Destellos formativos del CIFP Cerdeño

Tutorial

Matriculación
masiva en Moodle
Marzo 2019
Índice

Material que compone esta píldora formativa ........................... 2

1.- ¿Por qué este Destello formativo? ............................................ 3
Qué pereza iniciar el curso en Moodle ......................................... 3
“Ya decía yo que en plena era de la informática no
podíamos estar así” ........................................................................... 3
2.- ¿Quién puede realizar esta operación? ................................. 4
3.- ¿Cómo sé si tengo privilegios? .................................................. 5
4.- Matriculación masiva .................................................................. 6
Qué es un archivo csv ...................................................................... 6
5.- Fichero csv ..................................................................................... 6
6.- Nombres y usuarios y contraseñas .......................................... 11
7.- Importación del fichero a la plataforma ............................... 13
8.- Cohortes para operaciones masivas ..................................... 19
Para saber más ................................................................................ 20

Matriculación masiva en Moodle 1

Material que compone esta píldora formativa

Este Destello se acompaña de material complementario.

Además de este documento, la plataforma que da soporte a
este proyecto formativo cuenta con los siguientes archivos:

 Tutorial Matriculación masiva en Moodle: Se trata de

este documento que sirve de introducción al Destello y
de nexo de unión entre todo el material disponible.

 Videotutorial: describe paso a paso cómo importar un

fichero csv a la plataforma Moodle.

 Fichero Excel: lista alumnos: Ejemplo de fichero Excel

con una lista de alumnos.

 Fichero CSV para matriculación masiva: Resultado de la

transformación del fichero Excel.

Se puede acceder al espacio de la plataforma a través del

siguiente enlace:

http://campusfp.cifpcerdeno.com/course/view.php?id=96#s
ection-0

Así que en este Destello, veremos cómo crear un fichero Excel

que servirá de base para la matriculación masiva de
alumnado en Moodle

Matriculación masiva en Moodle 2

1.- ¿Por qué este Destello formativo?

Uno de los momentos más aburridos en el uso de Moodle, es

el de la matriculación. Resulta muy tedioso ir cubriendo la
ficha del perfil de cada alumno para darlos de alta en la
plataforma.

Pero es que el proceso no se acaba ahí, luego hay que

inscribirlos en cada curso en el que participa.

Qué pereza iniciar el curso en

Moodle
Todos los años pasa lo mismo a principio de curso, es
una auténtica pesadez el momento de matricular al
alumnado.

Menos mal que luego, Moodle aporta muchas

ventajas. Pero con todo, ¿no hay una forma de
simplificar este proceso?

El caso es que Moodle sí que cuenta con una opción que

facilita la matriculación masiva del alumnado. Se puede
cargar un fichero que contiene la información de todo el
alumnado y a qué curso asiste cada uno, y con eso, se hace
una carga de una única vez que soluciona el problema.

Así que en este Destello, veremos cómo crear un fichero Excel

que servirá de base para la matriculación masiva de
alumnado en Moodle.

“Ya decía yo que en plena era de la

informática no podíamos estar así”
Está claro que en los tiempos que corren, éstos de
Moodle tenían que tener algo que nos facilitara las
labores más burocráticas.

Matriculación masiva en Moodle 3

2.- ¿Quién puede realizar esta operación?

Moodle hace una separación de tareas por perfiles de

usuarios y tenemos que saber con qué perfil se acomete esta
operación.

Lo primero que tenemos que tener claro es que hay que

diferenciar dos procesos:

 Dar de alta el usuario en la plataforma

 Matricular un alumno en un curso

Sólo es posible matricular un alumno si previamente ya está

dado de alta en Moodle.

El perfil profesor permite matricular a un alumno ya existente

en la plataforma en un curso en el que aparezca con el perfil
profesor. Es decir, que un profesor de un curso A, no puede
matricular en un curso B, si no dispone de perfil profesor en
éste último.

Si el alumno no está dado de alta en la plataforma, el

profesor le tiene que pedir al Administrador de Moodle, que lo
añada como usuario y luego, ya puede proceder a inscribirlo
en su curso.

Hasta aquí, estamos hablando de consideraciones generales,

porque existen múltiples perfiles capaces de realizar estas
tareas, como por ejemplo el gestor.

Por otra parte, cada plataforma, tiene la capacidad de

modificar los privilegios de los perfiles y de crear nuevos
perfiles, de modo que para cada caso particular, habría que
estudiar con detenimiento qué puede hacer cada uno.

Matriculación masiva en Moodle 4

3.- ¿Cómo sé si tengo privilegios?

