4.

1 ORGANIGRAMAS

Concepto de Organigrama:
El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura
orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma
esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva
relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.

A continuación mencionamos otras definiciones:

Para Terri:

Un organigrama es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de

una estructura de organización, incluyendo las principales funciones, sus
relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado
encargado de su función respectiva.

Melinkoff:

Señala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condición de

reflejar hasta donde sea posible la organización con sus verdaderas
implicaciones y relaciones, además de sus estratos jerárquicos.

Cuando las líneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los
niveles jerárquicos superiores a los inferiores.

Cuando se desplazan en sentido horizontal señalan que existe especialización

y correlación.

Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del
recuadro, indican "mando sobre".

Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indica una relación de

apoyo (la cual está colocada al lado de la unidad principal).

Las líneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para
expresar relaciones de coordinación entre las diversas unidades
administrativas de la organización.

Las líneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha,

indican continuidad de la organización, esto quiere decir que existen más
unidades semejantes que no están expresadas dentro de la estructura.

Para representar alguna relación muy especial o específica se utiliza la línea

quebrada o con zigzagueos.

Benjamín Franklin:
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una
institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se
muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

Guillermo Gómez Ceja:

Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización
formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las
principales funciones que desarrollan.

Kast, Freemont y James E. Rosenzweig:

Una manera característica de describir la estructura es por medio del
organigrama impreso, en el que se especifican las redes de autoridad y
comunicación formales de la organización. A menudo, el organigrama es un
modelo simplificado de la estructura. No es una representación exacta de la
realidad y por lo tanto tiene limitaciones. Muestra sólo algunas relaciones aun
en el nivel de la organización formal, y ninguna en la organización informal.

Koontz, Harold:
Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en
forma gráfica puesto que un diagrama simplemente señala las relaciones entre
los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.

Munch Galindo y García Martínez:

Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una
organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles
jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

Reyes Ponce, Agustín:

Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con
objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como Cartas o
Gráficas de Organización.

Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes.

Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo,
un autor define el organigrama de la manera siguiente:

"Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos

importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales
funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de
cada empleado encargado de su función respectiva."

Otro autor expone su concepto de esta forma:

"El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la

estructura de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre
las diversas partes componente."

Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la

esencia del mismo, y únicamente se diferencian en su forma y en su
especificación.
Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de
organización y nos revelan:

"La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y

responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o
asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados,
trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos
puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma."

Según el concepto de organigrama, este muestra:

 Un elemento (figuras).
 La estructura de la organización.
 Los aspectos más importantes de la organización.
 Las funciones.
 Las relaciones entre las unidades estructurales.
 Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
 Las comunicaciones y sus vías.
 Las vías de supervisión.
 Los niveles y los estratos jerárquicos.
 Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
 Las unidades de categoría especial.

El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para

relaciones públicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de
la organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de
cargos, entre otros.

Objeto del Organigrama

El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran

gráficamente las funciones departamentos o posiciones de la organización y
cómo están relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de
quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas
que están conectadas unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la
cadena de mando y los canales oficiales de comunicación.

Finalidad del Organigrama

Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de

los aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un
esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional
de los elementos que lo componen.

En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura

de una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o
entidad y sus funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los
organigramas:
- Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
- Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos
que integran una dependencia o entidad.
- Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la
organización.
- Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones,
múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o
excesivos de supervisión y control.
- Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus
respectivos niveles jerárquicos.
- Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en
la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
- Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
- Los cargos existentes en la compañía.
- Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
- Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Funciones:

Para la ciencia de la administración:

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la

empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y
actualizaciones.

Para el área de organización y sistema:

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad
de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a
través de los manuales de organización.

Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de

descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y
salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación,
seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.

Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.

Ventajas de los Organigramas

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que
sobresalen las Siguientes:

Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959)

  Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de
trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de
una larga descripción (Leener op. Cit).
 Muestra quién depende de quién (Leener op. cit).
 Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compañía, sus puntos fuertes y débiles (Leener op. cit).
 Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio
de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la
compañía (Leener op. cit).
 Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen
(Melinkoff, 1990).
 Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se
integran a la
 organización (Melinkoff op. Cit).

Desventajas de los organigramas:

 No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los

organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales
defectos que son:

 Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando

por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de
información.

 No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque

sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para
indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede
someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas
líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información,
el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.

 Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era,
más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan
actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que
los organigramas se vuelvan obsoletos.

Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el

status.

Limitaciones de los Organigramas:

Si bien es cierto que uno de los elementos mas importantes de la organización

lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre
individuos y grupos se producen, el intentar la representación gráfica de dichas
relaciones, dinámicas y subjetivas, forzaría a que los organigramas se tornaran
complejos, de aquí que una de las limitaciones de éstos es que expresan
únicamente las relaciones formales entre los órganos que integran las
dependencias o entidades.
Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de
trabajo y mucho menos las relaciones de comunicación que existen entre los
diversos órganos que componen la dependencia.

Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los

organigramas presentar información incompleta en cuanto a la realidad, por lo
que resulta conveniente señalar que, si lo que se requiere realizar es un
análisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de información en
instrumentos complementarios.

Contenido:

Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un

autor, estos son sus principales contenidos:

Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye

generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se defina.
Nombre del funcionario que formuló las cartas.
Fecha de formulación.
Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización,
etc.).
Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales)

Requisitos:

Precisión.
En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus interrelaciones
deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y
mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.

Vigencia.

Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente

actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la
fecha de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable
de su elaboración.

Uniformidad.

Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier

dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo
de las líneas y figuras utilizadas en el diseño.

