38.

68
interactan directamente con l. Esos usuarios pueden ser jefes de algn rea de
la empresa que utilicen el sistema, como por ejemplo el jefe de Ventas, el jefe de
persona, etc. Y, por ltimo, los usuarios administrativos son quienes tienen
responsabilidades en la administracin de los sistemas de aplicacin. Estos
usuarios son los gerentes de altos niveles con diferentes funciones en los
negocios, que emplean mucho el sistema de informacin. Mientras el personal
puede o no utilizar el sistema indirecta o directamente, ellos tienen la autoridad
para aprobar o desaprobar la inversin en el desarrollo de la aplicacin; tambin
tienen la responsabilidad de organizacin para la efectividad de los sistemas.

Los tres tipos de usuarios son importantes. Cada uno tiene la funcin esencial en
relacin con la empresa: cmo funciona, y hacia dnde se dirige. 50

8.2.1 Usuarios Externos

Los usuarios externos se definen como quienes se distinguen por tener un inters
indirecto, relacionado no tanto con la empresa sino con su influencia en el entorno
socioeconmico; entre ellos estn: los inversionistas, prestamistas, acreedores,
proveedores, clientes, cmaras de comercio, asociaciones gremiales y pblico en
general. No todas las necesidades de informacin de estos usuarios pueden
quedar cubierta por la contabilidad, toda vez que los estados financieros reflejan
los efectos de sucesos y transacciones financieras anteriores y no contienen
informacin distinta de la financiera.

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales: Por medio de las declaraciones

tributarias que la compaa presenta a este organismo del Estado, esta toma la
informacin y la cruza con diferentes entidades econmicas.

50
MONTAO O. Edilberto. Contabilidad y Legislacin. Control, valuacin y revelaciones. 3da. Edicin
actualizada 2011. Santiago de Cali-Colombia: Facultad de Ciencias de la Administracin. Universidad del
Valle, 2011. Pg. 59.

69
Entidades Financieras: Requieren informacin financiera que soporte la solidez
de econmica de la compaa para el otorgamiento de prstamos, leasing, entre
otros.

Inversionistas: con los documentos contables los inversionistas analizan la salud

financiera de la compaa y que dicha compaa tenga buena perspectiva
econmica a futuro.

Clientes: Requieren informacin como son: documentos de cotizaciones, facturas,

cuentas de cobro y contratos.

Proveedores: solicitan referencias comerciales y bancarias para aprobacin de

solicitud de crdito.

Otros Usuarios: Son aquellos que requieren informacin con fines estadsticos o
de control, tales como el DANE, la Superintendencia de Sociedades, la
superintendencia Financiera, la Supervalores, entre otras.

8.2.2 Usuarios Internos

Los usuarios internos se definen como quienes tienen un inters directo con la
empresa como propietarios y accionistas, directores, gerentes, jefes de
departamento, empleados y sindicatos, etc. Cuentan con otras fuentes adicionales
de informacin y tienen la posibilidad de determinar, por tener autoridad jerrquica
o poder legal, la forma y contenido de la informacin financiera de modo que
satisfaga sus necesidades.51

51
PUC Plan nico de Cuentas para Comerciantes. LEGIS EDITORES S.A. 2005. Pg. 30.

70
Gerencia General: El rea administrativa de la organizacin est compuesta por
el personal administrativo, los cuales hacen parte trascendental en la planeacin,
organizacin, direccin y control, incentivando el potencial del talento humano que
tiene a su cargo, encaminado hacia metas y propsitos de altos niveles de
eficacia, eficiencia y calidad que conlleven induzcan a mayores esfuerzos por
parte del personal, para as llegar alcanzar todas la metas propuestas a corto y
largo plazo por parte de la organizacin.

Compras: La primordial actividad o funcin del rea de compras, es la ejecucin

de contactar proveedores para la adquisicin de mercancas, materias prima,
insumos, papelera y activos fijos que se requieran, la tarea realizada por este
departamento es de vital importancia para el buen funcionamiento de la
organizacin. El rea de compras es la encargada de mantener apropiados niveles
de inventarios.

Contabilidad: Las labores desarrolladas en el rea contable, tienen como

principal objetivo proporcionar de manera oportuna, confiable y comprensible la
informacin, para los usuarios de la organizacin ya sean internos o externos, con
el objetivo de que con dicha informacin se tomen decisiones pertinentes y
acertadas para la compaa que conlleven a beneficios econmicos.

Tesorera: Es el rea encargada del apropiado manejo del efectivo de la

compaa, para el correcto funcionamiento de las operaciones de la misma. Debe
supervisar metdicamente que los saldos de las cuentas no se vean afectados,
determinar los depsitos bancarios y de ahorro con el objeto de favorecer la
consolidacin y el seguimiento del flujo de efectivo.

Dicha rea tambin tiene la responsabilidad de asegurar el efectivo recaudo de los

recursos financieros, procedentes de los ingresos de las ventas, por
cancelaciones, abonos o anticipos, por prstamos de bancos, corporaciones o
terceros, por aportes realizaos por los socios, de igual manera es responsable de

71
los pagos de las obligaciones adquiridas con terceros, como proveedores, pago de
salarios, obligaciones tributarias, entre otras.

Cartera: Se encarga de hacer efectivo el acuerdo de las obligaciones por ventas

por parte de los deudores a favor de la compaa, la cual se encuentra amparada
por la factura de venta, lo que conlleva a una cuenta por cobrar. De igual forma el
departamento de cartera debe realizar un estudio concienzudo y metdico de la
capacidad de crdito y de pago de los futuros clientes.

Almacn: Esta rea se encarga del manejo y custodia del inventario, y tiene la
responsabilidad por el ingreso y salida de la mercanca y/o materias primas. Es la
responsable de generar la informacin de stock de inventarios a la alta gerencia
para realizar una correcta planeacin de produccin.

8.3 COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE

El componente de un sistema es aquel elemento que es indispensable para que

este cumpla su misin y objetivos. En una empresa manufacturera las materias
primas, la planta y equipo, el personal de ingenieros, empleados y personal
general de la planta de produccin as como el diseo de los productos son, entre
otras, partes fundamentales para que esta misma organizacin productiva pueda
cumplir su objeto social52.

Para lograr este objetivo se debe contar con la combinacin de un personal

selecto y calificado que desempee eficientemente sus funciones, que aporte a la
empresa lo mejor de s para su desarrollo; personal que debe tener unos
conocimientos amplios y claros en todo lo referente a la normatividad contable,

52
Delgadillo pgina 37

72
sus definiciones, la implementacin del Plan nico de Cuentas, que se adecue a
las necesidades de la organizacin; se debe contar tambin con recursos
materiales, los cuales desempean una funcin importante ya que de acuerdo a la
tecnologa usada se puede obtener una informacin ms rpida, eficiente y
confiable. Por ltimo, se requieren recursos econmicos suficientes para implantar
en la sociedad un sistema acorde con las necesidades del mercado y de la
empresa, para contratar una persona experta que dirija el sistema y prepare a los
dems empleados y personas necesarias para su utilizacin, entre otros costos
que demanda el S.I.C.53.

8.4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

8.4.1 Objetivo

Disear un Manual de Procedimientos Contables que sea un soporte ntegro de

las transacciones financieras realizadas por la compaa y sean una base slida
del sistema de informacin contable para la empresa FABRIFARMA S.A., que se
ajuste a los requerimientos segn los procesos y adems la direccin hacia una
correcta toma de decisiones que le permita ser competitiva en el mercado
manteniendo un crecimiento sostenible en el tiempo.

8.4.2 Manual de Compras

8.4.2.1 Objetivo

Constituir los parmetros para la adquisicin de bienes y/o servicios necesarios

para el funcionamiento de los procesos de produccin y administracin, con el fin
de realizar compras de buena calidad, mejor costo, tiempo de entrega y garanta
del servicio para la empresa FABRIFARMA S.A.

53
Montao pgina 60

73
8.4.2.2 Alcance

Inicia a partir de la elaboracin de la requisicin enviada a la Asistente de

Compras y finaliza cuando se recibe a satisfaccin los bienes y/o servicios y se
entrega la factura original al rea de contabilidad para su respectivo pago.

8.4.2.3 Definiciones

Requisicin: Documento donde se detalla la necesidad de un producto o

servicio para un rea determinada.

Proveedor: Persona natural o jurdica que suministra a otras empresas con

existencias de bienes y/o servicios en momento determinado.

Cotizacin: Documento en el cual se establecen los criterios a tener en cuenta

para realizar la compra servicio.

Orden de Compra: Documento que se realiza para solicitar al proveedor el bien

o servicio cotizado.

Cdigo SWIFT: es un cdigo internacional que tienen los bancos cuyo objetivo
es facilitar el tratamiento automtico de pagos y cobros transfronterizos.

8.4.2.4 Consideraciones Generales

La forma de pago de las compras pueden realizarse de contado o a crdito

dependiendo del proveedor, por lo tanto el procedimiento de facturacin vara de
la siguiente forma:

74
 Contado: El proveedor enva una copia de la factura original a la empresa para
realizar el pago, la cual el Asistente de Compras confirma con el proveedor para
que gestione el despacho hacia la empresa enviando la factura original.

Crdito: El proveedor despacha la mercanca a la empresa con la factura

original y la Asistente de Compras debe darle seguimiento hasta que la factura
finalice el plazo establecido.

Se cuenta con un listado actualizado de proveedores de productos y/ servicios,

el cual es revisado para satisfacer la demanda de las requisiciones internas y
realizar las cotizaciones respectivas.

8.4.2.5 Compras de Mantenimiento

Para este tipo de compras se tiene un listado de proveedores autorizados con los
cuales se ha venido trabajando en los aos que FABRIFARMA S.A. ha estado
operando. Durante estos aos se ha generado una relacin gana-gana con cada
uno de ellos, por lo que hay una confianza comercial ya establecida durante estos
aos como cliente-proveedor. Si por alguna circunstancia los productos o servicios
solicitados no los puede ofrecer algunos de los proveedores que se tienen
entonces se procede a buscar diferentes opciones que satisfagan la solicitud del
rea de mantenimiento.

Pasos Relacionados

1. El coordinador de mantenimiento debe realizar la requisicin segn la

necesidad del rea, la cual debe ser clara, precisa, detallada y exacta con
el fin de que el rea de compras tenga la mayor informacin posible para
evitar compras errneas e innecesarias.
2. De acuerdo a la requisicin entregada por el coordinador de mantenimiento
la asistente de compras revisa el listado de proveedores aprobado y
empieza a cotizar el producto o servicio requerido. Dependiendo de su
monto se harn como mnimo tres cotizaciones para una mejor toma de
decisiones.
75
 3. Despus de obtener las cotizaciones respectivas se renen con los
gerentes del rea implicada para escoger la mejor opcin de compra en
cuanto a tiempo de entrega, costos y plazos de pago.

4. Una vez aprobado el proveedor que cumple con las condiciones ms

idneas para satisfacer la demanda del bien o servicio se procede a
generar la orden de compra y posterior envi al proveedor.

5. Cuando llega el producto o servicio se compara con la orden de compra

para ver que se cumpla todo lo solicitado en la misma y hacer entrega al
rea que hizo la solicitud.

6. Despus de haber recibido a satisfaccin el producto o servicio solicitado se

procede a causar la factura en el sistema contable que utiliza la empresa
para su respectivo pago de acuerdo a los plazos convenidos con el
proveedor.

Tabla 13. Proceso Compras de Mantenimiento

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUMENTO REGISTRO

CONTROLAR DE
REFERENCIA

Tener en buen
Entregar estado los
Registro
requisicin de Coordinador equipos y
1 archivo
la necesidad de Peridica mquinas para Requisicin
requisicione
que se ha Mantenimiento la produccin y
s pendientes
creado control de
calidad

Contar con
varias
Solicitar 3 Asistente de
2 Peridica alternativas con Requisicin N/A
cotizaciones Compras
el fin de escoger
la mejor opcin

76
 Realizar
reunin con el Firma de
Asistente de Lograr
autorizacin
Gerente autorizacin de
Compras y en la
3 Administrativo y Peridica la compra Cotizaciones
Persona quien requisicin
Financiero o el
autoriza
Gerente
Tcnico

Establecer
trminos de la
Carta
compra (tiempo Pactar
condiciones Cotizaciones aprobacin
de entrega y Asistente de
4 Peridica ideales segn
tiempo de Solicitud Nota: Para
Compras
pago) con el necesidad de la crdito pago de
proveedor empresa contado N/A

Solicitar pedido
Generar orden
y dar
de compra Asistente de Orden de
5 Peridica seguimiento a Cotizacin
Compras compra
orden de
compra.

Revisar los
repuestos
enviados o la
prestacin del
servicio de
6 mantenimiento Asistente de Verificar que los
Copia
Compras y bien entregado
Remisin factura
persona que Peridica y/o el servicio
Factura remisin
realizo la prestado sea el
NOTA: Si no aprobada
requisicin solicitado
corresponde a
lo solicitado se
realiza un
cambio o
devolucin

77
 Recibir los
repuestos o la
Formato de
prestacin del Asistente de Soportar Bienes y/o
7 Peridica entrada de
servicio Compras entrega servicios
almacn
requerido y la
factura original

Entregar el
repuesto o
Formato de
servicio de Asistente de Soportar Bien o
8 Peridica salida de
mantenimiento Compras entrega servicio
almacn
a la persona
encargada

Causar la
factura
Factura
NOTA: Cuando original si el
la forma de pago es a
9 pago se hace Asistente de Realizar el pago crdito o Soporte de
Peridica
Compras al proveedor copia de la pago
de contado, la
factura si el
factura ha sido
pago es de
causada, para
poder realizar contado
el pago

Fuente. Elaboracin propia

8.4.2.6 Insumos Bsicos

Para este tipo de insumos, el proveedor ya se encuentra establecido y certificado

por el rea de control de calidad de FABRIFARMA S.A., debido a que manejan
precios bajos, buena calidad y por ser los nicos en distribuirlos. Estos insumos
son Guantes, sanitizantes, bolsas, acido, hipoclorito, jabn lquido, detergente, etc.

78
Pasos Relacionados

1. El supervisor de produccin debe realizar la requisicin segn la necesidad

del rea, la cual debe ser clara, precisa, detallada y exacta con el fin de que
el rea de compras tenga la mayor informacin posible para evitar compras
errneas e innecesarias.

2. De acuerdo a la requisicin entregada por el supervisor de produccin la

asistente de compras revisa el listado de proveedores aprobado y como son
compras de productos que se consumen mensualmente por lo general se
hace la orden de compra al proveedor ya autorizado y aprobado.

3. Si por algn motivo no se puede obtener el producto de los proveedores ya

autorizados y aprobados se busca un nuevo proveedor y se hacen las
cotizaciones respectivas. Se renen con los gerentes del rea implicada
para escoger la mejor opcin de compra en cuanto a tiempo de entrega,
costos y plazos de pago.

4. Una vez aprobado el proveedor que cumple con las condiciones ms

idneas para satisfacer la demanda del bien o servicio se procede a
generar la orden de compra y posterior envi al proveedor.

5. Cuando llega el producto o servicio se compara con la orden de compra

para ver que se cumpla todo lo solicitado en la misma y hacer entrega al
rea que hizo la solicitud.

6. Despus de haber recibido a satisfaccin el producto o servicio solicitado se

procede a causar la factura en el sistema contable que utiliza la empresa
para su respectivo pago de acuerdo a los plazos convenidos con el
proveedor.

79
 Tabla 14. Proceso Compras de Insumos Bsicos

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUMENTO REGISTRO

CONTROLAR DE
REFERENCIA

Tener en
Entregar Registro
existencia de los
requisicin de archivo
Supervisor de insumos
1 la necesidad
Produccin
Mensual
indispensables
Requisicin requisicion
que se ha es
para la
creado pendientes
produccin

Contar con el
Solicitar Asistente de soporte del
Mensual Requisicin Cotizacin
2 cotizacin Compras precio de los
insumos

Realizar
Firma de
autorizacin Lograr
Asistente de autorizaci
por parte del autorizacin de
Compras y n en la
3 Gerente Mensual la compra Cotizaciones
Persona quien requisicin
Administrativo y
autoriza
Financiero o
Jefe de planta

Establecer
trminos de la
compra (tiempo Pactar
de entrega y condiciones
4 Asistencia de
tiempo de Mensual ideales segn Cotizacin N/A
Compras
pago) con el necesidad de la
proveedor empresa

80
 Solicitar pedido
5 y dar
Generar orden Asistente de Orden de
Mensual seguimiento a Cotizacin
de compra Compras compra
orden de
compra

Revisar los
insumos
enviados por el
6 proveedor. Remisin Copia
Verificar que los Factura
NOTA: Si no Asistente de factura
Mensual insumos sean
Compras remisin
corresponde a los solicitados Certificado
aprobada.
lo solicitado se analtico
realiza un
cambio o
devolucin

Formato
Recibir los
Asistente de Soportar de entrada
7 insumos y la Mensual Insumos
Compras entrega de
factura original
almacn

Causar la
factura

NOTA: cuando Factura original

si el pago es
la forma de
8 pago se hace
Asistente de Realizar el pago crdito o copia Soporte de
Mensual
Compras al proveedor de la factura si pago
de contado, la
el pago es de
factura ha sido
causada, para contado
poder realizar
el pago

Fuente. Elaboracin propia

81
8.4.2.7 Compras no Comunes

Estas compras corresponden a urgencias presentadas durante los procesos de

produccin que requieren de manera inmediata la compra o reparacin de la parte
a remplazar, por ejemplo guas y cuchillas de la blster, ejes, banda de la
rotuladora, etc.

