RESUMEN

El almacén Créditos Ara es un ente que por tener tampoco tiempo en el

mercado, no ha distribuido de manera correcta cada una de las áreas que lo
deberían de componer, permitiendo un mayor control sobre todas las
variables a que se enfrenta diariamente la empresa.

No cuenta con una declaración precisa de la Visión, Misión, objetivos y

estrategias que permitan un mejor manejo de los recursos con que cuenta el
almacén, de manera más amplia se puede decir que no existen los procesos
adecuados de administración en donde haya una preocupación real por el
mejoramiento continuo de los procesos y una maximización de los recursos
que beneficie tanto al cliente como al vendedor.

En la actualidad con los constantes cambios en el mercado y las

condiciones que ofrece el medio, es un grave error seguir dirigiendo las
organizaciones con una mentalidad netamente operativa, dentro de las
tantas soluciones que puedan existir, nace la ideas de diseñar un sistema de
control interno.

14
 INTRODUCCION

La problemática planteada en la unidad de análisis, es determinar cuáles son

las causas que hacen necesario que el Almacén Créditos ara, ubicado en el
centro de Aguachica, diseñe un sistema de control interno administrativo y
contable.

La aplicación del sistema de control interno representa un gran avance para

toda empresa y en especial para Créditos Ara, dado que el sector del
comercio en el Cesar se está enfrentando a grandes cambios esenciales
para el progreso económico y social de la región.

Se espera a demás que este diseño sirva de base para la aplicación del
sistema de control interno en el Almacén a un futuro en mejora de incorporar
procesos de florecimiento continuo en los procedimientos de ventas,
cobranza y demás concernientes al desarrollo del almacén.

El trabajo se encuentra estructurado en capítulos, el capítulo I presenta el

planteamiento del problema define los objetivos general y específicos, así
como la pertinencia y viabilidad del mismo, en el capítulo II hace referencia a
los aspectos básicos de la empresa; en el capítulo III están las bases
teóricas que dieron sustento a la realización del trabajo; en el capítulo IV se
identifican los puntos críticos que se encuentran en el desarrollo diario del
almacén, en el Capitulo V se plantea el diseño del sistema de control
interno, su fundamento y la importancia de su aplicación en las empresas; en
forma práctica los diferentes manuales para el inicio y desarrollo del sistema
de control interno. Los fundamentos teóricos alrededor del control interno en
lo relacionado con el informe COSO, el capitulo VI en forma practica
muestra los diferentes manuales realizados para el diseño del Sistema De
Control Interno en el almacén Créditos Ara.

La realización de este trabajo aun cuando está enmarcado para el sector

comercial y diseñado para el almacén de electrodomésticos, puede
servir de base para otros almacenes que posean las mismas
características.

15
 CAPITULO I

1. ESQUEMA METODOLOGICO

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La problemática gira entorno a la situación actual del Almacén Créditos Ara,

el cual no tiene una conciencia de la necesidad de un diseño
estructurado de control interno, debido a que el propietario no cuenta
con la información necesaria que le permita evaluar el funcionamiento
de la empresa, también el hecho que la empresa sea familiar conlleva
a que se determinen pocos controles e igualmente pocos
procedimientos y procesos que prevean cualquier circunstancia
adversa.

Para la administración no ha sido indispensable establecer un procedimiento

de control interno ya que los empleados llevan bastante tiempo
desempeñando la misma función y no ha sido necesario realizar un manual
de procedimientos, ni mejorar esos procedimientos por medio de esquemas
que los concreten y sean fáciles de entender.

El Almacén Créditos Ara se ha administrado de forma empírica ya que los

años y la experiencia le ha permitido a la gerencia tomar decisiones y lograr
con éxito rendimientos que se podrían mejorar con la aplicación de un
sistemas que conlleve a posicionarse en el mercado de los
electrodomésticos como el numero uno a nivel regional y nacional.

La falta de conocer, desarrollar, plasmar, divulgar e implementar estos

requerimientos hacen necesario implementar en el almacén un sistema de
control interno que ayude a mejorar las situaciones que se desarrollan día a
día sorteando inconvenientes y solucionando problemas de forma
momentánea. Es por esto que se puede determinar que efectivamente no se
tiene un seguimiento de estos inconvenientes y los archivos que tiene la
empresa, lo corroboran, ya que no existe ninguno que muestre que se ha
intentado realizar un diseño o que tenga los componentes de un control
interno.

La administración no cuenta con métodos establecidos que generen un

ambiente de control adecuado para establecer con claridad cómo puede
mejorar la empresa, debido a las mismas circunstancias y al desarrollo que

16
ha tenido la empresa, hacen pensar que no tiene que mejorar en nada y
menos invertir tiempo en preocuparse por algo que no ven como
indispensable; pero toda empresa tiende siempre a crecer y Créditos Ara no
es la excepción, por ello se deben corregir algunos procedimientos que se
viene desarrollando de forma irregular.

Hasta el momento no se cuenta con una estructura administrativa

establecida como tal, se cuenta con un Administrador y una secretaria
quienes son los responsables del manejo de todo el Almacén (ventas,
compras, pagos, inventarios, etc.) esto a causa en el transcurso del tiempo
se han determinado circunstancialmente por necesidades normales que
presenta toda empresa, y ha funcionado de esta manera, como
consecuencia presentándose un poco de despreocupación o falta de interés
de darle un direccionamiento y estructura adecuada.

En este sentido nace la propuesta sobre el diseño de un sistema de Control

Interno para el Almacén Créditos ara, dado que es parte esencial de la
carrera y desde ahí se pueden hacer propuestas viables y concretas para
que el control interno fluya en la resolución de los objetivos de la empresa.

1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo construir un control interno para el Almacén Créditos Ara, con el

objetivo de que la empresa pueda crecer mas rápido renovando su
funcionamiento?

1.3 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA.

Una empresa tiene políticas y metas, que ayudan en el desarrollo de la

misma con el fin de alcanzar la excelencia, teniendo en cuenta este
propósito, una herramienta fundamental que da una seguridad razonable
para el logro de estos objetivos es tener un adecuado SCI

A su vez se desea minimizar cualquier tipo de riesgos o inconvenientes que

puedan surgir en algún momento, este tipo de casos se puede presentar por
la inexistencia del SCI. Por tal motivo se ve la necesidad que el Almacén
Créditos Ara, tenga un sistema de control interno que permita detectar
desviaciones, errores y procedimientos inadecuados, que indiscutiblemente
deterioran el logro de sus objetivos.

17
La implementación del SCI le da la posibilidad a la administración de
establecer responsabilidades para prevenir riesgos y en general dar una
seguridad razonable para el logro de sus objetivos.

El control interno es una función básica dentro de cualquier proceso de

organización y administración, que facilita la evaluación ejecutiva, incluyendo
su seguimiento y revisión sistemática, ya que lo que no se controla no es
posible que pueda ser dirigido eficientemente. Además de ser un soporte y
guía para tener un direccionamiento más estable, hace parte importante para
la toma de decisiones, en la efectividad y eficiencia de las operaciones, en la
confiabilidad de los reportes financieros, normas y regulaciones
administrativas por tal motivo se hace indispensable que el Almacén Créditos
Ara cuente con estas características.

El desarrollo de este trabajo es importante para la administración del

Almacén, porque le permitirá tener una base para detectar sus fallas y
errores que puedan existir; entregándole soluciones para encaminar sus
políticas ajustadas a las necesidades dándole una oxigenación e innovando,
con ello, se podrá posicionar en el mercado actual que está en constante
cambio y va a permitir un acceso fácil a la información no solo financiera,
sino además a la administrativa y contable.

Este trabajo contribuye al crecimiento personal, y profesional de los

estudiantes ya que aportará mayor experiencia y afianzará los conocimientos
relacionados con el área de control interno y con el área de finanzas. Para la
Universidad es importante tener este tipo de investigaciones que incentiven a
las empresas a adoptar proyectos que ayuden a su propio desarrollo y a su
vez que los estudiantes tengan la opción de proponer y encaminar la teoría
hacia la practica tangible viendo los resultados cuando la empresa adopte
estos proyectos, que como el control interno puede proporcionar una
herramienta fundamental para las decisiones de la gerencia y sirve como
base para que se sigan buscando empresas que necesitan que se les
proporcione, no solamente la información sino también proyectos que les
permitan ser competitivos y así mismo contribuir al progreso de la región ya
que generar empresa significa crecimiento y estas empresas que por
diferentes circunstancias no pueden acceder a estas herramientas
administrativas lo pueden hacer a través de estos proyectos.

1.4 OBJETIVOS

18
1.4.1 Objetivo General

Diseñar el sistema de control interno para el Almacén de electrodomésticos

Créditos ara, que se aplican a nivel general, como herramienta fundamental
con el propósito que la empresa pueda ser eficiente en las operaciones, en la
protección de los bienes y en la administración en general.

1.4.2 Objetivos Específicos

 Identificar los procesos más importantes del Almacén Créditos Ara, a

partir de la aplicación de encuestas dirigidas al personal, con el fin de
establecer dónde existen los puntos críticos en el desarrollo de las
actividades diarias de la organización.

 Establecer cuáles son los fundamentos teóricos alrededor del Control

Interno en lo relacionado con el Informe COSO, a partir de la
investigación bibliográfica que permitirá saber el estado del oficio; con
el fin de poder aplicar la herramienta de control interno del Almacén.

 Diseñar un sistema de control interno en Créditos Ara, a partir del

modelo de control interno Informe COSO como una herramienta de
seguimiento, para que la empresa logre mayor estabilidad económica

1.5 LIMITACION Y ALCANCES

El control interno es un concepto universal que se aplica indistintamente en

todas las empresas y en especial en países con un alto desarrollo gerencial,
Colombia no es la excepción ya que los distintos gobiernos en procura del
desarrollo ya sea en menor o mayor medida y aunque no se cumplan en
muchas ocasiones, incentivan a las pequeñas y medianas empresas a
generarlas apoyándolas en su desarrollo, porque saben que esto representa
generación de empleo, desarrollo industrial e inversión entre otros.

