Microsoft® Project 2016

Nivel 1
Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Lección 1: Introducción a Microsoft Project....................... 1

Tema A: Identificar los conceptos de gestión de proyecto ........................ 2
Tema B: Navegar por el entorno Microsoft Project 2016 .......................... 7

Lección 2: La definición de un proyecto. ........................... 17

Tema A: Crear un nuevo plan de proyecto ............................................ 18
Tema B: Definir un proyecto ................................................................... 21
Tema C: Asignar un calendario de Proyecto .......................................... 29

Lección 3: Crear y organizar tareas .................................. 37

Tema A: Agregar tareas a un plan de proyecto ...................................... 38
Tema B: Importar tareas de otros programas ......................................... 43
Tema C: Crear una estructura de descomposición del trabajo ............... 49
Tema D: Definir las relaciones entre tareas............................................ 56
Tema E: Programar tareas ..................................................................... 61

Lección 4: Gestión de Recursos Plan de Proyecto .......... 65

Tema A: Agregar recursos a un plan de proyecto .................................. 66
Tema B: Crear un calendario de recursos .............................................. 71
Tema C: Introducir los costes de recursos ............................................. 73
| Microsoft® Project 2016: Nivel 1
|

Tema D: Asignar recursos a las tareas ............................................................. 76

Tema E: Resolver conflictos de recursos .......................................................... 81

Lección 5: Finalizando un Plan de Proyecto ............................. 91

Tema A: Optimizar un plan de proyecto ............................................................ 92
Tema B: Establecer una línea de base .............................................................. 97
Tema C: Compartir un Plan de Proyecto ......................................................... 102
Glosario ......................................................................................................... 111
Acerca de este curso
Bienvenido a Microsoft® Project 2016: Nivel 1. Este curso está diseñado para que usted se
familiarice con las funciones y características básicas de Microsoft Project Professional 2016
por lo que se puede utilizar de manera eficaz y eficiente en un entorno del mundo real.
Este curso cubre el conocimiento crítico y habilidades de un director de proyecto debe crear
un plan de proyecto con Project 2016 durante la etapa de planificación de un proyecto. En
otras palabras, si su supervisor le asigna a usted a dirigir un proyecto, este curso le permitirá
elaborar un plan de proyecto con Project 2016 y compartirla con su supervisor (y otros) para
su revisión y aprobación.

Descripción del curso

Estudiante de destino
Este curso está diseñado para que una persona con una comprensión de los conceptos de
gestión de proyecto y quién es el responsable de crear y mantener los planes del proyecto.
El curso dará al estudiante una comprensión fundamental de Microsoft Project 2016
necesarios para crear y guardar los planes de proyecto.

Requisitos previos del curso

Para garantizar su éxito en este curso, debe poseer conocimientos básicos de gestión de
proyectos y habilidades. Las siguientes operaciones lógicas curso puede ayudarle en el
requerimiento de esta reunión: Fundamentos de administración de proyectos (segunda
edición).
También debe disponer de conocimientos básicos y habilidades para el uso de cualquier
sistema operativo Windows® -preferiblemente Windows 10. Las siguientes operaciones
lógicas cursos pueden ayudarle a cumplir con este requisito.
• Con Microsoft® Windows® 10
• Microsoft® Windows® 10 Transición de Windows® 7
Por último, debe tener competencia en el uso de otras aplicaciones de Microsoft Office,
preferiblemente Office 2016. Puede tomar cualquiera de la oficina 2016 ofertas de cursos
de operaciones lógicas para alcanzar los conocimientos y habilidades.

Objetivos del curso

En este curso, aprenderá a crear y participar en la administración básica de un proyecto
utilizando Microsoft Project Professional 2016.
Usted podrá:
• Identificar los conceptos de gestión de proyectos y navegar por el proyecto Medio
ambiente 2016.
• Crear y definir un nuevo plan de proyecto.
• Crear y organizar las tareas.
| Microsoft® Project 2016: Nivel 1 |

• Administrar los recursos en un plan de proyecto.

• Finalizar un plan de proyecto.

Cómo usar este libro

A medida que aprende
Este libro se divide en lecciones y temas, cubriendo un tema o un conjunto de temas
afines. En la mayoría de los casos, las lecciones están dispuestas en orden creciente de
conocimiento.
Los resultados incluyen temas relevantes e información de apoyo que necesita para
dominar el contenido. Cada tema tiene varios tipos de actividades diseñadas para
permitirle consolidar su comprensión del material informativo presentados en el curso. Se
proporciona información de referencia y de reflexión para facilitar la comprensión y la
práctica.
Los archivos de datos para diversas actividades, así como otros archivos auxiliares para
el curso están disponibles para descargar desde la opción Pantalla del curso. Además de
la muestra de datos para los ejercicios del curso, el curso archivos pueden contener
componentes multimedia para mejorar su aprendizaje y material de referencia adicional
para su uso durante y después del curso.
Listas de comprobación de los procedimientos y directrices pueden utilizarse durante la
clase y después de-referencias de clase cuando estás de vuelta en el trabajo y necesitan
actualizar sus conocimientos.

| Acerca de este curso |

 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1 |

En la Nivel posterior del libro, podrá encontrar un glosario de las definiciones de los términos y
conceptos utilizados a lo largo del curso. También encontrará un índice para ayudar a localizar
la información dentro de los componentes didácticos del libro.

A medida que revisa

Cualquier método de enseñanza es tan efectivo como el tiempo y el esfuerzo que usted, el
estudiante, están dispuestos a invertir en ella. Además, Nivel de la información que se aprende
en clase no puede ser importante para usted inmediatamente, pero puede ser importante más
adelante. Por esta razón, le animamos a dedicar algún tiempo a revisar el contenido del curso
después de su tiempo en el aula.

Como referencia
La organización y el diseño de este libro hacen que sea fácil de utilizar recursos para referencia
futura. Aprovechando el glosario, índice y tabla de contenido, puede utilizar este libro como
primera fuente de definiciones, información de antecedentes y resúmenes.

Iconos del curso

Ver todo el material para las siguientes indicaciones visuales.

Icono Descripción

Una nota proporciona información adicional, orientación o sugerencias acerca de

un tema o tarea.

Una nota de precaución le hace consciente de los lugares donde se necesita ser
especialmente cuidadoso con sus acciones, configuración o decisiones de modo
que usted puede estar seguro de conseguir la deseada los resultados de una
actividad o tarea.

| Acerca de este curso |

1 Introducción a Microsoft
Project
Horario de clase: 45 minutos

Objetivos de la lección.
En esta lección, usted podrá navegar por el entorno de un proyecto. Usted podrá:
• Identificar los conceptos de gestión de proyectos y fases del proyecto.
• Navegar por la interfaz de Microsoft Project Professional 2016.

Introducción
Como jefe de proyecto, usted necesita para crear y administrar muchos documentos
(artefactos) para comunicar el propósito del proyecto y el estado. Un componente clave
de esta responsabilidad es el plan del proyecto, que incorpora a las tareas, los recursos
y la programación de un proyecto. No sólo debe ser utilizado el plan de proyecto en las
fases iniciales de un proyecto, sino también mantener un plan actualizada a medida que
avanza el proyecto le permite administrar eficazmente el proyecto y comunicar el estado
de todas las partes involucradas.
Microsoft® Project Professional 2016 es una potente herramienta para la planificación y
gestión de proyectos. Esta lección le proporcionará la imagen completa de algunos
conocimientos básicos y las habilidades que necesita para empezar a utilizar Project
2016.

La lección comienza con un breve repaso de los conceptos básicos de gestión de

proyectos. El resto de la lección se presenta como si Microsoft Project Professional 2016
acababa de ser instalada en el ordenador y se ejecuta por primera vez. Cubrirá los
elementos esenciales que necesita para navegar por el programa. En lecciones
posteriores, agregará a este marco.
2 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

TEMA A
Identificar los conceptos de gestión de proyectos
Como jefe de proyecto, usted tiene que administrar y controlar su proyecto para que sea un éxito.
Si usted es un principio director de proyecto, o un profesional experimentado, usted necesita
entender los conceptos de gestión de proyectos y aplicarlos en la medida en que se relacionan
con la aplicación. Independientemente de su experiencia en la gestión de proyectos y
capacitación, este tema se examinan algunos conceptos básicos de gestión de proyectos en la
terminología común de manera que usted pueda comprender mejor Microsoft Project
Professional 2016.

Proyectos
Un proyecto es una iniciativa temporal para crear un único resultado. Cada proyecto tiene un
punto final y punto de partida definido en el tiempo. Cuando el resultado deseado, se ha logrado
que el proyecto esté terminado. Aquí hay algunos ejemplos de proyectos:
• La compañía participa en un proyecto de 10 meses de duración para desarrollar un nuevo
equipo Tablet PC.
• Un gobierno del condado implementa un proyecto de tres años para construir cuatro parques
del perro.
• Una organización sin fines de lucro que participa en un proyecto de seis semanas para
incrementar la membresía en un 10 por ciento.

Los grupos de procesos del proyecto

Hay cinco grupos de procesos de gestión de proyectos durante el cual ocurren las actividades
de gestión de proyectos específicos.

Grupo de proceso Actividades

Iniciando La meta del proyecto es definido y el proyecto está autorizado. El resultado
de este proceso es a menudo un proyecto de carta.
Planificación Del alcance del proyecto, tiempo, costo y otros detalles están resueltos. El
resultado de este proceso es un plan de proyecto.
Ejecución Tareas se realizan y los recursos son utilizados para llevar a cabo el plan del
proyecto.
Supervisión y El avance del proyecto se inspecciona y se toman medidas correctivas
Control cuando sea necesario para mantener el proyecto en marcha.

Cierre Del proyecto productos, servicios o resultados finales son aceptados por
quienes autorizaron el proyecto, y el proyecto está concluido de manera
ordenada.

Los grupos de procesos de gestión de proyectos se relacionan entre sí como se muestra en la

siguiente figura.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 3

Figura 1-1: Los cinco grupos de procesos de gestión de proyectos.

Como habrás notado, la planificación y la ejecución de los grupos de procesos son un ciclo
continuo. Como se ejecute el plan del proyecto, a menudo se requiere una mayor planificación.
También, usted puede haber notado que la vigilancia y el control de grupo de procesos con
interfaces y afecta a los otros cuatro grupos.

Nota: Microsoft Project Professional 2016 está diseñado para ayudarle con la planificación,
la ejecución, el seguimiento y el control de los grupos de procesos de gestión de proyectos.

Las limitaciones del proyecto

Las limitaciones del proyecto son cualquier cosa que limita o determina las acciones del equipo
de proyecto. Alcance, tiempo y costo son las limitaciones más importantes. En realidad, lo que se
conoce como la limitaciones triple.
Estas áreas de conocimiento están vinculados dinámicamente; cualquier cambio en uno de ellos
tendrá un impacto sobre los otros. Project 2016 está diseñado para ayudar a los directores de
proyectos con varias de las limitaciones del proyecto.

Figura 1-2: Las limitaciones triple de un proyecto están vinculados dinámicamente; no se puede
cambiar uno sin cambiar el otro.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema A

4 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Alcance Fluido
Los directores de proyecto deben estar constantemente en guardia contra alcance fluido, que
es la expansión incontrolada del alcance del proyecto. Una multitud de cambios en el ámbito
aparentemente menores pueden agregar hasta grandes demoras y sobrecostos.

Gestión de proyectos
La gestión de proyectos es la administración y supervisión de los proyectos mediante un conjunto
bien definido de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas. La gestión de proyectos es
una ciencia y un arte que cuando se realiza correctamente, asegura que los proyectos sean
completados a tiempo, dentro del presupuesto, y de acuerdo con las especificaciones.
Algunos gestores de proyectos se someten a un riguroso proceso para llegar a ser certificados
por el Project Management Institute (PMI®) como Project Management Professional (PMP®).
Otros jefes de proyecto se encuentran realizando esta función de trabajo con poca o ninguna
capacitación formal. Si usted es un novato o master de gestión de proyectos, Microsoft Project
Professional 2016 es una potente herramienta que le ayudará a planear y completar sus proyectos
con éxito.

Nota: La fuente autorizada de información sobre la gestión de los proyectos y de las mejores
prácticas es una guía al cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (PMBOK® Guide),
el cual es mantenido por el PMI. Es una valiosa referencia para quien se encarga de la gestión
de los proyectos. Visita www.pmi.org para más información.

Funciones de proyecto
A menudo los proyectos requieren un grupo de personas con diferentes roles y
responsabilidades para comunicarse unos con otros y trabajar juntos. Las cohesiones de este
grupo pueden afectar la finalización exitosa del proyecto.

Función Descripción
Gerente de Proyecto La persona principal dirigir el flujo del proyecto y la comunicación entre los
participantes en el proyecto. El gerente de proyecto lleva a la planificación del
proyecto, relojes de los sobrecostos, y gestiona las disputas.
Patrocinador del Proyecto La persona en su organización que autoriza, apoya y aprueba el proyecto.
Generalmente, el patrocinador del proyecto es un miembro de la gerencia senior.
Actores del proyecto Quien participa activamente en el proyecto o tiene un interés en su desenlace.
Los interesados pueden estar dentro de su organización o fuera de ella. Por
ejemplo, si el proyecto es para taladrar un bien de fracturación hidráulica,
interesados directos internos podrían incluir los geólogos, trabajadores de la
construcción y perforación de los operadores. Los interesados externos podría
incluir a los terratenientes, grupos ambientalistas y reguladores del gobierno.
Miembro del equipo Una persona que es responsable de realizar o aprobar el trabajo para completar
el proyecto. Esto incluye a las personas que trabajan en las tareas mencionadas,
como recursos humanos, como los ingenieros o los operadores, y puede incluir
también administradores de recursos, como un capataz o director.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 5

Actividad 1-1
Identificar los conceptos de gestión de proyectos
Escenario
Use estas preguntas para comprobar su conocimiento de los conceptos de gestión de proyectos.

1. ¿Verdadero o falso? Un proyecto es una serie de pasos para alcanzar un objetivo específico.
☑ Verdadero

□ Falso

2. El alcance, las tareas involucradas, y los recursos necesarios para un proyecto

¿son todos definidos durante que grupo de procesos?
○ Ejecutar
○ Supervisión y Control
○ Cerrar
◉ Planificación

3. ¿Cuál es la importancia de la monitorización de un proyecto?

A: La importancia de hacer un seguimiento de un proyecto es para realizar el
seguimiento del progreso del proyecto contra el plan original para que pueda tomar
medidas correctivas para mantener el proyecto en marcha.

4. ¿Verdadero o falso? La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas para realizar actividades o tareas para
cumplir los objetivos de un proyecto.
☑ Verdadero

□ Falso

5. ¿Qué proceso de administración de proyectos del grupo implica la realización de

tareas y la coordinación de personas y otros recursos para llevar a cabo el plan?
○ Iniciar
◉ Ejecutar
○ Planificación
○ Cerrar

6. ¿Quién es el patrocinador del proyecto?

A: El patrocinador del proyecto es la persona que tiene la autoridad para aprobar o cancelar el proyecto.

7. ¿Cuál de las siguientes opciones se consideran las limitaciones triple clásica?

☑ Alcance
☑ Costo
□ El valor acumulado
☑ Tiempo
□ Espacio

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema A

6 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

8. ¿Qué es el alcance fluido?

A: Alcance fluido es la progresiva incorporación de trabajo que finalmente hace que el costo
original y programar las estimaciones inalcanzables.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 7

Tema B
Navegar por el entorno de Microsoft Project
2016
Ahora que hemos repasado alguna información básica acerca de la gestión del proyecto, puede
empezar a trabajar con Microsoft Project Professional 2016. Si eres nuevo en Microsoft Project,
un buen primer paso es iniciar la aplicación y explorar la interfaz y sus funciones antes de que
usted comience a usarlo para desarrollar planes de proyecto en vivo. En este tema, podrá
navegar por la interfaz de Microsoft Project Professional 2016 para familiarizarse con las
funciones básicas del programa.
Es imprescindible identificar los distintos elementos de una nueva aplicación que está utilizando
por primera vez. Mediante la identificación de los distintos componentes de la interfaz de
Microsoft Project 2016, puede estar a gusto con sus características y funciones y, a continuación,
trabajar de forma más eficiente en su plan de proyecto de archivos.

Microsoft Project 2016

Microsoft Project 2016 es una aplicación que forma parte de la suite Microsoft Office 2016 de
software de productividad de usuario. Project es un potente programa de gestión de proyectos
que le permite crear, presentar, manipular, administrar y analizar los planes de proyecto.
Extensas características del proyecto permiten controlar una programación del proyecto, tareas
y recursos. Esta gestión detallada de un proyecto le ayudará a asegurarse de que sus proyectos
tengan éxito y hacer el mejor uso de tiempo y recursos.

La pantalla de inicio
La pantalla de inicio es la primera pantalla que aparece al abrir Microsoft Project Professional
2016. La pantalla de inicio contiene varias opciones que le ayudarán a empezar a utilizar Project.

Figura 1-3: La pantalla de inicio proporciona un punto de inicio para abrir o crear proyectos.

Desde esta pantalla, puede utilizar los siguientes comandos .

Comandos Descripción
Reciente Haga clic en el nombre de un proyecto archivo reciente para abrirlo.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema B

8 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Comandos Descripción
Abrir otros Proyectos Abrir otros archivos de Project que no están en la lista de recientes.
Buscar plantillas Búsqueda en línea para las plantillas de Project que puede utilizar para iniciar
en línea un nuevo archivo de proyecto.

Búsquedas sugeridas Sugirió usar palabras clave para buscar plantillas de Project.
Crear desde Elegir crear un nuevo archivo de Project en blanco, un nuevo proyecto a
partir de un archivo existente o un nuevo proyecto a partir de una plantilla.
Registrarse Inicie sesión en su cuenta de Microsoft.

Nota: Es posible que ya tenga una cuenta de Microsoft personales o de la organización. Ejemplos
de personal incluyen cuentas de Microsoft Office 365, Skype®, OneDrive®, Xbox LIVE®, y
Outlook.com. Si usted no tiene una cuenta de Microsoft, puede crear uno gratis en http://
signup.live.com.

Opiniones
Microsoft Project 2016 utiliza vistas para mostrar información en la pantalla desde el archivo del
plan de proyecto abierto actualmente. Puede utilizar una variedad de vistas para centrarse en
aspectos específicos de su proyecto. Estos podrían incluir la vista Diagrama de Gantt,
Diagrama de red, ver la vista Calendario, la vista Hoja de recursos, y la vista Uso de

recursos. La mayoría de las opiniones se dividen en dos paneles de hoja con el panel de la
izquierda y el panel gráfico de la derecha.

La vista Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es la vista predeterminada de Microsoft Project 2016. La primera vez que se
abre un proyecto en blanco, Project muestra esta vista. Los diagramas de Gantt son el método más
común para mostrar la información del proyecto.
En el panel derecho de la vista Diagrama de Gantt, Usted podrá ver la duración de cada tarea
trazada como una barra contra las fechas a lo largo de la parte superior del panel.

Figura 1-4: La vista Diagrama de Gantt es donde usted pasará la mayor parte de su tiempo
trabajando con un plan de proyecto.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 9

Nota: El diagrama de Gantt es nombrado después de Henry Gantt, quien diseñó esta
herramienta entre 1910 y 1915. Aunque actualmente se considera como una técnica de
gráficos comunes, diagramas de Gantt fueron consideradas revolucionarios cuando se
introdujo por primera vez.

La Barra de Vistas
Al seleccionar un botón en la Barra de Vistas, cambia lo que se muestra en la vista. Los botones
de vista más comúnmente utilizados se muestran en la parte superior de la Barra de Vistas.
Puede ver otros botones de Vista seleccionando la flecha hacia abajo situada en la parte inferior
de la Barra de Vistas.

Figura 1-5: La Barra de vistas le permite cambiar rápidamente entre las vistas más utilizados.

La barra de herramientas de acceso rápido

En la esquina superior izquierda de la ventana, verá la barra de herramientas de acceso rápido.
Como su nombre lo indica, la barra de herramientas le permite realizar rápidamente los
Microsoft Project Professional 2016 comandos que utiliza con más frecuencia, como Guardar,
Deshacer y Rehacer.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema B

10 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Figura 1-6: La barra de herramientas de acceso rápido es altamente personalizable y siempre está
disponible en la pantalla.

La cinta de opciones
La cinta de opciones en la Nivel superior de la ventana es donde usted encontrará la mayoría
de los controles utilizados en Microsoft Project Professional 2016. Los controles están
agrupados en 6 pestañas:
• Archivo
• Tarea
• Recurso
• Informe
• Proyecto
• Ver
Cuando se selecciona una ficha, los controles relacionados con esa ficha se muestran en la cinta
de opciones. Un botón de vista predeterminada diferente aparecerá en el extremo izquierdo de la
cinta de opciones de cada ficha. Por ejemplo, la vista Diagrama de Gantt botón es el
predeterminado para la pestaña Tarea y el equipo planificador ver botón es el predeterminado
para la pestaña Recurso.

Figura 1-7: Los grupos de la cinta de opciones los comandos más comunes en pestañas por
tipo.

El Backstage
En la pestaña Archivo muestra de manera diferente que el resto de las pestañas. Cuando lo
seleccione, verá el Backstage- donde puede acceder a una serie de controles de programas y
archivos. El Backstage proporciona una ubicación central para los comandos que se utilizan
para realizar una acción en un proyecto como un todo, como la creación de un archivo, guardar
un archivo, y preparando para imprimir.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 11

Figura 1-8: El Backstage permite trabajar con archivos de proyecto y configuraciones de programa.