Pasos Relacionados

1. El supervisor de produccin o quien corresponda debe realizar la

requisicin segn la necesidad del rea, la cual debe ser clara, precisa,
detallada y exacta con el fin de que el rea de compras tenga la mayor
informacin posible para evitar compras errneas e innecesarias.

2. De acuerdo a la requisicin entregada por el solicitante la asistente de

compras revisa el listado de proveedores aprobado para revisar si alguno
de estos puede satisfacer la demanda requerida.

3. Si por algn motivo no se puede obtener el producto de los proveedores ya

autorizados y aprobados se busca un nuevo proveedor y se hacen las
cotizaciones respectivas. Se renen con los gerentes del rea implicada
para escoger la mejor opcin de compra en cuanto a tiempo de entrega,
costos y plazos de pago.

4. Una vez aprobado el proveedor que cumple con las condiciones ms

idneas para satisfacer la demanda del bien o servicio se procede a
generar la orden de compra y posterior envi al proveedor.

5. Cuando llega el producto o servicio se compara con la orden de compra

para ver que se cumpla todo lo solicitado en la misma y hacer entrega al
rea que hizo la solicitud.

6. Despus de haber recibido a satisfaccin el producto o servicio solicitado se

procede a causar la factura en el sistema contable que utiliza la empresa
para su respectivo pago de acuerdo a los plazos convenidos con el
proveedor.

82
 Tabla 15. Proceso Compras no Comunes

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

CONTROLAR REFERENCIA

Registro
Entregar la
Solicitar el archivo
requisicin de Dependiendo
servicio o requisicion
1 la necesidad del rea a Peridico
repuesto al
Requisicin
es
que se ha solicitar
proveedor pendientes
creado
.

Con el fin de Document

realizar la visita o de
2 el proveedor a autorizaci
Llamar al Asistente de Pieza en
Peridico las instalaciones n salida en
proveedor Compras observacin
y solicitar el bien caso de
o servicio ser
requerido necesario.

Soportar el
Solicitar Asistente de costo del bien
3 Peridico servicio Requisicin Cotizacin
cotizacin Compras

Definir si la
Determinar la
cotizacin es Gerencia
mejor opcin y Cotizacin
viable y la Tcnica Jefe Peridico Cotizacin
4 autorizacin autorizada.
urgencia de la de planta
para la compra
necesidad.

83
 Solicitar pedido
Generar orden y dar
de compra Asistente de Orden de
5 Peridico seguimiento a Cotizacin
Compras compra
orden de
compra

Revisar el bien
comprado y/o
servicio
prestado y la Verificar que el
6 Copia
factura original. bien comprado
Asistente de factura
Peridico y/o servicio Factura
NOTA: Si no Compras remisin
prestado sea el
corresponde a aprobada.
solicitado
lo solicitado se
realiza un
cambio

Recibir los
bienes
comprados o la Asistente de Soportar Bienes o
Peridico N/A
7 prestacin del Compras entrada servicios
servicio y la
factura original

Entregar los
8 insumos o Asistente de Soportar
Peridico Bien o servicio N/A
servicio Compras entrega
prestado a la
persona
encargada

84
 Causar la
factura

NOTA: Cuando Factura original

9 si el pago es
la forma de
9 pago se hace Asistente de Realizar el pago crdito o copia Soporte de
Peridico
de contado, la Compras al proveedor de la factura si pago
el pago es de
factura ha sido
contado
causada, para
poder realizar
el pago

Fuente. Elaboracin propia

8.4.2.8 Proceso de Compras Servicio de Calibraciones

Calibracin: Conjunto de operaciones que establecen, en condiciones

especificadas, la relacin entre los valores de una magnitud indicados por un
instrumento de medida o un sistema de medida, o los valores representados por
una medida materializada o por un material de referencia, y los valores
correspondientes de esa magnitud realizados por patrones.

Pasos Relacionados

1. El coordinador de mantenimiento debe entregar mensualmente el archivo

de calibraciones programadas para ese periodo al asistente de compras el
cual debe ser claro, preciso, detallado y exacto con el fin de que el rea de
compras tenga la mayor informacin posible de los instrumentos a calibrar.

2. De acuerdo a la requisicin entregada por el coordinador de mantenimiento

la asistente de compras revisa el listado de proveedores aprobado en el
tema de calibraciones y como son calibraciones peridicas por lo general se
hace la orden de compra al proveedor ya autorizado y aprobado.

85
 3. Si por algn motivo no se puede obtener el servicio de calibracin por los
proveedores ya autorizados y aprobados se busca un nuevo proveedor y se
hacen las cotizaciones respectivas. Se renen con los gerentes del rea
implicada para escoger la mejor opcin de servicio en cuanto a tiempo de
entrega, costos y plazos de pago.

4. Una vez aprobado el proveedor que cumple con las condiciones ms

idneas para satisfacer la demanda del servicio de calibracin solicitado se
procede a generar la orden de compra y posterior envi al proveedor.

5. Cuando se realiza el servicio solicitado se recibe el instrumento con el

reporte de calibraciones generado por el proveedor y se hace entrega al
coordinador de mantenimiento.

6. Despus de haber recibido a satisfaccin el servicio de calibracin

solicitado se procede a causar la factura en el sistema contable que utiliza
la empresa para su respectivo pago de acuerdo a los plazos convenidos
con el proveedor.

Tabla 16. Proceso Servicios de Calibraciones

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

CONTROLAR REFERENCIA

Entregar listado Archivo de

Coordinador
de calibraciones Cronograma de
1 calibraciones
de Mensual
programadas calibraciones
Listado
mantenimiento
del mes mensualmente

Entregar
requisicin de Coordinador
Solicitar servicio Listado de Requisici
2 acuerdo a la de Mensual
de calibracin calibraciones n
necesidad mantenimiento
creada

86
3 Soportar el
Solicitar Asistente de costo del
Mensual Requisicin Cotizacin
cotizacin Compras servicio de
calibracin

Definir si la
cotizacin es
viable y la
urgencia de la
necesidad.

4 NOTA: si el Autorizaci
Determinar la
proveedor no Jefe de n de
cumple las Mensual mejor opcin de Cotizacin
aseguramiento compra al
expectativas, compra
proveedor.
se elige un
nuevo
proveedor, por
los tanto se
aplica el SOP
A-005

Firma en la
Realizar Asistente de Determinar las
Listado de requisicin
reunin con el Compras y calibraciones a
5 Mensual calibraciones de las
Gerente Gerente realizar en el
del ano autorizada
Administrativo Administrativo mes
s

Solicitar pedido
6 y dar
Generar orden Asistente de Orden de
Mensual seguimiento a Cotizacin
de compra Compras compra
orden de
compra

87
 Revisar la Certificado
prestacin del s de
7 servicio de Verificar que el calibracin.
calibracin Asistente de servicio de
Mensual Factura
Compras calibracin sea Copia
NOTA: Si no el solicitado factura
corresponde a remisin
lo solicitado se aprobada.
realiza un
cambio

Recibir el
servicios de Asistente de Soportar Servicio de Formato
Mensual
8 calibracin y la Compras entrada calibracin de entrada
factura original

Entregar los
insumos o Asistente de Soportar Formato
9 Mensual Bien o servicio
servicio Compras entrega de entrega
prestado a la
persona
encargada

Causar la
factura

NOTA: Cuando Factura original

10 si el pago es
la forma de Legalizar la
Asistente de crdito o copia Soporte de
pago se hace Mensual compra en
de contado, la Compra de la factura si pago
contabilidad
factura ha sido el pago es de
contado
causada, para
poder realizar
el pago

Fuente. Elaboracin propia

88
8.4.2.9 Proceso de Compras para el rea de Control de Calidad

En este tipo de compras deben tener en cuenta dos factores importantes:

Los proveedores tienen la obligacin de contar con una autorizacin de la

Direccin Nacional de Estupefacientes (DNE) para distribuir insumos
controlados.

De acuerdo al certificado de carencia de estupefacientes la empresa cuenta con

la autorizacin de compra mxima controlada al mes de los siguientes insumos:

Acetona 5 kilogramos
cido Clorhdrico 78 kilogramos
Anhdrido Actico 1 litro
Hexano 4 kilogramos
Metanol 16 kilogramos

Adems hay que tener en cuenta que existen algunos equipos los cuales tienen
contrato con el proveedor, ya que es necesario mantener la garanta del equipo en
caso de un dao. Estos equipos son: Infrarrojo (Innovatek), espectrofotmetro
(Polco).

Pasos Relacionados

1. El jefe de aseguramiento de calidad debe realizar la requisicin segn la

necesidad del rea, la cual debe ser clara, precisa, detallada y exacta con
el fin de que el rea de compras tenga la mayor informacin posible para
evitar compras errneas e innecesarias.

2. De acuerdo a la requisicin entregada por el jefe de aseguramiento de

calidad, la asistente de compras revisa el listado de proveedores aprobado
y como son compras de productos que se consumen mensualmente por lo
general se hace la orden de compra al proveedor ya autorizado y aprobado.
89
 3. Si por algn motivo no se puede obtener el producto de los proveedores ya
autorizados y aprobados, se busca un nuevo proveedor, se hacen las
cotizaciones respectivas y se solicitan los permisos exigidos por la ley para
ser proveedores de los productos regulados por el gobierno estatal. Se
rene con los gerentes del rea implicada para escoger la mejor opcin de
compra en cuanto a tiempo de entrega, costos, plazos de pago y
cumplimiento de requerimientos legales para venta de insumos de control
de calidad.

4. Una vez aprobado el proveedor que cumple con las condiciones ms

idneas para satisfacer la demanda del bien se procede a generar la orden
de compra y posterior envi al proveedor.

5. Cuando llega el producto se compara con la orden de compra para ver que
se cumpla todo lo solicitado en la misma y hacer entrega al rea que hizo la
solicitud. Adicional se recibe el certificado de anlisis que corresponda con
el insumo solicitado y tenga su respectiva aprobacin.

6. Despus de haber recibido a satisfaccin el producto solicitado se procede

a causar la factura en el sistema contable que utiliza la empresa para su
respectivo pago de acuerdo a los plazos convenidos con el proveedor.

Tabla 17. Proceso Compras de Control y Calidad

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

CONTROLAR REFERENCIA

Registro
Entregar
Realizar la archivo
requisicin de
Jefe de solicitud al requisicion
1 la necesidad Peridico Requisicin
Aseguramiento proveedor de la es
que se ha
cotizacin pendientes
creado
.

90
 Contar con
varias
Solicitar 3 Asistente de Cotizacin
Peridico alternativas con Cotizaciones
2 cotizaciones Compras elegida
el fin de escoger
la mejor opcin

Registrar en
una lista de Identificar Registro
espera de prioridades, archivo
Asistente de
3 todos los Peridico tener historial de Cotizaciones requisicion
Compras
insumos de consumos del es
control de rea. pendientes
calidad

Cotizacin
elegida.
Realizar Asistente de Lograr
reunin con el Compras y autorizacin de Firma de
4
Gerente Gerente Peridico la compra Cotizaciones autorizaci
Administrativo y Administrativo y n en la
Financiero Financiero requisicin

Establecer Carta
trminos de la Pactar aprobacin
5 Cotizaciones
compra (tiempo condiciones
Asistente de
5 de entrega y Peridico ideales segn Nota: Para
Compras Solicitud
tiempo de necesidad de la pago de
crdito
pago) con el empresa contado
proveedor N/A

91
 Solicitar pedido
6 y dar
Generar orden Asistente de Orden de
Peridico seguimiento a Cotizacin
de compra Compras compra
orden de
compra

Revisar los
bienes e
insumos
enviados o la
prestacin del
servicio, junto
7 Asistente de Verificar que los Remisin
con la factura Copia
Compras y bienes o Factura
original y el factura
persona el cual Peridico servicios
certificado de remisin
realizo la prestados sea el Certificado
anlisis. analtico aprobada.
requisicin solicitado
NOTA: Si no
corresponde a
lo solicitado se
realiza un
cambio

Recibir los
bienes e Copia
insumos o la Asistente de Soportar factura
8 Peridico Bien o servicio
prestacin de Compras entrada remisin
servicio y la aprobada.
factura original

92
 Entregar los
9 insumos o Asistente de Soportar Formato
Peridico Bien o servicio
servicios Compras entrega de entrega
prestados a la
persona
encargada

Causar la
factura

NOTA: Cuando Factura original

la forma de si el pago es
10 Asistente de Realizar el pago crdito o copia Soporte de
pago se hace Peridico
Compras al proveedor de la factura si pago
de contado, la
el pago es de
factura ha sido
contado
causada, para
poder realizar
el pago

Fuente. Elaboracin propia

8.4.2.10 Proceso de Compras para el rea de Administracin

Son aquellas compras que solicita el rea administrativa para continuar con las
labores y funciones que desempea.

Pasos Relacionados

1. La persona encargada del rea en donde se crea la necesidad de la compra

debe realizar la requisicin, la cual debe ser clara, precisa, detallada y
exacta con el fin de que el rea de compras tenga la mayor informacin
posible para evitar compras errneas e innecesarias.

93
 2. De acuerdo a la requisicin entregada, la asistente de compras revisa el
listado de proveedores aprobado y como son compras de bienes o servicios
que se consumen mensualmente por lo general se hace la orden de compra
al proveedor ya autorizado y aprobado.

3. Si por algn motivo no se puede obtener el bien o servicio de los

proveedores ya autorizados y aprobados se busca un nuevo proveedor y se
hacen las cotizaciones respectivas. Se renen con los gerentes del rea
implicada para escoger la mejor opcin de compra en cuanto a tiempo de
entrega, costos y plazos de pago.

4. Una vez aprobado el proveedor que cumple con las condiciones ms

idneas para satisfacer la demanda del bien o servicio se procede a
generar la orden de compra y posterior envi al proveedor.

5. Cuando llega el bien o servicio se compara con la orden de compra para ver
que se cumpla todo lo solicitado en la misma y hacer entrega al rea que
hizo la solicitud.

6. Despus de haber recibido a satisfaccin el bien o servicio solicitado se

procede a causar la factura en el sistema contable que utiliza la empresa
para su respectivo pago de acuerdo a los plazos convenidos con el
proveedor.

Tabla 18. Proceso Compras de Administracin

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

CONTROLAR REFERENCIA

94
 Registro
Entregar
Realizar la archivo
requisicin de
1 rea solicitud al requisicion
la necesidad Peridico Requisicin
Administrativa proveedor de la es
que se ha
cotizacin pendientes
creado
.

Contar con
Solicitar 3
varias Cotizaciones
cotizaciones rea Cotizacin
2 Peridico alternativas con
Administrativa elegida
el fin de escoger
la mejor opcin.

Cotizacin
elegida.
Realizar Asistente de Lograr
reunin con el Compras y autorizacin de Firma de
3 Cotizacin o
Gerente Gerente Peridico la compra autorizaci
cotizaciones
Administrativo y Administrativo n en la
Financiero y Financiero requisicin

Establecer Carta
trminos de la Pactar aprobacin
4 compra (tiempo condiciones Cotizaciones
Asistente de
4 de entrega y Peridico ideales segn Nota: Para
Compras Solicitud
tiempo de necesidad de la pago de
crdito
pago) con el empresa contado
proveedor N/A

95
 Solicitar pedido
5 y dar
Generar orden Asistente de Orden de
Peridico seguimiento a Cotizacin
de compra Compras compra
orden de
compra

Revisar los
bienes e
insumos
enviados o la
prestacin del
Asistente de
servicio, junto Verificar que los Copia
6 Compras y
con la factura bienes o servicio Remisin factura
persona el Peridico
original prestado sea el Factura remisin
cual realizo la
solicitado aprobada.
NOTA: Si no requisicin
corresponde a
lo solicitado se
realiza un
cambio

Recibir los
bienes e Copia
insumos o la Asistente de Soportar factura
Peridico Bien o servicio
prestacin de Compras entrada remisin
7
servicio y la aprobada.
factura original

Entregar los Asistente de Soportar Formato

8 Peridico Bien o servicio
bienes a la Compras entrega de entrega
persona
encargada

96
 Causar la
factura

NOTA: Cuando Factura original

si el pago es
la forma de Legalizar la
9 pago se hace Asistente de crdito o copia Soporte de
Peridico compra en
de contado, la Compras de la factura si pago
contabilidad
el pago es de
factura ha sido
contado
causada, para
poder realizar
el pago

Fuente. Elaboracin propia

8.4.2.11 Compras en el Exterior

Son compras que la empresa realiza necesariamente en el exterior por la

economa o exclusividad del insumo a solicitar, bajo los parmetros establecidos
seguidamente.

Pasos Relacionados

1. La persona encargada del rea en donde se crea la necesidad de la compra

debe realizar la requisicin, la cual debe ser clara, precisa, detallada y
exacta con el fin de que el rea de compras tenga la mayor informacin
posible para evitar compras errneas e innecesarias.

2. De acuerdo a la requisicin entregada, la asistente de compras revisa el

listado de proveedores internacionales aprobado para ver si estos
satisfacen la necesidad expuesta en la requisicin y genera la orden de
compra debido a la exclusividad del producto.

97
 3. Si por algn motivo no se puede obtener el producto de los proveedores
internacionales ya autorizados y aprobados se busca un nuevo proveedor y
se hacen las cotizaciones respectivas. Se renen con los gerentes del rea
implicada para escoger la mejor opcin de compra en cuanto a tiempo de
entrega, costos y plazos de pago.

4. Una vez aprobado el proveedor que cumple con las condiciones ms

idneas para satisfacer la demanda del producto se procede a generar la
orden de compra y posterior envi al proveedor.

5. Si se debe hacer anticipo en el pago de la factura para el envo del

producto, se contacta a una mesa de dinero para hacer el proceso
correspondiente a compra de divisas y transferencia electrnica por el
monto acordado y posterior pago de acuerdo a los requerimientos de la
cotizacin aprobada.

