ORGANIZACIÓN Y ESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS

Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística
UNIDAD 1. NORMATIVIDAD ASOCIADA A LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Presentado por:
GLORIA PATRICIA TORRES HERNÁNDEZ

Grupo 2

Organización y Descripción de Archivos

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA

Septiembre 6, de 2019
Calarcá, Quindío
 Introducción

A Través de este taller abordaremos temas relacionados con los documentos y las leyes y

normas que rige los fondos documentales. Es muy importante tener las bases teóricas muy

claras para poder ejercer nuestras responsabilidaes archivísticas y documentales de una

manera asertiva.
 Objetivos

 Identificar las normas que nos orientan a identificar la organización de los

documentos en Colombia

 Adquirir los conocimientos necesarios que nos capaciten para aplicar los

procedimientos técnicos y legales que rigen los documentos.

 Conocer la estructura de los fondos documentales

 Taller

Para la realización del taller, usted deberá de elaborar un Trabajo Escrito (Documento de

Word) donde de respuesta a las preguntas, llevando a cabo las debidas citaciones de la

norma y el artículo donde se sustenta su respuesta; sin esta referenciación su respuesta no

tendrá validez alguna. En este documento, usted deberá de dar respuesta a cada una de las

siguientes preguntas:

1. ¿Qué es un documento de archivo?

Documento de archivo es el resultado de las labores desempeñadas por las personas

que se dedican a cierta función y que con el tiempo llega a convertirse en un testigo o

evidencia de las tareas desempeñadas en el pasado.

2. ¿Cuáles son las características de un documento de archivo?

Las características básicas de un documento de archivo son las siguientes:

El documento tradicional, hecho en papel y lápiz o digitado en máquina o computador.

También encontramos en otro tipo de soportes como los digitales, por ejemplo: los CD,

DVD, memorias, disco duro, o documento en la la nube o web, que es la forma más

frecuente en la actualidad, ya que pueden o no ser modificados.

3. ¿Cómo se diferencia un documento de archivo de un documento de apoyo?

 Los documentos de archivos son los que una persona o entidad produce y sirven como

registro administrativo, legal, fiscal o económico; mientras que los documentos de

apoyo son de carácter general, por ejemplo, leyes, decretos, resoluciones, manuales o

instructivos. Los documentos de apoyo no forman parte de las series documentales de

las oficinas y deben ser destruídos por la persona encargada cuando pierde su vigencia.

4. ¿Cuáles son los principios archivísticos?

El primer principio es el de procedencia y se refiere a que cada documento debe ser

situado en el fondo documental del que procede teniendo en cuenta que debe mantenerse la

unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las

secciones, series y expedientes.

El segundo es el principio de orden natural y hace referencia al orden en que se

conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera

consecutiva, según la secuencia de su creación.

5. ¿Qué es un Fondo Documental?

Un fondo documental es un archivo que está formado por un conjunto de documentos, de

cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una

persona particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades.

6. ¿Cuántos son los niveles del Fondo Documental?

Según los Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos de las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF, 20/2/04) Las

dependencias y entidades, a través del área coordinadora de archivos, elaborarán un cuadro

general de clasificación archivística, conforme a la fracción III del Lineamiento sexto.

Estos son los niveles:

1. Fondo
2. Sección
3. Serie

De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a saber: fondo,

sección, serie (subserie), expediente, unidad documental.

7. ¿Cómo se aplican los procesos archivísticos en la organización de un Fondo

Documental?

Se debe tener en cuenta el siguiente proceso:

1. Clasificación documental: consiste en identificar las carpetas y conformarlas de

acuerdo a la función de cada una de las dependencias. Así se forma el fondo

documental.

2. Luego se crea el primer nivel de estructura orgánica llamada Sección documental.

3. Todas las dependencias de la entidad generan, tramitan y conservan documentos y

al agruparse se les denomina Series y Subseries documentales.

 4. Valoración documental: Es allí donde se determina el valor legal, fiscal, contable,

como valores primarios y el valor histórico, cultural o científico como valores

secundarios.

