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Uso eficaz y eficiente

del tiempo laboral
Su tiempo, el tiempo de las personas y el de las organizaciones tienen
objetivos comunes: ser más competitivos y productivos. Debido a ello
es que en este capítulo abordaremos temas muy puntuales relacionados
con su concepción del tiempo y cómo esta incide en el tiempo de la
organización.
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6.1. El tiempo que permanezco en la empresa

Es de todos sabido que la efectividad de la empresa en responder a los
pedidos de los clientes hará que su éxito en el mercado esté más que
asegurado. Pero, ¿cómo logra hacer esto una empresa?

Para ello es básico que los empleados de cualquier nivel sean conscientes
de la importancia de cumplir los compromisos y tiempos. Así las
cosas, es importante mirar algunas características primordiales que
deberá manejar cada uno de los empleados. Si están inmersos en su
organización y su sentido de pertenencia es arraigado, podrán pensar un

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 poco sobre lo esencial que es su tiempo para la organización, el tiempo
de las otras personas, el tiempo general de las empresas; situaciones
estas que hay que concertar para lograr objetivos comunes que traigan
beneficios para todos.

Por ello, se hace necesario laborar al unísono para trabajar en equipo.

Es entonces cuando se deberá apreciar que el tiempo nos conduce
a pensar en orden, coherencia y secuencialidad: si nos apropiamos
conscientemente de estos principios podremos darle orden, secuencia y
coherencia a nuestras vidas, empezando por controlar y manejar nuestra
mente, entender y manejar nuestro cuerpo, levantar un grupo familiar
feliz, ser competitivos en el trabajo y ser parte de una comunidad, todo a
la vez (ver Figura 11).

Mente
ORDEN

Aplicable a:
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Comunidad Cuerpo

SECUENCIALIDAD COHERENCIA
Trabajo Familia

Figura 11. Principios aplicables a la vida

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 El uso productivo del tiempo se basa entonces en una decisión personal:
son los actos diarios los que determinan el logro de los objetivos
propuestos. Por ello se desarrollan unos principios básicos que hacen
que el tiempo sea más que un cronómetro y se convierta en un valor
e implique revisar actitudes hacia sí mismo y hacia la empresa y el
espacio-tiempo en el que se vive.

Para darle un valor apropiado a su tiempo le sugerimos seguir los

consejos de la siguiente figura.

TIEMPO COMO VALOR

Planifique Organice Priorice Delegue

• Haga planes de Organice las • Qué es urgente • Entrene a

trabajo diarios, acƟvidades de su e importante. su equipo
semanales, día según sean: • Qué es para hacerse
quincenales, • Muy importante, responsable de
mensuales. importantes pero menos sus acciones.
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• Enseñe a sus para usted. urgente. • Conozca a

empleados a • Medianamente • Qué es menos su equipo
planificar. importantes. importante, de trabajo y
• Sin importancia. pero urgente. asígnele tareas
• Qué no es apropiadas a
importante y no cada uno de sus
es urgente. miembros.

Figura 12. Consejos para darle valor a su tiempo

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 6.2. Cómo empleo realmente mi tiempo
Todos disponemos del mismo tiempo (veinticuatro horas diarias) pero…
¿cómo lo emplea cada quien? En esto radica la gran diferencia. El tiempo
es un recurso perecedero, no se recupera.

Si llegó tarde a la reunión, no entregó el producto a la fecha, no se

recolectó a tiempo la cosecha, fue impuntual en la cita, acudió al
almacén cuando expiró la oferta y tardó mucho en tomar una decisión,
todo esto tiene que ver con el tiempo personal y el tiempo colectivo.

Los ejemplos anteriores son una falta de armonía en los ciclos cotidianos,
falta de previsión y coordinación, ya que se debe tener en cuenta que
todo proceso tiene unos límites de comienzo y final, inicio y conclusión,
como por ejemplo, el horario de trabajo.

Tenga en cuenta que existen tareas proactivas y tareas reactivas: las

primeras son aquellas dirigidas a planificar, como por ejemplo, elaborar
presupuestos, capacitar, informar, proponer cambios, etc.; las segundas,
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son aquellas no planificadas, como contestar el teléfono o el correo

electrónico, revisión de quejas o informes de última hora, reuniones
imprevistas, etc.

