Introduccion
La consultoría a nivel general es un servicio que adquieren las entidades a fin de identificar
y/o solucionar uno o varios problemas vigentes en la empresa. Para tu perfil profesional, es
importante que conozcas la naturaleza, alcance, amplitud y beneficios que conlleva un
proceso de consultoría, así mismo el rol que juega el consultor durante todo el proceso, es
decir, que tengas claro que el perfil de consultor exige una persona íntegra, con valores y
principios éticos, que sea creativa para analizar y resolver problemas, con capacidad de
escucha activa para atender en forma efectiva las necesidades del cliente y las demandas de
mercado, y ser así un promotor de mejora y cambio.
En este mapa mental, podrás identificar los temas a estudiar y sus elementos:
La importancia de la consultoría y el rol del consultor
Introducción
En esta Actividad de Aprendizaje, analizarás los conceptos básicos necesarios en el proceso
de consultoría, tanto en su planificación, ejecución y/o aplicación, como también la
importancia que posee el rol de consultor en los ámbitos profesional, ético y personal.
Los temas que revisarás son los siguientes:
1. Generalidades de la consultoría
2. El profesionalismo y la ética en la consultoría.
3. La consultoría de las empresas.
4. Proceso de consultoría
Guía didáctica
En algún momento todas las empresas requieren la asesoría o análisis de un experto. Este puede
ayudar a fortalecer sus estrategias e identificar errores o posibles riesgos que han pasado
inadvertidos, debido a las diferentes ocupaciones que asumen los trabajadores de la organización,
a la falta de experiencia y planeación por cambios internos o externos.
En estos casos, se requiere de un servicio de consultoría, cuya área nace de la necesidad de
encontrar una perspectiva diferente y amplia que brinde soluciones o estrategias para
abordar los problemas empresariales u organizacionales.
Antes de comenzar es importante que conozcas algunas definiciones de lo que es la
consultoría para que crees un concepto propio. Responde a las siguientes preguntas:
¿Cómo identifico si mi organización requiere un proceso de consultoría?
¿Cómo elijo al consultor adecuado para mi organización?
¿Qué etapas conforman el proceso de consultoría?
Revisa el siguiente recurso del Centro de Información Digital que te será de utilidad para
realizar la Evidencia de Aprendizaje correspondiente.
Centro de Informacion Digital
Base de datos: e-libro Cátedra
Autora: María Pilar Alonso Velázquez
Título: Manual de consultoría Administrativa
Sección a consultar: Pag 13 - 17
ID: 10844875
La consultoría
Concepto de consultoría
Es muy común dentro del mundo de los negocios tanto nacionales como internacionales escuchar
hablar de consultoría, y es que está demostrado desde hace años que la asesoría sobre todo
externa ha ayudado a resolver problemas y detectar anomalías en una organización En los
siguientes capítulos se abordarán todos los conceptos y ámbitos donde se aplica la consultoría,
aunque nos enfocaremos más al área de Administración.
¿Qué es la consultoría? A continuación se dan algunos conceptos que, tomados como fuente nos
permiten llegar a una definición. El Diccionario de la Real Academia Española señala:
1. Factibilidad del consultor.
2. Despacho o local donde trabaja el consultor, esto nos lleva a la definición de Consultor,
textualmente dice:
Consultor, ra. (Del latín consultor: 3. m. y f. Persona experta en una materia sobre la que asesora
profesionalmente 1. Adj. Que da su parecer, consultado sobre algún asunto.
U. t. c. s. 2. Adj. consultante. U. t. c. s. 4. m. Experto, a veces laico, que es convocado para asesorar
en los concilios y en algunas congregaciones de la curia romana. Consultor del Santo Oficio: 1. m.
Ministro de este Tribunal eclesiástico, que antiguamente asistía a las vistas y daba su parecer antes
que el ordinario, y últimamente sólo servía de suplente, en ausencias y enfermedades, a los
abogados de los presos pobres ( rae , 2010).
Cuando se considera como “adjetivo” se señala que se refiere a que el consultor da su parecer al
ser consultado sobre algún asunto. De la definición anterior podemos destacar que el Consultor
“asesora profesionalmente, da su opinión o parecer en algún asunto, y también se menciona la
factibilidad del consultor como consultoría, es decir lo que es factible o lo posible a realizar por el
consultor, haciendo mención a que puede referirse al hablar de consultoría como el lugar donde
trabaja el Consultor como su despacho o local. Según el Instituto de consultores de Empresas de
Reino Unido (Institute of Management Consultants), la consultoría de empresas es:
Servicio prestado por una persona o personas independientes y calificadas en la edificación e
investigación de problemas relacionados con política, organización, procedimientos y métodos:
Recomendación de medidas apropiadas y prestación de asistencia en la aplicación de dichas
recomendaciones.