Como acabamos de ver, cada plataforma Moodle puede

tener sus propias peculiaridades, pero en principio, la
matriculación masiva sólo está autorizada a determinados
perfiles con funcionalidad avanzada. Así que a priori, un
profesor, no la puede realizar.

¿Cómo sabemos si tenemos privilegios para la matriculación

masiva?

En el lateral izquierdo (en la plataforma del CIFP de Cerdeño,

ya que se puede cambiar la configuración) se muestran unos
bloques, y si se tiene perfil de administración de sitio se
aprecia:

En la imagen se ve cómo se dispone de opciones de

administración del sitio.

Matriculación masiva en Moodle 5

4.- Matriculación masiva

Una vez que ya tenemos claro que disponemos de los

privilegios necesarios, veamos cómo proceder.

La forma de incorporar muchos alumnos a la vez es

importarlos desde un archivo csv.

Qué es un archivo csv

CSV es un formato de intercambio de datos. Dicho
así puede parecer complicado, pero en realidad, se
construye con Excel y a la hora de guardar, se
selecciona este tipo de archivo.

Este archivo se importa a Moodle y se trasladarán todos los

alumnos con las características que hayamos establecido a la
plataforma.

5.- Fichero csv

Así que lo primero que tenemos que hacer es construir un

fichero Excel que tendrá una serie de columnas de cabecera
que nos indicará el tipo de información que le tenemos que
proporcionar a Moodle.

Lo presentamos a continuación:

Matriculación masiva en Moodle 6

Nuestra hoja Excel tiene que tener las siguientes columnas:

username: en la que iremos escribiendo todos los nombres de

usuarios que vayamos a matricular. Más adelante,
explicaremos el criterio que se sigue en CIFP a este respecto.

password: escribimos las contraseñas. En el siguiente

apartado, se habla con más detenimiento sobre cómo
asignar nombres de usuarios y contraseñas.

firstname: esta columna es para el nombre de los usuarios

lasname: aquí se ponen los apellidos.

email: escribiremos los correos electrónicos. Este campo es

muy importante ya que Moodle no permite dejarlo en blanco
y además comprueba que no existan correos electrónicos
duplicados. Es conveniente que no se comentan errores al
mecanografiar los correos electrónicos, de lo contrario, no
podremos comunicarnos bien con nuestros alumnos.

course1: esta columna se usa para identificar un curso en el

que queramos matricular al alumno de esa fila. Los nombres
de la columna se corresponden con el código del curso que
figura en Moodle (Desde el curso AdministraciónEditar esta
categoría Número ID de la categoría).

coursen: En la figura se ponen 37 cursos, pero se colocan

tantas columnas como cursos tengamos que matricular.
Puede ser un único curso (en cuyo caso se escribe course1,
no se puede dejar course a secas.), o más de 3. Insertaremos
tantas columnas como cursos necesitemos.

Group1: Este campo es opcional. Sólo lo incorporamos si

vamos a crear grupos, en cuyo caso, se le pone el nombre
del grupo al que pertenece cada alumno. Si no existen los
grupos, los crea, en caso contrario, el nombre tiene que
coincidir con el del grupo de Moodle.

Matriculación masiva en Moodle 7

Description: También es un campo opcional. Es muy útil para
usar cuando queremos añadir alguna información que no
está disponible en ningún otro campo y que nos pueda
resultar de utilidad en el futuro.

Se pueden añadir muchas más columnas. Cada campo de la

ficha del perfil se puede incorporar. Aunque lo más habitual
es lo que ya acabamos de explicar.

Sin embargo, un campo de interés es role#, que define el rol

del usuario. Es decir que no sólo podemos matricular al
alumnado, también se puede incorporar al profesor o a
cualquier tipo de rol (student, teacher, editingteacher, …).

El campo cohort# requiere una mención aparte. Es opcional y

se usa de forma combinada con las cohortes, que son muy
útiles para el mantenimiento del alumnado inscrito en la
plataforma. Una vez definida una cohorte, se pueden aplicar
acciones a todos o parte de sus miembros, como por ejemplo
borrar o asignar roles a todos sus miembros.

Cuando la cabecera del archivo está resuelta, hay que crear

una fila para cada alumno.

Insertaremos dos alumnos de prueba con datos ficticios para

ejemplificar el proceso.

En nuestro caso matricularemos 2 alumnos en 2 cursos,

denominados DFSnagit (Destello Formativo Snagit) e IMP3D
(Destello formativo Impresión 3D). Como se puede apreciar,
no hay grupos y añadimos una pequeña indicación en el
campo descripción de la ficha del perfil para que sepamos
que esos usuarios se inscribieron en las píldoras en febrero de
2019. Este tipo de indicaciones puede ser útil para el
mantenimiento posterior de la plataforma.