La ficha contextual
Además de las seis fichas básicas, la cinta también contiene una ficha contextual. Esta pestaña
cambia nombres y colores dependiendo de lo que esté seleccionado en la vista. Al seleccionar
esta pestaña, verá todas las herramientas relacionadas con el panel seleccionado actualmente o
un objeto en un lugar de la cinta de opciones. Por ejemplo, cuando trabaja en la vista Diagrama
de Gantt, la cinta de opciones muestra el diagrama Gantt, Herramientas | pestaña Formato. Si
cambia a la vista Hoja de Recursos, la cinta mostrará la hoja Recursos Herramientas | pestaña
Formato. Los comandos y las opciones en la pestaña Formato cambiar la mayoría de la vista
para ver, mientras que las otras pestañas muestran atenuada (no disponible) si los comandos no
se pueden usar en la vista actual.

Figura 1-9: La ficha contextual que se adapta a lo que están haciendo en el área de visualización.

La barra de estado
La barra de estado en la parte inferior de la ventana muestra algunos de los ajustes actuales del
programa. También muestra los accesos directos a las opiniones más comúnmente utilizados.
Por último, contiene el control de zoom, lo que permite expandir o contraer la escala de tiempo
se muestra en la vista.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema B

12 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Figura 1-10: La barra de estado muestra el estado actual del programa y le permite cambiar
rápidamente las opiniones y niveles de zoom.

Nota: Si utiliza Project con Microsoft Project Server o SharePoint, la barra de

estado también le mostrará notificaciones de estado del servidor.

La barra ¿Qué desea hacer?

Escriba en la barra ¿Qué desea hacer? para acceder rápidamente a los comandos como un
comando de búsqueda. Los comandos más utilizados y las tareas se muestran en la parte
superior de la lista de resultados. Puede ver la ayuda adicional seleccionando Obtener Ayuda
sobre en la parte inferior de la lista.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 13

Figura 1-11: Barra ¿Qué desea hacer?, nueva en Project 2016, está diseñada para ayudarle a
encontrar rápidamente los comandos.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema B

14 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Actividad 1-2
Navegar por la interfaz de Project 2016
Antes de empezar
Microsoft Project Professional 2016 está instalado en el equipo y activado.

Escenario
Building with Heart es una organización sin fines de lucro de construcción de vivienda cuyo
propósito es construir hogares familiares para los solicitantes que califican con materiales
reciclados y trabajo voluntario cuando sea posible.
Usted ingresó a Building with Heart como un gestor de proyectos de voluntariado. La organización
recibió una donación de software nuevo de Microsoft y tiene instalado Microsoft Project
Professional 2016 en su portátil. Empezar a familiarizarse con el programa y determinar las
funciones que se utilizan con más frecuencia.

1. Abra Microsoft Project Professional 2016.

a) En el menú de Inicio de Windows 10, seleccione Todas las aplicaciones, y encuentre el proyecto
2016 mosaico.

b) Haga clic con el botón derecho en Project y seleccione Mosaico 2016 anclar a la barra de tareas.
c) En la barra de tareas, seleccione Project 2016.
Verificar que Project 2016 se abre en la pantalla de inicio.

2. Iniciar un nuevo proyecto.

a) En la Pantalla de inicio de Project 2016, en la búsqueda de plantillas en línea, escriba el término
de búsqueda Simples, y seleccione el botón Iniciar búsqueda.
b) A partir de los resultados de búsqueda, seleccione Simple plan de proyecto.
c) Seleccione Crear.
Compruebe que un nuevo proyecto simple plan abre.

3. Explorar la cinta de opciones.

a) En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Tarea (si no está ya seleccionada). Mueva el
puntero del mouse sobre cada botón de la pestaña Tarea para revelar y leer una información
en pantalla que explica la función del botón.
b) Explorar las otras pestañas y sus botones de la misma manera.

4. Acercar la escala de tiempo para todo el proyecto usando la barra ¿Qué desea hacer?
a) En la barra ¿Qué desea hacer?, escriba zoom
b) En la lista de resultados, seleccione Zoom todo el proyecto.
Verifique que la escala de tiempo para todo el proyecto se adapta a la anchura del panel derecho del
gráfico de Gantt.

5. Hacer visible la barra de vistas.

a) En el lado izquierdo de la pantalla, haga clic con el botón secundario en el nombre de la vista (como
Diagrama de Gantt).
b) En el menú, seleccione Barra de Vistas. Confirme que la Barra de Vistas se encuentra visible ahora.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 15

6. Localizar los comandos de la Barra de Vistas que utilizará la mayoría.

a) En la Barra de Vistas, seleccione Calendario.

b) Compruebe que la vista de calendario muestra.
c) Localizar el resto de botones en la Barra de Vistas y verifique las vistas que se muestran.
Si es necesario desplazarse hacia abajo para ver más comandos.

7. Agregar el comando Imprimir de la barra de herramientas de acceso rápido.

a) En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido, seleccione Personalizar barra de herramientas de acceso
rápido.
b) Seleccione Vista Preliminar.

Compruebe que la vista previa de impresión aparece en la barra de herramientas de acceso rápido.

8. Cierre Microsoft Project Professional 2016 sin guardar el archivo.

a) En la esquina superior derecha de la ventana de Project Professional, seleccione el botón Cerrar.
b) En el cuadro de diálogo Microsoft Project, seleccione No para
descartar los cambios. Compruebe que Project 2016 está cerrado.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project | Tema B

16 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Resumen
En esta lección, que empezó a utilizar Microsoft Project Professional 2016. Mediante la revisión de
los conceptos básicos de la gestión del proyecto y navegar por la interfaz del proyecto, se sentaron
las bases para el conocimiento y las habilidades que le permitirán utilizar eficazmente los
proyectos.

¿Cuál es su próximo gran proyecto, ya sea en el trabajo o en casa?

A: Las respuestas varían, pero pueden incluir la producción de un anuncio en el trabajo de
campaña, pintar una habitación en la casa, o la planificación de una obra de teatro de la escuela.
¿Cómo crees que Microsoft Project 2016 podría ayudarle con la planificación de su
proyecto?
A: Las respuestas varían, pero pueden incluir: buscando una plantilla relacionados con el
proyecto para ahorrar tiempo, la gestión del plan de proyecto, ayudando a que el proyecto
permanezca en la pista.

Lección 1: Introducción a Microsoft Project |

2 Definición de un proyecto
Horario de clase: 1 hora

Objetivos de la lección.
En esta lección aprenderá a definir un proyecto. Usted podrá:
• Crear un nuevo plan de proyecto e identificar opciones para crear un nuevo plan.
• Definir las opciones de nivel de proyecto y la descripción del proyecto.
• Modificar y asignar calendarios del proyecto.

La lección Introducción
Definir un nuevo proyecto abarca todos los pasos que un director de proyecto necesita
tomar en Microsoft® Project Professional 2016 para asegurar que el nuevo plan de
proyecto dispone de la información necesaria antes de que comience el proceso de
planificación de la tarea. Captura de la información sobre el proyecto en el que se descubrió
en el proceso de iniciación es importante, de manera que cualquiera que mire a su plan
entiende de qué se trata el proyecto. Esto es útil, incluso usted, si usted debe poner de
lado y volver más tarde. Cualquier gestor de proyectos, ya sean nuevos o muy
experimentado, puede ahorrar tiempo y esfuerzo hacia la carretera tomando ventaja del
plan de proyecto predefinidas estructuras para tipos de proyecto común para no tener que
empezar desde cero. Construcción de un plan de proyecto bien definido en el tiempo de la
biblioteca es clave para aumentar su capacidad y eficiencia en los proyectos futuros.
Mediante la creación de un nuevo plan de proyecto, y tomar el tiempo para introducir la
información apropiada y correctamente configurado sus calendarios, que sentará las bases
de un plan de proyecto sostenible que es más fácil de construir, mantener y compartir en
el transcurso de tu proyecto.
18 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

TEMA A
Crear un nuevo plan de proyecto
Ahora que estás familiarizado con los conceptos de gestión de proyectos comunes, y sabe su
manera alrededor de la interfaz de Microsoft Project 2016, usted está listo para iniciar la gestión de
un proyecto. A fin de aprovechar plenamente las capacidades robustas de proyecto, es lógico que
en primer lugar debe crear un plan de proyecto en la aplicación. En este tema, que va a hacer
precisamente eso.

Métodos para crear nuevos proyectos

Definir un nuevo proyecto comienza con la creación de un nuevo plan de proyecto archivo. Usted
puede comenzar con un archivo en blanco o empezar con una plantilla que ya está ocupado con
las fases del proyecto y tareas comunes de tipos de proyecto. La primera vez que abra la
aplicación, Project muestra la pantalla de inicio, que le ofrece varios métodos para crear archivos
nuevos.

Figura 2-1: Puede elegir entre cinco métodos para crear nuevos proyectos.

La siguiente tabla describe los diferentes métodos para crear nuevos archivos de plan de proyecto.

Método Descripción
Proyecto en blanco Este método le da un archivo completamente vacío en la que
puede agregar toda la información del proyecto.
Nuevo a partir de un Este método le permite reutilizar un archivo de proyecto de un proyecto
proyecto existente anterior.

Nuevo libro de Este método importa información del proyecto creado en Excel.
Cuando elige esta opción, se abrirá un asistente y guía que aunque
Excel®
los pasos de la importación desde Excel la información del proyecto
a proyecto.
Nuevo a partir de Este método le permite importar información de proyectos a partir de
tareas de una lista de tareas de SharePoint. Cuando elige esta opción, se le
SharePoint® pedirá que introduzca una dirección URL de SharePoint y seleccione
una lista de tareas en el sitio de SharePoint.

Lección 2: La definición de un proyecto | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 19

Método Descripción
Desde una plantilla de proyecto Este método le permite crear un archivo de proyecto
personalizado para una variedad de diferentes tipos de
proyectos. Cuando elige esta opción, el archivo de
proyecto que contiene la información de la muestra será
creado. A continuación, puede modificar la información
de su proyecto en particular.

Plantillas de proyecto
Una plantilla de proyecto contiene los detalles de un proyecto de ejemplo que puede editar para
hacer tu propio o simplemente utilizar para ayudar a elaborar su propio proyecto fases.
Microsoft Project Professional 2016 viene precargado con doce plantillas que se orientan hacia
una variedad de diferentes tipos de proyectos. Utilizando una plantilla, usted puede ahorrar
tiempo porque no tienes que crear la estructura del proyecto desde cero. Sin embargo, usted
todavía necesitará modificar la plantilla con los detalles de su proyecto en particular. Si no ve una
plantilla en la pantalla de inicio, que es similar a su proyecto, puede buscar en línea para uno
que es.

Figura 2-2: Las plantillas de proyecto le ayudan a crear nuevos planes de proyecto con mucha de
la información y el formato en el lugar.

Lección 2: La definición de un proyecto | Tema A

20 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Actividad 2-1
Crear un nuevo plan de proyecto
Antes de empezar
Microsoft Project Professional 2016 está instalado en su máquina.

Escenario
Edificio con corazón, ubicado en Greene City, es una construcción de vivienda sin fines de lucro
organización similar a Hábitat para la humanidad. El edificio con el corazón el propósito del
programa es construir dos o tres dormitorios casa para cada familia de calificación. Estos hogares
tienen una hipoteca con una tasa de interés muy razonable, y porque muchos de los materiales y
la mano de obra son donados, la hipoteca es mucho menor que si todo tenía que ser comprado
directamente.
Como administrador de un proyecto de voluntariado en el edificio con el corazón, que acaba de
iniciar un nuevo proyecto de construcción para construir una nueva casa de tres dormitorios para
una familia cuya calificación de residencia anterior fue destruida por una tormenta. Es necesario
crear un nuevo plan de proyecto para el proyecto. En lugar de partir de un plan de proyecto en
blanco, desea buscar una plantilla que le ayudará a crear su plan de proyecto de construcción
más rápidamente.

1. Abra Microsoft Project Professional 2016.

a
) En la barra de tareas, seleccione Project 2016 de acceso directo.
Verificar que Project 2016 se abre en la pantalla de inicio.

2. Crear un nuevo proyecto de construcción.

a
) En Project 2016 Pantalla de inicio, en la búsqueda de plantillas en línea, escriba el término de
búsqueda Construcción y seleccione el botón Iniciar búsqueda.
b
) En los resultados de búsqueda, seleccione la construcción residencial.
)c En el cuadro de diálogo de construcción residencial, en el campo Fecha de comienzo,
escriba o seleccione la fecha que corresponde hasta el próximo lunes.
d
) Seleccione Crear.
Verificar que el proyecto abre un nuevo plan proyecto de construcción residencial y dejar abierto
el archivo.

Lección 2: La definición de un proyecto | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 21

Tema B
Definir un proyecto
Después de crear un nuevo plan de proyecto, es importante para capturar la información sobre
el proyecto y guardarlo para que usted y otros usuarios pueden fácilmente comprender de qué
se trata el proyecto. En este tema, podrá definir su plan de proyecto introduciendo la información
y opciones de configuración específicas para su proyecto y, a continuación, podrá guardar el
nuevo archivo.

El cuadro de diálogo Información del proyecto

Cuando se crea un archivo de proyecto, no se le solicitará que proporcione cualquier información
del proyecto. Un buen lugar para empezar es el cuadro de diálogo Información del proyecto. El
cuadro de diálogo Información del proyecto captura información de alto nivel sobre el proyecto
como un todo. Por defecto, el cuadro de diálogo Información del proyecto utiliza la fecha actual
como fecha de inicio del proyecto. Calcula la fecha de fin de proyecto después de toda la
información de la tarea se establece y vinculados.

Figura 2-3: El lugar para ver y modificar información de alto nivel sobre el proyecto es el cuadro de
diálogo Información del proyecto.

El cuadro de diálogo Propiedades del proyecto

En el cuadro de diálogo Propiedades del proyecto, puede introducir información general del
proyecto, como el nombre del proyecto, el nombre del jefe de proyecto, el nombre de su
organización y palabras clave específicas relacionadas con el proyecto. Esta información le
ayudará a organizar y localizar los archivos de proyecto.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema B

22 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Figura 2-4: El cuadro de diálogo Propiedades del proyecto.

Nota: Rellenar el nombre del proyecto y las palabras clave en el cuadro de diálogo Propiedades del
proyecto ayudará a la indexación de búsqueda en el equipo local y en otros escenarios como archivo
compartido al usar SharePoint. Le ayudará a usted y a otros en la organización a encontrar el plan de
proyecto utilizando el comando Buscar en Windows o SharePoint.

Los métodos para la planificación de proyectos

La fecha de inicio del proyecto se muestra en el campo Fecha de inicio del cuadro de diálogo
Información del proyecto. La fecha de finalización del proyecto se muestra en el campo fecha
de fin. Puede cambiar la fecha de comienzo o de fin seleccionando la flecha hacia abajo situada
a la derecha de cada campo.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 23

Figura 2-5: La programación de un proyecto a partir de la fecha de comienzo o de fin.

Los proyectos pueden ser programados desde una fecha de comienzo o de fin (pero no ambos
al mismo tiempo). La lista desplegable del programa en el cuadro de diálogo Información del
proyecto muestra si su proyecto está programado a partir de la fecha de inicio o la fecha de
finalización. Si la lista desplegable del calendario se establece como fecha de inicio del
proyecto, la fecha de inicio estará activa y la fecha de finalización estará inactiva. Por otra
Nivel, si la lista desplegable calendario está ajustado a la fecha de finalización del proyecto,
la lista desplegable de fecha de finalización estará activo y la lista desplegable de fecha de
inicio estará inactivo.
De forma predeterminada, Microsoft Project 2016 horarios todos los nuevos proyectos a partir de
la fecha de comienzo. En este modo, todas las tareas son automáticamente programado para
comenzar tan pronto como sea posible, dando el máximo de flexibilidad de horarios.

Directrices para la programación de un proyecto a partir de la

fecha de finalización
Si usted elige para programar un proyecto desde una fecha de fin, todas las tareas nuevas serán
automáticamente programadas para comenzar lo más tarde posible. Esta restricción, así como
otras que pueden ser aplicadas en este modo, limitar la flexibilidad de horarios. Es ventajoso para
programar un proyecto desde una fecha de fin cuando:
• El proyecto tiene un plazo firme y desea identificar una fecha cuando el proyecto debe
comenzar con el fin de terminar a tiempo.
• Usted no está seguro si el proyecto va a comenzar.
• Su organización requiere que este modo puede utilizarse.
• Es mejor que el proyecto se inicie lo más tarde posible.
Nota: Si la lista desplegable calendario está ajustado a la fecha de finalización del proyecto
durante la fase de planificación de su proyecto, considere la posibilidad de cambiar a la
programación a partir de la fecha de inicio del proyecto durante su ejecución. Esto aumentará
su flexibilidad para realizar cambios en la programación si es necesario.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema B

24 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Cambios de fecha actual

Si es necesario, se puede cambiar la fecha actual del proyecto en el campo de fecha actual del
cuadro de diálogo Información del proyecto. Normalmente, se mantendrá la actual fecha de la
misma como la fecha real. Sin embargo, a veces puede que desee Project 2016 a actuar como si
la fecha actual es diferente de la fecha a partir de la fecha real. Por ejemplo, si usted está planeando
para un futuro proyecto, puede que desee hacer el mismo la fecha actual como fecha de inicio.

Figura 2-6: Puede cambiar la fecha que Project utiliza la fecha actual.

La pantalla Guardar como

Puede guardar un nuevo Microsoft Project Professional 2016 archivo seleccionando la pestaña
Archivo de la cinta de opciones y, a continuación, seleccionando la pestaña Guardar como
en el backstage. Usted tiene la opción de guardar su proyecto 2016 Archivo en tres lugares
distintos.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 25

Figura 2-7: Usted puede elegir dónde guardar un plan de proyecto en la pantalla Guardar como.

Lugar Descripción
Sincroniza Esta opción guarda y sincroniza los archivos de proyecto en un sitio de
Con SharePoint. Esta es una buena opción para utilizar si ha creado el archivo de
SharePoint proyecto a partir de una lista de tareas de SharePoint y el equipo del proyecto
está utilizando SharePoint.
OneDrive Esta opción guarda el archivo del proyecto en la nube. Esta es una buena opción
para utilizar si necesita acceder a su archivo de proyecto desde más de un
equipo. También significa que puede recuperar el archivo de proyecto si su
ordenador está dañado, perdido o robado.
Esta PC Esta opción guarda el archivo de proyecto para su equipo o red.

Nota: Si guarda sus archivos de proyecto para OneDrive, tenga en cuenta que debe tener instalado
Microsoft Project 2016 en cualquier equipo que va a utilizar para acceder al archivo. Por ejemplo, si va a
tener acceso a un archivo de proyecto con el equipo de trabajo y el equipo de su casa, ambos equipos
deben tener instalado Microsoft Project 2016.

Más sobre OneDrive

OneDrive de Microsoft es el servicio de almacenamiento basado en la nube. De forma
predeterminada, Office 2016 va a guardar su trabajo en su OneDrive cuenta. Al guardar archivos
en tu cuenta OneDrive, podrá acceder a los archivos en cualquier dispositivo conectado a Internet
con un navegador web o la app OneDrive.
OneDrive proporciona acceso a todos los archivos que guarde en él, incluidos los archivos de
Office, fotos, y mucho más. Puede ver todos los archivos, o puede limitar su vista a los últimos
archivos con los que ha trabajado o archivos que hayas compartido con personas concretas.
Incluso puede agrupar contactos y compartir archivos a nivel de grupo.
Dependiendo del nivel de servicio que usted compra, su OneDrive u oficina 365 cuenta puede
estar asociado con un servidor de SharePoint, lo que permite alojar sus archivos y aplicaciones
con toda la potencia de SharePoint. Microsoft SharePoint es una plataforma diseñada para
habilitar la colaboración, compartir archivos y desarrollo web rápido y el despliegue de
aplicaciones y datos.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema B

26 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Nota: Para obtener más información sobre SharePoint Server, visite http://
sharepoint.microsoft.com/en-us/preview/sharepoint.aspx.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 27

Actividad 2-2
Definir y guardar un proyecto
Antes de empezar
Project Professional 2016 se debe ejecutar en el escritorio con el proyecto Residential
Construction sin grabar abierto.

Escenario
Ahora que ha creado un nuevo plan de proyecto para su proyecto de construcción residencial, es
necesario hacer algunos cambios. Usted ha recibido palabra del asesor de financiación que el
proyecto comenzará en mayo de 2016 y que la familia de calificación, las maderas, han sido
aprobados para el nuevo hogar. La limpieza de los escombros de su lote también está incluida en
el proyecto. Usted también aprender que las maderas tienen dos hijas, de 12 y 9 años, que
entusiasma a cada ser conseguir su propia nuevo dormitorio y un cuarto de baño compartido.
Greene interiores de la ciudad acordó donar el tiempo de un diseñador de interiores para ayudar
a los bosques elegir sus toques finales. Teresa Sánchez, un respetado líder de negocios en la
ciudad de Greene, también ha anunciado que se unirá a la construcción con corazón como
director, y usted será informar de avances a ella más adelante.
Capturar esta información en su plan de proyecto y guárdelo.

1. Cambiar la fecha de inicio del proyecto y la fecha actual.

a) En la cinta de opciones, seleccione Proyecto→ Información del proyecto.
Verifique que el proyecto de Información cuadro de diálogo "Residential Construction' esté abierto.
b) En el cuadro Fecha de comienzo, escriba o seleccione el 2 de mayo, 2016
c) En la fecha actual, escriba o seleccione el 2 de mayo, 2016
d) Asegúrese de que la lista desplegable calendario se establece como fecha de inicio del proyecto.
e) Seleccione OK.
Compruebe que las fechas que se muestran en la vista Diagrama de Gantt reflejan la nueva fecha de inicio.

2. Actualice las propiedades del proyecto con su nueva información.

a) En la cinta de opciones, seleccione Archivo→ Info.
b) Seleccione Project Information y, a continuación, seleccione Advanced Properties. Verifique que el cuadro
de diálogo Residential Construction Properties esté abierto.

c) Seleccione la pestaña Resumen si no está ya seleccionada.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema B

28 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

d) En los campos de texto, introduzca la información correspondiente como se muestra en la imagen

siguiente:

e) Seleccione OK.