Por tal motivo cuando estas empresas tienen bases sólidas aseguran una
permanencia en la industria a la cual pertenecen y una de las muchas
herramientas para el logro de esto, es la implementación de un sistema de

19
control interno que ayude a mejorar, permitiendo a la gerencia la toma de
decisiones adecuadas y pertinentes para el éxito de la empresa.

Al realizar el diseño de un sistema de control interno que se acople a las

necesidades del Almacén de electrodomésticos Créditos Ara, la Gerencia
tendrá la oportunidad de seguir con estos lineamientos para generar el
progreso y crecimiento de la empresa.

20
 CAPITULO II

2. ASPECTOS BASICOS DE LA EMPRESA

2.1 HISTORIA

Créditos Ara fue constituido desde el 06 de junio de 2006, en cabeza de su

propietario el señor ALFONSO ANGARITA REYES, quien llego al municipio
de Aguachica desde el año de 1998 a trabajar como gerente en el conocido
almacén de esa época Credicentro, donde permanece por más de 7 años y
quien después de conocer la zona y ver que Aguachica tenía un gran
prospecto en la venta de electrodomésticos; toma la decisión de iniciar su
propio Almacén.

Su ubicación desde el comienzo fue en la calle 5 # 12-47 Centro, en donde

se encuentra actualmente y donde poco a poco ha ido creciendo
demostrando ser uno de los Almacenes con mejor proyección en Venta de
electrométricos en forma de contado y a crédito; esto gracias a la labor
desempeñada por la gerencia, quien se ha encargado de llegar hasta los
municipios cercanos como lo son: Gamarra, San Martin, Pelaya, La gloria,
Pailitas; en donde se ha realizado la labor de ventas por medio de
Vendedores quienes visitan a los habitantes de estos y les ofrecen los
productos para el hogar, oficina y negocio.
21
En las líneas para el Hogar se cuenta con productos como neveras y estufas
a sus consumidores una excelente garantía en cuanto rendimiento,
durabilidad y precio. De igual forma le sigue la línea de los TV y DVD en
sus respectivas marcas como SAMSUNG, LG, SONY, reconocidas en el
mercado por su excelente imagen, nitidez, recepción de la señal y precios
que son asequibles al consumidor. Mabe y Centrales artículos de mas
necesidad en los Hogares y que brinda

Para negocios contamos con las líneas de frio como Indufrial quien es
reconocido a nivel nacional, por la calidad de sus productos como Vitrinas,
Botelleros, Congeladores, neveras quien por su gran tecnología son líderes
en el mercado nacional; de igual manera contamos con la distribución de los
productos Inducol, Wonder y producto nuevo en refrigeración como lo es
Electrolux.

En la línea de oficinas contamos con productos como son escritorios,

archivadores, sillas ergonómicas y computadores

El Almacén CREDITOS ARA tiene como fin llegar hasta cada uno de los
hogares de la región y sus alrededores con su slogan Créditos Ara….hará
realidad tus sueños.

2.2 SISTEMA ORGANIZACIONAL

2.2.1 SISTEMA CONTABLE

EL sistema contable que se aplica en el Almacén Créditos Ara, se basa

principalmente en el registro diario de los hechos económicos a través del
Sistema operativo UNIX el cual cuenta con los módulos de cartera,
inventarios, facturación y caja; en lo referente a la contabilidad como tal es
llevada en el programa contable SYS PLUS; el cual es por medio de este se
consolidad toda la información y se obtienen los estados financieros
requeridos por la Gerencia.

Los registros se realizan basados en los principios y cuentas del Plan único
para comerciantes.

2.3 ACTIVIDAD COMERCIAL

22
Nuestra actividad comercial se desarrolla con las diferentes alternativas de
pago y crédito que se ofrecen:

Las líneas de crédito se basan en dos tipos de clientes; quienes tienen

historia de crédito positiva en nuestro almacén y los que por primera vez lo
solicitan; en cualquiera de los dos casos se es asignado un cupo.
Inicialmente se cuenta con el Plan Credicontado son aquellos créditos
otorgados de 1 hasta 6 meses. El De igual forma se cuenta con el crédito
Personal: son créditos otorgados de 7 hasta 24 meses. Su cuota inicial será
del 15 o 20% del total del negocio para electrodomésticos y del 25% del total
del negocio para motocicletas, por último se cuenta con el Plan separe es
una modalidad comercial sin financiación a un plazo máximo de Tres (3)
meses, con los precios de la fecha de inicio del plan separe, el cliente puede
adquirir la mercancía, que se entrega cuando haya cancelado el 100% del
valor sin exceder el plazo anteriormente señalado. La cuota inicial mínima
debe ser del 20 % y saldo en cuatro pagos iguales.

Requisitos

Diligenciar solicitud de crédito y pagaré

Codeudor (es)
Fotocopia ampliada al 150% de la cédula de ciudadanía (deudor y codeudor)
Autorización para consultar su historial crediticio (CIFIN)
Edad: de 18 a 62 años
Se necesitan dirección y teléfono de 2 referencias personales y 2 familiares
que no vivan ni trabajen con el solicitante

Los créditos siempre deberán de ir acompañados de:

 Para los Independientes Certificado Cámara de Comercio vigente ó

fotocopia de Industria y Comercio, sino se encuentran registrados,
fotocopias de las facturas de compras o ventas que realiza para surtir
el negocio. Facturas regidas por la DIAN.
 Certificación laboral como desprendibles originales de pago Carta
laboral con membrete y sello de la Empresa o los dos últimos
desprendibles de pago del mismo mes si es quincenal o el último
recibo de pago si es mensual.
 Última factura de energía sin atrasos cancelada con una fotocopia. Si
presenta atraso los dos últimos recibos de energía.
 Para amas de casa dueñas de predio, los anteriores requisitos y
adicionar un Codeudor con ingresos o estabilidad laboral. Uno de los

23
 siguientes documentos: Certificado de libertad y tradición, Ultimo
recibo del impuesto predial cancelado

Observación general: Si el crédito es inferior a $1.500.000, la solicitud de

crédito debe de llevar 2 codeudores

MARCAS

2.4 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA

2.4.1 CONTROLES ADMINISTRATIVOS

24
De acuerdo al concepto que presente el control interno con respecto a los
Controles Administrativos estos se relacionan con “la normativa y los
procedimientos existentes en una empresa”, para el estudio en el Almacén
de electrodomésticos CREDITOS ARA, no se muestra ningún tipo de
normatividad.

De acuerdo a lo observado , este no presenta un Reglamento interno, en

donde se planteen las reglas a seguir en el manejo de las solicitudes de
crédito de la mercancía, como en la entrega de estas, de igual manera no se
estipula la entrega de estos con una fecha límite, para el estudio y
aprobación de los mismos. No se cuenta con un manual de funciones en
donde se estipule la labor de cada uno de los empleados del almacén.

2.4.2 Actividades en el proceso de ventas

En el desarrollo del proceso de ventas, se puede observar:

• La información solicitada no se llena apropiadamente
• No se anexan los documentos requeridos
• En muchos de los casos no hay soportes que comprueben la
veracidad de los Clientes
• El pago de las cuotas iníciales no se cancela completamente
• No se siguen los pasos correctos para la entrega de la mercancía
• Demora en la entrega de las solicitudes de crédito
• La entrega no se realiza, en la dirección que se suministra por el
cliente, se realiza directamente al cliente
• No hay una persona a cargo para la entrega de mercancía

Elaboración, verificación de datos, aceptación de la solicitud, salida de la

mercancía y transporte

• Elaboración: Cuando se realiza una solicitud de crédito, se debe de

seguir una secuencia de información para la aceptación de este; el vendedor
en el afán de cobrar una comisión muchas veces pasa por alto la correcta
captación de la información, en algunos casos obtienen la información de los
créditos anteriores adquiridos por el cliente, no teniendo en cuenta que este
pudo haber cambiado del lugar de residencia, su número telefónico, su sitio
de trabajo.
Esto lleva muchas veces a que no se pueda más adelante ubicar a los
clientes para el cobro de las obligaciones adquiridas.

• Verificación de datos: La verificación de datos consiste simplemente

en eso, corroborar que los teléfonos suministrados por el solicitante sean los
correctos, que las referencias que se anotaron sean verdaderas, que la

25
dirección sea la correcta, en este caso se pide una fotocopia del último recibo
de la luz, esto debe ocurrir en los casos donde la casa sea propia y
arrendada, para ambas situaciones. Además se revisan el historial crediticio
del solicitante en la CIFIN (CENTRAL DE INFORMACION FINANCIERA)

• Aceptación de la solicitud: esto consiste en la aprobación del crédito

por parte del administrador del almacén, por lo general debería tomar de 1 a
5 días, mientras se corroboran los datos, se realiza la solicitud de la
mercancía a un proveedor sino se encuentra disponible inmediatamente y se
adecua la mercancía para la entrega de la misma; en algunos casos se
entrega inmediatamente, pasando por alto el procedimiento a seguir para la
entrega.

• Salida de la mercancía: En el manejo de la salida de mercancía, se

debe registrar mediante un formato, en donde se detalla el nombre del
cliente, su número de identificación, la dirección en donde se va a entregar la
mercancía, la referencia correcta del artículo, la serie si así lo amerita, el
nombre del vendedor y quien autoriza la salida, de acuerdo a lo observado
en algunas ocasiones el mismo vendedor es quien autoriza la entrega y no
diligencian el formato “salida de Mercancía”. ( Ver formato)

Formato1. Salida de Mercancía

• Transporte: se cuenta con un conductor quien es el encargado de

realizar la labor de entrega de mercancía dentro y fuera del municipio; este
es acompañado del vendedor los cuales hacen el cargue en el vehículo de
propiedad del almacén.