Matriculación masiva en Moodle 8

No nos olvidemos de archivar este trabajo. Es tan sencillo
como

Archivo  Guardar como

Le damos un nombre, por ejemplo matricula.xlsx.

Esto es un archivo Excel, pero veníamos hablando que

Moodle precisa de un csv. Para eso, volvemos a

Archivo  Guardar como

Pero esta vez en el campo Tipo, pulsando en la flecha de la

derecha, desplegamos todas las opciones y seleccionamos
CSV (delimitado por comas).

Matriculación masiva en Moodle 9

Al pulsar sobre el botón Guardar, aparece un cuadro de
diálogo con una pregunta. Contestamos Sí.

Nos avisa que es posible que no se guarden determinada

información, pero no nos importa porque habíamos tomado
la precaución de guardar el archivo previamente en xlsx (el
formato de Excel).

Podemos proceder a cerrar Excel con toda tranquilidad.

Matriculación masiva en Moodle 10

6.- Nombres y usuarios y contraseñas

La cuestión de asignar nombres de usuarios y contraseñas es

bastante compleja. No todos los administradores de Moodle
la abordan de la misma manera, porque depende en gran
medida de factores externos, como por ejemplo, si se trata de
una corporación que ya gestiona cuentas de correo
electrónico, u otras cuestiones.

En el CIFP de Cerdeño, atendiendo a las prioridades y las

circunstancias en la que se desenvuelve se ha optado por los
siguientes criterios:

Nombre de usuario: se asigna el nombre de usuario de la

cuenta de correo electrónico que el interesado proporciona.
Disponer de una cuenta de email es un requisito
indispensable para usar Moodle, y por lo tanto el usuario tiene
que proporcionar una. Se le recomienda que se inscriba con
la cuenta que usa habitualmente. No es una buena práctica
entrar en la plataforma con una cuenta específica para ello,
ni una de poco uso. Es muy importante, que cuando el
profesor de un curso envía un correo o una notificación, ésta
sea leída por todos los alumnos. De ahí que se requiera la
cuenta de correo habitual. Usar el mismo nombre de usuario
en Moodle que en el correo asegura que el inscrito se vaya a
acordar de él, y evitamos así un trasiego importante
recordando las credenciales.

La forma, por tanto de construir el nombre de usuario es

quedarse con parte del correo electrónico anterior a la @. Por
ejemplo:

Nombre de correo electrónico: [email protected]

Nombre de usuario: micorreo

Matriculación masiva en Moodle 11

Otra consideración importante, es que el nombre de usuario
no debe contener ninguna mayúscula, ni signos especiales, ni
la letra ñ. Estos caracteres generarán errores en el proceso de
alta de usuario.

Contraseña: No es una buena política que sea el

administrador el que proporcione las contraseñas. Lo habitual
es asignar una temporal y forzar en la matriculación que el
alumno la cambie la primera vez que entra en la plataforma.
De esta manera, pone una que le sea más fácil recordar (la
misma que la del correo electrónico, por ejemplo),
minimizando de esta forma las incidencias por olvido de
contraseñas.

Una contraseña provisional habitual es

Temporal2019

Siendo la primera T mayúscula. Debemos mantener los

criterios que establece Moodle para la creación de una
contraseña; nos pide que tengamos mayúsculas, minúsculas,
letras y números.

Así, en el fichero de ejemplo que usamos en este tutorial,

podemos ver cómo seguimos éstas directrices:

Matriculación masiva en Moodle 12

7.- Importación del fichero a la plataforma

Ahora volvemos a Moodle y entramos en Administración del

sitio y ahí pulsamos sobre Usuario, luego Cuentas y Subir
usuarios.

Matriculación masiva en Moodle 13

Esta pantalla tiene pocos elementos pero nos detendremos
un poco en ellos.

Lo más sencillo es incorporar nuestro archivo csv. Tan sólo lo

tenemos que arrastrar donde nos indica la flecha. Si nos
resulta más cómo, pulsamos en el botón Seleccione un
archivo, y lo buscamos en nuestro ordenador.

Luego nos fijamos en los 3 siguientes campos:

Delimitador CSV: por defecto aparece como delimitador del

archivo csv el punto y coma. Aunque nos parezca
sorprendente, porque nosotros guardamos en formato
“separado por comas”, mantenemos como separador el “;”.