3. Guarde el archivo como C:\091062Data\Defining a Project\My_Woods_3BR_Home_Project.mpp

a) En la cinta de opciones, seleccione Archivo→ Guardar como.
b) Seleccione Examinar y, a continuación, desplácese a C:\091062Data\Defining a Project\.
c) En el campo Nombre de archivo, escriba My_Woods_3BR_Home_Project y seleccione
Guardar.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 29

Tema C
Asignar un calendario del proyecto
Cuando se crea un nuevo plan de proyecto, Microsoft Project 2016 supone que su proyecto tareas
se realizan durante una semana de trabajo estándar. En realidad, sin embargo, su proyecto
tareas pueden realizarse durante una semana laboral más larga o más corta. Usted puede
también tener en cuenta las vacaciones y horarios de vacaciones. En este tema, podrá modificar
los calendarios de proyecto en Microsoft Project 2016, de modo que reflejen las realidades de su
proyecto en particular.

Calendarios del proyecto

Microsoft Project 2016 usa calendarios para determinar cuándo programar tareas y cuando los
recursos estarán disponibles para realizar el trabajo. El calendario del proyecto está el calendario
en el que se determina el calendario general de un proyecto. Por ejemplo, si ha definido la
organización de vacaciones en el calendario del proyecto, la fecha de finalización que calcula
Project para el proyecto se ajustará automáticamente para que el proyecto terminará en una
jornada de trabajo. Aunque el calendario del proyecto se aplica a la totalidad del proyecto,
también puede asignar calendarios de recursos individuales o tareas.

Los calendarios base

Un calendario base define los días y horas laborables en un calendario que se puede asignar en
el proyecto. El cuadro de diálogo Información del proyecto muestra el calendario base asignada
a su proyecto en el campo calendario. Microsoft Project 2016 proporciona tres calendarios base
incorporada entre los que elegir:

Calendario base Descripción

Estándar 8:00 a 12:00 PM
1:00 p.m. a 5:00 PM
De lunes a viernes
Turno de noche 12:00 AM a 3:00 AM
4:00 AM a 8:00 AM
11:00 a 12:00 AM
De martes a viernes
12:00 AM a 3:00 AM
4:00 AM a 8:00 AM
Sábado
24 horas 24 horas al día, 7
días a la semana

El calendario base Estándar es el valor predeterminado para todos los archivos nuevos en
Microsoft Project 2016. Puede cambiar el calendario base a una de las otras opciones en la lista
desplegable Calendario.

Crear el cuadro de diálogo Nuevo calendario base

Puede utilizar el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base caja para crear un nuevo
calendario base para su proyecto copiando un calendario base existente y, a continuación,
cambiar para que se adapte a sus necesidades. Puede acceder al crear

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema C

30 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Cuadro de diálogo Nuevo calendario base seleccionando el botón Cambiar calendario

laboral de la pestaña Proyecto y, a continuación, seleccionar Crear nuevo calendario.

Figura 2-8: Copiar un calendario base usando el cuadro de diálogo creación de un nuevo calendario
base.

Nota: Asegúrese de que el nombre descriptivo de su calendario para que sea fácil elegir más
tarde.

El cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral

Cada organización tiene su propio horario de trabajo. Si su organización de las horas laborables
y no laborables de las horas predeterminadas del calendario base, puede crear un calendario
base y aplicarlo al proyecto. Para planear su proyecto precisa, también deberá especificar las
festividades que su compañía observa el calendario base predeterminado no incluye feriados.
El tiempo de trabajo es cuando el trabajo se realiza en un proyecto, una tarea o un recurso. Por
el contrario, el tiempo de descanso es cuando el trabajo no se está realizando. Puede modificar
el tiempo de trabajo seleccionando la pestaña Proyecto de la cinta de opciones y, a continuación,
seleccione el botón Cambiar calendario laboral en el comando Propiedades de grupo. El
cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral le permite hacer cambios en el calendario base
seleccionado.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema C

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 31

Figura 2-9: Realizar cambios en el tiempo de trabajo en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.

El cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral muestra una miniatura del calendario base del
proyecto. La leyenda a la izquierda de la miniatura calendario explica brevemente la codificación
utilizada en el calendario en miniatura. En la siguiente tabla se expande en la leyenda.

Elemento Significado
Trabajando El trabajo que se realiza en esta fecha.

No trabajando
El trabajo no se realiza en esta fecha. Los fines de semana y
los días festivos son normalmente las fechas de descanso.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema C

32 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Elemento Significado
Editar horas de trabajo El período de tiempo en el trabajo se realiza en esta
fecha. Es diferente de un día normal de trabajo.

Día de excepción Las horas de trabajo en esta fecha es distinta a la

habitual. Por ejemplo, una organización podría ser
sólo abierto durante la mañana el día antes de una
fiesta importante.
Semana de trabajo no predeterminada Las horas de trabajo durante toda esta semana
son diferentes de lo habitual. Por ejemplo, una
organización puede estar completamente cerrada
durante una semana.

Excepciones
En Microsoft Project 2016, una excepción es un día o una semana cuando el tiempo de trabajo
es diferente de lo que es normal para el calendario base. Todas las excepciones del calendario
base se muestran en una tabla en la parte inferior del cuadro de diálogo Cambiar calendario
laboral.

Figura 2-10: Una excepción a la base calendario podría ocurrir durante las vacaciones.

Puede agregar una excepción para el calendario base seleccionando una fecha o fechas en el
calendario en miniatura en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral e introducir un
nombre para la excepción en la tabla de excepciones. Por ejemplo, si su organización está
cerrado durante las vacaciones de Acción de Gracias, seleccionaría el cuarto jueves de noviembre
en el calendario en miniatura y entrar en acción de gracias en la celda resaltada de la tabla de
excepciones.

Nota: Microsoft Office 2016 también le permite cambiar la semana de trabajo normal
de un calendario base utilizando la pestaña Semanas laborales en el cuadro de
diálogo Cambiar calendario laboral. Por ejemplo, puede cambiar el predeterminado
de la semana laboral de lunes a viernes de martes a sábado. Esta es una habilidad
avanzada que no se tratan en este curso. Para obtener más información, escriba
Change Working days for the project calendar en el campo de la barra ¿Qué
desea hacer?

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema C

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 33

El tiempo de trabajo vs. tiempo no laborable

Por defecto, cada vez que agregue una excepción para el calendario base, Microsoft Project 2016
asume que todo el día es el tiempo de descanso. No obstante, supongamos que su organización
sólo estará abierta desde las 8:00 a.m. a 12:00 p.m. en la víspera de Navidad. Usted puede hacer
algunos de los días y el tiempo de trabajo de algunos de los tiempos de descanso día
seleccionando la excepción en la tabla de Excepciones y, a continuación, seleccione Detalles.

El cuadro de diálogo Detalles

El cuadro de diálogo Detalles establece los tiempos de trabajo seleccionado de la excepción.
Puede utilizar excepciones para aumentar las horas de trabajo normales, así como reducirlos.
Por ejemplo, su organización podría estar abierta a altas horas de la noche para el inventario.

Figura 2-11: Los tiempos de trabajo para una excepción aparecen en el cuadro de diálogo Detalles.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema C

34 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Actividad 2-3
Crear y asignar un nuevo calendario
Antes de empezar
El archivo del plan de proyecto My_Woods_3BR_Home_Project.mpp está abierto.

Escenario
Building with Heart observa varios días festivos donde no se programará el trabajo del proyecto.
Asimismo, el trabajo es sólo la mitad de un día programado para el día de las elecciones. Si
decide agregar estas vacaciones a un nuevo calendario base y, a continuación, asignar como
calendario del proyecto para hacer el calendario más exacto.

1. Crear una copia del calendario Estándar.

a) En la cinta de opciones, seleccione Proyecto→ Cambiar tiempo de trabajo.
b) En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, seleccione Crear nuevo calendario.
c) En el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base, en el campo Nombre, escriba BWH
Standard Calendar
d) En el campo hacer una copia de, seleccione Calendario estándar.
e) Seleccione OK.
Verifique que el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral está abierto y que el campo
calendario se establece en BWH Standard Calendar.

2. Agregar días festivos como excepciones.

a) Desplácese por el calendario hasta mayo de 2016.
b) Seleccione Lunes, 30 de mayo de 2016.
c) En la tabla Excepciones, en la columna Nombre, seleccione la celda resaltada.
d) Escriba el Memorial Day y pulse Intro.
e) Agregue las siguientes excepciones al calendario del proyecto:
• Lunes, 4 de julio de 2016, Independence Day
• Lunes, 5 de septiembre de 2016, Labor Day
• Martes, 8 de noviembre de 2016, Election Day

3. Cambiar el tiempo de trabajo de la jornada electoral.

a) En la tabla Excepciones, seleccione Election Day.
b) Seleccione Detalles.
c) En los detalles del cuadro de diálogo "Election Day", seleccione el botón radio de los tiempos de
trabajo.
d) Selecciona la segunda fila de la tabla de tiempos de trabajo (1:00 PM a 5:00 PM).
e) Pulse Eliminar para quitar la segunda fila.
f) Seleccione Aceptar para cerrar los detalles del cuadro de diálogo "Election Day".

4. Establecer un patrón de repetición.

a) En la tabla Excepciones, seleccione Memorial Day.
b) Seleccione Detalles.
c) En los detalles del cuadro de diálogo 'Memorial Day', en la sección Patrón de repetición,
seleccione el botón de radio anual.
d) Seleccione el botón de radio último lunes de mayo.
e) Seleccione el botón de radio después del final.
f) Cambiar el número de repeticiones de 1 a 10.
g) Seleccione Aceptar para cerrar los detalles del cuadro de diálogo 'Memorial Day'.
h) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema C

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 35

5. Asignar BWH Standard Calendar como el calendario del proyecto.

a) Seleccione Proyecto→ Información del proyecto.
b) En el proyecto de información 'My_Woods_3BR_Home_Proyect", en la lista desplegable
Calendario, seleccione BWH Standard Calendar.
c) Seleccione OK.

6. Guarde los cambios a My_Woods_3BR_Home_Project.mpp y ciérrela.

a) En la cinta de opciones, seleccione Archivo→ Guardar.
b) En la cinta de opciones, seleccione Archivo→ Cerrar.

Lección 2: Definiendo un proyecto | Tema C

36 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Resumen
En esta lección, se ha creado un nuevo proyecto a partir de una plantilla y establecer la fecha de
comienzo del proyecto. Se capturó la información pertinente en las propiedades del proyecto, y
ha creado un calendario base para reflejar la organización del horario de trabajo. Practicando el
buen hábito de definir adecuadamente su plan de proyecto, asegúrese de que el plan sea
fácilmente entendible y mantenible durante la vida del proyecto. Con el tiempo, va a crear una
biblioteca de planes de proyecto sólido que usted y su organización pueden aprovechar para
mejorar futuros proyectos.

¿Por qué puede crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla en lugar de un plan de
proyecto en blanco?
A: Las respuestas varían, pero pueden incluir para obtener una ventaja sobre el llenado de las
fases y tareas, para comparar su enfoque a otros enfoques comunes, o para obtener una
rápida idea de cuánto tiempo este tipo de proyecto puede tomar.
¿Qué excepciones para el calendario base se agregue a su próximo proyecto? ¿Se repiten?
A: Las respuestas varían, pero pueden incluir: Las vacaciones son las excepciones más
comunes. Si un proyecto tiene una duración de más de un año, una excepción recurrente
es útil.

Lección 2: La definición de un proyecto |

3 Crear y organizar tareas
Horario de clase: 1 hora, 45 minutos

Objetivos de la lección.
En esta lección aprenderá a crear y organizar tareas. Usted podrá:
• Agregar tareas en el plan del proyecto.
• Importar tareas desde otros programas, como Excel y SharePoint.
• Crear y modificar una estructura de descomposición del trabajo e hitos.
• Definir relaciones entre tareas y describir las dependencias entre tareas.
• Programar tareas y administrar las restricciones y plazos.

Introducción
Ahora que has creado y definido su plan de proyecto, necesitará modificar el plan del
proyecto para que refleje el trabajo que debe hacerse para un proyecto en particular.
Usted entiende que Microsoft® Project Professional 2016 es una herramienta muy
poderosa para definir y programar los detalles de un plan de proyecto, pero usted no
puede saber exactamente cómo hacerlo.

Ya puede utilizar una lista de tareas para hacer un seguimiento de lo que se necesita
hacer en su vida personal o profesional. Puede utilizar un bloc de notas, u otras
herramientas de software como Microsoft Outlook o Excel, para seguir la pista de sus
tareas. Sin embargo, cuando se trata de un sólido plan de proyecto que puede ser
programado para que el grado de precisión que se adapta a sus necesidades, el proyecto
puede ayudarle a convertir una lista de tareas básicas en un programa real. En esta
lección vamos a hacer precisamente eso.
38 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

TEMA A
Agregar tareas a un plan de proyecto
Una vez que tenga un archivo de Microsoft Project Professional 2016, debe actualizarlo con
información detallada acerca de su proyecto. En este tema, tendrá que introducir las tareas
que deben realizarse para completar el proyecto, estimar cuánto tiempo se necesita para
realizar cada tarea y vincular las tareas juntos en una cadena.

Tareas de proyecto
Una tarea es un fragmento específico del trabajo del proyecto. En otras palabras, las tareas son
los bloques de construcción de los esfuerzos que deben realizarse para ejecutar el proyecto. En
Microsoft Project Professional 2016, puede utilizar tareas para romper en trozos manejables un
proyecto de trabajo. Puede programar la duración y la secuencia de tareas en el proyecto, y
asignar recursos (personal o material) que realizan las tareas.

Figura 3-1: Las tareas del proyecto son los bloques de construcción de un plan de proyecto.

La entrada de tarea Tabla

Ya se ha familiarizado con la vista Diagrama de Gantt. Esta vista contiene la tarea tabla de
entrada de datos, que es el área principal de Microsoft Project para ver, introducir y modificar
tareas. La entrada de tarea Tabla funciona de manera muy similar a otras pantallas basado en
tabla. Si usted ha trabajado con tablas en Excel u otros programas, usted encontrará una
funcionalidad similar en Microsoft Project.

Lección 3: Crear y organizar las tareas | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 39

Figura 3-2: Va a crear la estructura básica de su plan de proyecto en el cuadro de entrada de tarea.

En el panel izquierdo de la vista Diagrama de Gantt, verá la entrada de tarea Tabla que contiene
la siguiente información del proyecto en las columnas de izquierda a derecha.

Columna Descripción
Número de fila La fila del diagrama de Gantt. Este número se corresponde con el
código de la tarea en esa fila.
Indicadores Pequeños iconos que muestran el estado de las tareas, la ayuda y la
información sobre el error. Por ejemplo, si una tarea contiene una nota
esta columna mostrará un indicador de nota.
Modo de tareas Muestra si la tarea está programada automática o manualmente.
Nombre de tarea Una breve descripción de la obra. Corto, orientado a la acción, son
los mejores nombres de la tarea (por ejemplo, "Design Logo").
Duración El tiempo de la tarea. De forma predeterminada, Microsoft Project
2016 utiliza días como unidad de tiempo para las duraciones. Sin
embargo, si lo desea, puede especificar en minutos, horas, semanas
o meses como unidad de tiempo.
Inicio La fecha de la tarea está planeada para comenzar.
Finalizar La fecha cuando la tarea está planeado para ser completado.
Predecesores El ID de tarea(s) de tareas en las que esta tarea depende por completo.

El cuadro de diálogo Información de la tarea

En la vista Diagrama de Gantt, cada vez que se abre una tarea, se abre el cuadro de diálogo de
información. Este cuadro de diálogo contiene toda la información acerca de la tarea, agrupados
en seis fichas. La pestaña General muestra el nombre de la tarea, la duración, el modo de
programación, Fecha de inicio y Fecha de fin-que corresponden a varias de las columnas de
la tabla de entrada de tarea.

Lección 3: Crear y organizar las tareas | Tema A

40 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Figura 3-3: La tarea de actualización de datos en el cuadro de diálogo Información de la tarea.

Información general de tareas

La ficha General del cuadro de diálogo Información de la tarea contiene casi la misma información
que las columnas de la tabla de entrada de tarea. Se pueden modificar los valores directamente
en la tabla o en el cuadro de diálogo.

Nota: Tras realizar un cambio a una tarea, los cambios en la programación será
resaltada en azul claro en la vista Diagrama de Gantt.

Las duraciones de las tareas

El campo Duración Muestra la cantidad de tiempo que se tarda en completar la tarea.
Generalmente, usted sabrá cuánto tiempo tomará para realizar una tarea. Sin embargo, si usted
no está seguro de cuánto tiempo tardará una tarea, puede marcar la duración estimada. Si marca
una duración como estimada, se mostrará con un signo de interrogación. Por el contrario, si se
escribe un signo de interrogación después de una duración, se marcará como estimada.

Figura 3-4: Puede especificar una duración estimada si no estás seguro de cuánto tiempo tardará
una tarea.

Nota: Si está utilizando el modo automático nuevas tareas programadas, todas

las tareas nuevas serán dadas automáticamente tendrá una duración estimada de
1 día.

Vínculos de tareas
Cuando se vinculan dos tareas en Microsoft Project 2016, se crea una dependencia entre sus
fechas de comienzo y de fin. Las dependencias de la unidad de programación del proyecto. La
tarea de las tareas predecesoras son las tareas

Lección 3: Crear y organizar las tareas | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 41

La unidad que su programación, mientras que sus sucesores son las tareas que dependen de
ella. Cualquier cambio que realice en una tarea vinculada afectará a sus sucesores, y sus
sucesores, los sucesores, y así sucesivamente.
De forma predeterminada, cuando se vinculan dos tareas en Microsoft Project Professional 2016,
un simple de Fin a comienzo (FC) La dependencia se establece entre ellos. Esto significa que la
primera tarea debe ser completada antes de la segunda tarea puede comenzar. Los vínculos entre
las tareas se indican con flechas. Si su proyecto es simple, usted puede vincular todas las tareas
juntos en una sola cadena (mejor conocido para los administradores de proyectos como una ruta).
Sin embargo, en proyectos más complejos, tareas a menudo están vinculadas para formar varias
rutas que pueden ser divergentes, converge, o ejecutar en paralelo el uno con el otro.

Figura 3-5: Tareas vinculadas.

Nota: Otros tipos de dependencias entre tareas-de principio a fin (SF), Comienzo a
comienzo (SS), y Fin a fin (FF)-se discutirá más adelante en este curso.

Selección de tareas
Puede seleccionar varias tareas y vincularlas como dependencias utilizando el comando
Vincular tareas seleccionadas. Puede seleccionar la primera tarea en una secuencia y, a
continuación, utilice la tecla Mayús para seleccionar una secuencia de tareas, o puede utilizar la
tecla Ctrl para seleccionar tareas no contiguos.

Lección 3: Crear y organizar las tareas | Tema A

 42 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Actividad 3-1
Agregar tareas a un plan de proyecto
Archivo de datos
C:\091062Data\Creating and Organizing Tasks\Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp

Escenario
Ahora que usted tiene un plan de proyecto para la casa familiar del Bosque, es necesario agregar
algunas tareas. Usted sabe que la limpieza de los escombros del lote debe ser completado.
Agregue las tareas que crees que serán necesarios para derribar y borrar la antigua casa.
También desea asegurarse de que cualquier material reutilizable se guardan para el nuevo hogar
o enviado al edificio con el centro de reciclaje del corazón. Usted necesita tener algunos
voluntarios para clasificar la basura y contratar varios camiones para transportar los contenedores
apropiados a sus diferentes destinos. Ya que no están seguros de cómo incorporar estas tareas
en el plan general del proyecto, se agregan al final de la hoja y les lleve adelante una vez que
usted aprenda cuando esas tareas deben completarse.

1. Abrir el bosque_3BR_home_project_Tasks.mpp archivo del plan del proyecto.

a) Seleccione Archivo → Abrir.
b) En el backstage abierto, seleccione Examinar.
c) En el cuadro de diálogo Abrir, desplácese a la carpeta C:\091062Data\Creating and
Organizing Tasks que contiene los archivos de clase.
d) Seleccione Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp y seleccione Abrir.

2. Agregar una tarea Demolition of Old House.

a) Asegúrese de que se encuentra en la vista Diagrama de Gantt.
b) En el panel entrada de tareas, desplácese hacia abajo hasta la zona donde hay filas vacías, debajo
de la fila 108.
c) En el campo Nombre, escriba Demolition of Old House
d) En el campo Duración, escriba ¿2 semanas? Para indicar que se trata de estimar la demolición de
dos semanas.

3. Agregue las siguientes tareas por debajo de Demolition of Old House. Si es necesario, cambiar la
duración de un día.
• Place Containers
• Sort Debris
• Haul Recycling
• Haul Waste

4. Vincular la retrogradación tareas juntos.

a) Seleccionar todas las tareas que acaba de introducir. Asegúrese de seleccionar la primera tarea, la
Demolition of Old House, en primer lugar, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona
las siguientes tareas.
b) En la cinta de opciones, seleccione Tarea→ Vincular las tareas seleccionadas.
Compruebe que las tareas están vinculadas en secuencia examinando la columna Predecessors de
las tareas.
5. Guarde los cambios como My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp.
a) En la cinta de opciones, seleccione Archivo→ Guardar como.
b) Seleccione Examinar y, a continuación, desplácese a C:\091062Data\Creating and Organizing
Tasks\.
c) En el campo Nombre de archivo, escriba My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks y, a
continuación, seleccione Guardar.

