Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental

Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
Conocer toda la hoja de vida del producto a Ofertar
PROPUESTA COTIZACION DE
FARMACIA NO APLICA NO APLICA 7000-71.95 X Papel X Clasificada Archivo de Gestion Dirección X
MEDICAMENTOS

Dar indicaciones al usuario sobre las posibles reacciones

DISPENSACION DE PRODUCTOS
FARMACIA 7000-71.103 EFECTOS SECUNDARIOS FRECUENTES que pueden presentar al utilizar algunos medicamentos. X Papel X Clasificada Se queda con el paciente X
FARMACEUTICOS
PC-7000-027
INCLUSION DE PRODUCTOS Con el fín de conocer los medicamentos que usted
DISPENSACION DE PRODUCTOS
FARMACIA 7000-71.115 FARMACEUTICOS POR PARTE DEL considere de acuerdo a su criterio medico se deben incluir X Papel X Clasificada Archivo de Gestion Dirección X
FARMACEUTICOS en el LIMP del Centro y presentarlos en el Comite de
PC-7000-027 CUERPO MEDICO
Farmacia y Terapeutica para aprobacion y posteriormente
Semaforizacion y vigilancia de las fechas de los productos./
CONTROL FECHAS DE VENCIMIENTO Son necesarios para auditorias de INVIMA u otros entes.
FARMACIA 7000-71.117 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Farmacia X
PRODUCTOS FARMACEUTICOS Una vez venga la auditoria anual se puede eliminar.
PC-7000-056 CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO
REGISTRO Y ENTREGA DE Ejercer control de inventario en la entrega de
MEDICAMENTOS DE CONTROL PARA medicamentos para el area de Cirujia y Salud Publica/ Al
FARMACIA DISPENSACION DE MEDICAMENTOS A 7000-71.129 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Farmacia X
AREA DE CIRUGIA Y PROGRAMAS año se puede eliminar ya que se hace el descargue en
PC-7000-028 PACIENTES DE PROGRAMAS ESPECIALES
ESPECIALES PARA AREA DE SALUD Dinamica Gerencial.
Identificar Datos del paciente, para posterior entrega de la
PLANILLA CONTROL DE FORMULAS preparación/ Se puede eliminar al año, es para control del
FARMACIA 7000-71.130 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Farmacia X
MAGISTRALES area, ya que tiene el medicamento vence a los 4 meses si
PC-7000-083 DISPENSACION DE FORMULAS MAGISTRALES
no lo recoge se somete a destrucción.
RECETARIO OFICIAL PARA Se utiliza para se realice la adecuado preinscripcion del
FARMACIA MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL 7000-71.140 MEDICAMENTOS DE CONTROL medicamento y posteriormente 'proceder a la entrega./ X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Farmacia X
ESPECIAL ESPECIAL Deben quedar dos años en gestión para cuando Fondo y/o
PC-7000-070
VERIFICACION DE Secretaria de Salud hace arqueo. Esta información la la
Realizar adecuadamente el almacenamiento de los
ALMACENAMIENTO Y FECHAS DE productos Farmaceuticos e identificación de fechas de
FARMACIA RECEPCION Y ALMACENAMIENTO DE 7000-71.148 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Farmacia X
VENCIMIENTO PRODUCTOS vencimiento./ Control al dos años se puede eliminar
PC-7000-060 PRODUCTOS FARMACEÚTICOS
FARMACEUTICOS
Realizar adecuadamente de la entrega de los productos a
DISPENSACION DE PRODUCTOS REGISTRO DE ENTREGA DE los pacientes participantes de una investigación./ Revisar
FARMACIA 7000-71.152 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Farmacia X
FARMACEUTICOS PRODUCTOS EN INVESTIGACION cinco años
PC-7000-027
Registrar datos del paciente para ser adecuada
PLANILLA CONTROL DISPENSACION progaramacion ty entrega de los productos farmaceuticos. /
FARMACIA DISPENSACION DOMICILIARIA DE PRODUCTOS 7000-71.156 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Farmacia X
DOMICILIARIA Control de un año
PC-7000-081 FARMACEUTICOS
Registrar las indicaciones que se dan al paciente, de las
DISPENSACION DE PRODUCTOS posibles reacciones adversas y como tomar el
FARMACIA 7000-71.216 DISPENSACION INFORMADA X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Farmacia X
FARMACEUTICOS medicamento/ Control del area dos años se eliminan
PC-7000-027
Registrar las entregas diarias de los productos que se
VERIFICACION ENTREGA DE entregan a los motorizados para coontrol de inventarios/
FARMACIA DISPENSACION DOMICILIARIA DE PRODUCTOS 7000-71.222 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Farmacia X
DOMICILIOS control al año se puede eliminar ya que control interno,
PC-7000-081 FARMACEUTICOS
almacen realizan cierre de inventario de fin de año.
Registrar que se realiza verificación del formula medica y
DISPENSACION DE PRODUCTOS LISTA DE CHEQUEO DISPENSACION aplicación de 5 correctos al momento de la entrega./
FARMACIA 7000-71.223 X Papel X Clasificada Archivo de Salud Publica X
FARMACEUTICOS DE MEDICAMENTOS Control a los dos años se puede eliminar ya que es un
PC-7000-027
VERIFICACION DE ADHERENCIA A LA control de seguridad del paciente.
Verificar Adherencia por parte del personal de farmacia la Magnetico/
DISPENSACION DE PRODUCTOS LISTA DE CHEQUEO DISPENSACION verificación del formula medica y aplicación de 5 correctos/ base de
FARMACIA 7000-71.224 X X Clasificada Archivo de Gestión Farmacia X
FARMACEUTICOS DE PRODUCTOS DEL EQUIPO DE Se debe conservar un año se puede eliminar datos se
PC-7000-027 FARMACIA encuentra
Se registra las consultas realizadas a la pagina de Magnetico/
base de
FARMACIA NO APLICA CONSULTA DEL ALERTA DE INVIMA <INVIMA, para consultar alertas de los medicamentos. / Al X X Clasificada Archivo de Gestión Farmacia X
año se puede eliminar ya que cada alerta es reportada al datos se
ES-7000-023 PROGRAMA DE FARMACOVIGILANCIA encuentra
comité de seguridad del paciente y el invima las cuelga Magnetico/
Registro de los pacientes, atendidos para posterior
REGISTRO DE LAS CONSULTA consulta/ A los dos años se puede eliminar, se realiza base de
FARMACIA NO APLICA NO APLICA X X Clasificada Archivo de Gestión Farmacia X
ASESORIA FARMACOLOGICA comparativos de control. datos se
NO APLICA encuentra
Se registra la realizacion diaria de los Backups en la INFORM BITACORA
Entidad Archivo de Gestion de E DE
5000-14.15 BITACORA DE BACKUPS DIARIOS X Magnetico X Clasificada X
Informatica INTERN BACKUP
SISTEMAS PC-5000-002 CREACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD OS DIARIOS
Especificaciones tecnicas del equipo de las labores MANTE
MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE realizada y observaciones, Este documento es externo los Archivo de Gestion de NIMIENT
DOCUMENTO EXTERNO X Magnetico X Clasificada x N.A
COMPUTO originales son llevadas por la empresa. Se conservan por 5 Informatica O DE
SISTEMAS NO APLICA NO APLICA EQUIPO
anos y luego se elimina ya que la vida util del equipo son 5
Recepcionar y clasificar las solicitudes de información de
los usuarios interno / Se conserva 2 años y luego se elimina X Archivo de Gestion de
5000-71.31 SOLICITUD DE INFORMACION Papel X Clasificada X
Informatica
SISTEMAS NO APLICA NO APLICA
Recepcion de solicitudes de restauración de infoemacion
que reposa en los backups./ Se elimina a año Archivo de Gestion de
5000-71.60 RESTAURACION DE BACKUPS X Papel X Clasificada X
Informatica
SISTEMAS PC-5000-003 RESTAURACIÓN DE INFORMACIÓN
Recepcion de solicitudes de soporte / Se conseva cinco
años según la vida util del equipo Archivo de Gestion de
SOPORTE TECNICO EN EL MANEJO Y 5000-71.261 SOPORTE TÉCNICO INFORMÁTICO X Papel X Clasificada X
Informatica
SISTEMAS PC-5000-004 ADMINISTRACION DE HADWARE Y SOFTWARE
Establecer el perfil de usuario a crear en la red de CREACI
informatica. / Se elimina al año Archivo de Gestion de ON DE
ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE 5000-73 CREACION DE USUARIOS X Papel X Clasificada X N.A
Informatica USUARI
SISTEMAS PC-5000-001 EQUIPOS DE COMPUTO O
Deshabilitar la cuenta de usuario en la red de informatica. / CREACI DESHABILI
Se elimina al año Archivo de Gestion de ON DE TACION
ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE 5000-73.1 DESHABILITACION DE USUARIOS X Papel X Clasificada X
Informatica USUARI DE
SISTEMAS PC-5000-001 EQUIPOS DE COMPUTO O USUARIO
Base de datos de los equipos de cómputo de la Entidad
INVENTARIO DE EQUIPOS DE con su respectiva hoja de vida / Conservación total Archivo de Gestion de
NO APLICA X Magnético X Clasificada X
COMPUTO Informatica
SISTEMAS NO APLICA NO APLICA
Registro de las solicitudes diarias de soporte técnico con su Magnético/
respectiva gestión y tiempos de respuesta / 3 años Archivo de Gestion de
NO APLICA BITACORA DE SOPORTES TECNICOS X Base de X Clasificada X
Informatica
SISTEMAS NO APLICA NO APLICA Datos
Base de datos de todos los activos que conforman el Magnético/
INVENTARIO DE ACTIVOS sistema informático de la Entidad / 5 años Archivo de Gestion de
NO APLICA X Base de X Clasificada X
INFORMATICOS Informatica
SISTEMAS NO APLICA NO APLICA Datos
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
Registro de las compilaciones instaladas de la aplicación Magnético/
REGISTRO DE ACTUALIZACIONES DE Dinámica Gerencial Hospitalaria / 3 años Archivo de Gestion de
NO APLICA X Base de X Clasificada X
DINÁMICA GERENCIAL HOSPITALARIA Informatica
SISTEMAS NO APLICA NO APLICA Datos
Se registra las Historias solicitadas al area de Archivo por el
PLANILLA DE SOLICITUD DE Cliente Interno y Cliento Externo / Se elimina trimestral, ya Archivo de Gestión de Historias
HISTORIAS CLINICAS ENTREGA DE HISTORIAS CLINICAS PARA 7000-71.1 X Papel X Clasificada X
HISTORIAS CLÍNICAS que se registra en informe de indicadores Clínicas
PC-7000-007 CONSULTA Y SOLICITUD DE PRESTAMOS
Se registra las historias clinicas que son entregadas para la
CONTROL DE PLANILLAS consulta programa / Se elimina trimestral, ya que se registra X Archivo de Gestión de Historias
HISTORIAS CLINICAS ENTREGA DE HISTORIAS CLINICAS PARA 7000-71.4 Papel X Clasificada X
ENTREGADAS PARA CONSULTA en informe de indicadores Clínicas
PC-7000-007 CONSULTA Y SOLICITUD DE PRESTAMOS
SOLICITUD DE: RESUMEN Y/O COPIA Se utiliza para solicitar el resumen o copia de la Historia
Archivo de Gestión de Historias
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.8 DE HISTORIA CLÍNICA Y CERTIFICADO Clinica/ Se elimina X Papel X Clasificada X
Clínicas
NO APLICA NO APLICA DE HANSEN
Se registra las Historias que son la pertinencia de efectuar
CUSTODIA ESPECIAL DE HISTORIA custodia especial de las historias que correspondan a Papel/Magn Archivo de Gestión de Historias
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.136 X X X Clasificada X
CLINICA casos sospechosos de maltrato infantil. En caso de otras etica Clínicas
PC-7000-073 CUSTODIA ESPECIAL DE HISTORIA CLINICA
situaciones solicita concepto a auditoría médica /
Se registra las historias clinicas custodia especial de las Magnetico/
BASE DE DATOS HISTORIAS Clínicas historias que correspondan a casos sospechosos de Archivo de Gestión de Historias
HISTORIAS CLINICAS NO APLICA X Base de X Clasificada X
DE CUSTDIA ESPECIAL maltrato infantil. En caso de otras situaciones solicita Clínicas
NO APLICA NO APLICA Datos
concepto a auditoría médica/Conservación Total
BASE DE DATOS ACTUALIZACION DE Se registra la actualización (cambio de consecutivo a NIUP Magnetico/
en Fisico y Sistema de Información DINAMICA Archivo de Gestión de Historias
HISTORIAS CLINICAS NO APLICA HISTORIAS Clínicas RESOLUCION X Base de X Clasificada X
GERENCIAL)/Conservación Total Clínicas
NO APLICA NO APLICA 1995 DE 1999 Datos
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA ACNE DE cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.167 X X X X N.A
CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA ACNE PRIMERA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.168 X X X X N.A
VEZ lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.169 HISTORIA CLINICA BIOPSIAS X X X X N.A
lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA CIRUGIA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.171 X X X X N.A
AMBULATORIA (Prequirúrgica) lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLÍNICA CONTROL cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.173 X X X X N.A
POSTOPERATORIO lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA CRIOTERAPIA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.174 X X X X N.A
CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA CRIOTERAPIA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.175 X X X X N.A
PRIMERA VEZ lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA DE CONTACTOS cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.176 X X X X N.A
HANSEN PRIMERA VEZ lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA DE HANSEN cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.177 X X X X N.A
CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA DERMATITIS cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.178 X X X X N.A
OCUPACIONAL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA DERMATOLOGIA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.179 X X X X N.A
GENERAL CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA DERMATOLOGIA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.180 X X X X N.A
GENERAL PRIMERZ VEZ lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA DERMATOLOGIA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.181 X X X X N.A
PEDIATRICA CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA DERMATOLOGIA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.182 X X X X N.A
PEDIATRICA PRIMERA VEZ lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA DESCRIPCION cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.183 X X X X N.A
QURÚRGICA lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA EVALUACION cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.184 X X X X N.A
PREANESTESICA CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA EVALUACION cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.185 X X X X N.A
PREANESTESICA INICIAL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA EXAMEN cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.186 X X X X N.A
NEUROLOGICO DE HANSEN lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.188 HISTORIA CLINICA FISIOTERAPIA X X X X N.A
lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO HISTORI
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico
cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.189 HISTORIA CLINICA ATENEO X X X X N.A
lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA FOTODERMATOSIS cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.190 X X X X N.A
CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA FOTODERMATOSIS cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.191 X X X X N.A
PRIMERA VEZ lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA FOTOTERAPIA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.192 X X X X N.A
PSORIASIS CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA FOTOTERAPIA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.193 X X X X N.A
PSORIASIS PRIMERA VEZ lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA FOTOTERAPIA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.194 X X X X N.A
VITILIGO CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA FOTOTERAPIA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.195 X X X X N.A
VITILIGO PRIMERA VEZ lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA HANSEN PRIMERA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.196 X X X X N.A
VEZ lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA JUNTA DE cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.197 X X X X N.A
DECISIONES lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA JUNTA DECISIONES cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.198 X X X X N.A
QUIRURGICA Y ONCOLOGICA lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA LEISHMANIASIS cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.199 X X X X N.A
CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA LEISHMANIASIS cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.200 X X X X N.A
PRIMERA VEZ lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA MEDICINA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.201 X X X X N.A
INTERNA CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA NOTAS DE cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.202 X X X X N.A
EPIDEMIOLOGIA lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.203 HISTORIA CLINICA PROCEDIMIENTOS cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se X X X X N.A
lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.204 X X X X N.A
QUIMOEXFOLIACION CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.205 X X X X N.A
QUIMOEXFOLIACION PRIMERA VEZ lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA REACCION cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.206 X X X X N.A
ADVERSA MEDICAMENTOS RAM lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA REGISTRO cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.207 X X X X N.A
EVENTOS ADVERSOS lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA TARJETA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.208 X X X X N.A
AMARILLA lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA ULCERAS cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.209 X X X X N.A
CONTROL lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA ULCERAS PRIMERA cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.210 X X X X N.A
VEZ lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA VASCULAR cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.211 X X X X N.A
PERIFERICO lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA CONTROL DE cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.212 X X X X N.A
ERRORES lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
HISTORIA CLINICA PARA REGISTRO cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.215 X X X X N.A
DE RETIRO DE PUNTOS lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
S
Se registra la atención realizada al paciente se lleva en fisico HISTORI
SOLICITUD Y JUSTIFICACION DEL
cuando se activa plan de contigencia, de lo contrario se Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
HISTORIAS CLINICAS 7000-71.221 MEDICO TRATANTE DEL USO DE X X X X N.A
lleva en magnetico. etico l Clínicas CLINICA
MEDICAMENTO NO POS
S
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO INSTRU
Solicitud de busqueda de articulos/ Se elimina al año
Papel/Magn MENTO
4000-71.28 SOLICITUD DE ARTÍCULOS X X X Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
etico S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 CONTR
Se diligencia busqueda especializada que son solicitados INSTRU
Papel/Magn MENTO
4000-71.30 SERVICIO BÚSQUEDA BIBLIOGRÁFICA por los usuarios internos y externos / Se elimina al año X X X Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
etico S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 CONTR
Orden de salidad que es ingresa al area de Biblioteca INSTRU
COMPRA NUEVOS TÍTULOS DE cuando ingresan a la institucion/ Se elimina al año. MENTO
4000-71.31 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
LIBROS S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 CONTR
Es diligenciado por el usuario interno cuando realizan la INSTRU
SOLICITUD DE LIBROS Y consulta del material / Se elimina al año MENTO
4000-71.34 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
MONOGRAFÍAS S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 CONTR
Se utiliza cuando el cliente interno y/o Externo solicita el INSTRU
SOLICITUD DE EQUIPOS espacio para uso de auditorio y/o equipos / Se elimina al Papel/Magn MENTO
4000-71.37 X X X X Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
AUDIOVISUALES Y DE COMPUTO año etico S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 CONTR
Control prestamo de material bibliograficopor usuario./ INSTRU
Conservación Total Papel/Ficha MENTO
4000-71.40 PRÉSTAMOS POR USUARIOS X X Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
s S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 CONTR
La diseminación selectiva de información, quienes inscriben INSTRU
su perfil de interes y en base de este reciben un correo Papel/Ficha MENTO
4000-71.42 INSCRIPCIÓN AL SERVICIO X X Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
electronico donde reciben información referente a base de s S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 CONTR
datos bibliograficas./ Se elimina Año INSTRU
Solicitud de busqueda de revista/ Se elimina al año
MENTO
4000-71.43 SOLICITUD DE REVISTAS X Papel Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 CONTR
Se registra el numero de clasificación de las diapositivas, INSTRU
tema y quien las saca del area de biblioteca. MENTO
4000-71.50 PRESTAMO DE DIAPOSITIVAS X Papel Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 CONTR
Cuando un usuario interno solicita consultar alguna INSTRU
biblioteca inscrita por convenio interbibliotecario. La MENTO
4000-71.95 PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO X Papel Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
biblioteca elabora carta de presentación/ Se elimina al año S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 CONTR
Cuando un usuario externo solicita consultar alguna INSTRU
SOLICITUD DE ATENCION A biblioteca inscrita por convenio interbibliotecario ell cual es MENTO
4000-71.96 X Papel Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
USUARIOS EXTERNOS consultado en sala. La biblioteca elabora carta de S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 CONTR
presentación/ Se elimina al año INSTRU
REGISTRO FOTOS DIGITALES PARA Se registran el reporte de las histtorias clinican que
contienen la patologia a investigar. Se elimina al año MENTO
4000-71.107 PROCESAMIENTO,CAPTURA Y X Papel Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 CONSERVACIÓN EN EL CRIEI
CONTR
Se registra las fotos que fueron escogidas como objetos de INSTRU
REGISTRO PARA SUMINISTRO DE
investigación. / Se elimina al año MENTO
4000-71.108 FOTOS DIGITALES DEL CRIEI A X Papel Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
S DE
BIBLIOTECA DR-4000.054 USUARIOS
CONTR
Registro catalografico de:
BASE DE DATOS BIBLIOGRAFICAS Libros, Colección de Referencia y fototeca
4000-68-7 X Magnetico X Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X N.A
WINISIS
BIBLIOTECA DR-4000.054
Kardex que fue emita OMS desde el inico hasta el 2008,
4000-68-8 BASE DE DATOS REVISTAS SECS actual se lleva Inventario de la Bibliografia. X Magnetico X Clasificada Archivo de Gestión de Biblioteca X
BIBLIOTECA DR-4000.054
Evaluación de impactos significativos de la entidad/ Se MATRIZ
conserva en electronico, se actualiza cada seis meses o DE
MATRIZ DE IDENTIFICACION DE antes según se requiera, se mantiene publicado en la IDENTIFIC
MATRIC
5000-71.150 ANALISIS DE SIGNIFICACIA DE siguiente ubicacion \\SATURNO01\Gestión X Magnetico X Publico Archivo de Gestión Ambiental X ACIÓN Y
ES
ASPECTOS AMBIENTALES Ambiental\5000.97 MATRICES\5000-97.1 MATRIZ DE ANALISIS
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN Y SEGUIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DE SIGNIFICA AA DE
GESTION AMBIENTAL PC-5000-102 DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES SIGNIFICA
Controlar a los proveedores que cumplan con lo estipulado CONTR
CONTROL OPERACIONAL en gestión Ambientales entre residos y dispocision final de X Archivo de Gestión de OLES
5000-71.151 Papel X Clasificada N.A
PROVEEDORES/CONTRATISTAS estos que cumplan con la normatividaD vigente / Se Contratación OPERA
GESTION AMBIENTAL ES-5000-148 CIONEA
conservan 5 años MATRIZ
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y Evaluación de impactos significativos de la entidad/ Se
conserva en electronico, se actualiza cada seis meses o MATRIC DE
LEGISLACIÓN AMBIENTAL Y OTROS 5000-71.153 EVALUACIÓN DE REQUISITOS X Magnetico X Publico Archivo de Gestión Ambiental X
antes según se requiera, se mantiene publicado en la ES IDENTIFIC
GESTION AMBIENTAL PC-5000-103 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
siguiente ubicacion \\SATURNO01\Gestión ACIÓN DE
ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN Identficar la sustancias quimicas y caracterización de
5000-71.186 SUSTANCIAS QUIMICAS Y peligrosidad./ Se elimina cuando se realiza la dispocisión X Papel X Clasificada Archivo de Gestión de cada area X
MANEJO INTEGRAL DE SUSTANCIAS QUIMICAS PELIGROSAS gestores externos
GESTION AMBIENTAL PC-5000-104
Identficar la sustancias preparadas y su respectiva
ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN caracterización ./ Se elimina cuando se realiza la
MANEJO, CONTROL Y DISPOSICION FINAL DE 5000-71.187 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión de cada area X
SUSTANCIAS PREPARADAS dispocisión gestores externos
GESTION AMBIENTAL PC-5000-107 RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES
Identficar la sustancias peligrosas y su respectiva
ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN DE caracterización / Se elimina cuando se realiza la dispocisión X
MANEJO, CONTROL Y DISPOSICION FINAL DE 5000-71.188 Papel X Clasificada Archivo de Gestión de cada area X
RESIDUOS PELIGROSOS gestores externos
GESTION AMBIENTAL PC-5000-107 RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES
Se registra cada dueño de proceso con ell fin de identificar
CONTROL RESIDUOS DE RIESGO la cantidad de residuos biologicos, Corto punzantes y
MANEJO, CONTROL Y DISPOSICION FINAL DE 5000-71.191 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Ambiental X
BIOLOGICO O INFECCIOSO anatomopatologicos generados / Se conserva dos años y
GESTION AMBIENTAL PC-5000-107 RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES
tres en central, luego se eliminan PROGR
Se realiza con el fin de evaluar el compromiso ambiental
con la entidad, como el ahorro y uso eficiente del agua y AMAS
DEFINICION DE OBJETIVOS, METAS Y 5000-71.192 PROGRAMAS AMBIENTALES X Magnetico X Clasificada Archivo de Gestión Ambiental X N.A
energia. AMBIEN
GESTION AMBIENTAL PC-5000-106 PROGRAMAS TALES
Evaluación de impactos significativos de la entidad/ Se MATRIZ
MATRIZ DE CONTROL DE
conserva en electronico, se actualiza cada seis meses o MATRIC GENERAL
5000-71.193 SUSTANCIAS Y PRODUCTOS X Magnetico X Clasificada Archivo de Gestión Ambiental X
antes según se requiera, se mantiene publicado en la ES DE HOJAS
GESTION AMBIENTAL QUIMICOS
siguiente ubicacion \\SATURNO01\Gestión DE DATOS
ETIQUETA DE IDENTIFICACIÒN DE
5000-71.194
RESIDUOS APROVECHABLES
GESTION AMBIENTAL
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
INSPECCIÒN A VEHICULOS e SI / NO
Verificar e inspeccionar el vehículo de transporte de
TRANSPORTADORES DE sustancias y residuos peligrosas./ Se conserva 5 años
5000-71.195 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Ambiental X
MERCANCIAS PELIGROSAS,
GESTION AMBIENTAL PC-5000-104 MANEJO INTEGRAL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS RESIDUOS PELIGROSOS Y
CRONOGRAMA Y PLANIFICACION DE
PLAN DE GESTION DE RESIDUOS 5000-71.197
CAPACITACIONES AMBIENTALES
GESTION AMBIENTAL DR-500-005 HOSPITALARIOS
VERIFICACIÒN A PROVEEDORES
5000-71.198 AMBIENTALES: GESTORES DE
GESTION AMBIENTAL RESIDUOS PELIGROSOS