Consultoría de acuerdo al Diccionario de la Lengua Española (2005):
1. “f. Entidad que se dedica profesionalmente a aconsejar sobre asuntos técnicos: una Consultoría
le asesora sobre temas fiscales”.
2. “Actividad del Consultor: Se dedica a la consultoría informática”.
Otra definición sería: “La Consultoría es la actividad que consiste en diagnosticar, mediante previo
estudio, realizado acerca de las funciones de una empresa y la influencia de estas en el desarrollo
de la misma, todos los problemas que impidan el máximo desarrollo y el aumento de
productividad, proporcionando de manera eficiente la solución a dichos problemas para lograr un
mayor progreso de la empresa consultada”. Esta definición fue plasmada en mi tesis (1970) para
obtener el título de licenciatura en Contaduría Pública y fue elaborada con base en lo señalado en
el boletín núm. 2 y 3 de la Comisión de Consultoría en Administración de Empresas del Instituto
Mexicano de Contadores Públicos.
Existen numerosas definiciones del término Consultoría y de su aplicación a situaciones y
problemas organizacionales, sin embargo lo importante es que queden claras la función y la
actividad del consultor.
De todo lo anterior se puede sacar una definición más concreta: Consultoría es la actividad
profesional que en base a sus conocimientos y preparación realiza una persona con el fin de
asesorar y emitir una opinión sobre un asunto o problema organizacional.
El asunto o problema puede ser económico, ambiental, administrativo, financiero, sociocultural,
administrativo de informática, fiscal, etc., ya que la asesoría puede estar enfocada a un tema
determinado, en el caso de este manual hablamos de Administración, pero como se irá viendo en
el desarrollo de una Consultoría Administrativa se abarcan todos estos aspectos y más.
¿A quiénes se les ofrecen los servicios de consultoría?
Una vez definido el papel del consultor como asesor y capaz de emitir opinión u opiniones, habría
que señalar la amplitud de estos servicios de consultoría, ya que pueden ofrecerse a cualquier
organismo (entendiéndose este como cualquier ente jurídico económico, social o de servicios,
como pudiera ser una empresa (sociedad anónima, en nombre colectivo, en comandita simple o
por acciones como lo regula la Ley de Sociedades Mercantiles , o bien un Organismo Público
(gobiernos municipales, estatales o federales), u Organismos Descentralizados, así mismo a
sociedades sin fines de lucro (ejemplo Cruz Roja), e inclusive Asociaciones de servicio o de
administración (ejemplo Asociación de Condóminos), es decir cualquier agrupación que en un
momento dado requiera de estos servicios.
¿En qué momento se contratan los servicios de consultoría?
Ahora bien, en qué momento se contratan los servicios de consultoría y quién o quiénes toman la
decisión, ante estas interrogantes podríamos dar dos enfoques:
Cuando en un organismo se dice que las “cosas no van bien”, es decir, se tiene una estructura
organizacional donde se están realizando las actividades u operaciones, pero los directores e
inclusive empleados saben que tal área no funciona o la empresa en general no cumple los
objetivos para los que fue creada, y la Misión y Visión se han olvidado, por la misma estructura ya
establecida es muy difícil que los cambios o soluciones emanen de lo interno, esto debido a la
inercia diaria de las operaciones y las relaciones interpersonales establecidas. Este sería el caso
para contratar los servicios de consultoría externa.
El otro enfoque sería cuando, en una empresa ya se tiene claro en qué área o dónde hay que
realizar un análisis, por tanto se toma la decisión de realizar un proceso de consultoría o contratar
el servicio de consultoría, cabe destacar que lo más conveniente es que sean personas externas al
problema, quienes otorguen el servicio como se verá más adelante. También puede darse el caso
en el que el despacho de consultoría ofrezca sus servicios y se los acepten, y en el proceso
aparezcan situaciones y problemas que los directivos del organismo no habían considerado.
¿Qué aspectos abarca la consultoría?
