MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS DEFINICIONES DE CARGO DE LA

EMPRESA L.A.P S.A.S

JAIME EUSTORGIO FUENTES

LAURA ESCOBAR

YANELYS ROMERO

WENDY MOLINARES

ESPECIALIZACION TECNOLOGICA EN TALENTO HUMANO POR

COMPETENCIAS

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
BARRANQUILLA

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 CONTENIDO

Justificación
Políticas
Normas
Definición de Manual de Funciones
Descripción de cargos
Organigrama
Periocidad
Proceso a desarrollar en el Manual
Instrumentos de Medición
Instructivo para la Utilización del Manual

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 JUSTIFICACION

Con el presente estudio planteamos la importancia que debe tener la empresa

y/o organización de un Crear su Manual de Funciones por departamento para
poder lograr todos los objetivos y metas propuestas, especialmente en este
caso de la empresa comercializadora LAP

El objetivo es planificar un proceso de análisis de las diferentes necesidades

que tiene el personal que labora dentro de la comercializadora y implantar un
programa que cubra los vacíos que hay en la empresa y elaborar un manual
de funciones para que facilite las tareas de la organización como la selección
del personal, su contratación, y especificando el cargo, el perfil del cargo y una
descripción de las habilidades, destrezas y competencias que debe tener la
persona que va a desempeñar el cargo.

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 POLITICAS

 La División de Reclutamiento y Selección de Personal es la instancia

responsable de difundir este documento y de capacitar al personal en la
aplicación de los procedimientos que contiene.
 Ofrecer un buen servicio al cliente, para lo cual se debe conocer
perfectamente todas las funciones de la empresa.
 Tener una imagen corporativa muy buena
 Se revisará periódicamente la efectividad de los procedimientos
establecidos, con la finalidad de actualizarlos y modernizarlos, ya que este
Manual es un documento dinámico que puede ser modificado de manera
total o parcial cada vez que sea necesario.

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 NORMAS

 Guardar respeto por todas las personas independientemente de su cargo

o función que realicen dentro de la comercializadora.
 La comercializadora al empleado que trabaje sus horas extras, le pagara
de acuerdo a lo estipulado en la ley.
 Importante tener en cuenta que todo trabajador que ingrese estará bajo un
periodo de prueba para observar su desempeño y ejecución en el cargo a
desempeñar.

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 DEFINICION DEL MANUAL DE FUNCIONES

Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de

normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas
y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos,
sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones
para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las
capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental
o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya
que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las
directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad,
las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles,
incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos
anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en
resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes
y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán
ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un
adecuado desarrollo y calidad de la gestión

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 DESCRIPCION DE CARGO:

1. Nombre del cargo: Gerente General

Dependencia: Directiva

Número del cargo: 1

Funciones Esenciales:

 Elaborar estudios y analisis de solicitud de cotizacion, por medio de los

diferentes listados realizada por lo proveedores para encontrar la
cotizacion adecuada, al presupuesto destinado.
 Elaborar presuspuesto de las obras requeridas realizando lista de
materiales y costos de cada obra para asi conocer de manera precisa
los diferentes desenbolsos que se requieren para su puntual
realizacion.
 Visitar cliente potenciales y actuales solicitando por medio telefonico
encuentros para conocer si se encuentran satisfechos con el servicio
prestado.
 Visitar las obras com un metodo necesario de verificacion del desarrollo
para constatar que la obras se esten realizando deacuerdo a las
especificaciones.
 Legalizar los contratos u ordenes de trabajo utilizando estandares
legales y establecidos por la politicas de la organización para cumplir
con todos los requisitos y prevenir futuros inconvenientes.
 Coordinar un programa semanalmente de elaboracion, listado de pago
a proveedores, verificando por medio de la base de datos los pagos
realizados para tener un control semanal de los pagos realizados a los
proveedores.
 Coordinar con los supervisores las actividades desarrolladas aplicando
la evaluacion de la obras ya realizadas para asegurar el cumplimiento
de todas las especificaciones de las obras.
 Verificar los avances de las obras ejecutadas realizando visitas
frecuentes.
 Efectuar las evaluaciones a las obras, verficando el plan inicial los
diseños de presupuestos el tiempo y comparando con los resultados

Educacion: Ingeniero, Administracion de empresa, contador

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Formacion: Ingeniero Comercial, Ingeniero en Administración de Empresas.