6. Cuando llega el producto o servicio se compara con la orden de compra

para ver que se cumpla todo lo solicitado en la misma y hacer entrega al
rea que hizo la solicitud.

7. Despus de haber recibido a satisfaccin el producto o servicio solicitado se

procede a causar la factura en el sistema contable que utiliza la empresa
para su respectivo pago de acuerdo a los plazos convenidos con el
proveedor.

Tabla 19. Proceso Compras en el Exterior

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

CONTROLAR REFERENCIA

98
 Entregar Registro
Realizar la
requisicin de rea donde se archivo
1 solicitud al
la necesidad crea la Peridico Requisicin requisicion
proveedor de la
que se ha necesidad es
cotizacin
creado pendientes

Contar con
Solicitar 3 varias Cotizacin
Asistente de Cotizaciones
cotizaciones Peridico alternativas con elegida
2 Compras
el fin de escoger
la mejor opcin.

Cotizacin
Realizar Asistente de elegida.
reunin con el Compras y Lograr
Gerente Gerente autorizacin de Firma de
3 Cotizacin o
Administrativo y Administrativo Peridico la compra autorizaci
cotizaciones
Financiero y/o y Financiero n en la
Gerente y/o Gerente requisicin
Tcnico. Tcnico.

Solicitar compra
de moneda
4 Generar orden Asistente de extranjera y dar Orden de
Peridico Cotizacin
de compra Compras seguimiento a compra
orden de
compra

99
 Contactar a
una mesa de
dinero para
realizar la
compra de
moneda Document
extranjera. o solicitud
5 giro directo
NOTA: Si se Asistente de
Tener el dinero nuevo
Compras y Orden de
requiere la Peridico de pago al formato y
intervencin de persona compra
proveedor declaraci
una encargada
n de
intermediacin cambio
aduanera (SIA) No.1
para tramites
de importacin
se hace el
tramite
pertinente

Documento
Autorizar al solicitud giro
banco para la Asistente de Realizar pago al directo nuevo Cdigo
Peridico
6 consignacin al Compras proveedor formato y Swift
proveedor declaracin de
cambio No.1

Asistente de
Verificar el Peridico Confirmar pago Cdigo Swift N/A
7 Compras
pago con el
proveedor.

100
 Revisar los
bienes
enviados, junto
con la factura
8 original. Asistente de Verificar que los
Factura
Compras y bienes o servicio Factura
NOTA: Si no Peridico
persona prestado sea el aprobada.
corresponde a encargada solicitado
lo solicitado se
realiza un
cambio o
devolucin.

Recibir el bien
Asistente de Soportar Formato
y la factura Peridico Bien
9 Compras entrega de entrega
original

Causar la Legalizar la
factura Asistente de Soporte de
Peridico compra en Factura original
Compras pago
10 contabilidad

Fuente. Elaboracin propia

8.4.2.12 Proceso de Compras para el rea de Produccin

Las compras del rea son insumos primordiales para el continuo proceso de
fabricacin de los productos, convirtindose en una prioridad en el momento de la
compra.

101
Pasos Relacionados

1. El supervisor de produccin o el jefe de planta en donde se crea la

necesidad de la compra debe realizar la requisicin, la cual debe ser clara,
precisa, detallada y exacta con el fin de que el rea de compras tenga la
mayor informacin posible para evitar compras errneas e innecesarias.

2. De acuerdo a la requisicin entregada, la asistente de compras revisa el

listado de proveedores aprobado y como son compras de bienes o servicios
que se consumen mensualmente por lo general se hace la orden de compra
al proveedor ya autorizado y aprobado.

3. Si por algn motivo no se puede obtener el bien o servicio de los

proveedores ya autorizados y aprobados se busca un nuevo proveedor y se
hacen las cotizaciones respectivas. Se renen con los gerentes del rea
implicada para escoger la mejor opcin de compra en cuanto a tiempo de
entrega, costos y plazos de pago.

4. Una vez aprobado el proveedor que cumple con las condiciones ms

idneas para satisfacer la demanda del bien o servicio se procede a
generar la orden de compra y posterior envi al proveedor.

5. Cuando llega el bien o servicio se compara con la orden de compra para ver
que se cumpla todo lo solicitado en la misma y hacer entrega al rea que
hizo la solicitud.

6. Despus de haber recibido a satisfaccin el bien o servicio solicitado se

procede a causar la factura en el sistema contable que utiliza la empresa
para su respectivo pago de acuerdo a los plazos convenidos con el
proveedor.

Tabla 20. Proceso Compras de Produccin

102
FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO
CONTROLAR REFERENCIA

Entregar Contar con

Registro
requisicin de Supervisor de insumos
1 archivo
la necesidad Produccin o Peridica necesarios para Requisicin
requisicione
que se ha Jefe de Planta el desarrollo de
s pendientes
creado la produccin

Contar con
varias
Solicitar 3 Asistente de Cotizacin
2 Peridica alternativas con Requisicin
cotizaciones Compras elegida
el fin de escoger
la mejor opcin

Realizar Asistente de Firma de

Lograr
reunin con el Compras y autorizacin
autorizacin de
en la
Gerente Gerente Peridica la compra Cotizaciones
3 Administrativo y Administrativo
requisicin
Financiero y Financiero

Establecer
trminos de la
Carta
compra (tiempo Pactar
condiciones Cotizaciones aprobacin
4 de entrega y Asistente de
tiempo de Peridica ideales segn
Compras Solicitud Nota: Para
pago) con el necesidad de la crdito pago de
proveedor empresa contado N/A

Solicitar pedido
Generar orden
y dar
de compra Asistente de Orden de
5 Peridica seguimiento a Cotizacin
Compras compra
orden de
compra.

103
 Revisar los
bienes e
insumos
enviados o la
prestacin del
Asistente de Verificar que los
6 servicio, junto Copia
Compras y bien entregado
con la factura Remisin factura
persona que Peridica y/o el servicio
original Factura remisin
realizo la prestado sea el
aprobada
NOTA: Si no requisicin solicitado
corresponde a
lo solicitado se
realiza un
cambio

Recibir los
bienes e
Formato de
insumos o la Asistente de Soportar Bienes y/o
7 Peridica entrada de
prestacin de Compras entrada servicios
almacn
servicio y la
factura original

Entregar el
repuesto o
Formato de
servicio de Asistente de Soportar de Bien o
8 Peridica salida de
mantenimiento Compras entrega servicio
almacn
a la persona
encargada

Causar la
factura
Factura
NOTA: Cuando original si el
pago es a
la forma de Legalizar la
9 Asistente de crdito o Soporte de
pago se hace Peridica compra en
Compras copia de la pago
de contado, la contabilidad
factura ha sido factura si el
causada, para pago es de
contado
poder realizar
el pago

Fuente. Elaboracin propia

104
8.4.2.13 Compras de Activos de Mayor Cuanta

Este tipo de compras se realiza con mayor cuidado con el fin de realizar un buena
inversin obteniendo costo beneficio, por ello las Gerencias son las encargadas
de realizar la gestin desde el momento de la requisicin hasta la llegada de la
compra a la empresa.

Pasos Relacionados

1. El gerente del rea en donde se crea la necesidad de la compra debe

realizar la requisicin, la cual debe ser clara, precisa, detallada y exacta con
el fin de que el rea de compras tenga la mayor informacin posible para
evitar compras errneas e innecesarias.

2. De acuerdo a la requisicin entregada, la asistente de compras revisa el

listado de proveedores aprobado para ver si estos satisfacen la demanda
de la solicitud del bien o servicio realizada por el gerente encargado

3. Si por algn motivo no se puede obtener el bien o servicio de los

proveedores ya autorizados y aprobados se busca un nuevo proveedor y se
hacen las cotizaciones respectivas. Se renen con la gerencia general, la
gerencia administrativa y financiera y la gerencia tcnica para escoger la
mejor opcin de compra en cuanto a tiempo de entrega, costos y plazos de
pago.

4. Una vez aprobado el proveedor que cumple con las condiciones ms

idneas para satisfacer la demanda del bien o servicio se procede a
generar la orden de compra y posterior envi al proveedor.

5. Cuando llega el bien o servicio se compara con la orden de compra para ver
que se cumpla todo lo solicitado en la misma y hacer entrega al rea que
hizo la solicitud.

105
 6. Despus de haber recibido a satisfaccin el bien o servicio solicitado se
procede a causar la factura en el sistema contable que utiliza la empresa
para su respectivo pago de acuerdo a los plazos convenidos con el
proveedor.

Tabla 21. Proceso Compras de Activos de Mayor Cuanta

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

CONTROLAR REFERENCIA

Entregar Persona quien Soporte para

requisicin de elabora la
1 solicitar el
la necesidad requisicin Peridica Requisicin N/A
insumo al
que se ha
proveedor
creado

Contar con
varias
Solicitar 3 Asistente de Cotizacin
2 Peridica alternativas con Requisicin
cotizaciones Compras elegida
el fin de escoger
la mejor opcin

Tomar la
decisin en la
Gerente
reunin con el
General,
3 Gerente
Gerente Determinar el
General, Cotizacin
Administrativo Peridica proveedor Cotizaciones
Gerente aprobada
y Financiero; y elegido
Administrativo y
Gerente
Financiero; y
Tcnico
Gerente
Tcnico

106
 Establecer
trminos de la
4 Gerente Pactar
compra (tiempo
Administrativo condiciones Cotizacin Crdito o
de entrega y
y Financiero Peridica ideales segn Leasing
tiempo y
y/o Gerente necesidad de la aprobado
condiciones de
Tcnico empresa
pago) con el
proveedor

Asistente de
Compras, Solicitar pedido
Generar orden
Gerente y dar
de compra Orden de
5 Administrativo Peridica seguimiento a Cotizacin
compra
y Financiero orden de
y/o Gerente compra.
Tcnico

Revisar los
insumos o
maquina
enviados Gerente Verificar que los
Administrativo bien entregado
NOTA: Si no Factura
6 y Financiero Peridica y/o el servicio Factura
aprobada
corresponde a y/o Gerente prestado sea el
lo solicitado se Tcnico solicitado
realiza un
cambio o
devolucin.

Recibir los
insumos o
Asistente de Soportar Insumo o
maquina Peridica Factura
7 Compras entrada maquina
requerida y la
factura original

107
 Entregar el
Registro en
insumo o
Asistente de Soportar Insumo o el Inventario
8 maquina Peridica
Compras entrega maquina de activos
persona
fijos
encargada

Causar la
factura
Factura
NOTA: Cuando original si el
pago es a
la forma de Legalizar la
9 Asistente de crdito o Soporte de
pago se hace Peridica compra en
de contado, la Compras copia de la pago
contabilidad
factura si el
factura ha sido
pago es de
causada, para
contado
poder realizar
el pago

Fuente. Elaboracin propia

8.4.3 Manual de Costos

8.4.3.1 Objetivo:

Establecer los procesos que debe desempear el asistente de costos en el

momento de determinar el costeo de cada uno de los factores directos e indirectos
que inciden en la fabricacin y entrega final del producto al cliente.

8.4.3.2 Alcance

Inicia desde el momento en que los trabajadores realizan el reporte de tiempo de

la mano de obra directa hasta realizar el informe de los costos por producto y
realizar entrega al Gerente General.
108
9.4.3.3 Definiciones

CIF: costos indirectos de fabricacin.

Plantilla de costos: es aquella herramienta donde se integra el costo de la mano
de obra directa, el costo de las maquinarias y equipo, los costos indirectos de
fabricacin y los gastos administrativos, con la finalidad de determinar por cada
producto el total del costo invertido.

8.4.3.3 Consideraciones Generales

Es importante tener en cuenta las notas en el momento de la aplicacin de la

Columna TOTAL en la plancha de costos en los factores de Mano de obra directa
y maquinaria y equipos.

8.4.3.4 Documentos Aplicables

Plancha de costos
Estndares por producto

8.4.3.5 Mano de Obra Directa

La mano de obra directa es aquel elemento que se encuentra involucrado

directamente con la fabricacin del producto, el cual puede asociarse fcilmente
con el producto, adems de representar un importante costo en la elaboracin de
mismo.

Cada uno de los tems enumerados en la figura 2 corresponde a los elementos

que integran el costo de la MOD los cuales se describen en la tabla 22.

109
 NOMBRE DEL AUX. DE TOTAL VALOR TOTAL
AREA SALARIO Salud Pension Prim a Vacaciones
TRABAJADOR TRANSP. SALARIO HORAS EXTRAS
2010
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Intereses Caja de TOTAL A HORAS INDIRECTO COSTO

Cesantias ICBF SENA ARP TOTAL SS
Cesantias Com pen. PAGAR HOMBRE DIRECTO INDIRECTO

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Figura 2. Mano de Obra Directa

Tabla 22. Proceso de Diligenciamiento Costo de MOD

ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

CONTROLAR REFERENCIA

En la columna Determinar cul

No. 1 se es el trabajador
Asistente de Registro del
registra el Anual que se le N/A
Costos nombre
nombre del realizara el
trabajador proceso

En la columna
No. 2 se
Identificar el Registro de
especifica el Asistente del
Anual rea de trabajo N/A rea de
rea en el cual Costos
del empleado trabajo
pertenece el
trabajador

En la columna
No. 3 se
Salario Registro de
determina el Asistente de
Anual N/A salario
salario Costos
ordinario
ordinario a
pagar

110
En la columna
No. 4 se
registra el
auxilio de Establecer el
transporte auxilio de Registro del
Asistente de
Anual transporte N/A auxilio de
Nota: si el Costos
transporte
salario
devengado es
menor a dos
SMMVL

En la columna
No. 5 se suma
Determinar el
el salario Asistente de Registro del
Anual total del salario N/A
ordinario y el Costos salario total
a pagar
auxilio de
transporte

En la columna Asistente de
No. 6 se Costos con la
Establecer el
determina el informacin Registro de
Anual valor de los N/A
valor de las suministrada horas extras
horas extras
horas extras por el rea
realizadas contable

En la columna
No. 7 se Determinar el
Registro del
determina el Asistente de aporte de salud
Anual N/A valor de
8,5% sobre el Costos por parte de la
aporte salud
salario ms las empresa
horas extras

En la columna
Establecer el
No. 8 se Registro del
aporte de
determina el Asistente de valor de
Anual pensin por N/A
12,5% sobre el Costos aporte
parte de la
salario ms las pensin
empresa
horas extras

111
En la columna
No. 9 se Determinar el
Registro del
determina el Asistente de aporte de prima
Anual N/A valor de
8,33% sobre el Costos por parte de la
aporte prima
salario ms las empresa
horas extras

En la columna
Establecer el
No. 10 se Registro del
aporte de
determina el Asistente de valor de
Anual vacaciones por N/A
4,17% sobre el Costos aporte
parte de la
salario ms las vacaciones
empresa
horas extras

En la columna
No. 11 se
Determinar el
determina el Registro del
aporte de las
8,33% sobre el Asistente de valor de
Anual cesantas por N/A
salario ms las Costos aporte
parte de la
horas extras cesantas
empresa
mas el auxilio
de transporte

En la columna Establecer el
Registro del
No. 12 se aporte los
valor de
determina el Asistente de intereses sobre
Anual N/A aporte
12% sobre el Costos las cesantas
inters de
valor de las por parte de la
cesantas
cesantas empresa

En la columna Determinar el Registro del

No. 13 se aporte de la caja valor de
determina el Asistente de de aporte de la
Anual N/A
4% sobre el Costos compensacin caja de
salario ms las por parte de la compensaci
horas extras empresa n

112
En la columna
No. 14 se Establecer el Registro del
determina el Asistente de aporte de ICBF valor de
Anual N/A
3% sobre el Costos por parte de la aporte del
salario ms las empresa ICBF
horas extras

En la columna
No. 15 se Determinar el Registro del
determina el Asistente de aporte al SENA valor de
Anual N/A
2% sobre el Costos por parte de la aporte del
salario ms las empresa SENA
horas extras

En la columna
No. 16 se Establecer el Registro del
determina el Asistente de aporte a la ARP valor de
Anual N/A
2,346% sobre Costos por parte de la aporte a la
el salario ms empresa ARP
las horas extras

En la columna
Registro del
No. 17 se Determinar el
valor total
determina el total de pago de
de los
total de los los parafiscales,
Asistente de parafiscales,
parafiscales, Anual aportes sociales N/A
Costos aportes
aportes y seguridad
sociales y
sociales y social por parte
seguridad
seguridad de la empresa
social
social

En la columna
No. 18 se
Establecer el
determina el
total del pago
total de pago Registro del
Asistente de que debe
teniendo en Anual N/A total a pagar
Costos realizar la
cuenta la suma la empresa
empresa para
de las
los trabajadores
columnas No.
3, 4 y 17

113
En la columna
No. 19 se
determina las Determinar el Registro de
Asistente de
horas del mes Anual valor de la hora N/A la hora
Costos
dividido el hombre hombre
salario total a
pagar

En la columna
No. 20 se Registro de
Establecer el
registra si la Asistente de tipo de
Anual tipo de mano de N/A
mano de obra Costos mano de
obra
es directa o obra
indirecta

En la columna
No. 21 se Determinar el
Registro del
asigna solo Asistente de costo de la
Anual N/A costo
cuando la Costos mano de obra
indirecto
mano de obra indirecta
es indirecta

Fuente. Elaboracin propia

8.4.3.6 Reportes MOD Produccin

Para realizar la distribucin mensual de este factor de costos, se basa en el

reporte entregado por los operarios diariamente mostrado en la figura 3, el cual se
describe en la tabla 23:

Figura 3. Reporte de MOD

114
 REPORTE DE TIEMPO MANO DE OBRA DIRECTA

NOMBRE DE LA EMPRESA

FECHA: NOMBRE:
CODIGO:

ACTV LOTE PRODUCTO HORA INICIO HORA FINAL CANTIDAD UNIDAD OBSERVACION

01P ESA JE 11TA B LETEA DO 19 DIGITA CION 32 FA B RICA CION Y A CONDICIONA M IENTO DE P ILOTOS

02 M A NTENIM IENTO 12 CA P A CITA CION 20 ROTULA DO M ECA NICO 33 M A NTENIM IENTO EN P ROCESO

04 CODIFICA DO 13 FA B LIQUIDOS 25 P ERM ISO P ERSONA L

05 EM P A QUE 14 FA B SOLIDOS 27 OTRA S A CTIVIDA DES

06 ROTULA DO M A NUA L 15 B LISTEA DO Y ENV. SOLIDOS 28 LIM P IEZA DE M A QUINA

08 B RILLA DO 16 ENVA SE DE LIQUIDOS 29 CONTROL Y CA LIDA D

09 RECUB RIM IENTO 17 LIM P IEZA DE A REA S EXTERNA S 30 RECUP ERA CION

10 ENCA P SULA DO 18 LIM P IEZA DE A REA S P RODUCTIVA S 31REA CONDICIONA M IENTO

Fuente. Elaboracin Propia

Para el diligenciamiento del formato se debe llenar de la siguiente forma por parte
de los empleados de produccin:

Tabla 23. Proceso de Diligenciamiento Reporte de Produccin

ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

CONTROLAR REFERENCIA

115
Registrar en el
espacio de Operarios de Identificar la
FECHA el da, produccin y fecha en que se Reporte de Registro
Diario
mes y ao en el acondicionami realiza las tiempo de fecha
que se ejecutan ento actividades
las actividades

Registrar en el
Establecer el
espacio de Operarios de
cdigo para la
CDIGO la produccin y Reporte de Registro
Diario digitalizacin de
serie asignada acondicionami tiempo de cdigo
los tiempos de
a cada uno de ento
costos
los operarios

Detallar en el
espacio de
Operarios de Reconocer el
NOMBRE el
produccin y nombre del Reporte de Registro
nombres del Diario
acondicionami trabajador que tiempo del nombre
trabajador que
ento realiza el reporte
elabora el
reporte

Escribir en el
espacio de Detallar la
NOMBRE DE empresa el cual
Operarios de
LA EMPRESA, se encuentra Registro
produccin y Reporte de
la empresa el Diario vinculado el de la
acondicionami tiempo
cual se trabajador para empresa
ento
encuentra la distribucin
vinculado el de los costos
trabajador

Establecer la
actividad o Registro
Identificar las
actividades que Operarios de de los
actividades que
se ejecuta con produccin y Reporte de cdigo de
Diario ejecuto el
los cdigos acondicionami tiempo la actividad
trabajador en su
asignados en la ento o
jornada laboral
parte de abajo actividades
del reporte

116
Detallar en el
espacio de Establecer en
Operarios de
LOTE, el que producto Registro
produccin y Reporte de
cdigo del Diario est ejecutando del numero
acondicionami tiempo
producto el cual cada actividad el de Lote
ento
desempea su trabajador
actividad

Registrar en los
Determinar el
espacios de
Operarios de tiempo dedicado Registro
HORA INICIO
produccin y desde la hora de Reporte de de la hora
Y HORA FINAL Diario
acondicionami inicio de cada tiempo de inicio y
el tiempo en
ento actividad hasta finalizacin
que realizo la
que finaliza
actividad

Escribir en el
espacio de Establecer el
Operarios de
CANTIDAD el nmero de Registro el
produccin y Reporte de
nmero de Diario unidades nmero de
acondicionami tiempo
unidades realizadas en unidades
ento
elaboradas n la cada actividad
actividad

Registrar en el
espacio de Detallar la
Operarios de
UNIDAD, la unidad de Registro la
produccin y Reporte de
unidad de Diario medida de las unidad de
acondicionami tiempo
medida el cual unidades medida
ento
se encuentra la producidas
cantidad

117
Establecer en
el espacio
OBSERVACI
Detallar la
N todas Operarios de
unidad de Registro la
aquellas produccin y Reporte de
Diario medida de las unidad de
eventualidades acondicionami tiempo
unidades medida
fuera del ento
producidas
proceso normal
de las
actividades

Fuente. Elaboracin propia

Luego de tener el reporte completo se elabora una distribucin en la plancha de

costos a cada una de las actividades elaboradas por ellos, teniendo en cuenta la
figura 4, la cual se describe en la tabla 24:

Figura 4. Plancha Maestra de Costos

118
 HORAS VALOR HORA TIEMPO
ACTIVIDAD VARIACION TOTAL
PRESUPUESTADAS HOMBRE $ REAL
TIEMPO
FABRIFARMA
REAL
PERSONAL TEMPORAL
PESAJE 0,0 $ 4.508 $ - $ -
FABRICACION LIQUIDOS 0,0 $ 4.508 $ - $ -
FABRICACION PILOTOS 0,0 $ 4.508 $ - $ -
FABRICACION SOLIDOS 0,0 $ 4.508 $ - $ -
ENCAPSULADO 0,0 $ 4.508 $ - $ -
TABLETEADO 0,0 $ 4.508 $ - $ -
RECUBRIMIENTO 0,0 $ 4.508 $ - $ -
BRILLADO 0,0 $ 4.508 $ - $ -
ENVASADO LIQUIDOS 0,0 $ 4.508 $ - $ -
ENVASADO SOLIDOS 0,0 $ 4.508 $ - $ -
BLISTEADO 0,0 $ 4.508 $ - $ -
CAPACITACION 0,0 $ 4.508 $ - $ -
CODIFICADO 0,0 $ 4.508 $ - $ -
CONTROL DE CALIDAD 0,0 $ 4.508 $ - $ -
EMPAQUE 0,0 $ 4.508 $ - $ -
LIMPIEZA AREAS EXTERNAS 0,0 $ 4.508 $ - $ -
LIMPIEZA AREAS PRODUCTIVAS 0,0 $ 4.508 $ - $ -
LIMPIEZA DE MAQUINAS 0,0 $ 4.508 $ - $ -
MANTENIMIENTO 0,0 $ 4.508 $ - $ -
OTRAS ACTIVIDADES 0,0 $ 4.508 $ - $ -
PERMISO PERSONAL 0,0 $ 4.508 $ - $ -
REACONDICIONAMIENTO 0,0 $ 4.508 $ - $ -
RECUPERACION 0,0 $ 4.508 $ - $ -
ROTULADO MANUAL 0,0 $ 4.508 $ - $ -
ROTULADO MECANICO 0,0 $ 4.508 $ - $ -
MANTENIMIENTO EN PROCESO 0,0 $ 4.508 $ - $ -

Fuente. Elaboracin Propia

Por lo tanto debe realizarse una debida asignacin de los datos con el siguiente
proceso.

Tabla 24. Proceso de Diligenciamiento Plancha Maestra de Costos

ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

CONTROLAR REFERENCIA

119
En la columna Establecer las
Actividad se actividades que
debe tener en se desarrollan Reporte de
Asistente de
cuenta el Diario en el rea de N/A Tiempo de
Costos
listado para produccin y MOD
continuar el acondicionamie
proceso nto

En la columna
Horas
Presupuestada Contar con las
s se registra las horas de Registro
Asistente de Reporte de
horas Diario estimacin para de hora
Costos tiempo
estimadas que una estimada
se necesita comparacin
realizarse la
actividad

En la columna
Tiempo real se Establecer el
registra las total de las
horas Asistente de horas trabajadas Reporte de Registro
Diario
trabajadas por Costos por actividad tiempo de horas
los operarios
en cada
actividad

En la columna
Variacin se
aplica la
formula de Identificar la
Registro
restar las Asistente de efectividad por Reporte de
Diario de la
horas Costos actividad tiempo
variacin
estimadas ejecutada
entre las horas
trabajadas por
actividad

120
En la columna
Hora hombre
se registra el
valor de la hora
hombre,
Identificar el
aunque esta Registro
Asistente de valor de la hora Reporte de
vara Diario de la hora
Costos hombre por tiempo
dependiendo hombre
cada actividad
de la actividad
y quien la
ejecuta

En la columna
Tiempo real se
aplica la
formula de
Determinar el
multiplicar las
Asistente de costo de la Reporte de Registro
horas de la Diario
Costos actividad en el tiempo del costo
actividad por el mes
valor de la hora
hombre

Fuente: Elaboracin propia

8.4.3.7 Costeo de la Mano de Obra Indirecta

La mano de obra indirecta es aquel elemento que se encuentra involucrado con el

producto pero no se evidencia con facilidad, sin embargo tambin ayuda a la
elaboracin del producto.

Al igual que la mano de obra directa se calcula el costo del salario como se explico
en el numeral 6.1.
121
No obstante la distribucin de cada trabajador que labora de forma indirecta hacia
el rea de produccin, y la distribucin se basa en la siguiente figura xx:

Figura 5. Distribucin de MOI

SALARIO ANALISIS ESTABILIDAD PT TOTAL

1 ANALISTA QUIMICO DE HPLC 100% 100%
2 JEFE DE ASEGURAMIENTO 40% 20% 40% 100%
3 ANALISTA DE MICROBIOLOGIA 30% 20% 50% 100%
4 ASISTENTE DE DOCUMENTACION 15% 15% 70% 100%
5 PRACTICANTE DE CALIDAD 100% 100%
6 INSPECTOR DE CALIDAD 100% 100%
7 INSPECTOR DE CALIDAD 50% 50% 100%
8 ANALISTA QUIMICA DE P.T. 100% 100%
9 ANALISTA DE MATERIA PRIMA 100% 100%
10 GERENTE TECNICO 10% 90% 100%
11 JEFE DE PLANTA 100% 100%
12 AUXILIAR DE MANTENIMIENTO 100% 100%
13 AUXILIAR DE MANTENIMIENTO 100% 100%
14 LIDER DE PRODUCCION 100% 100%
15 LIDER DE ACONDICIONAMIENTO 100% 100%
16 SUPERVISOR DE LOGISTICA 15% 85% 100%
17 AUXILIAR DE BODEGA 15% 85% 100%
18 AUXILIAR DE CONTROL Y VIGILANCIA 15% 85% 100%
19 AUXILIAR DE CONTROL Y VIGILANCIA 15% 85% 100%
20 OPEN JEFE DE MANTENIMIENTO 100% 100%
21 AUXULIAR DE ASEO 15% 85% 100%
22 AUXILIAR DE LAVANDERIA 15% 50% 50%
85% 100%

Fuente. Elaboracin propia

Los porcentajes de la tabla anterior fueron distribuidos para cada personal

nombrado anteriormente, debido a que se estimo que de acuerdo a la observacin
que ha hecho el Gerente Tcnico y el Asistente de Costos referente a la
permanencia de los trabajadores en cada labor indirecta nombrada en tres
columnas.

8.4.3.8 Costeo de Maquinaria y Equipos

La maquinara y los elementos son aquellos componentes directos que inciden
como factores de gran apoyo en la fabricacin del producto, y su determinacin

122
del costo se realiza por medio de la figura 6, la cual se encuentra descrita en las
tablas 25 y 26:

Figura 6. Costeo de Maquinaria y Equipo

HORAS
MAQUINAS/ ELEMENTOS TIEMPO REAL Depreciacion TOTAL
PRESUPUESTADAS
INSUMOS CONTROL DE CALIDAD $ -
AGUA $ -
BALANZAS $ - - $ -
INCOLNOX - mezclado $ - - $ -
OSCILADOR-STOKES $ - - $ -
FITZ-MILL $ - - $ -
HORNO SECADOR $ - - $ -
SHAKTI - tableteadora $ - - $ -
LAWES- comprension $ - - $ -
BOMBO DE RECUBRIMIENTO $ - - $ -
MESA BRILLADO $ - - $ -
BLISTER DPP $ - - $ -
BANDAS $ - - $ -
ENVASADORA ALL FILT (POLVOS) $ - - $ -
ROTULADORA AUTOLABE $ - - $ -
CODIFICADORA DOMINO 1- rotuladora $ - - $ -
CODIFICADORA DOMINO 2 $ - - $ -
TANQUE 5000 MOTOR PEQUEO $ - - $ -
TANQUE 5000 MOTOR GRANDE $ - - $ -
TANQUE 3000 MOTOR PEQUEO $ - - $ -
TANQUE 3000 MOTOR GRANDE $ - - $ -
TANQUE 600 LT $ - - $ -
ENVASADORA FILLAMATIC $ - - $ -
ALUMBRADO solidos $ - - $ -
ALUMBRADO liquidos $ - - $ -
CHILLER (solidos30%-liquidos 70%) $ - - $ -
COMPRESOR $ - - $ -
MANEJADORA AC1- SOLIDOS $ - - $ -
MANEJADORA AC2-pasillos 50%LIQUIDOS-50%SOLIDOS $ - - $ -
MANEJADORA AC 3-acondicionamiento 50%LIQUIDOS-50%SOLIDOS $ - - $ -
MANEJADORA AC 4- LIQUIDOS $ - - $ -
TOTAL COSTO DIRECTO $ - -

Fuente. Elaboracin propia

Despus de conocer la tabla de la maquinaria y elementos, se dar una clara

explicacin de la forma para hallarlos correctamente el costo por maquinaria y
equipo.
123
Tabla 25. Proceso de Costo de Maquinaria y Equipo

ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

CONTROLAR REFERENCIA

En la columna
de Maquinaria
y equipo se
encuentra el
listado de Registro
Tener presente
aquellas de todas
Asistente de el listado de
maquinas se da Mensual N/A las
costos maquinaria y
uso en el rea maquinaria
equipo
de produccin y s y equipos
acondicionamie
nto para poder
dar continuidad
al proceso

En la columna
Horas Registro
Contar con el
presupuestada de las
valor de las
s se debe horas
Asistente de horas para la
registrar por Mensual N/A estimadas
Costos comparacin de
cada equipo y por cada
los estimado
maquinaria el maquinaria
con lo real
estndar y equipo
establecido

124
En la columna
Tiempo real se
debe aplicar
por cada
equipo y Registro
maquinaria la Determinar el del costo
Plantilla de
formula que Asistente de costo de uso de de uso de
Mensual mano de obra
contiene las Costos las maquinarias cada
directa
horas de las y equipos equipo y
actividades, la maquinaria
depreciacin y
el consumo de
Kilowatts por
hora

En la columna
de Registro
Adicionar la
Depreciacin de la
depreciacin
se registra el depreciaci
Asistente de para determinar
valor ya Mensual N/A n por
Costos correctamente el
establecido por cada
costo de la
cada equipo y
columna anterior
maquinaria y maquinaria
equipo

Fuente: Elaboracin propia

La columna denominada total es la sumatoria de todos los meses en que el lote ha

incurrido en el uso de la maquinaria, se traslada el valor del costo del mes con la
finalidad de determinar el costo total de la maquinaria y equipos asignados en la
ltima fila de la tabla.

Con respecto a la columna de tiempo real es importante dar claridad cmo se

determina por cada maquinaria y equipo el costo de uso teniendo presente los
siguientes pasos para su formulacin:

Tabla 26. Costo de Uso de la Maquinaria y Equipo

ACTIVIDAD RESPONSAB FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

125
 LE CONTROLAR REFERENCIA

En la fila de Balanza
se debe aplicar la
formula de multiplicar Determinar cul
las horas de la es el costo de
actividad de pesaje uso de la
Registro
por, el valor del balanza en el
Asistente de Plancha de del costo
Kilowatts/hora, por el Mensual momento de
costos costos de la
consumo de dispensar las
balanza
Kilowatts/hora, mas materias primas
las horas de la por cada
actividad de pesaje producto
por el valor de la
depreciacin

En la fila de Incolnox
se debe aplicar la
formula de multiplicar
las horas de la
actividad de
fabricacin slidos, Establecer cul es
el costo de uso del Registro
por el valor del
Asistente de Incolnox en el Plancha de del costo
Kilowatts/hora, por el Mensual
Costos momento de costos del
consumo de preparar el Incolnox
Kilowatts/hora, mas granulado
las horas de la
actividad de
fabricacin slidos,
por el valor de la
depreciacin

126
En la fila de Oscilador
Stokes se debe
aplicar la formula de
multiplicar las horas
de la actividad de
Definir cul es el
fabricacin slidos, Registro
costo de uso del
por el valor del del costo
Asistente de Oscilador - Plancha de
Kilowatts/hora, por el Mensual del
Costos Stokes en el costos
consumo de Oscilador
momento de
Kilowatts/hora, mas - Stoker
moler el granulo
las horas de la
actividad de
fabricacin slidos,
por el valor de la
depreciacin

En la fila de Fitz Mill

se debe aplicar la
formula de multiplicar
las horas de la
actividad de
Determinar cul
fabricacin slidos,
es el costo de Registro
por el valor del
Asistente de uso del Fitz - Mill Plancha de del costo
Kilowatts/ hora, por el Mensual
Costos en el momento costos del Fitz -
consumo de
de moler fino el Mill
Kilowatts/hora, mas
granulo
las horas de la
actividad de
fabricacin slidos,
por el valor de la
depreciacin

127
En la fila de Horno
Secador se debe
aplicar la formula de
multiplicar las horas
de la actividad de Establecer cul
fabricacin slidos, es el costo de
Registro
por el valor del uso del Horno
Asistente de Plancha de del costo
Kilowatts/hora, por el Mensual Secador en el
Costos costos del Horno
consumo de momento de
Secador
Kilowatts/hora, mas hornear el
las horas de la granulo
actividad de
fabricacin slidos,
por el valor de la
depreciacin