26
  Seguimiento al pago de las obligaciones

La supervisión que se ejerce en los trámites y la cancelación de las

obligaciones, no se ejecutan con un control adecuado, esto puede deberse
a:
• Que los cobradores asignados no desarrollan bien su labor,
• La parte administrativa del almacén no está informando de manera
oportuna el atraso de las obligaciones a sus clientes y codeudores.
• La dirección y los teléfonos suministrados no son los correctos

Cliente
2.4.3 Estructura del proceso de ventas

El proceso en las ventas según el desarrollo de este informe da como

resultado: Vendedor

Solicitud Aprobación Salida Entrega de Transporte

mercancía
de crédito mercancía
de
mercan
cía 27

Administrador
 Figura 3

2.4.4 Actividades del proceso contable

Control interno contable son los métodos, medidas y procedimientos que

tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la
confiabilidad de los datos de contabilidad.

Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:

• Efectivo
• Inventarios
• Ventas

Efectivo.

El manejo del efectivo recae inicialmente sobre la secretaria, quien se

encarga de recaudar todo el dinero y que deberá responder por el manejo
que se le dé a este.

La recepción del efectivo, se realiza por:

 Operaciones realizadas directamente en el almacén (ventas diarias)
 Ingresos ejecutados por cobradores
 Abonos diarios de los clientes
Para cada una de estas operaciones, se tienen asignados talonarios de
recibos de caja previamente enumerados y distribuidos a cada uno de los
cobradores.

El cuadre diario de los ingreso se realiza mediante la inclusión de estos

recibos en el sistema, La conciliación es realizada por la misma persona que
graba los recibos en el sistema

28
Los ingresos realizados por cobradores no se controlan manteniendo una
vigilancia estricta a todos los cobradores, ya que ellos no se les exige
entregar diariamente los recibos que les hayan quedado libres, sino que
pueden durar hasta una semana con los recibos, hecho que se presta para
que el cobrador maneje el dinero recaudo a su disposición.

El área de efectivo está comprendida por:

 Caja y Banco
 La caja se divide en dos:
Caja Menor
Caja general

Para el manejo de la caja general se puede observar que tienen acceso a

ella la secretaria y el administrador; pero la responsabilidad total recae en la
secretaria.

Ventas.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al

realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin
embargo para el almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo
mediante las solicitudes de crédito.
Los documentos que se utilizan para el control de las ventas

• Solicitud de crédito
• Recibo de caja
• Salida de mercancía
• Factura

Los inventarios.

El inventario del almacén es manejado por el administrador, los vendedores,

la secretaria, los cobradores; en fin no hay un control sobre el manejo que se
le da a estos, no se cuenta con una persona que se encargue únicamente de
esta labor, parte fundamental de cualquier entidad se encuentra en los
inventarios. Por ende si en este no hay un control lo suficientemente
establecido no se pueden esperar resultado positivos a la hora de conocer
cuál es la Mercancía disponible en el almacén para la venta

29
 CAPITULO III

3. MARCO REFERENCIAL
3.1 Marco Conceptual

30
En este capítulo se tendrán en cuenta los conceptos más importantes del
tema en estudio, los cuales son los siguientes:

Activo: Representa los bienes y derechos de la empresa. Dentro del

concepto de bienes están el efectivo, los inventarios, los activos fijos, etc.
Dentro del concepto de derechos se pueden clasificar las cuentas por cobrar,
las inversiones en papel del mercado, las valorizaciones, etc.

Actividades de control. Políticas, sistemas y procedimientos que ayudan a

asegurar que se están llevando a cabo las directrices administrativas

Administración. Correcta disposición de bienes y recursos para

potencializar su desarrollo en la consecución de utilidad o ganancia. Es el
proceso de dirigir, definir estrategias, movilizar recursos humanos y
materiales, implementar y hacer seguimiento de los diferentes procesos y
aspectos de una organización, de manera sistemática y deliberada, con el fin
de lograr objetivos deseados

Caja: Fondos en dinero, cheques y comprobantes de pago con tarjeta de

crédito, en moneda nacional o extranjera, de disponibilidad inmediata

Cartera morosa: Conjunto de créditos a favor del Estado que no han sido
pagados a la fecha de su vencimiento.

Comerciantes. Son todas aquellas personas que se dedican profesional o

en forma habitual al ejercicio de las actividades señaladas por ley como
mercantiles.

Compraventa. Es el contrato mediante el cual una de las partes se obliga a

transferir a otra la propiedad sobre un bien, y la otra a pagarla en dinero.

Créditos a corto plazo. En los originados en la importación de mercancías

son los exigibles en un término máximo de 24 meses

Control. Proceso mediante el cual las actividades implementadas en planes

y procedimientos de la entidad son sometidas a verificación para garantizar
el cumplimiento de los resultados esperados.

Control interno. Sistema integrado por el esquema de organización y el

conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el
fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así
como la administración de la información y los recursos, se realicen de
acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las

31
políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos
previstos.

Contrato de trabajo. Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona

natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o
jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y
mediante remuneración. Quien presta el servicio se denomina trabajador,
quien lo recibe y remunera se denomina empleador, y la remuneración
constituye cualquiera que sea su forma de salario.

Control de gestión. Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades

en la administración de los recursos públicos determinada mediante la
evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de
rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del
excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.

Eficacia: Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar. Capacidad para

producir el efecto esperado.

Eficiencia Virtud y facultad para lograr un efecto determinado.

Relación entre el producto actual y el potencial.
Criterio para juzgar la calidad de la producción, basado en el cumplimiento
de los plazos, pero no en la calidad del producto

Efectivo Vocablo que asociado con cualquier transacción comercial implica

la utilización de dinero. Dinero en caja o en bancos

Empresa. Agente económico o unidad autónoma de control y decisión que al

utilizar insumos o factores productivos los transforma en bienes y servicios o
en otros insumos.

Facilidad de pago Es una figura mediante la cual la Dirección de Impuestos

y Aduanas Nacionales concede plazos para cancelar las obligaciones de
aquellos contribuyentes que se encuentren en mora, previa la constitución de
las garantías necesarias que respalden el pago.

Factura. Documento que el vendedor entrega al comprador, detallando las

mercancías vendidas o los servicios prestados, indicando la naturaleza de
cada uno de ellos, calidad, cantidad, precio, condiciones, etc.

Faltante de caja Menor valor de las cantidades reales encontradas en la

dependencia encargada del manejo de fondos, comparadas en aquellas que
aparecen en los registros contables.

32
Faltante de inventario. Menor valor de las cantidades reales de existencias
materiales comprendidas en el activo, comparadas con el que aparece en los
registros contables.

Fraude. Acción que revela en su autor la voluntad de perjudicar a otro o de

violar ciertas prescripciones legales

Garantía Consiste en tener un respaldo jurídicamente eficaz al pago de una

obligación garantizada, al otorgar al acreedor una preferencia o mejor
derecho para obtener el pago de la obligación

Inventarios. Comprende los bienes corporales adquiridos a cualquier

título, con la intención de ser comercializados y destinados a la
transformación o consumidos en el proceso de producción o de
prestación de servicios, en desarrollo de la actividad fundamental del
ente público.

Muestra. Es un subconjunto representativo seleccionado de la

población. Una buena muestra es aquella que refleja las características
esenciales de la población de la cual se obtuvo. La muestra será
representativa (muestra aleatoria) de la población si las probabilidades
de selección de cada uno de los elementos es la misma; en caso
contrario, es decir que algunos de los elementos de la población tengan
más probabilidad de ser escogidos que otros, la muestra se considera no
aleatoria.

Manual. Conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que cubren

distintas materias como políticas, métodos, planes de cuentas, trabajos de un
sistema de contabilidad o de un sistema de cómputo

Mercado. Conjunto de operaciones que se realizan de un bien o servicio,

entre compradores y vendedores, el cual se define con base en la relación a
las fuerzas de la oferta y la demanda. 2. Organización en donde se realizan
compras y ventas de mercancías

Mercancías. Bienes muebles que son objeto de intercambio

Muestreo. Acción de escoger muestras representativas de la calidad o

condiciones medias de un todo.
Selección de una pequeña parte estadísticamente determinada, utilizada
para inferir el valor de una o varias características del conjunto.

Organigrama. Esquema de funcionamiento en el que se visualizan los

órganos de dirección y control de una entidad, en representación gráfica de
jerarquías o categorías y relaciones entre los integrantes de aquella

33
Plazo Son las fechas de vencimiento de obligaciones tributarias. Existen, por
ejemplo, plazos calendario para cumplir con algunas de las obligaciones
tributarias, tales como la presentación de las declaraciones y el pago de los
impuestos.

Pago en efectivo. Transacción en la que un banco hace un pago inmediato

en billetes y monedas.

Recuperación de cartera. Ingresos provenientes del recaudo de las cuentas

por cobrar correspondientes a vigencias anteriores que en su momento se
consideran irrecuperables o que no se registraron al cierre del ejercicio fiscal.

Riesgo. Situación en que habiendo un rango de posibles resultados de una

acción, no puede determinarse de antemano, cual de ellos ocurrirá.

Rotación de cartera. Indicador que establece el número de veces que las

cuentas por cobrar giran, en promedio en un período de un año.

Rotación de inventarios. Razón financiera que mide la eficiencia en el

manejo de las existencias y que se encuentra dividiendo el costo de la
mercancía vendida entre el saldo promedio de inventarios

Sistema de control interno Conjunto de planes, métodos y procedimientos

necesarios para garantizar que las actividades de la entidad se realicen de
conformidad con las normas legales; la salvaguarda de los recursos,
exactitud y veracidad en la información financiera y administrativa; la
eficiencia en las operaciones y la observación de las políticas prescritas para
lograr el cumplimiento de metas y objetivos programados.

Venta. Contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad

de una cosa, y la otra, a pagarla en dinero, o sea, el precio que el comprador
da por la cosa vendida.

3.2 MARCO TEORICO

3.2.1 Control Interno

Control, según uno de sus significados gramaticales, quiere decir

comprobación, intervención o inspección.

