Resolucion de Secretaria General N21 7 -2018-MINEDU mje aelne \VISTOS, el Expediente N° UNOME2018-INT-011774, los Informes N's 72 y 94 2018-MINEDUISPE/OPEPIUNOME dela Unidad de Organizacion y Métaces,el Informe IN’ 787-2018-MINEDUISG-OGAJ de la Oficna General de Asesora Jurca: ‘CONSIDERANDO: ‘Que, fa Ley N° 27658, Ley Marco de Modernizacior dela Gestion del Estado, ‘declara al Estado Peruano en proceso de modernizacién en sus diferentes instancias, ‘dependencias, enidades, organizaciones y procedimentos, con la fnalided de mejorar la gestion publica y consirur un Estado democratic, descentralizado y al servicio de! ‘hudadano Que, mediante Decreto Supremo N° 004-2013-PCM se aprobé la Poltica TESS. acon de Mosemaacien dela Gest Pablea a 202%, estableiendo come uno de ‘)ysus pllares centrales a fa Gestion por Procesos, Simpificaciin Adminstraiva y _j} Sremaacte trstacora ave en et marco de ls ctace Pltice Nacional debe ‘adoptaree la gestion por procesos en todas las entidades, para que brinden @ los we) casdadanos servicios de manera més eficiente y eficaz y logren resultados que los Denelican, para ello deberan priozar aquellos procesos que sean mas relevantes de ‘acuerdo @ la demanda cudadana, a su Plan Esirategico, a sus competencias y los Componentes de los programas presupuestales que tuviran a su cargo, para luego oder organizarse en funciona cichos procesos. Asimismo, dspone que en los Manvales de Procedimientos (MAPRO) quedard establcidala manere como la entidag "transforma los nsumos disponibles en aquelos productos que tendran come resuitedo la mayor sasfaccion del cudadano, (Que, mediante Resolucion de Secretaria General N° 908-2015-MINEDU se ‘aprobaron la Dfectva N" 006-2015-MINEDU/SPE-OPEP.UNOME denominada ‘Metodologia pare la gestion por procesos en el Ministero de Ecucacin’,y la Directva IN" 007-2016 MINEDUISPE-OPEP-UNOME denominada “Elaboracion, Aprobacion y ‘etualzacion de los Manuales de Procedmientos (MAPRO) del Ministerio de Edveacion’ ‘Que, conforme al aticulo 33 del Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de Educacion, aprobado mediante Decreto Supremo N" 001-2015-MINEDU. Ja Unidad de Organizacion y Métodos es responsable de modernizar los procecimventos ‘dministrativos del Minsteio proponiendo los documentos e instumentas de gestion Recesatios, as! como brindand soporte tdenica en la racanalzacion y simpiicacion‘Que, mediante Informes N's 72 y 94-2018-MINEDUSSPEIOPEPIUNOME, la Unidad de\Organizaciin y Métodos dela Oficina de Planficacion Estrategica y Presupuesto, dependiente de la Secretaria de Planfcacion Estrategica sustenta y propone aprobar la Drecva denominada "Metedologia para la gestion por process en fel Ministerio de Ecucaciér, con la finaldad de unica las Drecvas ctadas en el tercor Considerando de fa presente resolucién y tener un Unico decumento nermativo que ‘egule la metodologia de la gestion par procescs en el Minsteo de Educacin; Que, mediante Informe N" 787-2018-MINEDUISG-OGA\, la Oficina General de fa Jurcica concluye que la propuesta de Directiva denominada ‘Metodologia ia gestion por provesos en el Mmnisteio de Educacién’, esta legalmente viable, Que, mediante e! artieulo 3 de la Resolucién Minister N° 007-2018.MINEDU 2 delega en el Secretario General del Ministerio de Educacitn, durante el Afo Fiscal 2018, la facutad de emit los actos resolutvos que aprueban, modiican o dejan sin ‘efecto los Documentos Normatives del Ministero de Educacion en et ambito de ‘competencia del despacho ministeal, ue reguian la racoraizacion det gasto y el ‘manejo adecuade de los recursos asighados, enve oros Que, considerando Io eetablecido en la normatva aplcable y conforme a ‘sustento de los Informes N's 72 y 94-2018-MINEDUISPEIOPEPIUNOME, corresponde ‘emit la presente resolcion, CCon el visado de ta Secretaria General de la Secretaria de Planificacion Estratégica, dela Ofna de Planiicacién Estratégica y Presupuesto, de la Unidad de ‘Organizacién y Métades, y de a Oficina General de Asesora Juri ‘De conformisas con la dispuesto en el Decreto Ley N° 25782, Ley Orgénica det Ministerio de Educacion, modiicado por fa Ley N° 26810, el Reglamento de ‘Organzacién y Funciones dal Minstero de Educacién, aprobado por Dscreto Supremo NN" 00%-2015-MINEDU. a Resolucion Ministerial N" 0520-2013ED, que aprueba la Direciva. N" 023-2073-MINEDU/SG-OAJ denominada “Elaboracién, aprobacion y ‘ramitacion de cspositvos normatvosy actos resolutvos en el iisero de Educacion” la Resolucén Ministerial N" 0036-2012-ED que apruebs las "Normas para la Formutacion y Aprobacion de Dcectivas en el Ministerio de Educacio’y la Resolucén Ministerial N* 007-2018.MINEDU, por la que se delegar facuitades a dversos ‘uncionaras del Ministero de Educacion, durante el Ato Fiscal 2018; ‘SE RESUELVE: Articulo 4.- Derogar la Directiva N° 006-2015-MINEDUISPE-OPEP-UNOME nominada ‘Matodologia para la gestion por procesas en el Minster de Educacién”we Resolucion de Secretaria General N°2 | 1 -2018-MINEDU Live, 05 SEP 28 ¥ la Directiva N° 007-2015-MINEDUISPE-OPEP.UNOME denominada “Elaboracin, GFR, Rrobacion y Actualzacén de los Manvales de Procedimiarios (MAPRO) del Minsterio, é \, do Edvcacion’,aprobadas por Resolucion de Secretaria General N” 908-2015-MINEDU, 3 i} 1A) anticulo 2 Aprobar la Direciva N° 001 -2016-MINEDUISPE-OPEP-UNOME saeef/” denominada "Metodologia para la gestion por procesos ene! Ministerio de Educacion’, Tarmisma que come Anexo forma pare integrante de la presente resolucon, Registrese y comuniquese.217-2018 MINE Recta W604 aot aeousee oFEP NONE -eroo0L0GA Pans LA GESTION OR PROGESOS EN EL MNSIRDDEEDUCACION bu DIRECTIVA N° COY -2018-MINEDUISPE-OPEP-UNOME “METODOLOGIA PARA LA GESTION POR PROCESOS EN EL MINISTERIO DE EDUCACION” FINALIDAD Establecer fa metodologia para implementar la gestion por procesos sobre as acividades que ee tealzan en el Ministero de Educacién, que incluye @ sus ‘eganos, unidades organicas, écganos desconcentrados, programas y proyectos, ‘de modo estructurado, La gestion por procesos aporta una visi para mejor ls procesos haciéndolos mas efcientes. ‘OBJETIVO Implementar adecuadamente la gestion por process para. generar mejoras Incrementales en la gestion y rganizacion en el Ministerio de EGucacion, ALCANCE El presente documento es de aplicacién a los érganos, unidades orgénicas, Srganos desconcentradoe, programas proyectos del Ministerio de Educacion BASE NORMATIVA = Ley N° 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestion del Estado © Ley N° 29158, Ley Organica del Poder Ejecutvo * Deereta Supreme N" 030-2002-PCM, que aprueta el Reglamento dela Ley de Mederizacion dela Gestion del Estado. = Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Politca Nacional de Moderizacion de la Gestion Publica = Decreto Supreme N" 001-2015-MINEDU, que aprucba el Reglamento de ‘Organizacén y Funciones del Ministerio de Educacion = Beereto Supremo N° 006-2017-JUS, Texto Unico Ordenado de la Ley N° 27446, Ley dat Procedimianto Administrative General = Deereto Supreme