Guía 4

3.1.
 ¿Cómo se debe legalizar una empresa?
Se puede legalizar una empresa desde la clasificación de persona natural,
persona jurídica y establecimiento de comercio, con estas divisiones se presentan
diferentes pasos para llevar a cabo la formalización de la compañía. Cuando se
quiere legalizar una compañía de persona natural, se hace referencia como
persona natural a aquella persona que ejerce una actividad de manera habitual y
profesional a título personal, quiere decir que asume los derechos y obligaciones
de la actividad comercial que realiza.
 ¿Qué pasos se deben seguir?

Para poder constituir una empresa, es necesario conocer los requisitos y trámites
legales, laborales, tributarios y de funcionamiento. Puntos que son esenciales para
poder registrar y formalizar la empresa. Los Pasos son:

-Seleccionar el Tipo de Empresa

-Consulta de Homonimia
-Consulta de Logo
-Consulta de Actividad Económica
-Consulta de uso de Suelo
-Elaboración Minuta de Constitución
-Solicitud de Escritura de Constitución
-Realizar el Pago del Impuesto de Registro sobre Escritura
-Registro Mercantil
-Registro de los Libros de Comercio
-Registro Único Tributario
-Registro de Industria y Comercio
-Registro de Funcionamiento
-Inscripción al Régimen de Seguridad Social

 ¿ Que documentos debo diligenciar ?

 . ANTE CAMARA DE COMERCIO:

1. Verificar la disponibilidad del Nombre.
2. Diligenciar el formulario de Registro y Matricula.
3. Diligenciar el Anexo de Solicitud del NIT ante la DIAN. (También se puede hacer
en la DIAN).
4. Pagar el Valor de Registro y Matricula.
 2. ANTE LA NOTARIA:
1. Escritura Pública. (Esta deberá ser presentada ante Cámara de Comercio en el
momento del Registro)
Tener en Cuenta: Todo tipo de sociedad comercial, si tienen menos de 10
trabajadores o hasta 500 salarios mínimos de activos al momento de la
constitución, no necesitan escritura pública para constituirse.
 3. ANTE LA DIAN:
1. Inscribir el RUT (Registro Único Tributario).
2. Obtención del NIT (Número de Identificación Tributaria).
 4. ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DE LA ALCALDIA:
1. Registro de Industria y Comercio.
2. Registro de Uso del Suelo, Condiciones Sanitarias y de Seguridad.
 5. MARCO JURIDICO:
• Código de Comercio Colombiano, Libro Segundo, artículo 98 y subsiguientes.
• Ley 80 de 1993 artículo 7 Parágrafo 3°.
• Ley 222 de 1995.
• Ley 1014 del 26 de enero 2006.
• Decreto 4463 del 15 de diciembre de 2006.
• Estatuto Tributario artículo 79.

3.3. Teniendo en cuenta los términos de Titulo valor, documento comercial y soporte
contable elabore en un cuadro comparativo donde mencione: definición, diferencia
y semejanzas entre:

Titulo valor Documento Soporte contable

comercial
Definición Los títulos-valores Los documentos Los soportes contables
son documentos comerciales, también son los documentos que
necesarios para llamados documentos sirven de base para
legitimar el ejercicio mercantiles, son todos registrar las operaciones
del derecho literal y los comprobantes comerciales de una
autónomo que en extendidos por escrito empresa, es por ello que
ellos se incorpora. en los que se deja se debe tener un especial
Pueden ser de constancia de las cuidado en el momento
contenido crediticio, operaciones que se de elaborarlos
corporativos o de realizan en la actividad
participación y de mercantil, de acuerdo
tradición o con los usos y
representativos de costumbres
mercancías. generalizadas y las
disposiciones de la ley.
 Diferencias Es aquel documento Son todos aquellos Son todos los
que es necesario comprobantes de documentos que sirven
para ejercer el medio escrito en los de base para registrar las
derecho literal que se deja constancia operaciones comerciales
expresado en el de las operaciones que de una empresa o
mismo título. se realizan en la persona.
actividad mercantil.

