Sistema de registro de mercancías.
Los inventarios (mercancías) se integran de aquellos bienes que las empresas adquieren para su
posterior venta, pudiendo mediar o no el proceso de transformación; por tanto, son mercancías
sujetas a la compraventa y constituyen el objetivo principal de cualquier empresa comercial o
industrial: la obtención de utilidades.
Registro y control de inventarios
Este apartado es muy importante, ya que, por un lado, la exactitud en el cálculo de la utilidad bruta
depende de una contabilización adecuada de las operaciones realizadas con las mercancías, puesto
que uno de los principales objetivos de la contabilidad de inventarios, es el enfrentamiento
proporcional entre los ingresos y sus costos. La utilidad bruta se obtiene al restar el costo de la
mercancía vendida a los ingresos netos. Y, por otro lado, las empresas mantienen grandes
inversiones en inventarios como parte de su activo circulante.
Aquí es necesario tener presente la finalidad de la información financiera que es ser útil, apegándose
a los propósitos del usuario y ajustándose a sus necesidades de información. Al establecer o diseñar
el procedimiento para registrar las operaciones realizadas se debe considerar, entre otras cosas:
a. Giro de la empresa
b. Volumen de operaciones
c. Capacidad económica
d. Tipo de mercado
e. Información deseada
f. Claridad en los registros y en la información.
Registro de mercancías.
Independientemente del criterio empleado, al registrar una operación, los cargos serán cargos y los
abonos serán abonos; es decir, desde cualquier enfoque (activo o resultados) las compras siempre
se cargarán en una cuenta que se llame compras o almacén, según se trate del procedimiento
analítico o de inventarios perpetuos.
Nota. En procedimiento analítico se usa la cuenta de compras, para inventarios perpetuos (el que
se utiliza en clase) ocupamos la cuenta de almacén.
1. Inventario inicial. Representa el total de la existencia de mercancías al iniciar un periodo
contable, valuado a precio de costo.
El inventario inicial se considera según el enfoque del activo, por lo que, al representar mercancías
propiedad de la empresa, se carga.
2. Compras. Representan las adquisiciones de mercancías realizadas durante el ejercicio, ya sea de
contado o a crédito.
Consideradas como activo, se dice que representan entradas al almacén, por tanto, son aumentos
de activo; en consecuencia, se cargan.
3. Gastos de compra. Representan el costo pagado por el traslado de la mercancía adquirida,
incluyendo fletes, acarreos, maniobras de carga y descarga, impuestos, derechos aduanales,
etcétera.
Estudiadas como activo, representan un incremento en el costo de las mercancías existentes en el
almacén, por lo que se tendrán que cargar.
4. Devoluciones sobre compra. Representan el costo de las mercancías que la empresa regresa
(devuelve) a sus proveedores, de manera física, por no estar de acuerdo con el color, precio,
talla, estilo, modelo, etc., tanto sobre compras realizadas de contado como a crédito.
Considerada como activo, una devolución significa una salida o disminución del activo en el almacén,
por lo que se tendrá que abonar.
5. Rebajas o bonificaciones sobre compras. Representan las disminuciones que sobre el costo
conceden los proveedores, con la finalidad de evitar una devolución física o por efectuar
compras en volumen.
Las bonificaciones sobre compras se consideran partida de activo y se dice que, al recibir la
bonificación, ésta disminuye el costo unitario de los artículos en el almacén y, en consecuencia,
deberá abonarse.
6. Ventas. Representa el total de las mercancías vendidas a los clientes, ya sea de contado o a
crédito, registradas a precio de venta. Al vender mercancías, el precio de venta se integra por el
costo de adquisición más el margen de utilidad que se agrega.
Con base en lo anterior, se puede afirmar que las ventas de mercancías consideradas bajo el enfoque
del activo representan la salida de mercancías del almacén, por lo cual deberá abonarse con la
precisión de que esta salida se registrará a precio de costo, ya que las cuentas de activo se registran
a precio de costo de adquisición.
Procedimiento global o de mercancías generales
El procedimiento global o de mercancías generales consiste en registrar las operaciones de
compraventa de mercancías en dos cuentas, una denominada mercancías generales que, como se
observará, tendrá un movimiento heterogéneo, es decir, registrará operaciones tanto a precio de
costo como a precio de venta, razón por la cual al finalizar el ejercicio su saldo no tendrá significado
alguno; esto es, no representará el importe de los inventarios, las compras, las ventas o la utilidad
bruta, ya que contabiliza las operaciones de compraventa tratando las partidas bajo el enfoque del
activo. Asimismo, las considera desde la óptica de los resultados, por ello también se dice que su
saldo es mixto.