N" 029-2018-PCM, que aprueba el Reglamento que reguia las Polticas Nacionales - Becreto Supreme N 056-2018-PCM, a Politica General de Gobierno al 2021 5 Resolucion Minsterial N° 036-2012-ED que prueba "Normas para la formuiacén y aprobacion de Oxectvas en el Ministerio de Educacién’. = Resolucion Minstenial N° 0520-2013-ED, que aprueba la Directva N° 023- 201S:MINEDUISG-OAJ “Elaboracién, Aprobacony Tramitacién de Dispostivas Norativos y Actos Resolutivos en el Ministerio de Educacio. DISPOSICIONES GENERALES GLOSARIO DE TERMINOS: Para efectos dela aplcacion de a presente Directva, debe entenderse por:a) » 3 ® ° @ » 217-2018 -MINEDU DRECTVA W-9C4a0mEDUPE OPED NONE -erooo.ocn PRA A ESTON POR PROGESOE EN EL NSE DEEDUCAIONT ‘Acta de consttucién: Documento que autora formalmente la existencia de un proyecto y confers al director de proyecto la autridad para asignar los recursos de la organizacién a las actividades cel proyecto. El acta de Consttucion del proyecto establece Una relacion de colaboracion entre [a ‘organizacién eecutoray la organizacin solctante. ‘Actividad: Conjunto aticlado de tareas interelaienadas que coneumen os Insumos necesaros (‘ecurses fisieos, humanos, tecnol6gices y financiers) ors a generacién de productos. Es permanente y continua, Business Process Modeling Notation — BPMN: == una notacién grifica estandarzada que permite el modelado de procises de negoc, en un fermato de fujo de rabao,refejan einici del proceso las responsabiidades de las actividades, ls fyjos de secuencia con todos los caminos posibles {para recoger todas las excepconas mediante puntos de decision), las {actividades a tealzar, os roles que ejecutan cada actividad, los eventos que {Se producen en el proceso y ia finalzacion (uno © varios eventos de fn) del proceso, Cliente: Organizacion, persona o proceso que rece el producto 0 servicio de lun proceso. Ejemplos.estudiante, docente, padres de famaia, cudadano, ‘sdminstrado, ete, Diagrama de fujo: Representacion grfica que muestra de manera secuencial, desarrollo de las operaciones, actividades, pasos 0 lareas que se siguen para obtener un resultado, Documentacién: Conjunto de documentos necesarios que permiten la ‘operacion coherente de ls procesos. La documentacion puede Ser = Interna: documentacién cuya emisién y actualzacion depende de la enidad. por ejemplo arectvas, procedimientos, ntructvos, ete = Exlerna: documentacion cuya emision y actualzacion eepende de una fenidad extema, por ejemplos leyes, decreos supremos, formes fexternos, entre ates. Duero del proceso: Quien tane la esponsabilday la autoridad defnisas ara establecer, mantener, controlar y mejorar el proceso y su interaccén con ‘tres procesos. Evaluacién: Consste en la comparacién de los impactos reales del proyecto on los planes esiratégioos acordados. Esta enfocada hacia lo que se ha festableciso hacer, lo que ha consaguidoy eéme loha conseguide, Puede ser formativa: ene lugar durante la va de un proyecto u organizacion can fa inteneién de mejorar la estrategla 0 el made de funcionar del proyecto y ‘orgarizacién. También puede ser conclusiva obleriendo aprendizaje apart de-un proyecto completado o una organizacién que ya no estd en funcionamiente Gestion por procesos: Es un sistema de trabajo enfocado a perseguir la ‘mejera continua del funcionamiento 39 las actividades de una organizacin," ™ ") ° » a 217-2018 MINEDU pecrWA 00Y 20 aNEDUSPE GPEPUNOME -werono.ocinPaRa A GESTION OR PadSESOS EEL HNTERIDDEEDUCACONT mediante: ladentiicacén, la selecién la descripcién, la documentacign y la Imejora de los procesos. Todas las acivdades 0 secuencias de actividades {que ge desartolian en el servicio consttuyen un proceso, y come tal hay que gestonaras Herramientas de calidad: Son métodos utitzados en la solucon de problemas YY mejora continua: consisten ‘en técnicas que ajudan a comprender los Drocesos de a eiganizacién, asi como identficary analizar las causas de los problemas para promover su mejoramiento, Indicador de desemperio: Expresion que provee iformacién para veificar la tficaca lo eficenca de un proceso. Algunos factores que se pueden ‘considerar para el estabiecmiento de los indicadores son fa conformidad con fos requistos, la satsfacccn del clente, el desempeio del proveedr, as tentregas a tempo, la frecuencia de incidentes, el costo del proceso, entre ‘tos. Ejemplo: Poreentae de estudiantes que gran un nivel satsfactorio en la Evaluacién Censal de Estudiantes - ECE ‘Manual de Proceso: Documenta que conten los siagramas de fyjo y fichas| {el proceso de ls niveles sdentfcads par cada proceso de nivel 0 del Mapa 1 Procasos, Mejora continua: Actividades y tareas recurertes desarroladas en los procetos de la organizacién con el objelvo de lograr majoras en la Productidad en tarminos de efcacia, efisencia y economia, y por ende ‘mejorar su compettiviad Modelo de excelencia Marco de referencia basado en erterios que se utlizan| para evalua los pracesos de la organizacion y a partir de los resultados Implementar acciones para incrementar su rendimiento en los ambitos de su fection clentes, personal relacion con a socedac en la que acta, iderazgo, Polttas y estrsiagiag, asi como al uso de sus recursos y el desempeno de Sus procesos. COportunidad de mejora~ Potenclales acciones otentadas a incrementar la efsencia y efcacia de los procesos, Organizacion: Es el Ministerio de Educacién, que inciuye a sus drganos, luniades orgdricas,érganos desconcertrados, programas y proyectos. Procedimiento: Es la deseripcién de un proceso, en donde se detalian las actividades que deben realizar os anos y unidades organicas para el logro de los objetivos del proceso. Los provedimientos pueden ser ransversales a los dietintes érganos y unidades orgénicas (ejemplo. Procedimiento Je Compras, Procedimianto de Evaluacion de Proveedores, Procedimiento de stencion de reciamos, etc). Se debe tener en cuenta que no todos los prooesos necesitan contar con un procedimiento, y que un misma proceso puede fener asociado uno o varios procedimentos. Proceso: Conjunto de actividades que agregan valor, mutuamente Felaconades ylo que interactian, las cuales tansforman’ elementos de9 » ” w) » » RECTAN Goya moUSeE OP NONE “weronoL0GiAPah LA eSToN PORPROGEEOS ENE NSTEND DE EDUCACION™ fentrada_en resutados. Puede definirse también como secuencia de ‘ctvidades con un orden de realizacién en el tempo, que conviete unas fentradas dadas en una sai (resulta, un produc), ‘Se pueden identficar los siguentes tipos de procesos: Procesos estratégicos: son los vinculados al dmbito do tas responsablidades ‘de la Alta Dreccion, necesarios para que ia ‘rganizacion funcone de acuerdo ala misén yvsin de la organizacion ineluyendo aquellos destinados at seguimientc del desemperio de os procesos, asi como la mejor de su eficacia yeftiencia, = Procesos operatives: son los que proporcionan los productos y servicios previstos por la organizacién, por lo que inciden cirectamenie en ia ssatisfaccién del lente final. Goneralmente atravesan cferentes