2018 

   

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
HOSPITAL SAN RAFAEL DE CÁQUEZA ‐ HSC 
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
 Programa de Gestión Documental de la 
E.S.E Hospital San Rafael del Municipio 
de Cáqueza – Cundinamarca

 
 
 

Tabla de Control de Cambios 
 
 
 
Autor del documento  Versión  Fecha presentación  Nombre del Archivo.doc 

Luis Eduardo Peña Zorro 1.0 03/07/2018 PGD.docx

 
 
   

 
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TABLA DE CONTENIDO 
 
Introducción ________________________________________________________________ 4 
1.  Aspectos Generales  ___________________________________________________________5 
1.1.  Alcance ________________________________________________________________________ 5 
1.2.  Público al cual está dirigido  ________________________________________________________ 5 
1.3.  Información Estratégica de la Entidad ________________________________________________ 5 
1.3.1.  Misión  ____________________________________________________________________ 5 
1.3.2.  Visión _____________________________________________________________________ 6 
1.3.3.  Objeto Social  _______________________________________________________________ 6 
1.3.4.  Objetivos Estratégicos de la ESE  ________________________________________________ 6 
1.3.5.  Principios Institucionales ______________________________________________________ 6 
1.3.6.  Valores ____________________________________________________________________ 6 
1.3.7.  Política de Calidad ___________________________________________________________ 7 
1.3.8.  Políticas de seguridad de la información __________________________________________ 7 
1.3.9.  Símbolos Institucionales  ______________________________________________________ 8 
1.4.  Objetivos _______________________________________________________________________ 9 
1.4.1.  Objetivo General ____________________________________________________________ 9 
1.4.2.  Objetivos Específicos _________________________________________________________ 9 
1.5.  Principios del Programa __________________________________________________________ 10 

2.  Requerimientos para el Desarrollo del PGD ______________________________________  11 

2.1.  Normativos ____________________________________________________________________ 11 
2.2.  Económicos ____________________________________________________________________ 11 
2.3.  Administrativos _________________________________________________________________ 12 
2.3.1.  Equipo de Trabajo __________________________________________________________ 12 
2.3.2.  Metodología _______________________________________________________________ 12 
2.4.  Tecnológicos ___________________________________________________________________ 13 

3.  Lineamientos para los Procesos de Gestión Documental ____________________________  14 

3.1.  Planeación  ____________________________________________________________________ 14 
3.2.  Producción Documental __________________________________________________________ 16 
3.3.  Gestión y Trámite _______________________________________________________________ 17 
3.4.  Organización, Transferencia, Disposición de los Documentos y Valoración __________________ 18 
3.5.  Preservación a Largo Plazo ________________________________________________________ 20 

4.  Fases de Implementación del PGD ______________________________________________  22 

5.  Programas Específicos  _______________________________________________________  23 
6.  Armonización del PGD con los Sistemas de Gestión del Hospital  _____________________  26 
7.  Marco Legal ________________________________________________________________  27 
7.1.  Leyes _________________________________________________________________________ 27 

 
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7.2.  Decretos ______________________________________________________________________ 28 
7.3.  Acuerdos ______________________________________________________________________ 28 
7.4.  Normatividad Empresas Sociales del Estado __________________________________________ 30 

8.  ANEXOS ___________________________________________________________________  33 

8.1.  Cronograma de Implementación del PGD ____________________________________________ 34 
8.2.  Mapa de Procesos del Hospital San Rafael de Cáqueza __________________________________ 39 
8.2.1.  Direccionamiento  __________________________________________________________ 40 
8.2.2.  Misionales  ________________________________________________________________ 40 
8.2.3.  Apoyo Administrativo  _______________________________________________________ 41 
8.3.  Presupuesto Anual para la Implementación del Programa de Gestión Documental ___________ 47 

9.  Bibliografía  ________________________________________________________________  49 

 
 
 
   