Como se está señalando, la Consultoría Administrativa abarca múltiples aspectos, y es que en un
organismo o empresa no sólo hay un enfoque sino que pueden existir diversidad de ellos, es decir
si nos vamos a la teoría (y no tan teoría ya que es una realidad en la cual todo está
interrelacionado) de sistemas, se nos dice que sistema es un conjunto de elementos
interrelacionados y que estos pueden ser sistemas abiertos y cerrados, en el caso de una empresa
es un sistema abierto, ya que está sujeta a múltiples factores tanto internos como externos, y se
mencionarán algunos de ellos. Con la idea de simplificar, cuando en este manual se mencione
Empresa sería como su nombre lo indica “algo que se emprende” actividad con objetivos
económicos, sociales ambientales, de salud, etc., abarcando cualquier grupo de personas que se
reúnen para cumplir esos objetivos (puede estar regulada por en el Código Civil, o la Ley de
Sociedades Mercantiles o la Ley de Cooperativas, etc.) con la idea de que la consultoría es
aplicable si es organismo o sociedad o grupo.
Hecha la aclaración anterior decíamos que la teoría de sistemas se refiere a un conjunto de
elementos interrelacionados, al enfocarnos en una empresa, nos encontramos que es un sistema
abierto porque está sujeto a influencias y factores internos y externos, algunos de ellos:
• Lugar de ubicación (al nivel del mar, montaña, desierto), esto se refiere a los insumos que
pudiera requerir, mano de obra o empleados, medios de comunicación, así como cargas fiscales
estatales y municipales.
• País, ya que desde las costumbres hasta el idioma, así como el sistema económico influye en una
empresa, tal sería el caso de una empresa con sucursales en el extranjero.
• Medio Ambiente Laboral, que de manera se factores anteriores así como las de personal
imperantes de los trabajadores capacitación, instalaciones físicas, del desarrollo del trabajo.
• Decisiones financieras, reflejadas en los Estados Financieros (Balance General, Estados de
Resultados, Origen y Aplicación de recursos, Estados de Capital Contable).
• Sistemas de Producción de artículos y/o servicios así como sistema de Ventas o métodos de
captación de ingresos.
• Estructura Organizacional establecida (organigrama de funciones, de puestos, lineal, circular,
horizontal) o bien nuevas formas.
• Administración de los Recursos Humanos, métodos de reclutamiento y selección externos e
internos, capacitación y promociones.
• Sistemas de control de calidad en producción o servicios.
Estos factores son algunos que se tienen que tomar en cuenta al analizar y elaborar un diagnóstico
general de una empresa, y que como se menciona todos están interrelacionados y son influyentes,
unos y otros
Es momento de conocer el rol del consultor. Su importancia radica en identificar errores o
problemas actuales en la organización, e identificar oportunidades de mejora que puedan
fortalecer el desempeño de la compañía.
El consultor actúa como el actor más importante del proceso; es el experto que ofrece sus
conocimientos y su experiencia al cliente para apoyar y ayudar en la solución de los
problemas y necesidades organizacionales, convirtiéndose en la mejor carta, en la
esperanza latente y en la herramienta de apoyo necesaria para sacar adelante la idea de
negocio y prolongar la empresa a un futuro económica provechoso.
Ahora que conoces más sobre la consultoría, sabrás que es una herramienta valiosa
utilizada para optimizar sus procesos y mejorar sus resultados. Puedes complementar dicha
información con el siguiente recurso.
Como ya has visto, la consultoría requiere una visión holística de la organización y sus
procesos, por eso es necesario que el consultor conozca a fondo las fases que el proceso de
consultoría implica, de tal forma que realice un análisis amplio de la situación con la
finalidad de construir propuestas de solución lo más apegadas, realistas y factibles para la
organización en la que se está aplicando.
El siguiente diagrama muestra de forma general los pasos que conforman el proceso de
consultoría
Pasos que conforman el proceso de consultoría.
Para conocer a detalle el proceso de consultoría, te invito a que revises el siguiente recurso.
Base de datos: e-libro Cátedra
Autora: María Pilar Alonso Velázquez
Título: Manual de consultoría Administrativa
Sección a consultar: Pag 23 - 33
ID: 10844875
La consultoría y sus etapas
Etapas de la consultoría
Al realizar la consultoría hay varias etapas, a grandes rasgos las podemos dividir en tres y por
supuesto cada una se podría dividir en subetapas, sin embargo, durante el desarrollo y de acuerdo
con el tipo de empresa, se deriva profundidad hasta donde se piensa llegar en cada una.
