Manual de Uso

Sistema SAP y contable para evaluar los

costos de los vehículos por contabilidad.
Primero ingresamos al siguiente icono de nuestro escritorio.

Después veremos desplegada la siguiente ventana, por lo que debemos hacer doble click en
“ENTEL PROD”

Tendremos que ingresar nuestro usuario y la clave en el campo destacado, ingresaremos con Enter
Los próximos dos pasos solo se realiza la primera vez que uno ingresa.

Con el botón derecho del mouse hacemos click en “Favoritos” e ingresamos a “Insertar
Transacción”

En el recuadro que apareció ingresamos la transacción “GR55”. Apretamos Enter

Después de eso debemos ingresar a la transacción “GR55” con doble click

Usaremos el código “ORD2” este se usa para sacar los costos de manera anual, el otro código que
usamos es “ORD1”. Después actualizamos con F8 o el icono (reloj)

En la siguiente ventana ingresaremos el año el cual queremos analizar, para efectos de este
ejemplo usaremos el año 2017, nuevamente actualizar con el icono

Una vez obtengamos esta información en la pantalla desplegamos la lista con la flecha destacada
Se desplegara la lista de todos los clientes vigentes durante el 2017. Para este ejemplo usaremos
los datos de nuestro cliente BBVA. Con un solo click podremos ver que los costos se cargan a su
derecha. Debemos ir a la última fila y hacer doble click en “Resultado”

Después debemos hacer click en “REPORT2” Y presionar la segunda flecha

Se ampliara las opciones la cual debemos elegir el siguiente icono y seleccionar en la
pestaña emergente la opción “Hoja de cálculo” el que nos permitirá descargar esta base de datos

Guardaremos la planilla en el escritorio con el nombre de “BBVA 2017”

Con la ventana emergente hacemos Click en permitir

Nuevamente click en permitir

Y listo, ya podemos ver los costos descargados, cada fila en un egreso y para poder entender
mejor que significa cada columna podremos ver que:

 Denominación del Objeto: es el cliente y la sucursal en donde se generó el egreso.

 Clase de coste: es el código del centro de costo que tiene el egreso, más adelante veremos
en detalle esta columna.
 Descrip. clases coste y Denom clases coste: es el nombre del centro de costo del egreso.
 A periodo: el mes en el que se produjo el egreso.
 Ejercicio: el año en que se produjo el egreso.
 Valor/mon.inf: es el monto neto en pesos chilenos del egreso

Para comenzar a trabajar con esta planilla debemos transformar las columnas “D” “G” y “H” a
formato número, ya que se encuentra en formato texto, para esto seleccionaremos desde el
primer dato de la comuna “D” hasta el último dato de la columna “H” y seleccionamos “convertir
en número”.
Para seguir repetiremos los pasos anteriores para descargar y arreglar la planilla del año 2016 y
2018, para así tener 3 planillas

El próximo paso es consolidar las 3 planillas en una sola, la cual contendrá los datos desde el 2016
al 2018

Este archivo lo guardaremos como BBVA consolidado

Ahora la planilla esta lista para calcular los costos por contabilidad, para este cálculo usaremos la
UF mensual, la clasificación de SAP y el detalle de la flota el cual enviaremos junto con este
manual. Este último es una planilla que nos muestra la cantidad de vehículos que tiene un cliente
en un determinado periodo de tiempo, esta se solicita a Ayax Rebolledo de la siguiente manera:

1. Se rellena en la columna “A” los meses el cual nos interesa saber los datos, para este caso
lo haremos desde enero del 2016 a la fecha.
2. En la primera fila llenaremos la información con los centros de costos, este cliente tiene un
solo centro de costo por lo que tiene una sola columna.
3. Los espacios entre la fila y la columna se deja en blanco, es este dato que nos entregara
Ayax.
Lo que recibiremos se verá así:

Por ahora dejaremos esta planilla de lado y nos enfocaremos nuevamente en la planilla “BBVA
Consolidado”

Antes de comenzar a trabajar con esta planilla cambiaremos el número de la columna “G” en
meses, para esto insertaremos una columna entre “A periodo” y “Ejercicio” a la cual
nombraremos “Mes”, aprovecharemos, después de insertar, de cambiar el título de la columna
“H” de “Ejercicio” a “Año”, quedaría algo asi:

En la celda “H2” pegaremos la siguiente formula: +TEXTO(FECHA(I2;G2;1);"MMMM"). La cual nos

permitirá ver en formato texto el mes a que hace referencia en la columna “G”.
Copiaremos “H2” y pegaremos en el resto de las celdas de la columna “H”.

