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Direccionamiento Estratégico y Planeación
Introducción a la planeación
estratégica
Está dimensión busca que las entidades públicas tengan claro el horizonte a corto y
mediano plazo que le permita priorizar sus recursos y talento humano y de esta
forma focalizar sus procesos de gestión en la consecución de los resultados con los
cuales garantiza los derechos, satisface las necesidades y atiende los problemas de
los ciudadanos.
Ahora bien, para trazar la ruta estratégica que guiará la gestión institucional es
importante tener en cuenta los siguientes pasos que garantizan la satisfacción de los
grupos de valor y el cumplimiento de los objetivos propuestos por la entidad, así:
Direccionamiento estratégico
Paso 1: Reflexión inicial
PROPÓSITO:
Analizar el objeto social para el cual fue creada la entidad a partir del acto
administrativo de creación y demás normas que le han asignado funciones y
competencias a la misma.
Buscar la alineación de la misión, visión y objetivos institucionales con el objeto
social para el cual fue creado.
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Ruta experiencial
Actividad 1:
Explore, analice y documente el marco normativo institucional (Normograma,
Decretos, Resoluciones, prioridades de gobierno, entre otros).
Actividad 2:
Clasifique y agrupe las funciones por líneas gruesas que van a permitir identificar
claramente cual es propósito de la entidad.
Actividad 3:
Una vez desarrollado el paso anterior, revise si la misión es coherente y está
alineada con los aspectos que enmarcan el propósito de la entidad.
Para su estructuración tenga en cuenta los siguientes criterios:
Quiénes somos. (La entidad)
Qué hacemos. (descripción de los bienes o servicios que ofrece la entidad)
Dónde lo hacemos. (ubicación)
Para quién lo hacemos. (identificación de nuestros grupos de valor)
Para qué lo hacemos. (cuál es el impacto que se quiere generar –Valor público)
Para reformular, tenga en cuenta los siguientes aspectos:
Hay cambios en el acto administrativo de creación de la entidad.
Hay cambios fundamentales a las funciones o atribuciones de la entidad.
La misión no representa el propósito de la entidad.
Actividad 4:
A partir de la misión establecida, defina cómo la entidad quiere ser reconocida en un
futuro (visión ), para ello revise que responda a los siguientes aspectos:
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Cuál es la imagen deseada de la entidad en el futuro.
Qué hará la entidad en el futuro.
Lo deseado en el tiempo determinado. (mediano y largo plazo)
Qué resultados se propone conseguir a futuro con la prestación de los servicios o
entrega de productos.
Tenga en cuenta los valores que enmarcan el actuar de las entidades. (Código de
integridad)
Actividad 5:
Caracterice los grupos de valor de acuerdo a unas características, necesidades,
intereses, expectativas y preferencias que va a permitir focalizar acciones para
formular los objetivos institucionales (estratégicos)
Tenga en cuenta los siguientes criterios para caracterizar los grupos de valor
De acuerdo con la misión establecida, identifique quien se beneficia de manera
directa (grupos de valor) o indirecta (grupos de interés) de los productos o
servicios que ofrece la entidad.
Establezca variables o características de los grupos de valor (Edad, estrato
socioeconómico, tipo de entidad, sector al que pertenece, nivel educativo, tipo
vinculación, genero, grupos étnicos) y priorice de acuerdo con las necesidades.
Identifique fuentes de información (PQR, Bases de datos, resultados de la
rendición de cuentas, lecciones aprendidas, entre otras) y mecanismos para la
recolección de las variables antes mencionadas (buzón de sugerencias, puntos de
atención, redes sociales, entre otras)
Una vez sea recolectada la información de cada variable, se recomienda la
estructuración de bases de datos que faciliten el análisis, cruce y filtro de la
información, se sugiere que esta información se actualice mínimo una vez al año
siguiendo los pasos anteriores.
Divulgue y publique la información de los grupos de valor en los medios
disponibles por la entidad.
Establezca un responsable para la consolidación, actualización y divulgación de la
información consolidada.
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Para ampliar esta información puede consultar la Guía de Caracterización de
Usuarios de la Secretaría de Transparencia.
Actividad 6:
Analice las capacidades que tiene la entidad para cumplir con el propósito para el
cual fue creado, a partir de un análisis de capacidades y entorno, se recomienda
hacer uso de la herramienta matriz DOFA, para ello tenga en cuenta los siguientes
aspectos:
Identifique los factores internos negativos (debilidades), que constituyen aquellos
aspectos en los que la entidad puede estar fallando y que son de su
responsabilidad.
Identifique los factores externos negativos (amenazas), que representan aspectos
ajenos a la entidad que pueden afectarla.
Identifique los factores internos positivos (fortalezas), que son aspectos en los
que la entidad es sobresaliente y en los que hace las cosas bien.
Identifique los factores externos positivos (oportunidades), que indican aspectos
ajenos a la entidad y la pueden beneficiar.