funciones, Procesos de soporte: son los suministran soporte y recursos para aleanzar log resultados prevists por a organizacion Proceso reusable: Es un proceso defrido como un diagrama de procesos independiente y que no depende del proceso padre y puede ser utizado en (tos procescs. Proyecto: Es un conjunte de actividades reaizadas de manera conjunta que son elecutadas para obtener como resultado un producto © semicio, es temporal dado que iene un comenzo y un fn defini, y porlo tanto tiene un alcance y recursos defines. (Quick wins: "Victorias rpidas’o “ganancias tompranas". Se refere a aquellas ‘acciones que, dentro de un proyecto, pueden implementarse rapidamente al ‘ser de menor compleida. Recursos: Elementos necesaros para la operacién de los procesos. Registro: Documento que presenta resutados obtenidos © proporciona tevdencia de las actividades dosempericcas, Riesgo: Posibildad de que un evento ccura y afecte de manera adversa el logro de los objetvos de la entidad, impidiendo la creacion de valor 0 terosionando al valor existent, infuyendo en las aroridades generales de ‘estion. Esta dado por la combinacion 6 la probatiiad de un evento y sus Seguimiente: Proceso orgarizado para verficar que una actividad @ una Secuencia de actividades Vranscurren como se habia prevsto dentro de un Geterminado periodo de tempo. Consste en e\ andlsis y recoplacén sistematcos de informacion a medida que avanza in proyecto © proceso. Su bjetivo es mejorar ia efcaciayefectividad de una ciganizacén, Ayuda a que se siga una linea de trabajo, y ademas, permite aia administracion conocer cuando algo no est funcionanéo,52. 53. 217-2018 -MINEDU RECTAN" 20¥ 21 MNEDUSPEOFEP.UNDNE ‘weronoLocin Pah A GESTION PORPROCESOS EN EL MAISTERDDEEDUCAGIN” 2) Sistema de Gestidn: Conjunto de elementos muttamente relacionados o que Interactian para establecer Ia poltca y los objets, asi como para cumpir| ‘con el logro. de dichos bjevos. Una organizacion puede implementar dferentes.sisiomas de gestén, tales como: el de caldad, ambiental ‘seguridad dela informacion, seguridad y salud ocupacional, responsabilidad Social, enive otros. '28) SponsorPatrocinador: Persona de una organizacion que patrocina, apoya 0 {inancia ura actividad o proyecte, 'bb) Tarea: Ejecucién orontada a lo instanténeo. Se caraceriza por tener un tiempo limitado y se hace con miras a cumpir con una actividad. Cuando se telaboran instructivos de trabajo las tareas suelen ser los pasos de ejecucion de la actividad, SIGLAS: 28) ORELM: Direccién Regional de Lima Metropolitana ) MINEDU: Ministerio de Edueacén 1) OGAL Oficina General de Asesoria Jurisica 4) OTIC: Oficina de Tecnologia dela Informacién y Comunicacion| (SUE: Sistema de Informacién Juridica de Educactin 4) UGEL: Unidad de Gestion Eeucativa Local 9) UNOME: Unidad de Organizacon y Métodos MODELO METODOLOGICO: La metodologia que se utizaré para la Gestion por Procesos en el MINEDU se ‘basa en el modelo conceptual denominado ‘Ciclo de Deming’ que planteael ciclo PHVA, de acuerdo a la siguiente figura EE Se Figura 1. Ciclo PHVA54. 217-2018-MINEDL RECTA W 004 ant sanEDUSPE OPEPANOUE -wero00.0c PAA A GESTION POR PROGESOSENEL MNIBTERD DE EDUCACON™ EIPHVA es una metodologia dindmica que se empea para mejorar el desemperio e los procesos, de acuerdo ala siguiente logica: 1 Planicar: Establecer los objtivs y procesos necesaros para conseguir resultados de acuerdo con ios requistos del clete, requis legales y reglamentarios y poliicas de la erganizacin, Hacer: implementa los procesos. Veerificar: Realizar el seguimiento y la medicién de bs procesos y productos respecto 2 las polticas,objetvos y requstos para el producto, e informar sobre los resutados, 1. Actuar: Tomar las acciones para mejorar continuamente el desempetio de os procesos. ‘De acuerde al modelo metodolbgico de Deming, se establece que la metedolagla sada para la gestion por procesos del Ministerio de Educacion se divide en ros fetapas, las cuales se detalian a continuacién: Pranear Hacer "| Tit omrmiacn ee rcae Verficar 1 fase Seinen y mein ee pees | sie otis ean ‘Actuar ‘eset lemon dps scons ‘aie npemeracin sgn demos CCuadro 1. tapas y Fases de Modelo EQUIPOS DE TRABAJO: La implementacisn del modelo metodol6gio desarrollado en la presente drectiva, Fequiere la conformacion de Equipos de Trabajo, ks cuales deberan estar Integrados por| Sponsors Patrosmasor | Cosrdnasor SelEqueo | sera Parris 217-2018 -MINEDU Dorecrva 709 aie neDUsPe GPE UNOME ‘weronoL0GiAPAGALA GESTION PORPROGESOS EN EL NAISTERIDDEEDUCAGIN” oe Dieeor Jet Unieea Organics, Organos Desconcentados Programas 0 Proyectos de MINEDU que setan a cargo {el proceso. Considranao el (Grosario de Temsios (punto 54) su identfeacon so realza tomango en cuenta Ine competencasy frcones estabecias en al Replamento ce Organizacn Y Furcenes det MINEDU, cf tyado de eeision 0 cont ae un exgano 0 unidad ‘igen Sobre un proceso, Su grace de parpacion ts ‘antdad. Se acivigades 8 cargo, ene oes ‘jles 0. Dvectores del ‘rgano,” Unidad organi, (Grganos _Desconcentrados, Progfamas. 0. Proyectos. ‘Voeminiros ‘9 Searetaria (Gevera et MINEDU, Diige al Eau de Tiabso. Er Duero del Proceso determina quien acta como Coordinador, y Vo cornice formaimente a fa UNOME ares del Organ 0 Unised ‘Organica, Grganos Desconcentados Programas 0 Proyectos de MINEDU 2 cargo. de proceso. Para elo et veto Sel Proceso. consicera su ‘eulaeon cone! mmo yo ‘comunies Yormaimenta a la iNOW EI cla beers soleiadon po et Epo ce Tabae pare oldest cass Reser, cuand apse ropone a ‘Sprbacka mal dein gsstmentacen gasses teen Gators Comnear 8 la UNOME os Secostaies Go acuslaason de le deumertcon'a au cargo (nape, fas y. dogmas de process) landed combos Geodon ose operat qe oe atectan Fevear is avarces elronograma se ange eabrase el dsarolo del proyecto de mejora de process Befnir cuias y dvectices en tos pozesos de oma de decison. Sere: potavor ant os aos niveles d Ser una via. de scala para el facta: de UNOME con recpocto 8 problemas 0 cusstones que afecten al Brojecto aero que excedan su nivel do Fespensesigod Recoger lat sugetereas fbservaciones de los parcpantes del Equipo de Trabajo pare su atencin. Resolver os casos de controversia que ‘6 pueda generar enol Eaupo. Presents eosumentacion penente 8! Ouete de Proceso para su rovson cuando. aplque, proponer su Sprobacen formal Coorsina con faliador doa NOME, Sobre las. reuniones Fequemenos soles Reaizar al segurminto de fe asveroos das reriones. Proporcenar a! Equipe oo Tiatajo Ia informacion necesara para” a fetemnccen, eden, anaiss ropa dens procesos Provera’ al Coordnador de Equipo de ‘Trabso. los. sugerencas bservacones que ayuden a mejorar proceso, Praporinar beauty apoyo para' 247-2018 MINEDU -werone.oon rier neetaroNDROCSOS ENE TEND EDUC" ‘Velat por el cumpimiento aes legslaconapcable externa einterns) _ ____ yes ejetvos que afecian proceso Prefesonal dB UNOME @ > Orertaralequo de Trabaa pare una caigede aisrtecncamente " adecuada gestion dasada en proceeo= 81 Faupe de Taba. + Brinda asizenca tosrca al Equip de ‘Fara 0! caso" de fos” Trang er la apleacion 6 Modelo. programas y proyectos de! neuyendo capactacion (a aves do | Minstero’ se" Evcacin, tarts, chara, ena oor) eh los DRELI y sus UGEL no 50 cononidos dea presente Deca, considera a Facador deo {TNOME come intgrani de! Supe ae abajo ~ ‘Guadro 2 migrants y Responsabildades del Eupo de Trabajo 6, DISPOSICIONES ESPECIFICAS La implemertacién del madelo metodoligco se enfsca en al logro de los resultados previstos (efcacia), en el mejor uso de los recursos (efcencia) y en {ue se incorporen en e MINEDU mecanismos y buenas practioas que promuevan € prestigio profesional einsttucional Para tales efectos, a continuacion se desaralan los eemponentes de cada uno {eas etapas que conforman el eferido modelo. 