A. Contratación de servicios de consultoría
a. Entrevista inicial con el dueño (s) presidente o directivos de la empresa, donde se
definirá el objetivo y meta de los servicios así como la profundidad de ellos. Esta
entrevista o junta inicial se puede convertir en varias hasta quedar definidos los
servicios a proporcionar.
b. Elaboración del contrato de servicios entre la empresa y el despacho consultor,
donde se especificarán los tiempos y horas estimados (con un mínimo y un
máximo) así como el costo por hora más iva que se considera necesario para
realizar el trabajo.
c. Una vez aprobado lo anterior se presentará a la empresa un programa de trabajo
el cual se menciona en el contrato de servicios con el fin de definir la
disponibilidad de los departamentos, secciones, jefes y directivos para las visitas
de los consultores. Este programa se podrá ir modificando de acuerdo a las
variantes del análisis. Cabe aclarar que hay otro programa de trabajo que se
elabora en el despacho señalando a los consultores y tiempos.
B. Diagnóstico de la empresa
El objetivo de esta etapa es dar inicio propiamente a la consultoría con el fin de elaborar el
diagnóstico de la empresa, más adelante se explicará en qué consiste.
C. Proceso de reestructuración organizacional
En esta etapa se van aplicando las sugerencias y recomendaciones en la empresa
consultada con base en el diagnóstico, y tanto en áreas administrativas como operativas,
el tiempo depende del tipo de empresa así como del tamaño de la misma y del alcance de
las correcciones.
Tipo de empresas
Antes de entrar en la técnica y definición del diagnóstico de empresas , considero necesario
repasar el tipo de empresas y tamaño con los que contamos en México, aunque un consultor debe
estar capacitado o capacitarse en otro tipo de empresas que tengan otro marco legal, como puede
ser una empresa extranjera. Como se mencionó en los capítulos anteriores, las empresas que
están reguladas por la Ley General de Sociedades Mercantiles, como son las Sociedades Anónimas
(la más común como ente jurídico en nuestro país), la cual la Ley (Art. 87 al 206) la define “como la
que existe bajo una denominación y se compone exclusivamente de socios cuya obligación se
limita al pago de sus acciones”. Esto quiere decir que excepto los administradores únicos o
gerenciales, que estén nombrados dentro de la escritura constitutiva o bien actas de asamblea,
serán los responsables solidarios de las obligaciones laborales, fiscales, comerciales, etc., que
adquiera la Sociedad Anónima y los accionistas serán por el monto de sus aportaciones, para el
consultor es importante conocer esta Ley ya que revisará el Acta Constitutiva y Actas de Asamblea
con el objetivo de conocer la responsabilidad de los administradores.
Cabe aclarar que sólo en caso necesario se recurrirá a un abogado o especialista para el
diagnóstico las sugerencias o correcciones que se hagan de la empresa. Esto se aplica a todas las
demás sociedades que se definirán. Otra de la sociedades que menciona esta Ley (Art. 25 al 50) es
la de Nombre Colectivo, y esta es aquella que existe bajo una razón social y en la que todos los
socios responden de modo subsidiario, ilimitada y solidariamente de las obligaciones sociales. Esta
sociedad no es muy usada.
La Sociedad en Comandita Simple (Art. 51 al 57) y la Comandita por Acciones (Art. 207 al 211), en
estas sociedades el Contrato Social se divide en varios socios comanditados que responden de
manera subsidiaria ilimitada y solidariamente de las obligaciones sociales y otros socios
comanditarios que sólo están obligados al monto de sus aportaciones o acciones.
En el Capítulo IV de la Ley General de Sociedades se señala la Sociedad de Responsabilidad
Limitada (Art. 58 al 86), esta sociedad se define como “ la que se constituye entre socios que sólo
están obligados al pago de sus aportaciones, sin que las partes sociales puedan estar
representadas por títulos negociables, a la orden o al portador, pues solo serán cedibles en los
casos y con los requisitos que establece la presente Ley”. En ocasiones se combina en la
Constitución o Contrato Social ante notario varias de las obligaciones y derechos de cada sociedad,
de tal forma que se encuentran siglas como El Éxito S.A. de R.L., por dar un ejemplo, el consultor
deberá leer y enterarse de la parte legal que puede afectar a su trabajo de consultoría. Todas estas
Sociedades son creadas como su nombre lo indica para obtener utilidades y su actividad es
mercantil. También están las reguladas por el Código Civil* que se refieren a Contratos o Actas
Constitutivas con objetivos generalmente de servicios, aunque si su actividad ocasiona ingresos
repartibles, la Ley del Impuesto sobre la Renta*, las considera gravadas como Sociedades
Comerciales, así lo define en su Artículo 8 que dice: “Cuando en esta Ley se haga mención a
persona moral, se entienden comprendidas entre otras, las Sociedades Mercantiles, los
Organismos Descentralizados que realicen preponderantemente actividades empresariales, las
Instituciones de Crédito, las Sociedades y Asociaciones Civiles y la Asociación en Participación
cuando a través de ella se realicen actividades empresariales en México”.