SEGUIMIENTO A COMUNICACIONES
5000-71.199
AMBIENTALES
GESTION AMBIENTAL
Se diligencia con el fin de llevar el registro de los resuduos REGIST
GESTION
REGISTRO DE GENERACION ordinarios, aprovechables, de riesgo biologia y biosanitario Papel/Magn ROS Y
PLAN DE GESTION DE RESIDUOS 5000-71.202 X X X Clasificada Archivo de Gestión Ambiental X DE
RESIDUOS RH1 generados dentro de la entidad./ Se conserva 5 años etico CONTR
GESTION AMBIENTAL DR-5000-005 HOSPITALARIOS RESIDUOS
OLES
REGIST
REGISTRO DE RESIDUOS PELIGROSOS Se registra las sustancias quimicas como: XILOL,
ROS Y GESTION
- DEPOSITO DE ALMACENAMIENTO ALCOHOL,, etc. Son ,llevados al area de almacenamiento Papel/Magn Archivo de Gestión
5000-71.204 X X X Clasificada X CONTR DE
TEMPORAL DE SUSTANCIAS de area tecnica de almacenamiento/ Se conserva 5 años etico ServiEspeciales
OLES RESIDUOS
GESTION AMBIENTAL QUIMICAS
DE
Se actualizacion de normatividad de vigencia
CONTROL ACTUALIZACION DE
5000-71.206 X Magnetico X Publico Archivo de Gestión Ambiental X
LEGISLACION AMBIENTAL
GESTION AMBIENTAL
Se establecen las actividades que se programan para la
Gestion Ambiental del Centro, Se conserva en electronico,
se elimina cada cinco años, se actualiza anual, se
CRONOGRAMA PLAN DE GESTION
5000-71.211 mantiene publicado en la siguiente ubicación
AMBIENTAL
\\saturno01\Gestión Ambiental\5000-98.1 REGISTROS Y
CONTROLES DE GESTIÓN AMBIENTAL\5000-98.1
PLAN DE GESTIÓN AMBIENTAL
GESTION AMBIENTAL