641 ETAPA 1; ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS: Consiste en la caracterzacién de los procesos institudonales, identifcando los clementos que lo conforman. Se desarrolia a través de las siguientes tres (02) fasos y resultados: | ___strecesosdeteminaes manual eprocesoselaborad, arbado yeundide) =x srocedmlentseabraees, probads ytunddos. ‘Cuadro 8, Fasesy resultados de as etapas para el Establecimiento de los Procesos 6.1.1 Ease 1: Mapeo de los procesos de Nivel Oy 1- a, Elaboracion ‘+ La UNOME desarroia ta propuesta de Mapa y Ficha de procesos de Nel Oy 1, tomando ‘como referencia la informacion de. los217-2018-MIN baecrwa 4 anesanEDUS-OPEPUNCME -eron0v0dl ARALA GESTION POR PROGESOS ENE HNSTENO DE EDUCACIN Instrumentos de gestion vigentes, el marco legal apicable, trabajos lanterores sobee provesos (clagramas, flujo, fchas, etc), entre otros ‘documentos que se consideren necasarios pertinentes, de acuerdo alo siguiente: Mapa de Procesos - Nivel 0 y 1: en funcién a los objetivos comunes de la organizacion, primero se idenifican los procesos| ‘de Nivel, luego se agrupan en este nels procesos de acuerdo 2a afridac con el objetivo comun en mencion (Nivel 1). E1 Mapa fe reaiza usando diagramas de bloques para la representacion (gFaica de sus elementos, Ficha de Procesos — Nivel Oy 1: Se dlaboran dos chas para os procesos identficados. 1. Ficha de procesos de Nivel 0 y 1; de acuerdo al formato tableido en el Anexo N’ 01 (con su respectiva guia de llenado) de la presente ciectva, la cual contiene la siguiente Informacion = Nombre proceso de nivel 0 2 Céaigo det proceso de nivel O 2 Tipo de proceso del nivel 0 Version de ia fcha de proceso del rivel 0 ‘Objetvo del proceso de nivel O Responsable del proceso de nivel 0 ‘Areas Partcipantes en ol proceso de nivel 0 Incicadertes) (Nombre y Formula) de! proceso de nivel 0. * rocesos de Nival 1' Cbdigo de procesos de Nivel 1; en Ja cual ce lstan todos los procesos de nivel 1 que pertenecen al proceso de nivel). 1+ La UNOME consoldalos Mapas dels nivees Oy 1, as{comola fichas cde Nivel0 y 1.y genera el documento denominado "Mapa de Procesos ‘el Ministerio de Educacion’, asegurandose de la exstencia de un ‘ico mapa y ficna de proceso, la UNOME codiica los procesos de acuerdo al Anexo N* 03 dela presente dretva ». Aprobacién: “+ La UNOME coordina oon los duefos de os procesos involucrados la ‘allacion dl documento (mapa yfcha de process) einicia el trite para su aprobacin, ‘+ La UNOME elabora el informe técnico sustertatoro el anteproyecto de dispositive normative con el que se aprebaré el Mapa de Procesos ‘justago al marca legal vgente alas dspesiciones que se establecen fn la presente drectva, asi como la pertinencia de su aprobacion, 1+ La UNOME remite a la OGAJ fo sefalado con el pérrafo precedente para que emia la opinion legal respectva Sila opiniones favorable,217-2 DRECTHAN04 20 NEDUSPE OPEPUNONE -weT000106i ARALAGESTN POR PROCESOSENEL MNSTERO DE EDUCACION” ‘emir a documentacion a la Secretaria General para cortinuar con, €l trémite correspondiente para la apcobacien del Mapa de Process, por Resolucion Minsteral-o por resolucn emia por autordad dolegada, ‘ia opinén no fuera favorable, la OGAJ devoWverd la decumentacion ala UNOME para la subsanacién correspondiente, «isin: Una vez aprobado el ‘Mapa de Procesos del Ministero de Educacin’ la UNOME procede a cu dfusin a través de capactaciones, taeres, carlas, murales, la pagina web del Ministerio, enfe otros mecanismos, 1 Mapa de Procesos del Ministerio de Educacén aprobad se publica en 1 Portal de Transparencia del Estado y en ol SJE, , Aetualzaeion I "Mapa do Procesos del Ministerio de Educacién” se revisa cada dos aflos an de actualizaro, de corresponder, 6.1.2 Ease 2: Determinacién de los procesos de Nivel N~ ‘Alenciondo al ‘Mapa de Procesos del Ministero de Educacién’ aprobado, la UNOME elabora la Lista Maestra de Procescs, ulllzando el formato festablecido en el Anexo N° 04 de la presente directva, colocanco los roces0s de nivel Dy 1 identifcados hasta el momento a. Elaboracien: Para defini los siguientes niveles de los procesos idenificados en el ‘Mapa de Procesos, se conforman Equipos de Trabajo de acuerdo can lo sefialado en et numeral 54 dela presente direciva La defniién de procesos Nivel N, tambiér incluye a los érganos desconcentrados, programas y proyectos del Ministerio de Educacon En funcén al aleance y al proceso del nivel 0 Mentiicado en el Mapa de Procesos, el Equipo de Trabajo labora el Crenograma de Trabajo por ‘cada proceso de nivel 0 (en et cual se inluye los procesos de nivel), ‘on el detale de las acivdades a desarraliar,responsabilcades, fechas festimadas de duracion de cada actividad y recirsos necesarios, La determinacin dels procesos de los nivel siuionts (N rivees) se realiza a parr de los procesos de nivel 1 idextcados en el Mapa de Procesos, para elo el Equine de Trabajo revisalos documents y planes Instucionales. asi coma la normativa que resulte aplcable a fin de laborar el Manual de Provesos, siguiendo el cronograma de trabajo Planteado inicalmente, como resutado de esta fase se obtone:217-2018. MINEDU bmecrwA,- OY anesanEDUSPEOFEP NOME -wereo0.0d)APARALA Ges TON POR PROCEEOS ENE MMSTERO DE EDUCAGIN” = Diagrama del Proceso: Se realiza usarco la notacién Business Process Modeling — BPMIN establecico en el Anexo N° 05 de la presente dveciva, El diagrama contene la secuencia logica de Bclividades que conforman el proceso actual segun el nivel indicado, {uintaraelén con otros procesos o partes iteresadas. La codiicacion {e los procesos da este nivel se realza de scuerdo alo indicado en el ‘Anexo N03 de la presente diectva. Se elabora un diagrama por cada nivel encontrado, = Ficha de Procesos Nive! N (Anexo N° 02): La determinacion se nica Fegistrando la informacién de los elementos del proceso segin los niveles a dentiicar. Por cada nivel identiiczdo se elabora una ficha de proceso la mama que contione la siguiente informacion: Nombre proveso de nivel N (Cécigo del proceso de nivel N Tipo de proceso det nivel N Version de la fcha de proceso oel nivel N (Objetva del proceso de nivel N Responsable del proceso de nivel N ‘Areas Partcipantes en el proceso de nivel N Indieador(es) (Nombre