TITULO 1 TITULO 2
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS
DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y ASESORES,
PRINCIPIOS COORDINADORES Y EJECUTORES
GENERALES
ART1 :objeto: establecer las reglas y
ART5: sistema nacional de archivo
los principios generales
significa
A)Es un conjunto de instituciones archivísticas
ART2 :aplicación: comprende a la articuladas entre sí, que posibilitan y promueven el
administracion en todos sus niveles, desarrollo de estos
entidades privadas con funciones centros de información, la salvaguarda del
publicas patrimonio documental y el acceso de los
ciudadanos a la información y a los documentos
B) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el
Archivo General de la Nación, los archivos de las
entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organización administrativa, territorial y por
servicios.
Los archivos privados podrán hacer parte del
Sistema Nacional de Archivo.
C) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará
bajo los principios de unidad normativa,
son ART3 definiciones:
descentralización administrativa y operativa,
coordinación, concurrencia y subsidiariedad
D)El Sistema Nacional de Archivos buscará
esencialmente la modernización y homogenización
metodológica de la función archivística y propiciará
la cooperación e integración de los archivos
E) Los proyectos y programas archivísticos de las
conjunto de documentos, sea cual instituciones que conformen el Sistema
sea la fecha,forma y soporte Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y
archivo material acumulados por una regularán siguiendo los principios de
persona natural o entidad publica o
participación, cooperación, descentralización y
privada
autonomía
conjunto de documentos
pertenecientes a entidades oficiales
F) El Archivo General de la Nación orientará y
archivo publico y aquellos que se deriven de la
coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
presentacion de un servicio publico
por entidades privadas
ART6: los planes y programas:Las entidades
integrantes del Sistema Nacional de
aquel que por su valor para la
Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a
archivo privado de historia, la investigacion, la ciencia o cabo los procesos de planeación y
interes publico la cultura es de interes publico o
programación y desarrollarán acciones de asistencia
declarado tal por el legislador técnica, ejecución, control, seguimiento y
coordinación, así:
A) La planeación y programación la formularán las
instituciones archivísticas de acuerdo con el
proceso integral de los documentos
archivo total Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales
en un siclo vital
del respectivo ministerio y de las entidades
territoriales
B) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo
registro de informacion producida o General de la Nación, los consejos territoriales de
documento de recibida por una entidad publica o archivos, los comités técnicos, las entidades de
archivo privada en razon a sus funciones o formación de recurso humano, las asociaciones y las
actividades entidades públicas y privadas que presten este
servicio
C) La ejecución, seguimiento y control de los planes
actividades relacionadas con el que
y programas de desarrollo serán
hacer archivistico que comprende
funcion archivista responsabilidad de los archivos del orden nacional,
desde la realizacion, eliminacion o
territorial y de las entidades descentralizadas
conservacion del documento
directas e indirectas del Estado
es el conjunto de normas técnicas y
prácticas usadas para administrar
los documentos de todo tipo,
recibidos y creados en una
organización, facilitar la D) La coordinación corresponde al Archivo General
gestion documental recuperación de información desde de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la
ellos, determinar el tiempo que los
presente ley y sus normas reglamentarias
documentos deben guardarse,
eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación a largo
plazo de los documentos más
valiosos
son ART 4 principios generales
El objetivo esencial de los archivos
es el de disponer de la
documentación organizada, en tal
forma que la información
fines de los archivos institucional sea recuperable para
uso de la administración en el
servicio al ciudadano y como fuente
de la historia
son importantes para la
administración y la cultura,
porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para
Importancia de los la toma de decisiones
archivos basadas en antecedentes. Pasada
su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la
identidad nacional
institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos
constituyen una herramienta
Institucionalidad e
indispensable para la gestión
instrumentalidad
administrativa, económica, política
y cultural del Estado y la
administración de justicia
Los servidores públicos son
responsables de la organización,
conservación,
responsabilidad uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables
ante las autoridades por el
uso de los mismos
El Archivo General de la Nación es
la entidad del Estado encargada de
orientar y coordinar la función
Dirección y
archivística para coadyuvar a la
coordinación de la eficiencia de la gestión del Estado y
función archivística.