Estudios complementarios: Computación, administración, finanzas,

contabilidad, comercialización y ventas.

Experiencia: 3 años de experiencia como mínimo en cargos similares.

Responsabilidades: Tiene a su cargo la todo el personal de la ocmpañia.

Habilidades:

 Agilidad y criterio en la toma de decisiones, concentracion, prevision

 habilidad numerica
 facilidad de observacion
 comprencion de planos y diagramas
 planeacion, organización, direccion y coordinacion de actividades

Intereses y aptitudes:

 Inclinacion para dirigir y enseñar a otras personas

 preferencia por trabajos en equipos y al aire libre
 dibujo y diseño
 calculo numerico

Rasgo de personalidad:
 organización
 Responsabilidad
 iniciativa
 autonomia

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 2. Nombre del cargo: Director Financiero y Administrativo

Dependencia: Administración

Número del cargo: 1

Funciones Esenciales

 Diseñar, instaurar y controlar las estrategias financieras de la empresa.

 Coordinar las tareas de contabilidad, tesorería, auditora interna y
análisis financiero.
 Realizar y mantener negociaciones con las entidades financieras y otros
proveedores.
 Participar en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de
planes y programas del área de su competencia.
 Administrar, controlar y evaluar el desarrollo de los programas, proyectos y
las actividades propias del área.
 Participar en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de
planes y programas del área de su competencia.
 Administrar, controlar y evaluar el desarrollo de los programas, proyectos y
las actividades propias del área.
 Aplicar e implementar las estrategias y acciones del Sistema de Gestión de
Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, que le correspondan a su
área.
 Cumplir de manera efectiva la misión, visión, política y objetivos de calidad,
y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.
 Cumplir con las normas y reglamentación impartida por el Alcalde
Municipal, en las áreas de su competencia; así como también las funciones
contenidas en la Constitución, la Ley, las Ordenanzas, Decretos, Acuerdos,
Manual de Funciones y Reglamentos Internos de la Administración
Municipal.
 Fomentar una cultura y un clima organizacional que genere las buenas
relaciones interpersonales y, la comunicación asertiva entre su grupo de
trabajo.
 Asistir a las reuniones de los consejos, juntas, comités y demás cuerpos
en que tenga asiento la entidad o efectuar las delegaciones pertinentes.

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Educacion: Contador Público y Tecnólogo en contabilidad y finanzas del
SENA.

Formacion: Ingeniero Comercial, Ingeniero en Administración de Empresas.

Estudios complementarios:

 Conocimiento presupuestal
 Contratación Estatal.
 Gestión Pública, diseño, formulación y evaluación de indicadores.
 Diseño y metodología de planes, programas y proyectos.
 Informática Básica
 Sistema de gestión de calidad

Experiencia: 2 años de experiencia como mínimo en cargos similares.

Responsabilidades: Tiene a su cargo los Auxiliares Contables y el

Coordinador de Cartera.

Habilidades:

 Agilidad y criterio en la toma de decisiones, concentracion, prevision

 habilidad numerica
 facilidad de observacion
 comprencion de planos y diagramas
 planeacion, organización, direccion y coordinacion de actividades

Intereses y aptitudes:

 Liderazgo
 Planeación
 Toma de decisiones
 Dirección y desarrollo de personal
 Conocimiento del entorno.
 Relaciones Públicas

3. Nombre del cargo: Director de Logística

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Dependencia: Área Operativa

Número del cargo: 1

Funciones Esenciales:

 Planificar la estrategia para las actividades de suministro de la empresa

(transporte, almacenaje, distribución) con el fin de garantizar la satisfacción
del cliente.
 Desarrollar y aplicar procedimientos operativos para recibir, manejar,
almacenar y enviar mercancías y materiales.
 Garantizar que las estructuras estén en su lugar para vigilar el flujo de
mercancías (por ejemplo, sistemas informáticos de niveles de existencias,
tiempos de entrega, costes de transporte y valoración del rendimiento).
 Coordinar y controlar los procesos logísticos.
 Planificar, supervisar y controlar los procedimientos de adquisición de
bienes y contratación de servicios u obras, de acuerdo con la normatividad
legal y administrativa vigente.
 Efectuar el control posterior de la atención de necesidades de las
dependencias del Banco, asegurando su abastecimiento en forma
oportuna, con la calidad especificada y de acuerdo con lo programado.
 Supervisar la administración de los bienes muebles e inmuebles del Banco,
efectuando las medidas de aseguramiento de los registros y controles que
correspondan; así como recibir y mantener en custodia aquellos que han
sido adjudicados y/o embargados a favor del Banco.
 Supervisar la ejecución e inspección de los programas en obras de
infraestructura.
 Supervisar los servicios de transporte, mantenimiento y reparación de los
equipos, máquinas, muebles, inmuebles y vehículos del Banco, se brinden
oportunamente; incluyendo equipos o componentes electrónicos diferentes
a los de cómputo.
 Administrar la gestión documental, el sistema de trámite y registro
documentario y el archivo del Banco.
 Archivar los contratos y convenios en que interviene el Banco, a excepción
de los contratos con formato pre-impreso y los que se suscriben en el
marco de la Ley de Contrataciones Estatales.
 Supervisar el resarcimiento oportuno de los derechos resultantes en el
caso de siniestros.

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Educacion: Profesional en Administración de Empresas, Economía,
Ingeniería Industrial, o carreras afines.

Formacion: Courier Nacional e Internacional. Curso básico de Mercancías

peligrosas.

Estudios complementarios:

 Conocimiento presupuestal
 Contratación Estatal.
 Gestión Pública, diseño, formulación y evaluación de indicadores.
 Diseño y metodología de planes, programas y proyectos.
 Informática Básica
 Sistema de gestión de calidad

Experiencia: 2 a 3 años como Coordinador o Jefe en áreas afines operativas

de Transporte.

Responsabilidades: Asistir, participar y presentar los informes estadísticos

exigidos en el Comité Nacional de Operaciones de la Unidad de Negocios
Deprisa y hacer seguimiento a la ejecución de los Comités Operativos por
área. Generar planes de acción para la corrección de los problemas reportados
por las demás bases y de mejoramiento de la operación. Gestionar ante la
Unidad de Negocios Deprisa la autorización para el montaje de contingencias
especiales cuando la operación lo requiera, verificando los costos con Deprisa.

Habilidades:

 Coherencia
 Orientación al logro
 Orientación al Servicio
 Toma de decisiones
 Iniciativa
 Comunicación

Intereses y aptitudes:

 Capacidad de Planificación y Organización

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  Desarrollo de Otros
 Gestión de la Información
 Liderazgo
 Pensamiento Analítico
 Tolerancia a la Presión

pág. 13
 4. Nombre del cargo: Coordinador comercial y mercadeo

Dependencia: Área de Ventas

Número del cargo: 1

Funciones Esenciales:

 Diseñar, planificar, coordinar el plan de Medios y plan de mercadeo para

lograr incrementar el valor de la marca a través de un sólido
posicionamiento en el mercado.
 Dirigir el proceso de desarrollo de promociones.
 Determinar la viabilidad y rentabilidad de campañas de Marketing nuevas
o existentes.
 Manejar las campañas y planes de Marketing y Publicidad que se estén
llevando a cabo y verificar que las iniciativas a tomar estén dirigidas a
incrementar el alcance de la marca.}
 Planificar y organizar programas especiales de venta y comercialización
basados en el estado de las ventas y la evaluación del mercado
 Fijar las listas de precios, los porcentajes de descuento y los plazos de
entrega, los presupuestos para campañas de promoción de ventas, los
métodos de venta, y los incentivos y campañas especiales.
 Establecer y dirigir los procedimientos operativos y administrativos relativos
a las actividades de ventas y comercialización.
 Dirigir y gestionar las actividades del personal de ventas y
comercialización.
 Planificar y dirigir el trabajo diario.
 Establecer y gestionar presupuestos, controlar los gastos y asegurar la
utilización eficiente de los recursos.
 Controlar la selección, formación y rendimiento del personal
 Representar a la empresa u organización en convenciones de ventas y
comercialización, ferias de muestras y otros foros.
 Marcar los objetivos a cumplir por todo el equipo comercial y de ventas
 Resolver problemas comerciales y de marketing.