Lección 3: Crear y organizar las tareas | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 43

Tema B
Importar tareas desde otros programas
Ya ha agregado manualmente las tareas de un plan de proyecto. Sin embargo, puede haber
ocasiones cuando una lista de tareas que ya ha sido creado en otro programa. Esto es
especialmente cierto cuando están colaborando con otros que no están utilizando Microsoft
Project. En este tema, podrá importar tareas de otros programas en el plan del proyecto.

Los métodos de importación de tareas

Si tiene una lista de tareas en otro programa, puede importarlos a Microsoft Project. Porque la
tarea tabla de entrada de datos es similar a una hoja de cálculo, la manera más sencilla de
importar tareas es copiarlos al Portapapeles y pegarlos en el plan del proyecto. También puede
crear un nuevo plan de proyecto de una lista de tareas de SharePoint existente. Proyecto también
importa tareas desde los siguientes tipos de archivos:

Tipo de archivo Descripción

Microsoft Excel Este formato de Microsoft Excel, utilizado por el programa de hoja de
cálculo, Microsoft Excel utiliza la extensión .xlsx, .xlsb y extensiones .xls.
Sólo texto ASCII De sólo texto o formato ASCII es un formato de texto genérico usado por
procesadores de texto y otros programas. Este formato usa la extensión
.txt y está delimitado por tabulaciones.
Valores Valores separados por comas (CSV) es un formato de texto genérico
separados por usado por procesadores de texto y otros programas. Este formato usa la
comas (CSV) extensión .csv y está delimitado por comas, cuyos valores están
separados por el separador de listas del sistema, normalmente una coma
o un punto y coma.
Lenguaje de XML (Extensible Markup Language) es un formato usado para entregar
marcado datos estructurados y enriquecido de una forma estándar y coherente.
extensible (XML) Este formato usa la extensión .xml. Al igual que el formato MPX usado
en las versiones de Project más antiguas, el formato XML se puede usar
para intercambiar datos del proyecto entre Project y otros programas .

El Centro de confianza
De forma predeterminada, Microsoft Project 2016 no abrirá los formatos de archivo que no
sean el plan de proyecto de formato nativo (.mpp y archivos .mpt). Para importar datos
desde otros formatos de archivo, primero debe habilitar la posibilidad de abrir otros formatos
de archivo en el Centro de confianza. Puede acceder al Centro de confianza del cuadro de
diálogo Opciones.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema B

44 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Figura 3-6: Proyecto no Abierto non-archivos de proyecto a menos que lo habilite en el cuadro de
diálogo formatos heredados.

El cuadro de diálogo Asistente de importación

Cuando abra un no-plan de proyecto archivo en uno de los formatos admitidos, el proyecto
iniciará automáticamente el Asistente para importación. El asistente de importación lo guían
aunque los pasos necesarios para importar los datos del archivo.
Al importar datos de otro tipo de archivo, usted necesita para crear un mapa de importación. Este
mapa define cómo desde el archivo de origen de datos corresponde a los datos en el archivo de
proyecto. Por ejemplo, si una hoja de cálculo de Excel tiene tres campos etiquetados Nombre de
la tarea, la fecha de inicio y duración, necesita asignar estos campos a los campos
correspondientes en el proyecto para asegurarse de que los datos se estructuran según lo
previsto. Puede utilizar un mapa existente o crear un nuevo mapa.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 45

Figura 3-7: El Asistente de importación permite asignar las columnas del archivo de datos
para las columnas del plan del proyecto.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema B

46 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Actividad 3-2
Tareas de importación a un plan de proyecto
Archivos de datos
C:\091062Data\Creating and Organizing Tasks\Landscape_Task_List.xlsx
C:\091062Data\ Creating and Organizing Tasks \Home_move_plan.xlsx

Antes de empezar
E archivo de plan de proyecto My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp está abierto.

Escenario
Gary Clark es un voluntario en el edificio con el Centro especializado en jardinería respetuosa
con el medio ambiente. Él le envió un archivo Excel que contiene algunas de las tareas que él
quiere asegurarse que están incluidos en el plan del proyecto para el bosque en casa. Si decide
agregar sus tareas a su plan.
Mientras tanto, su nuevo director, Teresa Sánchez, tiene un archivo que ella piensa que fue
exportado desde un programa de gestión de proyectos, tal vez incluso una versión anterior del
proyecto. Ella dice que el archivo contiene las tareas básicas que una familia necesita para
seguir al mudarse a una casa nueva. Ella quisiera que usted intente abrirlo en Microsoft Project
y ver si podría ser algo interesante que ofrecer a las maderas y otras Familias como folleto para
ayudarlos a prepararse mientras se construye su casa.

1. Abrir el archivo Landscape_Task_List.xlsx en Microsoft Excel.

a) En la barra de tareas de Windows, seleccione Explorar Archivo.

b) En la ventana del explorador de archivos, desplácese a la carpeta C:\091062Data\ Creating
and Organizing Tasks que contiene los archivos de clase.
c) Haga doble clic en el archivo Landscape_Task_List.xlsx para abrirlo en Excel.

2. Las tareas de copia al portapapeles.

a) En Excel, seleccione las celdas de la columna A, las filas 2 a 7, que contienen los nombres de las
tareas.

b) En la banda de inicio, seleccione Copiar.

3. Pegar las tareas en el My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp plan de proyecto.

a) En la barra de tareas, seleccione el proyecto acceso directo para volver a Microsoft Project.
b) En el cuadro Entrada de tarea, desplácese hacia abajo a la zona vacía.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 47

c) Coloque el cursor en el nombre de columna de la primera fila vacía.

d) Tarea de la cinta de opciones, seleccione Pegar.
Verifique que la nueva tarea tareas aparece en la tabla de entradas.

4. Guarde los cambios en My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp y a continuación, cierre el archivo y Excel.

a) Seleccione Archivo→ Guardar.
b) Seleccione Archivo→ Cerrar para cerrar My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp.
c) En la barra de tareas de Windows, seleccione Excel para volver a Excel.
d) En la esquina superior derecha de la ventana de Excel, seleccione Cerrar para salir del programa.
Si se le pregunta si desea guardar los cambios, seleccione No.

5. Importar Home_move_plan.xlsx como un nuevo plan de proyecto.

a) Si es necesario, en la barra de tareas de Windows, seleccione un proyecto para volver a Microsoft Project 2016.
b) Seleccione Archivo→ Nuevo.
c) En el backstage Nuevo, seleccione Nuevo del libro de Excel.
d) En el cuadro de diálogo Abrir, desplácese a la carpeta C:\091062Data\ Creating and
Organizing Tasks que contiene los archivos de clase.
e) En la lista desplegable Formato, seleccione Libro de Excel (*.xlsx).

f) Seleccione Home_move_plan.xlsx, y, a continuación, haga clic en Abrir.

g) En el cuadro de diálogo Asistente para importación, seleccione Siguiente.

h) En el Asistente para importación - cuadro de diálogo Mapa, seleccione el botón de radio

mapa existente y, a continuación, seleccione Siguiente.
i) En el Asistente para importación - cuadro de diálogo selección de mapa, seleccione Tarea
mapa "Exportar Tabla", y luego seleccione siguiente.
j) En el Asistente para importación - cuadro de diálogo Modo de importación, seleccione el
botón de radio nuevo proyecto y, a continuación, seleccione Siguiente.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema B

48 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

k) En el Asistente para importación - cuadro de diálogo Opciones de mapa, asegúrese de que

las casillas de verificación seleccionadas son las siguientes y, a continuación, seleccione
Siguiente.

l) En el Asistente para importación - cuadro de diálogo Asignación de tareas, en la lista

Nombre de la hoja de cálculo de origen, seleccione Tarea_tabla y, a continuación,
seleccione Finalizar.
m) Si es necesario, seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Advertencia de Microsoft
Project acerca de la fecha de inicio.
n) Verifique que el nuevo plan de proyecto es creado.

6. Guardar el nuevo plan de proyecto como My_Family_Home_Move_Plan.mpp y luego cerrar el archivo.

a) Seleccione Archivo→ Guardar como.
b) En el cuadro de backstage Guardar como, seleccione Examinar y navegue hasta la carpeta de
Creating and Organizing Tasks.
c) En el cuadro de diálogo Guardar como, en el campo Nombre de archivo, escriba
My_Family_Home_Move_Plan
d) Seleccione Guardar.
e) Seleccione Archivo→ Cerrar.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 49

Tema C
Crear una estructura de descomposición del trabajo
Ahora que has añadido a las tareas de un plan de proyecto, necesita una manera de agrupar y
organizar las tareas. En este tema, podrá crear y modificar una estructura de descomposición del
trabajo e hitos.

Estructura de descomposición del trabajo

La estructura de descomposición del trabajo (EDT) es la organización jerárquica de la lista de
tareas. Crear una EDT de su lista de tareas te ayuda a organizar tus tareas y descompone las
tareas grandes en tareas más pequeñas.
La EDT debe detallar el alcance completo de trabajo necesario para completar el proyecto. Este
desglose es fundamental para estimar el costo del proyecto, la asignación de recursos y una
planificación efectiva. El avance del proyecto se basará en la comparación entre el trabajo real y
el plan tal como se detalla en el EDT. Es importante para afinar la lista de tareas en un WBS
completada durante el proceso de planificación.

Figura 3-8: Usted debe organizar las tareas en una estructura de descomposición del trabajo jerárquico.

Tareas de resumen y subtareas

Una tarea de resumen es uno que tiene subtareas relacionadas agrupadas por debajo de ella.
En la vista Diagrama de Gantt, las tareas de resumen se muestran con el texto en negrita en el
panel de la izquierda y los corchetes horizontales en el panel de la derecha. Las subtareas se
sangran debajo de sus tareas de resumen. Puede ocultar todas o algunas de las subtareas de
una tarea de resumen para una vista de alto nivel de un proyecto. Las tareas de resumen también
pueden hacerse en las subtareas de una tarea resumen superior, lo cual es útil si usted tiene
proyectos complejos.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema C

50 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Figura 3-9: Puede contraer y expandir las tareas y subtareas de resumen en la vista Diagrama de
Gantt.

Puede crear nuevas tareas de resumen en la vista Diagrama de Gantt mediante el botón Insertar
tareas de resumen en el comando Insertar grupo en la pestaña Tarea de la cinta de opciones.
Puede convertir una tarea regular en una tarea de resumen utilizando el botón anular la sangría
de la tarea en el calendario del grupo de comandos en la pestaña Tarea. A la inversa, puede
convertir una tarea regular en una subtarea utilizando el botón de tarea de sangría en la Lista
grupo de comandos de la pestaña Tarea.
Agrupar tareas bajo una tarea de resumen no crea automáticamente las dependencias entre las
subtareas. Debe vincular subtareas manualmente (si no están ya vinculadas).
Puede cambiar la duración de las tareas de resumen, pero al hacerlo no siempre cambia la
duración delos subtareas. Es mejor cambiar la duración de las subtareas, que cambiará la
duración de la tarea de resumen.

Dos enfoques para las tareas de resumen

A veces, tendrá que crear una lista completa de las tareas del proyecto y, a continuación,
agruparlos en las tareas de resumen (el enfoque bottom-up). Otras veces, se creará una lista de
tareas de alto nivel que se convierten en tareas de resumen como agregar subtareas debajo de
nivel inferior cada uno (el enfoque de arriba hacia abajo). Ningún enfoque es necesariamente
mejor que el otro. El enfoque bottom-up funciona bien cuando usted ya tiene una buena idea de
lo que debe hacer para completar el proyecto. El enfoque top down funciona mejor si usted sólo
tiene una idea general de cómo se desarrollará el proyecto.

La tarea de resumen del proyecto

Cada nuevo proyecto contiene automáticamente una tarea de resumen del proyecto. Todas las
tareas nuevas que se agregan a un proyecto serán las subtareas de la tarea de resumen del
proyecto. Project 2016 oculta la tarea de resumen del proyecto por defecto en nuevos proyectos.
En la vista Diagrama de Gantt, puede mostrarla seleccionando la ficha contextual de formato
en la cinta de opciones, encontrando el grupo Mostrar/ocultar, y el control de la casilla de
verificación Tarea de resumen del proyecto.
La tarea de resumen del proyecto aparecerá como la primera tarea en el diagrama de Gantt y es
útil ya que contiene el resumen, o enrollar, del plan general del proyecto.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema C

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 51

Figura 3-10: La tarea de resumen del proyecto es la tarea de más alto nivel en la estructura de descomposición del trabajo.

Nota: La tarea de resumen del proyecto se refiere a veces como "Tarea 0".

Los números de esquema

Cuando se trabaja con proyectos complejos que tienen un número de tareas de resumen y
subtareas, puede resultar útil para ver los números de esquema que Project 2016 asigna
automáticamente a cada tarea. Proyecto utiliza un esquema de numeración de esquema decimal
para mostrar la secuencia y el nivel de las tareas. Project oculta el número de esquema por
defecto. En la vista Diagrama de Gantt, puede mostrar los números de esquema seleccionando
la ficha contextual de formato en la cinta de opciones, encontrando el grupo Mostrar/Ocultar, y
el control de la casilla de verificación Número de esquema. Los números de esquema aparecerá
antes de cada tarea en el diagrama de Gantt.

Figura 3-11: Los números de esquema le ayudará a ver las tareas y niveles usando un sistema de numeración.

Tareas hito
Un hito es un punto significativo en la vida de su proyecto, como un resultado o el final de una
etapa. En la práctica de la gestión tradicional de proyectos, hitos no son tareas, no se toman el
tiempo y hacer

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema C

52 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

No se requieren recursos. Sin embargo, en Microsoft Project Professional 2016, los hitos son
tareas que normalmente tienen una duración cero pero pueden tener duración si es
necesario.

Figura 3-12: Un hito del proyecto está marcada por un diamante en el diagrama de Gantt.

En la vista Diagrama de Gantt, los hitos están indicadas con un diamante. Puede crear un nuevo
hito utilizando el botón Insertar hito en el comando Insertar grupo en la pestaña Tarea de la
cinta de opciones. Nuevos hitos tienen una duración cero. Si introduce una nueva tarea de la
mesa de entrada y establecer la columna de duración a 0, proyecto lo convertirá
automáticamente en un hito. Puede convertir una tarea regular en un hito marcando la casilla de
verificación Marcar la tarea como hito en la pestaña Opciones avanzadas del cuadro de
diálogo Información de la tarea. Tareas habituales que convierten a los hitos conservan sus
duraciones y sus recursos.

Notas de tarea
Puede utilizar la pestaña Notas del cuadro de diálogo Información de la tarea para agregar otros
hechos acerca de una tarea.

Figura 3-13: Puede introducir texto en la pestaña Notas del cuadro de diálogo Información de la
tarea.

Existen tres métodos para agregar notas.

Método Descripción
Escriba Puede escribir directamente el texto en el campo Notas. A continuación, puede
aplicar formato al texto utilizando los botones que aparecen encima del campo
o accesos directos de teclado comunes (como Ctrl
+B para negrita, Ctrl+I para cursiva y Ctrl+U para subrayado).
Copiar y Puede copiar el texto o los gráficos a partir de un documento de origen (como
pegar Microsoft® Word, Excel® y PowerPoint®) y péguelos en el campo notas. El
formato del documento de origen generalmente es retenido por el campo Notas.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema C

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 53

Método Descripción
Insertar objeto Puede importar un archivo en el campo Notas seleccionando el botón
Insertar objeto. Casi cualquier archivo de Microsoft® Windows® puede
ser insertado. Tienes varias opciones para la inserción: Puede optar por
insertar un nuevo archivo o un archivo existente. Si desea insertar un
archivo existente, puede elegir insertar una copia del archivo original o el
vínculo al archivo original. Por último, puede elegir mostrar el contenido
del archivo o un icono del archivo.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema C

54 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Actividad 3-3
Crear una estructura de descomposición del
trabajo
Antes de empezar
Project 2016 está abierta.

Escenario
Has añadido algunas tareas para despejar los escombros de la casa vieja y ha importado
algunas tareas para ajardinar para las maderas del plan del proyecto, que fueron proporcionados
por el paisajista, Gary Clark. Necesita incorporar estas tareas en el plan general del proyecto y
organizarlos en la estructura de descomposición del trabajo.

1. Reordenar la lista de tareas.

a) Seleccione Archivo → Abrir.
b) Con el backstage abierto, Seleccionar reciente, y, a continuación, seleccione
My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.
Compruebe que el My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks abre en Project.
c) Localizar y seleccionar las tareas siguientes:
• 109 – Demolition of Old House
• 110 – Place Containers
• 111 – Sort Debris
• 112 – Haul Recycling
• 113 – Haul Waste
d) Haga clic con el botón derecho en la columna ID de tarea para la tarea 109 – Demolition of Old
House y seleccione Cortar.
e) Desplácese hasta la Nivel superior de la tabla de entrada de tarea.
f) Haga clic con el botón derecho en la columna ID de tarea para la Tarea 4 –
Apply for Permits y seleccione Pegar. Compruebe que Apply for Permits
se encuentra ahora en la novena fila debajo de Haul Waste.

2. Insertar una nueva tarea de resumen para Clear Old Home.

a) Seleccione las cinco tareas, como se muestra a continuación:

b) Seleccione Tarea → Insertar Tarea de resumen.

c) En la tabla Entrada de tarea, en la columna Nombre de tarea de <New Summary Task>, cambie el
texto a Clear Old Home

3. Sustituir la tarea Sod and complete plantings con el nuevo panorama de las tareas.
a) Desplácese hacia abajo y seleccione las tareas siguientes:
• Order Plants and Trees
• Build Compost Bin
• Build Flower Beds and Edges

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema C

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 55

• Weed and Trim Existing Yard

• Plant New Plants and Trees
• Re-Seed Bare Lawn Areas
b) Arrastre y suelte las tareas seleccionadas por debajo de la tarea 107 – Install backyard fence

c) Seleccione las tareas de SOD and complete plantings – front yard y Sod and complete
plantings - backyard y, a continuación, presione la tecla Supr.

4. Agregar una nota a la tarea Landscaping and Grounds Work.

a) Haga doble clic en la tarea de resumen, Landscaping and Grounds Work.
b) En el cuadro de diálogo Información de tareas de resumen, seleccione la pestaña Notas.
c) En el campo Notas, introduzca Additional tasks provided by Gary Clark.
d) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de tareas de resumen.
Verifique que el icono de nota de la tarea aparece en la columna de Indicadores y coloque el cursor sobre ella para
Mostrar el texto de la nota.

5. Mostrar la tarea de resumen del proyecto.

a) Desplácese hasta la Nivel superior de la lista de tareas, de manera que la Tarea 1: Condiciones generales está visible.
b) En la barra ¿Qué desea hacer?, escriba Summary Task
c) En la lista de resultados, seleccione Show Project Summary Task.
Compruebe que la Task 0: Woods Family 3BR Home es visible. Puede que tenga que desplazarse hacia arriba de nuevo para
verlo.

6. Agregar un hito en el plan del proyecto.

a) Desplácese hasta el final del plan de proyecto y seleccione la primera fila vacía.

b) En la cinta de opciones, seleccione Insertar Tareas hito.

c) Cambiar el nombre del nuevo hito Ready for Move-In
d) Seleccione la tarea anterior, Complete punch list item.
e) Mantenga pulsada la tecla Mayús y seleccionar Ready for Move-In de modo que ambas tareas son seleccionados.
f) Seleccione Tarea→ Vincular tareas seleccionadas para vincular las tareas.
g) Seleccione Ready for Move-In y seleccione Tarea → Desplazarse a la tarea de verificar
que el hito aparece como un diamante en el diagrama de Gantt.

7. Guarde los cambios a My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp.

a) Seleccione Archivo→ Guardar.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema C

56 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Tema D
Definir las relaciones entre tareas
Ahora que ha organizado las tareas en una jerarquía, puede definir las relaciones de tareas más
complejas. Las tareas no siempre son sólo una lista de cosas que deben hacerse en orden. A
veces, deben realizarse al mismo tiempo o necesitan tener tiempo entre ellos. En este tema, se
definen las relaciones entre las tareas y describir las dependencias entre tareas.

Tareas predecesoras
La pestaña Predecesoras del cuadro de diálogo Información de la tarea muestra las predecesoras
de la tarea. Un predecesor es una tarea que debe comenzar o finalizar antes de que otra tarea
puede comenzar.

Figura 3-14: Puede ver un grupo de sus predecesores en la ficha Predecesoras del cuadro de
diálogo Información de la tarea.

Las dependencias
La pestaña Predecesores le muestra todos los predecesores de la tarea y sus dependencias.
Una dependencia es la relación entre una tarea y su predecesor. La tabla describe los cuatro
tipos de dependencias.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema D

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 57

Dependencia Descripción Ejemplo

Fin a comienzo (FC) La predecesora debe Debe finalizar la aplicación

terminar antes de que la de imprimación (grupo A)
tarea puede comenzar. Este antes de empezar a
es el valor predeterminado enaplicar la pintura (grupo
Microsoft Project y la B).
dependencia más
comúnmente utilizados.

Usted debe empezar a

Comienzo a comienzo (SS), El predecesor debe duplicar un informe (grupo
comenzar antes de que la A) antes de que pueda
tarea puede comenzar. empezar a enlazar el
informe (grupo B).

No puede terminar de
Fin a fin (FF) la predecesora debe reparar demasiado tráfico
terminar antes de que la (Tarea) hasta que termine
tarea final. el trabajo en la carretera
(grupo B).

De principio a fin (SF), El predecesor debe El inicio de un concierto (Tarea

empezar antes de la A) la venta de entradas
tarea final. finaliza (grupo B).
Este es el tipo de
dependencia, más difícil
de entender. Sin embargo,
tendrá más sentido si
recordamos que la tarea
predecesora es posterior
en el tiempo a la tarea
sucesora.

Tiempo de posposición
Normalmente en un Fin a comienzo (FC) la relación, no hay retraso o superposición entre el
final de una tarea y el comienzo de la Tarea B.