salvaguardar el patrimonio
documental como parte integral
de la riqueza cultural de la Nación
Es una obligación del Estado la
administración de los archivos
Administración y públicos y un derecho de los
acceso ciudadanos el acceso a los mismos,
salvo las excepciones que
establezca la ley
Los archivos actúan como
elementos fundamentales de la
racionalidad de la
administración pública y como
Racionalidad agentes dinamizadores de la acción
estatal. Así mismo,
constituyen el referente natural de
los procesos informativos de
aquélla
el fortalecimiento de la
infraestructura y la
organización de sus sistemas de
Modernización información, estableciendo
programas eficientes y actualizados
de administración de documentos y
archivos
Los archivos en un Estado de
Función de los Derecho cumplen una función
archivos probatoria, garantizadora y
perpetuadora
responden a la naturaleza de la
Manejo y administración pública y a los fines
aprovechamiento de del Estado y de la sociedad, siendo
los archivos contraria cualquier otra práctica
sustitutiva
Las disposiciones de la presente ley
y sus derechos reglamentarios se
interpretarán de conformidad con
la Constitución Política y los
Interpretación
tratados o convenios
internacionales que sobre la
materia celebre el Estado
colombiano
TITULO 3 TITULO 4
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ART11: Obligatoriedad de la conformación
de los archivos públicos. El Estado está
ART7: Archivos desde el punto de vista de su obligado a la creación, organización,
jurisdicción y competencia: Los archivos, desde preservación y control de los archivos,
el punto de vista de su jurisdicción y
competencia, se clasifican en: teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden
original
ART12:Responsabilidad. La administración
a) Archivo General de la Nación;
pública será responsable de la gestión de
b) Archivo General del Departamento;
documentos y de la administración de sus
c) Archivo General del Municipio; archivos.
d) Archivo General del Distrito.
ART13: Instalaciones para los archivos. La
PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación
administración pública deberá garantizar
tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de
los espacios y las instalaciones necesarias
1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las
para el correcto funcionamiento de sus
incorporadas en la presente ley
archivos.
ART14: Propiedad, manejo y
aprovechamiento de los archivos públicos.
ART8: Archivos territoriales. Los archivos, La documentación de la administración
desde el punto de vista territorial, se pública es producto y propiedad del
clasifican en: Estado, y éste ejercerá
el pleno control de sus recursos
informativos.
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden
departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden
metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales PARÁGRAFO 1 La administración pública
que se creen por ley; podrá contratar con personas naturales o
h) Archivos de los territorios indígenas, que se jurídicas los servicios de custodia,
crearán cuando la ley los desarrolle organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo.
PARÁGRAFO 2 Se podrá contratar la
ART9: Los archivos según la organización del administración de archivos históricos con
Estado. instituciones de
reconocida solvencia académica e
idoneidad
PARÁGRAFO 3 El Archivo General de la
Nación establecerá los requisitos y
a) Archivos de la Rama Ejecutiva; condiciones que deberán cumplir las
b) Archivos de la Rama Legislativa; personas naturales o jurídicas que presten
c) Archivos de la Rama Judicial; servicios de depósito, custodia,
d) Archivos de los Órganos de Control; organización, reprografía y conservación de
e) Archivos de los Organismos Autónomos. documentos de archivo o administración
de archivos
históricos.