Codificación: Moodle ofrece por defecto UTF-8, pero lo

tenemos que cambiar a WINDOWS-1252, porque de lo
contrario, no entenderá bien los caracteres de los nombres
de nuestros alumnos, en especial las tíldes, la ñ, etc.

Matriculación masiva en Moodle 14

Previsualizar filas: por defecto propone 10. Para nuestro caso
es suficiente porque sólo vamos a matricular a 2 alumnos. En
otro caso, ajustamos esa cantidad a la que nos convenga.

Cuando lo tenemos todo listo, pulsamos Subir usuarios.

La siguiente ventana nos adelanta cómo se va producir la

matriculación y se divide en 3 zonas. Empezamos
describiendo la parte correspondiente a la previsualización:

Presenta dos líneas con los 2 alumnos de nuestro archivo.

Puede parecer extraño que inicie la numeración en 2. Eso es
debido a que la primera línea de Excel contiene las
cabeceras, es decir los nombres de los campos, y como es
lógico no la importa.

Vemos que todo parece en orden, está matriculando a los

dos alumnos en los cursos de Snagit y de Impresión. La
columna Estado, está vacía, lo que es un buen indicador. Si
hubiera algún error, nos lo marcaría en este sitio.

Matriculación masiva en Moodle 15

Veamos ahora la parte correspondiente a la configuración
de la importación de la matrícula, en la que repasaremos los
diferentes campos en los que podemos actuar.

 Tipo de subida: El combo permite elegir entre 4

opciones, y debemos elegir Agregar nuevos y actualizar
existentes.

 Contraseña de nuevo usuario: Moodle se ofrece a crear

las contraseñas, pero nosotros hemos optado por
escribirlas en el archivo csv, por lo que tendremos por
optar por Campo requerido en el archivo.

 Detalles de usuario existente: lo dejamos Sin cambios, de

modo a no alterar algún usuario que ya existiera en la
plataforma.

Matriculación masiva en Moodle 16

  Contraseña de usuario existente: Sin cambios. Como en
nuestra política de asignación de contraseñas, ponemos
la misma a todos, no podemos permitir que la
plataforma las cambie.

 Forzar cambio de contraseña: Es muy importante que

pongamos Todos. En el archilvo csv fijamos la misma
contraseña a todos los matriculados. Con esto, le
estamos pidiendo a Moodle, que la primera vez que
cada usuario entre, le obligue a cambiar la contraseña,
por la que cada uno considere más apropiada.

 El resto de campos de esta sección, los podemos dejar

con su valor por defecto.

En cuanto a los campos del apartado Valores por defecto, los

podemos dejar como están, salvo que nos parezca bien
alguna de las alternativas que ofrecen los combos.

Ya no nos queda más que pulsar en el botón Subir usuarios.

Matriculación masiva en Moodle 17

La siguiente ventana describe con todo lujo de detalles cómo
se ha producido la operación de matriculación masiva. En el
caso de que se produjera alguna incidencia, nos lo indicaría.

El resumen final, nos aclara que se han creado dos usuarios

nuevos y que no se aprecia ningún error.

Si vamos a las píldoras formativas, podremos comprobar que

tenemos dos nuevos alumnos matriculados.

Matriculación masiva en Moodle 18

8.- Cohortes para operaciones masivas

En el apartado 5, cuando estudiamos la forma de construir el

fichero CSV para importar los usuarios a Moodle, vimos de
pasada que una posibilidad era crear una columna con el
título cohort y una numeración, pero no nos detuvimos en ello.

Se prefirió tratarlo con más detenimiento en un apartado

separado, dado las posibilidades que esto ofrece.

Matricular alumnado por medio de una cohorte, añade

ventajas. Todos los usuarios que están asociados a una
cohorte, son susceptibles de estar sometidos a operaciones
de forma masiva. Cosas tan dispares, como enviarles un
correo, cambiarles la contraseña, o simplemente eliminarlos
de la plataforma.

Esto es muy importante para el mantenimiento de Moodle. Ya

que no sólo se trata de añadir alumnado, también tenemos
que poder eliminarlo de forma sencilla una vez haya
finalizado un curso. De lo contrario, se saturaría la plataforma
de usuarios no activos.

Las cohortes se gestionan desde el menú Administración del

sitio  Usuarios  Cuentas  Cohortes.

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En esa pantalla se administran las cohortes: crear, actualizar o
borrar.

También podemos ver todas las existentes.

Para saber más

https://docs.moodle.org/all/es/Subir_usuarios

https://docs.moodle.org/all/es/Cohortes

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