Figura 3-15: En condiciones normales de Fin a comienzo de relación, la segunda tarea comienza
tan pronto como termina la primera.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema D

58 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Retraso es una demora en el tiempo entre dos tareas que están vinculadas entre sí. Por ejemplo,
en la figura siguiente, aunque la tarea A y la Tarea B tienen una relación de FS, la tarea B está
programada para comenzar en algún momento después de que se completa una tarea, en lugar
de inmediatamente. Puede agregar un vínculo a retraso abriendo el cuadro de diálogo
Información de la tarea de la tarea sucesora, seleccionando la pestaña Predecesores, y
escribiendo un valor positivo en la columna de Retraso.

Figura 3-16: El retraso es el tiempo entre tareas.

He aquí un ejemplo sencillo que le ayudará a comprender el retraso. Pretender hacer una tarta
de cumpleaños. Debe cocer el pastel antes de que usted pueda poner glaseado de la tarta. Por
lo tanto, existe una relación entre FS hornear el pastel y el glaseado de la torta. Sin embargo,
después de hornear el pastel, debe esperar hasta que el pastel se haya enfriado antes de aplicar
el glaseado. El período de retardo es el tiempo de demora.

Plazo de entrega
El plazo es una coincidencia en el tiempo entre dos tareas que están vinculadas entre sí. Por
ejemplo, en la figura siguiente, aunque una tarea y la Tarea B tienen una relación de FS, tarea
B está programado para comenzar cuando una tarea es sólo aproximadamente el 50 por ciento
completado en lugar del 100% completo. Puede agregar plazo a un enlace abriendo el cuadro
de diálogo Información de la tarea de la tarea sucesora, seleccionando la pestaña
Predecesores, y escribiendo un valor negativo en la columna Posposición. (En otras palabras,
una posposición negativa es el plomo).

Figura 3-17: El plazo de entrega es la coincidencia en el tiempo entre tareas dependientes.

He aquí un ejemplo sencillo que le ayudará a comprender el plomo. Vamos a volver al escenario
de la torta de cumpleaños. Debe mezclar los ingredientes del pastel antes de hornear el pastel en
el horno. Por lo tanto, existe una relación entre FS mezcla la tarta y hornear el pastel. Sin embargo,
desea para precalentar el horno mientras se están mezclando el pastel para que el horno esté a
la temperatura adecuada para la cocción cuando haya terminado de amasar la torta. El período
de precalentamiento es el tiempo de entrega.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema D

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 59

Actividad 3-4
Definir las relaciones entre tareas
Archivo de datos
My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp

Antes de empezar
El archivo plan de proyecto My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp está abierto.

Escenario
Se han organizado las tareas en el plan del proyecto y ahora desea definir mejor las
dependencias entre algunas de las tareas. Por ejemplo, se sabe que el Sort Debris no puede
finalizar hasta que la tarea Demolition of Old House haya acabado y probablemente tardará al
menos otro día para los voluntarios para ordenar a través de él. Usted sabe también que le
coloque contenedores tarea puede comenzar tan pronto como la Demolition of Old House
tarea comienza, y que las tareas de acarreo no son necesariamente dependientes unos de otros.
Usted ha sido notificado que la demolición de la tripulación necesita dos semanas de antelación,
una vez firmados los contratos antes de que comiencen. Realizar los cambios apropiados a las
tareas.

1. Crear una relación de la tarea con un tiempo de posposición de 2 semanas.

a) Haga doble clic en la Tarea 5 – Demolition of Old House.
b) En el cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccione la ficha Predecesoras.
c) En la Tabla Predecesoras, en la columna ID , introduzca 3
d) Mueva el cursor hasta el campo Nombre de tarea y compruebe se lea Sign contract and notice to proceed.
e) Compruebe que el campo Escribir se establece como Finish-to-Start (FS).
f) En el campo Posposición, escriba 2w.
g) Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de la tarea.
h) Compruebe que la columna Predecesoras de la tarea Demolition of Old House se lea 3FS+2 wks.

2. Crear un comienzo a comienzo relaciones entre tareas.

a) Haga doble clic en la tarea 6 – Place Containers.
b) En la pestaña Predecesoras del cuadro de diálogo Información de la tarea, verifique que la tarea
Demolition of Old House se muestra en la Tabla Predecesoras.
c) En la columna Tipo, seleccione Start-to-Start (SS).
d) Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de la tarea.
e) Compruebe que la columna Predecesoras de la tarea Place Containers se lee 5SS.

3. Agregar una dependencia Fin a fin de una tarea.

a) Haga doble clic en la Tarea 7 – Sort Debris.
b) En la ficha Predecesoras del cuadro de diálogo Información de la tarea, verifique que la tarea
Place Containers se muestra en la Tabla Predecesoras.
c) En la primera fila vacía de la Tabla Predecesoras, en la columna ID , introduzca 5
d) Mueva el cursor hasta el campo Nombre de tarea y compruebe que lee la Demolition of Old House.
e) En la columna Tipo, seleccione Finish-to-Finish (FF).
f) En el campo Posposición, escriba 1d
g) Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de la tarea.
h) Compruebe que la columna Predecesoras de la tarea Sort Debris se lee 6,5FF+1 día.

4. Cambiar el predecesor de la tarea Haul Waste.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema D

60 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

a) Localice la tarea Haul Waste.

b) En la columna Predecesoras, sustituir el valor actual con el ID de tarea de Sort Debris, 7.

5. Guarde el archivo como My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp.

a) Seleccione Archivo→ Guardar.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema D

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 61

Tema E
Programar tareas
Ahora que hemos definido la relación entre las tareas, puede utilizar Microsoft Project para
programar el trabajo. La comprensión de cómo planifica tareas del proyecto le ayudará a sacar
el máximo partido de los planes del proyecto. Si identifica los verdaderos impulsores de las
tareas en el proyecto, por ejemplo, que un evento ha de tener lugar en un día determinado,
puede usar las potentes características de proyecto para asegurarse de que todas las tareas
interdependientes están programadas de manera más eficiente. En este tema, podrá programar
tareas y administrar las restricciones y plazos.

Programado manualmente vs. Auto tareas programadas

Microsoft Project Professional 2016 ofrece dos opciones para la programación de tareas:
manual y automático. De forma predeterminada, todas las tareas nuevas que se introducen en
un proyecto vacío serán programadas manualmente. Esta opción le da un control completo
sobre cada tarea Fecha de inicio, fecha de finalización y la duración. Sin embargo, usted puede
elegir para las nuevas tareas que se auto programado por Microsoft Project Professional 2016.
Si elige esta opción, la fecha de inicio, Fecha de finalización y la duración de cada tarea será
determinada automáticamente por el programa sobre la base de la tarea la relación de ésta con
otras tareas, el calendario y otros factores.
Programación manual es más útil cuando el proyecto está empezando o es simple. Sin
embargo, como su plan de proyecto crece y se vuelve más compleja, probablemente desee
cambiar a la programación automática. Microsoft Project Professional 2016 le permite cambiar
de modo cuando lo desee para tareas individuales o para todas las tareas del proyecto. En
algunos casos, querrá tener algunas tareas y otras tareas programadas automático programado
manualmente.
Puede seleccionar el botón de tareas nuevas en la barra de estado para cambiar si las tareas
nuevas están de forma manual o automático programado. Utilice los botones de la pestaña
Tarea de la cinta de opciones para cambiar si las tareas están programadas de forma manual
o automática.

Figura 3-18: Puede cambiar fácilmente entre manual y automático programado tareas programadas.

Las delimitaciones de la tarea

Una restricción es una tarea basada en fecha limitación impuesta en una tarea. Puede
establecer delimitaciones de tareas para controlar las fechas de inicio y fin de una tarea. Las
tareas pueden tener uno de los ocho tipos de restricción del programa:
• Tan pronto como sea posible (el valor predeterminado cuando los proyectos programados a partir de la fecha de
inicio)
• Lo Más Tarde Posible (el valor predeterminado cuando los proyectos están programados desde una fecha de fin)
• No finalizar antes del
• No finalizar después del
• Debe finalizar el
• Debe comenzar el
• No empezar antes de
• No comenzar después del

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema E

62 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Figura 3-19: Tipos de delimitación se establecen en el cuadro de diálogo Información de la tarea.

Generalmente, usted debe mantener la delimitación predeterminada para que la programación

del proyecto sigue siendo tan flexibles como sea posible. Sin embargo, es posible que desee
cambiar la delimitación, si tiene una tarea con una fecha específica que es crítica para el éxito
del proyecto.

Plazos
Usted puede estar familiarizado con el concepto de plazos en una variedad de contextos, pero
en Microsoft Project 2016, puede establecer una fecha límite en una tarea con el fin de rastrear
cómo cerrar la tarea final es a la fecha límite. Establecer una fecha límite de una tarea no afecta
a la programación automática de una tarea. Simplemente le da un indicador visual que se puede
utilizar para supervisar el progreso.

Figura 3-20: Una flecha verde señala la fecha límite en la vista Diagrama de Gantt.

Nota: Es recomendable que establezca los plazos sobre las principales tareas hito.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema E

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 63

Actividad 3-5
Planificación de tareas
Archivo de datos
My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp

Antes de empezar
El archivo My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp está abierto.

Escenario
Se han seguido para crear las relaciones adecuadas en la estructura de descomposición del
trabajo y ahora tiene una nueva información que usted necesita para reflejar en la programación
del proyecto. Se ha informado de que el centro de reciclado está programado para moverse a
una instalación más grande y que no se acepta cualquier reciclaje durante junio de 2016. Las
primeras estarán aceptando el reciclaje es el 05 de Julio del 2016. Además, su director es
inflexible en cuanto a que el proyecto esté terminado antes del final del año civil, de modo que el
presupuesto no tiene que llevar encima. Hacer estos ajustes del calendario para el plan del
proyecto.

1. Establecer una delimitación en la tarea Haul Recycling.

a) Haga doble clic en la tarea 8 – Haul Recycling.
b) En el cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccione la ficha Opciones avanzadas.
c) En la lista desplegable tipo de delimitación, seleccione comenzar no antes de.
d) En el cuadro de delimitación de fecha, seleccione la fecha el 5 de julio de 2016.
e) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de la tarea.

f) Verifique que el icono de restricción aparece en la columna de indicadores.

2. Añadir un plazo a la última tarea.

a) Desplácese hacia abajo y busque la última tarea, en el hito 120 – Ready for Move-In, y haga doble clic en él.
b) En el cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccione la pestaña Opciones avanzadas.
c) En el cuadro de texto, seleccione Fecha límite el 31 de diciembre de 2016.
d) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de la tarea.
e) Compruebe que el marcador de fecha límite aparece en el diagrama de Gantt.

3. Guarde los cambios a My_Woods_3BR_Home_Project_Tasks.mpp y cerrar el archivo.

a) Seleccione Archivo→ Guardar.
b) Seleccione Archivo→ Cerrar.

Lección 3: Crear y organizar tareas | Tema E

64 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Resumen
En esta lección, usted agrega y organiza las tareas y las relaciones creadas en el plan del
proyecto. La creación de un sólido y bien pensado de estructura de descomposición del trabajo
es una Nivel importante de la gestión del proyecto.
Identificando las tareas que tienen una relación especial y requisitos de dependencia, usted estará
preparado para gestionar sus recursos y manejar los problemas de programación que surgen
durante la ejecución del proyecto. Tomando ventaja de estas características sin abandonar su
plan de proyecto lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios le ahorrará esfuerzo
bajando por la carretera.

Además de la dependencia de fin a comienzo, ¿Qué otros tipos de dependencia (Comienzo

a comienzo, fin-a- fin, inicio a fin) puede usar y por qué?
A: Las respuestas variarán. Los ejemplos pueden incluir el uso de comienzo a comienzo cuando
usted puede comenzar acabados manuales una vez el enlace final comienza, Fin a fin cuando
no puedes terminar poniendo lejos elementos hasta que todas las entregas están terminados,
de principio a fin, cuando el comienzo de un evento determina cuando termine la promoción.
¿Cuáles de las funciones de programación crees que tendrán el mayor impacto en sus
futuros planes de proyecto?
A: Las respuestas pueden variar, pero los estudiantes pueden encontrar que ajuste de
restricciones y el uso de tiempo de adelanto y de posposición son valiosas para trabajar con
tareas que son inamovible (como una fecha de conferencia) o tratar con las directivas de la
organización (por ejemplo, un tiempo de espera para una solicitud de permiso).

Lección 3: Crear y organizar las tareas |

 Gestión de los recursos
4 del plan de proyecto
Horario de clase: 1 hora, 15 minutos

Objetivos de la lección.
En esta lección aprenderá a administrar los recursos del plan del proyecto. Usted podrá:
• Agregar recursos a un proyecto y asignarles tareas.
• Crear un calendario de un recurso.
• Introduzca los costos para los distintos tipos de recursos.
• Asignar recursos a las tareas.
• Resolver conflictos de recursos en un plan de proyecto.

Introducción
Ahora que ha creado una estructura de descomposición del trabajo, debe definir quién y
qué se necesita para completar las tareas del proyecto. Como gerente de proyectos, una
de las principales áreas en las que necesita centrarse durante la fase de planeación de
un proyecto es de recursos. Usted tiene que determinar qué personas, herramientas,
equipos y materiales que serán necesarios para el proyecto. Definición de las
necesidades de recursos principios consolidará su plan de proyecto y le ayudará a ajustar
los cambios en la disponibilidad de recursos durante la vida del proyecto.
66 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

TEMA A
Agregar recursos a un plan de proyecto
Una vez que hayas entrado en un blanco de tareas de proyecto Microsoft® Project Professional
2016, archivo de recursos del proyecto son el siguiente conjunto de datos críticos. En este tema,
podrá agregar recursos a un proyecto y asignar esos recursos a las tareas de un proyecto.

Recursos
Los recursos son personas, equipos, materiales, u otros costos que se utilizan para realizar una
tarea de proyecto. En otras palabras, son los recursos de personal, suministros, equipo y otros
gastos que usted necesita para ejecutar un proyecto. En Microsoft Project Professional 2016, puede
definir sus recursos y asignarlos a las tareas.

Figura 4-1: Los recursos se asignan a las tareas del proyecto.

Los recursos de trabajo

Un recurso de trabajo es un recurso que se emplea en base al tiempo. El más común de los
recursos de trabajo son las personas que van a realizar las tareas, también conocido como
recursos humanos. Puede consultar los recursos de trabajo por nombre (Gary Clark), o por las
etiquetas genéricas (paisajista) dependiendo de sus necesidades. Además de los recursos
humanos, los recursos de trabajo también se incluyen los recursos que usted necesita para
programar o vía costo sobre una base de tiempo. Por ejemplo, una prensa de impresión sólo se
puede ejecutar un trabajo a la vez, así que usted puede necesitar para programar sobre la base
de su disponibilidad. O puede que necesite alquilar equipo, como un movimiento de la carretilla,
que realice una tarea y que necesita para planificar de manera más eficiente a fin de reducir al
mínimo los costos. El espacio también puede ser tratada como un recurso de trabajo si necesita
programar alrededor de su disponibilidad o vía su coste por hora. Los ejemplos incluyen salas
de conferencias, almacenamiento, centros de convenciones y así sucesivamente.
También puede especificar el número máximo de unidades que un recurso pueda trabajar en el
proyecto. Por ejemplo, una persona sólo puede ser capaz de dedicar un 50% de su tiempo al
proyecto, o bien, si tiene

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 67

Tres piezas idénticas de equipo, puede crear un recurso para los tres y establecer el campo
Número máximo de unidades al 300%.

Recursos de costo
Un recurso de costo es un recurso utilizado para capturar gastos o vía un presupuesto. Un
recurso del presupuesto es un tipo especial de recurso de costo utilizados para realizar el
seguimiento de costos y presupuesto a través del ciclo de vida del proyecto.
Coste estándar se asignan recursos a las tareas para realizar un seguimiento de los gastos
asociados con la tarea como un gasto de viaje, la compra de una licencia, y así sucesivamente.
Los recursos del presupuesto sólo se pueden asignar a la tarea de resumen del proyecto y se
utilizan para realizar el seguimiento del presupuesto en el nivel de proyecto.

Recursos materiales
Un recurso material es un recurso que se mide por el número de unidades que se utilizan. Por
ejemplo, puede que necesite utilizar suelos de moqueta para completar una tarea. Si usted
compra la alfombra por metro cuadrado, puede crear un recurso material para la alfombra y
establecer la unidad de medida de metro cuadrado. También puede introducir el costo por unidad
y que Project calcule los costos estimados por tarea.

La Hoja de recursos
Cuando se selecciona el botón Hoja de recursos en la Barra de vistas, la hoja de recursos se
mostrará. (Puede que sea necesario desplazarse hacia abajo en la Barra de vistas para ver el
botón Hoja de recursos). La vista Hoja de recursos muestra todos los recursos que se han
definido para el proyecto. Verá información acerca del recurso en columnas.

Figura 4-2: Puede ver e introducir recursos en la hoja de recursos.

La tabla describe los primeros siete columnas, de izquierda a derecha. Las otras columnas se
discutirá más adelante en este curso.

Columna Descripción
Número de fila Esto es simplemente el de la fila en la hoja de recursos. Este número
no es realmente Nivel de una información de recurso.
Indicadores Estos son imágenes que muestran el estado de los recursos. Por ejemplo,
si un recurso contiene una nota, una nota indicadora aparecerá en esta
columna.
Nombre de recurso Esta es una breve descripción del recurso. Si el recurso es una persona,
puede utilizar el nombre de la persona.
Tipo Este indica el tipo de recurso. En Microsoft Project Professional 2016,
los tipos de recursos son de trabajo, material y costo.
Etiqueta Material Esta es la unidad de medida (libras, galones, cajas, etc.) de los
recursos materiales.
Iniciales Este es una abreviatura para el nombre del recurso. Por ejemplo,
Gloria Rodríguez podría abreviarse como GR.
Grupo Este suele ser el departamento o equipo al que pertenece el recurso. Por
ejemplo, Gloria Rodríguez, podría ser parte del grupo de publicidad.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema A

68 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Nota: Puede pegar información de recursos en la hoja de recursos igual que las tareas en la
tabla Entrada de tarea. También puede importar recursos de otros programas.

El cuadro de diálogo Información del recurso

En la vista Hoja de recursos, siempre que haga doble clic en el número de fila de un recurso, se
abre el cuadro de diálogo Información del recurso. Este cuadro de diálogo contiene toda la
información sobre el recurso, agrupadas en cuatro fichas. Observe que la pestaña General
muestra el nombre del recurso, iniciales, grupo, Tipo y Etiqueta Material campos que
corresponden a varias de las columnas en la vista Hoja de recursos. Si se proporcionan las
direcciones de correo electrónico de recursos, usted será capaz de enviar correo electrónico
desde dentro del proyecto.

Figura 4-3: El cuadro de diálogo Información del recurso.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 69

Actividad 4-1
Agregar recursos
Archivo de datos
C:\91062Data\Managing Project Plan Resources
\Woods_3BR_Home_Project_Resources.mpp

Antes de empezar
Microsoft Project 2016 está abierta.

Escenario
Usted ha creado una sólida estructura de descomposición del trabajo y ahora es el momento de
introducir los recursos que desee realizar el seguimiento de su proyecto. La empresa
constructora será la entrega de todos los materiales estándar una vez que comience la
construcción, pero usted será responsable del seguimiento de los recursos voluntarios, equipos
y materiales suministrados a través de la construcción con el corazón. Usted tendrá cuatro
voluntarios que puede realizar cualquier tipo de trabajo, pero no se conocen sus nombres hasta
cerca de la fecha de inicio del proyecto. Tienes un voluntario, Gary Clark, quien es experto en
el paisaje. Usted tendrá que alquilar por lo menos dos contenedores para los residuos y el
reciclaje. Se le permitirá utilizar el camión volquete de la organización de forma gratuita, pero
hay un vertido de residuos que cobran por tonelada. También necesita crear un presupuesto
global para su proyecto y un recurso de costo para la construcción de estimaciones. Puede
introducir estos recursos en su plan de proyecto.

1. Abrir el archivo Woods_3BR_Home_Project_Resources.mpp del plan del proyecto.

a) Seleccione Archivo → Abrir.
b) Con el backstage abierto, seleccione Examinar.
c) En el cuadro de diálogo Abrir, desplácese a la carpeta C:\91062Data\Managing Project
Plan Resources que contiene los archivos de clase.
d) Seleccione Woods_3BR_Home_Project_Resources.mpp y seleccione Abrir.

2. Agregar cuatro voluntarios para la hoja de recursos.

a) En la Barra de vistas, desplácese hacia abajo y seleccione Hoja de recursos.
b) En la primera fila vacía de la hoja de recursos, en la columna Nombre del recurso, escriba
Volunteer 1 y, a continuación, pulse Intro.
c) Repetir durante los próximos tres filas para introducir Volunteer 2, Volunteer 3, y Volunteer 4

3. Cambiar el nombre del recurso del contratista de paisaje a Gary Clark

a) Localizar el recurso en la fila 22, Landscape contractor.
b) En el campo Nombre del recurso, escriba Gary Clark

4. Agregar un recurso llamado Container.

a) En la primera fila vacía de la hoja de recursos, en la columna Nombre del recurso , escriba el Container

5. Agregar un recurso material para el vertido de residuos.

a) En la primera fila vacía de la hoja de recursos, en la columna Nombre del recurso, escriba el Waste Dump Fee
b) En la columna Tipo, elija el Material.
c) En la columna etiqueta material introduzca ton

6. Agregar un recurso de costo para los costos de construcción.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema A

70 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

a) En la primera fila vacía de la hoja de recursos, en la columna Nombre del recurso, escriba el
Construction Fixed Cost
b
) En la columna Tipo, seleccione Cost.