Control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o el consejo de

administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto

34
del personal diseñado específicamente para proporcionarles seguridad
razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de
objetivos:

 Efectividad y eficiencia de las operaciones

 Suficiencia y confiabilidad de la información financiera
 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicadas1

3.2.2 Componentes del control interno

El control interno consta de 5 componentes interrelacionados que se derivan

de la forma como la administración maneja el ente, y están integrados a los
procesos administrativos, los cuales se clasifican:

Evaluación Ambiente
de riesgo de Control
del cliente

Componentes del
Control Interno

Supervisión
o Información
y
Monitoreo Comunicació
n
Actividades
de control

Figura 4. Componentes del control Interno

3.2.2.1 Ambiente de control

Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la

actividad del personal con respecto al control de sus actividades.

Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los

otros cuatro componentes e indispensable, a su vez, para la realización de
los propios objetivos de control.

El ambiente de control es la base de los demás componentes de control

proveen disciplina y estructura para el control e incidir en la manera como:

1
Control Interno y fraudes. Capitulo 2 Enfoque contemporáneo del control interno
35
  Se estructuran las actividades del negocio
 Se asigna autoridad y responsabilidad
 Se organiza y desarrolla la gente
 Se comparten y comunican los valores y creencias.
 El personal toma conciencia de la importancia del control. 2

3.2.2.2 Evaluación de Riesgos

Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los

objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser
mejorados. Así mismo se refiere a los mecanismos necesarios para
identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los
que influyen en el entorno de la organización como en el interior de la misma

Toda entidad enfrenta una variedad de riesgos provenientes tanto de fuentes

externas como internas que deben ser evaluados por la gerencia. La
gerencia establece objetivos generales y específicos e identifica y analiza los
riesgos de que dichos objetivos no se logren o afecten su capacidad para: 3

 Salvaguardar sus bienes y recursos

 Mantener ventaja ante la competencia
 Construir y conservar su imagen
 Incrementar y mantener su solidez financiera
 Mantener su crecimiento

3.2.2.3 Actividades de control

Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización

para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades
están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos.

Políticas y procedimientos que garantizan que las directrices de la gerencia

se lleven a cabo y los riesgos se administren de manera que se cumplan los
objetivos.

Incluyen actividades preventivas, detectivas y correctivas tales como:

 Aprobaciones y autorizaciones

2
Pág. 28 Control Interno y fraudes
3
Pág. 29 Control Interno y fraudes
36
  Segregación de funciones
 Salvaguarde de activos
 Indicadores de desempeño
 Fianzas y seguros
 Análisis de registro de información

Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser

manuales o computarizadas, administrativas u operacionales, generales o
especificas, preventivas y detectivas.

Sin embargo, lo trascendente es que sin importar su categoría o tipo, todas

están apuntando hacia los riesgos (reales o potenciales ) en beneficio de la
organización, su misión y objetivos, así como la protección del os recursos
propios o de terceros en su poder.

3.2.2.4 Información y comunicación

Los sistemas de información están diseminados en todo el ente y todos ellos

atienden a uno o más objetivos de control. De manera amplia, se considera
que existen controles generales y control de aplicación sobre los sistemas de
información.

Controles generales

 Establecen un adecuado ambiente de control (conciencia, actitud,

disciplina)
 Influyen en la naturaleza o el carácter de los procedimientos de control
sobre clases de transacciones o saldos significativos.
 Contribuyen al cumplimiento de los controles específicos.
 Políticas y procedimientos presupuestales
 Evaluación con base en control presupuestario.
 Sistema para el control de pagos a proveedores.
 Presupuesto de inversiones de capital.

Controles de aplicación

Están dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el

procesamiento, integridad y confiabilidad, mediante la autorización y
validación correspondiente. Desde luego estos controles cubren las

37
aplicaciones destinadas a las interfaces con otros sistemas de los que se
reciben o entregan información4.

3.2.2.5 Supervisión y monitoreo

La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles,

insuficientes o innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la
gerencia, su robustecimiento o implantación.

La realización de las actividades diarias permite observar si efectivamente

los objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos se están
considerando adecuadamente. Los niveles de supervisión y gerencia juegan
un papel importante al respecto, ya que ellos son quienes deben concluir si el
sistema de control es efectivo o ha dejado de serlo, tomando las acciones de
corrección o mejoramiento que el caso exige. 5

El monitoreo es la evaluación continua y periódica que hace la gerencia de

la eficacia del diseño de operación de la estructura de control interno para
determinar si está funcionando de acuerdo a lo planteado y que se modifica
cuando es necesario.

Este ocurre en el curso normal de las operaciones, e incluye actividades de

supervisión y dirección o administración permanente y otras actividades que
son tomadas para llevar a cabo las obligaciones de cada empleado y obtener
el mejor sistema de control interno.6

3.2.3 Objetivos del Sistema de Control Interno

El diseño, el desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento del

Control Interno es fundamental para el logro de los siguientes objetivos:

 Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar
(control interno contable).

4
Pág. 34. Control Interno y fraudes
5
Pág. 38
6
Pág. 40
38
  Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones
de la organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las
funciones y actividades establecidas (control interno administrativo)

 Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén

dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos (control interno
administrativos).

 Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la

gestión de la organización (control interno administrativo).

 Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la

información y los registros que respaldan la gestión de la organización
(control interno contable).

 Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar

y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que
puedan comprometer el logro de los objetivos programados (control interno
administrativo).}

 Garantizar que el Control Interno disponga de sus propios

mecanismos de verificación y evaluación, de los cuales hace parte la
auditoría interna (control interno administrativo).

 Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos

de planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con
su naturaleza, estructura, características y funciones (control interno
administrativo).

3.2.4 Características del Sistema de Control Interno

Las principales características son las siguientes:

 Está conformado por los sistemas contables, financieros, de

planeación, verificación, información y operacionales de la respectiva
organización.

 Corresponde a la máxima autoridad de la organización la

responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de

39
 Control Interno, que debe adecuarse a la naturaleza, la estructura, las
características y la misión de la organización.

 La auditoría interna, o a quien designe la máxima autoridad, es la

encargada de evaluar de forma independiente la eficiencia, efectividad,
aplicabilidad y actualidad del Sistema de Control Interno de la organización
y proponer a la máxima autoridad de la empresa las recomendaciones para
mejorarlo o actualizarlo.

 El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la

organización (como la sal en la preparación de las comidas).

 Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.

 Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas

las normas de la organización.

 La ausencia del control interno es una de las causas de las

desorientaciones en las organizaciones.
.

3.3 MARCO LEGAL

La investigación está basada en todo aquello pertinente respecto al control

interno, mencionado en las normas relativas a la ejecución del trabajo entre
otras, se pueden mencionar:

La Ley 87 de 1993 en su artículo 2º Objetivos del sistema de Control Interno.

Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la

40
administración pública, el diseño y el desarrollo del sistema de control
interno se orientará al logró de los siguientes objetivos fundamentales 7:

a. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

administración ante posibles riesgos que los afecten;

b. Garantizar la eficacia, la eficiencia y la economía en todas las

operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las
funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;

c. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén

dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
d. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional;

e. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus

registros.

f. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el
logro de sus objetivos;
g. Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación

h. Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y

mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de
acuerdo con su naturaleza y características.

Artículo 3º CARACTERISTICAS del control interno. Son características del

control interno las siguientes:

a. El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas

contables, financieros, de planeación, de información y operaciones de la
respectiva entidad:
b. Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la
responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control
interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la
organización:

c. En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es

responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los
niveles de autoridad establecidos en cada entidad;
d. La unidad de control interno o quien haga sus veces, es la encargada de
evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad y
7
La Ley 87 de 1993 en su artículo 2º
41
proponer al representante legal del respectivo organismo las
recomendaciones para mejorarlo.

e. Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma

exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes
operativos administrativos y financieros.

Por otra parte, el Decreto 2145 de 1999, por la cual se dictan normas sobre
el sistema nacional de control interno de las entidades y organismos de la
administración pública del orden nacional y territorial y se dictan otras
disposiciones.

Ley 43 de 1990 por la cual reglamenta la profesión del Contador Público, de

las normas de auditoria generalmente aceptada las cuales se relacionan con
las cualidades profesionales, con el empleo de su buen juicio en la ejecución
de sus examen y en su informe referente al mismo, de las normas que
deben observar los Contadores Públicos.

El articulo 209 de la Constitución Política enuncia que toda empresa pública

como privada debe contar con un sistema de Control Interno, este sistema
debe evaluarlo y enunciado en el informe final del Revisor Fiscal
manifestando que ha evaluado el sistema de Control Interno de determinada
sociedad

En el decreto 2649 de 1993 se reglamenta la contabilidad en general y se

expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia, es decir se ha generado el marco conceptual de la contabilidad.

Y El Código de Comercio Decreto 410 de 1971, que en los artículos del 203
al 212 anteriormente expuestos, hacen referencia al Revisor Fiscal.

3.4 METODOLOGIA PROPUESTA

Para diseñar este sistema fue necesario determinar la profundidad del

estudio, para lo cual se delimito tanto la naturaleza como el alcance del
mismo.

El tipo de investigación que oriento tal estudio se considero investigación de

campo, que según Kerlinger es el tipo de investigación “que permite indagar
in situ los efectos de la interrelación entre los diferentes tipos de variables” y

42
según plantea Sierra es aquel tipo de investigación a través de la cual se
estudian los fenómenos en su ambiente natural o sobre terreno.

La investigación y recolección de la información que permitió analizar y

evaluar la variable objeto de estudio se efectuó sobre el mismo terreno
donde suceden los hechos, como lo es el Almacén Créditos Ara.

Nivel de la investigación

Se considera como nivel de la investigación el de tipo descriptivo, puesto que

comprende una descripción en una situación o realidad es decir, describe
fenómenos de las ciencias sociales en el área de la contaduría. Además
porque contiene el registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual,
composición de los elementos que configuran el problema, en si la
descripción de un sistema de control interno

3.4.1. POBLACIÓN Y MUESTREO

Se establece como población de estudio a los empleados del Almacén

CREDITOS ARA, referida a 8 personas responsables del proceso de
compras, almacenaje, ventas, despacho y recepción de mercancía, la
muestra es igual a la población ya que estas son las unidades orgánicas que
se encuentran directamente involucradas en dichos procesos.

