La importancia de las comunicaciones oficiales.

Libey Tatiana Lombana Caciedo.

11°1
Grado:

Jairo Mena moreno

Docente:

Institución educativa Doce de Octubre

Asistencia Administrativa
Medellín, Antioquia
2019
 1. ¿Qué importancia tiene la comunicación asertiva en la empresa y que
canales utiliza esta, para ser comunicada a cada uno de sus públicos?
La comunicación asertiva es una estrategia muy importante para las
organizaciones, ya que de ella depende el buen desarrollo y satisfacción con la
organización. De su buen uso se desprenden elementos como la cultura y el clima
laboral, como así también el efectivo alcance de los objetivos organizacionales. El
buen ambiente se define, en parte, por la motivación que tiene un trabajador en la
empresa y por el desempeño que tiene en su rutina diaria. Cuanto más feliz es un
empleado mayor es su rendimiento laboral.
Canales utilizados para comunicarse con el público:
Contacto visual: Se demuestra interés y sinceridad en la mirada. El emisor mira a
los ojos de la persona a la cual quieres trasmitir el mensaje, pero sin causar
intimidación.
Postura corporal: El lenguaje corporal congruente mejora el significado del
mensaje. La comunicación no verbal del emisor (gestos, posiciones de manos,
postura corporal) es coherente con el mensaje que quiere transmitir.
Gestos: Los gestos apropiados ayudan a añadir énfasis, o a enfatizar actitudes.
Una buena Comunicación Asertiva se caracteriza porque sus interlocutores
manejan muy bien los gestos para guiar la conversación. Una moderada sonrisa y
mantener las manos abiertas (para expresar receptividad) también son
recomendables.
Oportunidad: El emisor utiliza su juicio para maximizar la receptividad y el impacto
del mensaje. Siempre evalúa la comunicación no verbal del receptor para identificar
puntos de interés, aspectos que le incomodan en el discurso o incluso su propensión
a seguir escuchando más sobre el mensaje.
Contenido: Cómo, dónde y cuándo eliges comentar es probablemente más
importante de lo que dices. Mantente atento al estado emocional de la otra persona,
si ha tenido un mal día, si lo abordas en medio de una jornada ardua de trabajo, o
saliendo del trabajo es probable que recibas una respuesta negativa.

2. ¿Qué se entiende por comunicación organizacional y cuál es su importancia?

La comunicación organizacional es el conjunto de acciones, procedimientos y tareas
que se llevan a cabo para transmitir o recibir información a través de diversos
medios, métodos y técnicas de comunicación interna y externa con la finalidad de
alcanzar los objetivos de la empresa u organización.
Una buena comunicación interna en el trabajo es vital, ya que así los empleados se
encuentran informados, escuchados y valorados al poder brindar sus opiniones y
sugerencias. Es así como se logra una mayor lealtad de los trabajadores hacia la
empresa, convirtiéndose así en una acción clave para retener a los mejores talentos
de cada organización y optimizar la productividad.
Es muy importante que los empleados estén enfocados en los objetivos
organizacionales y para ello la comunicación interna se convierte en una de las
herramientas principales con las que cuenta la empresa para lograr tener un equipo
de trabajo informado, motivado y alineado.