(Explique cómo se debe de llevar a cabo cada uno de ellos).

Para entender mejor la manera en la que se gestiona cada cosa , vamos a ver el siguiente

ejemplo tomado de los principios y procesos para la organización del Archivo General del

Municipio:
8. ¿Qué instrumentos archivísticos se deben elaborar para la organización, administración

y gestión de un archivo?

Según el concepto técnico sobre proceso de valoración documental, es un proceso técnico

intelectual que consiste en analizar la producción documental de una institución a fin de

determinar, de una parte, su valor inmediato o primario, es decir, cuáles documentos son

necesarios para que la administración pueda cumplir con su misión y las funciones que

tiene asignadas y, así mismo, sirven a sus destinatarios o beneficiarios. De otra parte,

identificar los documentos que poseen valor mediato o secundario, es decir, que serán útiles

a futuro para la reconstrucción de la vida institucional del productor, como fuente para la

historia o para fines científicos1 . Entre los valores primarios, cualidades que adquieren los

documentos desde su creación y se conservan mientras sirven a la institución productora, al

iniciador, destinatario o beneficiario de un trámite, se cuentan:

 Valor administrativo: cualidad que tienen los documentos para la entidad productora

dado que son testimonio de sus procedimientos y actividades.

 Valor jurídico o legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,

regulados por el derecho común y que sirven ante la ley como testimonio.

 Valor fiscal: utilidad de los documentos de archivo para el Tesoro o Hacienda Pública.
 Valor contable: cualidad de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de

registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o

privada.

 Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en

virtud de sus funciones misionales.

“las normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el

contexto institucional e histórico, que permita establecer su relevancia para la sociedad,

tanto en el momento actual como en el futuro” (Acuerdo 004 de 2013 artículo 6º, literales

a y b).

SELECCIÓN DOCUMENTAL Cuando se señala la selección como disposición final

para una serie, lo que se está indicando es que se tomará una muestra de las unidades

documentales que la conforman para su conservación, dejando así un ejemplo de su

contenido informativo, y que las restantes serán eliminadas. Aunque no existe norma

general para indicar en cuáles casos se debe asignar la selección, pues esta decisión debe

ser el resultado de la valoración documental, la bibliografía sobre el tema indica que: 

Debe realizarse una vez los documentos han perdido su vigencia.  Puede aplicarse a series

documentales voluminosas cuyo contenido informativo es repetitivo, cotidiano o de poco

valor individual.  Puede asignarse a series documentales cuya información ha sido volcada

a tabulaciones o cómputos estadísticos, contables o de otro tipo4 . En ese orden de ideas, la

selección documental busca un doble propósito, de un lado, reducir el número de registros

informativos (unidades documentales) de una serie y, de otro lado, dejar una muestra de la
información que contiene para dar una idea lo más completa posible de la producción

documental de una entidad. Como lo menciona Manuel Vásquez la selección “se asemeja a

la reducción de volumen de un obeso o a la parquización de una selva, sin hacer

desaparecer ninguna especie vegetal”

En segundo lugar, será imprescindible indicar el método con el cuál se va a seleccionar esa

muestra (criterios cualitativos). Los estudiosos del tema han retomado dos métodos

estadísticos para el efecto: el muestreo aleatorio y el muestreo sistemático

9. ¿Qué función y aplicación tiene cada uno de los instrumentos archivísticos en la

Organización y Descripción del Fondo?

10. ¿Cómo se debe llevar a cabo una correcta clasificación de documentos? (Bajo qué

criterios o metodologías).

La organización de los documentos desde el momento en que son creados o recibidos,

tiene como objeto la localización rápida y efectiva de la información buscada, así como

garantizar la conservación de los documentos. La organización incluye dos funciones

específicas: la clasificación y la ordenación. Simplificando mucho, clasificar un

documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento

quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada

grupo y situarlo físicamente en el espacio. Clasificar, como ya se ha apuntado, consiste en

agrupar los documentos bajo conceptos, que, en nuestro caso, reflejan las funciones

generales y las actividades concretas de la Universidad, dentro de una estructura jerárquica

y lógica. De esta manera, se agrupan por separado los documentos académicos, los

documentos de personal, los documentos económicos, etc.