AREAS CARGOS
ADMINISTRACION 02
VENTAS 06

En lo que respecta a la estrategia utilizada para la obtención de la

información se tiene una combinación de investigación documental por
cuanto se analiza la información obtenida de diferentes fuentes bibliográficas
tales como libros y trabajos de grado de otras instituciones Universitarias, los
cuales recogen los resultados de los estudios hechos por diferente autores,
razón por la cual vienen a constituir datos secundarios, definición de control
interno, y en general todos aquellos temas que permitieron el Diseño del
Sistema de Control Interno.

3.4.2 INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Fuentes primarias

Son todas aquellas de las cuales se pudo obtener la información directa,

referente al funcionamiento del Almacén Créditos Ara, en lo relacionado a los
registros en cada uno de los procesos del almacén tomada de primera mano
43
desde el lugar de los hechos. Estas fuentes fueron las personas, los
acontecimientos, el ambiente natural, entre otros.

Fuente secundaria

Son todas aquellas que ofrecieron información sobre el tema por investigar,
pero que no son la fuente original de los hechos o situaciones, sino que lo
referencia. Las principales fuentes secundarias para la obtención de la
información fueron: libros, documentos, periódicos, folletos, artículos de
revistas, asesorías y la red mundial de datos Internet.

Técnica de recolección de la información

La presente investigación se realizó por medio de la observación directa del

fenómeno de estudio, igualmente se realizó una encuesta, como técnica
orientada para establecer contacto con las personas fuente de la
información que se consideraron para obtener la información y por
consiguiente se hizo la debida interpretación que arrojó los resultados para
el diseño de la herramienta de evaluación del Almacén objeto de estudio.
(Ver Anexo 1)

3.4.3 Procesamiento Y Análisis De Los Datos

3.4.3.1 Procedimiento utilizado para el levantamiento de la información

a) Solicitud de autorización a la gerencia para proceder con la

recopilación de la información necesaria para la realización del estudio.

b) Entrevista con el gerente

c) Observación de cada uno de los procedimientos aplicados a los

diferentes procesos del almacén.
d) Elaboración de encuesta para ser aplicado a el personal

e) Revisión bibliográfica de textos especializados en el Sistema de

Control Interno

3.4.3.2 Procedimiento utilizado para el análisis de los datos

44
Una vez realizada la encuesta al personal del Almacén, se procedió a realizar
un análisis de cada uno de las preguntas.

Al obtener la información del cuestionario se elaboraron las conclusiones

generales a las que se llego con la realización del estudio las cuales sirven
de fundamento para proponer el Diseño e implementación de un sistema de
control interno.

3.4.3.3 Presentación y Análisis de Resultados

Encuesta: esta se aplico a los empleados del Almacén, el cual está

conformado por 8 empleados (ver anexo)

1. 2.

Por lo anterior podemos observar qué el Almacén no cuenta con un

organigrama donde se reflejen los lineamientos de mando; de igual manera
no existe ninguna clase de manual o reglamento en donde se planteen los
lineamientos que deben de seguir tano empleados como el propietario del
ente.

3. 4.

45
5. 6.

Se observa que no se controla la documentación de entradas y salidas de

mercancía., no se ha definido cual es el personal que debería tener acceso
únicamente al área de bodega.

46
7. 8.

9.

10.

Con lo anterior podemos observarse que la labor de ventas y cobranzas, es

realizada por la misma persona y que son ellos mismos los encargados de
manejar el efectivo que es recaudado en cada una de las zonas; además no
se cuenta con un adecuado control de cobranzas.

11. 12.

13.

14.

47
 15.

El almacén se encuentra sin

delimitación de funciones y
responsabilidades, no se ha definido la
delimitación y asignación de funciones
y responsabilidades.

No existe el debido cuidado en la

preparación y elaboración de los
conteos físicos; Los inventarios físicos
deben ser planeados.
Si se observa las preguntas son muy
similares, pero cada una de ellas es
aplicada a áreas diferentes, es decir, en la primera opción vemos que el
recaudo que se realiza en la sala de ventas es registrado diariamente, a
diferencia de lo que ocurre con el dinero recaudado por cada una de los
cobradores de zona, los cuales hacen entrega del recaudo al día siguiente
sin un horario fijo para realizarlo. Lo cual conlleva a que no se pueda tener
un control estricto con los recibos de caja que son entregados a cada uno de
los cobradores, ya que estos no reposan en el almacén, sino que son
manejados por ellos mismos.

El almacén no cuenta con un área especifica que se encargue del recaudo

(área de Tesorería) la parte de efectivo es manejado por una sola persona en
este caso es la Secretaria la cual les la encargada de manejar el recaudo y la
salida de efectivo de caja. De igual manera ocurre con la salida de la
mercancía no existe una persona encargada de manejar el inventario del
almacén, esto en diferentes circunstancias recae sobre los vendedores,
secretaria y el administrador del almacén; indicando que no hay un control
eficaz en la entrega y salidas de mercancía.

Podemos observar con lo anterior las labores no se encuentran distribuidas

acordemente a las funciones del almacén, ya que en muchas ocasiones los
vendedores son los encargados de manipular todo lo concerniente a la
mercancía, de igual manera ocurre cuando no se encuentran en planta el
conductor o el administrador quienes deben de recibir la mercancía es la
persona de planta y la secretaria.

En lo referente al registro del inventario no hay una fecha estipulado para la

realización de este, como lo serian cada trimestre, semestre o anual; pero
en los periodos en que se realiza no se concretan algunas entradas y salidas
48
de mercancía, esto puede ocurrir debido a que en el momento de realizarlo
se encuentra mercancía sin facturar, se ha realizado entregas sin hecha la
respectiva salida, o se encuentran haciendo publicidad en los municipios.

Esto refleja la falta de control que se ejerce al personal de ventas y cobranza

del almacén, parte fundamental del mismo, a las zonas no se les efectúan
inspecciones para verificar si los cobros y las entregas que se realizan
coinciden con lo reportado en el sistema; aparte de que se debería escoger
al azar un grupo de clientes para verificar si las información suministrada en
la tarjeta de solicitud de crédito es real y si las personas que aparecen en
estas fueron las que adquirieron los productos.

CAPITULO IV

IDENTIFICACION DE PUNTOS CRÍTICOS EN EL DESARROLLO DE

LAS ACTIVIDADES DIARIAS DEL ALMACEN.

Generalmente, la información que llega a la gerencia de la unidad de

análisis es distinta a la información real de lo sucedido en un evento no
deseado que produce perdidas, esto perjudica la toma de una oportuna y
efectiva decisión, para el control efectivo de los riesgos que producen o
pueden producir lesiones a los trabajadores, daños a los materiales,
equipos, información y medio ambiente.

Por este motivo es necesario estar al tanto de cada una de las actividades,
en este caso el área de bodega (almacén o inventarios), compras, ventas y
cobranza (los vendedores realizan el trabajo de cobrar), y el área de
información financiera (contabilidad), con el objeto de conocer los posibles
riesgos, y la medidas a establecer para reducir estos riesgos.

A continuación se presentan cuadros analíticos de los aspectos de control

relativos al almacén créditos Ara:

49
 Área de Bodega (Inventario o Almacén)

FASE RIESGO MEDIDAS PREVENTIVA MEDIDAS CORRECTIVAS

Crear una cultura de Asignar a otra persona para
Conteo físico de cada una de Conteos realizados responsabilidad en cada realizar un segundo conteo
los artículos para solicitar un irresponsablemente uno de los empleados para físico y comparar contra el
nuevo despacho de mercancía que realicen su trabajo sistema existente.
correctamente.
Descargo y revisión contra Explicar al departamento de Supervisión del descargo y
las facturas de la Manejo inadecuado bodega, la forma correcta revisión de cada uno de los
mercancía recibida de cada producto y de descargar el producto, el productos.
recepción de procedimiento de revisión
producto no de la mercancía y las
solicitado por características del producto
confusión del solicitado.
proveedor
Ingreso al sistema de Crear una referencia no Supervisión y revisión de que
inventarios de cada uno de los Error de tecleo, confusa para cada el ingreso del producto al
productos recibidos confusión de producto, y concentración sistema sea conforme al
referencias y de para el ingreso de la producto y la cantidad
números al ingresar información al sistema. establecida y solicitada por el
la información al departamento de compras.
sistema
Almacenamiento del producto Deterioro del Establecer normas de Revisión y rectificación de las
producto almacenamiento; Instruir al condiciones de
personal la forma de almacenamiento
almacenar el producto
Despacho de Mercancías para Despacho de Capacitar al trabajador para Supervisión y revisión del
la venta productos de más o poder identificar cada uno producto solicitado contra la
de menos, Despacho de los productos, uso y orden de compra.
de productos referencias.
similares o de
referencias similares
empacado y envío de Establecer condiciones y Supervisión y Revisión del
productos a los clientes Deterioro del capacitar al trabajador en la producto empacado y de la
locales y rurales producto por forma correcta de dirección del destinatario
empacado empacado y conocimiento
inadecuado, o de las direcciones de cada
destinatarios uno de los clientes de las
equivocados zona rural
Mayores Crear una bodega especial Supervisar y realizar conteos
Almacenamiento y resguardo probabilidades para productos delicados y periódicos de la bodega
de productos delicados y de Robo. de precios altos, custodiado especial
productos pequeños de por una persona de
precios altos confianza
Seguridad y Medio Ambiente Incendio, robo, Proteger el almacén con Supervisar que los

50
 lesiones o daños a alarmas, extinguidores, extinguidores no estén
los trabajadores guardián. Capacitar al arruinados y que estén
personal en el uso de localizados en lugares
los extinguidores. Pólizas adecuados Revisar e
de Inspeccionar cada uno de las
seguros contra incendios alarmas. Contratos de
y/o robos seguros adecuados
CUADRO 1