7. Agregar un recurso de costo para el presupuesto del proyecto.

a) En la primera fila vacía de la hoja de recursos, en la columna Nombre del recurso, escriba project
Budget
b) En la columna Tipo, seleccione Cost.
c) Haga doble clic en el recurso Project Budget.
d) En el cuadro de diálogo Información del recurso, seleccione la pestaña General si es
necesario y, a continuación, seleccione la casilla de verificación Presupuesto.
e) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información del recurso.

8. Guarde el archivo como My_Woods_3BR_home_project_resources.mpp.

a) En la cinta de opciones, seleccione Archivo→ Guardar como.
b) Seleccione Examinar y, a continuación, desplácese a C:\91062Data\Managing Project Plan
Resources.
c) En el campo Nombre de archivo, escriba My_Woods_3BR_Home_Project_Recursos y
seleccione Guardar.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 71

Tema B
Crear un calendario de recursos.
Ahora que has introducido los recursos en el plan del proyecto, puede que necesite crear
calendarios personalizados para los recursos para tener en cuenta la disponibilidad de
personas individuales o de otros recursos de trabajo. En este tema, que va a hacer
precisamente eso.

Los calendarios de recursos

Si ha creado y aplicado un calendario base para su proyecto antes de comenzar a crear su lista
de recursos, ese calendario aparecerá automáticamente en el calendario base columna para
cada recurso de trabajo. Sin embargo, si los períodos laborables y no laborables del calendario
del proyecto no coinciden con la disponibilidad de un recurso, puede crear un calendario de
recursos. Un calendario de recursos es específico para un determinado recurso. Por ejemplo, un
calendario de recursos podría reflejar un recurso personal del programa de vacaciones.
Si utiliza Microsoft Project Professional en un entorno con Microsoft SharePoint y Project Server
o integrado con su servidor de correo electrónico, de los recursos humanos en su proyecto, puede
actualizar sus propios calendarios. Si se ha configurado por el administrador, este proyecto
permitirá alertar a posibles conflictos.

Disponibilidad de recursos
Hay veces cuando un recurso puede no estar disponible hasta una fecha determinada o no
disponible después de una fecha determinada. Por ejemplo, es posible que necesite contratar a
un contratista que no empezará hasta una fecha determinada. O, usted puede depender de una
persona que se está moviendo a otro departamento al final del mes o una pieza de equipo que
deben ser devueltos en una fecha determinada. En estos casos, puede utilizar la tabla de
disponibilidades de recursos en el cuadro de diálogo Información del recurso para establecer
una fecha de inicio o final del recurso. También puede utilizar la tabla de disponibilidades para
establecer un período de tiempo cuando un recurso tiene más o menos disponibilidad para
trabajar en el proyecto. Por ejemplo, si una persona sólo puede gastar la mitad de su tiempo
trabajando en el proyecto antes de una fecha determinada, puede configurar sus unidades al
50% durante ese período de tiempo.

Figura 4-4: La tabla Disponibilidad de recursos especifica una fecha de comienzo o fin de un recurso.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema B

72 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Actividad 4-2
Crear un calendario de recursos.
Antes de empezar
El archivo My Woods_3BR_Home_Project_Resources.mpp está abierto.

Escenario
Usted acaba de recibir un mensaje de correo electrónico de Gary Clark notificándole de su
disponibilidad para el proyecto. Él se va a ayudar con el traslado del Centro de Reciclaje y tomar
vacaciones la semana del 4 de julio de 2016, por lo que no será capaz de arrancar en el proyecto
hasta el 11 de julio, 2016. Asimismo, los voluntarios para enseñar la jardinería urbana en viernes,
por lo que sólo estará disponible de lunes a jueves. Crear un calendario de recursos para Gary.

1. Cambiar la disponibilidad de recursos para Gary Clark.

a) Abra la hoja de recursos, si es necesario, y haga doble clic en el recurso Gary Clark.
b) Compruebe que la pestaña General del cuadro de diálogo Información del recurso se muestra.

c) En la tabla Disponibilidad de recursos, en la primera fila de la columna, seleccione disponible

desde el 11 de julio de 2016 y en las que están disponibles para la columna, seleccione el 31
de diciembre de 2017.

2. Modificar la semana laboral para Gary Clark.

a) En la pestaña General del cuadro de diálogo Información del recurso, seleccione Cambiar tiempo
de trabajo.
b) En la lista desplegable calendario base, seleccione BWH Standard Calendar.
c) Seleccione la pestaña Semanas laborales.
d) Verifique que la semana de trabajo [Predeterminada] está seleccionada y, a continuación,
seleccione Detalles.
e) En el campo de la Seleccionar días, seleccione Viernes.
f) Seleccione el botón de radio los días de descanso.
g) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo detalles para '[Predeterminada]'.
h) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.
i) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información del recurso.

3. Guardar los cambios en My_Woods_3BR_Home_Project_Resources.mpp.

a) Seleccione Archivo→ Guardar.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 73

Tema C
Introducir los costes de los recursos
Ahora que ha configurado sus recursos y ajustó su disponibilidad, puede definir cómo se
acumulan los recursos de costo. Esto le dará más flexibilidad en el seguimiento de sus costes a
medida que avanza el proyecto.

Los costes de los recursos

La tabla de tasas de costo en la pestaña Costo le permite ver, agregar y cambiar los costos
asociados a un recurso. Puede establecer un recurso normal de la tasa estándar, Tasa de horas
extra y Costo por uso.

Figura 4-5: Introducir los costos de recursos en la pestaña Costos del cuadro de diálogo Información del recurso.

Puede especificar diferentes tasas a partir de las fechas especificadas. Existen dos métodos
para hacerlo. El primer método es introducir el cambio de ritmo como un número (por ejemplo,
110). El segundo método es introducir el cambio como porcentaje de la tasa anterior (como el
10%). Cuando se utiliza el segundo método, usted debe agregar el signo de porcentaje o
Proyecto 2016 lo interpretará como un número. Introducir un porcentaje positivo aumenta el
ritmo, y un porcentaje negativo disminuye el caudal.

Las tablas de tasas de costo del recurso

Recursos no permanecen siempre en el mismo ritmo a lo largo de la vida de un proyecto. Las
personas pueden obtener plantea que entrará en vigor en una fecha determinada, o un
contratista podrá cobrar diferentes tarifas según el tipo de trabajo que se realiza. Puede
especificar cuánto cuesta cambiar utilizando los cuadros de costos. Las tablas son de costo

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema C

74 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Las letras. Cada tabla puede contener índices que cambian en los períodos de tiempo
especificados. Por ejemplo, puede usar una tabla de costos para especificar las tasas de impago
de un recurso y cualquier cambio en esa tasa predeterminada del recurso, como una elevación,
o un descuento durante la temporada baja. Puede utilizar varias tablas de costo si un recurso
tiene distintos tarifarios que pueden entrar en juego en un proyecto. Por ejemplo, un contratista
puede cobrar más por las tareas que son peligrosas. Puede crear una tabla de costos que puede
ser especificado en el momento de asignar recursos a la tarea de reflejar la tasa diferente.
También puede utilizar tablas de costo con recursos materiales. Por ejemplo, puede haber
descuentos por la compra de grandes cantidades o precios diferentes dependiendo de la elección
del material de calidad. Puede utilizar las tablas de tasas de costo para ver cómo las tasas
variables afectan el costo del proyecto cuando los cambia.

Figura 4-6: Utilice las tablas de tasas de costo para registrar la evolución de tipos a lo largo de la
vida de un proyecto.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema C

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 75

Actividad 4-3
Introducir los costes de los recursos
Antes de empezar
El archivo plan de proyecto My_Woods_3BR_Home_Project_Rresources.mpp está abierto.

Escenario
Usted tiene alguna información sobre su estimación peticiones para Woods Family home. La
tarifa de alquiler del contenedor es de alrededor de $20 por día y dos están disponibles. El canon
de vertido de residuos es de alrededor de $150 por tonelada. Además, el servicio de limpieza
está informando que están elevando sus tarifas desde $40 por hora $50 por hora el 15/12/2016.
Capturar estos costos de recursos en el plan del proyecto.

1. Introduzca el coste de alquiler de contenedores.

a) Si es necesario, en la Barra de vistas, seleccione Hoja de recursos para mostrar la vista Hoja de recursos.
b) En la hoja de recursos, busque el recurso Container.
c) En la columna Max. Units, escriba 200%
d) En la columna Std. Rate, escriba $20/día

2. Establecer la cuota de vertimiento de desechos.

a) En la hoja de recursos, busque el recurso Waste Dump Fee.
b) En la columna Std. Rate, escriba $150

3. Introduzca la información de la tarifa para el servicio de limpieza.

a) En la hoja de recursos, haga doble clic en el recurso Maid service.
b) En el cuadro de diálogo Información del recurso, seleccione la pestaña Costos.
c) En la primera fila de una tabla de tasas de costo, cambie el valor de la columna Standard Rate a $40/h
d) En la primera fila vacía de la tabla de tasas de costo, en la columna Effective date, seleccione el 15 de diciembre de 2016.
e) En la columna Standard Rate para la nueva fila, escriba $50/h
f) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información del recurso.

4. Guarde los cambios a My_Woods_3BR_Home_Project_Resources.mpp.

a) Seleccione Archivo→ Guardar.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema C

76 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Tema D
Asignar recursos a las tareas
Después de planificar tareas y agregar recursos, necesita hacer una conexión entre las tareas
y los recursos que se utilizarán para completar las tareas. En este tema, se asignan recursos
a las tareas.

La vista del Planificador de Equipo

La vista del Planificador de equipo es la manera más fácil de ver cómo se asignan los recursos
en el proyecto. Usted puede encontrar la vista Planificador de Equipo desplazándose hacia
abajo en la Barra de vistas. Alternativamente, puede seleccionar la pestaña Recurso en la cinta
de opciones, y el planificador de equipo será el valor predeterminado que se muestra en la
vista grupo de mando en el extremo izquierdo.

Figura 4-7: Recursos en el equipo organizador.

En el planificador de equipo, ver todos los recursos de trabajo se muestran en el panel
izquierdo. Las tareas a las que están asignados se muestran en el panel derecho, trazados a lo
largo de la línea de tiempo del proyecto. Las tareas no asignadas aparecen en el panel inferior
del planificador de equipo. Puede asignar una tarea a un recurso único arrastrándolo desde el
panel inferior a una fecha en la fila del recurso deseado. Del mismo modo, puede reasignar una
tarea arrastrándolo desde una fila del recurso a otro. También puede programar una tarea
arrastrándolo desde una fecha a otra.

El cuadro de diálogo Asignar recursos

Desde la vista Diagrama de Gantt, puede utilizar el cuadro de diálogo Asignar recursos para
asignar recursos a las tareas. Mientras el cuadro de diálogo Asignar recursos está abierto,
puede seleccionar las tareas en la tabla Entrada de tarea para cambiar las tareas que se asignan
rápidamente. Puede utilizar este cuadro de diálogo para asignar una única

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema D

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 77

Recurso a más de una tarea. Por ejemplo, considerar las tareas "Draw plans" y "Review
blueprints". Es lógico que el arquitecto sería asignado a estas dos tareas. También puede asignar
varios recursos a una tarea única.

Figura 4-8: El cuadro de diálogo Asignar recursos es donde puede gestionar la asignación de
recursos y tareas.

La tabla Uso de tareas

La tabla Uso de tareas muestra una lista de tareas que muestre los recursos asignados bajo
cada tarea. Cada una de las filas de una tarea representa el vínculo entre una tarea concreta y
un único recurso. Los detalles de las asignaciones, como el trabajo planeado y el costo, se
muestran en las columnas.

Figura 4-9: Ver los detalles de una tarea para todos los recursos asignados en la tabla Uso de tareas.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema D

78 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

El cuadro de diálogo Información de la asignación

El cuadro de diálogo Información de la asignación proporciona información detallada sobre la
asignación entre un recurso y una tarea. En este cuadro de diálogo, puede ajustar las horas de
trabajo asignadas, ajustar las unidades de trabajo o materiales, y establece la tabla de tasas de
costo que se utilizará para calcular el costo de la asignación. Puede abrir el cuadro de diálogo
Información de la asignación haciendo doble clic en una asignación en la tabla Uso de tareas.

Figura 4-10: Ver y actualizar detalles acerca de una asignación en el cuadro de diálogo
Información de la asignación.

Nota: Más acerca de las funciones del cuadro de diálogo Información de la

asignación será cubierto en Microsoft Project 2016: Nivel 2.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema D

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 79

Actividad 4-4
La asignación de recursos a las tareas
Antes de empezar
El archivo plan de proyecto My_Woods_3BR_Home_Project_Resources.mpp está abierto.

Escenario
Ahora que has añadido algunos recursos y tareas, es necesario realizar las asignaciones. Usted
cree que con cuatro voluntarios, puede clasificar los residuos en cinco días hábiles. Gary Clark
será realizar muchas de las tareas. Debe haber unas 20 toneladas (2 camiones) de residuos
para aprovechar al vertedero.
Usted ha recibido también la estimación de la empresa de construcción de 180.000 dólares.
Asimismo, el director ha establecido el proyecto de presupuesto máximo de $250,000. Realizar
los cambios en su plan de proyecto. Usted decide intentar la vista Planificador de Equipos
para realizar rápidamente una simple asignación.

1. Asignar un recurso de Demolition of Old House usando la vista Planificador de Equipo.

a) En la cinta de opciones, seleccione Recurso→ Planificador de Equipo para abrir la vista Planificador de Equipo.
b) En el área de tareas no asignadas, desplácese hasta la tarea Demolition of Old House.
c) En el área de nombre de recurso, desplácese al Site excavation.
d) Arrastre y suelte la tarea Demolition of Old House en el Nombre de recurso Site excavation. La
tarea caerán automáticamente en el lugar apropiado en el programa.
e) Verifique que la tarea Demolition of Old House está programada en la fila de recursos Site excavation.

2. Asignar voluntarios para la tarea Sort Debris.

a) En la barra de menús, seleccione la vista Diagrama de Gantt.
b) En la entrada de la tarea, busque la tabla 7 – Sort Debris.
c) En la columna de nombres de recurso, seleccione la flecha de la lista desplegable y, a
continuación, active las casillas de verificación Volunteer 1, Volunteer 2, Volunteer 3 y
Volunteer 4.
d) En la columna Duration, cambie el valor a 5 días

3. Asigne el recurso Container.

a) En el cuadro Entrada de tarea, seleccione la tarea Asignar recursos.
b) En la cinta de recurso, seleccione Asignar recursos.
c) En el cuadro de diálogo Asignar recursos, busque la fila para el recurso del Container.
d) En la columna Units, escriba 200%
e) Seleccione Asignar.
f) Sin cerrar el cuadro de diálogo Asignar recursos, en el cuadro de entrada de tarea,
seleccione la tarea de clasificación de desechos.
g) En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione Container y escriba 200% en la columna Units.
h) Seleccione Asignar.
i) En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione el recurso Container.
j) Arrastre y suelte el recurso Container hacia las tareas Haul Recycling y Haul Waste.

4. Asignar varias tareas a Gary Clark.

a) Sin cerrar el cuadro de diálogo Asignar recursos, en la entrada de la tarea tabla, mantenga
presionada la tecla Ctrl mientras selecciona las tareas Place Containers, Haul Recycling y
Haul Waste.
b) En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione Gary Clark y, a continuación, seleccione Asignar.

5. Asignar los recursos Waste Dump Fee.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema D

80 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

a) En el panel de entrada de tarea seleccione la tarea Haul Waste.

b) En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione el recurso Waste Dump Fee.
c) En la columna Units, introduzca 20
d) Seleccione Asignar.
e) Compruebe que la columna Units léase 20 ton y en la columna Cost Léase $3,000.00

6. Asignar recursos Construction Fixed Cost.

a) En el panel de entrada de tarea, seleccione la tarea General Conditions.
b) En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione el recurso Construction Fixed Cost.
c) Seleccione Asignar.

7. Asignar los recursos Project Budget a la tarea de resumen del proyecto.

a) En la cinta de opciones, seleccione Formato y asegúrese de que la casilla de verificación Tarea de
resumen del proyecto está marcada.
b) Arrastre el recurso Project Budget a la tarea de resumen del proyecto Woods Familia 3BR Home
(Task 0).
c) Seleccione Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Asignar recursos.

8. Introduzca la construcción estimación y presupuesto del proyecto.

a) En la Barra de vistas, seleccione Uso de tareas.
b) Bajo General Conditions, haga doble clic en Construction Fixed Cost.
c) En el cuadro de diálogo Información de asignación, seleccione la pestaña General si es necesario.
d) En el campo Cost, escriba $180.000
e) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de la asignación.
f) En la tabla Uso de tareas, seleccione el encabezado de la columna para la primera columna
vacía de la derecha, agregar una nueva columna y, a continuación, seleccione Budget Cost.
g) En el Project Budget, de fila en la columna Budget Cost, escriba $250.000

9. Guardar los cambios en My_Woods_3BR_Home_Project_Resources.mpp y cerrar el archivo.

a) Seleccione Archivo→ Guardar.
b) Seleccione Archivo→ Cerrar.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema D

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 81

Tema E
Resolver conflictos de recursos
Después de introducir los recursos para su proyecto y asignar a su proyecto, es una buena idea
asegurarse de que usted no está planeando ofrecer sus recursos más para hacer el trabajo del
proyecto que tienen tiempo disponible. Cuando te encuentras con que algunos recursos tienen
demasiado trabajo de proyecto asignado a ellos, usted querrá para reasignar el trabajo extra a
otros recursos que no se utilizan a plena capacidad.

La sobreasignación
La asignación es la programación de tareas y recursos, teniendo en cuenta tanto la disponibilidad
de recursos y la duración del proyecto. Un recurso está sobreasignado cuando es asignado para
hacer más trabajo en un proyecto que se puede hacer dentro de su capacidad normal de trabajo.
Por ejemplo, si programa Samantha Barlow a pasar el 100% de su tiempo en la tarea y un 50%
de su tiempo a la Tarea B durante el mismo período de tiempo, ella es un recurso sobreasignado.
En la vista Gantt, tareas con recursos sobreasignados mostrará un indicador de sobreasignación
en la columna de indicadores. El icono rojo se refiere a veces como el indicar hombre en llamas.
En la vista Planificador de Equipo, cuando un recurso está sobre-asignado, se mostrará en
texto rojo en el panel de la izquierda. Las tareas asignadas al recurso se mostrarán con soportes
de color rojo alrededor de ellos en el panel de la derecha.

Figura 4-11: Sobre los recursos asignados se muestran en rojo.

Métodos de resolver conflictos de recursos

Cuando identifique sobreasignar recursos de trabajo, se debe nivelar. La redistribución es la
reestructuración y reasignación de tareas para resolver sobre asignaciones de recursos.
Existen varios enfoques para redistribuir:
• Aumentar la duración de una tarea. Este enfoque se utiliza cuando los recursos son fijos.
• Aumentar el número de recursos asignados a una tarea. Este método se utiliza cuando la
duración de la tarea es fijo.
• Reasignar una tarea a otro recurso que tiene tiempo libre.
• La reprogramación de una tarea.
Los directores de proyecto suelen utilizar una combinación de estos métodos para lograr un nivel proyecto.

El panel Inspector de tareas

El panel Inspector de tareas muestra los factores críticos que afectan a la programación de una tarea. Si
la tarea tiene recursos sobre asignados, la tarea del panel Inspector le dará información acerca de los
recursos

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema E

82 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Y, si está disponible, los métodos para resolverlos rápidamente. Por ejemplo, Project puede
mover la fecha de inicio de la tarea para la próxima vez que el recurso está disponible.

6
Figura 4-12: La tarea del panel Inspector le da información sobre las sobreasignaciones y
resoluciones rápidas si está disponible.

Nivelación automática de los recursos

Microsoft Project 2016 permite a nivel automáticamente a través de asignaciones. La
redistribución funciona dividiendo tareas o agregando un retraso a las tareas hasta que los
recursos asignados a dichas tareas ya no estén sobrecargados. A causa de estos cambios en
las tareas, la redistribución puede retrasar la fecha de fin de algunas tareas y, en consecuencia,
la fecha de fin del proyecto. Cuando es la nivelación, Proyecto no cambiar quién está asignado
a cada tarea. Los proyectos sólo los recursos de trabajo, recursos genéricos y los recursos
comprometidos. No es el nivel de recursos materiales, recursos de costo o de los recursos
propuestos.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema E

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 83

Nota: Es una práctica recomendada para permitir únicamente el proyecto a nivel

automáticamente a través de asignaciones de recursos específicos en un momento
antes de recurrir a todo nivel.

Las prioridades de las tareas

Antes de redistribuir, puede que desee establecer las prioridades de tareas en el cuadro de
diálogo Información de la tarea. La prioridad se establece la importancia de una tarea y su
disponibilidad para la redistribución. El valor de prioridad que se introduce es un valor subjetivo
entre 1 y 1000, lo que le permite especificar la cantidad de control que tiene sobre el proceso de
redistribución. Por ejemplo, si no desea que Project redistribuya una determinada tarea,
establezca su nivel de prioridad en 1000. Por defecto, los valores de prioridad se establece en
500, o un nivel medio de control. Las tareas que tienen una prioridad inferior se retrasan o dividen
antes que los que tienen mayor prioridad.

El cuadro de diálogo Redistribuir recursos

Usted encontrará todos los controles de nivelación en el nivel de grupo de recursos en la pestaña
de la cinta de opciones. Puede controlar cómo Project redistribuye los recursos mediante la
configuración de las opciones del cuadro de diálogo Redistribuir recursos.

Figura 4-13: El cuadro de diálogo Redistribuir recursos le da control sobre las características del
proyecto de nivelación automática.

La siguiente tabla describe las características del cuadro de diálogo Redistribuir recursos.