ETIQUETA DE IDENTIFICACION DE
5000-71.212
RESIDUOS ORDINARIOS E INERTES
GESTION AMBIENTAL

5000-71.226 INSPECCION AMBIENTAL

GESTION AMBIENTAL

CONTROL DE CLORO Y PH AGUA

5000-71.228
POTABLE
GESTION AMBIENTAL

PLAN DE TRABAJO COMITÉ

5000-71.232
AMBIENTAL
GESTION AMBIENTAL
Controlar que sustancias Quimicas se encuentran en el
INVENTARIO DE RESIDUDOS DE laboratorio/ Se conservan dos años y luego se elimina
PC-5000-104 5000-71.248 X Magnetico X Clasificada Archivo de Gestión Ambiental X
RIESGO QUIMICO
GESTION AMBIENTAL MANEJO INTEGRAL DE SUSTANCIAS QUIMICAS
Controlar que sustancias de residuos infecciosos y/o
INVENTARIO RESIDUOS INFECCIOSOS Biologicos / Se conservan dos años y luego se elimina
PC-5000-104 5000-71.249 X Magnetico X Clasificada Archivo de Gestión Ambiental X
O RIESGO BIOLOGICO
GESTION AMBIENTAL MANEJO INTEGRAL DE SUSTANCIAS QUIMICAS
Todo aquellos generadores de medicamentos controlados
PC-5000-107 MANEJO, CONTROL Y DISPOSICION FINAL DE 5000-71.250 CONTROL ENTREGA DE RESIDUOS y No controlados realizan la entrega para dispocison final./ X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Ambiental X
RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES Se conserva dos años en archivo de gestión y tres años en
GESTION AMBIENTAL
archivo central luego se elimina
Llevar indicador de consumo de papel de todas las areas./
PC-5000-108 SEGUIMIENTO Y MEDICION AL SISTEMA DE 5000-71.254 CONTROL SUMINISTRO DE PAPEL Se conserva un año y luego se elimina ya que la X Magnetico X Clasificada Archivo de Gestión Ambiental X
GESTION AMBIENTAL información reposa en los indicadores.
GESTION AMBIENTAL
Controlar y verifivar el cumpliento del lavado e
INSPECCIÓN LAVADO DE TANQUE DE impermeabilización / Se conserva 2 años en gestión y tres
DR-5000-029 PROTOCOLO LAVADO Y DESINFECCIÓN DEL 5000-71.276 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Ambiental X
AGUA POTABLE en central.
GESTION AMBIENTAL TANQUE DE AGUA POTABLE
Cada cliente interno lo diligencia en el momento de requerir PLAN SOLICITUD
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y un servicio de mantenimiento/ Se conserva 5 años luego se Archivo de Gestión DE DE
MANTENIMIENTO PC-5000-095 PLAN DE MANTENIMIENTO 5000-45.2 X Magnetico X Clasificada X
METROLOGÍA elimina Mantenimiento MANTE MANTENI
NIMIENT MIENTO Y
REVISAR CON RAUL DAZA
MANTENIMIENTO 5000-71.32 AUTORIZACION INGRESO VEHICULO

REVISAR CON RAUL DAZA

CONTROL ENTRADA Y SALIDA DE
MANTENIMIENTO 5000-71.36
VEHICULOS

Se verifica el estado de red de gases en la entidad / Se

CONTROL ESTADO CENTRAL DE conserva 5 años y luego se elimina Archivo de Gestión
MANTENIMIENTO ES-5000-073 5000-71.38 X Papel X Clasificada X
GASES Mantenimiento
MANEJO DE GASES MEDICINALES
REVISAR CON RAUL DAZA
REPORTE DE PERMANENCIA EN UN
MANTENIMIENTO 5000-71.62
LUGAR DE TRABAJO

Se realiza la evaluacion del cumplimiento de las

EVALUACION PROVEEDORES DE obligaciones contractuales del proveedor. Archivo de Gestion de Juridica
MANTENIMIENTO 5000-71.71 X Papel X Publico X
MANTENIMIENTO (Va al contrato)

REVISAR MONICA AMBIENTAL

CONSUMO DE ELEMENTOS DE ASEO
MANTENIMIENTO 5000-71.80
POR ALMACEN

Ampliar la vida útil manteniendo en óptimo estado de

funcionamiento los equipos biomédicos con el propósito de X Papel/Magn Archivo de Gestiòn de
MANTENIMIENTO 5000-71.82 PLAN DE MANTENIMIENTO X X Clasificada X
aumentar la eficiencia y eficacia en el soporte tecnológico etico Mantenimiento
de la entidad /
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO HOJA
Se registra la informaciòn tecnica de cada equipo / 2 años
HOJA DE VIDA DE EQUIPOS en archivo de gestiòn, 8 años en central y conservaciòn Archivo de Gestiòn de DE VIDA
MANTENIMIENTO PC-5000-095 5000-71.91 X Papel X Clasificada X
BIOMEDICO total Mantenimiento DE
GESTIÒN DEL MANTENIMIENTO EQUIPO
Se realiza la evaluacion del cumplimiento de las
EVALUACION PROVEEDORES DE obligaciones contractuales del proveedor. Archivo de Gestion de Juridica
MANTENIMIENTO 5000-71.100 X Papel X Publico X
METROLOGIA (Va al contrato)

Se registra el tiempo de horas de uso, cambio de lamparas,

CONTROL DIARIO DE HUMEDAD Y calibraciò, limpieza y desifencciòn / Se conserva una año y X
MANTENIMIENTO ES-5000-098 CONTROL DE HUMEDAD Y TEMPERATURA 5000-71.120 Papel X Clasificada Archivo de Gestion de Areas X
TEMPERATURA AMBIENTE se elimina
ALMACENES
Describir las necesidades de adquision de tecnologia
ESTUDIO DE VIABILIDAD PARA Archivo de Gestiòn de
MANTENIMIENTO PC-5000-094 PROCEDIMIENTO DE ADQUISION REPOSICION 5000-71.144 X Papel X Clasificada X
INCORPORAR NUEVA TECNOLOGIA Mantenimiento
Y/O RENOVACION DE TECNOLOGIA BIOMEDICA
Se registra los criterios tecnicos para evaluar la nueva
FICHA TECNICA PARA INCORPORAR tecnologia que se pretende incorporar Archivo de Gestiòn de
MANTENIMIENTO PC-5000-094 PROCEDIMIENTO DE ADQUISION REPOSICION 5000-71.145 X Papel X Clasificada X
NUEVA TECNOLOGIA Mantenimiento
Y/O RENOVACION DE TECNOLOGIA BIOMEDICA
Verificación el funcionamiento de la planta electrica
mensual y Semanal . Archivo de Gestión
MANTENIMIENTO 5000-71.157 CONTROL DE PLANTA ELECTRICA X Papel X Clasificada X
Mantenimiento

REVISAR RAUL DAZA

CONTROL INGRESO Y SALIDA DE
MANTENIMIENTO 5000-71.158
USUARIOS VISITANTES

VERIFICACION DE FUNCIONAMIENTO REVISAR ADRIANA CHAPARRO

MANTENIMIENTO 5000-71.177 DE DUCHAS DE EMERGENCIA Y LAVA
OJOS
Control de carga del abastecimiento del gas./ Se elimna al
CONTROL RUTA DE EVAPORACION Y año
MANTENIMIENTO 5000-71.190 ABASTECIMIENTO NITROGENO X Papel x Clasificada Archivo de Gestion de Areas X
LIQUIDO
ES-5000-159 MANEJO DE GASES MEDICINALES
REVISAR MONICA AMBIENTAL
CONTROL DE FUMIGACION Y
MANTENIMIENTO 5000-71.205
DESRATIZACION

Verificacion del comportamiento de equipos e INSTRU

LISTA CHEQUEO AMBIENTE FISICO Y infraestructura Archivo de Gestión de MENTO
MANTENIMIENTO 5000-71.219 X Ppael X Clasificada X
EQUIPO BIOMEDICO Mantenimiento DE
CONTR
Medir satisfaccion del usuario interno y externo sobre el INSTRU
ENCUESTA DE SATISFACCION proceso Papel/Magn Archivo de Gestión de MENTO
MANTENIMIENTO 5000-71.231 X X X X Clasificada X
AMBIENTE FISICO etico Mantenimiento DE
CONTR
Se implementa la metrologia legal que aplique dentro de la
entidad/ Se elimna al año Archivo de Gestiòn de
MANTENIMIENTO 5000-71.280 PLAN DE METROLOGIA X Magnetico X Clasificada X
Mantenimiento
PC-5000-093 GESTIÒN DE METROLOGIA
Se registra el estado de los parametros establecidos por
REGISTRO DE VALORES DE fabrica/ Se elimina al año Archivo de Gestiòn de
MANTENIMIENTO 5000-71.281 X Papel X Clasificada X
PROCESADOR DE TEJIDOS Histotecnologia
ES-5000-024 PROCESADOR DE TEJIDOS
Se registra el estado de los parametros establecidos por
REGISTRO DE VALORES DE LA fabrica/ Se elimina al año Archivo de Gestiòn de
MANTENIMIENTO MANUAL DE AREA DE EQUIPOS CENTRAL DE 5000-71.282 X Papel X Clasificada X
CENTRAL DE INCLUSION Histotecnologia
ES-5000-017 INCLUSION
Se registra el estado de los parametros establecidos por
INSPECCIÓN DEL DESFIBRILADOR fabrica/ Se elimina al año
MANTENIMIENTO MANUAL DE DESFIBRILADOR INNOMED 5000-71.284 X Papel X Clasificada Archivo de Gestiòn de Cirugia X
POR EL USUARIO DEL EQUIPO
ES-5000-171 MEDICAL
Para facilitar el uso y manejo de la tecologia biomedica al
MANTENIMIENTO 5000-71.289 GUIA RAPIDA DE EQUIPOS cliente interno./ Lo que dure la hoja de vida del equipo X
DR-5000-028 PROGRAMA DE TECNOVIGILANCIA
REVISAR RAUL DAZA
ENTRADA Y VERIFICACION DE
MANTENIMIENTO 5000-71.314
EQUIPO O MAQUINARIA

Se registra cuando el equipo sale o entra del centro o

PRESTAMO INTERNO DE EQUIPOS prestamo provisional entre areas Archivo de Gestiòn de
MANTENIMIENTO 5000-71.315 X Papel X Clasificada X
ENTRE AREAS Mantenimiento

LISTA DE CHEQUEO Verificar el cumplimiento del protololo de mantenimiento de

cada equipo / Tiempo que se conserva la hoja de vida Archivo de Gestiòn
MANTENIMIENTO 5000-71.324 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE X Papel X Clasificada X
Mantenimiento
PC-5000-095 GESTION DE MANTENIMIENTO EQUIPOS BIOMÉDICOS
PLAN DE MANTENIMIENTO Agendar las visitas periodicas de mantenimiento preventivo/
Se conservan un año se elimina Archivo de Gestiòn
MANTENIMIENTO 5000-71.326 PREVENTIVO DE EQUIPOS X Papel X Clasificada X
Mantenimiento
PC-5000-095 GESTION DE MANTENIMIENTO BIOMÉDICOS
Se evidencia los peligros de la entidad y la priorización de
SGSST DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA DR 5000-030 Matriz De Identificacion Peligros, los mismos.Se conserva los 80 años que es el tiempo que X Magnetico X X Publico Archivo de Gestión de SST X
Evaluacion Y Control De Riesgos se debe conservar la hoja laboral
PC-5000-117 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST
Requisito para establecer el plan de emergencias. Se
SGSST DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA DR 5000-032 conserva 5 años eliminación. X Magnetico X X Publico Archivo de Gestión de SST X
PC-5000-117 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Matriz de Vulnerabilidad

SGSST REPORTE Y SEGUIMIENTO ACCIDENTE- INCIDENTE DE NO APLICA Registro seguimiento Accidente X Magnetico X X Publico Archivo de Gestión de SST X
ES-5000-168 TRABAJO incidente de trabajo

SGSST 5000-71.239 INSPECCION DE BOTIQUINES

PORTATILES
PLAN ANUAL DEL SISTEMA DE
SGSST 5000-71.241 GESTION DE LA SEGURIDAD Y LA
SALUD EN EL TRABAJO
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
ACTA DE INVESTIGACION Y ANALISIS
SGSST 5000-71.242 DE INCIDENTE O ACCIDENTE DE
TRABAJO LEVE