La metodología es a través del cuadro de clasificación documental.

11. ¿Qué es una Serie Documental?

DENOMINACION DE SERIES Con el propósito de responder a su consulta para la

denominación de las Series y subseries de INFORMES aplica la subserie Informes de

gestión y como tipo documental está el informe como tal o con el nombre que lo hayan

identificado dentro de la función, en el caso que plantea seria Informe de Actividades. En

este tipo documental se registran los avances o actividades realizadas específicamente

según las funciones. Sobre las comunicaciones oficiales en el Acuerdo No. 060 de 2001,

toda vez que las entidades deberán garantizar los controles que evidencien la radicación

consecutiva y la conformación de las series establecidas en las tablas de retención

documental para cada una de la áreas de la Entidad, independientemente del soporte

utilizado y del sistema de gestión de documentos electrónicos implementado en la entidad

11. ¿Cómo se identifican, conforman y nominan las Series Documentales?

Los criterios de identificación de una serie en los organismos productores públicos son los

siguientes:

 Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad

administrativa y regulado por la misma norma jurídica o de procedimiento.

 Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados que

forman una unidad como resultado de una misma acumulación.

 Agrupación de documentos que reflejan la misma actividad, que tienen una forma

particular o que son resultado de cualquier otra relación derivada de su producción,

recepción o uso.

 Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original (donde los

documentos de archivo de un fondo no se mezclan con los de otros) y responden al

carácter seriado de los mismos, a la repetición de actividades o procedimientos

administrativos para el cumplimiento de una función atribuida a una institución. Ejemplos:

Serie nóminas Serie licitaciones Serie expedientes de personal Serie programas operativos

anuales

12. ¿Qué es un expediente?

Expediente: Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su

uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al

mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la

serie. Ejemplos: Nóminas del mes de enero, nóminas del mes de diciembre, Licitación

Pública LPN-2507/2003

13. ¿Cómo se conforma un expediente de archivo?

En el capítulo II del Artículo 4° de archivo se habla de la Obligatoriedad de la

conformación de los expedientes y unidades documentales simples. Todas las

entidades públicas están obligadas a crear y conformar expedientes de archivo con la

totalidad de los documentos y actuaciones que se gestionen en desarrollo de un mismo

 trámite o procedimiento, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden

original e integridad, así como a conformar las unidades documentales simples en el

caso de documentos del mismo tipo documental. De igual forma, están obligadas a

clasificar, organizar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus

unidades documentales durante todo el ciclo de vida. ARTÍCULO 5°. Creación y

conformación de expedientes. Los expedientes deben crearse a partir de los cuadros de

clasificación documental adoptados por cada entidad y las tablas de retención

documental, desde el primer momento en que se inicia un trámite, actuación o

procedimiento hasta la finalización del mismo, abarcando los documentos que se

generen durante la vigencia y prescripción de las acciones administrativas, fiscales y

legales. PARÁGRAFO. Los expedientes se conformarán con la totalidad de los

documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o

procedimiento, independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben

agruparse formando series o subseries documentales.

14. ¿Qué diferencia existe entre un expediente simple y uno compuesto?

ARTICULO 8°. Organización de los expedientes y unidades documentales simples.

Las entidades públicas deben organizar expedientes o unidades documentales simples,

los cuales a su vez se agruparán en series o subseries documentales dentro de una

misma dependencia, de acuerdo con el principio de procedencia. PARÁGRAFO. La

organización dada a los expedientes y unidades documentales simples en la fase de

gestión, se debe mantener sin alteración de ninguna clase, en las fases de archivo

central e histórico.
15. ¿Cómo se organizan los documentos en cada uno de ellosARTICULO 12°.

Organización de documentos al interior de los expedientes y unidades documentales

simples: Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo

la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con el procedimiento; si esto no

fuera posible, se organizarán en el orden en que se incorporan al expediente. En el caso

de unidades documentales simples que presenten una secuencia numérica o

cronológica en su producción, se organizarán siguiendo dicha secuencia.