La otra cuenta es la de inventarios, que se utiliza al finalizar el ejercicio para registrar un asiento de
ajuste para que la cuenta de mercancías generales arroje como saldo la utilidad bruta, que registra
a precio de costo el importe del inventario final proveniente del recuento físico de las mercancías
en existencia propiedad de la empresa.
Asiento de ajuste para determinar la utilidad bruta
Como se observó, al no existir una cuenta que controle el movimiento del inventario, al finalizar el
ejercicio será necesario llevar a cabo la toma física del inventario, y que éste se valúe a precio de
costo, para obtener el importe del inventario final; con este dato se corre el asiento de ajuste para
determinar la utilidad bruta. El asiento de ajuste será: cargo a la cuenta de inventarios, por
representar mercancías propiedad de la empresa, las que en el próximo ejercicio brindarán un
beneficio económico, lo cual las convierte en activo; con abono a la cuenta de mercancías generales,
la cual después de este ajuste mostrará como saldo acreedor el importe de la utilidad bruta.
Después de saldarla regresamos a la cuenta de mercancías generales.
Traspaso de la utilidad bruta a pérdidas y ganancias
El saldo acreedor de la cuenta mercancías generales se cargará a la propia cuenta para liquidarla,
con abono a la cuenta de pérdidas y ganancias.
Desventajas
1. Al finalizar el periodo contable no es posible conocer o identificar (con facilidad) las distintas
operaciones de compraventa realizadas, es decir, no se pueden determinar los importes de
las ventas, devoluciones y rebajas sobre venta, las compras, gastos, devoluciones y rebajas
sobre compra.
2. En consecuencia, resulta evidente que se dificulte la elaboración del estado de resultados.
3. No es posible conocer el importe del inventario final de mercancías, en virtud de que no se
tiene establecida ninguna cuenta que controle las existencias.
4. Para determinar el importe del inventario final, es necesario tomar un inventario físico y
valorarlo.
5. No se pueden determinar los errores, robos o extravíos en el manejo de las mercancías, ya
que no existe ninguna cuenta que las controle.
6. Al desconocerse el importe del inventario final (antes del recuento físico), no se puede
determinar el importe del costo de ventas ni la utilidad bruta.
Por estas desventajas, es obvio su poco o casi nulo uso o aplicación en la práctica profesional, pero
su estudio es interesante y necesario, pues de él se derivan los otros procedimientos de registro.
Procedimiento analítico o pormenorizado
En algunas empresas, como mueblerías, de línea blanca, agencias de automóviles, cuyo volumen
diario de operaciones es pequeño y donde es posible recurrir a los registros contables o de control
para consultar los precios de costo de cada artículo vendido, en cada operación se puede determinar
el importe del costo de esos bienes.
En otras empresas, como abarrotes, ferreterías, farmacias, etc., con un volumen diario de ventas
muy grande, no es posible hacer esta actividad de consulta, por lo que al momento de hacer una
venta se registra en la máquina registradora el importe de la venta y se espera hasta el final del
ejercicio para determinar el precio de costo (costo de ventas) mediante la toma física de un
inventario final, que se valúa a precios de costo, para determinar el costo de ventas.
En este procedimiento de registro, para determinar el costo de ventas es necesario conocer lo
siguiente:
1. El importe de las mercancías en existencia al inicio del periodo contable, o sea, el inventario
inicial.
2. El importe de las mercancías adquiridas durante el ejercicio (compras netas).
3. El importe de las existencias de mercancías no vendidas y que aún se tienen en almacén al
finalizar el periodo, es decir, el inventario final.
Los inventarios obtenidos de esa forma se denominan inventarios periódicos, por lo que el
procedimiento se denomina analítico, pormenorizado o de inventarios periódicos. Este
procedimiento, en términos generales, lo emplean las empresas que realizan un gran volumen de
operaciones de compraventa, y que, por las características de los artículos, no se puede determinar
en cada operación el importe del costo de venta.
El procedimiento analítico consiste en abrir una cuenta especial para cada operación de mercancías
que se realiza, por tanto, se tienen las cuentas:
1. Inventarios
2. Compras
3. Gastos sobre compras
4. Devoluciones sobre compra
5. Rebajas sobre compra
6. Ventas
7. Devoluciones sobre ventas
8. Rebajas sobre ventas
Movimiento y saldo de las cuentas del procedimiento analítico, pormenorizado o de inventarios
periódicos
Asientos de ajuste para determinar la utilidad bruta
Determinación de las ventas netas
Las ventas netas se obtienen de la diferencia entre las ventas totales, menos las devoluciones y
rebajas sobre venta. Se concluye, entonces, que como la cuenta de ventas es de naturaleza
acreedora (aumenta abonando y disminuye cargando) y que para determinar las ventas netas se
resta a las ventas el importe de las devoluciones y rebajas sobre venta, esta disminución se hace
mediante un cargo, con abono a las cuentas de devoluciones y rebajas sobre venta, el importe de
su saldo para saldarlas, ya que son de naturaleza deudora, por tanto, disminuyen abonando.