 
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Introducción 
 
El Programa de Gestión Documental – PGD del Hospital San Rafael de Cáqueza, está enmarcado en el 
cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo, Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia 
y Acceso a la Información, de conformidad con lo establecido en Decreto 1080 de 2015 Libro II Parte 8 
Título II Capítulo V – Gestión de Documentos, las directrices establecidas por el Archivo General de la 
Nación en el “Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD año 2014” y en 
articulación con el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad. Como instrumento archivístico, el PGD 
reúne  los  siguientes  elementos  de  política,  objetivos,  alcance,  interesados,  requisitos  normativos, 
administrativos, técnicos, tecnológicos económicos y humanos, igualmente define los lineamientos de 
operación de los procesos de gestión documental, incluido el Plan de Implementación, la información 
estratégica del Hospital y la planificación para el desarrollo de los programas específicos. 
 
El Programa de Gestión Documental, vincula las fases de formación de los archivos de acuerdo con el 
Ciclo Vital de los Documentos, Archivos de Gestión, Central e Histórico; los procesos conceptuales y 
procedimentales  de  Gestión  Documental,  planeación,  producción,  gestión  y  trámite,  organización, 
transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración y de forma expresa, 
la  obligación  de  la  elaboración  y  adopción  de  las  Tablas  de  Retención  Documental.  El  Programa  de 
Gestión Documental tiene como alcance de implementación todas las dependencias del Hospital. 
 
El PGD está sustentado en los requisitos definidos en la normatividad vigente y en los lineamientos 
establecidos en el presente documento. Mediante la implementación del PGD se espera que el Hospital 
supere  la  fase  inicial  de  adecuada  conservación,  organización  y  conformación  de  las  unidades  de 
información  para  luego  iniciar  con  la  implementación  de  nuevas  tecnologías  de  información  que 
apoyen la gestión, el servicio al ciudadano y la protección de la documentación de la Entidad. 
 
Como antecedente para la definición de los frentes de trabajo del Programa de Gestión Documental, 
se  tomó  en  cuenta  el  Documento  de  Diagnóstico  Integral  de  Gestión  Documental  cuyos  resultados 
muestran el estado actual de la Gestión Documental del Hospital, así como las oportunidades de mejora 
para los procesos documentales. 
   

 
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1. Aspectos Generales 
1.1. Alcance 
 
El  Programa  de  Gestión  Documental  del  Hospital  San  Rafael  de  Cáqueza,  contiene  los  lineamientos 
normativos  y  orienta  las  actividades  administrativas,  operativas,  tecnológicas,  de  conservación 
documental y presupuestales relacionadas con el proceso de Gestión Documental del Hospital. En él se 
establecen los elementos de armonización con el Sistema Integrado de Gestión y el Modelo Estándar 
de  Control  Interno  –  MECI,  en  cumplimiento  de  los  Objetivos  Institucionales,  el  Plan  Estratégico 
Institucional y el Plan de Acción Anual. 
 
La definición de sus políticas y carácter de implementación es interna y abarca todas las dependencias 
y procesos del Hospital. 
 

1.2. Público al cual está dirigido 
 
El Programa de Gestión Documental está dirigido a la Dirección del Hospital San Rafael de Cáqueza, al 
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y en general a todas las dependencias del Hospital, 
quienes  participaran  de  manera  activa  en  su  implementación,  despliegue  y  seguimiento.  Desde  el 
contexto  administrativo  son  responsables  de  identificar  las  necesidades  de  la  Entidad  en  materia 
documental, definir los recursos y plantear las estrategias para su adecuada implementación. 
 
El PGD tiene un carácter de implementación interna, por lo que también está dirigido a los funcionarios, 
contratistas,  proveedores,  sean  personas  naturales  o  jurídicas,  personal  médico  y  paramédico  del 
Hospital San Rafael de Cáqueza. 
 

1.3. Información Estratégica de la Entidad 
 

1.3.1. Misión 
 
“Somos  una  empresa  social  del  estado  que  presta  servicios  de  salud  con  calidad,  regida  por  los 
principios  de  Humanización  y  Seguridad,  contribuyendo  al  bienestar  individual  y  colectivo  de  los 
usuarios”. 
 