PARÁGRAFO. La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente

durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente,

en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre

realizar la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los

expedientes deben ir acompañados de la respectiva hoja de control al principio de los

mismos.?

16. ¿En qué consiste la limpieza y depuración de un expediente y como debe llevarse

a cabo?

La depuración o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en

proceso de organización de acuerdo con lo señalado en los artículos 12° y 13° del

presente Acuerdo, deberá ser autorizada por el Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según sea el caso y constar, en el Acta

de la sesión del respectivo Comité en la cual se tomó la decisión, únicamente en los

casos señalados a continuación: Copias idénticas de un mismo documento de archivo.

 Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y

cuya restauración no sea técnicamente posible. Documentos de archivo que no

correspondan al trámite sobre el cual trata el expediente. Documentos de apoyo.

17. ¿Bajo qué criterios se debe realizar la foliación de expedientes?

El ARTíCULO 7° habla de la Gestión del expediente. La gestión es la administración

interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y operaciones que

se realizan durante el desarrollo de un trámite, actuación o procedimiento que dio origen a

un expediente; comprende operaciones como la creación del expediente, el control de los

documentos, la foliación o paginación, la ordenación interna de los documentos, el

inventario y cierre.

La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de

trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la

información básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva

foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir

acompañados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos.

El principio de orden original busca mantener la integridad del expediente durante todo su

ciclo de vida, asegurando no solo que éste reúna la totalidad de los documentos

gestionados durante la etapa activa de tramitación, sino que refleje fielmente la secuencia

y orden como fueron tramitados los documentos y el expediente mismo; y debe aplicarse a

todos los expedientes de una entidad.

 La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra

alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este

elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.

No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría

de los casos, por las máquinas reprográficas.

18. ¿Qué información debe contener el rotulo de una carpeta de archivo y cuál es la

estructura del mismo? (De un ejemplo práctico)

Señalización de carpetas: los expedientes de archivo se guardan en carpetas en las que

se han de hacer constar datos como el nombre del servicio y unidad, código de

clasificación y su denominación, años, etc.

Por lo general, los rótulos para las carpetas tipo oficio consistirán en una etiqueta,

impresa en papel bond, en un tamaño aproximado de diez centímetros de largo por

ocho de alto (10 cm x 8 cm). Cada una de ellas, irán pegadas en la cara frontal de cada

carpeta, adheridas a ésta –en primer momento- por cuatro puntos de pega blanca.

Dependiendo del contenido de los documentos guardados en las carpetas, variarán los

ítems destinados a ser anotados en los rótulos. A continuación, un ejemplo de los

rótulos más comunes dentro del sistema de Archivos de una Institución o Empresa.

Carpetas contentivas de historias laborales: en caso de que la carpeta a rotular contenga

historias laborales de los trabajadores de la empresa, la mayoría de especialistas en archivos

han detallado que los rótulos de estas deberían contener básicamente los siguientes datos:

 Prefijo Hemi-

 Cómo realizar una división

 Complemento circunstancial de lugar

1. Nombre del empleado o empleada.

2. Número de la Cédula de Ciudadanía.

3. Nombre de la Dependencia para la que labora, en caso de empresas con varios

departamentos.

4. Cargo que desempeña dentro de la Empresa.

5. Fecha de ingreso a la Institución.

6. Fecha de Retiro, en caso de que ya no se encuentra laborando para la Empresa.

7. Otros datos que el archivista considere de relevancia, para la rápida ubicación y

archivo de la carpeta a rotular.

19. ¿Qué información debe contener el rotulo de una caja de archivo y cuál es la

estructura del mismo? (De un ejemplo práctico)

Señalización de cajas de archivo definitivo: los expedientes finalizados y de consulta

menos frecuente se guardan en cajas de cartón de archivo definitivo hasta su

transferencia al archivo intermedio, de acuerdo con el calendario de transferencia que

se establezca en cada caso. En el lomo se colocará un tejuelo o etiqueta con datos

como el nombre del servicio y unidad, código de clasificación y su denominación,

años, etc. Es muy aconsejable normalizar el modelo de tejuelo, así como su contenido.