SGSST 5000-71.243
INSCRIPCION BRIGADISTA

SGSST 5000-71.244
INVENTARIO EXTINTORES

SGSST 5000-71.245
INSPECCION EXTINTORES

SGSST 5000-71.246 INSPECCION DE EQUIPOS DE

EXTINCION FIJOS
SEGUIMIENTO A
SGSST 5000-71.285 RECOMENDACIONES MÉDICAS POR
EPS - ARL

SGSST 5000-71.286 VISITA DE INSPECCIÓN SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO

SGSST 5000-71.287 PAUSAS ACTIVAS COMO

AUTOGESTION
INSPECCION KIT DE EMERGENCIAS Y
SGSST 5000-71.305 BOTIQUIN DEL PUNTO DE PRIMEROS
AUXILIOS

SGSST 5000-71.306 REGISTRO DE VICTIMAS Y

LESIONADOS EN EMERGENCIAS
Proveer al médico durante su consulta si lo requiere, del Archivo de Gestion Signos
7000-71.13 PRESTAMO ELEMENTOS A DIARIO dermatoscopio, lampara de wood, fonendoscopio, equipo X Papel X Publico X
Vitales
SIGNOS VITALES PC-7000-017 DOTACION DE CONSULTORIOS EN CONSULTA de órganos, entre otros. / Se conserva un año se elimina
Se registra el consumo gastados por cada paciente. Se
conserva/se lleva electronico esta información es necesaria Papel/Magn
7000-71.21 CONSUMO QUIRUGICO POR con costos/ este documento se custodia en el equipo de X X X Clasificada Archivo de Gestion Cirugia X
etico
CIRUGIA PC-7000-013 CIRCULANTE DE QUIROFANOS PACIENTE maria elena el cual no se le ha hecho backup
HISTORI
Papel/Magn Confidencia AS
7000-71.22 Se registra las actividades realizadas al paciente. Se X X X Archivo de Historias Clinicas X N.A
etico l CLINICA
Servicio Asistencial PC-7000-015 CIRCULANTE EN BIOPSIAS Y PROCEDIMIENTOS ANOTACIONES DE ENFERMERIA conserva lo Historia Clinica S
HOJA DE RUTA SOLICITUD DE Cuando un paciente solicita una historia clinica se registra
7000-71.24 RESUMEN Y/O COPIA DE LA actividades de prestamo de las misma entre historia clinicas X Papel X Publico Archivo de Signos vitales X
SIGNOS VITALES PC-7000-091 TOMA, REGISTRO Y CONSULTA DE SIGNOS VITALES HISTORIA CLINICA y signos vitales . Se elimina al año.
Mantener permanentemente instrumental, insumos
quirurgicos y paquetes de ropa esteriles, y dando Archivo de Historias Clinicas, REGIST
Publico/Co ESTERILIZ
7000-71.28 APLICACIÓN DE CONTROL DE cumpliemiento a los controles de calidad establecidos por el X Papel Archivo de Gestión de X ROS DE
nfidencial ACIÓN
CIRUGIA ES-7000-012 CALIDAD EN ESTERILIZACION
LAVADO Y ALISTAMIENTO DE INSTRUMENTAL, INSUMOS QUIRÚRGICOS Y PAQUETES DE ROPA Resolución 2183 del 09 de julio de 2004 “Manual de Esterilización CIRUGIA
Es el registro de que realiza el medico justificando el porque
7000-71-31 no se debe cobrar la consulta/este documento es X Papel X Archivo de gestión de Cajas X
entregado al paciente y este a la vez es entregado a cajas
SIGNOS VITALES FORMATO CITA EXTRA
donde conservan un año. HISTORI
Se lleva el record de cada paciente
Confidencia AS
7000-71.46 X X Archivo de Historias Clinicas X
l CLINICA
FOTOTERAPIA PC-7000-042, PC-7000-043 SEGUIMIENTO FOTOTERAPIA S
Es una bitacora donde se regiostra cuando se presta
7000-71.47 PRESTAMO CAMARA DIGITAL DE camara (junta de tumores)./Se conserva un año y luego se X Papel X Publico Archivo de signos vitales X
NO APLICA elimina.
CIRUGIA NO APLICA BIOPSIAS
Información del paciente

7000-71.51 X X Publico Archivo de Fotobiologia X

INSTRUCTIVO PARA PACIENTES QUE
FOTOTERAPIA DEBE SABER DE LA TERAPIA UVB?
Consentimiento que se realiza al paciente de los HISTORI
procedimientos a realizar. Confidencia AS
7000-71.60 X Papel X Archivo de Historias Clinicas X
CONSENTIMIENTO INFORMADO l CLINICA
FOTOTERAPIA PC- FOTOTERAPIA UVB BANDA ESTRECHA S
Consentimiento que se realiza al paciente de los HISTORI
procedimientos a realizar. Confidencia AS
7000-71.61 CONSENTIMIENTO INFORMADO X Papel X Archivo de Historias Clinicas X
l CLINICA
FOTOTERAPIA PUVATERAPIA S
Se registra el tiempo de uso de las cabinas de fototerapia /
7000-71.66 REGISTRO DE ATENCION USUARIOS Compartido con Biomedica tiempo de retención 10 años X Magnetico X Clasificada Archivo de Fotobiologia X
FOTOTERAPIA FOTOTERAPIA (SISTEMATIZADO )
Documento de apoyo donde se registra la toma de foto de
7000-71.67 REGISTRO DE ATENCION USUARIOS cada paciente junto con diagnosticos / Tiempo de retencion X X Papel X Clasificada Archivo de Fotobiologia X
1 año
FOTOTERAPIA CONSULTA DE LUZ
Información del paciente

7000-71.68 X X Publico Archivo de Fotobiologia X

INSTRUCTIVO PARA PACIENTES QUE
FOTOTERAPIA DEBE SABER DE LA PUVATERAPIA?
Se realizan unas pruebas en la camara de manos y pies HISTORI
para inducir lesiones. Se registra y queda en el sistema de Confidencia AS
7000-71.69 NOTAS PRUEBAS DE X Magnetico X Archivo de Historias Clinicas X
informacion Dinamica Gerencial l CLINICA
FOTOTERAPIA FOTOPROVOCACION S
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
Información del paciente
INSTRUCTIVO PARA EL PACIENTE
7000-71.74 X X Publico Archivo de Fotobiologia X
REALIZACION PRUEBA DE
FOTOTERAPIA FOTOPROVACACION
Información del paciente

7000-71.75 INSTRUCTIVO PARA EL PACIENTE X X Publico Archivo de Fotobiologia X

REALIZACION DE LA DOSIS
ERITEMATOSA MINIMA(DEM) PARA
FOTOTERAPIA INICIO FOTOTERAPIA
Información del paciente

7000-71.76 X X Publico Archivo de Fotobiologia X

INSTRUCTIVO PARA EL PACIENTE
REALIZACION DOSIS FOTOTOXICA
FOTOTERAPIA MINIMA PARA INICIO PUVATERAPIA2
Tener disponibilidad de los productos farmaceúticos
(Medicamentos, Dispositivos médicos), requeridos en el Confidencia
7000-71.78 X Papel X Archivo de Gestión de Cirugia X
carro de paro de Cirugía y el Maletín de paro de Consulta l
CIRUGIA PC-7000-040 DOTACION DEL CARRO Y MALETIN DE PARO REVISION CARRO DE PARO
Externa, para atender una situación de emergencia médica/
Se registra el consecutivo de la cabina DAAVLIN, ya que
7000-71.89 toca registrarlo en la cabina X X Publico Archivo de Fotobiologia X
FOTOTERAPIA CODIGOS USUARIOS FOTOTERAPIA
Es el registro que llevan los medicos para manifestar una
no conformidad, este documento es entregado a jefe de Archivo de Gestión de Consulta
7000-71.92 REPORTE DEL SERVICIO NO- X Papel X Clasificada X
enfermeria el cual se alimenta en las no conformidades de Externa
CONSULTA EXTERNA NO APLICA NO APLICA CONFORMES Y NO CONFORMIDADES
Calidad. El documento se destruye. HISTORI
Se le entrega el resultado al paciente de las pruebas que se
realizaron, queda en el sistema de información. Confidencia AS
7000-71.97 RESULTADO PRUEBA DE X Magnetico X Archivo de Historias Clinicas X
l CLINICA
FOTOTERAPIA FOTOPROVOCACION S
Situacion del paciente durante aplicación la anestesia HISTORI
(signos vitales, sedación, medicamentos, etc)/ Se conserva X Confidencia AS
7000-71.98 REGISTRO ANESTESICO POR Papel X Archivo de Historias Clinicas X N.A
en Historia Clinicas l CLINICA
CIRUGIA PACIENTE S
El médico registra la atención de Dermatosis/ Se conserva HISTORI
Confidencia AS
7000-71.100 REGISTRO PACIENTES CON POSIBLE en Historia Clinicas X Magnetico X
l
Archivo de Historias Clinicas X
CLINICA
N.A
CONSULTA EXTERNA DERMATOSIS OCUPACIONALES S
Se registra todo los instrumentos o ropa que pasa para ser REGIST
esterilizado/ ESTERILIZ
7000-71.105 CONTROL CARGAS DE X Papel X Clasificada Archivo Gestión Cirugia X RO DE
ACION
CIRUGIA DR-7000-051 PROTOCOLO DE ESTERILIZACIÓN ESTERILIZACION CIRUGIA
Se registra el procedimiento realizado al paciente antes, HISTORI
durante y despues./Se conserva Historia Clinica Confidencia AS
7000-71.113 X Papel X Archivo de Historias Clinicas X N.A
l CLINICA
CIRUGIA PC-4000-044 PROTOCOLO DE CURACIONES CURACION ULCERAS S
Se registra el inventario de insumos quirurgicos
semanalmente/se conserva un año y luego se elimina
PROTOCOLO DEL SERVICIOS DE ATENCION DE 7000-71.116 X Papel X Clasificada Archivo Gestión Cirugia X
AUXILIARES DE ENFERMERIA EN SIGNOS REVISION DE CONSULTORIOS
SIGNOS VITALES ES-7000-026 VITALES SEMANAL LISTA DE CHEQUEO
Se registra lo formulado al paciente./ Es entregado al
usuario, en el sistema de información queda registrado Papel
7000-71.118 X X X Clasificada Archivo Gestión Cirugia X
electronicamente. /Magnetico
CONSULTA EXTERNA FORMULA MEDICA
Consulta especial realizada por una junta de medico para HISTORI
realizar un diagnostico mas acertado/Se conserva Historia Confidencia AS
7000-71.120 X Magnetico Archivo de Historias Clinicas X N.A
Clinica, se registra en el sistema de información. l CLINICA
CONSULTA EXTERNA CONSULTA DE ATENEO S
Se registra los procedimiento realizados al paciente, es HISTORI
entregado al paciente para que realice el pago Confidencia AS
7000-71.121 ORDEN BIOPSIAS Y X Magnetico Archivo de Historias Clinicas X N.A
correspondiente./ Se conserva Historias Clinicas. l CLINICA
CONSULTA EXTERNA PROCEDIMIENTOS ÁREA DE CIRUGIA S
Se registra solicitud de patologia al paciente y luego es SOLICITUD
REGIST
Confidencia DE
7000-71.122 SOLICITUD DE PATOLOGIA (Plan de llevado al servicio de patologia/ Se conserva 20 años X Papel X
l
Archivo de Patologia X RO DE
ESTUDIOS
CONSULTA EXTERNA Contigencia) APOYO
HISTOPAT
SOLICITUD IMÁGENES Es una orden medica realizada al paciente para la solicitud
7000-71.123 DIAGNOSTICAS Y de algun procedimiento, este documento es entregado al X Papel X Clasificada Paciente X
paciente
CONSULTA EXTERNA ELECTROCARDIOGRAMAS
ESTRATEGIA OPTIMA PARA LA PREVENCION, Se registra una dehisencia de sutura o complicación en sitio
operatorio, queda anexo en el comité de Infecciones y Confidencia
EL DIAGNOSTICO Y EL TRATAMIENTO DE 7000-71.126 REPORTE DE COMPLICACIONES EN X Papel Archivo de Gestión de Cirugia X
realiza la observación en la Historias Clinicas durante la l
COMITÉ INFECCIONES PC-4000-112 / PC INFECCION
7000-074 EN EL SITIO OPERATORIO PROCEDIMIENTOS Y CIRUGÌA
consulta./ Conservación Total HISTORI
Se registra constancia de la cita (acompañantes, Colegios,
trabjador), se le entrega al paciente y queda grabado en Confidencia AS
7000-71.127 X Magnetico X Archivo de Historias Clinicas X N.A
Historia Clinica. l CLINICA
CONSULTA EXTERNA CONSTANCIAS
REGISTRO DE INSTRUMENTAL S
RECIBO Y ENTREGADO PARA Registro de instrumental recibo y entregado para REGIST
esterilización usuarios externos" con el registro de la fecha, X ESTERILIZ
RECIBO Y ENTREGA DE INSTRUMENTAL PARA 7000-71.131 ESTERILIZACIÓN USUARIOS Papel X Clasificada Archivo de Gestión de Cirugia X RO DE
nombre del usuario que solicita el servicio, detalle del ACION
CIRUGIA PC-7000-071 ESTERILIZACION USUARIOS EXTERNOS EXTERNOS CIRUGIA
instrumental recibido, cantidad, y firma del asociado de REGISTRO
ESTRATEGIA OPTIMA PARA LA PREVENCION, Se registra una dehisencia de sutura o complicación en sitio REGIST
operatorio, queda anexo en el comité de Infecciones y Confidencia DE
EL DIAGNOSTICO Y EL TRATAMIENTO DE 7000-71.132 CASOS SOSPECHOSOS DE X Papel Archivo de Gestión de Cirugia X ROS DE
realiza la observación en la Historias Clinicas durante la l COMPLICA
COMITÉ INFECCIONES PC-4000-112 / PC INFECCION
7000-074 EN EL SITIO OPERATORIO INFECCIONES CIRUGÍA
consulta./ Conservación Total CIONES E
Se registra el intrumental que pasa de esterilización a REGIST
procedimientos y de procedimientos a esterilización. ESTERILIZ
7000-71.137 RECIBO Y ENTREGA DE X Papel X Clasificada Archivo de Gestión de Cirugia X RO DE
ACIÓN
CIRUGIA PC-4000-051 PROTOCOLO DE ESTERILIZACION INSTRUMENTAL CIRUGIA
Se registra la información que la auxiliar da ala paciente un HISTORI
dia antes de la cirugia./ Se conserva en Historia Clinica Confidencia
CIRCULANTE DE QUIROFANOS 7000-71.141 REGISTRO LLAMADAS X Papel X Archivo de Historia Clinicas X A
l
CIRUGIA PC-7000-013 PREQUIRURGICAS ÁREA DE CIRUGIA CLINICA
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
Se registra la información dada al paciente despues de
7000-71-142 INFORMACION DE BIOPSIAS Y realizado el procedimiento. Se entrega al paciente X Papel X Clasificada Paciente X
CIRCULANTE EN BIOPSIAS Y PROCEDIMIENTOS
CIRUGIA PC-7000-015 PROCEDIMIENTOS
Asistencia del paciente de convenios a fotobiologia.
7000-71.143 REGISTRO SESIONES DE X Papel X Clasificada Archivo de Facturación X
FOTOTERAPIA FOTOTERAPIA
Verificar los datos del paciente, procedimiento, la HISTORI
Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
CIRCULANTE EN BIOPSIAS Y PROCEDIMIENTOS
7000-71.145 LISTA DE CHEQUEO DE SEGURIDAD preparación, verificar si es lo que necesitaba el paciente. Se X papel X
l Clinicas.
X
CLINICA
comserva Historia Clinica
CIRUGIA PC-7000-015/ PC-7000-013 PARA EL PACIENTE EN CIRUGIA S
Se le informa al paciente del procedimiento a realizar y se HISTORI
ADMINISTRACION DE DOSIS SUPERVISADA DE registra si fue aceptado. Se conserva Historia clinica Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
7000-71.149 CONSENTIMIENTO INFORMADO X Papel X X
GLUCANTIME Y PENTAMIDINA A PACIENTES l Clinicas. CLINICA
CIRUGIA PC-7000-086 CON LEISHMANIASIS INYECTOLOGÌA S
Aplicar y supervisar en sala de procedimientos por parte de HISTORI
ADMINISTRACION DE DOSIS SUPERVISADA DE la Jefe de enfermeria la dosis indicada en la formula, Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
7000-71.154 X Papel X X
GLUCANTIME Y PENTAMIDINA A PACIENTES l Clinicas. CLINICA
CIRUGIA PC-7000-086 CON LEISHMANIASIS CONTROL DE USO DE PENTAMIDINA S
Se registra por cuanto tiempo debe guardar reposo el HISTORI
paciente./ Se le entrega al paciente, se registra en la Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
7000-71.155 X Papel X X
Historia Clinica. l Clinicas. CLINICA
CIRUGIA INCAPACIDAD
AUTORIZACIONMEDICA
PARA S
Se registra por cuanto tiempo debe guardar reposo el HISTORI
INTERVENCIONES QUIRURGICAS
paciente./ Se le entrega al paciente, se registra en la Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
7000-71.157 ANESTESIA Y OTROS X Papel X X
Historia Clinica. l Clinicas. CLINICA
CIRUGIA PROCEDIMIENTOS ESPECIALES S
Aplicar y supervisar en sala de procedimientos por parte de HISTORI
ADMINISTRACION DE DOSIS SUPERVISADA DE la Jefe de enfermeria la dosis indicada en la formula, Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
7000-71.165 X Papel X X
GLUCANTIME Y PENTAMIDINA A PACIENTES l Clinicas. CLINICA
CIRUGIA PC-7000-086 CON LEISHMANIASIS CONTROL DE USO DE GLUCANTIME S
LISTA DE CHEQUEO DE SEGURIDAD Verificar los datos del paciente, procedimiento, la
Confidencia Archivo de Gestión de Historias
CIRCULANTE EN BIOPSIAS Y PROCEDIMIENTOS 7000-71.214 PARA EL PACIENTE DE BIOPSIAS Y preparación, verificar si es lo que necesitaba el paciente. Se X papel X
l Clinicas.
comserva Historia Clinica
CIRUGIA PC-7000-015 PROCEDIMIENTOS
Registro llamadas postquirúrgicas área de cirugía" que se Magnetico/
CIRCULANTE QUIROFANOS 7000-71.229 REGISTRO LLAMADAS encuentra en el computador de salas de cirugia y realizar X Base de X Clasificada Archivo de Gestión de Cirugia X
llamadas telefónicas a los usuarios quirúrgicos dentro de los Datos
CIRUGIA PC-7000-013 POSTQUIRÚRGICAS AREA DE CIRUGIA
siguientes 10 días hábil se debe conservar 5 años HISTORI
Se registra quien acompaña al paciente menor de edad/ Se
conserva Historia Clinica Confidencia Archivo de Gestión de Historias AS
NO APLICA 7000-71.230 ASENTIMIENTO INFORMADO X papel X X N.A
l Clinicas. CLINICA
CIRUGIA NO APLICA MENORES EMANCIPADOS S