   

 
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1.3.2. Visión 
 
 “Ser una Empresa Social del Estado con reconocimiento Departamental, por la prestación de servicios 
con  calidad,  seguridad  y  humanización,  contribuyendo  al  bienestar  de  los  individuos  y  de  la 
comunidad”. 
 

1.3.3. Objeto Social 
 
“El Objeto de la E.S.E Hospital San Rafael de Cáqueza es la prestación de servicios de salud entendidos 
como  un  servicio  público  garantizado  por  el  estado  y  como  parte  integral  del  sistema  de  seguridad 
social en salud, prevención de la enfermedad, tratamiento y rehabilitación, según su nivel de atención 
y complejidad”. 
 

1.3.4. Objetivos Estratégicos de la ESE 
 
 Mantener  un  talento  humano  idóneo  y  comprometido  con  una  cultura  de  servicio  y 
mejoramiento  continuo  a  través  de  estándares  superiores  de  calidad  sostenibles  en  la 
institución. 
 Propender por la calidad científica y administrativa en los procesos para lograr un equilibrio 
financiero institucional y un beneficio social. 
 Prestar  servicios  de  salud  con  calidad,  humanización  y  seguridad  que  responda  a  las 
necesidades y/o requerimientos en salud de la población. 
 

1.3.5. Principios Institucionales 
 
Responsabilidad  Social:  El  personal  de  la  ESE  colabora  permanentemente  a  las  personas  que  lo 
requieren  sin  ningún  interés  adicional  a  la  satisfacción  por  el  servicio  prestado  y  el  compromiso  de 
apoyo a la sociedad, aportando activamente al mejoramiento de la salud de la comunidad. 
Solidaridad: El personal de la ESE se adhiere circunstancialmente a la causa de los otros, manteniendo 
una  naturaleza  solidaria  social  en  el  entorno  en  el  que  se  desarrolla  profesional  y  personalmente, 
logrando una prestación de servicios con calidad y calidez. 
Amor por la vida: El personal de la ESE manifiesta en sus labores diarias su capacidad de compromiso 
y cooperación en la protección de la vida logrando una atención más humanizada y segura. 
 

1.3.6. Valores 
 
Ética: El personal de la ESE actúa conforme a los principios éticos y morales, durante el proceso de 
atención de los usuarios, logrando satisfacer sus necesidades. 

 
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Honestidad: El personal de la ESE actúa de manera coherente entre el pensamiento, expresión verbal 
y  conducta,  en  el  momento  oportuno  y  el  escenario  indicado,  de  igual  manera  son  promotores  de 
transparencia en cada uno de los procesos. 
Respeto: El personal de la ESE reconoce, acepta, aprecia y valora las cualidades del otro y sus derechos. 
Reconoce el valor propio, el de los usuarios y la comunidad. 
Responsabilidad:  El  personal  de  la  ESE  cumple  de  manera  oportuna  y  completa  con  las  labores 
asignadas, fortaleciendo el compromiso, el sentido de pertenencia con la institución y sus usuarios 
Eficiencia: El personal de la ESE realiza acciones que contribuyen en el cumplimiento de los objetivos 
estratégicos,  aprovechando  y  haciendo  buen  uso  de  los  recursos  disponibles  para  obtener  mejores 
resultados. 
Confianza:  La  ESE  cuenta  con  personal  idóneo  y  capacitado  para  el  desarrollo  de  cada  una  de  las 
actividades, en beneficio de la salud de los usuarios. 
Humanización: El personal de la ESE fomenta una cultura de calidad y calidez a través de educación y 
sensibilización dirigida al cliente interno y externo, atendiendo sus necesidades y mostrando interés 
por sus requerimientos. 
Comunicación: El personal de la ESE hace buen uso de los canales de comunicación, empleando un 
vocabulario adecuado, asertivo y cordial entre sí y con los usuarios, identificando quien debe comunicar 
qué y dónde 
Trabajo en Equipo: El personal de la ESE trabaja coordinadamente en la consecución de los objetivos 
propuestos en los diferentes procesos de atención, ejerciendo liderazgo efectivo y desarrollando un 
entorno proclive al aprendizaje continuo. 
 

