El cobro de cartera en Propiedad Horizontal
Del pago oportuno de los copropietarios depende el correcto funcionamiento del
Conjunto, porque con estos dineros se cubren costos de aseo, vigilancia,
electricidad y agua, entre otros. Aunque los pagos son una obligación de los
copropietarios se presenta su incumplimiento por parte de muchos de ellos, sin tener
en cuenta las consecuencias por su irresponsabilidad.
La gestión de las cuotas de administración es una función del administrador y está
consagrada en la ley 675 de 2001 en su Artículo 51, numeral 8:
“Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias
y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter
pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio
particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de
las mismas, sin necesidad de autorización alguna.”
Para el cobro de las expensas comunes, el administrador generalmente usa las
siguientes estrategias de cobro, dependiendo del tiempo en que se encuentra la
cartera:
Publicando el listado de morosos.
Llamando directamente al propietario
Cobrando intereses por mora.
Contratando empresas de cobranzas para cobros pre y jurídicos.
Suspendiendo servicios comunes no esenciales.
Haciendo acuerdos de pago con el deudor.
La cartera de un conjunto se divide por tiempo de la siguiente manera:
Inferior a 30 días
Entre 31 y 60 días
De 61 a 90 días
Superior a 90 días
De la adecuada administración se evita que la cartera llegue a tiempos superiores
a los 90 días, por ser la más difícil de recuperar y la que mayor tiempo lleva.
Para el cobro de cartera, la administración debe contar con información confiable y
adecuada para lograr realizar su gestión. Las herramientas más necesarias para
realizar sus actividades son:
Una contabilidad llevada correctamente y al día permite tener el estado de
cartera de los apartamentos al día; de esta forma se pueden iniciar procesos
y cobros sin complicaciones.
Es importante contar con un Libro de copropietarios actualizado y acorde con
la contabilidad, esto es básico y permite contactar al moroso.
Contar con una empresa de cobranzas que colabore a la copropiedad con la
gestión del cobro pre jurídico para los que se encuentren entre 61 y 90 días.
La credibilidad del administrador, porque si el administrador amenaza y no
cumple lo que hará es que aumentará el efecto contrario a la recuperación
de la cartera.
Acuerdos de pago correctamente diligenciados.
Los descuentos o condonación de intereses que se puedan otorgar, los
cuales deben estar previamente aprobados por una asamblea de propietarios
donde indique montos y tiempo de aplicación.
Indicadores de gestión que permitan tomar las decisiones adecuadas en el
momento adecuado. Esto colabora a evitar que la cartera pase a la última
etapa.
Dos indicadores básicos de gestión de cartera son el porcentaje de la cartera por
edades y la variación de la cartera a través del tiempo. Con el primero se determinan
las acciones a ejecutar para el cobro de la cartera y el segundo permite saber si las
acciones tomadas están surtiendo efecto; cuando en el segundo indicador hay una
variación negativa indica que la cartera se está recuperando, una variación positiva
nos indica que las acciones ejecutadas no están surtiendo efecto.
QUIÉN REALIZA LOS COBROS JURÍDICOS
La señora Ana Gilma Suescún pregunta: qué se puede hacer cuando el
administrador y el Consejo de Administración asignan a una persona no profesional
en derecho para realizar el cobro jurídico de la cartera morosa, hace el cobro
efectivo y además, la cobradora aplica el 20 por ciento sobre el total de la deuda.
Respuesta De conformidad con lo previsto por las normas y reglamentos de
propiedad horizontal, los propietarios de cada inmueble tienen el deber de
contribuir a las expensas necesarias para la administración, conservación y
reparación de los bienes comunes.
Así mismo, el Decreto 1365 de 1986 consagra entre las funciones de la
asamblea general de propietarios acordar las expensas comunes ordinarias y
extraordinarias destinadas para tales fines. Igualmente, establece las
sanciones pecuniarias o las limitaciones a la utilización de ciertos servicios
que la asamblea determinará a quienes incumplan con el pago oportuno de
los aportes o de las cuotas fijadas por el mismo órgano de administración.
Esta última atribución se podrá delegar al administrador.
Las normas vigentes facultan al administrador para cobrar y recibir los aportes
y, además, para constituir apoderados judiciales para la defensa de los
intereses de la copropiedad o de la persona jurídica, de acuerdo con lo
previsto por la asamblea y por el respectivo reglamento.
De tal forma, cuando se demora el cumplimiento de las obligaciones de los
propietarios, el administrador debe tomar las medidas que considere
necesarias y además debe recordar y solicitar al deudor el pago de las cuotas
de administración. Si esta gestión no tiene éxito tendrá que contratar los
servicios de un abogado para realizar el cobro jurídico y además debe
entregarle copia del acta de la asamblea que determina las expensas.
Adicionalmente, hay que adjuntar certificación del administrador sobre la
existencia y el monto de la deuda a cargo del propietario deudor.
Necesariamente, y de acuerdo con lo dispuesto por la Ley, las personas que
tengan que comparecer al proceso judicial tendrán que hacerlo con un
abogado inscrito.