Determinación del costo de ventas
La contabilidad descansa sobre la base de lo devengado, es decir, el registro acumulativo de los
ingresos y sus costos al momento de llevar a cabo la operación, y no al momento de recibirse y
pagarse el efectivo. Esto trae aparejada la necesidad de que a fi n de año se enfrenten los ingresos
con sus costos y gastos correspondientes. Uno de esos enfrentamientos, quizá el más importante
en las empresas comerciales e industriales, es el de los ingresos obtenidos por las ventas netas con
su respectivo costo de ventas.
Lo anterior cumple los postulados de devengación contable y de la asociación de costos y gastos con
ingresos, que establece que, “en términos generales”, los costos y gastos deben identificarse con el
ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen.
Costo de ventas = inventario inicial + compras netas – inventario final
Conocido lo anterior, se continúa con los asientos de ajuste necesarios para la determinación del
costo de ventas: la determinación de las compras totales, las compras netas, las mercancías
disponibles para la venta y el costo de ventas.
Determinación de las compras totales
Las compras totales se obtienen sumando a las compras el importe de los gastos sobre compras.
Determinación de las compras netas
Las compras netas se obtienen de la diferencia entre las compras totales menos las devoluciones y
rebajas sobre compra.
Determinación de las mercancías disponibles para la venta
Las mercancías disponibles se obtienen de la suma de las compras netas, más el inventario inicial.
De lo anterior se concluye que como la cuenta de compras es de naturaleza deudora (aumenta
cargando y disminuye abonando), para determinar las mercancías disponibles para la venta se suma
a las compras netas el importe del inventario inicial. Este aumento se hace a través de un cargo con
abono a la cuenta de inventarios, el importe de su saldo que representa el inventario inicial.
Determinación del costo de ventas
El costo de ventas se obtiene de la resta de las mercancías disponibles para la venta, menos el
inventario final.
Determinación de la utilidad bruta
La utilidad bruta se obtiene de la resta de las ventas netas menos el costo de ventas.
El Sistema de Inventario Perpetuo.
En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo
del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los
registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las
mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.
El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están
siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente
para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método
los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los
precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer.
El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el costo del inventario
disponible en cualquier momento.
Los registros de inventario perpetuo proporcionan información para las siguientes decisiones:
La mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la mercancía en sus almacenes, por lo tanto, los
empleados no pueden examinar visualmente la mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo
instante. El sistema perpetuo le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía.
Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario cuando éste se muestra
bajo.
Si las compañías preparan los estados financieros mensualmente, los registros de inventario
perpetuo muestran el inventario final existente, no es necesario un conteo físico en este momento;
sin embargo, es necesario un conteo físico una vez al año para verificar la exactitud de los registros.
CICLO CONTABLE
Aunque la actividad de la empresa es continua e ilimitada en el tiempo, resulta necesario dividirla
en sub periodos denominados Ejercicios Económicos. Ello es debido a:
1. Exigencias fiscales. Los impuestos se liquidan en base a datos contables.
2. Exigencias mercantiles.
3. Necesidad informativa. La empresa necesita evaluar su actividad periódicamente.
El CICLO CONTABLE es el conjunto de operaciones realizadas por una empresa durante un ejercicio
económico (que puede coincidir o no con el año natural).
Entonces el ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la
elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de Estados
Financieros.
El ciclo contable se forma de:
Registro de las transacciones que realiza una entidad.
Registro en el libro mayor.
Elaboración de la balanza de comprobación.
Elaboración de la hoja de trabajo para realizar los ajustes
correspondientes.
Elaboración de los estados financieros.
Sistemas de información financiera
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos tanto
para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de
la información.
Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos que
pueden llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se le da el adecuado manejo,
reconocimiento y medición. Los sistemas de información han desempeñado un importante lugar en
el mercado como elemento de control y organización.
Los tipos de sistemas se dividen en manual y computarizado.
Sistema de Información Financiera Manual
Un sistema de Información Financiera Manual es el que se desarrolla trabajando manualmente, al
menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas máquinas sumadoras o calculadoras; la
mayoría de los trabajos son realizados en forma manual.
En estos sistemas el factor hombre es la base. Este realiza todas las tareas necesarias para la
obtención final de la información financiera, ya sean de índole intelectual o de índole aritmética.
Desventaja
La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar
grandes volúmenes de información, en cuyo caso sería necesario el uso de gran cantidad de
personas.
Sistema de Información Financiera Computarizado
La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los
procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar
las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y
automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que suceden dentro de la organización.