En la fila de Shakti se
debe aplicar la
formula de multiplicar
las horas de la
actividad de
Definir cul es el
fabricacin slidos,
costo de uso del Registro
por el valor del
Asistente de Shakti en el Plancha de del costo
Kilowatts/hora, por el Mensual
Costos momento costos de
consumo de
tabletear el laShakti
Kilowatts/hora, mas
granulo
las horas de la
actividad de
fabricacin slidos,
por el valor de la
depreciacin

128
En la fila de Lawes se
debe aplicar la
formula de multiplicar
las horas de la
actividad de
Determinar cul
fabricacin slidos,
es el costo de Registro
por el valor del
Asistente de uso del Lawes Plancha de del costo
Kilowatts/hora, por el Mensual
Costos en el momento costos de
consumo de
comprimir el laLawes
Kilowatts/hora, mas
granulo
las horas de la
actividad de
fabricacin slidos,
por el valor de la
depreciacin

En la fila de Bombo
de Recubrimiento se
debe aplicar la
formula de multiplicar
las horas de la
Establecer cul
actividad de Registro
es el costo de
recubrimiento, por el del costo
uso del Bombo
valor del Asistente de Plancha de del Bombo
Mensual de recubrimiento
Kilowatts/hora, por el Costos costos de
en el momento
consumo de Recubrimi
recubrir las
Kilowatts/hora, mas ento
tabletas
las horas de la
actividad de
recubrimiento, por el
valor de la
depreciacin

129
En la fila de Mesa de
Brillado se debe
aplicar la formula de
multiplicar las horas
Definir cul es el
de la actividad de Registro
costo de uso de
brillado, por el valor del costo
Asistente de la Mesa de Plancha de
del Kilowatts/hora, por Mensual de la
Costos Brillado en el costos
el consumo de Mesa de
momento brillar
Kilowatts/hora, mas Brillado
las tabletas
las horas de la
actividad de brillado,
por el valor de la
depreciacin

En la fila de Blister
DPP se debe aplicar
la formula de
multiplicar las horas Determinar cul
de la actividad de es el costo de Registro
blisteado, por el valor uso de la Blister del costo
Asistente de Plancha de
del Kilowatts, por el Mensual DPP en el de la
Costos costos
consumo de momento Blister
Kilowatts/hora, mas blistear las DPP
las horas de la tabletas
actividad de blisteado,
por el valor de la
depreciacin

130
En la fila de Bandas
se debe aplicar la
formula de multiplicar
las horas de la Establecer cul
actividad de envase es el costo de
lquidos y blisteado, uso de la
Registro
por el valor del Bandas en el
Asistente de Plancha de del costo
Kilowatts, por el Mensual momento
Costos costos de la
consumo de blistear las
Banda
Kilowatts/hora, mas tabletas y
las horas de la envasar el
actividad de envase producto liquido
lquidos y blisteado,
por el valor de la
depreciacin

En la fila de
Envasadora AllFilt se
debe aplicar la
formula de multiplicar Definir cul es el
las horas de la costo de uso de
Registro
actividad de envase la Envasadora
del costo
slidos, por el valor Asistente de AllFilt en el Plancha de
Mensual de la
del Kilowatts, por el Costos momento de costos
Envasador
consumo de envasar el
a AllFilt
Kilowatts/hora, mas producto en
las horas de la polvo
actividad de envase
slidos, por el valor de
la depreciacin

131
En la fila de
Rotuladora Autolabe
se debe aplicar la
Determinar cul
formula de multiplicar
es el costo de
las horas de la
uso de la Registro
actividad de rotulado
Rotuladora del costo
mecnico, por el valor Asistente de Plancha de
Mensual Autolabe en el de la
del Kilowatts, por el Costos costos
momento de Rotulador
consumo de
rotular un a Autolabe
Kilowatts/hora, mas
envase con la
las horas de la
maquina
actividad de rotulado
mecnico, por el valor
de la depreciacin

En la fila de
Codificadora Domino
1 se debe aplicar la
Establecer cul
formula de multiplicar
es el costo de
las horas de la Registro
uso de la
actividad de rotulado del costo
Codificadora
mecnico, por el valor Asistente de Plancha de de la
Mensual Domino 1 en el
del Kilowatts, por el Costos costos Codificado
momento de
consumo de ra Domino
codificar la
Kilowatts/hora, mas 1
etiqueta o
las horas de la
envase
actividad de rotulado
mecnico, por el valor
de la depreciacin

132
En la fila de
Codificadora Domino
2 se debe aplicar la Definir cul es el
formula de multiplicar costo de uso de
las horas de la la Codificadora Registro
actividad de Domino 2 en el del costo
codificado, por el valor Asistente de momento de Plancha de de la
Mensual
del Kilowatts, por el Costos codificar la costos Codificado
consumo de etiqueta o ra Domino
Kilowatts/hora, mas envase con 2
las horas de la ayuda de la
actividad de mano de obra
codificado, por el valor
de la depreciacin

En la fila de Tanque
5000 Motor Pequeo
se debe aplicar la
formula de multiplicar Determinar cul
las horas de la es el costo de
Registro
actividad de uso del Tanque
del costo
fabricacin lquidos, 5000 Motor
del
por el valor del Asistente de Pequeo en el Plancha de
Mensual Tanque
Kilowatts, por el Costos momento de costos
5000
consumo de fabricar el
Motor
Kilowatts/hora, mas jarabe, la
Pequeo
las horas de la suspensin o la
actividad de solucin
fabricacin lquidos,
por el valor de la
depreciacin

133
En la fila de Tanque
5000 Motor Grande se
debe aplicar la
formula de multiplicar Establecer cul
las horas de la es el costo de
Registro
actividad de uso del Tanque
del costo
fabricacin lquidos, 5000 Motor
del
por el valor del Asistente de Grande en el Plancha de
Mensual Tanque
Kilowatts, por el Costos momento de costos
5000
consumo de fabricar el
Motor
Kilowatts/hora, mas jarabe, la
Grande
las horas de la suspensin o la
actividad de solucin
fabricacin lquidos,
por el valor de la
depreciacin

En la fila de Tanque
3000 Motor Pequeo
se debe aplicar la
formula de multiplicar
Definir cul es el
las horas de la
costo de uso del Registro
actividad de
Tanque 3000 del costo
fabricacin lquidos,
Motor Pequeo del
por el valor del Asistente de Plancha de
Mensual en el momento Tanque
Kilowatts, por el Costos costos
de fabricar el 3000
consumo de
jarabe, la Motor
Kilowatts/hora, mas
suspensin o la Pequeo
las horas de la
solucin
actividad de
fabricacin lquidos,
por el valor de la
depreciacin

134
En la fila de Tanque
3000 Motor Grande se
debe aplicar la
formula de multiplicar Determinar cul
las horas de la es el costo de
Registro
actividad de uso del Tanque
del costo
fabricacin lquidos, 3000 Motor
del
por el valor del Asistente de Grande en el Plancha de
Mensual Tanque
Kilowatts, por el Costos momento de costos
3000
consumo de fabricar el
Motor
Kilowatts/hora, mas jarabe, la
Grande
las horas de la suspensin o la
actividad de solucin
fabricacin lquidos,
por el valor de la
depreciacin

En la fila de Tanque
600 Lts se debe
aplicar la formula de
multiplicar las horas Establecer cul
de la actividad de es el costo de
fabricacin lquidos, uso del Tanque Registro
por el valor del 600 Lts en el del costo
Asistente de Plancha de
Kilowatts, por el Mensual momento de del
Costos costos
consumo de fabricar el Tanque
Kilowatts/hora, mas jarabe, la 600 Lts
las horas de la suspensin o la
actividad de solucin
fabricacin lquidos,
por el valor de la
depreciacin

135
En la fila de
Envasadora Equitek
se debe aplicar la
formula de multiplicar
Definir cul es el
las horas de la
costo de uso de
actividad de envase
la Envasadora Registro
lquidos, dividido entre
Equitek en el del costo
3, por el valor del Asistente de Plancha de
Mensual momento de de la
Kilowatts, por el Costos costos
fabricar el Envasador
consumo de
jarabe, la a Equitek
Kilowatts/hora, mas
suspensin o la
las horas de la
solucin
actividad de envase
lquidos dividido entre
3, por el valor de la
depreciacin

En la fila de
Alumbrado Slidos se
debe aplicar la
formula de multiplicar
las horas de la
actividad de pesaje,
fabricacin slidos,
Determinar cul
tableteado,
es el costo de
recubrimiento,
uso del Registro
brillado, envase
Alumbrado del costo
slidos dividido entre Asistente de Plancha de
Mensual Slidos en el del
3 y blisteado dividido Costos costos
momento de la Alumbrad
entre 3, por el valor
fabricacin de o Slidos
del Kilowatts, por el
un producto
consumo de
solido
Kilowatts/hora, mas
las horas de la
actividad sumadas
anteriormente con su
respectiva divisin,
por el valor de la
depreciacin

136
En la fila de
Alumbrado Lquidos
se debe aplicar la
formula de multiplicar
las horas de la
Establecer cul
actividad de pesaje,
es el costo de
mas fabricacin
uso del Registro
lquidos, mas envase
Alumbrado del costo
lquidos, por el valor Asistente de Plancha de
Mensual Lquidos en el del
del Kilowatts, por el Costos costos
momento de la Alumbrad
consumo de
fabricacin de o Lquidos
Kilowatts/hora, mas
un producto
las horas de la
liquido
actividad de pesaje,
mas fabricacin
lquidos, mas envase
lquidos, por el valor
de la depreciacin

En la fila del Chiller se

debe aplicar la
formula de multiplicar
el total de las horas
en actividades, por el
valor del Kilowatts,
por el consumo de
Kilowatts/hora, mas el
total del tiempo real Establecer cul Registro
Asistente de Plancha de
de las actividades, por Mensual es el costo de del costo
Costos costos
el valor de la uso del Chiller del Chiller
depreciacin y
finalmente para
distribuir el valor
hallado se multiplica
30% para el rea de
slidos y el 70% se
asigna al rea de
lquidos.

137
En la fila de
Compresor se debe
aplicar la formula de
multiplicar las horas
de la actividad de
blisteado, mas envase
lquidos dividido entre Registro
3, por el valor del Definir cul es el del costo
Asistente de Plancha de
Kilowatts, por el Mensual costo de uso del del
Costos costos
consumo de Compresor Compreso
Kilowatts/hora, mas r
las horas de la
actividad de blisteado,
mas envase lquidos
dividido entre 3, por el
valor de la
depreciacin

En la fila de la
Manejadora AC1-
Slidos se debe
aplicar la formula de
multiplicar las horas
de la actividad de
pesaje, mas
fabricacin slido,
mas tableteado, mas Registro
Determinar cul
envase slidos, mas del costo
es el costo de
encapsulado, mas Asistente de Plancha de de la
Mensual uso de la
brillado, mas blisteado Costos costos Manejador
Manejadora
dividido entre 3, por el a AC1-
AC1- Slidos.
valor del Kilowatts, Slidos.
por el consumo de
Kilowatts/hora, mas
las horas de la
actividad sumadas
anteriormente con su
respectiva divisin,
por el valor de la
depreciacin

138
En la fila de la
Manejadora AC2-
Pasillos se debe
aplicar la formula de
multiplicar por el total
del tiempo real de las
actividades, por el Registro
Establecer cul
valor del Kilowatts, del costo
es el costo de
por el consumo de Asistente de Plancha de de la
Mensual uso de la
Kilowatts/hora, mas el Costos costos Manejador
Manejadora
total del tiempo real a AC2-
AC2- Pasillos.
de las actividades, por Slidos.
el valor de la
depreciacin y
finalmente el valor
hallado dividirlo entre
2 para distribuirlo en
ambas lneas.

En la fila de la AC3-
Acondicionamiento se
debe aplicar la
formula de multiplicar
por el total del tiempo
real de las
Registro
actividades, por el Definir cul es el
del costo
valor del Kilowatts, costo de uso de
de la
por el consumo de Asistente de la Manejadora Plancha de
Mensual Manejador
Kilowatts/hora, mas el Costos AC3- costos
a AC3-
total del tiempo real Acondicionamie
Acondicio
de las actividades, por nto.
namiento.
el valor de la
depreciacin y
finalmente el valor
hallado dividirlo entre
2 para distribuirlo en
ambas lneas.

139
En la fila de la
Manejadora AC4-
Lquidos se debe
aplicar la formula de
multiplicar las horas
de la actividad de
pesaje, mas
fabricacin lquidos, Registro
Determinar cul
mas envase lquidos del costo
es el costo de
dividido entre 3, por el Asistente de Plancha de de la
Mensual uso de la
valor del Kilowatts, Costos costos Manejador
Manejadora
por el consumo de a AC4-
AC4- Lquidos.
Kilowatts/hora, mas Lquidos.
las horas de la
actividad de pesaje,
mas fabricacin
lquidos, mas envase
lquidos dividido entre
3, por el valor de la
depreciacin

Registro
del valor
En la fila de Total del
Establecer el total del
costo directo se
total de los costo
realiza la suma de Asistente de Plancha de
Mensual costos de directo de
todos los costos de Costos costos
maquinaria y los
las maquinas y
equipos equipos y
equipos
maquinari
a

Fuente: Elaboracin propia

En las manejadoras es importante tener en cuenta en las actividades de blisteado

y encapsulado que deber se dividido entre 2, adems de la actividad de envase
lquidos y envase slidos el cual debe dividirse entre 3 hallando el tiempo
dedicado por las personas en el rea.

140
8.4.3.9 Costos Indirectos de Fabricacin

Los CIF son egresos de planta que puede llegar a representar un porcentaje
considerable de los costos totales de la produccin, pero en el momento de
obtener el costo del producto terminado, no son fcilmente identificables de forma
directa con el mismo. La aplicacin de estos costos a la produccin requiere de un
procedimiento especial, tal como se explica a continuacin basado en la plancha
de costos:

Figura 7. CIF

*SERVICIOS PUBLICOS Y OTROS

*CONTROL Y CALIDAD (INSUMOS)
*MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
*ARRENDAMIENTOS
* DIVERSOS - OTROS COSTOS
*DEPRECIACION EDIFICIO
*DEPRECIACIONES
TOTAL COSTO INDIRECTO $ -

Fuente: Elaboracin propia

Tabla 27. Proceso de diligenciamiento del formato de CIF

ACTIVIDAD RESPONSA FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

BLE CONTROLAR REFERENCIA

141
En la fila de Servicios
Pblicos y Otros su Hallar el
Registro del
costo se determina costo
Asistente valor de los
con el valor real del Mensual indirecto de N/A
de costos servicios
mes menos el costo los servicios
pblicos
de la maquinaria y pblicos
elementos

En la fila de Control y
Definir el
Calidad (Insumos) su
costo
costo se determina
indirecto de Registro del
con el valor de las Asistente
Mensual los insumos N/A valor de los
compras de los de costos
del rea de insumos
insumos de control de
control de
calidad a los
calidad
proveedores

En la fila de
mantenimiento y
reparaciones de halla Determinar el
el costos fijando el Registro del
costo
valor de los insumos y valor del
indirecto de
elementos comprados Asistente mantenimien
Mensual los N/A
a los proveedores. de Costos to y
mantenimient
reparacione
os y
Nota: la distribucin a s
reparaciones
cada rea se realiza
cuando se reconoce
el uso de cada uno.

En la fila de Definir el Registro del

Arrendamientos se Asistente costo valor de
fija el costo mensual Mensual N/A
de Costos indirecto del arrendamien
del LEASING para la
maquina Equiteck. Leasing tos

142
En la fila Diversos y
Otros, su costo se
Establecer el
halla con el total del
valor de los costo de
elementos de aseo, diversos que Registro del
Asistente
cafetera, tiles, Mensual apoyan la N/A valor de los
de Costos
papelera, casino, funcionalidad diversos
restaurante, de la
seguridad industrial, empresa
insumos de
produccin y moldes.

En la fila
Depreciaciones se fija
sumando la Hallar el Registro del
depreciacin de las Asistente costo de la valor de la
Mensual N/A
maquinarias y de Costos Depreciacin Depreciaci
equipos aplicando el del Edificio n del Edificio
mtodo contable de
lnea recta vida til.

En la fila
Depreciacin del
Edificio se fija el valor
Definir el Registro del
de la depreciacin del
Asistente costo de la valor de las
edificio de acuerdo a Mensual N/A
de Costos Depreciacin Depreciacio
los parmetros de la
del Edificio nes
contabilidad de vida
til en referencia con
las depreciaciones.

En la fila total del

costo indirecto es la
suma total de todos Determinar el Registro del
los factores Asistente total de los valor total de
Mensual N/A
indirectos, desde los de Costos costos los costos
servicios pblicos indirectos indirectos
hasta las
depreciaciones.

Fuente: Elaboracin propia

143
8.4.3.10 Gastos Administrativos

Son gastos emergentes de la administracin de recursos humanos y logsticos,

que de manera general, ayudan a las operaciones de administracin de la
Empresa y vale aclarar que este componente no se incluye en los costos del rea
de produccin, el valor asignado a las planchas de costos de los productos es
expedido por el rea contable. La estructura organizacional determina el nivel de
los costos administrativos determinados de la siguiente manera:

Tabla 28. Proceso de Costeo Gastos Administrativos

ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

CONTROLAR REFERENCIA

Sumar los salarios

del personal
administrativo
(Asistente de
Compras, Costos, Identificar la
Asistente de
Recursos Mensual mano de obra N/A N/A
Costos
Humanos, Auxiliar administrativa
Contable,
Contador, Gerente
Administrativo y
Financiero)

144
Tener en cuenta
los gastos diversos
como elementos
Identificar de
de aseo, cafetera,
tiles, papelera, acuerdo al
casino, restaurante uso los
Asistente de
y honorarios. Mensual gastos N/A N/A
Nota: Su valor total Costos
diversos
se discrimina de realizados por
acuerdo al uso
el rea
que se le da en
cada rea.