Están también las figuras jurídicas de las Asociaciones Civiles que no tienen como objetivo el afán
de lucro, en la Ley del Impuesto sobre la Renta existe el TITULO III que establece sus obligaciones
fiscales, como ejemplo puede estar la Cruz Roja. No podemos dejar de mencionar las empresas de
Personas Físicas en dónde hay uno o varios dueños que se juntan para realizar una actividad
comercial, industrial o de servicios y obtener utilidades por esa actividad, como pueden ser los
Copropietarios, o simplemente una persona física que es el iniciador y propietario del negocio.
También tenemos a las empresas de gobierno (municipales, estatales y federales) y de Capital
Mixto. La importancia de esta relación anterior es que en el tema que nos ocupa de Consultoría
Administrativa, los objetivos para los que fueron creadas estas empresas en el proceso de
consultoría deben tomarse en cuenta para el diagnóstico, recomendaciones y conclusiones en los
informes y asesorías. Otra de las clasificaciones que es importante señalar y tomar en cuenta al
realizar una Consultoría Administrativa, ya que afecta directamente en los procedimientos y
métodos a aplicar como se verá más ampliamente en el siguiente capítulo sería la siguiente:
Empresas pequeñas y medianas (Pymes), las cuales tienen características muy específicas y que el
consultoras) debe(n) tomar en cuenta. Generalmente aunque haya excepciones, estas empresas
surgieron de un proyecto que funcionó, y al tener éxito comercial su crecimiento fue inevitable, sin
embargo de inicio no se tuvo una planeación administrativa es decir, un organigrama,
descripciones de puestos, áreas bien definidas, en estos casos se piensa en contratar un despacho
de consultoría pues la empresa está creciendo y sus operaciones se van complicando en volumen y
capacidad de atención, en este caso el consultor debe realizar el diagnóstico, para determinar en
dónde se tienen que aplicar técnicas y correcciones de administración.
Dentro de esta clasificación de pequeñas y medianas están las empresas familiares que como su
nombre lo indica las conforman la familia, aquí para el consultor es necesario “lidiar” con
diferentes personas que están al frente de algunas áreas y que se requiere, en la mayor parte de
las veces, ubicar a las personas en las funciones que realizan. Actualmente existe lo que se llama
coaching, que es un método que incluye conceptos, y procesos, tanto administrativos como
psicológicos en el aspecto laboral, que sirven como herramientas de trabajo e instrumentos de
medición para los grupos de personas que conforman la empresa y comprende también
seleccionar un estilo de liderazgo, una forma particular de seleccionar a la gente o crear grupos de
personas que coadyuven a la estructura organizacional y el cumplimiento de los objetivos de la
empresa.
Un ejemplo de lo anterior que me tocó vivir en la experiencia profesional fue una empresa
(actualmente bastante exitosa) que en su inicio se dedicó a la fabricación de balones y pelotas, la
empresa empezó a crecer. Eran cinco hermanos que la dirigían, sin embargo llegó un momento
que era necesario una estructura administrativa, ya que hasta para contestar un pedido decidían
sobre la marcha quien lo iba a hacer, el Despacho de consultoría donde yo colaboraba fue
contratado y se empezó a realizar el diagnóstico, y posteriormente surgieron todas las soluciones y
reestructuraciones administrativas, se elaboró un organigrama y se fueron designando las
funciones sobre todo de los puestos directivos, de tal forma que se ubicó a cada hermano de
acuerdo a su interés y capacidad en ventas, producción, administración y dirección general, ese
fue el inicio o plataforma para el arranque de la expansión de la empresa, actualmente es una de
las organizaciones más exitosas en su rama y exporta gran parte de su producción.
El diagnóstico de una empresa
Concepto
Definir las características de operación de una empresa, tanto en los aspectos administrativos,
contable-financieros, factores económicos así como los Recursos Humanos que estén influyendo
en sus resultados de eficiencia y productividad, detectando las deficiencias y las posibles
soluciones a ellas, para lograr el cumplimiento de los objetivos generales y específicos inherentes a
la misma empresa. Otra definición sería la siguiente: Es el proceso mediante el cual, aplicando
procedimientos, herramientas y métodos en un Organismo Administrativo se llegan a determinar
las diferentes cualidades y deficiencias administrativas que están afectando al cumplimiento de
sus objetivos así como al funcionamiento de sus áreas.