Educacion: Tecnología en mercadeo y publicidad

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Formacion: administración y dirección de empresa, comercio y marketing,
dirección comercial y márketing, Dirección y Gestión de Empresas en el
Ámbito Digital, gestión y marketing empresarial.

Estudios complementarios:

 Conocimiento presupuestal
 Diseño y metodología de planes, programas y proyectos.
 Informática Avanzada

Experiencia: 2 años como Coordinador o Jefe en áreas afines operativas de

Transporte.

Responsabilidades: Encargado de las ventas y las planillas de pago por

comisiones para todos los vendedores de la empresa.

Habilidades:

 Aptitudes para dirigir.

 Aptitudes para la supervisión.
 Capacidad de análisis.
 Capaz de adaptarse a los cambios.
 Capaz de trabajar bajo presión
 Capaz de trabajar con un presupuesto.

Intereses y aptitudes:

 Capacidad de liderazgo.
 Capacidad para trabajar en equipo.
 Iniciativa.
 Buena comunicación.
 Habilidades organizativas y de planificación.
 Responsabilidad.

5. Nombre del cargo: Coordinador de Talento Humano

Dependencia: Área de Recursos humanos

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Número del cargo: 1

Funciones Especiales:

 Diseñar, desarrollar, implementar, hacer seguimiento y controlar las

políticas, planes, programas, procedimientos y relaciones entre los
trabajadores y la empresa, mediante una eficaz y eficiente gestión, a través
de la planificación, dirección y control de las actividades.
 Dirigir la aplicación de las políticas, planes, programas y proyectos en
materia de Gestión del Talento Humano, capacitación y formación,
bienestar social laboral e incentivos, riesgos laborales, evaluación del
desempeño.
 Coordinar el diseño, aprobación, adquisición y entrega de uniforme y
dotación de personal
 Mantener actualizado el archivo de hojas de vida y de elegibles
 Coordinar los remplazos en casos de ausencias.
 Coordinar todo lo referente a salud ocupacional
 Elaborar las liquidaciones de nómina, seguridad social y parafiscales

Educacion: Profesional en ciencias humanas que tengan relación directa con

administración de personal, con especialización en talento humano.

Formacion: Conocimientos en indicadores de gestión, formulación y

evaluación de proyectos, legislación laboral, tendencias de gestión humana,
servicios públicos domiciliarios, norma ISO 9000.

Estudios complementarios:

 Conocimiento presupuestal
 Diseño y metodología de planes, programas y proyectos.
 Informática Avanzada

Experiencia: 2 años de experiencia en el area de Talento humano.

Responsabilidades: Encargado de las ventas y las planillas de pago por

comisiones para todos los vendedores de la empresa.

Habilidades:

 Dirección

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  Desarrollo de personas
 Pensamiento conceptual
 Capacidad de decisión

Intereses y aptitudes:

 Orientación a resultados
 Innovación
 Adaptabilidad
 Orientación al cliente
 Trabajo en equipo

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 ORGANIGRAMA

COORDINA
DORA DE
TAL.

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 PERIOCIDAD

 Periodo Inicial

LAP es una distribuidora de consumo masivo dedicada a la comercialización

de productos de alimentos y aseo, fundada en 1994 por el señor Luis Alberto
Preciado, padre del actual Gerente.

La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada, en un sector

popular de la ciudad de fácil acceso para todos. Para transportar los productos
compró, a crédito, una camioneta Ford 1970. Los primeros 10 años fueron de
trabajo duro y de un aprendizaje permanente, que trajo buenos resultados
económicos a la familia.