Semejanzas En general, estos sirven como base, son la prueba, son los que sustentan
que un bien es tuyo o de tu empresa. Son los que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa.

3.3.2. A continuación de, forma individual realice un cuadro sinóptico donde

evidencie la clasificación de los distintos documentos soportes teniendo en
cuenta diferentes criterios:

-Negociables: Son los que sirven de

información sobre las condiciones
de una transacción comercial por
DOCUMENTOS CONTABLES seguridad y comodidad. Con ellos
se paga o se respalda una deuda.
Entre estos tenemos el cheque, la
letra de cambio, el pagaré, la
libranza, factura cambiaria,
certificado de depósito o CDT

-Informativos: Son aquellos cuya

-No negociables: Brindan los datos
función es administrativa y sirven
necesarios para el registro contable y
para informar sobre las condiciones
no tiene carácter negociable y son:
de una transacción comercial y son:
comprobante de ingreso,
CONTABLES/ NO la cotización, pedido, remisión
comprobante de contabilidad, nota
CONTABLES débito, nota a crédito, consignación
bancaria, entre otras.

Son los que contienen información

sobre una determinada transacción
comercial pero no se utilizan para
sus contabilización, es decir, son
documentos que solamente
DOCUMENTOS NO CONTABLES
suministran una información.
 Estos documentos se elaboran
directamente por la empresa y se
INTERNOS priorizan a la hora de llevar la
contabilidad; dentro de ellos están:
La factura de venta;
 Recibos de cobro;
 Presupuestos;
 Vales;
 Recibos de pago, entre
otros.

INTERNOS/
EXTERNOS

Los documentos externos también

se tienen en cuenta en la
contabilidad de las empresas, pero
la diferencia con los internos es
que, como su nombre lo indica, son
EXTERNOS elaborados por otra empresa o por
otro servicio que se adquiera y que
no haga parte de la estructura
interna de la compañía. Algunos de
los ejemplos de documentos
contables externos son:
 Recibo de caja;
 comprobante de pago;
 comprobante de
devolución;
 consignaciones;
 letras de cambio;
 factura de compra, entre
otros.
 Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en la cual
Factura
se detallan las mercancías compradas.

Es un documento en el cual quien lo firma, reconoce haber

Recibo recibido la cantidad que en el mismo se expresa
NO por concepto de dinero u otra cosa.
NEGOCIABLES
Comprobantes Son documentos adaptados a la organización interna de
de compra las empresas para tramitar la adquisición de mercancías.

Son documentos utilizados en el departamento

de compras para una negociación, contienen una lista
Cotizaciones
de precios de los productos o servicios que ofrecen
los proveedores a sus clientes reales o potenciales.

Es una orden que se da al proveedor que ofrezca las

Orden de compra condiciones más favorables para que enviara las mercancías
autorizadas por la empresa.

Es un documento por medio del cual una empresa informa a

Nota de debito otra el cargo en su cuenta por conceptos especificados en la
misma.
NEGOCIABLES/
NO
Es un documento por medio del cual una empresa notifica a
NEGOCIABLES Nota de crédito otra la disminución del importe de una factura, por concepto
de descuentos o de anulaciones de operaciones.

Es un documento emitido por la empresa proveedora con

fines de control interno. Se extiende por duplicado o
Nota de pedido
triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la
copia se entrega al cliente para control de su pedido.

Este documento representa el derecho que tiene el tenedor o

vale
beneficiario de recibir ciertos bienes o valores.

Son los diversos formularios que se utilizan para cada uno

Documentos
de los movimientos de dinero en los bancos (planillas de
bancarios
depósitos, retiros y estados de cuenta).

Son documentos que se elaboran cuando por cualquier

NEGOCIABLES Recibo de caja concepto se recibe dinero en la empresa. Este sirve de base
en la contabilidad.