Registrar el
Definir el total
total de los
Asistente de de los gastos Plancha de
Mensual gastos
Sumar los valores Costos administrativo costos
administrativ
de la actividad s
os
numero 1 y 2

Fuente: Elaboracin propia

El total de los gastos administrativos se registra en la fila de Gastos de Admn. de

la plancha de costos, el cual son importante para el costo final del proceso.

8.4.3.11 Totalizacin de los Costos

Es el valor total de los costos y gastos que incurren en la fabricacin de un
producto nombrados anteriormente, donde se establece en el final de la plancha
de costos expresada en la Figura 8:

Figura 8. Totalizacin de los Costos

Costo Fabrifarma (con analisis de laboratorio)

Costo por FRASCO
* GASTOS DE ADMON GRAL
TOTAL COSTO + GASTO
COSTO + GASTO POR frasco

145
Fuente: Elaboracin propia

Adems del total de los costos, se determina el valor de los anlisis que se
realizaron en el rea de control de calidad para el producto, la materia prima y el
material de envase y empaque, tambin se define el costo por unidad del producto
y el costo por unidad, pero teniendo en cuenta el gasto.

8.4.4 Manual de facturacin

El Departamento de contabilidad es responsable del proceso de facturacin, esta

rea es la encargada de generar el documento contable denominado Factura de
Servicio, el cual constituye un titulo valor de compraventa que acredita que se ha
generado una venta por el valor y producto relacionado en la misma.

8.4.4.1 Objetivo

Alimentar de manera oportuna el sistema de facturacin, que refleje clara, efectiva

y fehacientemente los ingresos generados por la venta del servicio prestado, as
como las cuentas por cobrar a los clientes internos o externos.

8.4.4.2 Alcance

Lograr obtener normas y mtodos adecuados que evidencien el apropiado y

correcto proceso de facturacin y refleje de manera fidedigna y veraz los ingresos
generados y las cuentas por cobrar de las mismas.

8.4.4.3 rea responsable

Departamento de contabilidad.

146
8.4.4.4 Quienes autorizan estos asientos
Contador

Pasos relacionados

1. El rea de produccin y control de calidad debe entregar al rea de contabilidad

un documento denominado Documento de Entrega de Producto Terminado y
Control de Inventario o en su defecto Entrada de Almacn, el cual debe estar
debidamente firmado y diligenciado por esta rea. En estos debe reflejarse la
cantidad, nombre del producto, nmero de lote, cliente, fecha, firmas
autorizadas y nmero de control.

2. El auxiliar contable revisa que los documentos recibidos contengan los

requisitos exigidos y procede a facturar, en caso que los documentos no
cumplan con algn requisito debe ser devuelto al rea respectiva para que sea
modificado.

3. Se revisa la lista de precios para identificar el valor correcto del producto a

facturar.

4. Se ingresa al sistema al modulo de facturacin, este automticamente genera el

nmero del consecutivo de la factura, ingresa el NIT del cliente, escribe el
detalle u observaciones del producto, digita el ITEM a facturar, escribe la
cantidad y el valor del mismo por unidad, e imprime dos facturas la original para
el cliente y la copia como soporte contable de la compaa.

5. El contador revisa que la factura esta correctamente diligenciada y la firma, si

encuentra puntos a corregir, habilita la factura y la devuelve al auxiliar para que
este realice la respectiva correccin. Esto se ejecuta con el fin de tener el
mnimo margen de error en lo facturado.

6. Se enva la factura al cliente, si es local la factura se le entrega al mensajero de

la compaa con su respectiva copia para que sea radicada por el cliente, si el
cliente es de otras ciudades se enva la correspondencia por el servicio de
147
 mensajera, cabe anotar aqu la importancia de sostener una efectiva
comunicacin con los clientes para el apropiado estado de la cartera y de los
ingresos generados por las mismas.

7. Fin del proceso.

Tabla 29. Proceso de Facturacin

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUMENTO REGISTRO

CONTROLAR DE
REFERENCIA

Recibir de parte
Documento
de control de
Generar el de Entrega de
calidad y
1 documento que Control de
produccin los
soporte el cobro Inventarios o
documentos Auxiliar
N/A de los productos Entrada de N/A
que Contable
o servicios
correspondan Almacn
ejecutados por
para la
la compaa segn sea el
ejecucin de la
caso
facturacin

148
 Los
documentos
2 son revisados
por el auxiliar
contable que
estn
debidamente Documento
diligenciados. Que la de Entrega de
facturacin Control de
contenga el Inventarios o
Auxiliar
N/A mnimo margen Entrada de N/A
Si este Contable
de error posible
encuentra y se facture Almacn
cualquier correctamente segn sea el
campo a caso
corregir debe
devolver el
documento a
su respectiva
rea para que
sea modificado

Se debe
verificar con la
El correcto
lista de precio Auxiliar Lista de
N/A cobro del valor N/A
3 el valor del contable Precios
del producto
producto a
facturar

Facturar el
Facturar el
producto o
producto en el Auxiliar Cuando Facturas de
4 servicio N/A
modulo de Contable corresponda Servicios
producido a los
Facturacin
clientes

Revisar la La correcta
5 correcta contabilizacin
Cuando Facturas de
facturacin y Contador de las facturas y
corresponda Servicios
cobro de los de la cuenta por
productos cobrar

149
 Segn la
Expedir
Auxiliar fecha Soporta el cobro Factura de
facturas a los N/A
contable acordada con a realizar servicio
clientes
el cliente

Fin del proceso

6

Fuente: Elaboracin propia

8.4.5 Manual de Recursos Humanos

8.4.5.1 Objetivo

Contar con un procedimiento el cual defina los parmetros para la elaboracin de

la nomina para los trabajadores de FABRIFARMA S.A. y los trabajadores de la
empresa temporal, logrando la garanta de un pago acorde a los servicios
prestados del trabajador.

8.4.5.2 Alcance

Inicia desde el momento del registro de control del ingreso de los empleados hasta
el pago y entrega del soporte de este a los trabajadores.

8.4.5.3 Definiciones

Nomina: es un documento contable que consiste en una relacin nominal de

cada una de las personas o trabajadores que prestan servicios en una empresa.

150
 NM UNO: es un programa contable el cual permite administrar los factores y
realizacin de la nomina.

Horas extras: son aquellos tiempos trabajados fuera de la jornada laboral diaria
de 8 horas o cumplidas las 48 horas semanales.

8.4.5.4 Consideraciones Generales

La nomina de los trabajadores vinculados por la empresa debe ser administrada

en el programa contable que se tenga contratado para tal fin.

8.4.5.5 Nmina

En la compaa el rea de control de calidad y administracin el salario se

encuentra estipulado por un parmetro creado en el programa contable y la
elaboracin de esta parte de la nomina se realiza del punto 5 al 9 a excepcin del
numeral, aunque en el rea de control de calidad se realiza la revisin de horas
extras cuando son autorizadas.

Pasos Relacionados

1. Con el objetivo primordial de validar la informacin que se registra en las

tarjetas de marcacin del reloj, se comparan estos tiempos con los
relacionados en las tarjetas de manufactura individual que registra cada
operario en su reporte diario de produccin y que son consignados en el
archivo de tiempos que genera diariamente el rea de costos.

2. Despus de hacer la conciliacin de tiempos de produccin y de nomina,

anteriormente mencionados, la asistente de recursos humanos registra en

151
 el programa de nomina utilizado para tal fin, todo lo concerniente a los
tiempos causados por los operarios tales como horas extras, permisos,
incapacidades entre otros.

3. Del programa de nomina utilizado se genera el listado por empleado del

pago correspondiente a su periodo de pago realizado. Este listado es
revisado y aprobado por la asistente de recursos humanos.

4. Se ingresa a los archivos de nomina utilizados por el banco y se consignan

los valores netos a transferir electrnicamente a cada uno de los empleados
para su pago de salario de acuerdo al periodo liquidado y a las novedades
generadas en ese mismo periodo de tiempo.

5. Se informa al rea de contabilidad para que proceda a hacer la

transferencia de pago de nomina en el banco asignado para tal fin.

6. Se hace entrega a los jefes de cada rea los comprobantes de pago de

nomina para su entrega a cada uno de los empleados

La nomina del rea de produccin debe contar con el siguiente procedimiento:

Tabla 30. Proceso de Elaboracin de Nomina

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCI VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

A CONTROLAR REFERENCIA

152
 Realizar la
digitacin de
1 Asistente de Contar con un
los tiempos del Tarjeta de Archivo de
Recursos Quincenal soporte del reloj
reloj en el tiempo seguimiento
Humanos por trabajador
archivo de
seguimiento

Comparar con
el documento
Verificar que el Archivo del
2 realizado por Asistente de
tiempo del reloj mes de costos
el rea de Recursos Quincenal N/A
coincida con el y archivo de
costos los Humanos
laborado seguimiento
tiempos
digitados

Realizar el
Asistente de Soporte de
registro en la Archivo de Plantilla de
Recursos Quincenal seguimiento
3 plantilla de seguimiento nomina
Humanos diario correcto
nomina

Generar en el El ingreso de las

programa de Asistente de novedades Plantilla Documento
nomina el Recursos Quincenal presentadas en liquidacin en de
4
documento de Humanos la liquidacin de Excel liquidacin
liquidacin nomina

Ingresar al
Administrar las
programa de Plantilla de
Asistente de novedades
nomina los nomina, vales Programa
5 Recursos Quincenal correspondiente
datos de horas e contable
Humanos s al periodo en
extras, vales e incapacidades
liquidacin
incapacidades

153
 Obtener por Verificar los Valores
medio de valores a pagar ingresados
Asistente de Listado y
nomina el por contabilidad producto de la
Recursos Quincenal comprobant
6 listado con los y dar soporte de liquidacin en
Humanos e de pago
comprobantes pago a los la planilla de
de pago empleados Excel

Entregar al Listados
Asistente de El respectivo
rea de impresos del
Recursos Quincenal pago de nomina N/A
7 contabilidad el programa
Humanos a los empleados
listado de pago contable

Subir los
Cargue de
valores a
archivo en Listados
pagar en una Plantilla del
8 planillas de impresos del
planilla para Contadora Quincenal banco
pago del banco programa
cargarla en la diligenciada
destinado para contable
pagina del
pago
banco

Revisar los
valores a
9 pagar y
finalmente
realizar el
Gerente
pago Verificar los Plantilla del
Administrativo y Quincenal N/A
pagos a realizar banco
Nota: Si los Financiero
valores estn
errneos
volver al paso
anterior

Entregar al jefe Soportar el pago

de rea (Jefe a los
Asistente de
de planta y trabajadores en Transaccione Soporte de
10 Recursos Quincenal
Jefe de caso de s exitosas pago
Humanos
aseguramiento inquietudes de
) pago

Fuente: Elaboracin propia

154
 Liquidacin de las Horas Extras

Las horas extras que se generan en el rea de produccin o control de calidad

debe estar debidamente autorizado por el jefe de planta o por el jefe de
aseguramiento. La determinacin del porcentaje de pago de las diferentes horas
extras se realizan con base a la normatividad estipulada.

Pasos Relacionados

1. El asistente de costos digita diariamente los reportes de produccin de cada

uno de los operarios, de manera paralela la asistente de recursos humanos
digita tambin diariamente los reportes de marcacin del reloj para
compararlos con los tiempos digitados por el rea de costos y hacer la
validacin de las horas trabajadas por los colaboradores y su determinacin
de las horas extras generadas.

2. Despus de hacer la conciliacin de tiempos de produccin y de nomina,

anteriormente mencionados, la asistente de recursos humanos registra en
el programa de nomina utilizado para tal fin, todo lo concerniente a los
tiempos causados por los operarios tales como horas extras, permisos,
incapacidades entre otros.

Tabla 31. Proceso Liquidacin de Horas Extras

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUM DE REGISTRO

CONTROLAR REFERENCIA

155
 Digitar
diariamente las Asistente de Contar con un
1 Tarjeta de Archivo de
horas Recursos Quincenal soporte del reloj
tiempo seguimiento
trabajadas por Humanos por trabajador
el personal

Determinar
Establecer
diariamente las Asistente de
correctamente el Tarjeta de
2 horas extras de Recursos Quincenal N/A
pago diario de registro
acuerdo al Humanos
horas extras
horario y da

Ingresar al
programa
Asistente de Soportar los
contable las Tarjeta de Soporte de
Recursos Quincenal pagos por medio
3 horas extras registro pago
Humanos del sistema
generadas por
el personal

Fuente: Elaboracin propia

Es importante aclarar que el pago de las horas extras se realizan en el momento

del pago de la nomina quincenal, adems en el comprobante de pago se
discrimina todos los rubros pagados al empleado de forma detallada.

8.4.6 Manual de tesorera

8.4.6.1 Objetivo

Velar por el cumplimiento de los procesos que garantice el recaudo adecuado de

los ingresos a fin de garantizar el pago de los compromisos adquiridos.

156
8.4.6.2 Alcance

Realizar un seguimiento de la ejecucin de los pagos y cobranzas proyectadas.

8.4.6.3 rea responsable

Departamento de contabilidad, tesorera.

8.4.6.4 Quienes autorizan

El gerente financiero

Pasos relacionados

1. Las facturas presentadas deben contener el ttulo de factura de venta y

ajustarse a todos los dems requerimientos exigidos de ley, deben llevar anexa
la copia de la orden de compra, suministro o de servicios; requisicin y
documento contable, ya sea el comprobante de egreso (CE) o el pago
electrnico (PE) segn sea el medio de pago.
2. Las facturas de los proveedores o contratistas solo se recibirn hasta el da
veinticinco (25) de cada mes para que se causen y queden en el cierre del mes
correspondiente.
3. A partir de la fecha de la factura se contar el plazo para realizar todo el
proceso del pago.
4. La programacin de pagos a proveedores se efectuar de lunes a mircoles y
los pagos se aplicarn los das jueves y viernes de cada semana. Si alguno de
ellos fuese da festivo, sta se llevar a cabo el da hbil inmediatamente
anterior.

157
 5. Para realizar los pagos se realiza una pre-verificacin de las facturas a
cancelar, por parte del contador o en su defecto del tesorero para eliminar
cualquier margen de error de la contabilizacin de las mismas, ya sea por
porcentaje en las retenciones aplicadas u otras que no se detectaron en el
momento de su contabilizacin.
6. Realizar el documento contable, comprobante de egreso o pago electrnico,
para legalizar el pago y saber el monto a cancelar.
7. Realizar el archivo plano para subir el pago por transferencia electrnica de los
pagos a proveedores.
8. Los pagos a proveedores efectuados en forma electrnica se verifican al da
siguiente y se imprime documento originado por el banco donde indica el estado
de la transaccin.
En caso de que la transaccin no haya sido exitosa, se procede a realizarla
nuevamente.
9. Fin del proceso.

Tabla 32. Proceso de Tesorera

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUMENTO REGISTRO

CONTROLAR DE
REFERENCIA

158
 Las facturas
presentadas
para realizar su
1 respectivo pago
deben
ajustarse a los
Facturas,
requerimientos Segn la
orden de
exigidos por la Auxiliar fecha Pagos a
compras, N/A
ley, y todos los Contable programada proveedores
requisiciones,
dems de pago
etc.
requisitos
exigidos por la
compaa,
como : orden
de compra,
requisicin, etc.

2 Solo se reciben
Causacin de Facturas,
facturas de
Compras y Mensual o facturas para la orden de
proveedores y
Auxiliar Anual segn causacin en el compras, N/A
contratistas
Contable corresponda cierre del mes requisiciones,
hasta el 25 de
correspondiente etc.
cada mes.

Se debe tener
El fecha en que
en cuenta la Compras y
se vence la
fecha de la Auxiliar Mensual Facturas N/A
3 factura para su
factura para su contable
respectivo pago
respectivo pago

El valor a
Programar los
Compras y la cancelar de las
pagos con la Cuando
4 Gerencia cuentas por Facturas N/A
gerencia corresponda
Financiera pagar a
financiera
proveedores

159
 Verificar las
5 causacin de
las facturas a
cancelar.

Nota: si es La correcta
correcto se contabilizacin
Contador o Cuando
realiza el pago, de las facturas y Facturas
Tesorero corresponda
de lo contrario de la cuenta por
se enva al pagar
encargado para
realizar su
respectiva
correccin y
luego
cancelarla

Soporta que el
pago a realizar
quede
sustentado en el Comprobante
Realizar el
6 software s de egreso,
documento Al momento
contable y un pagos
contable que Tesorero de realizar el
adecuado electrnicos,
soporte dicho pago
manejo de la nota
pago
salida de los contables, etc.
bancos y de las
cuentas por
pagar

Subir el archivo
plano a la Cuando
7 plataforma del Tesorero N/A N/A N/A
corresponda
Banco

160
 Verificar si la
transferencia
electrnica es
exitosa o no Que los pagos
realizado hayan
sido efectivos y
8
Nota: Si por el dinero que se
algn motivo la refleja como
transferencia Tesorero N/A salida en la N/A
no fue exitosa contabilidad
el tesorero haya sido
debe volver a igualmente
subirla a la debitado en el
plataforma del banco
banco y realizar
nuevamente la
transferencia

Fin del proceso

9

Fuente: Elaboracin propia

8.4.7 Manual de cartera

El recaudo de cartera es obligacin del departamento de tesorera y es la

encargada de dar soporte a las inquietudes al cliente interno y externo. Es
importante documentarse y tener conocimientos puntuales de cada uno de los
clientes, con el fin de ofrecer posibles soluciones o plantear alternativas de
pago de las facturas vencidas.
Toda comunicacin con el fin de recaudar dinero adeudados a la compaa se
debe fundamentar en el respeto, adems de propiciar un ambiente conciliador,
con el fin de mantener y mejorar la relacin comercial con los clientes,
viabilizando soluciones de mutuo acuerdo.