 Periodo Intermedio

En los últimos 10 años el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido

sostenido y ascendente. Esto les permitió hacer presencia en seis ciudades
intermedias con un Centro de Distribución (CD) en cada una, que cuenta con
una flota propia de ocho camiones y otros trabajando por contrato. En cada
CD existe una planta de personal directa de 18 personas, que se encargan de
las áreas administrativa y comercial. Otros empleados contratados de manera
indirecta, entre 20 y 25, están encargados de la bodega.

La Dirección General de LAP está ubicada en la capital y tiene una estructura

organizacional conformada de esta manera: Gerencia, Dirección Financiera,
Dirección Administrativa y de Logística. En la Dirección General trabajan en
total 60 personas, vinculadas directamente con la empresa y 180 contratadas
de manera indirecta, que hacen su labor en la Bodega.

Han pasado los años y recientemente el Señor Preciado ha sido diagnosticado

con presión arterial alta y riesgo de infarto, lo que lo obligó a dar un paso al
costado para destinar tiempo a cuidar de su salud, disminuyendo el nivel de
estrés propio del negocio.

 Periodo Final

Según su diagnóstico inicial, esto ha impactado en las ventas, que han venido
disminuyendo en un 30%, mientras los costos se han incrementado en un
12%. La Junta Directiva le ha dado un plazo de dos semanas para presentar

pág. 19
una propuesta que genere un panorama más favorable para los accionistas y
cambiar así la tendencia negativa en seis meses.

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 PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL

Paso 1 Definir el Contenido

Debemos realizar una introducción e identificar los objetivos por área de

trabajo donde se piensa implementar el manual de funciones y definir quiénes
serán los responsables de cada área para colocarlo en funcionamiento.

Paso 2 Recopilación de la Información

Es necesario realizar un estudio para recopilar información y documentarnos, es
importante cada detalle de las diferentes áreas.

Paso 3 Estructura
Esta debe estar redactada en forma legible y lógica para quien lo lea, fácil de entender,
con buena redacción y ortografía. Y con algunas recomendaciones como:
 Todo manual debe de contener una portada
 El nombre de la empresa
 El logotipo de la empresa
 Un indice de contenidos
 Una version impresa y una digital.

Paso 4 Comunicarlo
El objetivo principal debe ser difundirlo en la empresa, se deberá utilizar una técnica o
estrategia masiva para que cada colaborar y empleado de la empresa lo pueda tener
acceso a él.
Este manual debe llevar fecha, lugar de elaboración, y las personales responsables de
su realización. Es importante que todas las personas tengan clara la información
depositada en el manual.

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 INSTRUMENTOS DE MEDICION

A través de ellos podemos determinar cuáles son las debilidades pero también
las fortalezas en la empresa, abarcando toda la organización des de la
producción hasta el recurso humano, siempre está enfocado un procedimiento
de mejora continua con un único fin que es mejorar la calidad y la producción
en la misma.

En la empresa LAP aplicaremos los siguientes instrumentos de medición para

poder identificar las habilidades y posibles falencias en la organización y
evaluarlas al mismo tiempo

Listas de chequeo

Encuestas

Entrevistas

Investigaciones

Foros

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 INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL

Es prioridad que todos los empleados, coordinadores de área, directores

consulten el manual de funciones diseñado para la comercializadora LAP, ya
que aquí podrán conocer cuáles son las actividades y responsabilidades
acordes a desempeñar según el cargo, además que pueden hacer
sugerencias tendientes a mejorar los procesos.

También los coordinadores o jefes de los diferentes departamentos o áreas de

la empresa podrán evaluar a los empleados para determinar si cumplen con
los requerimientos y proponer una serie de medidas de mejoramiento que
generen cambios tanto en el ambiente interno com0o en el externo de la
empresa.

Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la
medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que
han sido establecidos para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos,
determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos
institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión
en cada una de sus áreas y operaciones.

pág. 23