1.3.7. Política de Calidad 
 
“La ESE Hospital San Rafael de Cáqueza tiene como política de calidad el mejoramiento continuo de los 
procesos  con  altos  estándares  de  calidad,  contando  con  personal  idóneo  con  principios  y  valores, 
responsables  de  servir  a  nuestros  usuarios  de  manera  humanizada,  garantizando  su  seguridad,  la 
satisfacción de sus necesidades y logrando el ejercicio de compromiso social, competitividad y buen 
posicionamiento en el sector”. 
 

1.3.8. Políticas de seguridad de la información 
 
Sobre las bases de datos. La totalidad de la información del sitio Web, está almacenada en una base 
de datos, para lo cual la entidad ha dispuesto una serie de validaciones de seguridad con el objetivo de 
que el acceso a esta sea lo más restringido posible, para esto se han interpuesto barreras de fuego y 
software de control de contenidos con el fin de filtrar cualquier ingreso no autorizado.  
Sobre la adquisición de información. Para la adquisición de información del sitio Web por parte de los 
usuarios, se utilizarán diferentes formularios donde el usuario ingresará su usuario y su clave, la cual 
dependiendo del proceso le será remitido al usuario previa inscripción en el portal, la que permitirá 
controlar la información que ingresa. 

 
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Sobre las copias de seguridad. Se ejecutaran periódicamente copias de seguridad que reposarán en el 
centro de datos y podrán ser consultadas o solicitadas por la entidad a través del correo electrónico 
[email protected] 
Sobre el Registro de Usuario. El sitio Web ofrece espacios de consulta de solicitudes s a través de la 
entrega de un ticket (número o código) una vez haya registrado la información solicitada. Se trata de 
un único número que no debe transferir ni entregar a un tercero, ya que éste podría verificar el estado 
de dicha solicitud. Por lo tanto, el ciudadano deberá destinar claramente y de forma real la información 
para poder ser susceptible de realizar la respectiva solicitud.  
El sitio Web del Hospital se compromete a adoptar una política de confidencialidad y protección de 
datos, con el objeto de proteger la privacidad de la información personal obtenida a través de su sitio 
web.  
Para disminuir los riesgos el sitio Web se recomienda al usuario salir de su cuenta y cerrar la ventana 
de su navegador cuando finalice su actividad, más aún si comparte su computadora con alguien o utiliza 
una computadora en un lugar público como una biblioteca o un café Internet.  
El  sitio  Web  no  compartirá  ni  revelará  la  información  confidencial  con  terceros,  excepto  que  tenga 
expresa autorización de quienes se suscribieron, o cuando ha sido requerido por orden judicial o legal. 
Gestión de Sesiones Seguras. Se recomienda a los usuarios del sitio Web para tener sesiones, digitar el 
dominio del sitio web cada vez que quieran ingresar en cualquier navegador, o dejarlo como favoritos 
en el mismo. Evitar el ingreso al portal a través de vínculos o correos que les envíen. 
 

1.3.9. Símbolos Institucionales 
 
El  enfoque  principal  del  Isotipo  que  conforma  nuestra  nueva  imagen  es  mostrar  la  esencia  de  la 
institución  el  trato  humanizado  entre  el  paciente  y  nuestro  equipo  de  funcionarios  médicos  y 
administrativos, lograr entender y transmitir que la Institución se maneja bajo la calidad y calidez de 
un hogar para cada uno de los usuarios, y la cobertura de San Rafael como insignia de la E.S.E. Hospital 
San  Rafael,  al  mismo  tiempo  la  unión  de  caracteres  y  detalles  personalizados,  construyen  una 
tipografía, que aporta a la marca una identidad propia y modernidad, fundamental para perdurar al 
paso del tiempo. 
 

 
 
 
 
 
   

 
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1.4. Objetivos 

1.4.1. Objetivo General 
 
Elaborar  e  implementar  el  Programa  de  Gestión  Documental  para  normalizar  los  aspectos 
administrativos, operativos, archivísticos para la adecuada conservación de los documentos y permita 
mejorar  la  forma  de  gestionar  la  información  asegurando  la  definición  de  un  plan  de  trabajo  que 
contribuya al mejoramiento de la Gestión Documental del Hospital San Rafael de Cáqueza. 
 