20. ¿Qué función cumplen los CCD, las TRD y las TVD en la conformación de Series y

Expedientes de Archivo?
 CCD: es el primer instrumento de descripción de un archivo y el único que permite

una visualización conjunta de los fondos y las relaciones jerárquicas entre los grupos,

así como de la institución y la actividad que desarrolla. Asimismo, es el elemento que

permite planificar de manera sistemática todas las operaciones de tratamiento del

archivo, desde la transferencia y la evaluación y eliminación, hasta la realización de

los instrumentos de descripción y de los calendarios de conservación. Una definición

breve y clara de cuadro de clasificación nos la proporciona los Archivos Nacionales de

Australia: “El cuadro de clasificación identifica, etiqueta y define las funciones y las

actividades de una organización. También traza el mapa de las relaciones jerárquicas y

de otro tipo que median entre esas funciones y actividades”. Por su parte, la norma ISO

sobre gestión de documentos (ISO 15489-1:2001) los define en los siguientes

términos: “los cuadros de clasificación reflejan la actividad de la organización de la

cual derivan y normalmente están basados en un análisis de las actividades de la

organización. Los cuadros pueden usarse para una variedad de procesos de gestión de

los documentos”.

22. ¿Cómo conceptúa el AGN al documento electrónico?

el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar

programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y

soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Que la elaboración de programas de gestión de documentos públicos electrónicos, debe

ajustarse a lo ordenado en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, en concordancia con la

Ley 1712 de 2014, especialmente lo reglamentado en el inciso 2° del artículo 4 °,

implementando procesos archivísticos. Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende

la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo los

procesos producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la

recuperación y la disposición final de los documentos.

23. ¿A que hace referencia el Archivo General de la Nación cuando dice “Medios

Técnicos”?

Se refiere a que cumpla con todas las condiciones técnicas y legales, regalamentadas por

el AGN en un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y

conservación

24. ¿Qué es un expediente electrónico de archivo, cuales elementos lo constituyen y en

que consiste cada uno de ellos?

En el Acuerdo 003 de 2015 en el Artículo 6°. Expediente electrónico de archivo es el

conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el

desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal,

interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el

desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo

su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo

25. Según las indicaciones y lineamientos del AGN, ¿Cómo se debe llevar a cabo la

Organización de Documentos Electrónicos?

Artículo 9°. Elementos del expediente electrónico de archivo. El expediente electrónico

tendrá mínimo los siguientes elementos:

Documentos e electrónicos de archivo Foliado electrónico, índice electrónico, firma del

índice electrónico, Metadatos o información virtual contenida en ellos.

26. ¿Qué requisitos debe cumplir un expediente electrónico?

Artículo 13°. Garantías de conservación y preservación a largo plazo: Los documentos

electrónicos podrán conservarse, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el

documento o en otro cualquiera que asegure su originalidad, así como la autenticidad, la

integridad, la disponibilidad y confiabilidad necesaria para reproducirlo. Así mismo la

autoridad deberá garantizar que la migración de los documentos electrónicos a otros

formatos y soportes que garanticen la conservación y preservación a largo plazo, el acceso

y la disponibilidad en el tiempo establecido en las Tablas de Retención Documental.

27. ¿Cuál es el procedimiento a seguir en la reconstrucción de un expediente de

archivo?

De inmediato, informar, a la Entidad propietaria de da información, de lo cual se dejará

constancia, de la pérdida del o los expedientes, por parte del jefe inmediato a la sección

y/o subsección que tenga a su cargo el expediente, al Secretario General o el funcionario

de igual o superior jerarquía. Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalía General

de la Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del Estado.