Botón Función
Selección de plano Este botón sólo está activo cuando se selecciona dos o más tareas.
Cuando se selecciona este botón, las tareas seleccionadas será
redistribuido de acuerdo a la configuración en el cuadro de diálogo
Opciones de nivelación.
Recurso de nivel Cuando se selecciona este botón, el recurso seleccionado será
redistribuido de acuerdo a la configuración en el cuadro de
diálogo Opciones de nivelación.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema E

84 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Botón Función
Todos los niveles Cuando se selecciona este botón, todos sobre los recursos asignados
serán redistribuidos de acuerdo a la configuración en el cuadro de
diálogo Opciones de nivelación.
Opciones de nivelación Cuando se selecciona este botón, el cuadro de diálogo Opciones de
nivelación se abrirá. Hay muchas opciones entre las que puede
elegir:
• Puede cambiar los cálculos de nivelación de Manual a
Automático
Y viceversa.
• Puede cambiar las unidades de tiempo utilizadas para identificar
el exceso de asignaciones. El valor predeterminado es el día a
día, pero puede seleccionar minuto a minuto, hora por hora,
semana a semana o mes a mes.
• Puede elegir si desea borrar los viejos valores antes de nivelación
nuevos son aplicados.
• Usted puede elegir si desea redistribuir para toda la duración del
proyecto o sólo por un período específico de tiempo.
• Puede elegir qué reglas son seguidas al resolver sobre
asignaciones.
Después de cambiar las opciones deseadas, recuerde seleccionar OK.
Borrar redistribución Cuando seleccione este botón, una nivelación ha aplicado
anteriormente para el proyecto será deshecha. Si selecciona dos o
más tareas antes de seleccionar este botón, sólo la nivelación para
esas tareas será deshecha.
La sobreasignación siguiente Cuando se selecciona este botón, Microsoft Project
Professional 2016 busca el siguiente recurso sobre
asignado.

El gráfico de Gantt de redistribución

Al utilizar la característica de nivelación automática del proyecto, muchos pueden realizarse
cambios al plan del proyecto. Es útil para revisar estos cambios mediante el nivel de diagrama
de Gantt. El gráfico de Gantt de redistribución es una vista especial que compara el antes y el
después de nivelar los planes de proyecto. Cada tarea aparecerá con dos barras de colores
diferentes, uno para la posición antes de la nivelación y uno para después. También puede
revisar el retraso ocasionado por la redistribución, examinando la columna Demora de
nivelación. Si usted no está satisfecho con los cambios realizados por la nivelación automática,
puede deshacerlos y hacer ajustes en el cuadro de diálogo Redistribuir recursos para
intentarlo de nuevo, o puede identificar qué tareas pueden necesitar ajustes manuales.

Figura 4-14: Revisar los cambios realizados por la nivelación automática en el gráfico de Gantt de
redistribución.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema E

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 85

Actividad 4-5
Resolver conflictos de recursos
Archivo de datos
C:\91062Data\Managing Project Plan Resources\Woods_3BR_Home_Project_Level.mpp

Antes de empezar
Microsoft Project 2016 está abierta.

Escenario
Se han asignado recursos a las tareas. Ahora necesita asegurarse de que los recursos no están
sobre asignados, de manera que tengan el tiempo para hacer el trabajo. Puede utilizar varios
métodos para resolver los conflictos.

1. Abrir el archivo Woods_3BR_Home_Project_Level.mpp del plan del proyecto.

a) Seleccione Archivo → Abrir.
b) En el backstage abierto, seleccione Examinar.
c) En el cuadro de diálogo Abrir, desplácese a la carpeta C:\91062Data\Managing Project
Plan Resources que contiene los archivos de clase.
d) Seleccione Woods_3BR_Home_Project_Level.mpp y seleccione Abrir.

2. Resolver los conflictos manualmente con el Planificador de equipos.

a) Seleccione Recurso→ Planificador de equipo para abrir la vista Planificador de Equipo.
b) En la columna Nombre del recurso, localice el recurso Inspector.
c) Desplácese hacia la derecha en el panel de programación a Tue Oct 25 y localizar las tareas
sobreasignado (es posible que necesite ampliar):
• Realizar inspección de fontanería empotrada
• Realizar inspección de la instalación eléctrica empotrada

d) Arrastre la tarea Conduct rough-in electrical inspections a la derecha en la programación y

colóquelo en la columna Wed Oct 26.

3. Resolver los conflictos manualmente con la tarea Inspector.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema E

86 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

a) En la Barra de vistas, seleccione Diagrama de Gantt.

b) En la entrada de la tarea, busque la tabla de tarea 42 – Install 1st floor sheathing.
c) En la columna Indicadores, haga clic con el botón secundario en la sobreasignación (Hombre
en llamas) icono y, a continuación, seleccione Arreglar en el inspector de tareas.
d) En el panel Inspector de tareas, tenga en cuenta la razón de la sobreasignación: Recursos
sobreasignados debido para trabajar en otras tareas: Enmarcando el contratista.
e) Seleccione Programar tarea.
f) Cerrar tarea Inspector.

4. Resolver los conflictos mediante el recurso de nivel.

a) En la cinta de opciones, seleccione Recurso→ Opciones de nivelación.
b) En el cuadro de diálogo Redistribuir recursos, verificar el nivel únicamente dentro del margen
de demora disponible la casilla de verificación. Asegurarse de que las otras opciones se definen
de la siguiente manera:

c) Seleccione OK.
d) En el cuadro Entrada de tarea, seleccione 6 – Place Containers.
e) Seleccione Recurso→ Nivel Recurso.
f) En el cuadro de diálogo Asignación de recursos, en la lista de recursos seleccionados,
seleccione Gary Clark y verifique que el Container no esté seleccionado.
g) Seleccionar nivel ahora.
h) En el cuadro de diálogo Microsoft Project, revise el mensaje acerca de Gary Clark. Seleccione
Salir. Repita el proceso hasta que se cierra el cuadro de diálogo.
i) En la cinta de opciones, seleccione Recurso→ Opciones de nivelación.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema E

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 87

j) En el cuadro de diálogo Redistribuir recursos, desactive la casilla de verificación

Redistribuir sólo conforme al margen de demora disponible casilla de verificación.
Asegurarse de que las otras opciones se definen de la siguiente manera:

k) Seleccione OK.
l) En el cuadro Entrada de tarea, seleccione 6 – Place Containers.
m) Seleccione Recurso→ Nivel Recurso.
n) En el cuadro de diálogo Asignación de recursos, en la lista de recursos seleccionados,
seleccione Gary Clark y verifique que Container no esté seleccionado.
o) Seleccionar nivel ahora.
p) Verifique los cambios en el diagrama de Gantt.

5. Resolver los conflictos restantes con todos.

a) Nivel Seleccionar todos.
b) Seleccione la pestaña Ver.
c) En las vistas de tareas agrupación, seleccione otras vistas y, a continuación, seleccione Más vistas.
d) En el cuadro de diálogo Más vistas, seleccione Leveling Gantt y, a continuación, seleccione Aplicar.
e) Revisar los cambios a las programaciones de tareas mediante el examen de los valores en la
columna Demora de nivelación y el gráfico de Gantt.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema E

88 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

6. Guarde los cambios a My_Woods_3BR_Home_Project_Level.mpp y luego cerrar el archivo.

a) Seleccione Archivo→ Guardar.
b) Seleccione Archivo→ Cerrar.

Lección 4: Plan de Proyecto de Gestión de Recursos | Tema E

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 89

Resumen
En esta lección, ha administrado los recursos de los proyectos de varias maneras mediante
el cuadro de diálogo Información de recursos. Usted también niveladas sobre asignar
recursos en el proyecto.

¿Qué características del cuadro de diálogo Información del recurso son los que más
probablemente para usar durante su próximo proyecto?
A: Las respuestas varían, pero pueden incluir la adición de una dirección de correo electrónico
del recurso, el tipo de cambio de un recurso de trabajo para material o costo, cambiar la
disponibilidad del recurso, agregando las tasas de costo para un recurso, y agregar notas
sobre un recurso.
¿Métodos de nivelación que se utilizará durante su siguiente proyecto, y por qué?
A: Es posible que desee utilizar el método automático si no necesita mantener un control
estricto sobre la programación del proyecto. Puede elegir el método manual si necesita
controlar la duración de las tareas y cuando se producen.

Lección 4: Gestión de Recursos | Plan de proyecto

5 Finalización de un plan
de proyecto
Horario de clase: 1 hora

Objetivos de la lección.
En esta lección vamos a finalizar un plan de proyecto. Usted podrá:
• Optimizar el plan del proyecto utilizando la ruta crítica.
• Establecer la línea de base del proyecto y describir cómo se utilizan los campos de línea
de base.
• Compartir el plan del proyecto con los miembros del equipo y participantes .

La lección Introducción
Crear un plan de proyecto mediante la creación de una estructura de descomposición del
trabajo y agregar los recursos necesarios para completar el proyecto. Ahora que usted
tiene un plan, usted debe revisarla para ver si satisface sus necesidades. A menudo, un
primer intento en el plan del proyecto se extiende más allá de una fecha clave o áreas
que pueden ser optimizados para reducir el trabajo y los costes. Por último, necesitará
prepararse para ejecutar el proyecto y compartir su plan definitivo con las partes
interesadas y los miembros del equipo.
92 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

TEMA A
Optimizar un plan de proyecto
Cada tarea es importante, pero esas tareas que determinan directamente la duración total del
proyecto son especialmente importantes. En este tema, nos explicará cómo identificar las tareas
y, a continuación, modificarlos para optimizar el plan general del proyecto.

La ruta crítica
La ruta crítica es la ruta más larga de tareas vinculadas en un proyecto, calculado mediante la
suma de las duraciones de las tareas individuales de la ruta, que determina la duración del
proyecto. La unidad de las tareas críticas de la fecha final del proyecto.
En otras palabras, la duración del proyecto no puede ser inferior a la duración total de las tareas
en la ruta crítica. Generalmente, un proyecto tiene una sola ruta crítica, pero puede haber más de
uno.

Figura 5-1: La ruta crítica define la duración total del proyecto.

Project 2016 calcula automáticamente la ruta crítica para usted. Tanto en el diagrama de Gantt y
las vistas del Diagrama de red, las tareas de la ruta crítica se muestran en rojo.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 93

Figura 5-2: La ruta crítica se muestra en rojo en un diagrama de red.

Nota: Si la ruta crítica no aparece en rojo en su versión de Project 2016, probablemente

necesite cambiar un ajuste. En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Formato, busque
el grupo comando Estilos de barra, y compruebe la casilla de verificación Tareas críticas.

Métodos de optimización de un plan de proyecto

Una vez que usted entienda la ruta crítica del proyecto, puede hacer cambios en las tareas y
asignaciones de la ruta para optimizar el plan general del proyecto. Por ejemplo, si una tarea está
causando la duración para extender más allá de un objetivo Fecha de finalización, puede agregar
o modificar los recursos de las dependencias de la tarea. Se puede acortar la duración de una
tarea mediante la adición de otra persona para completar la tarea. O, usted puede darse cuenta
de que una tarea puede comenzar antes de la fecha de finalización de su predecesor. Si dispone
de recursos que se dedican a su proyecto, puede que desee revisar sus asignaciones para ver si
hay veces cuando no están trabajando en una tarea y puede ser asignado a ayudar en una tarea
en la ruta crítica. Puede que también desee examinar aquellos recursos que son escasos o caros
para optimizar su uso. Por último, puede decidir reducir el alcance del proyecto y eliminar o reducir
algunas tareas como resultado.

Figura 5-3: Revisar estos métodos para optimizar el plan del proyecto.

Nota: Después de construir su plan y Project calcula la programación y el costo del proyecto, instancias
raras puede disponer de más tiempo o un mayor presupuesto. Puede optar por finalizar el proyecto
antes de lo previsto o por debajo del presupuesto. O, con la aprobación de las partes interesadas, puede
aumentar el alcance y añadir calidad a las entregas del proyecto.

Tareas Condicionadas por Esfuerzo

En una tarea condicionada por el esfuerzo, el trabajo necesario para completar la tarea es
constante, incluso si el número de recursos es cambiado. Por ejemplo, cajas de embalaje es una
tarea que podría acortarse añadiendo recursos adicionales, pero la cantidad de trabajo (esfuerzo)
no cambiará. No todas las tareas están condicionadas por el esfuerzo.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema A

94 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Por ejemplo, cuando hornear un pastel, la cantidad de tiempo que el pastel debe cocer en el
horno no puede ser modificado por la adición de recursos. Usted puede decidir para cada tarea
si debía ser impulsada por el esfuerzo o no.

Duración vs. trabajo

En la gestión del proyecto, la duración y el trabajo no son la misma cosa. La duración es el
número de períodos de tiempo (Segundos, Minutos, Horas, Días, Semanas, Meses, Años) desde
el comienzo de una tarea hasta el final. El trabajo es la duración de una tarea se multiplica por
el nivel de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea. Por ejemplo, si la tarea de "Escribir la
propuesta de subvención" tiene una duración de 5 días, y el recurso "Emma" dará el 75% de su
esfuerzo a la tarea, entonces el trabajo es de 3,75 días.
Para tareas que requieren una cantidad fija de trabajo, la duración de la tarea puede ser
disminuida por la adición de más nivel de esfuerzo de los recursos. Por ejemplo, si la tarea de
"depurar" el programa tiene una duración de 10 días y un único programador es asignado a la
tarea en un 100% el nivel de esfuerzo y, a continuación, asignar otro programador para la misma
tarea en un 100% el nivel de esfuerzo que se debería reducir la duración de la tarea en 5 días .

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 95

Actividad 5-1
La optimización de un plan de proyecto
Archivo de datos
C:\91062Data\Finalizing a Project Plan\Woods_3BR_Home_Project_Optimize.mpp

Antes de empezar
Microsoft Project 2016 está abierta.

Escenario
Usted ha modificado su plan de proyecto y resuelve los conflictos de recursos, pero ahora la fecha de
finalización del proyecto está llegando después del final del año. Usted necesita entender la ruta crítica y
hacer cambios para que usted pueda conocer el 31 de diciembre de 2016, fecha límite. Además, el
contratista de hormigón ha acordado para agregar otro recurso a duplicar sus esfuerzos. Todavía quieren
que usted mantenga apagado en la construcción de la valla de patio para que puedan conseguir los
camiones en el patio para terminar de verter el patio. Después de ver el modo en que influye en el plan,
usted piensa que puede endurecer algunas de las duraciones y dependencias.
Afortunadamente, usted ha sido informado de que otro voluntario será capaz de conducir la carretilla para
que usted pueda aliviar Gary Clark si es necesario. También, usted encontrará que usted no tiene que
esperar en la construcción de la valla hasta los aparatos son entregados desde ese camión es mucho menor.
Realizar los ajustes necesarios para optimizar el plan.

1. Abrir el archivo Woods_3BR_Home_Project_Optimize.mpp del plan del proyecto.

a) Seleccione Archivo → Abrir.
b) En el backstage abierto, seleccione Examinar.
c) En el cuadro de diálogo Abrir, desplácese a la carpeta C:\91062Data\Finalizing a Project
Plan carpeta que contiene los archivos de clase.
d) Seleccione Woods_3BR_Home_Project_Optimize.mpp y seleccione Abrir.

2. Mostrar la ruta crítica.

a) En la Barra de vistas, seleccione Diagrama de Gantt.
b) En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Ver.
c) En la cinta de opciones, en la lista desplegable resaltada, seleccione crítico.
d) En la cinta de opciones, seleccione Formatear.
e) En el grupo Estilos de barra, compruebe la casilla de verificación Tareas críticas.
f) Revise las tareas resaltadas para entender lo que está conduciendo a la fecha de finalización del proyecto.

3. Agregar recursos a tareas asignadas al Concrete contractor.

a) En la Barra de vistas, seleccione Hoja de recursos.
b) Localice el recurso Concrete conrtactor.
c) En la fila para el Concrete conrtactor, en la columna Max. Units, escriba 200%
d) En la Barra de vistas, seleccione Diagrama de Gantt.
e) Localizar y seleccionar las tareas siguientes:
• 23-Form basement
• 24-Place concrete for foundations & basement
• 26-Strip basement wall forms
• 27-Waterproofs/ins basement
f) En la cinta de opciones, seleccione Recurso→ Asignar recursos.
g) En el cuadro de diálogo Asignar recursos, en la fila Concrete contractor, en la columna Units, escriba 200%

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema A

96 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

h) Repita los pasos e a g para las siguientes tareas:

• 55-Place concrete for basement floor
• 106-Pour concrete driveway and sidewalks
i) En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione Cerrar.

4. Revisar la duración de una tarea crítica.

a) Haga doble clic en la tarea 2- Finalize plans and develop estimate with owner, architect.
b) En el cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccione la pestaña Opciones avanzadas.
c) Desactive condicionada por el esfuerzo.
d) En el campo Duración, introduzca 10 días
e) Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de la tarea.

5. Reasignar tareas.
a) En el cuadro Entrada de tarea, seleccione las tareas siguientes:
• 6-Place Containers
• 8-Haul Recycling
• 9-Haul Waste
a) Seleccione Recurso→ Asignar recursos.
b) En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione Gary Clark.
c) Seleccione Reemplazar.
d) En el cuadro de diálogo Reemplazar recurso, en la tabla, seleccione voluntaria 4.
e) Seleccione OK.
f) Seleccione Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Asignar recursos.

6. Cambiar una dependencia para acortar la ruta crítica.

a) Busque la tarea 107-Install Backyard Fence.
b) En la fila de la tarea 107- Install Backyard Fence, en la columna Predecessors, cámbielo a leer
106

7. Guarde el archivo como My_Woods_3BR_Home_Project_Optimize.mpp y ciérrela.

a) En la cinta de opciones, seleccione Archivo→ Guardar como.
b) Seleccione Examinar y, a continuación, desplácese a C:\91062Data\Finalizing a Project Plan.
c) En el campo Nombre de archivo, escriba My_Woods_3BR_Home_Project_ Optimize y, a
continuación, seleccione Guardar.
d) Seleccione Archivo→ Cerrar.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema A

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 97

Tema B
Establecer una línea de base
Cuando usted se mueve desde la planificación del proyecto para la ejecución del proyecto, es
una buena idea para establecer una línea de base para poder medir qué tan bien está
funcionando su proyecto. En este tema, podrá discutir puntos de referencia y cómo
configurarlos.

Líneas de base
Una línea de base es una medición, cálculo o la ubicación que se utiliza como base para la
comparación. Una línea de base del proyecto es un plan aprobado para un proyecto.
Normalmente, el plan de proyecto es aprobado por el patrocinador del proyecto (la persona en
una organización que autoriza, apoya y aprueba un proyecto). La línea de base es una
instantánea del alcance previsto, el tiempo y el costo de un proyecto. Como el proyecto es
ejecutado, puede comparar el alcance real, tiempo y costo contra la línea de base para medir
cómo el proyecto está realizando. Aquí están algunas de las preguntas que pueden ser
contestadas.

Proyecto por área Preguntas de supervisión

Alcance • ¿Estamos haciendo las tareas que hemos planeado hacer?
• ¿Estamos haciendo más o tareas diferentes de lo esperado?
• ¿Estamos haciendo menos tareas de lo previsto?
Tiempo • ¿Estamos detrás de horario?
• ¿Estamos en horario?
• ¿Estamos por delante de la programación?
Costo • ¿Estamos bajo presupuesto?
• ¿Estamos de presupuesto?
• ¿Estamos por encima del presupuesto?

Si el proyecto no está funcionando como se esperaba, puede tomar medidas correctivas para
terminar el proyecto según el alcance, a tiempo y dentro del presupuesto. Esta es la función de
vigilancia y control de la gestión del proyecto.

La tabla de referencia
Project 2016 permite establecer hasta 11 líneas de base. La mejor práctica es utilizar de
referencia (sin número) para el plan de proyecto cuando se aprobó inicialmente y, a continuación,
utilizar base 1-10 cuando el patrocinador del proyecto aprueba cambios posteriores en el plan
del proyecto. Por ejemplo, si el patrocinador del proyecto aprueba la adición de varias nuevas
tareas de proyecto de un mes en la ejecución del proyecto, debe capturar el cambio mediante la
configuración de línea de base 1. La tabla muestra los valores de referencia para los cinco más
comúnmente utilizado campos de referencia predeterminada.
En Project, una línea de base es un grupo de cerca de 20 puntos de referencia principales (en
cinco categorías: fechas de comienzo, fechas de fin, duraciones, trabajo y estimaciones de
costos) que se puede configurar para grabar el plan del proyecto original cuando ese plan está
completo y refinado. A medida que avanza el proyecto, puede establecer líneas de base
adicionales (para un total de 11 para cada proyecto) para ayudar a medir los cambios en el plan.
Por ejemplo, si el proyecto tiene varias fases, puede guardar una referencia separada al final de
cada fase, a fin de comparar los valores planificados contra datos reales.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema B

98 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Figura 5-4: Puede ver los valores de referencia actual en la tabla de referencia.

Dado que la línea de base proporciona los puntos de referencia contra el que se comparará el
progreso real del proyecto, la línea de base debe incluir sus mejores estimaciones de la duración
de la tarea, fechas de comienzo y fin, costos y otras variables del proyecto que desee supervisar.
La línea de base puede también representar una obligación contractual para el proyecto.
Información de línea de base difiere constantemente de los datos actuales, puede indicar que el
plan original ya no es exacta, posiblemente porque el ámbito debe revisar o porque la naturaleza
del proyecto ha cambiado. Si las partes interesadas en el proyecto de acuerdo que la diferencia
lo justifican, puede modificar o reparar la base en cualquier momento durante el proyecto. Usted
puede encontrar que establecer varias líneas de base es especialmente útil para proyectos
extensos o para proyectos en los que la línea de base es inútil por cambios significativos a tareas
programadas o costos.