CONSEJO 1

Realizar una autovaloración sobre

cómo invierte su tiempo

Para ello tenga en cuenta la siguiente tabla de inversión del tiempo

diario:

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 Tabla 2. Primera tabla de autovaloración del tiempo

Tareas Tiempo
Actividad Tareas reactivas
proactivas invertido

Planificación de la semana de trabajo

Organización del día de trabajo

Metas del día

Revisión del correo electrónico

Atención de llamadas

Devolución de llamadas

Diseño de capacitaciones a empleados

Diseño de reunión semanal de

empleados
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Elaboración de informes

Revisión del buzón de sugerencias

Reuniones previstas

Reuniones imprevistas

Tiempo invertido total

¿Le sobran horas de trabajo? ¿No le alcanzan las horas de trabajo? En

ambos casos deberá hacer una nueva valoración a conciencia sobre cómo
está manejando su tiempo, pues no solo es valioso para usted sino para
su empresa.

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 6.3. Mis relaciones de tiempo y competitividad
Si ya elaboró su tabla de autoevaluación sobre cómo maneja su tiempo,
es hora de conocer por qué el tiempo es una enorme herramienta que
nos ayuda a ser más competitivos y, bien administrado, llevará a nuestra
organización a entrar en el mercado competitivo de su área.

En el mundo de los negocios (y así mismo en las competencias

personales) el mejoramiento en la calidad de los servicios, productos o
desempeños está vinculado con el tiempo y su aprovechamiento para
beneficio de los clientes y de la empresa. Una atinada administración del
tiempo en las organizaciones (por ejemplo, la eliminación de tiempos
muertos) es un proceso que ubica al empleado o a la empresa en
situación propicia si de competitividad se trata.

Así que la premisa sería: si usted es competitivo (en el buen sentido de

la palabra), si su equipo de trabajo es competitivo, su organización tiene
un recurso humano que le permitirá ser competitiva en el mercado. Si
no planificamos, todo tiende a ser urgente. Hay que aprender a priorizar
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dependiendo de la importancia de la tarea. Así que aprenda a darle

el justo valor a su tiempo para que pueda ser más competitivo. Para
aprender a priorizar sus cargas de trabajo, le damos a continuación
algunos consejos.

CONSEJO 2

Priorización de tareas

• Qué es urgente e importante: su puesto de trabajo depende de

que se haga bien.

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 • Qué es importante pero menos urgente: pueden estar
relacionadas con sus objetivos personales o son a mediano o largo
plazo.

• Qué es menos importante pero urgente: tareas rutinarias en

las que ni siquiera pensamos o tareas que nos “asignan” sin
consultarnos.

• Qué no es importante ni urgente: no son de su incumbencia

habitual, que otros pueden llevar a cabo.

Para poder llevar toda esta información a la práctica, aprenda a

organizar sus tareas laborales diarias, para ello le proporcionamos esta
clasificación simple.

CONSEJO 3

Clasificación simple de tareas

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• TIPO A: Muy importante para usted, tanto en su puesto como en

sus objetivos personales. Para realizarlas necesita habilidades
específicas y no tienen ninguna probabilidad de ser delegadas.

• TIPO B: Tareas medianamente importantes. Otros pueden tener

habilidades para desarrollarlas, tal vez no tan bien como usted,
pero tienen que aprender a hacerlo bien.

• TIPO C: Tareas sin importancia. Existe flexibilidad en el nivel de

exigencia y son delegables.

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 Todo lo anterior surge de algo tan simple e individual como es el manejo
del tiempo: el personal y el laboral. Así pues, vuelva a la autoevaluación
de la administración de su tiempo y redistribuya de manera más asertiva
su tiempo laboral y personal, clasifique las tareas por su importancia y
verá que no todo es importante ni prioritario.

Tabla 3. Segunda tabla de autovaloración del tiempo

Tareas Tareas Tipo de Tiempo

Actividad
proactivas reactivas tarea invertido

Planificación de la semana de trabajo

Organización del día de trabajo

Metas del día

Revisión del correo electrónico

Atención de llamadas
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Devolución de llamadas

Diseño de capacitaciones de empleados

Diseño de reunión semanal de

empleados

Elaboración de informes

Revisión del buzón de sugerencias

Reuniones previstas

Reuniones imprevistas

Tiempo invertido total

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 6.4. Cinco consejos para planificar el tiempo
Si en las autoevaluaciones anteriores se ha dado cuenta que su fuerte
no es administrar su propio tiempo, le daremos unos consejos que le
ayudarán a aprender a hacerlo.