3. ¿Cuáles son los tipos de comunicación que existen al interior de la empresa

y cuál es la importancia de cada uno?
Comunicación interna: es la clave para un buen funcionamiento de la empresa y
la correcta gestión de los recursos humanos. Existen elementos de comunicación
que favorezcan una comunicación interna más efectiva, como los tablones de
anuncios, emails, intranet, revista corporativa, manuales de empleado, en definitiva,
muchos de los mencionados en el apartado anterior.
Comunicación externa: es un elemento importante para promocionar, dar a
conocer, ofrecer una buena imagen y resolver cualquier tipo de incidencia en la
empresa. Se trata de ofrecer una imagen transparente que ofrezca confianza a los
clientes y potenciales clientes.
Comunicación externa estratégica: este tipo de comunicación se centra en
conseguir información sobre aspectos estratégicos que conducen a una mejora de
la posición de dicha empresa con respecto a su competencia.
Comunicación externa operativa: se trata de la actividad comunicativa que se
refiere al desarrollo al quehacer diario de la empresa.
Comunicación externa de notoriedad: este tipo de comunicación es lo que
solemos imaginar cuando nos hablan de comunicación externa. Es la información
que la empresa emite para darse a conocer como marca, así como también para
publicitar sus productos y servicios.
Comunicación formal se dirige desde un integrante de un nivel jerárquico de la
empresa a otro de nivel superior, igual e inferior pero utilizando los canales
formalmente establecidos por la empresa.
Comunicación informal consiste en un mensaje que circula por la empresa sin
conocer el origen ni seguir canales formalmente establecidos. Puede ser un rumor
o cualquier comunicación no formal en la empresa.
La comunicación horizontal se produce entre personas que forman parte del
mismo nivel jerárquico en la empresa. Puede ser también formal o informal.
La comunicación vertical se produce entre diferentes posiciones de una jerarquía
de la empresa, entre trabajadores y superiores o entre superiores y trabajadores.
Dentro de la comunicación vertical, una empresa se puede encontrar la
comunicación ascendente, que se produce cuando los subordinados informan o
comunican algo a los jefes o personas jerárquicamente superiores, comunicación
que se produce con menos frecuencia en muchas empresas y que tiene muchos
beneficios.
O bien con la comunicación descendente, que es cuando los mandos superiores o
dirección informan o comunican lo que necesitan a los trabajadores.

4. ¿Qué entiende por correspondencia empresarial y que medios utiliza esta?