1.4.2. Objetivos Específicos 
 
 Contribuir al mejoramiento de las actividades documentales en aras de la conservación de los 
documentos patrimoniales del Hospital. 
 
 Establecer los planes y estrategias necesarias para contribuir al mejoramiento, transformación 
y control de los procesos de Gestión Documental a seguir durante los años 2018 a 2021. 
 
 Planificar el desarrollo de los Programa Específicos de Gestión Documental y su relación con el 
Sistema Integrado de Gestión. 
 
 Plantear  un  proceso  de  gestión  del  cambio,  orientado  a  la  sensibilización  del  proceso  de 
Gestión Documental para los funcionarios y contratistas que permita el mejoramiento de las 
habilidades y competencias para administrar la información técnico científica y administrativa 
del Hospital. 
 
 Establecer  los  lineamientos  técnicos  y  archivísticos  necesarios  para  la  gestionar 
adecuadamente los documentos e información del Hospital. 
 
 Plantear un modelo de trabajo para la destinación de los recursos que permitan garantizar la 
conservación,  organización,  disponibilidad  y  acceso  a  la  información  para  el  apoyo  a  los 
servicios que presta el Hospital. 
 
 Plantear acciones conducentes a la modernización de los procesos documentales, partiendo 
desde la producción y recibo de los documentos, hasta su disposición final, con ello se pretende 
satisfacer  de  los  requerimientos  de  gestión  documental  establecidos  en  la  normatividad 
vigente. 
 
   

 
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1.5. Principios del Programa 
 
Los documentos del Programa de Gestión Documental del Hospital San Rafael de Cáqueza, son creados, 
recibidos  y  utilizados  en  cumplimiento  de  los  procesos  Estratégicos,  Misionales,  de  Apoyo  y  las 
funciones delegadas por el Gobierno Nacional y la Ley. 
 
 La  Tabla  de  Retención  Documental  es  el  instrumento  archivístico  oficial  de  clasificación  y 
organización de la información y documentos del Hospital, sin importar el medio o soporte en 
que se encuentre. 
 
 El Programa de Gestión Documental se aplica a toda la información producida en cumplimiento 
de las funciones y procesos del Hospital, sin importar el tipo de medio o soporte en que se 
encuentra. 
 
 Los  funcionarios  y  contratistas  son  responsables  por  la  adecuada  producción,  uso  y 
conservación de los archivos. Esta responsabilidad es extensiva a la verificación y cumplimiento 
de los requisitos legales y procedimentales que particularmente deben cumplir los documentos 
como elemento de prueba o evidencia objetiva y trazable. 
 
 La  Oficina  de  Sistemas  debe  preservar  la  información,  objetos  digitales,  bases  de  datos, 
sistemas  de  información,  registros  o  archivos  ubicados  en  los  repositorios  digitales  bajo  su 
responsabilidad.  Adelanta  los  mecanismos  técnicos  y  procedimentales  necesarios  para 
garantizar su accesibilidad en el futuro acorde con lo establecido en las Tablas de Retención 
Documental. 
 
 El  Programa  de  Gestión  Documental  y  la  Tabla  de  Retención  Documental,  prestan  especial 
énfasis  en  la  conservación  de  los  documentos  finales,  evidencias  trazables  y  documentos 
probatorios de los procesos del Sistema Integrado de Gestión. 
 
 La implementación de sistemas de información con fines misionales, estratégicos o de apoyo 
consideran  las  medidas  técnicas  necesarias  para  asegurar  la  autenticidad,  validez, 
confidencialidad,  disponibilidad,  accesibilidad  e  integridad  de  la  información,  los  archivos 
electrónicos, informáticos registros de bases de datos y otros objetos digitales. 
 