ART15: Responsabilidad especial y
ART10: Obligatoriedad de la creación de obligaciones de los servidores públicos. Los
archivos. La creación de los archivos servidores públicos, al desvincularse de las
contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la funciones titulares, entregarán los
presente ley, así como los archivos de los documentos y archivos a su cargo
organismos de control y de los organismos debidamente inventariados, conforme a las
autónomos será de carácter obligatorio. normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nación
ART16: Obligaciones de los funcionarios a
cuyo cargo estén los archivos de las
entidades
públicas tendrán la obligación de velar por
la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la
información de los documentos de archivo
y serán responsables de su organización y
conservación
ART17:Responsabilidad general de los
funcionarios de archivo. Los funcionarios
de archivo trabajarán sujetos a los más
rigurosos principios de la ética profesional,
a lo dispuesto
en la Constitución Política de Colombia
ART18: Capacitación para los funcionarios
de archivo. Las entidades tienen la
obligación
de capacitar y actualizar a los funcionarios
de archivo, en programas y áreas
relacionadas con su labor.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la
Nación propiciará y apoyará programas de
formación
profesional y de especialización en
archivística, así como programas de
capacitación formal y no
formal, desarrollados por instituciones
educativas.
ART19: Soporte documental: podrán
incorporar tecnologías de
avanzada en la administración y
conservación de su archivos, empleando
cualquier medio
técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático
PARÁGRAFO 1 Los documentos
reproducidos por los citados medios
gozarán de la validez y
eficacia del documento original
PARÁGRAFO 2 Los documentos originales
que posean valores históricos no podrán
serdestruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante
cualquier medio
ART20: Supresión, fusión o privatización de
entidades públicas: Las entidades públicas
que se suprimen o fusionen deberán
entregar sus archivos a las entidades que
asuman sus
funciones o al ministerio o entidad a la cual
hayan estado adscritas o vinculadas
PARÁGRAFO. Las entidades públicas que se
privaticen deberán transferir su
documentación
histórica al ministerio o entidad territorial a
la cual hayan estado adscritas o vinculadas
LEY 594 DEL 2000
Por medio de la cual se
dicta la Ley General de
TITULO 5 Archivos y se dictan otras
disposiciones.
GESTION DE DOCUMENTOS
se divide por
ART21:Programas de gestión
documental:Las entidades públicas deberán
elaborar
programas de gestión de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos
archivísticos.
ART22: procesos archivisticos: son procesos
tales como la producción o recepción, la
distribución, la
consulta, la organización, la recuperación y
la disposición final de los documentos.
RT23: formacion de archivos: teniendo en
cuenta su siclo vital se clasifican en:
A) Archivo de gestión. Comprende toda la
documentación que es sometida a continua
utilización
y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o
trámite se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados
B) Archivo central. En el que se agrupan
documentos transferidos por los distintos
archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.
C) Archivo histórico. Es aquel al que se
transfieren desde el archivo central los
documentos de
archivo de conservación permanente
ART24: Obligatoriedad de las tablas de
retención. Será obligatorio para las
entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas
tablas de retención documental.
ART25: los documentos contables, notariales
y otros: reglamentarán lo relacionado con
los tiempos de retención documental,
organización y conservación de las historias
clínicas, historias laborales, documentos
contables y
documentos notariales. Así mismo, se
reglamentará lo atinente a los documentos
producidos por
las entidades privadas que presten servicios
públicos
ART26: Inventario documental: Es obligación
de las entidades de la Administración
Pública elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de
sus funciones, de
manera que se asegure el control de los
documentos en sus diferentes fases
TITULO 6 TITULO 7
ACCESO Y CONSULTA DE LOS
DOCUMENTOS SALIDA DE DOCUMENTOS
ART27:Acceso y consulta de los
ART30: Documentos administrativos. Sólo por
documentos: Todas las personas tienen motivos legales las entidades del Estado
derecho a
podrán autorizar la salida temporal de los
consultar los documentos de archivos
públicos y a que se les expida copia de los documentos de archivo.