Elementos que intervienen en el diagnóstico
La primera etapa de una Consultoría Administrativa es el Diagnóstico de la Empresa, que como su
nombre lo indica se refiere a aplicar métodos y herramientas para poder elaborar ese Diagnóstico
(se puede equiparar a un diagnóstico médico, donde se hacen análisis y estudios para conocer el
problema que afecta al paciente). Para realizar, lo anterior se debe elaborar un plan de trabajo,
tanto para esta etapa como para las subsiguientes.
Procedimientos, herramientas y métodos
Es necesario mencionar y describir las herramientas y métodos científicos que aplicaremos en el
procedimiento de Consultoría Administrativa, aclarando salvo algunas excepciones y extensiones,
las técnicas de consultoría son similares a practicar una auditoría de Estados Financieros, nada más
que no se limitan al análisis y revisión de los renglones y saldos de los Estados Financieros, sino
que, en la Consultoría Administrativa se aplican las técnicas de auditoría más otras que abarcan a
toda la empresa, a continuación se señalan y describen las más importantes. Además son tomadas
de la fuente bibliográfica; Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de
Contadores Públicos (cabe aclarar que actualmente estas Normas se están adecuando a las
Normas Internacionales de Auditoría, IMCP). Los comentarios son consideraciones y opiniones
relacionadas con el proceso de Consultoría Administrativa.
Estudio general (Mendivil, 2002). Es la apreciación y juicio de las características de la empresa, las
cuentas o las operaciones, para concluir si se ha de profundizar en su estudio y la forma que ha de
hacerse. Como se menciona, al iniciar una consultoría y visitar una empresa, el consultor empieza
a sacar conclusiones de las características y problemática de la empresa.
Análisis. Es el estudio de los componentes de un todo para concluir con base en aquellos,
respecto de este. Esta técnica se usa concretamente al estudio de las cuentas o rubros
genéricos de los Estados Financieros, o bien sea de sus saldos o de sus movimientos. El análisis
en consultoría es más amplio ya que se toman en cuenta no sólo los saldos en los Estados
Financieros, sino cada entrevista o cuestionario aplicado debe ser motivo de un análisis.
Inspección. Es la verificación física de los elementos materiales en que se tradujeron las
operaciones. Se aplica al estudio de las cuentas cuyos saldos tiene una representación material.
Esta inspección en consultoría abarca muchos aspectos aparte de corroborar los saldos, desde
el tipo de instalaciones (viejas, nuevas, adecuadas, incómodas, ventiladas), hasta la ubicación
física de los empleados y directivos, así como la mejor ubicación en relación a tiempos y
movimientos para registrar o cumplir un procedimiento.
Confirmación. Es la ratificación por parte de una persona ajena a la empresa, de la autenticidad
de un saldo, hecho u operación, en la que participó y por la cual está en condiciones de
informar válidamente sobre ella. En la consultoría se puede y debe usar esta técnica ya que
muchas veces será necesario el “Cruce” de información y corroborar el resultado de las
entrevistas o investigaciones.
Investigación. Es la recopilación de información mediante pláticas con los funcionarios y
empleados de la empresa. Generalmente se aplica al estudio del Control Interno. Esta fase o
técnica en consultoría es muy importante para evaluar paso a paso el trabajo y proceso de
consultoría que se está realizando, y en la práctica profesional generalmente este tipo de
pláticas y entrevistas son de gran ayuda para las conclusiones y recomendaciones, siempre y
cuando se cruce y corrobore la información preponderante.
Observación. Es una manera de inspección, menos formal y se aplica generalmente a
operaciones para verificar cómo se realiza en la práctica (cómo se paga la nómina, cómo se
efectúa el recuento de inventarios, etc.). Esta técnica se va aplicando en todas las etapas del
proceso de consultoría, ya que la observación es básica para irse informe final.
Cálculo. Es la verificación de la operaciones que se determinan bases específicas (intereses
pagados, será necesario corroborar cálculos en procedimientos administrativos, formando la
idea y conclusiones del corrección aritmética de aquellas cuentas u fundamentalmente por
cálculos sobre las depreciaciones, etcétera). En consultoría como pudieran ser dividendos,
tiempos tiempos y movimientos, además de otros cálculos si es necesario hacerlos.
Todas estas técnicas y procedimientos como se vio son aplicables, sin embargo no se olvide de la
capacidad psicológica y de sentido común que el consultor debe llevar implícito en su trabajo para
ser lo más objetivo en sus conclusiones y asesoría, ya que muchas veces será necesario tener
juntas con los directivos para corroborar ciertos hechos antes de darlos por cierto.