Adicionalmente, cuando un administrador, obrando como representante de la
copropiedad o de la persona jurídica confiere y, además, suscribe un contrato
que se ajustará a lo establecido por el reglamento y las disposiciones de la
asamblea y, además, se manifestará la posibilidad de que el pago se obtenga
con anterioridad a la iniciación del proceso judicial a través de la actuación
directa del abogado, evento en el cual se estipulará el valor adicional que será
cobrado al moroso. Eso es lo que comúnmente se llama cobro pre jurídico que
se lleva a cabo antes del cobro jurídico.
En consecuencia se considera que en principio la función de cobro, que
incluye la reconvención al deudor, corresponde al administrador. Además, si
desea, requiere o decide contratar con un tercero este cobro, debe estar
autorizado previamente por la asamblea, según lo dispuesto en el reglamento
de propiedad horizontal. Solo así podrá comprometer a la comunidad y a sus
recursos económicos.
Si contó con la aprobación de la asamblea para celebrar el contrato de
prestación de servicios para efectos del cumplimiento a una labor que
corresponde directamente al administrador y para cuyo efecto no se requiere
ser abogado, lo convenido debe cumplirse como se haya estipulado. Sin
embargo, normalmente las firmas de cobranzas tienen sus propios abogados.
¿En qué consisten las medidas cautelares de embargo y secuestro?
Las medidas cautelares son el embargo y el secuestro, el objetivo de estas medidas
es evitar la insolvencia del deudor, también se busca con dichas medidas asegurar
el cumplimiento de la obligación por parte de este, ya que si no responde por el
cumplimiento, se pueden rematar sus bienes y de esta manera cumplir con la
obligación.
El embargo es una medida judicial que se toma para sacar los bienes del deudor
del comercio, pero existen unos bienes que no se pueden embargar, los cuales se
encuentran consagrados en el artículo 1677 del código civil, los cuales son los
siguientes:
El salario mínimo convencional.
El lecho del deudor y el de su familia, la ropa.
Los libros de la profesión del deudor.
Los instrumentos utilizados para la enseñanza de algún arte o ciencia.
Los uniformes o equipos de los militares.
Los utensilios necesarios para el trabajo del deudor.
Los alimentos y combustibles para el consumo durante un mes.
La propiedad de los objetos que el deudor posee fiduciariamente.
Los derechos cuyo ejercicio es personal, como el de uso y habitación.
Por otro lado, el secuestro, es el depósito de una cosa que se disputan dos o más
individuos, en manos de otro que debe restituir al que obtenga una decisión a su
favor. La persona que debe restituir la cosa a quien obtenga la decisión a su favor
se denomina secuestre. El secuestro se encuentra regulado por el código civil.
Respecto al embrago, con este se busca evitar que el deudor de manera intencional
se insolvente o que por alguna circunstancia los bienes que le pertenecen dejen de
ser de su propiedad, y el secuestro es la guarda de dicho bien hasta que la
obligación sea satisfecha.
Cuando nos referimos a secuestro como medida cautelar, estamos hablando de
secuestro judicial, ya que este se divide en convencional y judicial; el convencional
se constituye por el consentimiento de las personas que se disputan el objeto, y el
judicial es el que se constituye por decreto de autoridad judicial.
Por ejemplo Juan demanda a María para que le pague la suma de dinero que le
prestó y que está contenida en una letra de cambio y como medida cautelar Juan
pide al Juez que embrague los bienes de María y ordene su secuestro como
garantía de que si ella no paga, esos bienes puedan ser rematados y así se le pueda
pagar.
El embargo es un derecho del acreedor para ejercer cobro sobre los bienes del
deudor, pero para que éste sea legal debe llevarse a cabo un proceso determinado
y completo.
Para que un acreedor, llámese Banco, Institución Financiera, Casa Comercial,
Departamental, etc,, te pueda embargar, primero deben demandarte, y la
demanda es un proceso legal que consiste en que tu proveedor prepare un escrito
inicial de demanda, para lo cual deben contratar unabogado. Posteriormente debe
llevar dicho documento ante un Juzgado, quien le sella de recibido el documento.
El Juzgado debe analizar si la demanda está completa y cumple todos los
requisitos, es decir que sea procedente. Si es así, entonces te programan una
visita del Juzgado (NUNCA por teléfono ni enviando a un cobrador de
despacho). Te envían un representante del Juzgado a tu casa o el domicilio (la
que el Demandante haya indicado como tuya en su demanda). Una vez que se
presenta en tu casa el Representante del Juzgado (Actuario), debe Identificarse
plenamente y debe presentar el expediente original donde conste en qué
juzgado radica el asunto, quién es el actor (acreedor), por qué requiere al deudor
(deuda). La documentación no es válida sin sellos originales o si se alterna por
fotocopias.
Por ello, las agencias de cobranza extrajudicial NO tienen facultades para
ordenar este procedimiento, pues ello corresponde únicamente a un juzgado civil.
Ahí tu firmas de recibido y tienes un tiempo legal para contestar la demanda en
tiempo y forma, donde te recomiendo que contrates a un abogado que conozca del
tema Mercantil, porque hay muchos abogados que no conocen bien esa área y mal
informan a sus clientes; esto es entendible pues es muy difícil que los abogados
puedan ser expertos en todas las areas legales.
