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Perfil Cargo de Coordinador Adminsitrativo v2 Ok

Este documento define el perfil del cargo de Coordinador Administrativo en una compañía. Describe las responsabilidades del cargo, que incluyen coordinar las actividades administrativas para el funcionamiento de la compañía y administrar los recursos humanos. También detalla los requisitos educativos, de experiencia, competencias y habilidades para el puesto, como tener una educación profesional en áreas administrativas y al menos 2 años de experiencia en cargos similares.
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Perfil Cargo de Coordinador Adminsitrativo v2 Ok

Este documento define el perfil del cargo de Coordinador Administrativo en una compañía. Describe las responsabilidades del cargo, que incluyen coordinar las actividades administrativas para el funcionamiento de la compañía y administrar los recursos humanos. También detalla los requisitos educativos, de experiencia, competencias y habilidades para el puesto, como tener una educación profesional en áreas administrativas y al menos 2 años de experiencia en cargos similares.
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COPIA CONTROLADA ENVIADA ELECTRÓNICAMENTE

CODIGO: A GER 30
PERFIL DEL CARGO DE COORDINADOR
ADMINISTRATIVO VERSIÓN: 02 ESTADO: VIGENTE
Línea de Gestión Transversal
Página 1 de 6 FECHA: 25 Ago 12

COPIA CONTROLADA VIRTUALIZADA

1. OBJETIVO:

Definir las competencias necesarias, en términos de educación, formación, experiencia y habilidades, para ocupar el cargo de
Coordinador Administrativo de SILVOTECNIA. Así mismo, determinar la responsabilidad y autoridad propias del cargo.

2. ALCANCE:

Aplica al cargo de Coordinador Administrativo perteneciente a la Línea de Gestión Transversal y cuya misión es coordinar,
ejecutar y controlar las actividades administrativas necesarias para el normal funcionamiento de la Compañía, facilitando la
contratación, remuneración y administración general de los recursos humanos, procesando y canalizando debidamente la
documentación requerida y los recursos económicos necesarios para la ejecución de los proyectos, las actividades y las tareas
propias de cada cargo.

3. RESPONSABLE:

Gerente General

4. CONTENIDO:

4.1. PERFIL DE REFERENCIA:

EDUCACIÓN: Profesional en Áreas Administrativas o afines


(Técnico o Tecnólogo en proceso de profesionalización)

FORMACIÓN: Manejo de Software basado en ofimática (Office)


Conocimiento en contabilidad y costos

EXPERIENCIA: Experiencia mínima de dos (2) años en cargos similares en áreas administrativas con personal a cargo,
ejecutando procesos de pagos, nómina y gestión administrativa de personal

HABILIDADES:

Destrezas dadas por la experiencia en anteriores cargos

 Manejo de bases de datos


 Digitación de información

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Directora de Recursos Humanos y Director de Responsabilidad Social


CARGO Gerente General
Salud Ocupacional Corporativa

NOMBRE CATALINA QUEVEDO GONZÁLEZ ALEJANDRO PINEDA ARROYABE NATALIA QUEVEDO

FIRMA
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CODIGO: A GER 30
PERFIL DEL CARGO DE COORDINADOR
ADMINISTRATIVO VERSIÓN: 02 ESTADO: VIGENTE
Línea de Gestión Transversal
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PERFIL DE COMPETENCIAS

Competencias de Valor: Cualidades humanas a los que adhiere la organización y se ejercen a través de conductas

1. Compromiso
El Coordinador Administrativo siente como propios los objetivos de la organización, previniendo y superando los obstáculos que
interfieran con el cumplimiento de sus metas. Apoya e instrumenta acciones alineadas con la estrategia corporativa. Pone en marcha
las acciones y directrices recibidas por parte de la Alta Dirección y cumple cabalmente con sus compromisos, personales y
profesionales.
2. Ética

El Coordinador Administrativo siente y obra en todo momento consecuentemente con las buenas costumbres y los valores morales,
tanto en la vida profesional y laboral como en la privada, respetando las políticas y normatividades internas, y la cultura organizacional.

3. Calidad en el Trabajo
El Coordinador Administrativo se desempeña con éxito en los trabajos que realiza, basado en el profundo conocimiento de su área de
trabajo y en su capacidad de análisis de los asuntos administrativos de la compañía. Implementa mejoras a las herramientas y
estrategias que utiliza.
4. Consciencia Organizacional
El Coordinador Administrativo reconoce e interpreta las relaciones de poder en la propia empresa. Ello implica la capacidad de
identificar tanto a aquellas personas que toman las decisiones como a las que pueden influir sobre las anteriores; asimismo, significa ser
capaz de prever la forma en que los acontecimientos o las situaciones afectarán a las personas a su cargo.
5. Responsabilidad Social Individual
El Coordinador Administrativo se articula y facilita ejercicios de cooperación, solidaridad y contribución, para mejorar estados en la
calidad de vida de compañeros de trabajo, vecinos, comunidades rurales y sociedad en general. Se interesa en la preservación del
medio ambiente y en la transformación estructural de prácticas y comportamientos a partir del buen ejemplo.
Grado requerido
Competencias Específicas: características relacionadas directamente con el puesto de trabajo
A B C D
Motivación
1 Preocupación por el orden y la claridad X
2 Colaboración para el logro X
3 Relaciones Interpersonales X
4 Integridad X
Características
5 Resolución de problemas X
6 Pensamiento Analítico X
7 Autocontrol X
Concepto Propio
8 Confianza en sí mismo X
Conocimiento
9 Profundidad en el conocimiento de la administración de los recursos humanos X