Se llama correspondencia empresarial a las cartas comerciales, las cuales se
escriben fundamentalmente por asuntos de trabajo o de negocio. Se dirigen para
ofrecimiento o pedido de productos, reclamos de todo tipo, informes profesionales
o propaganda de productos o servicios.
Medios que utiliza:
5. Defina ¿Qué es registro de correspondencia y cuáles son los tipos?
El Registro de correspondencia le permite a una empresa, un organismo público o
un profesional, llevar un registro de correspondencia de entrada y de salida, con
numeración automática por años, o manual controlada por el usuario, pudiendo
obtener después la información de muchas maneras distintas, agrupada por
proyecto, cliente, remitente, destinatario, tipo de documento, ubicación, etc.
Tipos:
Registro de entrada: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que
guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,
Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen
información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y
será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Registro de salida: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar
su corrección y prepararla para su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y
estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:
El número de registro
La fecha
El destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación
Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de
entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el
volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser: Único
o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de
entrada y salida)
6. ¿Explique qué se entiende por radicación de correspondencia y cuál es el
proceso que se sigue para radicar un documento?
Radicación: es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o envío
Proceso para radicar un documento:
El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número mediante
el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse
anualmente. La actividad de radicación no se efectúa con toda la documentación
recibida. Solo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia
confidencial de carácter institucional, haciendo la salvedad de que se debe radicar
en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte de la gestión
administrativa y que van a conformar la memoria institución.
Otro paso de la radicación es colocar la fecha que se recibe el documento. Esta
información es muy importante porque es a partir de este momento cuando se inicia
la responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y la
propiedad de la comunicación, y en muchos casos, la fecha de elaboración de la
correspondencia no coincide con la recepción.
El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del
asunto. Cuando se decide centralizar la recepción, dentro del trabajo preliminar del
análisis del flujo de la información, ese posible que se asigne códigos a cada una
de las dependencias. En este caso es este el código que registra en el documento.
La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de radicación un sello que
puede ser mecánico o electrónico, que tiene impresos los datos mencionados. Para
el control se adiciona un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de
esta.
Otras organizaciones han diseñado, con el apoyo del departamento de sistemas, un
programa en base de datos para el recibo y despacho de su correspondencia.
7. Defina ¿Qué es un manual de correspondencia y de que partes consta?
El manual de archivo y correspondencia nace ante la necesidad de crear un
documento en el que se encuentren plasmados las normas vigentes y los
procedimientos que se deben aplicar para el desarrollo de las funciones
relacionadas con el archivo y la correspondencia
Partes:
Introducción: en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del
documento que tiene ante sí.
Objetivos: se resumen los fines que persigue el manual (generales y7o específicos)
Estructura orgánica de la entidad: en lo posible debe ofrecer una información
global sobre la entidad, su organigrama y funciones.
Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad,
comunicaciones externas: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos,
circulares, notas de tramitación, etc.
Definición del concepto correspondencia y sus clasificaciones: institucional,
personal, confidencial.- Definición y unificación de presentación de los
documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o
nacionales que existan en cada país.
8. ¿Describa las diferentes fases del proceso administrativo de la
correspondencia?
Recepción: Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de
Sistemas de Información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen
no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.
Registro en el Sistema: El Coordinador del Centro de Sistemas de Información
registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo
asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El
número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para
su posterior seguimiento.
Correspondencia enviada
Elaboración: Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus
propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el
departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos
relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación,
deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información.
Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.
Entrega: La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de
cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.
Registro en el sistema: Una vez que es entregada la correspondencia, el
Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará en el Sistema de
Administración de Correspondencia, el documento enviado anotando el número
correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia: Una vez registrada la correspondencia enviada,
el Coordinador devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.
9. ¿Qué entiende por correspondencia electrónica, física y magnética?
La correspondencia electrónica permite el envío de información y notificaciones
al correo electrónico de una entidad pública o privada, o de una persona natural
según normativa vigente.
La correspondencia física es la carta que es a papel, y que de igual manera va
dirigida a una entidad pública o privada, o a una persona natural.
La correspondencia magnética son los documentos que se guardan en discos
duros, memorias, es decir, dispositivos electrónicos.
 10. ¿Cuáles son las fases que debe surtir un documento para su respectiva
tramitación y radicación?
Las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos que establezca la ley.
Correspondencia de Entrada: Es toda la comunicación escrita dirigida a la Unidad.
Correspondencia de Salida: Es toda comunicación escrita de la Unidad dirigida a
las entidades, empresas.
Correspondencia Interna: Es la comunicación escrita o memorando que surge del
trámite entre las dependencias de la empresa
Documento público: es aquel documento creado, producido y/o tramitado por un
funcionario público en ejercicio de las funciones de su cargo o con su intervención.
Guía de recibo: es el comprobante de envío y recibo en original y copia que queda
como constancia del servicio postal en el que se registran los datos del remitente y
destinatario. Es usado para el correo recibido o enviado hacia fuera de la Unidad.
Puntos de radicación de Correspondencia: Lugar físico donde se reciben y
radican los documentos dirigidos a la empresa
Radicación: es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un
número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o envío.
Trámite Especial: Derechos de petición, Acciones de tutela, notificaciones,
recursos, invitaciones y documentos de los Entes de Control y Corporaciones
públicas que son de entrega inmediata.
11. ¿Qué son documentos radicables y no radicables?
Documentos radicables: son las comunicaciones oficiales (van dirigidos a la
empresa). Se verifica la competencia, los anexos, el destino y los datos de la
persona o empresa que los remite, dirección donde se va a enviar la respuesta y el
asunto correspondiente. Si es competencia de la empresa se procederá a la
radicación. Si la comunicación no está firmada se considera anónima y será remitida
a la oficina de su competencia sin radicar.
Documentos no radicables: Las comunicaciones personales, no deben abrirse, se
le coloca la fecha de recibo en el sobre y se le imprime un sello con la siguiente
información:
Si no es personal, favor devolver al departamento administrativo de documentos
para su tramitación.
 12. ¿Cuándo una correspondencia se dice que es personal?
Cuando va a dirigida hacia una persona en específico de una empresa, y tiene como
asunto privada o de carácter personal. O cuando la correspondencia no tiene
procedencia y es anónima.
13. ¿Qué importancia tiene el manual de correspondencia para una empresa?
El recibir o entregar correspondencia es una función del día a día en las diferentes
actividades comerciales que ejercen las personas naturales o jurídicas. Es asignada
a un tercero que en ocasiones no cuenta con la experiencia necesaria o desconoce
la importancia del mismo: vigilante, portero, servicio de cafetería, entre otros, que
podrían causar la pérdida de información importante o entregar a personas
equivocadas.
Con el manual de correspondencia se evitan muchas equivocaciones y pérdidas de
documentos importantes. Es importante mencionar que ayuda al fruncimiento de la
empresa legalmente.
14. ¿Qué papel cumple la estructura orgánico - funcional en una empresa?
La estructura orgánica - funcional es un instrumento de gestión que ayuda a definir
con claridad las funciones de las diferentes unidades administrativas de una
organización. Apoya al cumplimiento del Plan Estratégico; y, facilita la coordinación
institucional.
15. ¿Qué diferencia existe entre una comunicación Oficial, Comercial, Interna y
Privada?
Comunicación oficial: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de
las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado.
Comunicación comercial: es el intercambio de información entre personas dentro
y fuera de una organización que se realiza para el beneficio comercial de la
organización.
Comunicación interna: es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al
trabajador.
Comunicación externa: es el conjunto de acciones informativas que la empresa
dirige a los actores y agentes exteriores a la misma, desde los consumidores y
proveedores, hasta los inversores o la sociedad, con el objetivo de generar,
mantener o reforzar las relaciones entre la compañía y los diferentes públicos.
 16. ¿Qué diferencia existe entre Serie documental, sección documental, fondo
documental y tipología documental?
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas
Sección documental: Es una división del fondo, identificada con la producción
documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que
produce el fondo
Fondo documental: constituyen la mayor agrupación documental existente en un
archivo, y corresponden al “conjunto de documentos, de cualquier formato o
soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona
particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades".
Tipología documental: es la unidad documental producida por un organismo en el
desarrollo de una competencia concreta, regulada por una forma de procedimiento.
17. ¿Qué importancia tiene la unidad de correspondencia para una organización
o empresa?
Es muy importante para la empresa porque en ese departamento es donde se
reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones
internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes
dependencias.
18. ¿De acuerdo a las normas archivística, que importancia tienen estas para el
desarrollo de la unidad de correspondencia en una empresa?
Es importante La unidad de correspondencia porque es la encargada de gestionar
de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones internas y externas, de tal manera, aplicando así
los procesos archivísticos que contribuyan al desarrollo del programa de gestión
documental.
19. ¿Qué elementos se deben utilizar, en el recibo y despacho de documentos?