Presentación del Proceso de Consultoría
Plan de trabajo
Elaboración de un plan de trabajo
Una vez que están acordados y contratados los servicios de Consultoría Administrativa, es
necesario elaborar un programa de trabajo; para ello hay que tomar en cuenta el tamaño de la
empresa y el enfoque principal, platicado inicialmente con los directivos o la dirección de la
empresa. Este enfoque se señaló al presentar la oferta de los servicios así como a la firma del
contrato de esos servicios. Generalmente los puntos de este plan deben ser:
Ejemplo de un plan de trabajo
Visita a todas las instalaciones y oficinas de la empresa
Esta visita es importante porque físicamente se conocerán las áreas de trabajo tanto
administrativo como operativo, y el consultor aplicará su “ojo crítico”, analizando y observando
todo a su alrededor y aplicará algo de psicología laboral al saludar a algunas personas que se
encuentran trabajando y aprovechará para ver qué tipo de ambiente físico (agradable, sucio,
limpio, adecuado, frío, caliente, etc.), puede influir en su diagnóstico, posteriormente hará un
análisis de las relaciones laborales del personal.
Recopilación documental
Escritura constitutiva (en caso de persona moral), manuales de organización (organigrama general
y departamental, descripciones de puestos, manuales de procedimientos, de políticas de
personal), contratos que tengan que ver o afecten el área administrativa en caso de haberlos, y en
general cualquier documento que le dé más conocimiento del aspecto legal y administrativo de la
empresa.
Aplicación de cuestionarios
Definir las áreas donde se deben aplicar cuestionarios al personal, tanto directivo como operativo.
Hacer las citas en coordinación con los directivos para realizar las entrevistas y aplicar los
cuestionarios.
Juntas previas
Programar las juntas en su despacho para comentar y analizar los recopilados en los tres puntos
anteriores y sacar conclusiones, elaborando un primer reporte de lo analizado. Este reporte será
un documento de trabajo que se integrará y discutirá en las instalaciones del consultor.
Primeras conclusiones
Tomando como base las primeras conclusiones, se decidirá la profundidad del análisis de cada
área, como puede ser el área de ventas, producción o fabricación, administración de alimentos y
bebidas en un restaurante, reservaciones y recepción en un hotel, etc., en cada caso se realizarán
las pruebas necesarias hasta tener la certeza de la conclusión.
Tamaño y tipo de empresa
Dependiendo del tipo por área, tal sería de empresa y su actividad económica se realizarán los
análisis el caso de una industria en donde el proceso productivo sería motivo de un estudio y
tomando en cuenta el primer reporte de conclusiones. En ocasiones el tamaño de la empresa o la
problemática amerita un segundo reporte una vez que en las juntas del despacho se determine
así.
Segundo reporte interno
En ocasiones el tamaño de la empresa o la problemática amerita un segundo reporte una vez que
en las juntas del despacho se determine así.
Elaboración del reporte final para presentar al cliente
Una vez que se cumplen cada uno de los programas y que se van sacando conclusiones por áreas y
departamentos, se procede a elaborar el diagnóstico de la empresa, así como las sugerencias de
corrección.
Como todo trabajo a realizar se deben contemplar los pasos y los recursos así como el personal
necesario, y se convierte en elaborar un proyecto y programas específicos estableciendo las
etapas.
Uno de los métodos propuestos es el de Project Management Body of Knowledge (Pmbok) del
Project Management Institute ( pmi ), Instituto dedicado a proyectos gerenciales (fuente internet),
en donde se contemplan los principales renglones:
1. Administración de la integración del proyecto.
2. Administración del alcance del proyecto.
3. Administración de tiempos del proyecto.
4. Administración del costo del proyecto.
5. Administración de la calidad del proyecto.
6. Administración de los recursos humanos del proyecto.
7. Administración de las comunicaciones del proyecto.
8. Administración de los riesgos del proyecto.
9. Administración de los insumos del proyecto.
Para comprender mejor cómo se lleva a cabo un proceso de consultoría en la vida real y los
elementos que implica, revisa el siguiente recurso.
Ahora, te invito a revisar los formatos ejemplo, que te servirán de guía para llevar a cabo tu
propio proceso de consultoría, los cuales puedes encontrar en el siguiente recurso.
Base de datos: e-libro Cátedra
Autora: María Pilar Alonso Velázquez
Título: Manual de consultoría Administrativa
Sección a consultar: Pag 34 - 48
ID: 10844875
Es momento de que realices tu primera Evidencia de Aprendizaje, la cual consiste en un
cuestionario. Ingresa haciendo clic en el siguiente enlace.