TRANSFERENCIAS SISTEMA GENERAL

TALENTO HUMANO 5000-22.5 DE SALUD Y PENSION

RESUMEN GENERAL DE
TALENTO HUMANO 5000-22.6 TRANSFERENCIAS
El cliente interno (Funcionarios) realizan la solicitud de HISTORI
certificaciones laborales / Guarda la las solicitudes en quipo Confidencia A
X Magnetico X Archivo de Gestión Talento X N.A
de talento humano se puede eliminar, es un documento de l LABORA
TALENTO HUMANO 5000-71.25 SOLICITUD CERTIFICADOS L/ se
apoyo. No se realiza medición.

FACTORES PARA LIQUIDACIÓN DE

TALENTO HUMANO 5000-71.136 VACACIONES
SEGUIMIENTO A ESPACIOS DE Se registra las capacitaciones institucionales y externas/ Se
puede generar estadisticas, costo Archivo de Gestión Talento
FORMACION, CAPACITACIONES x Magnetico X Clasificada X
Humano
TALENTO HUMANO 5000-71.160 EFECTUADAS
Se registra toda la informacion de las capacitaciones del
plan y lleva el control. Se elimina a los 2 años no tiene valor Archivo de Gestión Talento
NO APLICA BASE DE DATOS CRONOGRAMA DE X Magnetico X Clasificada X
secundario. Humano
TALENTO HUMANO NO APLICA NO APLICA CAPACITACIÓN
Se registra el desarrollo de capacitaciones realizadas a los
clientes interno (planta) para el desarrollo de sus Archivo de Gestión Talento
NO APLICA X X Magnetico X Publico X
conocimientos/ Se conserva cinco años. Humano
TALENTO HUMANO NO APLICA NO APLICA PLAN DE CAPACITACIÓN ANUAL
Se registra el desarrollo de bienestar realizadas a los
clientes interno (planta) para el desarrollo de sus Archivo de Gestión Talento
NO APLICA PLAN DE INCENTIVOS Y BIENESTAR X X Magnetico X Publico X
conocimientos/ Se conserva cinco años. Humano
TALENTO HUMANO NO APLICA NO APLICA ANUAL

ENTRENAMIENTO ESPECIFICO EN
TALENTO HUMANO 5000-71.161 PUESTO DE TRABAJO
Son aquellas capacitaciones que no se encuentra bajo un
contrato, se solicitan independientemente al ente Archivo de Gestión Talento
AUTORIZACION EVENTOS DE X Papel X Clasificada X
externo.Se elimina a los dos años el original se pasa a Humano
TALENTO HUMANO 5000-71.165 FORMACION
contabilidad siempre y cuando tenga CDP
Se registra las solicitudes de los clientes internos, cuando
ven la necesidad de viajar por actividades institucionales. El X Papel X Clasificada Archivo de Gestión Tesoreria X
original se entrega a contabilidad
TALENTO HUMANO 5000-71.166 ORDEN PARA PASAJES AEREOS
Se registra la asistencia de clientes internos y externos a las
capacitaciones. Archivo de Gestión Talento
REGISTRO DE ASISTENCIA X Papel X Clasificada X
Humano
TALENTO HUMANO 5000-71.169 CAPACITACION INSTITUCIONAL
EVALUACION DE COMPETENCIAS
PARA PERSONAL DE PLANTA Y
TALENTO HUMANO 5000-71.170 CONTRATISTAS

EVALUACION PROCESO DE
TALENTO HUMANO 5000-71.171 SELECCIÓN

TALENTO HUMANO 5000-71.214 ENTREVISTA ASPIRANTE

 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
HISTORIA LABORAL - HOJA DE
TALENTO HUMANO 5000-71.247 CONTROL
Se registra los permisos del personal de planta, para medir
indice de ausentismo. Se debe conservar 2 años en el Confidencia Archivo de Gestión Talento
ACTIVIDADES FUERA DE LA X Papel X X
archivo de gestión, pendiente definir en archivo central. l Humano
TALENTO HUMANO 5000-71.288 INSTITUCION
Se consolida la información de las actividades fuera de la
Archivo de Gestión Talento
REPORTE DE AUSENTISMO LABORAL institución. e debe conservar 2 años en el archivo de X Magnetico X Clasificada
Humano
X
gestión, pendiente definir en archivo central.
TALENTO HUMANO 5000-71.292 MENSUAL

TALENTO HUMANO 5000-71.294 LIQUIDACION DE VIATICOS

ANEXO EVALUACIÓN DE
DESEMPEÑO LABORAL
TALENTO HUMANO 5000-71.297 (HABILIDADES)

TALENTO HUMANO 5000-71.298 PAZ Y SALVO POR RETIRO

FACTORES PARA LIQUIDACION Y
APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL DE
TALENTO HUMANO 5000-71.300 SUPERNUMERARIOS

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
TALENTO HUMANO 5000-71.302 PERSONAL DE PLANTA

AUTORIZACION VERIFICACION
TALENTO HUMANO 5000-71.303 ACADEMICA Y LABORAL

TALENTO HUMANO 5000-71.304 REQUERIMIENTO DE PERSONAL

COMISION EVALUADORA
EVALUACION DE DESEMPEÑO
TALENTO HUMANO 5000-71.308 LABORAL

TALENTO HUMANO 5000-71.309 PERFIL DE CARGOS

SEGUIMIENTO A LA ADAPTACION
TALENTO HUMANO 5000-71.310 DEL NUEVO ASOCIADO DE VALOR

TALENTO HUMANO 5000-71.311 GASTOS DE DESPLAZAMIENTO

LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTOS

TALENTO HUMANO 5000-71.312 PERSONAL PLANTA

LISTA DE CHEQUEO PARA

TALENTO HUMANO 5000-71.313 CONTRATISTAS

CONSULTA Y PRESTAMO DE
TALENTO HUMANO 5000-71.316 HISTORIAS LABORALES

TH-PR-11 V 06
Se registran los datos del paciente y resultados de
ENCUESTA PRE-TEST Y exámenes de micologia Confidencia
6000-71.4 X Papel X Archivo Micología X 6000-32 6000-32.3
RESULTADO DE MICOLOGÍA l
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-036 REPORTE DE RESULTADOS
Se registran los datos del paciente y resultados de estudios El físico se entrega al usuario en
REPORTE DE ESTUDIO de patologia para ser entregados a los usuarios. Papel Confidencia el momento de la solicitud
6000-71.6 X X X X 6000-36 6000-36.2
MANUAL DE CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS HISTOPATOLÓGICO magnético l El medio magnético se gerera a
AREA DE PATOLOGIA través de Dinamica Gerencial
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-049
PC-6000-047 MANUAL DE CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS Registrar la solicitud del área de patología a histotecnologia
AREA DE HISTOTECNOLOGIA los nuevos cortes o coloraciones que se deben realizar a
SOLICITUDES NUEVOS
PC-6000-049 MANUAL DE CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS los diferentes casos Histotecnología
6000-71.9 CORTES Y COLORACIONES X Papel X X 6000-36 6000-36.4
AREA DE PATOLOGIA
ESPECIALES
APOYO DIAGNÓSTICO