161
8.4.7.1 Objetivo

Obtener de manera eficiente y oportuna la rotacin de la cartera, puesto que es el

componente principal del flujo de efectivo.

8.4.7.2 Alcance

Alcanzar polticas, normas y procedimientos que reflejen el control del manejo

adecuado de la cartera basada en indicadores que permitan resultados positivos y
que reflejen liquidez en la compaa.

8.4.7.3 rea responsable

Departamento de contabilidad, Tesorera.

8.4.7.4 Quienes autorizan estos asientos

El Gerente Administrativo y Financiero

Pasos relacionados

1. Una vez registradas las obligaciones de los clientes en el sistema CGUNO

Versin 8.5 se proceder al seguimiento de las fechas de vencimiento.
2. El rea de tesorera debe socializar la cartera y estar en permanente contacto
con los clientes, para as evitar inconveniente que afecten el correcto
funcionamiento y naturalidad de las cuentas por cobrar.
3. La compaa cuenta con varias cuentas corrientes las cuales suministra a los
clientes para que pueden realizar consignaciones o transferencia de fondos,
162
 por tal razn, se debe revisar a diario los movimientos de bancos para causar lo
recibos de caja correspondientes y solicitar informacin detallada al cliente de
las facturas que estn cancelando para ir depurando la cartera. Si realiza el
pago con cheque se enva a consignar y se realiza el respectivo documento.
Como poltica de recaudo la compaa no recibe dinero en efectivo.

4. Cuando los clientes cancelan con cheque, estos se mandan a consignar al

banco donde haya la necesidad de aumentar el saldo.

Tabla 33. Proceso de Recaudo de Cartera

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUMENTO REGISTRO

CONTROLAR DE
REFERENCIA

Se debe
realizar
1 seguimiento a Auxiliar Facturas de
Cartera vencida N/A
las fechas de Contable servicios
Diario
vencimiento de
la cartera

Mantener la
2 Socializar la Mensual, cartera lo mas
Facturas de
cartera con los Tesorera diario o segn detallada y N/A
servicio
clientes corresponda depurada como
sea posible

163
 Revisar los
movimientos
bancarios a
3 diario que
permitan La depuracin y Plataforma-
identificar Tesorera Diario actualizacin de soporte N/A
pagos recibidos la cartera bancario
por los clientes
para elaborar el
respectivo
documento

Los pagos en
cheque se
4 envan a Gerencia
Cuando Saldos en
consignar a la Financiera y Cheques N/A
corresponda Bancos
entidad tesorera
bancaria que
se necesite

Fin del proceso

5

Fuente: Elaboracin propia

8.4.8 Manual rea contable

El ciclo contable est compuesto por una serie de pasos que el personal del
departamento de contabilidad debe seguir, con el objetivo y la responsabilidad de
validar la informacin, registrarla en los diferentes libros y posteriormente
presentarla en forma resumida en los estados financieros bsicos estipulados en
la ley requeridos por la gerencia y por los entes externos facultados para ello.
Para lograr lo antes expuesto, el departamento de contabilidad de FABRIFARMA
S.A. agrupara las transacciones llevadas a cabo durante el proceso operativo de la
compaa.

164
8.4.8.1 Alcance

Inicia desde el momento que se constituye la empresa con los aportes de los
inversionistas, y se deben realizar registros contables, elaboracin de
comprobantes, registros en libros hasta la preparacin de los Estados Financieros.

8.4.8.2 rea responsable de la aplicacin

Departamento de contabilidad, tesorera, compras, cartera, recursos humanos y

costos.

8.4.8.3 Consideraciones Generales

En el momento de reconocer la obligacin o el derecho adquirido y cuando se

recibe o aplica el efectivo.

Pasos relacionados

1. El departamento de contabilidad recibe diariamente los documentos que

soportan las operaciones financieras ejecutadas por los diferentes
departamentos.

2. El asistente de contabilidad recibe los soportes citados en el paso No. 1, y

procede de la siguiente forma:

Verifica el estado de las operaciones financieras, el cumplimiento de los

requisitos legales de los documentos, de igual manera que los exigidos por la
compaa.

165
 Codifica las operaciones financieras a su cargo que se cian al catlogo de
cuentas de la contabilidad sistematizada.

3. Despus de concluir el paso No. 2, el asistente de contabilidad, procede a

registrar las operaciones, empleando el procedimiento del ciclo contable.

4. Archiva documentos que soporten las operaciones financieras.

5. Fin del proceso.

Tabla 34. Proceso rea Contable

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUMENTO REGISTRO

CONTROLAR DE
REFERENCIA

Recibir los
documentos
que soportan Documentos
1 Facturas,
las operaciones Asistente que soporten las
Diaria Recibos, N/A
financieras Contable transacciones
otros.
ejecutadas por financieras
las diferentes
reas

166
 Verificar el
estado de las
2 operaciones
financieras y el
cumplimiento
legal de los
documentos
Revisin de los
Facturas,
Asistente documentos que
Diaria recibos y N/A
NOTA: Si no Contable cumplan con los
otros
cumplen con lo requisitos de ley
requerido se
solicita a el
rea que
corresponde el
cambio o
devolucin del
documento

La
contabilizacin, Registro en
Codificar las Facturas,
Asistente registro y control el software
3 operaciones recibos y
Contable de las contable
financieras otros
operaciones utilizado
financieras

Archivar los Soporte para

documentos futuras
Asistente Archivadore
que soportan la Diaria revisiones de las
4 Contable s
transaccin operaciones
financiera financieras Documentos
Contables

Fuente. Elaboracin propia

167
8.4.8.4 Procedimiento para la ejecucin de ciclo contable

Objetivo
Estructurar la herramienta que gue al personal del Departamento de Contabilidad
para que realice con eficacia y en el menor tiempo posible, las funciones de su
competencia a fin de elaborar oportunamente la informacin financiera
indispensable para la rendicin de cuentas.

Alcance
El ciclo contable o de contabilidad, permite obtener toda la informacin financiera
necesaria para la elaboracin de los estados financieros mensuales, anuales o de
cualquier ndole que requieran los rganos de control y vigilancia.

Consideraciones generales

Para la ejecucin del ciclo contable, el departamento de contabilidad de

FABRIFARMA S.A, realizar las gestiones a que haya lugar para obtener la
informacin financiera, interna o externa.

En este sentido, el encargado del departamento de contabilidad, mantendr en

contacto permanente con el personal del rea administrativa y de produccin que
ejecuta actividades operativas; esta relacin institucional le permitir enterarse con
oportunidad, de todas las transacciones formalizadas o en proceso.

Pasos relacionados

1. Obtener del personal administrativo y de produccin, lo siguiente:

Requisiciones.

168
 Cotizaciones.

Orden de compra o de servicio.

Documento de entrega de producto terminado y control de inventario.

Entrada de almacn.

Cualquier otra informacin relacionada.

2. Registrar cada transaccin en los documentos contables segn sea el caso y

las polticas establecidas para dicha operacin.
3. La informacin descrita en el paso No. 1 constituye los soportes de las
operaciones.
4. Registrar los documentos de las operaciones en el soporte correspondiente.
5. Elaborar los reportes de impuestos mensuales y anuales de acuerdo a la
informacin financiera.
6. Elaborar los estados financieros bsicos (situacin financiera y resultados), los
cuales sern firmados despus de su respectiva revisin por el Representante
Legal, Revisor Fiscal y Contador.
7. Presentar los estados e informes financieros a las siguiente autoridades:

Gerente General

Gerente Administrativo y Financiero

Accionistas
8. El departamento de contabilidad habilitar archivos en donde mantendr copias
originales de los siguientes estados:

Estado de resultados.

Estados y reportes accesorios o secundarios.

9. Fin del proceso.

169
 Tabla 35. Proceso Ciclo Contable

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUMENTO REGISTRO

CONTROLAR DE
REFERENCIA

Recibir los
documentos
que soportan
1 las operaciones Facturas,
financieras Recibos,
ejecutadas por cotizaciones,
las diferentes Orden de
reas Compras o de
Documentos
servicios,
Asistente que soporten las
Diaria Documento N/A
Contable transacciones
NOTA: Si no de entrega de
financieras
cumplen con lo producto
requerido se terminado y
solicita a el control de
rea que inventarios
corresponde el otros.
cambio o
devolucin del
documento

Registrar cada Revisin de los

Facturas,
transaccin en Asistente documentos que
Diaria recibos y N/A
2 los documentos Contable cumplan con los
otros
contables requisitos de ley

Registrar los La
documentos de contabilizacin, Registro en
Facturas,
las operaciones Asistente registro y control el software
3 recibos y
en el soporte Contable de las contable
otros
correspondient operaciones utilizado
e financieras

170
 Elaborar los
reportes de
impuestos
Soporte para el
mensuales y Documentos Archivadore
4 Contador Mensual debido pago de
anuales de Contables s
los impuestos
acuerdo a la
informacin
financiera

Elaborar los Dar a conocer la

5
estados situacin Documentos
Contador Mensual N/A
financieros Financiera de la Contables
bsicos compaa

Presentar los Dar a conocer la

6 Estados situacin Estados
Contador Mensual N/A
Financieros a la financiera de la Financieros
Gerencia compaa

Archivar las
Tener el soporte
copias y
de la
originales de
7 Elaboracin y Estados Archivadore
los Estados Contador Mensual
revisin de los Financieros s
Financieros,
Estados
reportes y
Financieros
accesorios

8 Fin del proceso N/A N/A N/A N/A N/A

Fuente: Elaboracin propia

171
8.4.8.5 Conciliaciones Bancarias

Objetivos
Verificar y conciliar los diversos movimientos del periodo, dbitos y crditos de las
cuentas corrientes o de ahorros, efectuados por la compaa, que permitan
confrontar cada uno de los movimientos registrados en el extracto bancario con los
movimientos registrados en los libros auxiliares.

Alcance

Permite tener mayor control y precisin de las salidas y entradas de dinero en los
bancos durante un periodo.

rea responsable

Departamento de contabilidad

Pasos relacionados

Para la elaboracin de la conciliacin bancaria de FABRIFARMA S.A. se

proceder de la siguiente manera:

1. El departamento de contabilidad mantendr registrada, en forma individual y

actualizada, todas las transacciones financieras (ingresos y egresos)
correspondientes a cada cuenta.
2. Los dos das posteriores a cada mes, obtendr del banco, el correspondiente
extracto bancario, del cual se extraer los crditos y dbitos generados por:
intereses, comisiones y servicios, entre otros.
3. Luego se procede a registrar en el libro de bancos las operaciones aceptadas
que hasta ese momento no haban sido tomadas en cuenta. Posteriormente,
mediante la suma de los crditos y la resta de los dbitos, obtenemos la
conciliacin bancaria.
172
 4. Las partidas debitadas y acreditadas incorrectamente por el banco sern
notificadas inmediatamente a ste, las realizadas por el departamento de
contabilidad sern corregidas y las que a su vez no se puedan identificar o
corregir en el mismo periodo sern postergadas para el periodo siguiente como
partidas conciliatorias con el propsito de eliminar toda posibilidad de error de
nuestras cuentas bancarias.

Tabla 36. Proceso Conciliaciones Bancarias

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUMENTO REGISTRO

CONTROLAR DE
REFERENCIA

Registrar en
forma individual
y actualizada Documentos
1 Facturas,
todas las Asistente que soporten las
Diaria Recibos, N/A
transacciones Contable transacciones
otros.
correspondient financieras
es a cada
cuenta.

Extraer del
extracto
2 bancario los
crditos y
Contador y/o Facturas,
dbitos Revisin del
Asistente Mensual recibos y N/A
generados por extracto.
Contable otros
comisiones,
intereses,
gravmenes,
etc.

173
 Se procede a La
registrar las contabilizacin, Registro en
Facturas,
operaciones no Asistente registro y control el software
3 Mensual recibos y
tomadas en Contable de las contable
otros
cuentas hasta operaciones utilizado
el momento. financieras

Informar a la
entidad
Financiera
cualquier Toda posible
4
irregularidad en diferencia entre Registro en
cuanto a las Asistente los libros Documentos el software
Mensual
partidas dbitos Contable auxiliares y los Contables contable
o crditos y registros utilizado
corregir las bancarios.
partidas mal
registradas por
la compaa.

Fuente: Elaboracin propia

8.4.8.6 Procedimiento para la liquidacin de retenciones

En el proceso operativo llevado a cabo por FABRIFARMA S.A. se originan

actividades en las que se debe aplicar una serie de leyes normas que facultan a la
entidad a retener determinadas cantidades de los pagos que por diferentes
conceptos son ejecutados, con la obligacin de transferirlos dentro de un perodo
de tiempo definido.

Objetivo
Establecer criterios que permitan transferir con oportunidad e integridad a los
rganos correspondientes, las deducciones o retenciones aplicadas conforme a
las leyes vigentes, normas complementarias y mandamientos especiales.

174
 Alcance

Inicia desde el momento que se realiza el registro de los documentos a los cuales
son aplicables las deducciones o retenciones y finaliza en el momento de su
respectivo a pago a la entidad competente.

rea responsable

Departamento de contabilidad

Tipos de retenciones
Retencin en la fuente.
Retencin por IVA.
Retencin por industria y comercio.

Fecha de pago

Como mnimo tres (3) das antes del vencimiento, segn calendario tributario del
ao que corresponda.

Pasos relacionados
1. El encargado del departamento de contabilidad, obtendr, para los fines de
cuantificar las retenciones mensuales, la informacin detallada a continuacin:

Nominas pagadas

175
 Causacin de compras y servicios

Otros
2. Concluido el proceso No. 1 se procede a generar los listados de las cuentas de
retencin respectivas.
3. Se diligencian los formularios de retencin en la pgina de la DIAN y SICALI
segn el caso.
4. Fin del procedimiento.

Tabla 37. Proceso para la Liquidacin de retenciones

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUMENTO REGISTRO

CONTROLAR DE
REFERENCIA

Se obtiene la
informacin con
el fin de
1 cuantificar las
retenciones Pago de Libros
Contador Mensual N/A
efectuadas en impuestos Auxiliares
el mes anterior
y clasificar de
acuerdo a su
naturaleza

Diligenciar el
respectivo
2 formulario, Formularios
Pago de
segn el Contador Mensual o Correspondie N/A
Impuestos
impuesto que Anual segn ntes
corresponda corresponda
para el pago

176
 Revisar que los
documentos Formularios
Pago de
estn de Contador Mensual Correspondie N/A
3 Impuestos
acuerdo a la ntes
normatividad

Se procede al
Pago de Documento
4 pago del Tesorera Mensual N/A
Impuestos contable
impuesto

Fin del Proceso

5

Fuente: Elaboracin propia

8.4.8.7 Procedimiento para realizar ajustes y reclasificaciones

Durante el proceso operativo y posterior a la elaboracin de los estados

financieros, surgen eventos que afectan las partidas de los rubros que componen
estos estados, originados por registrar valores en cuentas diferentes a la normal,
estimaciones por debajo o por encima de lo requerido, notificaciones de derechos
u obligaciones post cierre, entre otros.
Esos eventos crean las condiciones para efectuar los asientos de ajustes y
reclasificaciones que permitan las circunstancias.

Objetivo
Lograr que FABRIFARMA S.A. realice con oportunidad y calidad los ajustes y las
reclasificaciones exigidas circunstancialmente por la prctica contable.

177
 Alcance

Alcanzar que la informacin financiera sea veraz de acuerdo a la situacin real de

la compaa.

rea responsable

Departamento de contabilidad

Quienes autorizan estos asientos

El Gerente Administrativo y Financiero y el Gerente General

Pasos relacionados
1. El contador, inmediatamente se produzca la fecha del cierre, har lo
conveniente para obtener de parte de clientes o relacionados, las informacin
que en un momento dado afectar los resultados operacionales de la entidad.
2. Para la obtencin de la informacin que generan ajuste, el encargado de
contabilidad realizar lo siguiente:

Solicitud de confirmacin de saldos a los clientes o relacionados ms

importantes de la entidad.

Realizar cualquier otra accin dirigida a fortalecer la base que sustenta los
informes financieros anuales.
3. Se analiza la informacin y si procede algn ajuste se notifica al Gerente
financiero y administrativo.
4. El Gerente administrativo y financiero analiza la informacin recibida de parte
del departamento de contabilidad e impartir las instrucciones a seguir.

178
 5. El encargado de contabilidad, luego de recibir las instrucciones impartidas por el
Gerente administrativo y financiero, proceder a realizar los ajustes.
6. Fin del proceso.

Tabla 38. Proceso para Ajustes y Reclasificaciones

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUMENTO REGISTRO

CONTROLAR DE
REFERENCIA

Obtener de los
clientes la
informacin
1 Estados
que afecte los Contador Mensual Facturas N/A
Financieros
resultados
operacionales
de la entidad

Solicitud de
Estados Documentos
informacin de Contador Mensual o N/A
2 Financieros contables
saldos y otros Anual segn
corresponda

Analizar la
informacin y Documentos
Estados
notificar a la Contador Mensual que soporten N/A
3 Financieros
gerencia dicho anlisis
financiera

Se imparte
acciones a
Gerente Estados Documento
4 seguir por parte Mensual N/A
Financiero Financieros contable
de la gerencia
financiera

179
 Se procede a
5 realizar ajustes

Contador o
Estados Documentos Software
Auxiliar Mensual
Nota: si as es Financieros Contables contable
Contable
ordenado por la
gerencia
financiera

Fin del proceso

6

Fuente: Elaboracin propia

8.4.8.8 Elaboracin de los Estados Financieros

Objetivo
Crear la base para elaborar con calidad y oportunidad los estados financieros que
en cada caso requerirn los organismos internos y externo, ya sea de control o
supervisin.
Mostrar los principales cambios de la estructura financiera que reflejen la situacin
econmica y financiera de la compaa en un periodo determinado.

