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TRD Area Recurso Humano de Secretaria de Educacion

Este documento presenta las tablas de retención documental para la Secretaría de Educación. Incluye códigos, series y tipos documentales con sus respectivos periodos de retención en archivo de gestión y archivo central, así como las disposiciones finales de conservación total, microfilmación, selección o eliminación. Algunos documentos como historias laborales y correspondencia se retienen por periodos extendidos, mientras que otros como nomina del personal activo solo se conservan por 10 años.

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TRD Area Recurso Humano de Secretaria de Educacion

Este documento presenta las tablas de retención documental para la Secretaría de Educación. Incluye códigos, series y tipos documentales con sus respectivos periodos de retención en archivo de gestión y archivo central, así como las disposiciones finales de conservación total, microfilmación, selección o eliminación. Algunos documentos como historias laborales y correspondencia se retienen por periodos extendidos, mientras que otros como nomina del personal activo solo se conservan por 10 años.

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL FORMATO:


APROBACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
VIGENCIA VERSIÓN CÓDIGO
2-Apr-09 01 GD-F-004

DEPENDENCIA: SECRETARIA DE EDUCACIÓN


OFICINA PRODUCTORA: COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

RETENCION DISPOSICION FINAL


CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
A.G. A.C. C.T. M. S.
1433.1-20 CORRESPONDENCIA
1433.1-20.1 Correspondencia Externa 2 10 X
- Solicitud
- Respuesta
1433.1-20.2 Correspondencia Interna 2 5 X
- Solicitud
- Respuesta
1433.1-29 HISTORIA
1433.1-29.6 Historias Laborales 2 100
- Acto administrativo de nombramiento o de contrato
de trabajo
- Oficio de notificación del nombramiento o contrato
de trabajo
- Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo
o contrato de trabajo
- Documentos de identificación
- Hoja de vida (formato único función publica)
- Soportes documentales de estudio
-
Experiencia que acredite los requisitos del cargo

- Acta de posesión
- Pasado judicial
- Certificado de antecedentes fiscales
- Certificado de antecedentes disciplinarios
- Declaración de bienes y rentas
- Certificado de actitud laboral (examen medico de
ingreso)

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL


NOMBRE DEL FORMATO:
APROBACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
VIGENCIA VERSIÓN CÓDIGO
2-Apr-09 01 GD-F-004
DEPENDENCIA: SECRETARIA DE EDUCACIÓN
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

RETENCION DISPOSICION FINAL


CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
A.G. A.C. C.T. M. S.
- Afiliaciones a: salud, pensión, A.R.P, cesantías,
caja de compensación
- Actos administrativos que señalen la situación
administrativa del funcionario: vacaciones,
licencias, comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos
- Ausencias temporales, inscripción en carrera
administrativa, suspensiones del cargo
- Pago de prestaciones
- Evaluación del desempeño
- Acto administrativo de retiro o desvinculación del
servidor de la entidad
1433.1-41 NOMINA
1433.1-41.2 Nomina de Personal Activo 2 10 X
- Nomina
- Autoliquidación salud, pensión riesgos
Profesionales
- Novedades de nómina
- Descuentos de bancos
- Descuento de embargos

CONVENCIONES
A.G.= ARCHIVO DE GESTION A.C.= ARCHIVO CENTRAL C.T.= CONSERVACIÓN TOTAL M.= MICROFILMACIÓN S.= S
NOTA: LOS TIEMPOS DE RETENCION SON EXPRESADOS EN AÑOS

Elaborado por: Elaborado y Revisado por:


OCUMENTAL

NCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO CONSECUTIVO
GD-F-004 41

PAGINA: 1 de 2

OSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
E.

Seleccionar una muestra del 3% cumplido


el tiempo en el archivo central.

Seleccionar una muestra del 3% cumplido


el tiempo en el archivo central.

X
Se eliminan cumplida su vigencia legal y
fiscal, no desarrolla valores secundarios e
históricos.

OCUMENTAL

NCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO CONSECUTIVO
GD-F-004 41
PAGINA: 2 de 2

OSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
E.

X Se eliminan una vez se microfilmen, se


tiene en cuenta lo estipulado en el Código
de Comercio.

M.= MICROFILMACIÓN S.= SELECCIÓN E.= ELIMINACIÓN

Aprobado por:

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