A: Alto B: Bueno, por encima del estándar C: Mínimo tolerado D: Insatisfactorio


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PERFIL DEL CARGO DE COORDINADOR
ADMINISTRATIVO VERSIÓN: 02 ESTADO: VIGENTE
Línea de Gestión Transversal
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Competencias Específicas

1. Preocupación por el orden y la claridad


Preocupación continua por comprobar y controlar el trabajo y la información. Implica una insistencia en que las
responsabilidades y funciones de cada actor estén claramente asignadas. Implica además preocupación por mantener en
condiciones de orden los sitios en los que interactúa.
Comportamientos Predictivos: (A)
 Realiza el seguimiento de tareas y proyectos
 Planifica acciones para evitar errores y cumplir todos los pasos establecidos
 Toma tiempo para explicar a la gente que necesita los pasos a seguir, los tiempos estipulados, los recursos
disponibles y las responsabilidades asignadas
 Se preocupa por mejorar el orden de los sistemas establecidos
 Se preocupa por mantener en condiciones de higiene adecuadas y en buen estado su sitio de trabajo y los
equipos y herramientas utilizados
2. Colaboración para el logro
Capacidad de trabajar en colaboración con otras áreas de la organización con velocidad y sentido de urgencia cuando se
deben tomar decisiones importantes necesarias para responder a las necesidades internas. Implica capacidad de
administrar los procesos establecidos para que no interfieran con la consecución de los resultados esperados.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Compromete a su equipo en el logro de los objetivos de la Alta Dirección
 Emprende acciones de mejora, centrándose en la optimización de recursos y considerando todas las variables
 Cumple con sus obligaciones sin desatender por ello los intereses de otras áreas y es un referente confiable de todos
los que deben relacionarse con su departamento
3. Relaciones Interpersonales
Capacidad de observar, escuchar y entender al otro, descubriendo maneras de llegar a él. Esto implica una actitud
permanente de contar con las necesidades del cliente para incorporar este conocimiento a la forma específica de planear
la actividad, generar soluciones para satisfacer dichas necesidades y estar comprometido con la calidad y la mejora
continua.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Genera relaciones laborales y personales adecuadas a las situaciones
 Mantiene una actitud de total disponibilidad con relación a los clientes internos
 Se responsabiliza personalmente por la calidad de los servicios brindados por su área
 Se preocupa por la calidad de cada trabajo que emprende, dando respuestas inmediatas a los problemas de sus
clientes con soluciones adecuadas
4. Integridad
Capacidad de actuar en consonancia con lo que se dice o se considera importante, así como comunicar las intenciones,
ideas y sentimientos de manera abierta y directa, y estar dispuesto a actuar con honestidad incluso en situaciones
difíciles. Implica el manejo impecable de información confidencial y recursos financieros de la compañía.
Comportamientos Predictivos: (A)
 Es referente de cumplimiento de políticas y normas, y en relación al respeto de la confidencialidad requerida en
la organización
 Prioriza sus valores y creencias por sobre la remuneración económica en todas sus acciones
 Orienta a sus colaboradores en su misma línea de conducta, actuando y enseñando desde el ejemplo a respetar
los valores organizacionales
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PERFIL DEL CARGO DE COORDINADOR
ADMINISTRATIVO VERSIÓN: 02 ESTADO: VIGENTE
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5. Resolución de Problemas

Es la capacidad de idear soluciones que darán lugar a una clara satisfacción del cliente interno, atendiendo los objetivos
de la empresa y la factibilidad interna de resolución. Incluye la capacidad de idear soluciones a problemáticas futuras de
su área o de los proyectos.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Investiga y aclara los requerimientos del cliente interno
 Se adelanta a los problemas potenciales de éstos resolviendo dificultades no evidentes
 Busca el asesoramiento de expertos para desarrollar soluciones