A continuación insertaremos 3 columnas más de la siguiente manera:

 Una columna entre “Sociedad” y “Orden”, a la cual llamaremos “C.C Hertz”

 Dos columnas entre “Denominación del Objeto” y “Clase de Coste” a la cual llamaremos
“CTA. CONTABLE HERTZ” y “NOMBRE CTA. CONTABLE” respectivamente

Quedaría así:

Para la columna en la letra B se llena con el número de asignación, que ya sabemos (por la planilla
“Detalle flota BBVA”) que es “10164”.
En la columna “E” usaremos la función BuscarV basándonos en los datos de “G2” en la tabla de la
planilla “Clasificación y UF”, hoja “CUENTAS CONTABLES”, Columna “B”, que se enviara junto con
el manual.

La fórmula puede variar dependiendo del destino del archivo, pero quedaría así,
“=+BUSCARV(G2;'[Clasificacion y UF.xlsx]CUENTAS CONTABLES'!$A:$C;2;0)”
Para la columna “F” usaremos la misma lógica que la situación anterior, pero basaremos la
búsqueda en la columna “C”, quedando la formula así “=+BUSCARV(G2;'[Clasificacion y
UF.xlsx]CUENTAS CONTABLES'!$A:$C;3;0)”

Ahora copiaremos los datos de la fila 2 columnas “B”, “E” y “F” en los espacios en blanco, al
finalizar veremos nuestra planilla así.

Para finalizar antes de seguir con nuestra última sección, realizaremos una tabla dinámica usando
los siguientes datos.
Nos posicionaremos en la celda A1 e iremos a

1. Insertar
2. Tabla Dinámica

Surgirá la siguiente ventana donde nos fijaremos que estén marcados los siguientes recuadros,
luego presionaremos “Aceptar”

La lista de campos de la tabla dinámica la ordenaremos de la siguiente manera, es importante

seguir el mismo orden.

Etiquetas de Columna

 Mes

Etiqueta de Fila

 Año
 CTA. CONTABLE HERTZ
 NOMBRE CTA. CONTABLE
  C.C Hertz
 Denominación del objeto

Etiqueta de Valores

 Valor/mon.inf.

Quedando algo así.

La tabla que nos entrega es:

Para dejar en el formato que usaremos haremos 3 cambios, iremos a Diseño y después:

1. Subtotales
2. No mostrar subtotales

1. Diseño de informe
2. Mostrar en formato tabular
3. Repetir todas las etiquetas de elementos

Podremos ver la tabla de la siguiente manera, guardaremos los avances ya que los usaremos más
tarde.
Para descargar nuestra última planilla iremos al sistema contable, es el siguiente icono o
al link http://hertznt6/siaciweb/wlogin.aspx

Tendremos que ingresar nuestro usuario y la clave y seleccionamos “Sistema de Contabilidad”

Después ingresaremos a

1. Contabilidad
2. Informes
3. Informe Negocios

En esta ventana ingresaremos el número de centro de costos, para este caso sabemos que el
número es solo “10164;”, en el caso que sean varios se ingresaran todos separados son un “;”.
Después de ingresar los centros de costo haremos click en “Excel”.
 }
Esto no dará acceso a la siguiente planilla

Para comenzar a trabajar con esta planilla debemos transformar las columnas “B” y “D” a formato
número, ya que se encuentra en formato texto, para esto seleccionaremos desde el primer dato
de la comuna “B” hasta el último dato de la columna “D” y seleccionamos “convertir en número”.

Este archivo lo guardaremos Bajo el nombre de “Costos BBVA”

Antes de fusionar las planillas de “BBVA Consolidado” y “Costos BBVA” eliminarnos los datos del
2016 de esta última planilla, esto es para no duplicar información.

Ahora copiaremos los datos de la tabla dinámica en “BBVA Consolidado”

Y los pegaremos en al final de “Costos BBVA”, quedando algo asi.

A continuación realizaremos 2 pasos para dejar todos los datos homogéneos.

El primero es seleccionar la última fila del año 2015, que en este caso sería la fila 57 y
seleccionamos “Copiar Formato”

Y pegaremos el formado en las celdas faltantes, en este caso sería desde la celda A58 a la Q142

El próximo paso es seleccionar los datos, F58 a la Q142 e ir a

1. Inicio
2. Buscar y seleccionar
3. Remplazar
En la ventana que emerge lo siguiente el cual llenaremos de la siguiente manera, “Buscar:” lo
dejaremos en blanco, sin nada y “Reemplazar con:” con el número 0. Lo que le estamos diciendo
es que todas las celdas vacías les ponga valor 0, después seleccionamos “Reemplazar todos”.

Guardaremos y cambiaremos el nombre de la hoja a “Base”

Con esto podemos olvidarnos del archivo “BBVA Consolidado”

Ahora comenzaremos con la evaluación de costos, para esto haremos una copia de la hoja “Base”
que nombraremos “Depurado”.