Ganchos de cosedora Cosedora Fax Teléfono

Resaltadores Escáner Impresora Fotocopiadora
Tijeras Perforadora Computador
Lapiceros Formato DVD Cajonera
Borradores Sellos Huellero
A-Z tamaño oficio Sobres de manila Sobre blanco
 20. ¿Qué importancia tiene la comunicación ascendente y descendente para una
organización o empresa?, dar dos ejemplos de cada una.
Comunicación ascendente: proporciona información sobre las necesidades,
valores, percepciones y opiniones de los empleados. Esto ayuda a las
organizaciones a seleccionar y adaptar sus programas y políticas para satisfacer las
necesidades específicas de sus empleados.
Permite a los gerentes comunicar objetivos a través de la planificación de hitos, y
se alienta a los miembros del equipo a crear los pasos necesarios para alcanzar
esos hitos por sí mismos.
Ejemplos:
- Reuniones con el gerente general y demás empleados de la empresa.
- Buzón de sugerencias por parte de los empleados de la empresa
Comunicación descendente: Es utilizada por la dirección o mandos superiores
para dirigir, informar y mantener motivados a los individuos. Su función principal es
permitir el ejercicio del poder y la regulación y control de la conducta de los
subordinados.
Ejemplos:
- En el trabajo, las orientaciones de los gerentes a los empleados son la forma
más básica de comunicación descendente. Estos pueden ser manuales
escritos, instructivos, notas, políticas, o presentaciones orales.
- Otro ejemplo de comunicación descendente es una junta directiva que
instruye a la gerencia para que tome una acción específica.