CONTROL DE CALIDAD
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE 6000-71.11
INTERNO DE PRUEBAS EN KIT
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-039 LA CALIDAD EN EL LABORATORIO
PC-6000-047 MANUAL DE CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS CONTROL DE CALIDAD Registrar el control de calida interno de los reactivos
AREA DE HISTOTECNOLOGIA 6000-71.13 INTERNO ÁREA DE utilizados en el área de histotecnología X X Histotecnología X 6000-14 6000-14.1
PC-6000-049 MANUAL DE CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS HISTOTECNOLOGIA
APOYO DIAGNÓSTICO
AREA DE PATOLOGIA
CONTROL DE CALIDAD
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE 6000-71.14
INTERNO ÁREA DE HANSEN
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-039 LA CALIDAD EN EL LABORATORIO
Registrar las devoluciones de los casos que ingresan al
REGISTRO DEVOLUCIÓN AL área de patologia, al área de procedimientos
6000-71.15 X Papel X Público Patología X 6000-32 6000-32.4
ÁREA DE PROCEDIMIENTOS
APOYO DIAGNÓSTICO
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
PC-6000-024 ENTREGA DE BLOQUES DE PARAFINA O Registrar la solicitud y entrega de material de patologia
LÁMINAS HISTOLÓGICAS (placas y bloques)
SOLICITUD EXTERNA DE
PC-6000-047 MANUAL DE CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS 6000-71.18 X Papel X Recepción X 6000-36 6000-36.3
PLACAS Y BLOQUES
AREA DE HISTOTECNOLOGIA
APOYO DIAGNÓSTICO

PLANILLA CONTROL DE
MANUAL DE RECEPCIÓN, REMISIÓN Y 6000-71.21
REMISIONES RED DE APOYO
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-045 TRANSPORTE DE MUESTRAS
PC-6000-036 REPORTE DE RESULTADOS Se utiliza para registrar la temperatura de la nevera en que
se remiten las muestras a red de apoyo
PC-6000-039 EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE
LA CALIDAD EN EL LABORATORIO PLANILLA CONTROL DE
PC-6000-045 MANUAL DE RECEPCIÓN, REMISIÓN Y MUESTRAS RED DE APOYO
6000-71.22 X X Saturno01/Registrosdad X 6000-14 6000-14.1
TRANSPORTE DE MUESTRAS (TEMPERATURA-ENVIO DE
PC-6000-048 MANUAL DE CALIDAD DE TOMA DE MUESTRAS MUESTRAS)
Y LABORATORIO CLINICO

APOYO DIAGNÓSTICO
PC-6000-045 MANUAL DE RECEPCIÓN, REMISIÓN Y Registrar las muestras de laboratorio clínico que no
MUESTRAS PENDIENTES POR cumplen para ser tomadas y procesadas
TRANSPORTE DE MUESTRAS 6000-71.23 X X Saturno01/Registrosdad X 6000-32 6000-32.14
TOMAR
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-046 MANUAL DE TOMA DE MUESTRA
CERTIFICADO DE
6000-71.24 PERMANENCIA LABORATORIO
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-046 MANUAL DE TOMA DE MUESTRA CLÍNICO
CONTROL DE CALIDAD Realizar el control de calidad a los medios de cultivos
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE 6000-71.25 INTERNO MEDIOS DE CULTIVO preparados en el área de bacteriología y Leishmaniasis X X Saturno01/Registosdad X 6000-14 6000-14.1
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-039 LA CALIDAD EN EL LABORATORIO PREPARADOS

CONTROL DE CALIDAD
6000-71.26 X X Saturno01/Registosdad X 6000-14 6000-14.1
EXTERNO BACTERIOLOGÍA
APOYO DIAGNÓSTICO
CONTROL DE CALIDAD
INTERNO PRUEBAS Saturno01/Registosdad
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE 6000-71.27 X X X 6000-14 6000-14.1
COMERCIALES Y
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-039 LA CALIDAD EN EL LABORATORIO COLORACIONES
CONTROL DE CALIDAD Registrar el control de calidad interno de los reactivos
INTERNO PRUEBAS utilizados en parasitología y Leishmaniasis Saturno01/Registosdad
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE 6000-71.30 X X X 6000-14 6000-14.1
COMERCIALES
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-039 LA CALIDAD EN EL LABORATORIO PARASITOLOGIA
CONTROL DE CALIDAD Registrar el control de calidad externa de las muestras de
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE 6000-71.31 EXTERNO PARASITOLOGÍA - parasitología y Leishmaniasis X X Saturno01/Registosdad X 6000-14 6000-14.1
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-039 LA CALIDAD EN EL LABORATORIO LEISHMANIASIS
Registrar los datos de control biológico del área de Apoyo y
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE 6000-71.34 CONTROL BIOLÓGICO Esterilización X X Saturno01/Registrosdad X 6000-14 6000-14.1
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-039 LA CALIDAD EN EL LABORATORIO
CONTROL DE CALIDAD Registro de lar pruebas comerciales y medios de cultivo de
INTERNO PRUEBAS micologia Saturno01/Registrosdad
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE 6000-71.36 X X X 6000-14 6000-14.1
COMERCIALES Y MEDIOS DE
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-039 LA CALIDAD EN EL LABORATORIO CULTIVO MICOLOGÍA
Registro de los resultados de control de calidad externo de
CONTROL DE CALIDAD las pruebas de micología
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE 6000-71.37 X X Saturno01/Registrosdad X 6000-14 6000-14.1
EXTERNO MICOLOGÍA
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-039 LA CALIDAD EN EL LABORATORIO
ENCUESTA PRE-TEST Y Registro de los datos del paciente y resultados del área de
Leishmaniasis Confidencia
6000-71.41 RESULTADOS ÁREA DE X Papel X Leishmaniasis X 6000-32 6000-32.3
l
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-036 REPORTE DE RESULTADOS LEISHMANIASIS
ENCUESTA PRE-TEST Y Se registran los datos del paciente y resultados de
6000-71.42 RESULTADOS EXÁMENES exámenes de micologia para cultivos de micosis profundas X Papel X Archivo Bacteriología X 6000-32 6000-32.3
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-036 REPORTE DE RESULTADOS BACTERIOLÓGICOS
ENCUESTA PRE-TEST Y Registrar los datos de los pacientes y sus resultaods de las
6000-71.44 RESULTADOS DE pruebas de baciloscopias X Papel X Hansen X 6000-32 6000-32.2
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-036 REPORTE DE RESULTADOS BACILOSCOPIAS HANSEN
ENCUESTA PRE-TEST formato que se utiliza en físico como plan de contingencia,
6000-71.45 EXÁMENES DE SANGRE, sólo cuando el sistema Dinámica gerencial no funciona X Papel X Recepción X 6000-32 6000-32.2
APOYO DIAGNÓSTICO ORINA Y MATERIA FECAL
CONTROL DE LIMPIEZA DE Registrar los datos control de limpieza del material del área
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE 6000-71.46 MATERIAL- APOYO Y de Apoyo y Esterilización X X Saturno01/Registrosdad X 6000-14 6000-14.1
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-039 LA CALIDAD EN EL LABORATORIO ESTERILIZACIÓN
CONTROL DE CALIDAD Registrar el control de calidad interno de los reactivos
INTERNO- utilizados Inmunofluorescencia Leishmaniasis Saturno01/Registosdad
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE 6000-71.49 X X X 6000-14 6000-14.1
INMUNOFLUORESCENCIA
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-039 LA CALIDAD EN EL LABORATORIO LEISHMANIASIS
CONSENTIMIENTO Registro del consentimiento informado a los pacientes con
INFORMADO PARA TOMA DE solicitud y toma de prueba de VIH y otras Ets Confidencia
6000-71.57 X Papel X Toma de muestras X 6000-32 6000-32.3
MUESTRAS DE PRUEBA DE l
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-046 MANUAL DE TOMA DE MUESTRA V.I.H. Y OTRAS ETS
Registrar la trazabilidad de los reactivos utilizados en las
TRAZABILIDAD DE REACTIVOS diferentes áreas del laboratorio clínico
MANUAL DE CALIDAD DE TOMA DE MUESTRAS 6000-71.61 X X Saturno01/Registrosdad X 6000-14 6000-14.1
Y ELEMENTOS
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-048 Y LABORATORIO CLINICO
PLANILLA CONTROL DE Llevar registro y control de las muestras que se remiten a la
6000-71.65 REMISIONES RED DE APOYO red de apoyo de patología X X Público Secretaria X 6000-51 6000-51.3
APOYO DIAGNÓSTICO PATOLOGÍA

SOLICITUD DE RETIRO DE
MANUAL DE RECEPCIÓN, REMISIÓN Y 6000-71.70
SUEROS SEROTECA
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-045 TRANSPORTE DE MUESTRAS

PLANILLAS DE
MANUAL DE RECEPCIÓN, REMISIÓN Y 6000-71.71
CONSERVACION SEROTECA
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-045 TRANSPORTE DE MUESTRAS
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
REGISTRO DE BIOPSIAS Y
6000-71.72 DERIVADOS ÁREA DE
APOYO DIAGNÓSTICO LEISHMANIASIS
Registrar los resultaods de los examenes de
RESULTADOS micobacteriologia
6000-71.73 X X Bacteriología X 6000-32 6000-32.3
MICOBACTERIOLOGÍA
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-036 REPORTE DE RESULTADOS
PROGRAMACION TOMA DE
6000-71.74 MUESTRAS Y RESPONSABLES
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-046 MANUAL DE TOMA DE MUESTRA DE AREA
Se utiliza como plan de contingencia en caso que el
ENCUESTA PRE-TEST Y sistema de Dinámica falle y el registro se tenga que realizar
6000-71.78 RESULTADOS DE manualmente, Se registran datos pre test y resultados de X X Inmunología X 6000-32 6000-32.3
PRUEBA DE PARCHE prueba de parche.
APOYO DIAGNÓSTICO
CONTROL DE CALIDAD Realizar el control al ambiente del área de micologia y
6000-71.79 AMBIENTE ÁREA DE Leishmaniasis X X Saturno01/Registrosdad X 6000-14 6000-14.1
APOYO DIAGNÓSTICO MICROBIOLOGÍA
SOLICITUD DE MUESTRAS
6000-71.82 BANCO BIOLOGICO
APOYO DIAGNÓSTICO LEISHMANIASIS
ENCUESTA PRE-TEST Y Se registran los datos del paciente y resultados de
exámenes de micologia para cultivos de micosis profundas Confidencia
6000-71.83 RESULTADO MICOLOGIA X Papel X Archivo Micología X 6000-32 6000-32.3
l
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-036 REPORTE DE RESULTADOS MICOSIS PROFUNDAS
REGISTRO DE CEPAS DE
6000-71.84 LEISHMANIASIS
APOYO DIAGNÓSTICO CRIOCONSERVADAS
ENVIO DE
6000-71.85 MICROORGANISMOS A OTRAS
APOYO DIAGNÓSTICO INSTITUCIONES
CONTROL DEL MANEJO DE Llevar el control de los cultivos de Leishmaniasis positivos
Confidencia
6000-71.87 CULTIVOS POSITIVOS ÁREA X Papel X Leishmaniasis X 6000-32 6000-32.3
l
APOYO DIAGNÓSTICO DE LEISHMANIASIS

FORMATO RED PLANILLA DE

6000-71.88
REMISIONES
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-036 REPORTE DE RESULTADOS
Hacer registro de las pruebas de laboratorio que se realizan
ESTADISTICAS LABORATORIO mensualmente
6000-71.90 X X Público Saturno01/Registosdad X 6000-78 6000-78.5
CLINICO
APOYO DIAGNÓSTICO
Registrar los datos de los pacientes y sus resultaods de las
RESULTADOS DE pruebas de baciloscopias a quienes se les realiza segunda
6000-71.95 BACILOSCOPIAS DE HANSEN, lectura X Papel X Hansen X 6000-32 6000-32.2
SEGUNDA LECTURA
APOYO DIAGNÓSTICO
Realizar el registro de las cepas ATCC en el área de
HOJA DE SEGUIMIENTO PARA bacteriología
6000-71.96 X X Saturno01/Registosdad X 6000-14 6000-14.1
CEPAS ATCC
APOYO DIAGNÓSTICO
REPORTE DE PACIENTES CON Registro de resultados con intervalos críticos
6000-71.99 EXÁMENES DENTRO DE X Papel X Red de Apoyo X 6000-32 6000-32.3
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-036 REPORTE DE RESULTADOS INTERVALOS CRÍTICOS
Registrar las muestras de patologia que no cumplen con los
REGISTRO NOTIFICACION requisitos para ser procesados
MUESTRAS NO ADECUADAS
6000-71.102 X Papel X Patología X 6000-32 6000-32.12
PARA PROCESO EN EL
LABORATORIO DE PATOLOGIA
APOYO DIAGNÓSTICO

CONTROL DE CALIDAD
6000-71.104 X X Saturno01/Registosdad X 6000-14 6000-14.1
PRUEBAS DE CONCORDANCIA
APOYO DIAGNÓSTICO

