ANÁLISIS Y DISEÑO DE PUESTOS DE TRABAJO
INTRODUCCIÓN
El análisis de puestos es una herramienta básica para la dirección de los RRHH en la
empresa, a partir del cual se desarrollan el conjunto de actividades de esta área.
En el actual entorno laboral de constantes cambios es indispensable un sistema sólido de
análisis de puestos, ya que constantemente se crean trabajos y los puestos más antiguos son
rediseñados o eliminados.
EL ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO
El análisis de los puestos de trabajo nace y se desarrolla en el ámbito de la teoría y de las
técnicas de la organización científica del trabajo (división y especialización). Para esta escuela de
pensamiento organizativo, el principal objetivo que persigue la empresa es la maximización del Bº
a través de una especialización extrema del trabajo.
El análisis de puestos de trabajo es el proceso que consiste en recopilar y organizar
sistemáticamente información relativa a los distintos puestos de trabajo, así el análisis de puestos
de trabajo identifica las tareas, cometidos y responsabilidades de un puesto de trabajo en
particular.
Podemos resumir diciendo que el análisis de puestos consiste en recopilar información sobre el
puesto y establecer sus requisitos fundamentales y las habilidades para desarrollarlo de forma
óptima, dando respuesta a:
¿Qué tareas mentales y físicas desempeña el trabajador?
¿Cuándo se realizará el trabajo?
¿Dónde se llevará a cabo el trabajo?
¿Cómo realiza el empleado su trabajo?
¿Por qué se realiza el trabajo?
¿Qué competencias son necesarias para desempeñar el trabajo?
El análisis de puestos puede ser considerado como la base de la gestión de los RRHH, ya que a
partir del mismo y en función de los resultados obtenidos, se pueden planificar el resto de
variables. Por ejemplo, antes de formar a un trabajador, se deben conocer los requerimientos del
puesto que va a ocupar.
La información obtenida en el análisis de puestos puede ser aplicada a las siguientes actividades
de RRHH:
Creación de un nuevo puesto de trabajo: Cuando la empresa decide crear un nuevo puesto
de trabajo debe definir cuales van a ser las funciones a realizar y las responsabilidades
para ese puesto. A partir del análisis de puestos se puede detectar la necesidad de crear
un nuevo puesto de trabajo.
Rediseño de puestos de trabajo: es importante debido a los cambios continuos que se dan
en la tecnología, los métodos, etc.
Reclutamiento y selección: el análisis de puestos proporciona información sobre los
requerimientos del puesto y las competencias necesarias para desempeñarlo. Puestos
altos reclutamiento externo, puestos bajos reclutamiento interno.
Socialización: es necesario conocer las características del puesto para conseguir la
integración del trabajador.
Formación y desarrollo: el análisis de puestos identifica las necesidades de capacitación de
cada puesto. La empresa debe dar la formación necesaria al trabajador para que éste
pueda desempeñar las tareas especificadas.
Gestión y planificación de la carrera profesional: La descripción del puesto proporciona un
estándar para la evaluación y comparación de talentos.
Retribuciones y prestaciones: Cuanto más significativos sean los deberes y
responsabilidades y mayores sean los requisitos de conocimientos, habilidades y
capacidades necesarias para desempeñar el trabajo, mayor será el valor de ese puesto
para la empresa.
Seguridad a los empleados: peligrosidad de las tareas.
El análisis de puestos es importante porque proporciona la basa para el establecimiento o
evaluación de aspectos generales de la organización tales como:
La estructura organizativa: distribuye el conjunto de tareas en unidades, divisiones,
departamentos, secciones, etc.
Grado de autoridad: autoridad para la toma de decisiones.
La descripción del puesto define el trabajo en contenido y alcance. Supone elaborar un listado con
las responsabilidades que conlleva el puesto de trabajo, las condiciones, las responsabilidades, etc.
La especificación de puestos: incluye los conocimientos, habilidades y aptitudes para realizar
correctamente las tareas que requiere el puesto.
TÉCNICAS PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS
Hay 4 etapas en el análisis de puestos:
Examen de la organización
Elección de puestos de trabajo a analizar.
Recopilación de información sobre el puesto
Tipo de información: Datos de tarea, datos del comportamiento, datos de capacidades
Métodos:
Tradicionales
Estructurados
La descripción y la especificación del puesto de trabajo.
Para recopilar la información se puede utilizar diferentes métodos. Estos métodos pueden
clasificarse como:
Tradicionales:
Entrevistas: El analista de RRHH muestra un nº de trabajadores afectados y recaba
información mediante una entrevista estructurada que incluye una serie de preguntas
relativas al trabajo.
Observación directa: consiste en registrar las características del trabajo a partir de la
observación directa del mismo. Se utiliza para trabajos rutinarios.
Diarios: Los trabajadores registran sus actividades cotidianas en un diario, donde también
anotan el tiempo que dedican a cada tarea.
Cuestionario: El trabajador cumplimenta una serie de preguntas estructuradas sobre las
características del trabajo relativas en conocimientos, capacidades y habilidades,
obligaciones y responsabilidades. Su principal ventaja es que son económicos y de uso
rápido.
Combinación de métodos: utilización de una combinación de los anteriores.