6. Pensamiento Analítico
Es la capacidad de entender y resolver un problema a partir de desagregar sistemáticamente sus partes; realizando
comparaciones, estableciendo prioridades, identificando secuencias temporales y relaciones causales entre los
componentes.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Realiza análisis complejos desagregando problemas en sus partes componentes
 Comunica claramente sus conclusiones y las hace comprensibles a otros
 Logra determinar secuencias lógicas de actividades para interpretar modos seguros de realizarlas
7. Autocontrol
Es la capacidad para controlar las emociones personales y evitar las reacciones negativas ante provocaciones, oposición u
hostilidad de los demás o cuando se trabaja en condiciones de estrés.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Actúa con calma.
 Siente emociones fuertes tales como el enfado y frustración extrema, pero puede abandonar temporalmente la reunión
para controlar sus emociones y luego regresar
8. Confianza en sí mismo
Es el convencimiento de que se es capaz de realizar con éxito una tarea o elegir el enfoque adecuado para resolver un
problema. Esto incluye abordar nuevos y crecientes retos con una actitud de confianza en las propias posibilidades,
decisiones o puntos de vista.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Sostiene sus ideas y puntos de vista con fundamento y criterio frente a interlocutores internos y externos de todos los
niveles, y es capaz de incorporar nuevas ideas o aportes, reconociendo el mérito de quienes las realizan
 Es abierto a cambios en su rutina laboral, actúa con seguridad y eficiencia y se siente atraído por asumir nuevas y más
desafiantes tareas
 Se vincula con la gente de manera sencilla, pero segura y esta modalidad en general impacta muy bien en los demás
9. Profundidad en el conocimiento de la administración de los recursos humanos y procesos contables relacionados
Conocimiento de los procesos de vinculación, afiliaciones, retiros, trámites de incapacidades y otros propios de la
administración del recurso humano en una organización. Implica conocimiento de programas y software relacionados y de
los pormenores contables ligados a los procesos administrativos.
Comportamientos Predictivos: (A)
 Conoce normatividad y legislación vigente relacionada
 Responde preguntas con claro conocimiento de causa
 Realiza la documentación de procesos respondiendo a determinados requisitos y a la normatividad vigente
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4.2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:


a. Coordinación de administración del personal operativo
 Vinculación, afiliación y retiro del personal
 Elaboración de informes para clientes, directores de área
o gerencias.
 Manejo de bases de datos Normatividad Laboral
 Manejo de archivo Archivo Activo e Inactivo
 Aportes a SGSS
 Dotaciones
 Elaboración de nómina
 Otros propios del área
b. Ejecución de labores administrativas en asocio con la Gerencia General
 Realización de pagos y/o giros por medio de la sucursal
virtual Bancolombia
 Elaboración de liquidaciones definitivas de trabajo del
personal retirado de la empresa, y firma en cada una de ellas
 Monitoreo y revisión de estados de cartera de empleados
para pago de nómina, incapacidades y liquidaciones definitivas
de trabajo Administración General
 Elaboración de facturas de venta a clientes por servicios
prestados y/o productos vendidos
 Elaboración de recibos de caja por ingresos a la compañía
 Conciliación con Contabilidad sobre estados de cuenta de clientes y
Bancos
 Firmas de Contratos de Trabajo
 Funciones administrativas para la Fundación Empresarial
Sonrisas y Valores.
c. Administración de otro personal de la compañía y pago de proveedores
 Elaboración de nómina del personal administrativo, de proyectos
y de aprendices SENA.
 Elaboración de comprobantes de egreso para pagos
 Manejo de ingresos y retiros del personal administrativo y
de proyectos de la empresa (incluye control de vencimientos)
 Manejo de ingresos y retiros de aprendices SENA Control
(incluye manejo de cuota reguladora) Apoyo
 Apoyo en la elaboración de archivo para pago de aportes a la Supervisión
Seguridad Social
 Revisión y entrega y de informes para clientes, directores de
área y/o gerencias
 Monitoreo al desempeño de los asistentes administrativos
y a su interacción con los clientes internos
 Apoyo en la selección de aprendices SENA
 Inducción sobre procesos administrativos al personal
nuevo (administrativo y responsables de proyecto)
 Control de Stock de dotaciones y realización de pedidos
de las mismas.
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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN SALUD OCUPACIONAL

• Cumplir las normas y reglamentos de Salud Ocupacional

• Informar a la Dirección del Área de Recursos Humanos toda condición peligrosa o prácticas inseguras que se
puedan presentar, haciendo sugerencias para prevenir y controlar riesgos

• Seguir procedimientos seguros para su protección, para la de sus compañeros y la de la empresa en general

• Informar todo accidente o incidente que se presente

• Participar y poner en práctica los programas de Salud Ocupacional

• Participar activamente en los grupos de Salud Ocupacional que se conformen en la empresa, como son:
COPASO, Brigada de Emergencias y Grupo de Colaboradores, participando en las actividades de formación y
sensibilización que se convoquen.

4.3. AUTORIDAD

 Atender bajo su responsabilidad los asuntos relacionados con la coordinación integral del área administrativa con
control de la Gerencia General

 Administrar los recursos económicos de la empresa para realizar los pagos de nómina, aportes, liquidaciones, pagos a
proveedores, etc.

 Coordinar el equipo de Asistentes Administrativos

5. MODIFICACIONES.

 28 de Junio de 2012: Se denominan las competencias específicas de acuerdo con el sistema de gestión de recursos
humanos por competencias. Se actualizan las funciones de acuerdo con los cambios estructurales de la organización.

 25 de Agosto de 2012: Se incluyen las competencias cardinales o competencias de valor. Se actualiza el logo de la
Compañía.

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