Para esto haremos click con el botón derecho en “Base” y seleccionaremos “mover o copiar…”
cuando emerja la ventana seleccionaremos “crear una copia” y “(mover al final)”, después
apretamos Aceptar.

Cuando tengamos esto listo, insertaremos una columna entre la columna “B” y “C” a la cual
nombraremos “Clasificación”.

En la columna “C” usaremos la función BuscarV basándonos en los datos de “B2” en la tabla de la
planilla “Clasificación y UF”, hoja “CLASIFICACION”, Columna “C”, que se enviara junto con el
manual. La fórmula quedaría así, “=+BUSCARV(B2;'[Clasificacion y
UF.xlsx]CLASIFICACION'!$A:$C;3;0)”

Esta fórmula la copiaremos y pegaremos a todas las celdas en blanco de esta columna
Ahora comenzaremos a limpiar la Base:

 Nos dirigiremos a la celda A1, después a “Datos” y “Filtro”

 Eliminaremos todas las cuentas que empiecen con un número distinto a “3”, para esto
seleccionamos los filtros de la Columba “B”, dejamos en blanco las casillas de los datos
que comiencen con el numero “3”

Una vez tengamos eso seleccionaremos todas las filas obtenidas y con el botón derecho del
mouse eliminaremos las filas
Con los datos restantes insertaremos una tabla dinámica en una hoja nueva, es importante tener
en cuenta que este paso lo repetiremos por cada año que realizamos una evaluación. En la lista de
campos de la tabla dinámica la ordenaremos de la siguiente manera, es importante seguir el
mismo orden.

Filtro de informe

 Año (comenzaremos con el 2015)

 Centro de Costo Código (Se usa solo para casos particulares)
 Clasificación (usaremos solo Mantener)

Etiquetas de fila

 Cuenta Código
 Centro de Costo Descripción

Valores

 Enero
 Febrero
 Marzo
 Abril
 Mayo
 Junio
 Agosto
 Septiembre
 Octubre
 Noviembre
 Diciembre

Quedando algo así.

La tabla que nos entrega es:

Para dejar en el formato que usaremos haremos 3 cambios, iremos a Diseño y después:

1. Subtotales
2. No mostrar subtotales

1. Diseño de informe
2. Mostrar en formato tabular
3. Repetir todas las etiquetas de elementos
Podremos ver la tabla de la siguiente manera, guardaremos los avances ya que los usaremos más
tarde.

Para seguir escribiremos en la fila 4 los números del 1 al 14, enumerando el número de columna,
este dato lo usaremos más adelante. A continuación escribiremos los siguientes Enunciados en la
celda “B22” y las 4 siguientes

Los primeros cálculos a realizar son, es importante destacar que las siguientes formulas camión
dependiendo del mes al que se está haciendo referencia.

Enunciado Formula Explicación

Total Costo =+IMPORTARDATOSDINAMI Es la suma del total de los costos en la fecha
Operacional COS("Suma de Enero";$A$4) determinada.
Total Flota =+'[Detalle flota Es el numero entregado por Ayax en “Detalle
BBVA.xlsx]Hoja4'!$B$2 Flota BBVA”explicado en página 9 de este manual
$/Vehículo =SI(C23=0;0;C22/C23) Es “Total Costo Operacional” dividido “Total
Flota”, este resultado está en CLP$
UF =+'[Clasificacion y Es el valor que tenemos en planilla “Clasificacion
UF.xlsx]UF'!$B$2 y UF” en hoja “UF” para una fecha determinada
UF/Vehículo =+C24/C25 Es “$/Vehículo” dividido “UF”, es el costo en UF
Obtendremos algo así:

Después escribiremos los siguientes enunciados y sus códigos

310209 LUBRICANTES LEASING

310208 NEUMÁTICOS LEASING
310203 REPUESTOS LEASING
310204 REPARACIONES LEASING
310207 HERRAMIENTAS LEASING
310212 SINIESTROS DE LEASING
310218 INSUMOS LEASING

Quedando asi
Para los cálculos a continuación usaremos la formula “Buscarv” basados en los resultados
entregados en la tabla dinámica de esta misma hoja, la formula seria la siguiente.
=SI(ESERROR(BUSCARV($A28;$A$5:$N$18;C$4;FALSO));0;BUSCARV($A28;$A$5:$N$18;C$4;FALS
O)), tener en cuenta que la información destacada en amarillo varía dependiendo del tamaño de la
tabla dinámica.

Este resultado l copiaremos y pegaremos en las celdas de abajo, revisar que aquí usamos los datos
escritos en la Fila 4.