Área de Ventas y Cobranzas

FASE RIESGO MEDIDAS PREVENTIVA MEDIDAS CORRECTIVAS

cliente con mala análisis de clientes Supervisión de las solicitudes
Solicitud de
moral crediticia y mediante un comité de sobre la moral crediticia y
crédito
social créditos social de los clientes
Crear una referencia no
Recepción de confusa, y asignar
pedido de los Error de códigos por precios especiales por Revisión y corrección de
clientes y tecleo, asignación de lotes de productos, de tal parte del encargado de
elaboración de precios no forma que cuando bodega de cada uno de la
solicitudes de autorizadas compre una cantidad solicitudes de pedidos
pedido mayor se le asigne un
precio especial
inconsistencia en la Definir Políticas de
asignación de días Crédito,
Políticas de Supervisión y actualización
de crédito a cada elaboración de manuales
Crédito de las políticas de créditos
uno de los de
clientes crédito
Reuniones quincenales
Antigüedad de para Supervisión y análisis de la
saldos para Cuentas incobrables analizar y revisar saldos antigüedad de saldos de los
cobros a clientes de los clientes, para clientes
proceder a su cobro
Desarrollar programas
eficaces de capacitación
Supervisar el nivel de venta
de venta, uso y
Fuerza de de la fuerza de ventas y
Pérdida de posibles características del
ventas y cuestionar a los cliente sobre
ventas, robo producto y servicio al
cobranza el servicio que presta el
cliente, para asesores de
asesor de ventas
ventas nuevos y
experimentados
Análisis de reportes del
volumen de ventas Supervisión de que la metas
no existencia de
diarios, semanal, establecidas en el área de
comparación exacta
Control de mensual y anual por ventas se realicen con
de ventas mensuales
ventas vendedor, por región y respecto a los meses
provocando pérdidas
producto con respecto a anteriores o a lo
de ventas
lo presupuestado o las presupuestado
ventas anteriores

51
 CUADRO 2

Área de Información Financiera

FASE RIESGO MEDIDAS PREVENTIVA MEDIDAS CORRECTIVAS

Reportes Actualizar y realizar
Integración de Revisar las integraciones
erróneos, gastos mensualmente las
cuentas y mensuales especialmente
no registrados, Integraciones de cuentas
conciliaciones las cuentas por liquidar o
ingresos no contables y
bancarias cuentas puente.
registrados conciliaciones bancarias
Realizar los
Revisar la agenda, la
cálculos, pagos Agendar los pagos de
Sanciones, forma de cálculo,
mensuales y Impuestos por persona
Intereses formularios y pago de
bimestrales de encargada
impuestos
Impuestos
Cada documentación
Revisar las firmas de los
Errores, debe estar firmada por el
Documentación responsables y la
irregularidades, responsable y aprobada
contable aprobación de la
fraudes por la persona que le
documentación contable
corresponda
Contabilización de las
transacciones del
Reporte de Desconocimiento
almacén en el periodo Revisión de los Estados
Estados de la situación
que se realice y entrega Financieros mensualmente
Financieros real del Almacén
de estados financieros
mensuales a la gerencia.
Implementación de un
Manual Contable para
Errores, Revisiones periódicas de
Registros poder registrar cada una
irregularidades, las operaciones contables
contables de las operaciones, y
fraude de la empresa
revisión y aprobación de
las pólizas contables

CUADRO 3

52
 Área de compras (Inventario o Almacén)

MEDIDAS
FASE RIESGO PREVENTIVA MEDIDAS CORRECTIVAS
Que el reporte Conteo físico de las
Revisión de generado por el existencias de tal Supervisión y seguimiento
Reporte de sistema no esté forma que esté de del conteo físico para
máximos y de acuerdo con acuerdo al reporte determinar los máximos y
mínimos la existencia generado por el mínimos reales
física sistema
Cotización con Compra de
cada uno de mercancía con
Comparación con
los posibles mayor precio al Revisar y aprobar cada
compras anteriores y
proveedores no existir una de las órdenes de
cotizar por lo menos
de la comparación con pedido
con tres proveedores
mercancía a otros
solicitar proveedores
Compra de
Aprobación de Pedido
productos de
y emisión de orden de
Aprobación de precios altos, de Revisión y aprobación de
compra por persona
Pedido difícil venta, pedido y orden de compra
de mayor jerarquía
cantidad no
dentro de la empresa
apropiada.
Recepción de Producto y Conteo físico y
la mercadería cantidad no verificación de la Supervisión y seguimiento
y comparación solicitada, mercadería solicitada, de la recepción de la
con orden de mercadería contra orden de mercadería solicitada
compra defectuosa compra
Aumento de los
Elaborar lista por cada
Reclamaciones costos de Supervisión y aprobación
producto dañada y
por artículos almacenaje, de la
preparar
dañados o espacio ocioso, reclamaciones de
oportunamente las
faltantes producto productos dañados
reclamaciones
defectuoso
Aprobación y firma de
por lo menos dos Supervisión y revisión de
Pago a Fraude, Robo,
personas de mayor los cheques emitidos para
proveedores Irregularidades
jerarquía dentro de la pago de proveedores
empresa
53
 CUADRO 4

CAPITULO V

FUNDAMENTOS TEÓRICOS ALREDEDOR DEL CONTROL INTERNO EN

LO RELACIONADO CON EL INFORME COSO

El planear es el proceso formal de crear normas, procedimientos, metas,

estrategias, descripción de puestos y otros métodos que ayudan a evitar y
corregir desviaciones en los comportamientos y los resultados deseados en
una empresa; los controles son medidas que permiten verificar que las
decisiones y los resultados sean acordes a los planes establecidos. El
Control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por la gerencia
y sus colaboradores, mediante la aplicación de técnicas de dirección,
verificación, evaluación de regulaciones administrativas, manuales de
organización, de normas y procedimientos, contables, de sistemas de
información y de programas de selección, inducción y capacitación de
personal.

Actualmente en el Almacén Créditos Ara, no está definido un modelo o

procedimiento especifico de cómo debe ser un sistema de control interno; sin
embargo, existen lineamentos mínimos (cartas, memos, reglas) que
contribuyen al cumplimiento de sus objetivos. El objetivo general del plan de
tesis es el diseño de un sistema de control interno que garantice la eficiencia
y economía de las operaciones del Almacén facilitando la correcta ejecución
de las funciones y asegurando la oportunidad, claridad, utilidad y
confiabilidad de la información. Estos objetivos se van a lograr a través del
diseño y aplicación de los Manuales Administrativos y contables, que
servirán de control preventivo. La aplicación de estos manuales es la pieza
básica y punto de partida, para implementar el funcionamiento del sistema
de control interno del ente, para que la gerencia verifique la correcta
actuación y efectividad de la operatoria de la empresa y de esta forma se
contribuye a lograr los objetivos del control interno.

El informe COSO dará las pautas y será la guía para el desarrollo del diseño
del Control Interno en el Almacén Créditos Ara. ya que su contenido plasma y
trata de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco
conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y
54
conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, al
nivel de las organizaciones públicas o privadas, de la auditoría interna o
externa, o de los niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco
conceptual común, una visión integradora que satisfaga las demandas
generalizadas de todos los sectores involucrados.

5.1 Diseño del Sistema de Control Interno

Teniendo en cuenta que el Sistema de Control Interno no es un objetivo en si

mismo, un criterio fundamental, al momento de idear o establecer tales
sistemas, es considerar constantemente la relación costo-beneficio.

En particular, el costo del Sistema de Control Interno se debe diferenciar con

el beneficio general, los riesgos que reduce al mínimo y el impacto que tiene
en el cumplimiento de la metas de la organización. El reto es encontrar el
justo equilibrio en el diseño del Sistema de Control Interno; un excesivo
control puede ser costoso y contraproducente. Además, las regulaciones
innecesarias limitan la iniciativa y el grado de creatividad de los empleados.
Es el gerente de la organización, con ayuda de sus colaboradores, quien
está llamado a definir y poner en marcha dentro de los parámetros de orden
legal y sistemático, el Sistema de Control Interno que mejor se ajuste a la
misión, las necesidades y la naturaleza de la organización.

El diseño debe comprender, entre otros, los siguientes aspectos:

5.2 Organización de la Función de Control Interno

Aún cuando en teoría no es necesaria la existencia de una oficina

especializada en el área de control interno, en la práctica, resulta
conveniente crearla con el fin de que lidere el proceso de diseño e
implantación del sistema y, posteriormente, ayude a la administración de la
organización a cumplir su obligación.

Esto es, porque la operación de un Sistema de Control Interno cuya práctica

sea intrínseca al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes
en la entidad, supone un cambio cultural muy profundo y difícil de lograr a
corto plazo, especialmente si no cuenta con alguien que lidere el proceso y
produzca resultados rápidamente y, consecuentemente, induzca y acelere el
cambio de actitud entre los miembros de la empresa u organización.
Debemos comprender que la creación de una oficina que tenga como
atribución especial el control interno significa erogación de recursos, por tal

55
razón, en una empresa individual, sería oneroso establecerlo para la relación
costo-beneficio.
5.3 Plan de Desarrollo de la Función de Control Interno

El diseño es todo un proceso; no es una acción puntual. Por esta razón es

importante que su desarrollo obedezca a un plan, en el cual se tengan en
cuenta las características propias de la organización y un grado de avance
relativo.

5.4 Análisis de los Riesgos de Control Interno

Es responsabilidad de la entidad encargada del diseño del sistema de control

interno, realizar el análisis respectivo de cada una de las actuaciones o
procedimientos de la entidad con el fin de identificar las partes débiles.

En el capítulo anterior, se realizó una descripción de los diferentes riesgos a

la entidad bajo estudio en caso de no contar con un sistema de control
interno adecuado y se establecieron las medidas preventivas para mitigar el
efecto de los riesgos. Los riesgos son inherentes al proceso, los cuales
nunca va a desaparecer, pero podemos tomar las medidas preventivas y
correctivas del caso.