mismos
ART31: Documentos históricos: En los archivos
públicos de carácter histórico se podrá
ART28: Modificación de la Ley 57 de autorizar de manera excepcional la salida temporal
1985 de los documentos que conservan y Procederá dicha
autorización en los
siguientes términos:
Modifícase el inciso 2o. del artículo 13 de
la
Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La
reserva legal sobre cualquier documento
cesará a los
treinta años de su expedición. Cumplidos
a) Motivos legales;
éstos, el documento por este solo hecho
b) Procesos técnicos;
no adquiere el
c) Exposiciones culturales.
carácter histórico y podrá ser consultado
por cualquier ciudadano, y la autoridad
que esté en su
posesión adquiere la obligación de
expedir a quien lo demande copias o
fotocopias del mismo"
ART29: Restricciones por razones de
conservación:Cuando los documentos
históricos
presenten deterioro físico manifiesto tal PARÁGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación
que su estado de conservación impida su autorizará, por motivos legales, procesos
acceso directo, técnicos especiales o para exposiciones culturales, la
las instituciones suministrarán la salida temporal de documentos de un
información contenida en estos mediante archivo fuera del territorio nacional.
un sistema de
reproducción que no afecte la
conservación del documento
TITULO 8 TITULO 9
CONTROL Y VIGILANCIA ARCHIVOS PRIVADOS
ART32: Visitas de inspección: El Archivo
ART36:Archivo privado. Conjunto de
General de la Nación podrá adelantar en
cualquier momento visitas de inspección a los documentos pertenecientes a personas
naturales o
archivos de las
jurídicas de derecho privado y aquellos
entidades del Estado con el fin de verificar el que se deriven de la prestación de sus
cumplimiento de lo dispuesto en la presente
servicios
ley
ART37: Asistencia a los archivos privados.
ART33: Órgano competente: ejercerá control El Estado estimulará la organización,
y vigilancia sobre los documentos declarados conservación y consulta de los archivos
de interés cultural a través del Archivo históricos privados de interés económico,
General de la Nación social, técnico,
científico y cultural. En consecuencia
ART38:Registro de archivos. Las personas
ART34: Normalizacion: el Archivo General de
naturales o jurídicas propietarias,
la Nación fijará los criterios y normas técnicas
poseedoras
y jurídicas para
o tenedoras de documentos o archivos de
hacer efectiva la creación, organización,
cierta significación histórica, deberán
transferencia, conservación y servicios de los
inscribirlos en el
archivos
registro que para tal efecto abrirá el
públicos
Archivo General de la Nación
ART35: Prevención y sanción: El Gobierno ART39: Declaración de interés cultural de
Nacional, a través del Archivo General de la documentos privados: EL Archivo General
Nación, y las entidades territoriales, a través
de la Nación podrá declarar de interés
de sus respectivos Consejos de Archivos,
cultural los
tendrán a
documentos privados de carácter
prevención facultades dirigidas a prevenir y
histórico. Estos formará parte del
sancionar el incumplimiento de lo señalado en
patrimonio documental
la
colombiano y en consecuencia serán de
presente ley y sus normas reglamentarias, así:
libre acceso.
ART40:Régimen de estímulos: El Gobierno
A) Emitir las órdenes necesarias para que se
Nacional establecerá y reglamentará un
suspendan de inmediato las prácticas que
régimen de estímulos no tributarios para
amenacen o vulneren la integridad de los
los archivos privados declarados de
archivos públicos y se adopten las
correspondientes interés cultural,
tales como: premios anuales, asistencia
medidas preventivas y correctivas
técnica, divulgación y pasantías.