Los últimos datos llevan el siguiente enunciado

LUBRICANTES LEASING
NEUMÁTICOS LEASING
REPUESTOS
LUBRICANTES LEASING ($/Vehículo)
NEUMÁTICOS LEASING ($/Vehículo)
REPUESTOS ($/Vehículo)
LUBRICANTES LEASING (UF/Vehículo)
NEUMÁTICOS LEASING (UF/Vehículo)
REPUESTOS (UF/Vehículo)

Quedando así

En estos datos irán los siguientes cálculos.

Enunciado Formula Explicación

LUBRICANTES LEASING =+G28 Es el valor de los lubricantes entregado en
cálculo realizado anteriormente
NEUMÁTICOS LEASING =+G29 Es el valor de los neumáticos entregado en
cálculo realizado anteriormente
REPUESTOS =+C30+C31+C32+C33+C34 Son la suma de los valores restante que
muestra el valor de los repuestos
LUBRICANTES LEASING =C38/C$23 Es el valor de “LUBRICANTES LEASING”
($/Vehículo) dividido “$/Vehículo”, este resultado está
en CLP$
NEUMÁTICOS LEASING =C39/C$23 Es el valor de “NEUMÁTICOS LEASING”
($/Vehículo) dividido “$/Vehículo”, este resultado está
en CLP$
REPUESTOS =C40/C$23 Es el valor de “REPUESTOS” dividido
($/Vehículo) “$/Vehículo”, este resultado está en CLP$
LUBRICANTES LEASING =C42/C$25 Es el valor de “LUBRICANTES LEASING
(UF/Vehículo) ($/Vehículo)” dividido “UF”, este resultado
está en UF
NEUMÁTICOS LEASING Es el valor de “NEUMÁTICOS LEASING
(UF/Vehículo) ($/Vehículo)” dividido “UF”, este resultado
está en UF
REPUESTOS Es el valor de “REPUESTOS ($/Vehículo)”
(UF/Vehículo) dividido “UF”, este resultado está en UF
Obtendremos este resultado

Ahora copiaremos y pegaremos los cálculos para los meses restantes, de febrero a diciembre. Es
importante tener especial énfasis de que sean los datos del mes correcto, especialmente para:

 Total Costo Operacional

 Total Flota
 UF

Lo que obtendremos es lo siguiente

A esta hoja la titularemos 2015. Este proceso, que comenzó en la hoja 24, lo repetiremos para el
año 2016, 2017 y 2018
Ahora insertaremos una hoja nueva el cual titularemos como “RESUMEN”, el fin es resumir los
resultados obtenidos en las Pestañas “2015”, “2016”, “2016” y “2018”. En un comienzo de la hoja
haremos una tabla como el ejemplo a continuación

En la primera celda referenciaremos el dato de la pestaña “2015”, con el enunciado de enero para
“UF/Vehículo”, que en este caso es “18,98” y la formula seria “=+'2015'!C26”. Quedando así.

Repetiremos el proceso para el “2016”, “2016” y “2018”.

Estos datos los copiaremos y lo pegaremos en el resto de la tabla, dejando en blanco desde agosto
de 2018 en adelante.

Para los cálculos de la fila 7 y también para la columna Q utilizaremos la formula “promedio” pero
solo de las celdas que contengan datos, por lo que desde agosto a diciembre tendrán un dato
menos que el resto del año. Lo mismo para el promedio anual (en amarillo)

A continuación se insertaran 3 tabla para detallar los resultados obtenidos para detallas los
lubricantes, neumáticos y repuestos
Para la primera tabla haremos referencia al dato con el enunciado “LUBRICANTES LEASING
(UF/Vehículo)” en un su respectivo año (siguiendo la lógica mostrada en página 31). En este caso
sería el dato de la celda “C46” de la hoja “2015”.

Para los neumáticos haremos referencia al dato con el enunciado “NEUMATICOS LEASING
(UF/Vehículo)” en un su respectivo año (siguiendo la lógica mostrada en página 31). En este caso
sería el dato de la celda “C47” de la hoja “2015”.

Para los Repuestos haremos referencia al dato con el enunciado “REPUESTOS (UF/Vehículo)” en
un su respectivo año (siguiendo la lógica mostrada en página 31). En este caso sería el dato de la
celda “C48” de la hoja “2015”.
Repetiremos este proceso para el resto de los años, hasta lograr llenar todas las tablas. Viendo lo
siguiente.

Los cálculos para los promedios de estas últimas 3 tablas seguirán la lógica mostrada en página 31

Estos datos los copiaremos y lo pegaremos en el resto de la tabla, dejando en blanco desde agosto
de 2018 en adelante.

Con esto nuestra evaluación esta terminada.