El cuadro de diálogo Establecer línea de base

Puede establecer fácilmente una línea de base del proyecto seleccionando el proyecto
ficha de la cinta de opciones, encontrar la programación grupo de mando, seleccionando
el botón Ajustar Línea Base y seleccionando la opción Establecer línea de base.
Al seleccionar esta opción se mostrará el cuadro de diálogo Establecer línea de base.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 99

Figura 5-5: El cuadro de diálogo Establecer línea de base es donde usted puede registrar su
plan del proyecto actual como referencia.

Nota: Como jefe de proyecto, debe tener un proceso claramente definido para evaluar y
aprobar cambios en la línea de base del proyecto. Los efectos positivos y negativos de los
posibles cambios en el alcance del proyecto, el tiempo o el costo debe ser considerado
cuidadosamente antes de aplicarlas.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema B

100 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Actividad 5-2
Establecer una línea de base
Archivo de datos
C:\91062Data\Finalizing a Project Plan\Woods_3BR_Home_Project_Finalize.mpp

Antes de empezar
Microsoft Project 2016 está abierta.

Escenario
Ahora que ha optimizado su plan del proyecto y tiene un plan en el que se complete antes de
finales de año, fecha límite, es el momento de guardar la línea de base de manera que pueda
comparar el progreso con el plan como se ejecuta el proyecto. Se crea una nueva línea de base.

1. Abrir el archivo Woods_3BR_Home_Project_Finalize.mpp del plan del proyecto.

a) Seleccione Archivo → Abrir.
b) En el backstage abierto, seleccione Examinar.
c) En el cuadro de diálogo Abrir, desplácese a la carpeta C:\91062Data\Finalizing a Project
Plan que contiene los archivos de clase.
d) Seleccione Woods_3BR_Home_Project_Finalize.mpp y seleccione Abrir.

2. Mostrar la tabla de referencia.

a) Haga clic en el botón Seleccionar tabla (el área vacía en la parte superior izquierda de la tabla de
entrada de tarea).

b) Seleccione varias tablas.

c) En el cuadro de diálogo Más tablas, seleccione Referencia y, a continuación, seleccione Aplicar.
d) Compruebe que la línea de base aparece la tabla.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema B

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 101

e) Verifique los valores vacíos en los campos de línea de base.

3. Establecer una línea de base para el plan actual.

a) En la cinta de opciones del proyecto, seleccione Establecer línea de base y, a continuación, seleccione Establecer línea de
base en el menú.
b) En el cuadro de diálogo Establecer línea de base, compruebe que está seleccionado y Establecer línea de base de todo el
proyecto es seleccionado.
c) Seleccione OK.
d) Verificar los valores de la tabla de referencia.

4. Guarde el archivo como My_Woods_3BR_Home_Project_Finalize.mpp y ciérrela.

a) En la cinta de opciones, seleccione Archivo→ Guardar como.
b) Seleccione Examinar y, a continuación, desplácese a la carpeta C:\91062Data\Finalizing a Project Plan.
c) En el campo Nombre de archivo, escriba My_Woods_3BR_Home_Project_Finalize y, a continuación, seleccione Guardar.
d) Seleccione Archivo→ Cerrar.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema B

102 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Tema C
Compartir un plan de proyecto
Una vez que el proyecto de un plan de proyecto, deberá entregar a su proyecto los interesados
para su examen y su patrocinador del proyecto para su aprobación. En este tema, se utilizan
varios métodos para ofrecer planes de proyecto.

Los planes del proyecto impreso

Puede imprimir cualquier vista en la Barra de vistas. La vista Diagrama de Gantt es la más a
menudo compartida en formato papel, pero puede resultar útil para imprimir otras vistas de
Project especialmente el calendario y las vistas del Diagrama de red.
Antes de imprimir una vista, puede que desee cambiar la cantidad de detalle que se mostrarán.
Puede hacerlo por:
• Ocultar subtareas
• Ocultar columnas
• Cambiando el tamaño de los paneles de una vista
• Cambiar el nivel de zoom .
Nota: Recuerde que puede seleccionar Ver→ Proyecto completo para ver toda la
escala temporal en una vista.

Una vez que la vista se ajusta a la cantidad de detalle deseado y el nivel de zoom, puede comenzar
a imprimir seleccionando la pestaña Archivo de la cinta de opciones y, a continuación,
seleccionando la pestaña Imprimir en el backstage. Probablemente, lo primero que notarás en la
impresión de pantalla es el área de vista previa de impresión de gran tamaño en el panel de la
derecha, que le muestra exactamente cómo lucirá la página impresa. En la esquina inferior derecha
del panel de vista previa de impresión encontrará varios controles para desplazarse y hacer zoom
en la vista previa.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema C

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 103

Figura 5-6: La impresión de pantalla en el backstage le permite obtener una vista previa de la
configuración actual antes de imprimir.

Si usted no está satisfecho con la vista previa, puede cambiar las opciones de configuración en el panel izquierdo de la
pestaña de impresión. Usted puede elegir para imprimir:
• Todo el proyecto.
• Las fechas concretas.
• Páginas específicas.
• En la orientación de página horizontal o vertical.
• Una variedad de tamaños de página.
Si selecciona el enlace Configurar página, una página se abrirá el cuadro de diálogo de
configuración que le proporciona muchas más opciones agrupadas en seis pestañas. Estos
incluyen los márgenes, encabezados, pies de página y la leyenda.
Cuando la vista previa de impresión parece que usted desea, puede seleccionar una impresora y seleccione el botón
Imprimir.

Sincronizando los planes del proyecto con SharePoint

Si su organización utiliza Microsoft SharePoint, puede sincronizar la lista de tareas de
Microsoft Project Professional con una lista de tareas de SharePoint. Los miembros del equipo
del proyecto pueden ver la programación en SharePoint. Cuando actualizan su labor en
SharePoint, verá sus cambios en el proyecto. Por el contrario, los cambios que realice en el
proyecto se actualizarán en SharePoint, de manera que los miembros del equipo pueden
verlos.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema C

104 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Cuando se selecciona el botón sincronizar con SharePoint sobre la pantalla compartida, se

le pedirá ir a la pantalla Guardar como. Cuando se selecciona el botón sincronizar con
SharePoint en la pantalla Guardar como, usted tendrá la opción de sincronizar con un sitio
de SharePoint nuevo o uno existente. En el caso del éter, necesitará una dirección de sitio de
SharePoint válida, el nombre de usuario y contraseña.

Figura 5-7: Sincronizando con SharePoint está integrado en la pantalla Guardar como.

Nota: Puede acceder a la sincronización con el botón de SharePoint directamente desde la

pantalla Guardar como si lo desea.

Enviar por correo electrónico los planes de proyecto

Desde la pantalla de compartir también puede enviar por correo electrónico el archivo de
proyecto a una o más personas. Cuando se selecciona el botón de correo electrónico y, a
continuación, el botón Enviar como anexo, un nuevo mensaje de correo electrónico de
Microsoft Outlook será generado con una copia del archivo de proyecto como un archivo adjunto.
Sin embargo, ser conscientes de que los destinatarios deben tener una versión de Microsoft
Project o un tercero Microsoft Project Viewer instalado en sus equipos para ver el archivo
adjunto.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema C

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 105

Figura 5-8: Puede enviar por correo electrónico un proyecto desde el

compartir pantalla.

Formatos de archivo
El formato de archivo estándar para un plan de proyecto es el archivo .mpp, acrónimo de Plan
de Microsoft Project. Aunque Project 2016, puede abrir archivos .mpp desde todas las versiones
anteriores de Microsoft Project, personas que utilizan versiones anteriores de proyecto no podrá
abrir el proyecto 2016 archivos .mpp. Puede guardar su plan de proyecto en formatos de archivo
anteriores (también conocidos como formatos heredados). Puede elegir entre los formatos de
archivo disponibles en el cuadro de diálogo Guardar como.

Figura 5-9: Utilice el cuadro de diálogo Guardar como para seleccionar otro formato de archivo.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema C

106 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Actividad 5-3
Compartir un plan de proyecto
Archivo de datos
C:\91062Data\Finalizing a Project Plan\Home_move_plan_handout.mpp

Antes de empezar
Microsoft Project 2016 está abierta.

Escenario
Usted tiene un plan de proyecto archivo para una mudanza de casa. Quieres compartirlo como
un panfleto con el bosque a la familia y otras familias a utilizar como guía para la preparación de
mudarse a su nuevo hogar. Prepare el archivo para imprimir programando el proyecto desde la
fecha de finalización para corresponder con el objetivo de avanzar en la fecha, preparar la vista
del plan, e imprimirlo.

1. Abra el archivo Home_move_plan_handout.mpp del plan del proyecto.

a) Seleccione Archivo → Abrir.
b) En el backstage abierto, seleccione Examinar.
c) En el cuadro de diálogo Abrir, desplácese a la carpeta C:\91062Data\Finalizing a Project
Plan que contiene los archivos de clase.
d) Seleccione Home_move_plan_handout.mpp y seleccione Abrir.

2. Personalizar el plan de proyecto para la impresión.

a) En la cinta de opciones, seleccione Proyecto→ Información del proyecto.
b) En el cuadro de diálogo Información del proyecto, en la lista desplegable horario, seleccione la
fecha de fin del proyecto.
c) Fecha de finalización en el campo Fecha, seleccione o introduzca 1/2/2017
d) Seleccione Aceptar.
e) Seleccione Ver→ todo el proyecto para ajustar todo el diagrama de Gantt en la vista.
f) Cambiar el tamaño de la tabla de entrada de tareas, de modo que aparecen las columnas como se
muestra a continuación.

3. Imprimir el plan de proyecto.

a) En la barra de herramientas de acceso rápido, seleccione Vista preliminar.

b) En la pantalla de impresión de la impresora en la lista desplegable, seleccione el Escritor de
documentos XPS de Microsoft.
c) Seleccione Imprimir.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema C

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 107

d) En el cuadro de diálogo guardar la salida de impresión como, en el campo Nombre de archivo, escriba My_printout y
seleccione Guardar.
e) Supervisar el progreso en el cuadro de diálogo de impresión.

4. Cerrar el archivo Home_move_plan_handout.mpp sin guardar los cambios.

a) Seleccione Archivo→ Cerrar.
b) En el cuadro de diálogo Microsoft Project, seleccione No para descartar los cambios.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto | Tema C

108 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Resumen
En esta lección, optimizado y entregó un plan de Microsoft Project Professional 2016 en papel y
en varios formatos electrónicos.

¿Qué vista(s) de su próximo plan de proyecto son probablemente para imprimir, y por qué?
A: Las respuestas pueden variar, pero el diagrama de Gantt y el calendario son las
más frecuentemente vistas impresas.
¿Por qué debe optimizar el plan del proyecto?
A: Las respuestas variarán, pero disminuyendo la duración del proyecto y minimizando los costos
son los recursos más comunes.

Lección 5: Finalizando un plan de proyecto |

 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 109

Seguimiento del curso

¡Enhorabuena! Has completado el curso Microsoft® Project 2016: Nivel 1. Se ha redactado un
plan de proyecto y compartido.
Empresas, instituciones académicas y otras organizaciones llevan a cabo diversos proyectos
para desarrollar productos, mejorar procesos, y cumplir con las metas de la organización. Hay
una demanda creciente de profesionales como usted para gestionar estos proyectos con éxito.
La capacidad para completar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto, y de acuerdo con
las especificaciones es crucial para todos los profesionales, independientemente de si la gestión
de proyectos es una forma partes de sus funciones oficiales. Crear y compartir planes de proyecto
bien desarrollado le ayudará a alcanzar esas metas, manteniendo su proyecto funcione a la
perfección. Microsoft Project Professional 2016 es una potente herramienta que le permite
planificar proyectos de manera eficaz y eficiente.

¿Cuál es el siguiente paso?

Microsoft® Project 2016: Nivel 2 es el próximo curso en esta serie. En este curso aprenderá las
características avanzadas de Microsoft Project Professional 2016, como capturar el progreso de
la ejecución de los proyectos, la personalización mediante plantillas de proyecto y de opiniones
y la creación de informes. También podrá realizar análisis de alto nivel de progreso del proyecto
y aplicar estrategias para mantener el proyecto en marcha.

Seguimiento del curso

Glosario

Asignación Cuadro de diálogo Cambiar calendario

La programación de tareas y recursos, laboral
Teniendo en cuenta tanto la El cuadro de diálogo que le permite
disponibilidad de recursos y la
Modificar el tiempo de trabajo de un
duración del proyecto.
calendario base.
Cuadro de diálogo Información de
asignación Restricción
El cuadro de diálogo que contiene todos los Una limitación que afecta cuando una tarea se
Información sobre una asignación entre una puede programado.
tarea y un recurso agrupados en fichas.
Ficha contextual
Auto programado La última pestaña de la cinta de opciones que
Un modo de programación de tareas en las se adapta a lo que está seleccionado en el
que proyecto controla la fecha de comienzo área de visualización.
de la tarea, fecha de finalización y la
duración. Recurso de costo
Un recurso utilizado para capturar gastos o
Backstage Vía un presupuesto.
La ubicación central utilizado para controlar
El programa general del proyecto al que se Crear nuevo calendario base cuadro de
accede a través de la ficha Archivo. diálogo
El cuadro de diálogo que le permite copiar
Calendario base Un calendario base existente o crear uno
nuevo desde cero.
Un calendario que puede ser asignado a un
Proyecto y en que un recurso o un
calendario de tareas puede basarse y Ruta crítica
perfeccionarse. La ruta más larga de tareas vinculadas en un
Proyecto que determina la duración y la
Línea base fecha de fin del proyecto.
Una medición, cálculo u otros datos
Punto utilizado como base para la Plazo
comparación. Un ajuste que permite realizar un seguimiento
de cómo cerrar una fecha de finalización de la
Tabla de referencia tarea es una fecha límite.
La vista de tabla que muestra el
La información almacenada en los campos Dependencia
de línea de base en un plan de proyecto. Una relación lógica entre dos tareas en
Que el inicio o la finalización de una tarea
Recurso de presupuesto afecta el comienzo o la finalización de la otra.
Un tipo especial de recurso de costo
utilizados para vía un presupuesto en el nivel
de proyecto.
112 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Duración Nivelación
El número de periodos de tiempo de trabajo La reestructuración y reasignación de
(Segundos, Minutos, Horas, Días, Tareas para resolver sobre asignaciones de
Semanas, Meses, Años) desde el recursos.
comienzo de una tarea hasta el final.
Diagrama de Gantt de nivelación
Condicionada por el esfuerzo
Una especial comparando la vista Diagrama de
Cuando una tarea está condicionada por el Gantt plan del proyecto antes y después de la
esfuerzo, Project mantienen el trabajo total redistribución.
de la tarea en su valor actual,
independientemente del número de recursos
Enlazar
asignados a la tarea. Cuando se asignan
nuevos recursos, el trabajo restante se En Project 2016, el acto o el resultado de unir
distribuye entre ellos. Dos tareas juntos para crear una dependencia.

Excepción Programado manualmente

En el proyecto de 2016, un día o una semana Un modo de programación de tareas en el que se
cuando el tiempo de trabajo es diferente de Controlar manualmente la fecha de comienzo
de la tarea, fecha de finalización y la duración.
lo que es normal para el calendario base.

Recurso material
FF
Un recurso rastreado por la cantidad de unidades
(Fin a fin) una dependencia entre
Consumidas.
Dos tareas en las que la primera tarea debe
ser completada antes de la segunda tarea
puede ser completada. Hito
Un punto importante en un proyecto.
FS
(Fin a comienzo) una dependencia entre Sobre-asignados
Dos tareas en las que la primera tarea debe Cuando se asigna un recurso a hacer más
ser completada antes de la segunda tarea Trabajar en un proyecto que se puede hacer
puede comenzar. dentro de su capacidad normal de trabajo.

Diagrama de Gantt Predecesor

Un método para mostrar las tareas en el Una tarea que debe comenzar o finalizar
proyecto tiempo. Nombrado después de Antes se puede realizar otra tarea.
Henry Gantt, quien diseñó la herramienta
entre 1910 y 1915. Proyecto
Una iniciativa temporal para crear un único
Mapa de importación Resultado.
El mapa que define el modo en que los datos
de un archivo de origen corresponden a las Línea de base del proyecto
columnas en un plan de proyecto.
La colección de las mediciones de referencia
Que constituyen el plan aprobado para el
Asistente de importación proyecto.
El asistente que le guiará a través
Importar datos desde otro programa en Calendario del proyecto
Project 2016. El calendario que determina el conjunto
Programación de un proyecto.
Retraso
Una demora entre dos tareas que están Delimitación del proyecto
vinculadas juntos. Cualquier cosa que restrinja o dicta la
Las acciones del equipo de proyecto.
Conducir
Una coincidencia en el tiempo entre dos
tareas que están vinculados entre sí.

Glosario
 Microsoft® Project 2016: Nivel 1 | 113

Cuadro de diálogo Información del recurso

Cuadro de diálogo Información del proyecto
El cuadro de diálogo que contiene todos los
El cuadro de diálogo que muestra información
Información sobre un recurso agrupados en
Acerca del proyecto como un todo, como la fecha
fichas.
de inicio, calendario y el modo de programación.

Hoja de recursos
Gestión de proyectos
La administración y supervisión de proyectos La vista de una tabla donde los recursos pueden ser vistos,
Agregado y modificado.
Utilizando un conjunto bien definido de
conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas. Cinta de opciones
El área con fichas a lo largo de la Nivel superior del proyecto
Director de proyecto Ventana que contiene la mayoría de los
La principal persona dirigiendo el flujo del comandos organizados por grupo.
proyecto. Y la comunicación entre los
participantes en el proyecto. Alcance fluido
Un aumento en el alcance del proyecto después de que el plan
Cuadro de diálogo Propiedades de proyecto Se establece.
El cuadro de diálogo que permite introducir
Información para ayudarle a buscar y organizar SF
los archivos de proyecto, como su nombre, su (Comienzo a fin) una dependencia entre dos
nombre del director y palabras clave sobre el Las tareas en las que la primera tarea debe comenzar
proyecto. antes de la segunda tarea pueden ser completadas.

Patrocinador del proyecto SS

La persona de la organización que autoriza, (Comienzo a comienzo) una dependencia entre dos
Apoya y aprueba un proyecto. Las tareas en las que la primera tarea debe comenzar
antes de la segunda tarea pueden comenzar.
Actores del proyecto
Quien participa activamente en un proyecto o Barra de estado
Tiene un interés en su desenlace. El área en la Nivel inferior de la ventana de proyecto
Que muestra la configuración actual del
Plantilla de proyecto programa, accesos directos y el control de
zoom.
Un tipo especial de archivo de proyecto que
contiene detalles de un proyecto de ejemplo que
puede utilizar como punto de partida para un La subtarea
nuevo proyecto. Una tarea que se agrupan bajo un amplio resumen
Tarea.
Barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas en la Nivel superior Sucesor
izquierda del proyecto ventana que permite el Una tarea que lógicamente está vinculado a uno o más
acceso a los comandos usados con más Las tareas predecesoras.
frecuencia.
Tarea de resumen
Recurso Una tarea que tiene subtareas relacionadas agrupadas por debajo
Una persona, pedazo de equipo, consumible Él.
Material, o cualquier otro costo que se utiliza para
llevar a cabo una tarea de proyecto. Tarea
Un fragmento específico del trabajo del proyecto.
Disponibilidad de recursos
La disponibilidad del recurso especificado por Delimitación
Las fechas de inicio y de fin en el cuadro Basado en una fecha limitación impuesta en una tarea
de diálogo Información del recurso. Lo que limita la fecha de comienzo o fin.

Calendario de recursos.
Un calendario para un determinado recurso que
contiene excepciones o el tiempo de trabajo
específico para ese recurso.

Glosario
114 | Microsoft® Project 2016: Nivel 1

Tabla de Entrada de tarea

Trabajo
El proyecto de área principal en la que se pueden
La duración de una tarea se multiplica por el nivel
ver, introducir y modificar tareas. De esfuerzo por Nivel de los recursos asignados a
la tarea.
Cuadro de diálogo Información de la tarea
El cuadro de diálogo que contiene toda la Estructura de descomposición del trabajo
información acerca de una tarea agrupados en Un esbozo de orientada al resultado de un
fichas. proyecto. Trabajo.

Inspector de tareas Recurso de trabajo

Un panel a la izquierda del área de visualización Un recurso rastreados y empleadas a tiempo
Que proporciona información acerca de una tarea Base.
de programación y ofrece resoluciones de
conflictos.
El tiempo de trabajo
Cuando el trabajo se realiza en un
Tabla Uso de tareas
Proyecto, una tarea o un recurso.
Una vista de tabla muestra la lista de tareas con
Los recursos asignados y el trabajo
planificado en cada tarea.

Miembro del equipo

Una persona que es responsable de realizar o
Aprobar el trabajo para completar el proyecto.

Vista de Planificador de Equipo

Una vista de los recursos y tareas dispuestas en
una cuadrícula de programación que pueden
modificarse fácilmente usando el ratón o la
pantalla táctil.

Barra ¿Qué desea hacer?

El área por encima de la cinta de opciones donde
puede buscar comandos y contenido de ayuda.

Restricción triple
Los tres factores más importantes en un proyecto
-El alcance, tiempo y costo que están
vinculados dinámicamente, de modo que
cualquier cambio en uno de ellos tendrá un
impacto sobre los otros.

Centro de confianza
La zona en la configuración del proyecto que
controla configuración de seguridad y privacidad
como habilitar formatos de archivo heredados.

Ver
Una combinación de tablas y/o gráficos
En la ventana principal utilizado por Project para
mostrar la información relevante para la tarea en
cuestión.

Edt
(Estructura de descomposición del trabajo) La
jerárquica disposición de una lista de tareas.

Glosario
 091062I rev 1.1
ISBN-13 978-1-4246-2572-7
ISBN 1-4246-2572-6-10
90000

9 781424 625727