Estructurados:
Análisis del inventario de tareas: Se utiliza para definir los conocimientos, cualidades y
habilidades necesarias para realizar correctamente un trabajo, para lo cual se llevan a
cabo 3 etapas: 1º entrevista, 2º encuestas, 3º generación de una tarea mediante la matriz
CCH.
Entrevista: consiste en desarrollar listados de tareas que forman parte del trabajo.
Encuesta: Se distribuye y se pide a los encuestados que clasifiquen cada tarea en función
de su importancia, frecuencia, etc.
Tareas a través de la matriz CCH: la cual se utiliza para calificar en qué medida son
importantes los diferentes conocimientos, cualidades y habilidades para realizar con éxito
cada tarea.
Cuestionario para el análisis del puesto: Determina el grado en el que cada uno de los
distintos elementos del trabajo están implicados a la hora de realizar una determinada
tarea.
Análisis funcional del trabajo: Recopila información sobre lo que hace el trabajador,
métodos y técnicas que utiliza el empleado para desarrollar su trabajo, maquinas,
herramientas que utiliza, los materiales, proyectos o servicios obtenidos por el empleado
al desarrollar el trabajo.
LA DESCRIPCIÓN Y LA ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
La descripción del puesto de trabajo es un documento escrito que identifica, define y
describe un trabajo mediante el establecimiento de las tareas, deberes y responsabilidades.
Los elementos que contiene una descripción del trabajo son:
Identificación del puesto: incluye el título del puesto, el departamento, quien ha escrito la
descripción del cargo y las fechas del análisis del trabajo.
Resumen del trabajo: resume las obligaciones, responsabilidades y el lugar que ocupa en
la estructura de la organización.
Obligaciones y responsabilidades del cargo: explican que es lo que hay que hacer en el
trabajo y cómo y porqué se hace
Especificaciones del puesto: contiene las especificaciones mínimas aceptables que un
empleado debe poseer para desempeñar un trabajo en particular. Son factores como
requisitos educativos, experiencia, rasgos de personalidad y habilidades físicas.
Con carácter general, existen 2 tipos de descripciones del trabajo, específicas y genéricas:
Descripción específica del puesto de trabajo: que es un resumen detallado de las tareas,
obligaciones y responsabilidades de un trabajo. Se ajusta mejor a estructuras de tipo
burocrático, con fronteras bien definidas entre áreas funcionales y distintos niveles de
dirección (jerarquía).
Descripción general del puesto de trabajo: Se asocian a estrategias que destacan aspectos
como la innovación y la flexibilidad a través de una planificación amplia del trabajo. Se
adecua mejor a una estructura orgánica o plana sin fronteras en la que se busca un mayor
nivel de interacción entre trabajadores, los límites entre funciones y niveles de dirección
son bastantes difusos.
DISEÑO DE PUESTOS DE TRABAJO
Proceso mediante el cual se establecen con precisión las tareas que se deben llevar a
cabo en un determinado puesto.
Proceso de estructuración del trabajo y de asignación de las actividades de trabajo específicas de
un individuo o grupo de individuos para conseguir determinados objetivos de la organización.
Características a considerar para el diseño de puestos:
Especialización del trabajo: para aumentar la eficacia. Se deben dividir los puestos en
tareas específicas simples y repetitivas. Sin embargo, la tendencia es a favorecer la
concepción global del producto por parte del trabajador.
Ámbito del puesto de trabajo: nº y variedad de tareas que se realizan en cada puesto.
Suele ser reducido a los niveles más bajos de la organización.
Profundidad del puesto de trabajo: Grado de libertad que tiene el empleado para realizar
las actividades de su puesto. Los puestos operativos tienen escasa profundidad. Puestos
correspondientes a niveles directivos asumen mayores responsabilidades (mayor
profundidad).
Entre los mecanismos del diseño de puestos destacamos:
Rotación de puestos: Es el cambio de los empleados de un puesto a otro, evitando la
interrupción del flujo de trabajo. Así el personal está en contacto con mayor nº de tareas.
(especialización).
Ampliación: Aumenta el nº de tareas a desarrollar en un puesto, es decir, se extiende el
ámbito del puesto. (ámbito)
Enriquecimiento: Intenta incrementar la motivación del trabajador, se concede a los
trabajadores un mayor control de las actividades realizadas. Supone una ampliación del
puesto y el aumento de su profundidad.
Características del trabajo que pueden motivar a los trabajadores dentro del enriquecimiento del
puesto:
Variedad de habilidades: conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren para
desarrollar las distintas tareas de un puesto.
Identidad de la tarea: Realización de todas las tareas de un trabajo completo, por lo que el
resultado es más visible.
Significación del trabajo: Impacto e influencia del trabajo
Autonomía: grado de libertad, independencia y competencia que tiene un empleado en la
programación y desempeño de sus puestos.
Retroalimentación: información clara sobre los resultados y el rendimiento de trabajo
La flexibilidad es el diseño del puesto de trabajo: Los diseños de puestos tienen que
proporcionar flexibilidad para la necesaria adaptación a los cambios del entorno
(opciones):
Adaptación de contratos de trabajo (tiempo parcial)
Flexibilidad de horarios:
Elección por parte de los trabajadores de los horarios de comienzo y finalización de tareas.
Variaciones de la distribución de las jornadas de trabajo diarias
Teletrabajo.