Letra de cambio
Pagare Cheques
Exposición documentos contables y no contables. CRISTHIAN ALEXIS PINILLA DIAZ.
3.3.4 Asientos contables- Taller de asientos simples 1.
TALLER DE ASIENTOS SIMPLES 2
EFECTO DE LA TRANSACCION O EJEMPLO
HECHO ECONOMICO
DISMINUCION Apertura de una cuenta bancaria con
DEL ACTIVO dinero de la caja general.
AUMENTO DEL AUMENTA EL Utilidad a trabajadores por pagar
ACTIVO PASIVO
AUMENTA EL Se valoriza un terreno propiedad de
PATRIMONIO la empresa.
DISMINUYE -Se cancela una cuenta por
DISMINUYE EL EL PASIVO pagar (disminuye el pasivo).
ACTIVO
DISMINUYE Se paga la factura de electricidad
EL
PATRIMONIO
 Las facturas de venta son un instrumento que parciales o totales de los clientes de una
sirve como constancia para el vendedor y para empresa por conceptos diferentes de ventas al

Documentos y el comprador de la operación realizada.

Describe en ella lo que se ha comprado y por
ende vendido, y el precio pagado. En este caso
contado ya que para ellas el soporte es la
factura.
Documento equivalente

soportes el hecho descrito es la operación de

compraventa. Se deben consignar en ella los
datos personales del comprador y del
El documento equivalente a la factura es aquel
documento soporte que reemplaza a la factura,
en las operaciones económicas realizadas con