Alcance
Inicia desde el momento que se registran cada uno de los documentos contables,
los cuales generan ingresos o egresos que repercutan en la estructura financiera y
econmica del ente.

rea responsable
Departamento de contabilidad

180
 Tipos de estados

Los estados financieros que elaborar el departamento de contabilidad, son los

siguientes:
Balance General.
Estado de resultados.

Periodo de los Estados Financieros

FABRIFARMA S.A. elaborar estados financieros para los periodos siguientes:
Mensuales.
Anuales, ambos con informacin acumulada.

Fecha de elaboracin

Los estados financieros mensuales se elaborarn los primeros cinco (5) das
hbiles de cada mes; mientras que los anuales sern terminados los primeros
cinco (5) das hbiles del mes de febrero de cada ao. Los cules sern revisados,
firmados, aprobados y enviados a las personas que les competan.

Pasos relacionados

1. Se extraer, al cierre de cada mes, los libros mayores del programa contable
utilizado, para resumir las partidas surgidas de las operaciones financieras
ejecutadas por FABRIFARMA S.A., durante el transcurso del mes o ao, con
dichos resultados se proceder a elaborar los siguientes estados financieros:

Estado de resultados.

Balance general.
181
 Cualquier otro estado e informe exigido.
2. Se elaborara toda nota o anexo que requiere una explicacin o demostracin de
su composicin, con lo que se despejar cualquier duda o interrogante sobre la
razonabilidad de las partidas ah mostradas.
3. Para la elaboracin de los estados financiero el contador aplicar el contenido
del Decreto Reglamentario 2649 de 1993.54
4. Concluido el paso No. 3, el contador enviar dichos estados al Gerente
financiero y administrativo, para revisin.
5. El Gerente administrativo y financiero procede a revisar los estados. Si existen
observaciones las notificar a contabilidad.
6. Fin del proceso.

Tabla 39. Proceso de elaboracin de los estados financieros

FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA VARIABLE A DOCUMENTO REGISTRO

CONTROLAR DE
REFERENCIA

Extraer de los Tener

libros mayores conocimiento y
Libros
1 la informacin control de la
Contador Peridica auxiliares N/A
financiera al situacin
Contables
cierre del mes financiera de la
o del ao compaa

54
A partir de la entrada en vigencia de la Ley 1314 de 2009, la empresa deber considerar las NIIF
correspondientes.

182
 Realizar notas
o anexos a los
2 EF.

Estados
Dar claridad a
Financieros, Estados
Nota: si son Contador Peridica los EF
Notas y Financieros
requeridas presentados
anexos.
como soporte
de movimientos
contables no
comunes.

Elaborar los
Estados Ceirse a las
Financieros de normas Estados Estados
Contador Peridica
3 acuerdo a la contables Financieros Financieros
normatividad Colombianas
contable

Enviar EF a la
Gerencia
Administrativa Estados
Contador Peridica N/A
para su Financieros
4
respectiva
revisin

183
 Revisin de los
EF por parte de
la Gerencia
5 Administrativa y
aprobacin de
los mismos.

Gerente Veracidad de los Estados

Peridica N/A
Nota: Si hay Administrativo EF presentados Financieros
observaciones
a corregir se
informa a
contabilidad
para su
respectiva
correccin.

6
Fin del proceso

Fuente: Elaboracin propia

184
 Figura 10. Balance Comparativo al 31 de diciembre de 2011 y 2010

FABRIFARMA SA.
900.023.247-6
BALANCE GENERAL COMPARATIVO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Y 2010

ACTIVO NOTA AO PARTICIPACION 2011 PARTICIPACION 2010 VARIACIONES

2011 2010 TOTAL GRUPO TOTAL GRUPO Absoluta Relativa
Activo Corriente
Disponible
Caja 3 400,000 0 0.01% 0.05% 0.00% 0.00% 400,000 NA
Bancos 3 119,776,246 55,396,806 4.16% 13.51% 3.22% 5.74% 64,379,440 116.22%
Inversiones
Inversiones 4 978,485 10,914,655 0.03% 0.11% 0.63% 1.13% -9,936,170 -91.04%
Cuentas por Cobrar
Clientes 5 576,799,510 732,839,703 20.05% 65.04% 42.55% 75.96% -156,040,193 -21.29%
Anticipos y Avances 5 203,481 5,007,019 0.01% 0.02% 0.29% 0.52% -4,803,538 -95.94%
Anticipos de Impuestos 5 160,888,811 119,982,785 5.59% 18.14% 6.97% 12.44% 40,906,025 34.09%
Cuentas por cobrar a trabajadores 5 1,203,964 -3,014,542 0.04% 0.14% -0.18% -0.31% 4,218,506 -139.94%
Provisiones 5 -3,346,950 -3,346,950 -0.12% -0.38% -0.19% -0.35% 0 0.00%
Inventarios
Lotes en proceso 6 6,175,151 11,875,173 0.21% 0.70% 0.69% 1.23% -5,700,022 -48.00%
Estabilidades en proceso 6 23,823,942 35,115,960 0.83% 2.69% 2.04% 3.64% -11,292,018 -32.16%

Total Activo Corriente 886,902,640 964,770,610 30.84% 100.00% 56.02% 100.00% -77,867,970 -8.07%

Activo No Corriente
Propiedad Planta y Equipo 7
Terrenos urbanos 158,918,996 158,918,996 5.53% 7.99% 9.23% 20.98% 0 0.00%
Construcciones y edificaciones 611,213,102 611,213,102 21.25% 30.72% 35.49% 80.70% 0 0.00%
Maquinaria y Equipo 520,278,482 509,606,500 18.09% 26.15% 29.59% 67.28% 10,671,982 2.09%
Equipo de Oficina 26,873,799 21,911,599 0.93% 1.35% 1.27% 2.89% 4,962,200 22.65%
Equipo de Computo y Comunicacin 2,601,465 24,198,530 0.09% 0.13% 1.41% 3.19% -21,597,065 -89.25%
Flota y Equipo de Transporte 4,425,864 2,569,864 0.15% 0.22% 0.15% 0.34% 1,856,000 72.22%
Acueductos Plantas y Redes 0 3,246,519 0.00% 0.00% 0.19% 0.43% -3,246,519 -100.00%
Armamento de Vigilancia 0 5,639,989 0.00% 0.00% 0.33% 0.74% -5,639,989 -100.00%
Depreciacion acumulada -642,282,082 -579,871,758 -22.33% -32.29% -33.67% -76.56% -62,410,324 10.76%
Diferidos
Gastos pagados por Anticipado 8 5,394,250 0 0.19% 0.27% 0.00% 0.00% 5,394,250 NA
Cargos Diferidos 9 293,167 0 0.01% 0.01% 0.00% 0.00% 293,167 NA
Valorizaciones 10
De propiedad planta y equipo 1,301,615,156 0 45.25% 65.43% 0.00% 0.00% 1,301,615,156 NA

Total Activo No Corriente 1,989,332,199 757,433,341 69.16% 100.00% 43.98% 100.00% 1,231,898,859 162.64%

TOTAL ACTIVO 2,876,234,840 1,722,203,951 100.00% 100.00% 1,154,030,889 67.01%

PASIVO
Bancos Nacionales 11 12,027,712 61,922,038 8.11% 20.96% -49,894,326 -80.58%
Otras Obligaciones 11 13,000,000 13,000,000 8.77% 4.40% 0 0.00%
Proveedores 12 48,590,019 109,791,906 32.77% 37.16% -61,201,887 -55.74%
Cuentas por pagar 13 20,845,708 25,201,030 14.06% 8.53% -4,355,322 -17.28%
Impuestos Gravamenes y Tasas 13 27,536,190 33,492,322 18.57% 11.34% -5,956,132 -17.78%
Obligaciones Laborales 14 26,214,315 33,553,430 17.68% 11.36% -7,339,115 -21.87%
Pasivos Estimados y Provisiones 15 0 16,398,781 0.00% 5.55% -16,398,781 -100.00%
Otros Pasivos 16 68,097 2,068,097 0.05% 0.70% -2,000,000 -96.71%
TOTAL PASIVO 148,282,041 295,427,604 100.00% 100.00% -147,145,563 -49.81%

PATRIMONIO
Capital Suscrito y Pagado 16 1,250,000,000 1,250,000,000 45.82% 87.61% 0 0.00%
Revalorizacion del patrimonio 16 74,670,096 78,470,096 2.74% 5.50% -3,800,000 -4.84%
Utilidades Acumuladas 16 98,306,251 59,896,636 3.60% 4.20% 38,409,615 64.13%
Superavit Valorizacin Planta y Equipo 16 1,301,615,156 0 47.71% 0.00% 1,301,615,156 NA
Utilidad del periodo 16 3,361,295 38,409,615 0.12% 2.69% -35,048,319 -91.25%
TOTAL PATRIMONIO 2,727,952,798 1,426,776,347 100.00% 100.00% 1,301,176,452 91.20%

TOTAL PASIVO Y
PATRIMONIO 2,876,234,840 1,722,203,951 1,154,030,889 67.01%

185
 Figura 11. Estado de Resultados Comparativo

FABRIFARMA S.A.
ANALISIS ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Y 2010

REAL REAL
ACUMULADO ACUMULADO COMP. VARIACION VARIACION
2011 % 2010 % ABSOLUTA RELATIVA
NOTA (A) (C) (A-C) %
INGRESOS 17
Maquila Solidos 815,340,035 42.19% 749,869,294 39.21% 65,470,741 8.73%
Maquila Liquidos 913,555,704 47.27% 948,374,286 49.60% -34,818,582 -3.67%
Analisis Materiales 158,410,256 8.20% 117,594,676 6.15% 40,815,580 34.71%
Analisis Estabilidades 42,891,500 2.22% 96,380,671 5.04% -53,489,171 -55.50%
Estudio y Desarrollo Productos 2,495,683 0.13% 0 0.00% 2,495,683 NA
TOTAL INGRESOS OPERACIONAL 1,932,693,179 100.00% 1,912,218,927 100.00% 20,474,251 1.07%

COSTO DE VENTAS 17
Maquila Productos 1,258,162,733 65.10% 1,217,488,499 63.67% 40,674,234 3.34%
Analisis Materiales 190,629,159 9.86% 96,027,422 5.02% 94,601,737 98.52%
Analisis Estabilidades 82,031,927 4.24% 134,429,536 7.03% -52,397,609 -38.98%
TOTAL COSTO DE VENTAS 1,530,823,819 79.21% 1,447,945,457 75.72% 82,878,362 5.72%

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 401,869,360 20.79% 464,273,470 24.28% -62,404,111 -13.44%

GASTOS OPERACIONALES 18
Gastos de Personal 150,213,590 7.77% 145,463,090 7.61% 4,750,500 3.27%
Honorarios 60,533,254 3.13% 47,557,752 2.49% 12,975,502 27.28%
Impuestos 19,163,522 0.99% 14,893,013 0.78% 4,270,509 28.67%
Arrendamientos 183,577 0.01% 0 0.00% 183,577 NA
Seguros 11,324,874 0.59% 6,231,138 0.33% 5,093,736 81.75%
Servicios 41,001,709 2.12% 39,433,542 2.06% 1,568,167 3.98%
Gastos Legales 23,262,945 1.20% 7,529,486 0.39% 15,733,459 208.96%
Mantenimiento y Reparaciones 12,606,208 0.65% 14,028,794 0.73% -1,422,586 -10.14%
Adecuacion e Instalacion 0 0.00% 829,085 0.04% -829,085 -100.00%
Gastos de Viaje 2,285,413 0.12% 329,441 0.02% 1,955,972 593.72%
Depreciaciones 11,822,163 0.61% 9,184,248 0.48% 2,637,915 28.72%
Amortizaciones 15,081,963 0.78% 12,099,559 0.63% 2,982,404 24.65%
Diversos 13,526,370 0.70% 15,938,897 0.83% -2,412,527 -15.14%
Provision Deudores 0 0.00% -3,976,573 -0.21% 3,976,573 -100.00%
TOTAL GASTOS OPERACIONALES 361,005,587 18.68% 309,541,472 16.19% 51,464,115 16.63%

UTILIDAD OPERACIONAL 40,863,772 2.11% 154,731,998 8.09% -113,868,226 -73.59%

(+) INGRESOS NO OPERACIONALES 21

Otras ventas 6,682,465 12.87% 4,643,940 11.10% 2,038,525 43.90%
Financieros 1,755,162 3.38% 994,504 2.38% 760,658 76.49%
Arrendamientos 25,000,651 48.13% 20,704,900 49.49% 4,295,751 20.75%
Utilidad Venta Equipos 17,832,379 34.33% 0 0.00% 17,832,379 NA
Recuperaciones 69,869 0.13% 2,051,646 4.90% -1,981,777 -96.59%
Indemnizaciones 0 0.00% 13,010,886 31.10% -13,010,886 -100.00%
Diversos 601,701 1.16% 434,050 1.04% 167,651 38.62%
Total Ingresos No Operacionales 51,942,227 100.00% 41,839,926 100.00% 10,102,301 24.15%

(-) Gastos No Operacionales

Financieros 19 29,942,201 39.12% 69,043,906 55.98% -39,101,705 -56.63%
Perdida en venta de bienes 20 0 0.00% 14,401,387 11.68% -14,401,387 -100.00%
Costos y gastos de Ejercic. anteriores 20 40,897,184 53.43% 5,359,317 4.35% 35,537,867 663.10%
Impuestos asumidos 20 679,610 0.89% 26,896,747 21.81% -26,217,137 -97.47%
Indemnizaciones 20 0 0.00% 3,091,481 2.51% -3,091,481 -100.00%
Multas y sanciones 20 2,549,558 3.33% 4,539,116 3.68% -1,989,558 -43.83%
Donaciones 20 1,879,322 2.46% 0 0.00% 1,879,322 NA
Ajuste al peso 20 10,266 0.01% 9,356 0.01% 910 9.73%
Otros 20 589,902 0.77% 0 0.00% 589,902 NA
Total Gastos no operacionales 76,548,043 100.00% 123,341,309 100.00% -46,793,266 -37.94%

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 16,257,956 0.84% 73,230,615 3.83% -56,972,658 -77.80%

IMPUESTO RENTA Y COMPLEMENTARIOS 20 12,896,661 0.67% 34,821,000 1.82% -21,924,339 -62.96%
UTILIDAD DEL EJERCICIO 3,361,295 0.17% 38,409,615 2.01% -35,048,319 -91.25%

Fuente: Archivo de la Compaa FABRIFARMA S.A.

186
Figura 12. Flujograma del Ciclo Contable

187
Fuente: Elaboracin propia

188
 9. CONCLUSIONES

Con la definicin de cada uno de los modelos sugeridos en la realizacin del

presente trabajo de grado y mediante la aplicacin del mtodo propuesto en cada
uno de los procesos del sistema de informacin contable, se puede tener todo un
esquema integral para proporcionar la informacin financiera de la compaa la
cual ayuda a tener una mejor planeacin y control de todas las actividades de la
organizacin para la optimizacin de los recursos invertidos en el negocio.

Con el Sistema de Informacin Contable planteado a lo largo del presente trabajo

se pueden tener estandarizados todos los mtodos y procedimientos con el
objetivo de registrar, clasificar y resumir de manera exacta todo lo relacionado con
la operacin econmica de la compaa y as lograr una trazabilidad clara de todas
las actividades financieras resumidas en forma til para las personas que toman
las decisiones y definen las pautas en bsqueda de convertir el negocio en un
proyecto atractivo para los inversionistas.

Se puede concluir que el Sistema de Informacin Contable no es un proceso

independiente ni aislado sino que hace parte integrante de todo el Sistema
administrativo de la organizacin, en donde se busca el procesamiento de datos
de origen interno y externo para generar informacin til que, no solo posibilite la
toma de decisiones, sino que permita el control sobre el estado de la empresa y su
entorno necesaria para los usuarios internos y externos de distinta naturaleza y
con diferentes propsitos que la requieren para utilizarla en los procesos de
decisin, de planificacin, de gestin y de control que competen a la organizacin,
promoviendo una gestin ptima en relacin a la recoleccin, organizacin y
presentacin de informacin que permita tomar decisiones de carcter econmico
y financiero.

189
 10. RECOMENDACIONES

Para reducir el nmero de actividades que no agregan valor dentro de todo el

proceso del sistema de informacin contable las cuales son inherentes a la
operacin diaria del negocio, se recomienda primero incrementar los niveles de
eficiencia, productividad y calidad en cada una de los eslabones que conforman
los flujos de informacin buscando la mejora continua en cada uno de los mismos.

Como todos los programas que requieren esfuerzo conjunto para la mejora en los
procesos de toma de decisiones, es imperante la necesidad de involucrar y
comprometer a la alta gerencia para la implementacin de esta propuesta, la cual
requiere nueva asignacin de recursos, evolucin e implementacin de las
sugerencias y cambios en la estructura organizacional que tcitamente obliga este
tipo de implementaciones como es el sistema de informacin contable. As mismo,
se requiere el compromiso de los empleados de la organizacin a que se
personalicen de manera proactiva en cada una de sus funciones siendo
responsables de su propio desempeo y de la forma en que se adaptan a las
circunstancias cambiantes de los procesos para aprender nuevas formas de hacer
las cosas, redundando en beneficios para los colaboradores y la productividad de
la compaa.

Se recomienda hacer una revisin peridica al sistema de informacin contable

con el fin de incorporar al mismo todas aquellas partidas o cuentas que, debido a
los cambios generados por las regulaciones gubernamentales ocurran a travs del
tiempo y que sean necesarias incluir en la contabilidad para la optimizacin y
actualizacin de los procesos.

190
 11. BIBLIOGRAFA

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