y Férmula) del proceso de nivel N = Procesos de N+", (donde Neal nivel anterior encontrado) fn la cual se stan todos los procesos de nivel Net que perlenacen al proceso de nivel N, etalando los Proveedores, Entradas, Cédgo, Nombre, Objetv, Saidas y Usuarios, = Cartula do! Manual de Proceso: Se ingresa la informacion requeride fonel Anexo N° 06 de a presente dectva. Es -S “Para jr exec vr pn ont Anexo 14 dea pases deta a217 3 - MINEDU necvat00 ag amesuse verse sconce SOs etTonPon eco een EECA ». Aprobacion: La_UNOME revisa los aspectos formales y conceptuales de tos documentos elaborados para su valdacién; posterormente, los) ‘Jefe(s) de(de las) area(s) involucrada(s) visa) elfos) documentots) (ichas, dagrama de proceso y carétul). Una vez validados los documentos por el aea usuatia, Ia UNOME labora el informe técrica sustentatoo, aquntando el Manual de Procesos y el proyecto de dispositvo normativo de aprobacion, y envia a a OGA! para su opinion legal respectiva y_posteroe tamite de ‘aprobacion de acuerdo a ive de norma que caresponda, ‘Si la opinin legal_no fuera favorable, 'a OGAJ devowveré la procesos similares. 187A 72 73 14 18 78 217- 8 - MINEDL reer x (CY a1 amenusPe oFernNoue -weroo0L0GiAPafA LA GESTION POR MROGESOS EN EL HNST=RDDEEDUCACON” DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS. ‘cualquier consuta de cardcter tecnico respecto de lainterprtacién 0 aplicacion de la presente directva, ee realza por escrto a la UNCME, a cval da respuesta a fala mediante of mismo medi. “Toda iniiativa de cetficacién, acrediacion, normalzacién de un sistema de {gestion 0 modelo de excelencia se coordina con la UNOME, para su articulacion ton lo dipuseto en la presente dreciva, “Tod iniciativa de mapeo de procesos,precedimientos,implementacién de mejora de procesos se coordina can la UNOME. Si existe a necesidad de actualzar los prosedimientas se solcta soporte técico a la UNOME Durante ol proyecto de implementacién de la mejora de proceso, se puede identifcar mejorasrapidas “Quick wins”, de darse el czso las mismas pueden ser Implementadas dentro del pazo del proyecto Los formatos usados en los procesosidentiicados se rsgsiran enlalista maestra de formatos, detallado en el Anexo N12 do a preserve drecva Esta sta debe Ser revsada y de ear el caso actualzada cada vez que se actualice algin manual ‘de pracesos jo provesimientos Los documentos ctados en os procesosidentifcsdos y que no son formatos © procedimlentos del MINEDU, se registran en la lista maestra de documentos Extemos,detallado en el Anoxo N" 13 dela presente drectiva, esta sta debe ser reviada y de ser el caso actualizada cada vez que se actualice algun manual de procesos ylo procecimientos. RESPONSABILIDADES EI cumpimlento de la presente directva es responsabilidad de todos tos ‘servilores de los éganos. undades organicas, > Rel ‘Organo © Unidad [Fecha | Fira nica / Cargo. Elaborado por Revieado por | “Aprobado T por 5s217-2018 -MINED!! pecrwan-(OY zoresmeouspe ope uno ‘wero0e.0ci PAA GESTION FoR PROGESOS ENE NSTEADDEEOUCACION” HISTORIAL DE VERSIONES: NF | Autor | ~Deseripeign del Fecha | Revisor Ver. ‘cambio 36217-2018-MINE! RECTAN OO Zo MNEDUSPE CPEP UNDE ‘werovoLoci Pana LA GESTION POR PROCEEOS EN EL NERD DEECUCACION" Contenido |. INTRODUCCION 12, GLOSARIO.... 13, DOCUMENTOS RELACIONADOS. . Il. CONTENIDO DEL ACTA DE CONSTITUCION.... DATOS GENERALES. : 'SITUACION ACTUAL / JUSTIFIGACION DEL PROYECTO... ‘OBJETIVOS DEL PROYECTO ALCANCE DE ALTO NIVEL.. EXCLUSIONES.... 6. RIESGOS INICIALES .. 7. CRONOGRAMA DE HITOS. 8. PRESUPUESTO ASIGNADO. 9. SUPUESTOS Y RESTRICCIONES 40. LISTADO DE INTERESADOS. 41. EQUIPO DEL PROYECTO ALA, Destonacon of IF & Pov. IAL. Equi oc Than v OncaMceaMA ot PROYECTO. Bessease 6 6 s7217 2018-MINEDU DRecrWA A zee eousee ope une “weroooL0ci Ph A TON FOR PROGEEOS ENE INSTEAD DEEDUCACION™ 1. INTRODUCCION Ma la. PROPOSITO Este documento tiene por fnalidad autorizar formmente la existenca del proyecto dentro de la instucén brindando la informacion relevante para la Implementacion del mismo y que debe ser del covocimiento de todos los teresados GLOSARIO| Tarmino © Aerénimo | Deseripeién DOCUMENTOS RELACIONADOS Documents 38217-2018-MINEDU ecrva°(0 ni amDUSPe OPE. UNONE ‘weronoL0cin Pash A GESTION POR PROGESOS EN EL HAVSTENDDEEDUCACENT I. CONTENIDO DEL ACTA DE CONSTITUCION ua. 2. us. DATOS GENERALES Nombre del Proyecto: ‘rgano Unidad Organica ‘Solleltante: 7 Patrocinador: =Hombe> ectarge>> SITUACION ACTUAL / JUSTIFICAION DEL PROYECTO (OBJETIVOS DEL PROYECTO ALCANCE DE ALTO NIVEL EXCLUSIONS 38uz. ue, a0, 217-2018 -MINEDU RECTAN 24 Zoe MNEDUSPEOFEP NONE -weroD0L0ciA PARA AGESTION POR PROGESOS EN EL MIENO DE EDUCAION™ RIESGOS INICIALES (CRONOGRAMA DE HITOS PRESUPUESTO ASIGNADO LISTADO DE INTERESADOS, ‘Apeliidos y Nombres rgano Unidad Organica 7 2 3 4 5 8 7. 3 3 cI a217-2018 -MINEDU recta, OY coesaneSUSee oFEPUNOHE “wero00100IA PARA AGESTION POR PROGEEOS EXEL INSTERO DE EDUCACION” 11. EQUIPO DEL PROYECTO Ata, Designactén del Jefe de Proyecto a217-2018 accra 004 zoeameousee op none “weroooLociaPaRe XGESTION POR PROGESOS ENE NSTEND DE EDUCAIONT MINED! ANEXON* 40 HERRAMIENTAS PARA ANALISIS DE DATOS 4, GRAFICOS DE CONTROL Qué 0s? El grafico de contol muestra el rvel esperado de varicion para un proceso. arco de contre! sive para observar el comportamionto oun proceso, en funcion la relacion existent enre los valores medos en 8! pres y los limites infenot ¥ superior de contol de icho proceso. Silos valores registrados ocurfen dentro de los limtes de control se dice que el proceso esta en “estado controlado", i los valores ocuren fuera de os limites de contral se dice que el proceso esta Tuera de contra Cuindo se usa? ‘Se usa durante la recoleccion de datos en la operacién del proceso, Como se elabora? 1. Recoger los datos: Recolectar aproximadamente 100 datos y dividalos de ‘manera uniform en grupos que contengan de 4a § datos (en total se tendran 25020 subgtupos} 2. Calcular el promedio (x) de cada subgrupo: 4 2433-. xn) I Donde “nes el tamafio de cada subgrupo. Por lo general, el resultado se calcula con una efta decimal mas que aquelas de los datos originales, 3. Calcular et promedto brat (x"): Xen eLtx2 9x34 XK) LK Donde k's el nimoro de subgrupes. Por lo genera, a resultado se calcula ‘con dos cifras decimales mas que aquellas de los daos orginales. 4. Caloular el rango del grupo (R), restando el valor maximo del valor mirimo recolectado, 5. Calcular el promedto R del rango R: Res(R1+R2+R3+ RK) K Donde “k's el nimero de subgrupes. Por lo general, el resultado se calcula ‘con dos cifras decimales mas que aque de os daos originales. 