Actualización de tecnologías y métodos del consultor
Nuevas tecnologías de estructura organizacional
Hasta aquí hemos visto de la manera más simple la preparación de un diagnóstico de una
empresa; sin embargo no podemos pasar por alto las últimas teorías en relación con estructuras
organizacionales, y si nos enfrentamos a una gran empresa, con mayor razón.
Las grandes corporaciones como General Motors, Dupont, etcétera, crearon unidades de negocios
estructuradas alrededor de productos y mercancías geográficos, este modelo siguió siendo el
dominante durante muchos años. El movimiento de la Reingeniería de Procesos de negocios de los
años noventa introdujo otro modelo alrededor de sus diversos procesos, en lugar de sus
tradicionales fronteras funcionales de producto y geográficas. Esto puede funcionar, siempre
exista una buena coordinación y alineación de las actividades y procesos. Otra de las
organizaciones que también se ha hablado es de las “Virtuales y en Red”, en donde la intranet
tiene un papel importante en su estructura funcional, una de las definiciones más recientes es:
La empresa virtual es un sistema de software que opera sobre la red internet, le es posible tomar
decisiones mediante algoritmos previamente diseñados para el fin, y que con esta asociación
tecnológica, se ve intrínseco el concepto de una empresa, lo cual modifica los paradigmas de
organización, trabajo, producción, comercialización y marco jurídico (Arévalo y Gilberto, 2007).
Otra sería la “organización Velero”, una empresa capaz de ser separada y vuelta a armar de otras
maneras respondiendo a oportunidades cambiantes. La continua búsqueda de nuevas formas
organizacionales es impulsada por cambios básicos en la naturaleza de la competencia, y por
supuesto, de la economía. Una de las últimas formas de organización es diseñar un “sistema
estratégico” para ajustar la estructura a la estrategia, este método ya se ha aplicado en empresas
multinacionales e inclusive en el Sector Público como la Real Policía Montada de Canadá, a este
método se le llama Balanceó Scorecard y su implementación con lo llamado Success Factors
permite comunicar las metas de la organización en cascada a todos los empleados alineando la
estrategia organizacional con el desempeño individual. La mayoría de los conceptos anteriores han
sido tomados de Harvard Business Review (S. Kaplan, 2006).
Como se ve la actualización del consultor debe ser constante ya que el diagnóstico sólo será la
fotografía de la empresa, pero en las sugerencias del cambio deben estar contempladas todas las
posibilidades incluyendo lo último en administración, sin embargo es muy importante señalar que
en México y América Latina, los factores que rodean a las empresas son especiales sobre todo en
lo referente a los recursos humanos pues la preparación, educación sobre todo a niveles
intermedios están influenciados por los entornos socioeconómicos donde se mueven, por lo que
será difícil para el consultor sugerir un cambio con los últimos métodos generalmente aplicados en
países desarrollados desde el punto de vista económico para el funcionamiento de la estructura
organizacional, sobre todo en las empresas medianas y pequeñas.
Sin embargo, una de las características de un buen consultor es de adaptarse a las circunstancias
internas y externas de la empresa, es decir a los factores que están afectando a su sistema ya que
enfatizando en la Teoría de Sistemas todo está interrelacionado y el consultor debe tener un
enfoque amplio y universal de esos factores.
Como ejemplo de lo anterior puede aparecer la necesidad de proponer un Coaching personalizado
a los directivos o dueños en habilidades gerenciales y liderazgo, ya que en el diagnóstico se llegó a
esta conclusión.
Proceso de reestructuración organizacional
Implementación de las correcciones propuestas
Algunos resultados del diagnóstico implican correcciones en los sistemas de la empresa así como
en su estructura organizacional, en donde el consultor interviene o ejerce un papel posterior como
asesor continuo o por un periodo mientras se realizan las correcciones o la implementación, como
puede ser la coordinación y dirección de equipos multidisciplinarios con diferentes objetivos tales
como calidad total, el despacho de consultoría puede tener esos servicios o bien coordinar la
contratación, otro ejemplo sería: en el área de Ingeniería Industrial se requiere la contratación de
los servicios de un ingeniero industrial para realizar un estudio de tiempos y movimientos, y
reacomodar las máquinas del área de fabricación, otro sería que para incrementar las ventas, se
requiere de un estudio de mercado o de la aplicación de un programa de publicidad, es decir los
ejemplos pueden ser múltiples ya que como lo hemos mencionado depende del tamaño de la
empresa y de la actividad a la que se dedica.
El consultor no es todólogo, pero debe tener los conocimientos para sugerir la contratación de
otros servicios que le puedan servir a la empresa, basados en el diagnóstico y las correcciones
propuestas.