Una vez tenga todos estos factores identificados formule estrategias (que inicien con
verbos en infinitivo) a partir del cruce de variables así:
Utilice oportunidades para contrarrestar o solucionar debilidades (estrategias DO,
también denominadas estrategias de supervivencia)
Utilice fortalezas para contrarrestar o tratar amenazas (estrategias FA), también
denominadas estrategias de supervivencia)
Utilice fortalezas para maximizar oportunidades o viceversa (estrategias FO,
también conocidas como estrategias de crecimiento), de tal forma que se generen
acciones de mejora, es decir, aquellas cosas que se hacen bien se pueden hacer
aún mejor.
Relacione debilidades con amenazas para identificar graves vulnerabilidades de la
entidad, y a estas formúleles acciones de contingencia que permitan reaccionar
adecuadamente ante esas eventualidades producidas restableciendo la
normalidad lo mas pronto posible (estrategias DA).
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Estas estrategias sirven de insumo para la formulación de los objetivos estratégicos
o institucionales.
Actividad 7:
Resultado del ejercicio anterior (misión, visión, caracterización y análisis de
capacidades y entorno), estructure los objetivos institucionales (estratégicos), los
cuales se constituyen en los propósitos o logros que la entidad espera alcanzar en el
mediano y largo plazo.
Para su construcción tenga en cuenta los siguientes criterios:
Deben ser concretos y alcanzables
Fáciles de comprender
Inicie con un verbo en infinitivo (establecer, identificar, recopilar, investigar,
buscar, registrar)
Utilice la siguiente estructura:
Acción a realizar (verbo fuerte) + objeto (debe responder al que)
+ elementos descriptivos globales (complemento del objetivo)
Nota:
Se recomienda como una buena práctica para focalizar aquellos objetivos
institucionales de mayor impacto en los grupos de valor, estructurar “grandes
apuestas” para un período determinado, tenga en cuenta los siguientes criterios:
Definirlo para el cuatrienio y deben ser ajustados en caso de ser necesarios para
cada vigencia de acuerdo a las prioridades de gobierno (Plan Nacional de
Desarrollo).
Construirlo con base en la revisión de los objetivos institucionales y las temáticas
de cada una de las dependencias para aportar a cada uno de los objetivos.
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Recomendaciones:
La misión debe estar bien diseñada teniendo en cuenta que está será la base para la
operación y desarrollo de las siete dimensiones.
La revisión de la misión deberá realizarse cuando la entidad lo considere
necesario y dependiendo de la dinámica de la operación.
Hacer partícipe de la misión y visión al personal de la entidad a través de
ejercicios de socialización
EJEMPLO: Dé clic aquí
Paso 2: Lineamientos para la administración
del riesgo
PROPÓSITO:
Definir parámetros para la gestión de los riesgos e identificar eventos potenciales
que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos institucional y la planeación de
la entidad.
Ruta experiencial
Actividad 1:
Defina la política de administración del riesgo para la entidad, teniendo en cuenta:
Objetivo: Que este alienado con los objetivos estratégicos de la entidad.
Alcance: Extensible y aplicable a todos los procesos de la entidad.
Inclusión de proceso claves asociados a posibles actos de corrupción.
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Niveles de impacto: incluya tabla de análisis de acuerdo a la complejidad de cada
entidad.
Periodicidad: Tiempo establecidos para el seguimiento de acuerdo al nivel de
riesgo residual.
Niveles de responsabilidad: Asignación de responsables para el seguimiento de
evaluación de los riesgos
Actividad 2:
La Alta Dirección debe identificar con base en el análisis de capacidad, los principales
eventos externos e internos de mayor impacto que pueden afectar logro de los
objetivos y el desarrollo de la gestión institucional, estos eventos deben ser
incorporados en la política de administración de riesgos
Paso 3: Identificación de prioridades PND, PDT
y otros compromisos de gobierno
PROPÓSITO:
Sector Nación: Definir las prioridades y metas estratégicas para dar cumplimiento a
los compromisos de gobierno en el mediano plazo (4 años).
Sector Territorio: Las prioridades de gobierno definen los objetivos y metas hacia las
cuales se debe orientar la distribución de recursos entre los diferentes sectores y
programas a ejecutarse durante la vigencia fiscal.
Ruta experiencial
Actividad 1:
Con base en las prioridades de gobierno, defina los planes estratégicos sectoriales o
regionales los cuales deben ser analizados por el Comité Sectorial de Gestión y
Desempeño (Nación) o Comités departamentales, distritales y municipales de
Gestión y Desempeño (territorio), según el caso.
Para la priorización tenga en cuenta:
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Plan de desarrollo económico y social
Resultados de los planes estratégicos de la vigencia anterior
Revisión de la continuidad de los proyectos de inversión en el SUIFP (Nación)
Actividad 2:
Una vez analizada y priorizada los objetivos para cada entidad, defina los programas
y proyectos que deben ser parte de la planeación estratégica institucional con sus
principales beneficiarios.
EJEMPLO: Dé clic aquí
Paso 4: formulación de planes
PROPÓSITO:
Definir la planeación institucional y su articulación con el presupuesto según los
lineamientos dados por el ministerio de hacienda y DNP para mantener la coherencia
y alineación de las metas priorizadas en el plan estratégico con los topes autorizados
en el marco de gasto de mediano plazo.