CONTROL LIMPIEZA DE
6000-71.105
EQUIPOS
APOYO DIAGNÓSTICO

VERIFICACION DE DIFUSION,
COMPRENSION Y
6000-71.108
CUMPLIMIENTO DE
PROTOCOLOS TECNICOS
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-042 DIFUSION Y SEGUIMIENTO A PROTOCOLOS
ENTREGA DE MUESTRAS Regisrar el material que se recibe en toma de muestras de
6000-71.110 EXTERNAS A laboratorio para estudio de patología X Papel X Público Recepción X 6000-32 6000-32.9
APOYO DIAGNÓSTICO HISTOTECNOLOGÍA
Listado de los números consecutivos de los pacientes que
INGRESO DE USUARIOS ingresan al servicio de patologia, este es generado en
6000-71.111 X X Público Saturno01/Registosdad X 6000-32 6000-32.4
PATOLOGIA Wingerencia
APOYO DIAGNÓSTICO
ENCUESTA PRE-TEST Y
6000-71.112 RESULTADOS DE PRUEBA DE
FOTOPARCHE
APOYO DIAGNÓSTICO
CONSENTIMIENTO formato que se utiliza en físico como plan de contingencia,
6000-71.113 INFORMADO GENERAL PARA sólo cuando el sistema Dinámica gerencial no funciona X Papel X Recepción X 6000-32 6000-32.2
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-046 MANUAL DE TOMA DE MUESTRA EL LABORATORIO
SEGUIMIENTO AL PROGRAMA
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GARANTÍA DE 6000-71.114 DE CONTROL DE CALIDAD DEL
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-039 LA CALIDAD EN EL LABORATORIO LABORATORIO CLÍNICO
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
REGISTRO DE BANCO
6000-71.116
BIOLOGICO MICOLOGIA
APOYO DIAGNÓSTICO
PLANILLA DE VERIFICACION
6000-71.117 MATERIAL AREA DE TOMA DE
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-046 MANUAL DE TOMA DE MUESTRA MUESTRAS
EVALUACION DESEMPEÑO DE
DESEMPEÑO DE PROVEEDORES RED DE 6000-71.118 PROVEEDORES DE RED DE
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-044 APOYO APOYO
VISITA EN CAMPO
DESEMPEÑO DE PROVEEDORES RED DE 6000-71.119 PROVEEDORES DE SERVICIO
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-044 APOYO RED DE APOYO
EVALUACIÓN DE
PROPUESTAS PARA LA
DESEMPEÑO DE PROVEEDORES RED DE 6000-71.120
SELECCIÓN DE
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-044 APOYO PROVEEDORES
SOLICITUD EXTERNA DE
6000-71.121 PLACAS (LABORATORIO
APOYO DIAGNÓSTICO CLÍNICO)
Se registran los datos del paciente y resultados de estudios El físico se entrega al usuario en
INFORME ADICIONAL de patologia para ser entregados a los usuarios. Papel Confidencia el momento de la solicitud
6000-71.122 X X X X 6000-36 6000-36.2
RESULTADOS PATOLOGIA magnético l El medio magnético se gerera a
APOYO DIAGNÓSTICO través de Dinamica Gerencial
SOPORTE DE RESULTADOS
6000-71.123 DE MUESTRAS ANALIZADAS
APOYO DIAGNÓSTICO LEISHMANIASIS
CONTROL DE CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS 6000-71.124 INTERNO COLORACIÓN
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-047 AREA DE HISTOTECNOLOGIA HEMATOXILINA EOSINA
RESULTADOS DE
MANUAL DE CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS 6000-71.125 CORRELACIÓN DIAGNÓSTICO
APOYO DIAGNÓSTICO PC-6000-049 AREA DE PATOLOGIA PATOLÓGICO
CONTROL DE LIMPIEZA Y
6000-71.126 MATENIMIENTO DE EQUIPOS
APOYO DIAGNÓSTICO HISTOTECNOLOGIA
Retención: 1 año
Es necesario para alimentar los indicadores mensuales del
INFORME DIGITURNO (BASE laboratorio con el fin de medir el tiempo de espera en cajas PC Secretaria Apoyo
X X X
DE DATOS) Diagnóstico

APOYO DIAGNÓSTICO NO APLICA NO APLICA

Resumen por caja principal a tesoreria
5000-71.4 X Magnetico X Clasificada X
CAJAS PC-5000-011 FACTURACION DE SERVICIOS A PACIENTES INFORME DIARIO RECAUDO POR CAJA \\SATURNO01\Administrativa\Cajas\INFORME DIARIO
Es la entrega de valores por cajero a caja principal INFORM
Informe
ES
5000-71.9 X papel X Clasificada Archivo gestion tesoreria X diario de
INTERN
CAJAS PC-5000-011 FACTURACION DE SERVICIOS A PACIENTES ENTREGA DE VALORES POR FACTURACION DIARIA A CAJA PRINCIPAL caja
OS
Es la hoja que se entreg al usurio informndo dia y hor de
5000-71.10 cita queda registro en Dinamica Gerencil Modulo citas x Magnetico x publico Dinamica Gerencial} x
FACTURACION DE SERVICIOS A PACIENTES medicas
CAJAS PC-5000-011 CITA MEDICA
Es la hoja que se realiza de admision del paciente y
5000-71.11 reposaa en Dinamica Gerencial x Magnetico x publico Dinamica Gerencial} x
CAJAS PC-5000-011 FACTURACION DE SERVICIOS A PACIENTES HOJA DE ADMISION
Es el soporte de las devoluciones o refcturaciones hechas a
5000-71.56 los usaurios x papel x Clasificada Archivo gestion tesoreria
CAJAS PC-5000-078 DEVOLUCION DE DINERO SOLICITUD DEVOLUCIÓN DE DINERO

5000-71.118
CAJAS AUTORIZACIÓN DE PAGO CON ABONO

5000-71.253
CAJAS LISTADO DE RECIBOS DE CAJA POR CONSECUTIVOS

5000-71.278
CAJAS ACTA DE ASIGNACION O REINTEGRO DE BASE EN CAJAS

5000-71.279
CAJAS ARQUEO DE CAJA
Resumen diario de cajas lo recaudado en el día y lo
5000-71.3 conignado parcialmente en el banco y el saldo a consignar. X Papel x Clasificada Archivo de gestion tesoreria X
CAJAS PC-5000-011 FACTURACION DE SERVICIOS A PACIENTES INFORME DIARIO RESUMEN DE CAJA
Se registra las muestras para estudios patologicos de los
Libro de Biopsias pacientes. X Libro X Clasificada Archivo de Cirugia X

Se realiza la solicitud de tratamiento a las entidades HISTORI

REFERENCIA Y externas, se diligencia en el sistem información y se le Confidencia AS
X Magnetico X Archivo de Historias Clinicas X
CONTRAREFERENCIA entrega al paciente. l CLINICA
FOTORERAPIA S
Registro en la Historia Clinica
PERFIL Confidencia
FARMACIA NO APLICA NO APLICA X Magnetico X Archivo Historia Clinica X
FARMACOTERAPEUTICO l
NO APLICA
Se registrala descripcion de la compra, el proveedor y el
rubro Archivo de Gestiòn de caja
MANEJO DE CAJA MENOR, CONSTITUCION DE 5000-71.49 COMPROBANTE PAGO POR CAJA X Papel X Clasificada X
Menor
CAJA MENOR CAJA MENOR
PC-5000-083, PC-5000-084 MENOR
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
SOLICITUD Y COMPROBANTE DE Se registrar el valor, el objeto del desplazamiento y la firma
del funcionario que recibe Archivo de Gestiòn de caja
MANEJO DE CAJA MENOR, CONSTITUCION DE 5000-71.50 PAGO TRANSPORTE POR CAJA X Papel X Clasificada X
Menor
CAJA MENOR CAJA MENOR
PC-5000-083, PC-5000-084 MENOR
Se registra la justificacion del gasto y la autorizacion por el
jefe y subdirector Administrador Financiero Archivo de Gestiòn de caja
MANEJO DE CAJA MENOR, CONSTITUCION DE 5000-71.51 SOLICITUD GASTO IMPRESOS Y X Papel X Clasificada X
Menor
CAJA MENOR CAJA MENOR
PC-5000-083, PC-5000-084 PUBLICACIONES
Se registra la justificacion del gasto y la autorizacion por el
jefe y subdirector Administrador Financiero Archivo de Gestiòn de caja
MANEJO DE CAJA MENOR, CONSTITUCION DE 5000-71.52 SOLICITUD COMPRA POR CAJA X Papel X Clasificada X
Menor
CAJA MENOR CAJA MENOR
PC-5000-083, PC-5000-084 MENOR
Se registra la justificacion del gasto y la autorizacion por el
jefe y subdirector Administrador Financiero Archivo de Gestiòn de caja
MANEJO DE CAJA MENOR, CONSTITUCION DE 5000-71.53 X Papel X Clasificada X
Menor
CAJA MENOR CAJA MENOR
PC-5000-083, PC-5000-084 SOLICITUD GASTO MANTENIMIENTO

MANEJO DE CAJA MENOR, CONSTITUCION DE 5000-71.54 LEGALIZACION GASTO

CAJA MENOR CAJA MENOR
PC-5000-083, PC-5000-084 COMUNICACIONES Y TRANSPORTE

MANEJO DE CAJA MENOR, CONSTITUCION DE 5000-71.55

CAJA MENOR CAJA MENOR
PC-5000-083, PC-5000-084 VALES PROVISIONALES CAJA MENOR
Se registra el consecutivo de las actas de junta directiva ACTAS
Confidencia
2000-1.9 X Magnetico X Archivo de Gestiòn de Direcciòn X ACTAS JUNTA
l
DIRECCION NO APLICA NO APLICA REGISTRO DE ACTAS DIRECTIVA
Se registra el consecutivo de llos Acuerdos ACUER
Confidencia DOS DE NO
2000-2.1 X Magnetico X Archivo de Gestiòn de Direcciòn X
l JUNTA APLICA
DIRECCION NO APLICA NO APLICA REGISTRO DE ACUERDOS DIRECTI
Se registra el consecutivo de las Resoluciones
Confidencia RESOLU NO
2000-35.1 X Magnetico X Archivo de Gestiòn de Direcciòn X
l CIONES APLICA
DIRECCION NO APLICA NO APLICA REGISTRO DE RESOLUCIONES
Es una comunicación que realiza el Director General al arae
2000-71.5 de presupuesto para generar CDP. Esta solicitud queda X Papel X Clasificada Archivo de Gestiòn Juridica X
custodiada en el area de Juridica.
DIRECCION SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Se registra el consecutivo de la solicitud de disponibilidad
2000-71.91 presupuestal. X Papel X Clasificada Archivo de Gestiòn de Direcciòn X
DIRECCION NO APLICA NO APLICA REGISTRO SOLICITUDES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Se registra el consecutivo de las circulares
Confidencia CIRCUL
2000-70.1 X Magnetico X Archivo de Gestiòn de Direcciòn X
l ARES
DIRECCION NO APLICA NO APLICA REGISTRO DE CIRCULARES

Herramienta que permite controlar la informacion de la

contratacion de la entidad durante cada vigencia.
PC-2000-011 PROCESO DE CONTRATACION 2000-71.6 REGISTRO DE CONTRATOS
Se utiliza como insumo para la elaboracion de informes
internos y externos requeridos.
JURIDICA

LIQUIDACION DE UN CONTRATO U ORDEN Se hace necesario para tener un registro y trazabilidad

PC-2000-017
ELABORACION, PERFECCIONAMIETO Y desde el momento en que se recibe la documentacion para
LEGALIZACION DE CONTRATOS DE la elaboracion de contrato, hasta su legallizacion.
PC-2000.018 2000-71.7 HOJA DE RUTA DE DOCUMENTOS
CONVOTORIAS DIRECTAS
ELABORACION Y LEGALIZACION DE ADICION Se utiliza como herramienta para la consolidacion de
PC-2000.031
DE CONTRATOS indicadores de la Asesoria Juridica.
JURIDICA
Este formato aplica para los procesos o formas de
contratacion cerrada y directa.
Para el proceso o forma de convocotaria abierta se elabora
PC-2000-011 PROCESO DE CONTRATACION 2000-71.8 TERMINOS DE REFERENCIA
unos terminos mas amplios.; que de igual manera forman
parte del inventario documental del contrato y de la Tabla
JURIDICA de Retencion Documental.

INFORME DE SUPERVISION Y Se hace necesario con el fin de soportar el cumplimiento de

PC-2000-011 PROCESO DE CONTRATACION 2000-71.58
CUMPLIMIENTO cada una de las obligaciones contenidas en el contrato.
JURIDICA
Se requiere para verificar el cumplimiento por parte del
PC-2000-011 PROCESO DE CONTRATACION 2000-71.59 APROBACION DE POLIZA Contratista en el cubrimiento de los riesgos que se
JURIDICA requieren en el contrato.
VALIDACIÓN E INVENTARIO
Se requiera para validar juridicamente el cumplimiento de
DOCUMENTAL CONTRATOS U
los requisitos exigidos en la ES-2000.002 y ES-2000.016 ;
PC-2000-011 PROCESO DE CONTRATACION 2000-71.88 ORDEN SEGÚN SU NATURALEZA
como tener un inventario de los documentos que conformar
PERSONA NATURAL- PERSONA el contrato.
JURIDICA JURIDICA

CONTRAT
PC-2000-018
OS EN
ESTUDIO PREVIO DE CONVENIENCIA Se evidencia la necesidad de la contrataciòn requerida por Confidencia CONTR CALIDAD
ELABORACION, PERFECCIONAMIENTO Y 2000-71.98 X Papel X Archivo de Gestiòn Juridica X
Y JUSTIFICACION cada area. ol ATOS DE
LEGALIZACION DE CONTRATOS DE
CONTRAT
PC-2000-011 CONVOCATORIAS DIRECTAS
ANTE
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION

VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO
DE REQUISITOS CAPACIDAD JURÍDICA
PC-2000-011 2000-71.101
PROPONENTES DE CONVOCATORIAS
CERRADAS/ABIERTAS
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION
ACTA DE LIQUIDACION DE UN
PC-2000-011 2000-71.102 CONTRATO POR TERMINACION
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION ANTICIPADA DE MUTUO ACUERDO
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
PC-2000-011 2000-71.103
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION ACTA DE INICIACIÓN DE UN CONTRATO

PC-2000-011 2000-71.105
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION SOLICITUD DE ORDEN DE SERVICIOS