6. Calcular las ineas de contr: Grafica x Linea central (LC) = x” Linea de contro! superioe (LCs) Linea de contol inferior (LCi Grates R Linea central (Lc) = R° Linea de control superior (LCs) = DAR Linea de contro inferior (LCi) = D3R. + A2R e217-2078 -MINEDU ecrWA 00% sosmenu oFEP NOME -weronoLodle PARA cAGesTON POR PROCEEOS ENE MSTERD DE EDUCACON” | Sratiea | Tamasio del subgrupo n | St##iea "| “'p Aes] Be c z Teed | |3.267) 3 4023 | [2575] 4 0.729 | [2.262 5 os} 15; 6 0.483 | - [2.004 7. Dibyje ls ineas de contol 8. Localice los puntos 8. Registre en el gto de control os datos de uta Consideraciones a tomar en cuenta Estadisticamente existe varios tips de gréfcos de contol, en funcién a tipo de valores que se estan miciendo (continuos 0 ciscietos) [No confundr lo limites de contol con lo limites do las especiicaciones de! chante. Pansar en las especticaciones como "la vozdel cents” y en os limites {e contral como la voz del proceso” Ejemplo de aplicacién Dates “Valores de un subgrupo: 47.32, 44, 35, 20, Tama de cata subgrapo (= 5 Cantidad de subgrupos () 1. Recoger los datos: Para efectos del ejemplo, s€ van usar los trios de un sUbgtUpo, el resto de datos serdn tomados dela biblogafia. 2. Caleuar el promecto (x) de cada subgrupo: (a7 + 32+ 44+ 35+ 20)/52 356 3. Calcul el prometto bruto (x) x= (95642924. +28.2)/25= 29.86 4, Caleule el Re (47-20) 1 del grupo (R: 7 5. Caleule el promedio R del rango Ri Res@7re ier. 27)/25= 27-44 6. Calcule ls ineas de contro: Grafica x Linea central (LO) =x" = 29.86, Linea de control superior (LCs) Linea de contol inferior (LCi + ADR’ = 20.86 + (057 * 27.48) = 45.69 ARR" = 29.85. (0577 * 27-44) = 14.08 6217-2018 -MINEDU DDREcTA Wt zoamenuse oPeP NOME “ero00.031 PAGAL GESTIONPOR PROCESO ENE MSTERO E EDUCACION™ Graica R Linea central (LC) 7 44 Linea de control superior (LCs) = Da Linea de contol inferior (LC) = D3R 118°27.44= 58.04 (90 aplica cuando n es menor a6) 7. Dibuje las lineas de contol 8 Localice los puntos 8. Registre ene! grfic de contol os datos de utiidad 64- MINEDL 217-201 DRECTA NOY aotsMNEDUSPEOFEPUNOME -eroo0LocinPaRALA GESTIONPOR PROCESS EN EL MNTERDDEEOUCACINY 2. HISTOGRAMAS Qué os? Es un desplegue grfico de nimero de veces que cur un hecho determinado en tina Sere be observaciones. Debido ala forma que ada el hstograma, see suele ‘denominar ‘curva de campana’ o "campana de Gauss" en Ronor al matematico aleman que desarrollo este tipo de gréicas. El histograma es una herramienta de ‘agnestica muy importante ya. que nos muestra una vista panorémica de la vvariacion en la dstrbucién de datos {Cuando so usa? Es una herramenta usada para analizar datos de tipo continuos (longi, temp, atc, ete). con la finaldad de determinar la variacén de un proceso, mostrando [a dstibucion de datos graficando con barras en numero de unidades por cada categoria, Como se elabora? ass ara lore un sopra Luego de recolectar los datos, conta el nimero de dato (). 2, Caleuar el rango (R) R= méximo valor observado ~ minimo valor observado 3, Determinarelitervao de case (K) de manera précica,elvalorK se determina usando la siguiente tabla (Rinere de aoe] Menes de 30-100 [6 100-250 [7-12 ius de 250 [10-20 4. Determinar la extension del interval (4), dvciondo: RK. Sie resultado no 8 exacio, aproximar Hal numero entero mas cercano. 5, Determinar los limites de clase, Tomar la menor medicién individual de los datos, use este numero redandee hacia un numero menor. Este sera el punto Inferice del pemer mite de case, 6. Construya una tabla de frecuencias basada en los valores obtenidos (numero Ge clases, interval de clase y limite de clase). La tabla de fecuencias es fctualmente un histograma en forma tabular 7. Construya el histograma basado en la tabla de frecuencia. 8. En.un espacio en blanco del hstograma anote a historia de ls datos. Consideraciones a tomar en cuenta LUsarhistogramas slo cuando se tienen datos contnuos. 6s217-2018 MINEDU neers 004 aneamenuereorensowe ~peroo.oca Pan CET ONPORSNUEES EVE END OC EDEACENT Ejemplo de aplieacién Datos 1 2 R=107-9=17 5. Para el ejemplo se recomienda usar entre 7 y 12 cages, tomaremes K = 10 4 H=17/10=0.17, se recomienda redondear, H=02 5. En el ejemplo, e! menor valor fue 8, se le suma elrteralo: 9+ 02 = 92. La primera clase incluye al 9 y alos valores menores 2 9.2 (no inchye 9.2), a Segunda case incuye al 82 y a los valores menores a 8.4 (no incluye 8.4), y asi suoesivamente hasta competar el nimero de cases (10). 6, La tabla de recuencia basada en el ejemplo es la siguierte: (Tw esa sas| — sess — Tra {| soo-e88 | 9FT : z S30 [93 — a 2 3 230 [9s Ta aE % zl 2070] 97 — Ta m2 = 2338 | 33 [CACC RCATMEL 3¢ ¢ 018] 900 a EEL 2 a 303¢-| 103 — [a a a = [10s 3 7. Elhstograma basado en el ejemplo ese! siguiente: 66217-2 jnccrwa w HY ane sanESUsPEOFEP INOUE ‘sro00.00IAPARALA GEETONPORPROCESOS EN EL NSTERDDEEDUCAGON” 18 -MINEDU ANEXON’ 11 HERRAMIENTAS PARA ANALISIS DE CAUSA RAIZ 4. DIAGRAMA DE PARETO Ou6 06? Es una forma especial de grafico de barras vericales que ayuda a determinar qué problemas resolver y en qué orden, Los problemas de calidad se presentan como Dérdidas, las misma que se orginan Por unos pocos Upos de detectas, y estos fetectos pueden atriourse a unos pocostipos de defects, y estos defectos pueden fatiburee a un numero muy pequeno de causas. Si se identiiean las causas de fstos poces efectos Wales, podremos.elminar sas) todas. las perdi, ‘oncentrandonos en esas causas pariculares y dejanco de lado por el momento ttre muchos defects tviales, {Cuando so usa? uando se busca clasifiar los problemas enlos pocos vials los muchos trvaes, on ol fin de seleccionar e punto de inicio para a solucn de os problemas o para la Wentiicacion de la causa raiz de un problema 206mo se elabora? Decida qué problemas se van a investgary cémo recager los dats, Disefe una taba para el conteo de datos. Diligence a tabla de conteo ycaleue los toales Elabore una tabla de datos para el ciagrama de Pareto con Ia Ista de tems, los totals indvduales, los totales acumulades, la composicion porcentual los porcentajes acumulados. CGrganice los items por orden de cantdad y lene l abla de datos Dibuje dos ees verticals y un eje horizontal 2. Ejes vortcales: [D> Efe iquierdo: marque este eje desde 0 hasta el total general li_Eje derecho: marque este eje con una escela de 0% a 100%. », Eje horizontal: Divda este eje en un némero de intervals igual al namero de lems clasificados, 7. Constryya un aiagrama de barras (ciagrama de P 8. Dibuje la cura acumulada (curva de Pareto). 9. Escriba en e dlagrama cualquier informacion necesara. ©) Consideraciones a tomar en cuenta S''Si es necesario, constr varios dagramas de Pareto, sgrupando los problemas en diferentes clases para caplar la esenca de un problema, = Noes conveniante que el tem “ares represente uno de los porcentajes mas altos. Si esto sucede, se ha realizado una casiicarién no apropiada, SSi.un item se puede solucionarfacimente, se debe alrontar rapidement, ‘aunque no tenga representativided dentro dal ciagama de Pareto, or217-2018 - MINED! omcTWAN OH ze mNEOUSeE OPE UNONE *weronoLocia pas LA GESTION FoR PROGEEOS ENE NSTERD DE EDUCAION™ Ejemplo de aplicacién 1 tolema 2 mestgar toes de defedes en bar acura © Rayad * Mancha 2 Tension = Rejadure Burbuja Otros de metal Los datos se recogersn por conten. 