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/organigramas/def
ault2.asp
La Estructura Organizacional

Al organizar tenemos que señalar el tamaño, la forma y la función de la

empresa. “La estructura de la organización se define de forma muy amplia
como los rasgos de la organización que se utilizan para controlar o diferenciar
las partes que la forman”. ( Miles H. Robert. Macro Organizational Behavior .
Santa Mónica, Calif.: Goodyear, 1980, p.18. Citado por James L. Gibson, John
M. Ivancevich, James H. Donnelly. Las Organizaciones. Comportamiento,
estructura, procesos. Colombia: Mc Graw Hill, 1997 . p.530). Los puestos de
trabajo son los rasgos más importantes de cualquier organización.

La estructura organizacional es la configuración de actividades que son

perdurables y persistentes, por tanto la idea de estructura esta asociada a la
regularidad.

La estructura de la organización señala las pautas que deben seguir los

puestos de trabajo y los departamentos de puestos de trabajo

La estructura organizacional y los organigramas

Generalmente el instrumento por antonomasia para estructurar es el

organigrama. Pero hay empresas pequeñas que aún cuando carecen de éstos
no están desorganizadas. Lo importante en estos casos, es que todas y cada
una de las personas conozcan perfectamente sus tareas y con quién deben
desempeñarlas.

Los organigramas son “la representación gráfica de la estructura orgánica de

una institución o una de sus áreas y de las relaciones que guardan entre sí los
órganos que la integran”. ( Presidencia de la República, Coordinación General
de Estudios Administrativos. Organogramas (sic). Guía para su elaboración.
México, 1977. p.9)

Ventajas de los organigramas

Elaborar organigramas es una tarea especializada; requiere un conocimiento

de la organización en su conjunto, de los departamentos, de los puestos, y de
sus interrelaciones formales, así como los distintos tipos de autoridad y la
autoridad específica en cada departamento. Se le han encontrado las
siguientes ventajas:

 Proporcionan una imagen formal de la organización, constituyéndose en

una fuente autorizada de consulta con fines de información.
 Indican las relaciones de jerarquía que guardan entre sí los principales
órganos de una institución o de una de sus áreas.
 Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro
de la estructura orgánica.
 Ayudan a descubrir posibles duplicaciones, dispersiones o algunas
múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes
o excesivos.
  En general auxilian en el análisis, conocimiento y diseño de la
organización. ( Ibídem)

Desventajas de los organigramas

 No revelan todas las relaciones formales e informales que son

necesarias para desempeñar las funciones de la institución.
 No revelan la autoridad y la responsabilidad real dentro de la
organización.
 Fomentan una visión limitada del trabajo de las personas.
 Al señalar clara y rígidamente las funciones, obstaculizan el trabajo
creativo, la innovación.
 La rigidez de los organigramas puede ser una desventaja mayor en
concepciones administrativas recientes, como en el Control de Calidad
Total (específicamente para el funcionamiento de los círculos de calidad)
y la Reingeniería. Recuérdese que en la primera concepción, la calidad
total sólo puede lograrse cuando todos participan en esa idea común y
todos se interrelacionan para lograrlo; en la segunda concepción, que
tiene como punto de partida la idea de proceso, implica el
involucramiento de todo el personal en el sistema de la organización; en
consecuencia se opone a la especialización. Los organigramas, aunque
proporcionan una visión general de la institución, en la práctica
obstaculizan la multihabilidad.

Mitos y realidades de los organigramas

En este texto no es posible hacer una análisis exhaustivo de los organigramas,

hay demasiados trabajos muy completos (como el que citamos en el pie de
página anterior), que pueden emplearse para estudiar el tema; no obstante, es
importante anotar algunos mitos y realidades que normalmente son omitidos
por los textos.

MITOS REALIDADES

Los organigramas no
recogen las líneas
informales de
La gráfica jerárquica del
comunicación e
organigrama presenta lo que
influencias reales entre
se pretende sea la cadena
los individuos. Muchas
de comunicación y de
comunicaciones fluyen
autoridad.
horizontalmente y sin la
injerencia de la autoridad
formal.

El organigrama revela la Los jefes de un mismo

autoridad de las personas nivel jerárquico no tienen
 que están a un mismo nivel, la misma influencia y
evidenciando que todos poder, lo cual se
tienen la misma influencia. evidencia en las
Por ejemplo la Ley Orgánica decisiones que
de la Administración Pública involucran a dos o más
Federal establece que las departamentos.
secretarías de Estado tiene
el mismo rango, cuando en
la práctica se observa que
hay mayor influencia y poder
de unas sobre otras.

A menudo hay personas

El organigrama muestra que con jerarquía situada
la jerarquía situada más más abajo en el
arriba, es más importante e organigrama, que son
influyente que una situada más poderosas e
más abajo. influyentes que los de
jerarquía mayor.

No muestran la autoridad
Los organigramas muestran
real informal de ciertas
la estructura jerárquica de la
personas o de grupos de
organización en su conjunto,
personas.

http://www.elprisma.com/apuntes/curso.asp?id=10686

Organigramas
También conocidos como Cartas o Gráficas de organización, son
representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que
muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías, las
obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella.
Teoría de la organización y tipos
Tipología de la Organización
Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales
que se pueden implantar en un organismo social dependiendo del giro o
magnitud de la empresa, recursos, objetivos, producción, etc.
http://www.monografias.com/trabajos11/worgfor/worgfor.shtml
NOTA: Toda la información antes descrita es una recopilación de
materiales de diferentes colecciones que se encuentran en diversas
páginas web.