PC-2000-011 2000-71.106
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION SOLICITUD DE ADICIONES
ACUERDO DE
CONFIDENCIALIDAD
PC-2000-011 2000-71.107
CONTRATISTA PERSONA
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION NATURAL
ACUERDO DE
CONFIDENCIALIDAD
PC-2000-011 2000-71.108
CONTRATISTA PERSONA
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION JURIDICA
SOLICITUD DE TERMINACIÓN
PC-2000.017 2000-71.109 ANTICIPADA DE UN
JURIDICA LIQUIDACION DE CONTRATOS U ORDENES CONTRATO U ORDEN
Se registra recomendaciones correctivas para
mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos. Papel/Magn Confidencia Archivo de Gestión de Control
3000-71.1 INFORME DE AUDITORIA X X X X
etico l Interno
CONTROL INTERNO PC-3000-001 AUDITORIAS NTERNAS DE CONTROL INTERNO
Verificacion y seguimiento al efectivo de la entidad
Confidencia Archivo de Gestión de Control
3000-71.2 ARQUEO DE CAJA X Papel X X
l Interno
CONTROL INTERNO PC-3000-001 AUDITORIAS NTERNAS DE CONTROL INTERNO
Verificacion y seguimiento a los gastos menores de la
entidad Confidencia Archivo de Gestión de Control
3000-71.4 ARQUEO DE CAJA MENOR X Papel X X
l Interno
CONTROL INTERNO PC-3000-001 AUDITORIAS NTERNAS DE CONTROL INTERNO
PLAN DE MEJORAMIENTO Verificacion y seguimientoa los planes de mejoramiento
ejecucuón y avance de la entidad Confidencia Archivo de Gestión de Control
3000-71.5 INFORMES OFICINA DE X Papel X X
l Interno
CONTROL INTERNO PC-3000-001 AUDITORIAS NTERNAS DE CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO
Documento que evidencia el pago efectivo de las cuentas ORDEN
por pagar o desembolsos generales de los pagos de Papel/Magn
ELABORACIÓN DE ORDENES DE PAGO A 5000-21 ORDEN DE PAGO X X X Publico Archivo de Gestión de Tesoreria X ES DE NA
tesoreria. etico
TESORERIA PC-5000-015 PROVEEDORES PAGO
MODIFICACION DEL PROGRAMA ANUAL PROGR PROGRAM
MENSUALIZADO DE CAJA- PAC Y PROGRAMACION DE PAGOS REFERENCIA A LA PROGRAMACION BASADA EN LAS
FORMAS DE PAGO A LOS PROVEEEDORES YA SEAN X Papel/Magn AMA ACION DE
PROGRAMACION DE GIROS ANTE LA 5000-21.2 MENSUALIZADO CON X X Reserva Archivo de Gestión de Tesoreria X
A CONTADO O EN PLAZOS etico ANUAL PAGOS
TESORERIA PC-5000-021 DIRECCION DEL TESORO NACIONAL .-D.T.N. RECURSOS NACION
DE MENSUALI
Conciliar cada cuenta bancaria CUENTA
Papel/Magn S
5000-49.4 CONCILIACION BANCARIA X X X Reserva Archivo de Gestión de Tesoreria X
etico BANCA
TESORERIA NO APLICA NO APLICA RIAS

5000-71.2 BILLETES RETENIDOS

TESORERIA
Registro que realiza el area de cajas/farmacia para INFORM
INFORMES
INFORME DIARIO RESUMEN confirmar los pagos diarios realizados en efectivo,PSE, y ES
ELABORACIÓN DEL MOVIMIENTO DIARIO DE 5000-71.3 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión de Tesoreria X DIARIOS
DE CAJA consignacion. INTERN
TESORERIA PC-5000-073 TESORERIA DE CAJA
OS
Una vez radicado los documentos en Tesorería se Verifica
RELACION DE CUENTAS POR fechas de Vencimiento, y se registra en la Relación de
ELABORACION DE ORDENES DE PAGO A 5000-71.6 X Papel X Clasificada Archivo de Gestión de Tesoreria X
PAGAR Cuentas por Pagar 5000-71,6, para la programación de
TESORERIA PC-5000-015 PROVEEDORES
Pago.
ESTADO DE CUENTA DE DOCUMENTO DE COMPARACION DE SALDOS DE LAS
ELABORACIÓN DE ORDENES DE PAGO A 5000-71.8 PROVEEDORES Y/O CUENTAS POR PAGAR X Papel X Clasificada Archivo de Gestión de Tesoreria X
TESORERIA PC-5000-015 PROVEEDORES CONTRATISTAS
La Tesorera y/o Auxiliar de acuerdo a la informacion INFORM
INFORMES
reportada en los movimientos bancarios del numeral 5, ES
ELABORACIÓN DEL MOVIMIENTO DIARIO DE 5000-71.12 RECIBO DE CAJA X Magnetico X Clasificada Archivo de Gestión de Tesoreria X DIARIOS
informa al Area de Facturacion y cartera los abonos por INTERN
TESORERIA PC-5000-073 TESORERIA DE CAJA
domiciliación efectuados por EPS, universidades u otras OS
Reporte de registro de consignaciones CUENTA CONCILIA
LISTADO DETALLADO DE S CIONES
5000-71.13 X Magnetico X Clasificada Archivo de Gestión de Tesoreria X
CONSIGNACIONES A BANCOS BANCA BANCARIA
TESORERIA NO APLICA NO APLICA RIAS S
Documento que forma parte del portafolio de inversion, el
5000-71.63 INVERSIONES MENSUALIZADO cual sirve para el control y evaluacion de las inversiones
TESORERIA NO APLICA NO APLICA
Idicador identificacion de pago de proveedores a treinta
EJECUCION DE PAGOS CON dias, verifica el cumplimiento efectivo de los pagos
5000-71.64
RECURSOS PROPIOS
TESORERIA
Evalua el cumplimiento de las metas establecidas en el plan
INDICADOR DE GESTION de ingresos
5000-71.66
INGRESOS
TESORERIA
indicador que evalua el cumplimiento de rendimientos
5000-71.73 INGRESOS MENSUALIZADOS esperados
TESORERIA
REPORTE SALDOS DE
5000-71.154 INVERSIONES Y
TESORERIA VALORIZACION MENSUAL
Verifica los ingresos entrantes diariamente en las
MOVIMIENTO DIARIO DE cajas/farmacia
ELABORACIÓN DEL MOVIMIENTO DIARIO DE 5000-71.182
INGRESOS
TESORERIA PC-5000-073 TESORERIA
RESUMEN MENSUAL DEL Reporta el efectivo, pse y consignaciones ingresado en
ELABORACIÓN DEL MOVIMIENTO DIARIO DE 5000-71.183 MOVIMIENTO DIARIO DE cajas/farmacia/call center en el mes
TESORERIA PC-5000-073 TESORERIA TESORERIA
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
SEGUIMIENTO DIARIO DE Registro diario del efectivo consignado en la brinks y
5000-71.184 CONSIGNACIONES EN reportado en el banco BBVA para confrotar la informacion
TESORERIA EFECTIVO Y CHEQUES
Se realizan notas debito y credito según corresponda
5000-71.270 NOTA DE TESORERIA (reteiva, reteica, rendimientos)
TESORERIA
las consignaciones se reportan los depositos electronicos,
CONSIGNACIONES/TRASLADO en cheque y efectivo de cajas. Se registran los traslados
5000-71.271
S entre cuentas bancarias.
TESORERIA
Se utiliza para confrontar los saldos en el sistema y
CONSOLIDADO RESUMEN DE cajas/farmacia/call center
ELABORACIÓN DEL MOVIMIENTO DIARIO DE 5000-71.272
RECIBOS DE CAJA
TESORERIA PC-5000-073 TESORERIA
en el formato del Movimiento diario de Tesorería (5000-
MOVIMIENTO DIARIO DE 71.273), en Caja-Efectivo, en el débito el valor del recaudo
ELABORACIÓN DEL MOVIMIENTO DIARIO DE 5000-71.273
TESORERIA del día, y en el crédito los valores correspondientes a las
TESORERIA PC-5000-073 TESORERIA
salidas de dinero, representadas por las consignaciones
Resumen de todos los giros diarios ejecutados
LISTADO RESUMEN DE
5000-71.274
COMPROBANTES DE EGRESO
TESORERIA
LISTADO RESUMIDO POR Muestra el resumen de los recibos de caja realizados en
5000-71.275 CONCEPTOS DE RECIBOS DE determinado periodo
TESORERIA CAJA
Se registran las adquirencias del banco BBVA y del Banco
PAGOS TARJETA DEBITO Y Davivienda
5000-74.11
CREDITO EN DATAFONO
TESORERIA
No se tiene codificado, sin embargo es un documento que
INFORME COMITÉ
NA NA se hace necesario en el momento de la adjudicacion del
EVALUADOR
JURIDICA NA contrato en Comité de Contratos.

DOCUMENTOS A PRESENTAR POR LOS

ES-2000.002 FUTUROS CONTRATISTAS SEGÚN SEA SU NA ACTA DE COMITÉ CONTRATOS Es un consulta que anexa el futuro contratista
JURIDICA NATURALEZA
DOCUMENTOS A PRESENTAR POR LOS REPORTE ANTECEDENTES
ES-2000.002 FUTUROS CONTRATISTAS SEGÚN SEA SU NA
DISCIPLINARIOS FISCALES
JURIDICA NATURALEZA
DOCUMENTOS A PRESENTAR POR LOS REPORTE ANTECEDENTES
ES-2000.002 FUTUROS CONTRATISTAS SEGÚN SEA SU NA DISCIPLINARIOS
JURIDICA NATURALEZA DISCIPLINARIOS

DOCUMENTOS A PRESENTAR POR LOS REPORTE ANTECEDENTES DE

ES-2000.002 FUTUROS CONTRATISTAS SEGÚN SEA SU NA
POLICIA
JURIDICA NATURALEZA
DOCUMENTOS A PRESENTAR POR LOS REPORTE ANTECEDENTES
ES-2000.002 FUTUROS CONTRATISTAS SEGÚN SEA SU NA
DISCIPLINARIOS FISCALES
JURIDICA NATURALEZA
DOCUMENTOS QUE DEBE
ANEXAR EL CENTRO PARA
PC-2000.011 ES-2000.016
INICIAR UNA FORMA DE
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION CONTRATACION
JURIDICA PC-2000.011 PROCESO DE CONTRATACION 2000-71.105 Solicitud de Orden de Servicios
Certificación expedida por parte
No se encuentra en tipo formato. Este documento es
PC-2000.011 NA del Responsable del Área de
elaborado por el Responsable del Area de Talento Humano
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION Talento Humano del CENTRO.
Certificado de disponibilidad Este documento es elaborado por el Responsable del Area
PC-2000.011 PROCESO DE CONTRATACION 5000-71.257
JURIDICA presupuestal de presupuesto.

Evaluación de proceso de Este documento es elaborado por el Responsable del Area

PC-2000.011 5000-71.171
selección de Talento Humano
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION

Este documento es elaborado por el Responsable del Area

PC-2000.011 5000-71.214 Entrevista el Aspirante
de Talento Humano
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION

Se utiliza para solicitar la verificaion de titulos de los

PC-2000.011 NA Oficio a los entes universitarios
profesionales
JURIDICA PROCESO DE CONTRATACION
ACTA DE LIQUIDACION DE UN
CONTRATO POR Formato donde se deja constancia de ejecucion final del
PC-2000.011 2000-71.102
TERMINACION ANTICIPADA DE contrao u orden.
JURIDICA PROCESO CONTRATACION MUTUO ACUERDO
Es el documento que recoge las necesidades requeridas
PC-2000.011 NA CONTRATO
por las Subdirecciones, Jefaturas u Oficinas.
JURIDICA PROCESO CONTRATACION
Convalidación ante el ICFES de
Mecanismo que permite validar la informacion suministrada
PC-2000.011 NA título profesional o postgrado
por el futuro contratista respecto a su idoneidad profesional.
JURIDICA PROCESO CONTRATACION reconocidos en el exterior
Oficio de invitacion para
NA NA participacin en proceso de Se utiliza para la participacion de Subasta Inversa
JURIDICA MANUAL DE CONTRATACION contracion

NA 2000-71,5 ACUERDOS DE PRECIOS

JURIDICA MANUAL DE CONTRATACION
Oficio de invitacion para participacin en
proceso de contracion
NA NA
JURIDICA MANUAL DE CONTRATACION
 Tipo Documental Tipo de Soporte Tipo de Clasificación Documental
Código Descrip Cuenta

Electrónic
Localización del

Análogo

Externo
LEY DE

Interno
Norma, Función o del Nombre del Registro ción con

Digital
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código del Formato TRANSPAR Documento o
Proceso Procedimie o Documento de Definición del ENCIA Clasificaci Serie Subseri
Registro
nto Archivo Soport ón e
e SI / NO
Propuesta
NA NA
JURIDICA MANUAL DE CONTRATACION
Informe de evaluacion de propuestas
NA NA
JURIDICA MANUAL DE CONTRATACION
Informe de resultados por parte de la
firma que realiza la Subasta
NA NA
JURIDICA MANUAL DE CONTRATACION
Acuerdo Marco de Precios
NA NA
JURIDICA MANUAL DE CONTRATACION
Comunicaciones
NA NA
JURIDICA MANUAL DE CONTRATACION
2000-8 DEMANDAS JUDICIALES
NA NA

- Demanda
NA NA

- Poder
NA NA

- Contestación demanda
NA NA

- Alegatos
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- Sentencia
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- Apelación
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- Sentencia segunda instancia

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