 El Programa de Gestión Documental plantea los lineamientos, políticas y buenas prácticas para 
dirigir,  y  prestar  los  servicios  atenientes  al  proceso  de  Gestión  Documental.  Los  proyectos 
relacionados con la gestión documental del Hospital deben ser incorporado a los planes del 
presente documento para establecer el control y seguimiento. 
 
 Asegurar la adecuada conservación y protección de los documentos como apoyo en procesos 
jurídicos,  mitigando  el  riesgo  con  evidencias  documentales  objetivas  de  las  actividades  y 
procesos Hospitalarios y se Salud Pública de su área de influencia. 

 
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2. Requerimientos para el Desarrollo del PGD 
 
A continuación se relacionan los requerimientos necesarios para desarrollar el Programa de Gestión 
Documental – PGD. 
 

2.1. Normativos 
 
El  Programa  de  Gestión  Documental  del  Hospital,  se  elabora  e  implementa  con  base  en  los 
requerimientos normativos legales vigentes para asegurar un ciclo de mejoramiento continuo para los 
Procesos  de  Gestión  Documental.  La  normatividad  aplicable  se  encuentra  relacionada  en  el 
normograma  del  Hospital.  Para  efectos  del  desarrollo  e  implementación  del  PGD  se  relaciona  en  el 
apartado Marco Legal del presente documento.  
 
Igualmente, los requerimientos legales serán incorporados, adoptados para su cumplimiento y serán 
registrados dentro del proceso de control de cambios asegurando su trazabilidad. De ser requerido, el 
Comité  Institucional  de  Desarrollo  Administrativo  formulará  y  adoptará  las  normas  necesarias 
estableciendo las responsabilidades de implementación, las directrices de ejecución y seguimiento. 
 
Son  parte  de  los  requisitos  normativos  del  PGD,  toda  la  normatividad  vigente  de  los  procesos  y 
procedimientos del Hospital. 
 

2.2. Económicos 
 
De acuerdo con el Plan de Acción Anual para el año 2018, el proceso de Gestión Documental con el 
apoyo de la Dirección General del Hospital y la Oficina Asesora de Planeación, formulan un proyecto 
encaminado a la identificación del estado actual y necesidades del proceso, así como la elaboración de 
instrumentos  archivísticos  relevantes  para  establecer  las  actividades  documentales  para  su 
mejoramiento. 
 
La implementación de los lineamientos del PGD y el despliegue de los recursos a corto, mediano y largo 
plazo se establecen en Presupuesto Anual del Hospital 2018 y en el instrumento Plan Institucional de 
Archivos  –  PINAR  del  Hospital.  A  partir  de  la  identificación  de  las  necesidades  y  oportunidades  de 
mejora  de  la  Gestión  Documental  del  Hospital,  se  establecerán  lineamientos  presupuestales  para 
definir los recursos que permitan sostener, mantener y replicar las directrices y actividades. 
 
   

 
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2.3. Administrativos 
 
A partir de las entrevistas y mesas de trabajo realizadas con cada una de las dependencias del Hospital, 
se identificaron los requerimientos técnicos y administrativos. En reunión del Comité Institucional de 
Desarrollo Administrativo del Hospital se establecieron los lineamientos para la implementación del 
Programa de Gestión Documental. 
 
2.3.1. Equipo de Trabajo 
 
El Programa de Gestión Documental, se elaboró con la participación de  un equipo interdisciplinario 
conformado por funcionarios del Hospital y Contratistas especializados y con experiencia en procesos 
de Gestión Documental. Entre los participantes se listan: 
 
1. Dirección General del Hospital 
2. Oficina Asesora Jurídica 
3. Equipo de trabajo del sistema integrado de gestión del Hospital 
4. Oficina de Control Interno 
5. Equipo de trabajo de gestión documental. 
 
2.3.2. Metodología 
 
La metodología para la identificación de los requerimientos consistió en las siguientes actividades: 
 
 El documento del Plan Anual de Adquisiciones a través del cual se establece el presupuesto y 
las actividades planificadas para ejecución durante las vigencias 2016 y 2017. 
 
 Recopilación de la información del Diagnóstico Integral de Gestión Documental, formulación 
de la evaluación de los procesos e identificación de los aspectos que generan mayor impacto 
para la Entidad. 
 