Dentro de las ventajas que ofrece llevar un Sistema de Información Financiera computarizado se
destacan:
Velocidad
Volumen de producción
Reducción de errores
Pases automáticos del mayor
Obtención de información contable oportuna
Menores costos
Impresión de automática de documentos.
Las desventajas más notorias de un sistema de información financiero computarizado son las
siguientes:
Recurso Humano indispensable para el análisis de la información.
Disminución en la confiabilidad de la información contable.
Complicado Proceso de Auditoria.
Costos Elevados de Software y Hardware.
Catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas es un documento que tiene una lista analítica y ordenada de las cuentas o
partidas que se emplean en el registro de las operaciones contables de una empresa. También es
entendido como una lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable
de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes, regularmente
sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa.
Balanza de comprobación
Es un documento que se elabora como parte del ciclo contable en el que se relacionan todas las
cuentas utilizadas durante el periodo contable, indicando movimientos y saldos, para verificar que
el registro de las operaciones se realizó cumpliendo la partida doble.
En muchas ocasiones, cuando se elabora la balanza de comprobación, aun cumpliendo con la partida
doble, existe la posibilidad de que los movimientos y saldos determinados en las cuentas no sean
los correctos, debido a que:
• Se registraron cargos y abonos, pero en cuenta diferentes de las correspondientes.
• Se registraron cargos y abonos en cantidades mayores o menores a las correctas.
Ejemplo de una balanza o balance de comprobación.
Asientos de Ajuste
Al terminar el ejercicio, después de tener la seguridad, por medio de la Balanza de comprobación,
de que todos los asientos del libro Diario han sido pasados correctamente al Mayor y que el saldo
de cada una de las cuentas registradas en él coincide con el de su Mayor auxiliar correspondiente,
se debe proceder a la formación de los estados financieros.
Por lo que se refiere a la formación del Balance general, éste no se debe elaborar con los saldos que
arrojen las cuentas del libro Mayor, pues aunque no se hayan cometido errores al registrar las
operaciones, los saldos de dichas cuentas no siempre coinciden con la situación real, debido a varias
circunstancia entre las cuales podemos mencionar las siguientes:
a) Que se haya omitido el registro de una o varias operaciones, por no haber sido reportadas
en la fecha en que deberían serlo, ya sea intencionalmente o por olvido.
b) Que el valor de los bienes del Activo fijo que aparece como saldo en las cuentas respectivas,
ya no es el mismo, pues evidentemente el tiempo transcurrido y el uso al que han estado
sometidos dichos bienes, han originado en ellos una disminución en su valor.
c) Que el valor de los conceptos del Activo diferido, por ejemplo, el de los gastos de instalación,
papelería, propaganda, rentas, primas de seguros, etc., que figura como saldo en las cuentas
respectivas, no corresponde al que realmente se tiene, debido a que su valor ha ido
disminuyendo durante el ejercicio conforme se han utilizado, amortizado o disfrutado
dichos conceptos.
d) Que existan cantidades a favor del negocio no cobradas, por ejemplo, rentas, intereses,
dividendos, etcétera.
e) Que existan cantidades a cargo del negocio no liquidadas, por ejemplo, rentas, sueldos,
impuestos, intereses, etcétera.
Éstas y otras circunstancias son las causas por las cuales los saldos que arrojan las cuentas del libro
Mayor no coinciden con lo que realmente se tiene al terminar el ejercicio.
Por tanto, antes de proceder a la preparación de los estados financieros, es necesario hacer un
examen del saldo de cada una de las cuentas del Mayor, para saber si su valor coincide o no con la
realidad; cuando no coincida la diferencia que resulte, se debe registrar por medio de asientos
especiales que reciben el nombre de ajustes.
Asientos de ajuste. De acuerdo con lo que se ha señalado, los ajustes son asientos previos a la
presentación del balance general, los cuales se hacen al terminar el ejercicio y que tienen por objeto
precisar el saldo de las cuentas.
Cabe señalar que no hay regla que fije el número de ajustes, por lo que se pueden hacer tantos
como sean necesarios para que cada una de las cuentas en movimiento arroje al terminar el ejercicio
el saldo que realmente corresponde.
Asientos de resultados
ASIENTOS DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
Los asientos de Pérdidas y ganancias, también nombrados Traspasos, se hacen al terminar el
ejercicio para transferir los saldos de las cuentas de Resultados a las Pérdidas y ganancias, con objeto
de conocer la utilidad o la pérdida del ejercicio. Los saldos de las cuentas de Resultados se deben
tomar precisamente de la Balanza de saldos ajustados.
Para traspasar los saldos de las cuentas de Resultados a la de Pérdidas y ganancias, se acostumbra
hacer dos asientos; en el primero, se deben transferir los saldos acreedores y, en el segundo, los
deudores.