2, Tabla de contea de datos 3. Diligence la tabla de conteoy caleule ls ttaes 4. Tabla de datos para el ciagrama de Pareto ‘5. Organizando los items por orden de cantidad y lenardo la tabla de datos. 6. Pasos del6 als 6217-2018 -MINEC recta: C4 sore mnenusre cPEP uname ‘werovoLociaPaa LAGESTION FOR PROGESOS EN EL MNSTERD DE EDUCACIN® 2, LLUVIADE IDEAS Qué es? Es una técnica que permite aprovechar el pensamiento creavo de un equipo para identticar posibles ‘soluciones de problemas y potencisles oportunidades de mejoramierto de la cabdad Cuando se usa? = "Cuando exista la necesidad de lberar la creatvidac de ls equipos = Cuando se dese gonerar un numero extenso de teas. Cuando se desee involucrar a todos los miembros de un proceso uCémo se elabora? 1. Fase de generacion = ""Nombrar al coordinador del grupo © Elcoordinador expica concretamente el tema a trata *Eleoordinador concede la palabra a cada unc de les miembros porturno hasta ‘agotar las ideas. = Las ideas se deben escribir en un lugar visible po todos. Las ideas propuestas pueden servir como base aas ideas = Enesta etapa, las ideas no deben ser critcadas. En esta fase, [as ideas pueden recogerse do otras formas, por ejemplo feecrbiéndose en un formato preestablecdo o realzandose de manera ‘Senciosa por un espacio de tempo previamente étinigo 2. Fase de acaracion = Proceder ala actaracion de cada una de las ideas ‘Se puede erticar 0 apoyar.cuestionar las ideas, no las personas. © Se puede Unir dos ideas si son similares 3. Fase de votacon Se procede en funcion a su importanciao incidenca en el problema, Se puede emplear sistema de ponderacién para caliicar las ideas 2 Dobe ser secreta para evita influencias hacia determinadas ideas. 2 Sielntimero de ideas es grande, reducir ala ited 2 Luiear estema de ponderacion 4, Fase de ordenamiento = Ustar las ideas de "mayor a menor. resolviendo una por una = Agrupar. * Revsar a lista (rehacer segin orden de importancia) Consideraciones a tomar en cuenta = Elder facia, posibiita el compeomisoy la Nudex Todos son iguales, igual valoracn. 2 Todos enionden el tema a trata © Sevaienta la generacion de ideas (alent la extraxagancia). = Nopreguniar.eicarnalabar * No personas extrafas. 2 Fijarua limite de tempo (10 a 30 minutos. 8Dmecrwan-O¥ zoesmeousee oper unoue -meron0.03IAPaGh A STN FOR PROGESOS ENE MNSTERDDEEDUCACON 3. CINCO PoRauES Qué 0s? Es una metodologia que nos permite identficar consecuenciasy causas, Cusndo so usa? ‘Cuando se necesta realizar el analisis de un problema para Went’ el 1. Se define el problema o et efecto 2. Luege se hace fa pregunta Por qué se ha preducdo el problema? 3. Se-ancta lao las reepuestas 4, Lego se hace la pregunta :Por qué... considerando las respuestas anteriores)? 5. Sevepite el ejrcicio 5 veces 8. Se considera respuesia al quinto porque la causa raz del problema Consideraciones a tomar en cuenta = En-caso el equipo de mejor considere dos o mas respuesta ante una pregunta ‘evaar las respuesas a considera en la Secuencia de preguntas siguientes, = De ocurrir el caso antanir se obtencria mas de una causa ralz ante el problema efecto planteado, Ejemplo de aplicacién Situacion_ en una organizacén se presenta el siguiente problema: Las resporsabildades, autoidades y competencias del personal no han sido defn fn su totaldad. Ei documento SOF-RH-DDP-001.00 "Descripcion de funciones y ompetencias’ que. conliene las funciones, responsabihdades, autordadee, Competencias y nveles de comunicacién para cada puesi de trabajo ain esta en proceso de elaboracén, Pregurta 1: ;Por qué no se han definido las funciones, responsabildades, autordades, competencias y niveles de comunicacion? = Respuesta 1: Porque ain no se ha defindo fomalmente la estructura cerganizacional Pregurta 2: Por qué no se ha defride fomaimente la estructura corganizacional? = Respuesta 2: Porque no se ha realizado un estudo técnica de respaldo © Pregurta 3: ¢Por qué no se ha fealizado un estudio téenico de respalao? Respuesta 3Por que el personal actual tine fabores que no le permiten realizar esta labor + Pregunta 4: .Por qué personal actual tiene labores que no le permiten realizar cesta labor? = Respuesta 4 Porque no cuenta con personal de apoyo que le permita cumplir on os entregables a tempo, = Pregunta 5: ZPor qué no cuenta con personal de apoyo que le perita cumplir om ls entregables a tempo? = Respuesta 5 Porque nose ha presentado la solctud de contratacién do personal de apoyo. ‘Causa Ralz” No ‘se cuenta con personal de apoyo que permita cumple con los ‘enregabies del area sin deeculda las labores cotisanae 7”217-2018 -MINEDU nec 04 zoe sanEsusPEOFEP NOME -meron0.0diA PAA LAGESTION POR PRCCESOSEN EL MINSTER DE EDUCA 4. DIAGRAMA CAUSA - EFECTO (DIAGRAMA DE ISHIKAWA 0 DIAGRAMA DE ESPINAS DE PESCADO) Qué es? Es el dagrama que muesira la relacion entre una caracteristca de calidad y los factores. El diagrama causa ~ efecto sea tal vez la ercamienta mas dt con la que Un equipo de merora ds procesoe cuenta para determinarlas causas que dan orgen ‘una stuacién no deseada dentro de un proceso, {Cudndo se usa? Erdiagrama causa ~ efecto se usa cuando se requier daterminar las causas ~ralz de un problema, agrupandolas en causas comunes. como se elabora? {i elaboracién de un diagrama causa efecto contompla os siguientes pasos: 1. Usarla siguiente plait: — a] 2. Conformar un equipo de trabajo para desarroliar la herramienta, 3. Nombcara un coordinador para que lider el uso dela herramienta 44 dentificar el problema y esorbiro en el casero “PROBLEMA” del clagrama, Etprobiema ("efecto"), os la caracteristiea que queremos mejorar o controlar. Se debe deserbi de manera cara y concsa, para que la ‘luvia de idess* respecto a la causa de cicha problema gener la mayor canidad de ideas, 5. Escrbir as causas primarias que afectan a dicha caracteristica. Cada una de ‘elas causas representa a uno de los seis principaes factores que afecian 3 (os provesos: 1. Las maquinas del proceso: hardware y software, equipos, instrumentos, ‘entre tfos, que son utlizados para ejcutar el proceso. [oe materiales que £2 usan en e proceso: insumes, informacion, entre os. que ingresan al proceso. Loe métedos del proceso. conocimientos, documentos nornativos, plticas, manuales, etc 4. Lamano de obra involuerada en proceso recurso humane que paticpan en la elecucion del proceso. n217-2018 - MINEDU ones 904 ssaresusrcorrene -werooe.ci RAL tronPOR REEF TED DICE 12 La modicién do los process: indicadores sotre calidad, oportunidad, Cantidad, enre otros que miden el proceso hoy. 1. Elmedio ambiente que rodea al procesc:factores externas, ales como et cima, el gobiemo, elentomo, la sociedad, ete El equipo reazarael abajo ‘con ayuda de la herramienta "Lunia de ideas" pare ia generacion de posible causas que oiginen el problema, 8, Escribs las causas secundarias que afectan a las primarias sobre una linea (amanera de espin). 