 Reuniones  de  mesa  de  trabajo  y  entrevistas  con  las  áreas  interesadas  para  conocer  sus 
necesidades y oportunidades de mejora del proceso de Gestión Documental. Las reuniones se 
hicieron extensivas a todos los procesos del Hospital. 
 
 Reuniones de mesa de trabajo con la gerencia para vincular el proceso de gestión documental 
a la planeación estratégica del Hospital y como un elemento integrador de las metas y objetivos 
de la Entidad. 
 
 Sensibilización de las políticas y directrices del Programa de Gestión Documental a la Gerencia, 
la Gerencia Media y los lideres responsables de los procesos de planificación y operación de la 
Gestión Documental del Hospital. 
 

 
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 Aprobación  del  Programa  de  Gestión  Documental  del  Hospital,  por  parte  del  Comité 
Institucional de Desarrollo Administrativo y adoptado mediante acto administrativo. 
 
 La divulgación del Programa de Gestión Documental, se realizada mediante la publicación del 
documento en la página web del Hospital, dando cumplimiento a las directrices de la Ley de 
Transparencia y como un mecanismos de participación ciudadana. 
 

2.4. Tecnológicos 
 
De  acuerdo  con  la  identificación  y  caracterización  de  las  necesidades  tecnológicas  del  proceso  de 
gestión documental, se plantean los aspectos tecnológicos para alcanzar una adecuada gestión de los 
archivos en el Hospital San Rafael de Cáqueza. 
 
Los requerimientos serán desarrollados teniendo en cuenta los siguientes componentes: 
 
 Diagnóstico y situación actual de la infraestructura tecnológica del Hospital. 
 Identificación de las necesidades tecnológicas para apoyar el proceso de gestión documental y 
asegurar la adecuada gestión de los documentos. 
 Establecer  los  requisitos  funcionales  y  no  funcionales  para  identificar  en  el  mercado  las 
herramientas tecnológicas para gestionar los documentos de la Entidad. 
 Atender los lineamientos del Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la 
Información y las Comunicaciones, y el Consejo Departamental de Archivos de la Gobernación 
de  Cundinamarca,  para  llevar  a  cabo  una  implementación  en  el  marco  de  los  principios  de 
modernización, eficiencia, economía y acceso a la información. 
 
   

 
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3. Lineamientos para los Procesos de Gestión Documental 
 
A continuación se listan las actividades, lineamientos y actividades que se deben desarrollar como parte 
fundamental  del  proceso  de  desarrollo  e  implementación  del  Programa  de  Gestión  documental  del 
Hospital San Rafael de Cáqueza. 
 

3.1. Planeación 
 
Lineamientos del Proceso de Planeación 

Definición  Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de 
los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, 
legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios 
y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema 
de gestión documental. 
Objetivo  Establecer  los  aspectos  normativos,  funcionales  y  operativos  del  Proceso  de 
Gestión  Documental  para  elaborar  las  políticas  e  instrumentos  archivísticos 
conducentes a la formulación de planes y proyectos para mejorar el proceso. 
Alcance  Comprende  la  formulación  de  los  planes  para  la  gestión  de  las  actividades 
operativas  y  de  proyectos,  así  mismo  la  definición  del  alcance,  entregables  y 
productos que generan valor a la Gestión Documental. 
 
Tipo Requisito 
Actividades del Proceso de Planeación 
A  L  F  T 
Conformar  la  Dependencia  o  Grupo  de  Trabajo  de  Gestión  Documental  para 
liderar  el  proceso  de  gestión  documental  al  interior  del  Hospital  y  como 
X    X   
encargado  de  administrar  el  Archivo  Central,  así  como  del  despliegue  de  las 
políticas documentales y de conservación. 
Difundir y sensibilizar la política documental del Hospital entre los funcionarios y 
X  X  X   
contratistas, incluyendo el personal médico y paramédico. 
Aprobar, adoptar y sensibilizar el Programa de Gestión Documental del Hospital 
entre  los  funcionarios  y  contratistas,  incluyendo  el  personal  médico  y  X  X  X   
paramédico. 
Aprobar,  adoptar  y  sensibilizar  el  Plan  Institucional  de  Archivos  –  PINAR  del 
Hospital entre los funcionarios y contratistas, incluyendo el personal médico y  X  X  X   
paramédico. 
Aprobar, adoptar y sensibilizar las Tablas de Retención Documental del Hospital 
entre  los  funcionarios  y  contratistas,  incluyendo  el  personal  médico  y  X  X  X   
paramédico. 
Convalidar e implementar las Tablas de Retención Documental del Hospital en 
X  X  X   
todas las Dependencias. 