contables
vendedor, sus domicilios y sus condiciones las personas que no están obligados a facturar.
respecto a las cargas impositivas. Se deben El documento equivalente puede ser expedido
también dejar anotados los datos de los por el vendedor del producto o servicio, o
productos o servicios vendidos (cantidad, elaborado por el adquiriente de los mismos.
Cotización descripción de los mismos para identificarlos, Siempre que el documento equivalente cumpla
hace referencia al hecho de fijar un precio, precio unitario y precio total). También debe con los requisitos mínimos para su validez, y
pagar una cuota o hacer una estimación de aclararse las condiciones de venta (si es al sea expedido por una persona que no esté
algo. Esta palabra se utiliza para referirse a la contado o a crédito, pagadero con cheque, en obligada a facturar, el documento equivalente
documentación que señala el valor real de un efectivo, con tarjera de crédito o débito, si es al constituye prueba suficiente para soportar los
servicio o un bien. por mayor o por menor). correspondientes costos
También se puede definir como el precio al que Recibo de caja menor Orden de compra
se puede realizar una compra o venta de un Es un documento de contabilidad, que Una orden de compra (también conocida como
bien o un valor en el mercado, pero además se utilizamos para soportar las erogaciones de pedido de compra o nota de pedido) es un
aplica al precio al que compradores y dinero de nuestra caja menor cuando no existe documento emitido por el comprador para
vendedores están dispuestos a concretar otro soporte probatorio, o para ampliar el solicitar mercancías al vendedor.
operaciones, pero que no es necesariamente el detalle de un determinado desembolso. Suele El vendedor deberá conservar el documento
precio que al finalmente se cierra. Puede utilizarse como un soporte transitorio que original y el comprador el duplicado. Las
referirse a distintas cosas: el pago de una cuota luego será reemplazado por el tiquete o factura diferentes partes de la orden de compra se
fija, la asignación del precio de una acción o correspondiente o anexado al mismo. detallan a continuación:
título económico en la bolsa de valores, o, en El recibo de caja se contabiliza con un débito a *Datos de contacto y dirección del comprador
un sentido más general, la acción de estimar, la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su (emisor de la orden de compra)
valorar o fijar precio de algo. contenido o concepto del pago recibido. *Datos de contacto y dirección del proveedor
Factura de venta Generalmente es un soporte de los abonos *Fecha y lugar de emisión del pedido
*Nombre, cantidad, precio y descripción de los obligaciones laborales, cancelación de los administrativo y se crea a partir de la
productos que se van a comprar diferentes gastos operacionales (servicios, evaluación del inventario registrando la
*Términos de pago (modo de pago) y de papelería, etc.), transacciones comerciales, cantidad de bienes, el valor de medida y el
entrega del pedido (cuándo y cómo se recibirá causar anticipos, etc. precio por unidad, para posteriormente
el producto) Nota debito o nota crédito bancaría clasificar los productos de acuerdo con las
*Coste total del pedido y costes de envío Entre los documentos que sirven de soporte similitudes de sus propiedades.
*Firma autorizada contable se encuentran las notas débito y En las también conocidas tarjetas kárdex de
Cheque crédito, notas que sirven como comprobantes inventario se ingresan datos generales sobre
Un cheque es una orden de pago puesta por contables y que se realizan para justificar el dichos bienes con el objetivo de llevar el
escrito que permite a la persona que lo recibe ajuste de una cuenta con terceros; estas control de sus movimientos al rastrear las
cobrar una cierta cantidad de dinero que está pueden generarse, por ejemplo, por entradas y salidas de estos artículos para, a su
estipulada en el documento y que debe estar devolución de mercancía, cobro de intereses o vez, elaborar reportes. Esta labor operativa
disponible en la cuenta bancaria de quien lo corrección de saldos (ya sea porque se pactó un anteriormente se realizaba manualmente, pero
expide. valor menor o mayor), situaciones originadas a ahora existen software administrativos que
Es importante resaltar el hecho de que en sus favor de la entidad o a favor de terceros. contienen kárdex dentro de sus componentes.
orígenes los cheques fueron utilizados como Aunque la relación entre la naturaleza de las De lo cual hablaremos más adelante.
una medida para evitar fraudes en los bancos notas crédito y débito para clientes o Planilla de nomina
gracias a que en los mismos se guardaban las proveedores es muy sencilla, suelen El recibo individual justificativo del pago de
firmas de quienes realizaban los distintos presentarse confusiones al momento de salarios, comúnmente conocido como nómina,
depósitos y estas se cotejaban cuando alguien realizar conciliaciones bancarias. El contador sirve, por un lado para que el empresario
iba a efectuar el cobro de uno de esos cheques. debe estar atento a que en los estados de justifique el pago del mismo y por otra, para dar
Comprobante de egreso cuenta o extractos de las entidades financieras a conocer al trabajador las diversas partidas
Los comprobantes de egreso es el documento se presentan notas débito o crédito que que integran, tanto su retribución como sus
encargado de mantener el registro de todos los responden a la naturaleza de dichas notas para deducciones.
gastos que se realizan en una empresa o la entidad financiera, pero dicho manejo de la La nómina está conformada por tres partes a