7. Escrba las causas tecisrias que afectan alas secundarias, 8, Repatirsies necesari, para alguna cause, hasta agotar a “luvia de ideas" Consideraciones a tomar en cuenta ~ Los dagramas causa efecto identifican causas posbles de un problema, por lo que se require de un anals's de datos para confimar los resultados del se de esta herramienta, polo que lo ideal es escoger "causes mecibles” La construccién de un dhagrama causa efecto es més electva luego de construire diagrama del proceso. Durante la constrccin del diagram causa efecto, se debe tener culdado on caplar todas las ideas, expresandoas tan concretanente como sea posit, = No debatrnieriicar la ideas. = Reuniria ideas repetdas. = Constr un diagrama por cada problema. FReunir ‘problemas’ sobre los que sea posible actua = Con'la fnaldad da aumentar ideas’ sobre probemas en los que hubo fcutad para generarias durante el eereicio en ecuipo, se puede exhib el tlaprama on murales con transito de personas relacionadas al “problema © Invitando a que diches personas, utizando papeles achesivos, plarteen ‘eas. Eaton cee | n217-2018 -MINEDU -veroo.onin rR RucToNPORROGICS EN MTR DE ILCACON NEKO N"#2 LSTA MAESTRA DE FORMATOS [STA MARSTRA DEFOROAATOS vesin ‘rocedimlento vinelado aRECT W004 zoe NEOUS OPEPANONE - MINEDU -wero0oL03i Pah LA STN POR PROUEEOS ENE NSTERD DE EDUCACION™ GUIA DE LLENADO STA ASTRA DE FORATOR Fecha de Actuals Coon Nombre daldocimenta | vert Precediniente vine 4217-2018 .MINEDU Dect 04 zor mncousee oFeP NOME -weronoLoci Pha a ces 10N POR PROCESO EN EL MNSTERODE EDUCACIN® ANEXO N* 13, LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS217-2018 -MINEDU RECTWA 0" aoe sanEDUSPE OPcP NOME ‘weroo0.004 PA (A GESTION POR PROGESOS EN EL MISTERD DE EDUCACION™ GUIA DE LLENADO. eEpesas ig RG lasso a Jvesien ae Lessard eters rie we vio rene 76078 -MINEDU 217- nec ane amenisre crayons -wercotcoe he thrones Ene eno ECA ANEXO N" 14 DETERMINACION DE LOS PROCESOS HASTA NIVEL N 1. A ptr de os procsoe de nivel 1 enicados en af mapa de procesce se Coleman oe poceos denver empl Fovee Nivel: #50302 Adminstrarconrataciones 2 Al cesar la deteminscion de procesos del PSIE02 so eniian 4 proosece devel = P308.0201 Eva requerminto Paz 02 Comprerbenes por acuerdo marco = PS03,02.03 Contfaar con 0 sin procedimientos de seleccion P503,02.04 Dar conforma a la compra Por lo tanto se tend una ficha de procesos de nivel N=1 (Anexo 02), que incluya a los 4 procesos de nivel N=2 dertiicados. ”217-2018 -MINEDU RECTAN O° zoe MOUSE OPEPLNOUE *wero0o.03iaPath LA STON FOR PROGEEOS ENE MSTERO DEESUCACION” b. Al elaborar la ficha de provesos (Anexo 02) del PS03.02 Administrar Contrataciones (nivel N=1), se obtene la siguiente icha fig fae encom ee] tee [soqe fon ala [eve [ttc nasi ss Fnwomas ra in O eo fowisies, O1GERE CC Anwar | ay at a eee ei amt ba Frewinsef ser tb cemaetne f saiael ©. Sial desarrolar la detenminacin de procesos de nivel N=1 se legan a identficar Solo actividades, ya no se realiza la icha de procesos de nel N(Anexo 02), en su lugar se reaiza ia icha ce procedimiento (Anexo 07) 7%217-2078 -MINEDU RECTAN" 0% seit aEDUSPE OPER. UNOME “werooo.osiaPaga LGESION POR PROCEEOS EN EL MAVSTERIODEEDUCACON” 2. Si se desarroia cada uno de los procesos del nivel N=2, algunos contendirén ‘ctvidades y contaran con eras procesos dent Ejomplo: 8, Proceso Nivel 2: PS03.02.01 Evaluar requerimiente = Al desarrolla la determinacién de procesos del P$03.02.01 se determinan sole actividades, tal como se muesta ene! ciagrama de fujo. | i = Por lo tanto, e proceso al contener solo actividades se detaliaen la fica de procecimiento (Anexo 07). b, Proceso Nivel 2: PS03.0203 Comtratar con o sin procedimientos de ‘seleccién = Al desarroliar la determinacion de procesos del P303.02.03, e Wdentiican 4 procesos de rivel 3 S03.02.08.01 Realizar estudio de mercado PS03.02.03.02 Elaborar expeciente y bases de salecién S08.02.08.03 Realizar procedimientos de seleccion| PS03.02.03.04 Realizarejecucion contractual *217-2018 -MINEDU DRecrWAn-OOY ateamoushe oem UNONE ‘weronovoci Pas A esTon For PROCESOS EN EL HNSTERDDEEDUCACION™ i ~ Por lo tanto se tendré una fcha de procesos de nivel N=2 (Anexo 02), que incluya a los 4 procesos de nivel N=3 Identficados. ‘Al elaborar i ica de provesos (Anexo 02) del PSC9.02.08 Contratar con 0 sin procedimientos de seleccién (ivel N=2), se chiene la siguiente ficha217-20°8 -MINEDU ‘orectva (04.0 mneoUsPE GPEP.UNOME ‘werono.0ciAPaGALA GESTION PORPROGEEOS EN EL MASTER DEEDUCACON” aT Ee fesemnemene a [BB fase vneronoer rent noarts at rem i Foe beaurea even foe on Proweedores | tntodas coo “Nombre A nae ‘sas , leaned i a os Less sce =| Ia fetes nie 8] emma 3, Alsequir desarrliando la determinacion de procesos de nivel ‘ros proceses deriva y aos solo habran legado a actividades ‘2 Si desarrllamas cada uno de los procesos de Nivel 3 identificados dentro del PS03.02.03 Contratar con 0 sin procedimientos de seleccién, algunos tendrén a247-2018 -MINEDU Donecrva w6C4 soe mnousre oPeP ME ‘weroooLocin Pk A STON FoR PROGESOEENEL MNISTERO DE EDUCAIONT Proceso de Nivel3 | Proceso de Nivel 4 Resultado Ya no contienen P503.02.03.01 Realzar | procesos en el nivel 4, | Ficha de procecimiento festusio de mercado | decartan en | (Anexo 07) etviades. Yano P503.02.03.02 Elaborar procesos en Ficha de procecimiento pediente y_ bases de | ecantan (Anexo 07) seleccin actividades. Contiene ots. 3/Ficha de proceso de procesos, Nivel N=4 (Anexo 02) PS03.02.08.03 Realzar procedimientes de Seleecion Ya no _contienen PS03.02.03.04 Realzar | procesos en e! nivel 4, | Ficha de procedimiento jjecucion contractual | decantan en | (Anexo 07) ‘acthidades. b. Cuando los provesos identiicados legan a actividades se trabaja cémo lo ingicado en punto 2a ©. Cuando Ios procesos identiicados aun contienen otios procesos, $2 trabaja ‘como la indicado en el punto 2. 1d. Se desarroliala determinacion de provesos hasta que el itimo nivel identiicado Contenga Solo actividades. 4, Alelaborar el Manual de Procesos (Anexo 08) se adjuta slo las fichas de procesos (Anexo 02) y dlagramas corespondientes elaborados para todos os niveles Identiicados; no se considera las fichas de procedimientos(Anexo 07) ‘8. Tomando el ejemplo desarrollado en los punts 1.2 3, solo se adjuntaré las fichas dlagramas de os siguientes detaiados en el sguinte cuadro Se muna af enna admnstar] y |radeoroceso | anal” de Cocoon Manca No se incuye en Fee ee TMM" | 2 | Fichade provedimiento |e! Manual de equerimient Proceso PS03.0202 Comprar No se induye en Bienes por acuerdo| 2 | Ficha de provedimiento |e! Manual de marco | Proceso eee eee ‘Se adjunta en ef 2 | Ficna de proceso Manual de Brccedierios de pened 4 oy217-2018 DmecrvAN{OY anieMoUSPE CPER.UNEME ‘weroo0L0ciAPAGALA GESTION PORPROGESOSENEL MASTER DEEDUCACON” 'P503.02.03.01 Realzar estudio de Ficha de procedimiento MINEDU No se incuye en Manual de ovate Foote Pets o2 302 Rous nee op Ete orp Fira de pecedmnt | ana” ae tous desl Broo pens.o20308 oe set onal me proceso | Manat de — aan Proceso ets 00050 os rege eh Resize Gecuctn| 3. |Fenacepooesieno | aMule Seatac! Broce 503.0204 Dar confermidad a la ‘compra Ficha de procedimiento No se incluye en el Manual de Proceso 8