El análisis de los riesgos se realizó de acuerdo a los procesos empíricos de

la empresa objeto de estudio, se evaluó cada una de las fases de los
procedimientos (compras, ventas e inventarios), se establecieron los riesgos
probables, y se sugirió medidas preventivas y correctivas, si en algún caso,
las medidas preventivas fallaran.

5.5 Plan de Trabajo para la Documentación y Formalización de Procesos

y Procedimientos

Cualquiera que sea el diseño adoptado, éste tiene como prerrequisito la

existencia de procesos y procedimientos formalizados.

No todos los procesos y procedimientos deben estar formalizados y

documentados antes de montar el sistema. Éste es un proceso que al
principio puede resultar lento, pero que se irá agilizando a medida que las
distintas áreas de la organización comprendan su importancia y comiencen a
percibir los beneficios.

Por esta razón, lo prioritario es iniciar la actividad con los procesos y

procedimientos que se consideren críticos para la entidad, es decir, aquellos

56
que puedan afectar de manera significativa la marcha de la organización y
sus resultados.

El levantamiento de información de estos procesos y procedimientos debe

ser una responsabilidad de las distintas áreas que integran la empresa, bajo
la premisa de que ellas son las que poseen la información y las que, una vez
esté operando el sistema, van a recibir los mayores beneficios.

5.6 Uso de Manuales como Herramienta de Control Interno

Los manuales son piezas fundamentales dentro del Sistema de Control

Interno.
Su elaboración debe ser una de las actividades primordiales de la oficina de
control interno y debe estar claramente contemplado dentro del plan de
desarrollo de la función de control interno. Con el fin de actualizar los
manuales, es recomendable adoptar el sistema de hojas intercambiables.
Las actualizaciones se deben producir cada vez que la oficina de control
interno, de común acuerdo con los empleados responsables, llegue a la
conclusión de que el proceso o procedimiento, o que el mecanismo o
instrumento de control utilizado se deben modificar.

Los manuales constituyen el elemento primordial del proceso de capacitación

de los empleados responsables.

5.7 Funciones y Medidas del Control Interno en el Almacén de

electrodomésticos Créditos Ara.

 Área de compras

Se dedica a la adquisición de la mercancía para su distribución y venta.

Las transacciones derivadas de este proceso se registran en diversas

cuentas de activo y gastos. De la diferencia en tiempo que existe en la
recepción del bien o mercancía y el pago, surgen diversas cuentas de
pasivo, asociado a esta transacción.

a.) Funciones Típicas

Cotización
Selección de mejor proveedor.
Adquisición de la mercancía

57
Recepción de mercancías
Verificación y aprobación de pagos.
Registro de las cuentas por pagar.
Control de las cuentas por pagar.
Actualización de los registros de inventarios
Registro de IVA

b.) Formas y Documentos Utilizados:

Órdenes de compra.
Entrada de Mercancías.
Facturas de proveedores.

c.) Objetivos de control interno

Que las transacciones de compra se ejecuten adecuadamente (eficiencia

operativa). Mediante el cumplimiento de los siguientes aspectos

1. Solicitud de compra preparadas manual o electrónicamente.

2. Cada solicitud debe ser firmada por la persona encargada.
3. El departamento de compras o el encargado de compras tienen la
autoridad de colocar o expedir órdenes de compra para la mercancía
4. Buscar al mejor proveedor en relación de los artículos de mayor
comercialización es necesario pedir cotizaciones.
5. La autorización de pagos para la mercancía se origina en el
departamento de pagos o encargado de pagos, y culmina con el
cheque firmado por personas autorizadas.

d.) Procedimiento de documentación

La documentación se considera necesaria, los documentos claves serán las

órdenes de compra, estas serán formuladas por el departamento de compras
y deben tener una descripción precisa de los artículos y servicios deseados,
cantidades, precios, nombre y domicilio del proveedor, prenumeradas si fuera
el caso, firmadas y autorizadas.

1. Las transacciones deben estar apropiadamente registradas.

2. Contabilizar en el diario las transacciones de compras y desembolsos
y registrar en el mayor es responsabilidad de contabilidad general.
3. El departamento de contabilidad deberá asegurarse de la correcta
clasificación de cuentas.
4. Los procedimientos contables también incluyen el afectar los registros
de inventarios por razón de las compras.

58
  Área de ventas y cobranza

En esta sección vamos a incluir la toma de pedidos de los clientes,

distribución, mantener, cobrar las cuentas y recibir efectivo de los clientes.

a) Funciones Típicas

1. Toma de pedidos
2. Evaluación y aprobación de créditos.
3. Despacho del pedido
4. Facturación.
5. Recepción de dinero de ventas en sala de ventas.
6. Verificar el total de entradas en efectivo.
7. Depósito de efectivo recibido en el banco.
8. Determinación de cuentas incobrables.
9. Gestión de cobro clientes y seguimiento de cuentas morosas.
10. Contabilizar la factura
11. Contabilizar comisiones
12. Errores de facturación.
13. Cualquier otra reducción en el saldo de clientes.
14. Determinación del costo de ventas.
15. Actualización de integraciones Caja, Clientes, Comisiones.
16. Cancelaciones y recuperaciones de cuentas canceladas.
17. Registro de IVA.
18. Descuento por pronto pago.

b) Formas y Documentos Utilizados

Solicitudes de pedido.
Órdenes de salida.
Aprobación.
Facturas de ventas.
Recibos.
Reporte de comisiones.
Reporte de saldos de antigüedad de los clientes para cobro.
Reporte de Comisiones.
Reportes de ruta para visitas de vendedores.
Reporte de ingresos diarios.

c) Objetivos del Control Interno

Las transacciones deben de estar debidamente ejecutadas (eficiencia

operativa)

59
 1. Aceptación de órdenes de clientes de acuerdo con autorización.
2. Aprobación de ventas al crédito de acuerdo a límites y políticas
establecidas.
3. Facturar a precios y términos autorizados por persona encargada.
4. El dinero recibido tiene que ser manejado por persona autorizada.
5. El efectivo recibido deberá depositarse intacto e integro a más tardar
el día siguiente hábil de su ingreso.
6. Los ingresos deben registrarse en contabilidad en forma correcta.
7. Emitir recibo por cada pago realizado por los clientes.

d.) Procedimiento de Documentación

Seguridad de que la facturación se produzca al momento en que se recibe el

efectivo si la venta es al contado, y que se remitan las copias de facturas a
donde correspondan.
1. El efectivo por facturación recibida en la sala de ventas o el efectivo
cobrado a los clientes se debe depositar diariamente. Posteriormente,
se harán resúmenes diarios de ingresos, recibos y facturas emitidas
respaldados con su respectivo depósito del banco.

2. Cada pago del cliente tiene que estar respaldado por su recibo de
caja.
3. Informe de saldos por antigüedad de los clientes.
4. Informe de Comisiones de los vendedores.
5. Estados de cuenta para cobro a los clientes por ventas al crédito.
6. Estados de cuenta de los bancos para revisión de depósitos de los
clientes por ventas al crédito ubicados en el interior de la republica.

 Área de inventarios (bodega)

Esta sección es estrechamente ligada a compras y ventas. Del nivel de

inventario dependerá el abastecimiento del mercado y la cantidad de compra
que tiene que requerirse para ajustarse a la necesidad de los clientes

a) Funciones Típicas:

1. Inventarios físicos.
2. Despacho de mercancía
3. Empaque y envió de mercancía
4. Seguridad de la bodega o almacén.
5. Ingreso de mercancía al sistema
6. Protección de los productos del inventario
7. Registro de los inventarios.

60
b) Formatos y Documentos Vitales

1. Facturas.
2. Entrada de mercancía (copia rosada)
3. Reportes de conteos físicos de inventario
4. Reportes de ruta de ventas.
5. Facturas de proveedores.

c) Objetivos del Control Interno

1. Despachos de pedidos en forma eficiente.

2. Los despachos de productos deben realizarse de acuerdo a criterios
establecidos por la gerencia y antes, durante y después de que se
ejecute este proceso, es necesario de que el encargado del almacén
determine:
 Que la cantidad de producto despachada esté de acuerdo a la
proforma de pedido.
 Que la cantidad solicitada exista físicamente en el almacén.
 Que las referencias de los productos estén correctos.
 Que el producto despachado sea el solicitado.
 Inventario Físico y revisión de productos Importados debe realizarse
de acuerdo a procedimientos y supervisión establecidos por la
administración.

CAPÍTULO VI
61
 CASO PRÁCTICO DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Concepto

Un manual es un documento que contiene, en forma sistemática y ordenada,

información y/o instrucciones sobre organización, historia, política,
procedimientos contables y administrativos, que se consideran necesarios
para la mejor ejecución de las tareas de una empresa u organización.

Objetivos

Para comprobar si la organización, cumple o alcanza los objetivos que

persigue debe contar con manuales administrativos y contables, que sirvan
de medio de control para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la
organización tienda al logro de sus objetivos.

Los manuales, tienen como propósito ser un instrumento de la administración

en la que el personal determinado, incorpora eficiencia en la ejecución del
trabajo, para alcanzar los objetivos de la empresa. Cuando se habla de
eficiencia debe entenderse que se dice: en el menor tiempo, con el menor
esfuerzo y al menor costo. En realidad es un libro guía una fuente de datos
que se cree son esenciales para la mejor realización de la tareas.

Pasos para la Elaboración de un Manual

Como la elaboración de un manual es una tarea que requiere la ayuda de

personal especializado principalmente en el área contable, lo cual
naturalmente consume tiempo y recursos financieros, es necesario que antes
de emprenderse, se re una lista bastante clara de los pasos que tenemos
que seguir; a continuación los punteamos

Planeación

62
 “Comprende decidir qué tareas hay que realizar, determinar la manera de
efectuarlas, asignar los recursos que permitan llevarlas a cabo y, luego,
supervisar la evolución para asegurarse de que se hagan”.