CONSEJO 1

Busque herramientas que le

ayuden a planear

Existen herramientas en el mercado que le ayudarán a planificar

su tiempo, tomemos por ejemplo la agenda de Outlook. Allí podrá
asignarse tiempos para reuniones, tareas y trabajo en equipo. Si no está
acostumbrado a manejar esta herramienta, puede empezar por usar una
agenda en formato papel. No deje que su secretaria maneje su tiempo,
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aprenda a hacerlo usted mismo; tampoco deje que su memoria maneje

su agenda, pues el estrés interferirá tarde o temprano con ella.

Así mismo, existen una serie de herramientas que le podrán ayudar,

como:

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 Tabla 4. Herramientas para planificar el tiempo
HERRAMIENTA

Agenda Planificador de pared Agenda de Outlook iPaq

Puede manejar su agenda,

VENTAJA

Tiene a la vista todo el plan documentos en Office, etc.

Le puede ser muy útil si Le ayuda cuando está en la
de trabajo mensual, pero Pero existen en el mercado
todavía no ha ingresado en oficina, pero no la puede
puede ser visto por todo el teléfonos digitales que
el mundo de la tecnología. llevar consigo.
mundo. están dotados de más
herramientas.
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DESVENTAJA

Pero si se le pierde tendrá Tiene calendario y agenda Si no tiene un respaldo

Lo pueden borrar y quedaría
problemas para reconstruir y es muy práctica si todo lo en su oficina, quedaría
sin información.
toda su agenda de trabajo. maneja desde la oficina. incomunicado si lo pierde.

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 HERRAMIENTA
iPad iPhone Smartphone

Le permite realizar toda

una serie de búsquedas
Tiene conexión a Internet, en Internet, agendas,

VENTAJA
puede agendar cualquier calendarios, revisión de
Teléfono con posibilidades
tipo de información si correo, etc. de instalar múltiples
descarga aplicaciones. programas, entre ellos,
Puede descargar
agenda y calendario.
Es mejor si su teléfono móvil aplicaciones que necesite
es un iPhone. y existen herramientas
adicionales para potenciar
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su uso.

DESVENTAJA
Si no tiene un respaldo Si no tiene un respaldo Si no tiene un respaldo
en su oficina, quedaría en su oficina, quedaría en su oficina, quedaría
incomunicado si lo pierde. incomunicado si lo pierde. incomunicado si lo pierde.

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 CONSEJO 2

Realice una planificación

día a día

• Le aconsejamos que realice una planificación de sus actividades

diaria.

• Puede hacerla al terminar su jornada laboral para saber qué tendrá

para el día siguiente.

• Incluya todas las actividades que tenga pendientes, no solo las del
día que está planificando.

• Subraye con un color las que planea realizar en ese día y con otro
las que puede dejar para el siguiente.
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• Escriba las actividades en la secuencia en las que piense hacerlas.

• No olvide tachar las actividades realizadas una vez concluidas.

• Anote actividades de más por si le queda algo de tiempo; así

adelanta trabajo.

• Como es su plan diario, incluya también sus asuntos personales.

• PRÉMIESE SI CONCLUYE ANTES DE TIEMPO.

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 CONSEJO 3

Aprenda a darle prioridad a las

tareas importantes

Sea realista, no trate de abarcar mucho en los primeros intentos, pues

se aprende a planificar poco a poco. Cuando ya sea un experto en la
planificación diaria, podrá planificar después para una semana, para un
mes o para un bimestre.

Retome las tablas 2 y 3 (páginas 69 y 72 respectivamente); fíjese cómo

organiza el tiempo y aprenda sobre cómo darle prioridades a las tareas
diarias. La autocrítica no le hace mal a nadie.

CONSEJO 4
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Siempre prevea tiempo para

contingencias, pero adminístrelo usted

Muchas veces surgirán reuniones urgentes de última hora o proyectos o

licitaciones que sean de máxima importancia para su empresa. Así que
cuando esté realizando su planificación, siempre agende un tiempo para
posibles contingencias. Si no se presentan, cúbralo con otras actividades
que pueda adelantar y libere su agenda de trabajo.

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 CONSEJO 5

Confíe en su equipo:
aprenda a delegar

• Busque a la persona apropiada para cada tarea. Esto no quiere

decir que vaya a delegar todas las actividades de su agenda.

• Converse primero con la persona elegida para ver si dispone del

tiempo para realizar la tarea.

• Plantee las metas y el tiempo para logarlas.

• Aprenda a delegar sabiamente tanto las tareas agradables como las

desagradables.

• Asegúrese de suministrarle a la persona las herramientas y

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recursos necesarios. No sea esclavista.

• Si delega, confíe en los resultados que obtendrá.

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