Ruta experiencial
Actividad 1:
Formule su plan estratégico institucional partiendo de los resultados
del contexto estratégico, priorización del gobierno nacional, misión y visión de la
entidad, para un horizonte de cuatro años, tenga en cuenta los siguientes:
Plan Nacional de Desarrollo
Plan estratégico Sectorial
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Seguimiento y evaluación de planes de acción
Revisión y/o definición objetivos estratégicos
Focos estratégicos: propósitos que formula la alta dirección a los cuales se deben
comprometer las dependencias para contribuir al cumplimiento de los objetivos
estratégicos, el plan estratégico debe consolidar: Misión, visión, objetivos
estratégicos.
Nota:
Es importante que la planeación y el presupuesto estén articulados, para ello se
recomienda que el ejercicio de elaboración del anteproyecto de presupuesto se
realice de manera simultánea que la formulación de acciones estratégicas en la
entidad.
Actividad 2:
A partir de la formulación del plan estratégico, construya y consolide el plan
institucional conformado por los planes de acción de cada una de las dependencias,
formulados a partir de la definición de los componentes incorporados en el plan
estratégico.
Actividad 3:
Una vez revisados y aprobados estos planes, la oficina asesora de planeación o quien
haga sus veces consolida la información en un solo plan llamado Plan de acción el
cual debe publicarse el 31 de enero de cada vigencia.
Cada dependencia debe formular su plan de acción atendiendo la siguientes
estructura
Producto: corresponden a los entregables concretos de una dependencia que
contribuyen al cumplimiento de los objetivos estratégicos: ejemplo “Estudio sobre
el empleo público en Colombia”
Meta: es la manera de cuantificar el producto, lo que se espera alcanzar en un
periodo de tiempo a través de la ejecución de actividades. debe tener una cantidad
numérica o porcentual. Ejemplo 20 estudios de empleo público
Formulación de Actividades: actividades que van a permitir dar cumplimiento a
las metas propuestas
Recursos
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Responsables
Indicadores
Temporalidad
Articulación de la planeación con el presupuesto
Actividad 1:
A partir de la elaboración del plan de acción, formule el anteproyecto de presupuesto
y registre los rubros en el sistema SIIF a más tardar el 30 de marzo de cada vigencia,
el cual servirá como base para el marco de gasto de mediano plazo.
Actividad 2:
Una vez sea comunicado por parte de Ministerio de Hacienda la aprobación del Marco
de Gasto de Mediano plazo (julio), la entidad debe ajustar su presupuesto con los
techos presupuestales asignados por sector, especialmente las políticas y proyectos
a mediano plazo (4 años).
Actividad 3:
Adicionalmente, en el mes de diciembre con la expedición de la ley de presupuesto,
la entidad debe ajustar el presupuesto distribuido en cada uno de los rubros así como
las metas establecidas en la planeación institucional.
Nota:
De existir recortes o ajustes relevantes en los rubros, será necesario revisar la
cuantificación de las metas, y/o realizar esfuerzos adicionales para apalancar dichos
proyectos a través de convenios interadministrativos o alianzas estratégicas.
EJEMPLO: Dé clic aquí
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Paso 5: formulación de indicadores
PROPÓSITO:
Medir el avance o retroceso en el logro los objetivos y metas propuestas en los
tiempos y recursos previstos.
Ruta experiencial
Actividad 1:
De acuerdo con los objetivos institucionales establecidos, formule indicadores que
permitan medir y hacer seguimiento al avance o desempeño de las metas y/o
actividades. para la construcción de los indicadores tenga en cuenta las siguientes
tipologías:
Eficiencia: Se enfocan en el control de los recursos o las entradas del proceso,
evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte
de los mismos
Eficacia: buscan establecer el cumplimiento de los planes y programas de la
entidad, los cuales en su conjunto miden del desempeño de la misma como un
todo, por lo tanto este tipo de indicadores pueden involucrar atributos o variables
Efectividad: mide “el logro de los resultados programados en el tiempo y con los
costos más razonables posibles
Economía: Permiten obtener información relevante frente al seguimiento y
análisis de tipo financiero que deben desarrollar los procesos de apoyo
administrativos o financieros de las entidades.
Actividad 2:
Adicionalmente se recomienda que los indicadores cuenten una ficha que determine:
Objetivo. Señalar el para qué se establece el indicador y qué mide.
Definición. Debe ser simple y clara, e incluir además sólo una característica.
Responsabilidad. Indica el proceso dueño del indicador y por lo tanto los
responsables de las acciones que se deriven del mismo.
Recursos. De personal, instrumentos, informáticos, entre otros.
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Periodicidad. Debe ser la suficiente para informar sobre la gestión.
Nivel de referencia. Pueden ser metas, datos históricos, un estándar establecido,
un requerimiento del cliente o de la competencia, o una cifra acordada por
consenso en el grupo de trabajo.
Recomendaciones:
En general al establecer un sistema de indicadores se debe involucrar tanto los
procesos operativos como los estratégicos, teniendo en cuenta la Misión, la Visión y
los Objetivos Estratégicos de la entidad.
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