negocio. Este documento es obligatorio tanto entidad financiera es diferente para la saber. El devengado, las deducciones y las
para las pequeñas como para grandes empresa. apropiaciones. El devengado, es el valor total
empresas (Negocios). Kardex de ingresos que obtiene un empleado en el mes
Permite registrar el pago de las diferentes El kardex es un registro estructurado de la o en la quincena. La nómina es el documento
obligaciones que adquiere el ente económico existencia de mercancías en un almacén o que se entrega mensualmente a todos los
como: cuentas por pagar a proveedores, empresa. Este documento es de tipo trabajadores en el que aparece el detalle del
salario que recibe, junto con las deducciones El pago de la letra de cambio se puede realizar de caja y el crédito de acuerdo con su
que se le practican de dicho salario, bien sea al librador o a un tercero llamado beneficiario, contenido o concepto del pago recibido.
por descuentos obligatorios marcados por la tomador o tenedor, a quien el librador ha Generalmente es un soporte de los abonos
legislación vigente, bien sea por otro tipo de transmitido o endosado la letra de cambio. La parciales o totales de los clientes de una
descuentos, como anticipos o deducciones declaración del librado (deudor) que se empresa por conceptos diferentes de ventas al
para seguros de salud. contiene en la letra de cambio y por la que contado ya que para ellas el soporte es la
EXTRACTO BANCARIO asume la obligación de pagar al que la tenga en factura. El recibo de caja, siempre se le debe
Es un documento que envía de manera su poder (el librador o un tercero llamado dar al cliente, pero de igual forma se debe tener
periódica una entidad financiera al titular de tomador, portador, tenedor o beneficiario, si el una copia para el departamento para poder
una cuenta corriente con el resumen de los librador transmitió o endosó la letra) cuando mantener la parte contable al día y de igual
movimientos que se han producido a lo largo llegue su vencimiento. forma son un documento requerido por la ley.
del último mes en dicha cuenta y el saldo Consignación Remisión
disponible. La declaración del librado (deudor) que se La nota de remisión es un documento mercantil
El extracto debe contener los siguientes datos: contiene en la letra de cambio y por la que interno de las compañías, que sirve como
- Fecha de emisión. asume la obligación de pagar al que la tenga en prueba documental en todo acto de compra
- Titular de la cuenta. su poder (el librador o un tercero llamado venta comercial, cuya función es dejar
- Saldo anterior. tomador, portador, tenedor o beneficiario, si el constancia, a través de la firma del receptor, de
- Número de cuenta, también llamado Código librador transmitió o endosó la letra) cuando la recepción de un pedido de mercadería.
de Cuenta Cliente (CCC). llegue su vencimiento. La consignación es un La función principal de la nota de remisión es
- Movimientos (detallando fecha e importe). medio de extinción de las obligaciones similar acreditar la entrega de un pedido en tiempo y
- Saldo final. al pago, ya que el deudor pretende obtener una forma, requiriendo como condición
resolución liberatoria del pago. De este modo, indispensable la firma de quien recibe la
el deudor pone a disposición de la autoridad mercadería para que tenga validez legal.
judicial la cosa debida en determinadas Nota debito o nota crédito
Letras de cambio circunstancias, cuando el acreedor no quiere o
La letra de cambio es un documento mercantil comercial
no puede recibirla.
por el que una persona, librador, ordena a otra, Llamase así a la comunicación que envía un
librado, el pago de una determinada cantidad Recibo de caja comerciante a su cliente, en la que le notifica
de dinero, en una fecha determinada o de RECIBO DE CAJA Es un soporte de contabilidad haber cargado o debitado en su cuenta una
vencimiento. en el cual constan los ingresos en efectivo o en determinada suma o valor, por el concepto que
cheque recaudados por la empresa. El recibo la misma indica. La nota de débito es un
de caja se contabiliza con un débito a la cuenta
documento que se le envía al comprador o obligado a facturar, aunque para la
cliente para avisarle de que ha aumentado la contabilidad de quien hace el pago debe
cantidad de su deuda por algún motivo. Con hacerse un documento que le de validez
este documente se le avisa que se le cargado, o contable como recibo de pago, una nota de
que debe, una cantidad de dinero por un contabilidad, comprobante de egresos o recibo
concepto que se especifica en la nota. Las notas de caja etc .
de débito y crédito son documentos o
comprobantes que las empresas hacen para
realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya
sea por errores o por el cambio de condiciones
que generan un mayor o menor valor de la
respectiva cuenta.
Reembolso de caja menor
El reembolso de caja menor es el reintegro que
se realiza a un fondo fijo asignado a un
departamento de la empresa, por el monto de
los pagos hechos por este medio, de acuerdo a
lo indicado en las facturas y recibos
presentados, para así completar de nuevo su
monto inicial en dinero en efectivo.
Las empresas generalmente mantienen en sus
instalaciones cantidades menores de efectivo
para cumplir con pequeños pagos misceláneos,
tales como gastos de comida y suministros de
oficina.
Cuenta de cobro
La cuenta de cobro cumple una función de
comprobante de la realización de un pago,
existen formatos pro forma de cuenta de cobro
que pueden utilizarse para hacer un cobro por
la prestación de un servicio cuando no se está