B) Las faltas contra el patrimonio documental ART41: Prohibiciones: Se prohíbe a los
serán tenidas como faltas gravísimas cuando organismos privados y a las personas
fueren realizadas por servidores públicos, de naturales o
conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 jurídicas propietarias, poseedoras o
de tenedoras de documentos declarados de
1995; interés cultural:
C) Si la falta constituye hecho punible por la
destrucción o daño del patrimonio
documental o por
su explotación ilegal, de conformidad con lo A) Trasladarlos fuera del territorio
establecido en los artículos 218 a 226, 349, nacional, sin la previa autorización del
370, Archivo General de la
371 y 372 del Código Penal, es obligación Nación. Esta falta dará lugar a la
instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere imposición de una multa de cien salarios
flagrancia, poner inmediatamente el retenido mínimos legales
a órdenes de la autoridad de policía más mensuales vigentes.
cercana,
sin perjuicio de las sanciones patrimoniales
previstas
D) Cuando se exporten o se sustraigan
B) Transferir a título oneroso o gratuito la
ilegalmente documentos y archivos históricos
propiedad, posesión o tenencia de
públicos,
documentos
éstos serán decomisados y puestos a órdenes
históricos, sin previa información al
del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará Archivo General de la Nación. Esta falta
todos los esfuerzos tendientes a repatriar los
dará lugar a la
documentos y archivos que hayan sido imposición de una multa de cincuenta
extraídos
ilegalmente del territorio colombiano. salarios mínimos legales mensuales
vigentes.
ART42: Obligatoriedad de la cláusula
contractual.Cuando las entidades
públicas
celebren contratos con personas
naturales o jurídicas, nacionales o
extranjeras, para desarrollar
proyectos de investigación cultural,
científica, técnica o industrial, incluirán en
los contratos una
cláusula donde se establezca la obligación
de aquéllas de entregar copias de los
archivos
producidos en desarrollo de dichos
proyectos
ART43: Protocolos notariales:Los
protocolos notariales pertenecen a la
Nación. Los que
tengan más de treinta años deberán ser
transferidos por la correspondiente
notaría al Archivo
General Notarial del respectivo círculo.
Para tal efecto el Gobierno Nacional, con
asesoría del
Archivo General de la Nación, tomará las
medidas pertinentes
TITULO 10 TITULO 11
DONACION, ADQUISICION Y
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
EXPROPIACION
ART46: Conservación de documentos.
ART44:Donaciones. El Archivo
Los archivos de la Administración Pública
General de la Nación y los deberán
archivos históricos públicos
implementar un sistema integrado de
podrán recibir donaciones,
depósitos y legados de conservación en cada una de las fases del
ciclo vital de los
documentos históricos
documentos
ART47: Calidad de los soportes. Los
ART45:Adquisición y/o documentos de archivo, sean originales o
expropiación. Los archivos copias,
privados de carácter histórico deberán elaborarse en soportes de
declarados de interés público, comprobada durabilidad y calidad, de
podrán ser adquiridos por la acuerdo con las normas
Nación cuando el propietario los nacionales o internacionales que para el
ofreciere en venta. efecto sean acogidas por el Archivo
General de la
Nación
ART48: Conservación de documentos en
nuevos soportes. El Archivo General de la
Nación dará pautas y normas técnicas
generales sobre conservación de
archivos, incluyendo lo
relativo a los documentos en nuevos
soportes.
ART49: Reproducción de documentos. El
parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de
1989
quedará así: "En ningún caso los
documentos de carácter histórico podrán
ser destruidos,
aunque hayan sido reproducidos por
cualquier medio".
TITULO 12 TITULO 13
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA,
DIFUSION O INCREMENTO DEL DISPOSICIONES FINALES
PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA NACION
ART50: Estímulos. El Gobierno Nacional
ART51: .Apoyo de los organismos de
establecerá premios y estímulos no
control. La Procuraduría General de la
tributarios
Nación y la
para las personas o instituciones que con Contraloría General de la República
sus acciones y trabajos técnicos,
prestarán todo el apoyo en lo de su
culturales o
científicos contribuyan a la salvaguarda, competencia al Archivo
General de la Nación, para el
difusión o incremento del patrimonio
cumplimiento de lo preceptuado en
documental del
país esta ley.
ART52:Vigencias y derogatorias. Esta ley
rige a partir de la fecha de su
publicación y
deroga en lo pertinente todas las
disposiciones que le sean contrarias.