Antes de iniciar la actividad de elaboración de manuales, debemos hacer un

inventario de los recursos técnicos, humanos y financieros de las actividades
que han de realizarse con el tiempo estimado que nos llevaremos en cada
una de ellas, así como, definir las actividades susceptibles de realizarse
simultáneamente y las secuencias de las actividades relacionadas.

Contenido de los manuales

Presentación

La portada del manual debe contener el nombre de la entidad, el tipo de

manual y la fecha. El manual de normas y procedimientos al igual que el
manual contable puede presentarse en forma de libro debidamente
empastadas, también podrán presentarse en cartapacios, por medio de hojas
móviles.

Definición y Propósito

El que contenga una definición y un propósito nos permitirá determinar el tipo

de manual y el uso que le daremos a esta herramienta.

Objetivos

Aquí se explica las metas que pretendemos cumplir con los procedimientos
que describimos. Es necesario tener en forma clara y concisa cada uno de
los objetivos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de

trabajo evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas
o errores; facilitar las labores de auditoría; facilitar, la evaluación del control
interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si
el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar
la eficiencia general.

Campo de Aplicación

63
Debe encaminarse a una explicación breve sobre los departamentos que
abarca el manual, también incluye normas de aplicación general y normas de
aplicación específicas para cada uno de los procesos.

Símbolos

Es un conjunto dibujos, conformados por óvalos, círculos, rectángulos,

cuadros, líneas, que representan una operación específica y todas en su
conjunto representan el movimiento de un proceso.

Procedimientos y Flujogramas

Los procedimientos se presentan por escrito, en forma narrativa y secuencial,

de cada una de las operaciones que se realizan, explicando en qué
consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y señalando los responsables de
llevarlas a cabo.

“Flujograma de procedimiento: Es la descripción detallada de todas los pasos

que se realizan en un proceso, utilizando símbolos convencionales que se
estandarizan y permiten registrar objetiva y secuencialmente los
procedimientos de las distintas áreas de responsabilidad y la aplicación del
control”.

Diferentes Tipos de Manuales

Atendiendo al contenido del manual, éstos se pueden clasificar en la forma

siguiente

Manuales Administrativos

Manual de historia de la empresa

En algunas empresas se considera importante informar a los empleados

acerca de la historia de la empresa, fundación, crecimiento, logros,
administración actual y posición. Con ello el empleado, tiene la oportunidad
de involucrarse en las actividades de la empresa, adaptándose dentro del
esquema organizacional. La información histórica, generalmente, se incluye
como parte de informativa en un manual de políticas, de organización, o en
un manual de personal.

El manual de historia de la empresa puede, no sólo estar destinado al

personal, sino servir como manual de relaciones públicas, proyectando su

64
imagen a personas ajenas, pero que tienen contacto con ella, como
proveedores, clientes, banqueros, gobierno, prensa, o el público en general.

Manual de organización

Los manuales de organización exponen, con detalle, la estructura de la

empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos. Explican
la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y
actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen gráficas,
de organización, descripciones de trabajo, definición de límites de autoridad.
Existen manuales de organización departamental, que se ocupan de un
departamento en particular o de una función específica, y manuales
generales de organización que abarcan toda una empresa.

Manual Procedimientos

También llamados manuales de operación, de prácticas estándar, de

introducción sobre el trabajo, de rutinas de trabajo, de trámites y métodos de
trabajo.

El manual de procedimiento describe claramente las etapas o pasos que

deben cumplirse para ejecutar una función, cuáles son los soportes
documentales y qué autorización requieren. El registrar por escrito los
procedimientos de operación es importante, pero requiere que se pongan a
disposición del personal de forma inteligible. Un manual de operaciones sirve
para que la administración aumente su certeza de que los empleados utilizan
los métodos y procedimientos prescritos al llevar a cabo sus tareas. El
manual ofrece además, al personal, una guía de trabajo, la que resulta
particularmente valiosa para orientar a los nuevas empleados y tiene por
objeto minimizar el desperdicio de tiempo y esfuerzo en las actividades de la
empresa.

Los manuales de procedimientos pueden clasificarse en manuales de

procedimientos de oficina y de fábrica, según sea el lugar donde se utilicen.

También pueden referirse a:

1. Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: cómo operar una máquina

de contabilidad.
2. Prácticas departamentales, en que se indican los procedimientos de
operación de todo un departamento.
3. Prácticas generales en un área determinada de actividad, como
manuales de procedimiento comercial, de producción, financieros.

65
Manual de políticas

En este, se escriben los lineamientos de la conducción de una negociación y

los medios para el logro de los objetivos. Se aconseja que estas actitudes
deban ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la línea de
organización, si se desea que las operaciones se desarrollen de forma
eficiente.

Las políticas son órdenes o lineamientos generales que se originan desde la

cúspide de la organización; es decir que pueden provenir de órganos
directivos, como grandes líneas políticas a seguir para toda la empresa, y de
un carácter particular o fundamental para alcanzar los fines que la
organización se ha fijado.

Los manuales de políticas ahorran tiempo y esfuerzo, al no realizar

demasiadas consultas al nivel jerárquico superior al momento de registrar o
realizar operaciones. Puede haber manuales de políticas comerciales, de
producción, de finanzas, de créditos, de ventas, de personal, etc.

Manual Contable

Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información

e instrucciones para:

1. El uso adecuado de la nomenclatura contable de una empresa.

2. Para aplicar criterios consistentes en el uso de las cuentas.
3. Para ayudar a obtener informes y estados financieros que presenten
información confiable y de acuerdo a las necesidades de la empresa u
organización.

En el manual contable, se incluye información o instrucciones sobre el uso de

las cuentas, políticas contables, con el fin de obtener información financiera
confiable y oportuna. Detalla la forma de registrar las operaciones contables;
puede también, detallar la forma de operación de los libros o registros de las
empresas y la forma de presentación de los estados financieros.

ALMACEN DE ELECTRODOMESTICOS CREDITOS ARA

Planeación de Actividades
Elaboración de Manuales

66
 MAYO JUNIO
1 2 3 4 1 2 3 4
ACTIVIDADES SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA

Visita Preliminar
Entrevista Gerente General,
Operaciones y Cada Depto.
Recolección de Datos, Inspección
y Observación
Análisis de Alternativas de
Procesos, Normas y Formas
Elaboración de Estructura
Organizacional
Diseño de Manual de
Organización
Revisión y Correcciones
Diseño de Manual de Normas y
Procedimientos
Revisión y Correcciones
Diseño de Manual Contable
Revisión y Correcciones

67
 RECOMENDACIONES

Al diseñar un sistema de control interno se recomienda realizar un análisis de

los procesos y funciones de cada una de las áreas o departamentos
integrantes de la organización con el fin de identificar las debilidades
inherentes, conocer los riesgos y, derivado de ello, definir las medidas a
utilizar para reducirlos.

Se sugiere que los manuales administrativo y contable que forman parte del
presente trabajo de tesis, se den a conocer a la unidad objeto de análisis
para su aplicación en el desarrollo de sus operaciones habituales.

Se propone que se evalué periódicamente los manuales administrativo y

contable, para establecer la correcta ejecución de las operaciones con el fin
de preservar la eficacia, eficiencia y economía de la organización; y de ser el
caso, realice las actualizaciones necesarias que deberán ser aprobadas por
la autoridad de ésta. Las actualizaciones se deberán producir cada vez que
los encargados del control interno, de común acuerdo con los empleados
responsables de cada área, lleguen a la conclusión de que un proceso
determinado se debe modificar.

Para que un sistema de control interno funcione con eficiencia se recomienda

contar con programas de entrenamiento, motivación, participación y
remuneración apropiada del recurso humano; creando en ella una cultura
empresaria encaminada a evitar operaciones fraudulentas.
 CONCLUSIONES

El control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada

organización, debe consistir en un sistema que permita tener una confianza
moderada de que sus acciones administrativas se ajustan a los objetivos y
normas (legales y estatutarias) aplicables a la organización y un excesivo
control puede ser costoso y contraproducente. Además, debe tenerse
cuidado al diseñarlo, porque las regulaciones innecesarias limitan la iniciativa
y el grado de creatividad de los empleados.

Antes de iniciar la elaboración de un manual se necesita planear el tiempo

para investigar las características particulares de la entidad, el tipo de
organización, el sistema de control que posee, la entrevista con los
encargados de cada tarea, la inspección de documentos (memos, libros) que
revelen lo que se hace en la empresa, el tiempo para observar en el lugar de
los hechos la realización de los procesos, análisis de alternativas y la
elaboración propia del manual.

La elaboración y aplicación de los manuales administrativo y contable, son

piezas fundamentales para proteger los recursos de la empresa, garantizar la
eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la organización
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las operaciones y punto de
partida, para conocer la eficiencia del sistema de control interno y poder
evaluarlo.

Los manuales que se elaboran están orientados a las políticas

administrativas, los métodos y procedimientos que están relacionados, en
primer lugar, con el debido acatamiento de las disposiciones legales,
reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de dirección y
administración y, en segundo lugar, con la eficiencia de las operaciones.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFIAS
1. PACHECO, Juan Carlos. Indicadores Integrales de Gestión. Bogotá:
Mc Graw Hill.

2. GAITÁN, Rodrigo. CONTROL INTERNO Y FRAUDES. Eco Ediciones,

Bogotá 2002.

3. ESTUPIÑAN G Rodrigo. CONTROL INTERNO Y FRAUDES por

Ciclos Transaccionales, 2ª. ed. Eco. Ediciones, Bogotá, 2006

Legislación Consultada
Ley 43 de 1990
Decreto 2145 de 1999,
La Ley 87 de 1993
Constitución Política
2649 de 1993
Código de Comercio Decreto 410 marzo 27 de 1971

Páginas Web
www.gerencie.com/el-informe-coso.html
www.gestiopolis.com
www.actualicese.com
www.monografiass.com/secciones/contabilidad
www.degerencia.com/articulo/el_control_interno_dentro_de_la_organizacion