Cumplido el procedimiento establecido en el artículo 5° del presente Acuerdo, se

procederá a elaborar el Acto administrativo, de apertura de la investigación por pérdida de

expediente. Investigación por pérdida de expediente; que debe incluir la declaración de

pérdida del expediente y la información que, se debe reconstruir los Secretarios Generales

de las entidades, o quienes hagan sus veces, deberán realizar un seguimiento periódico

sobre el avance de la reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las

acciones que correspondan.

Reconstrucción del Expediente: Con las copias de los documentos obtenidos debidamente

certificadas o autenticadas según el caso, se procederá a conformar el o los expedientes

dejando constancia del procedimiento realizado, el cual hará parte integral del mismo.

ARTÍCULO 8° Requerimiento a terceros Cuando se identifique en los diferentes

instrumentos archivístico; que la información para la reconstrucción de los expedientes se

encuentra en poder de, terceros, el funcionario competente solicitará a quién la tiene en su

poder; expida copia autentica o copia con la anotación que “el documento es fiel copia del

que reposa o se encuentra en sus archivos”, para que forme parte del expediente

reconstruido.

ARTÍCULO 9° Práctica de pruebas, El funcionario competente, practicará las pruebas que

estime conducentes y pertinentes, conforme lo reglamentado en el Código de

Procedimiento Civil o en su defecto el Código General del Proceso, con el fin de lograr la

integridad, veracidad y autenticidad de la información contenida en los expedientes. La

práctica de pruebas puede consistir en visitas de inspección a archivos y/o sistemas de

información onde se pueda encontrar información que sea pertinente para la

correspondiente reconstrucción.

ARTÍCULO 10°. Valor probatorio de los expedientes reconstruidos. El valor probatorio de

los expedientes reconstruidos será la que le asignen los Códigos de Procedimiento de cada

especialidad del Derecho.

ARTÍCULO 11. Autenticidad de. los expedientes reconstruidos. El funcionario

competente, encargado del procedimiento de reconstrucción, durante la ejecución de este

deberá asegurar que los expedientes reconstruidos, cumplan con requisitos de autenticidad,

integridad, veracidad y fidelidad.

ARTÍCULO 12. Principio de prueba por escrito. Cuando con los instrumentos

archivísticos no sea posible la reconstrucción total de los expedientes, se dará aplicación

al principio de prueba por escrito.

28. ¿Qué es un testigo documental y que función cumple?

Si fuera necesario extraer un documento original de su expediente, además de apuntarlo en

un libro de control de préstamos, habrá de quedar en su lugar un testigo (ejem.: hoja

tamaño folio de color), haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza del

mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar tal documento para su posterior

recuperación.

29. ¿Qué es una hoja de control y qué función cumple?

Es donde quedan registradas las características del documento foliado

30. ¿Qué es un Afuera y qué función cumple?

Es un instrumento de control o de consulta las características del documento foliado:

cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir

documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido).

Conclusiones

Para nosotros como estudiantes en proceso de ser profesionales en CIDBA, es muy

importante conocer la terminología, la composición , las normas técnicas, legales y

reglamentarias que rigen los archivos y su organización para poder desempeñar nuestras

labores de la mejor manera.

Referencias

https://www.ica.org/es/%C2%BFqu%C3%A9-son-los-archivos
https://es.slideshare.net/davidgadir/qu-es-un-documento-de-archivo
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Principios y procesos para la organización del Archivo General del Municipio

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https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/
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CÓMO CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS universidad de almeria, archivo general

https://cms.ual.es/idc/groups/public/@serv/@archivo/documents/documento/resumenclasifi
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Archivo de trámite tomado de
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2008/regional/campeche/pdf/
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ACUERDO No. 002 (14 MAR 2014) Conformación de expedientes

file:///C:/Users/prueba/Downloads/ACUERDO%20002%20DE%202014.%20Conformaci
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Rotulación de carpetas de archivo https://educacion.elpensante.com/rotulacion-de-carpetas-
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José Ramón Cruz Mundet. La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid:
Pirámide, 2006 Ramón Alberch i Fugueras. Gestió integral d’arxius. Madrid: UOC, 1999
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anizacion_archivos.html