 
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Tipo Requisito 
Actividades del Proceso de Planeación 
A  L  F  T 
Elaborar  los  demás  instrumentos  archivísticos  requeridos  por  la  normatividad 
vigente,  para  mejorar  la  eficiencia  del  proceso  de  gestión  documental  y  los  X  X  X  X 
indicadores institucionales. 
Actualizar el proceso y los procedimientos de gestión documental.  X  X  X   
Elaborar, aprobar e implementar el mapa de riesgos de gestión documental.  X  X  X   
Elaborar  el  mapa  de  procesos,  flujos  documentales  y  caracterización  de  las 
X  X  X   
funciones y dependencias del Hospital. 
Establecer los indicadores de gestión de eficacia, eficiencia y efectividad.  X       
Planificar  jornadas  de  capacitación  y  sensibilización  para  los  funcionarios  y 
X  X  X   
contratistas del Hospital. 
 
 
Tipo Requisito 
Criterio  Actividades del Proceso de Planeación 
A  L  F  T 
Elaborar  e  implementar  los  instrumentos  archivísticos  para  la 
X  X  X   
Administración Documental 

adecuada gestión de la documentación del Hospital. 
Elaborar e implementar los instrumentos de la Ley de Transparencia 
X  X  X   
para la adecuada gestión de la información del Hospital. 
Mantener actualizados los instrumentos archivísticos a partir de las 
X  X  X   
necesidades y requerimientos normativos. 
Definir el modelo de operación y gestión el proceso documental del 
X  X  X   
Hospital. 
Desarrollar e implementar el Sistema Integrado de Conservación  X  X  X   
Implementar  un  esquema  de  indicadores  para  el  seguimiento  del 
X  X  X   
proceso de Gestión Documental. 
Elaborar los procedimientos documentados necesarios para elaborar 
creación y diseño de 

X    X   
Directrices para la 

los documentos de la Entidad. 
documentos 

Normalizar las formas y formularios a través del sistema de gestión 
X    X   
de calidad del Hospital. 
Diseñar e implementar el manual de estilo y gestión corporativa para 
X    X   
unificar la identidad visual del Hospital. 
Establecer  y  controlar  mediante  listas  de  control  firmantes  para 
X  X  X   
asegurar la integridad en la producción documental. 
documentos 
Sistema de 
gestión de 

Identificar  las  necesidades  del  Hospital  en  temas  de  gestión 

electrónica documental, documentando los requisitos funcionales y  X  X  X  X 
no funcionales. 

 
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Tipo Requisito 
Criterio  Actividades del Proceso de Planeación 
A  L  F  T 

Alinear  el  estado  actual  de  la  infraestructura  tecnológica  y  de  las 
X  X  X  X 
necesidades documentales y normativas del Hospital. 
Mecanismos de 
Autenticación 

Establecer  los  mecanismos  de  autenticación  a  los  servicios 

tecnológicos  del  Hospital  y  que  aseguren  la  disponibilidad  de  los  X  X  X  X 
sistemas para el mejoramiento de la Gestión Documental. 
Asignación de 
Metadatos 

Establecer  los  criterios  de  normalización  documental  con  el  fin  de 
implementar  una  estructura  de  datos  que  facilite  la  publicación  X  X  X  X 
acceso y consulta de los documentos. 

 
 

3.2. Producción Documental 
 
Lineamientos del Proceso de Producción Documental 
Definición  Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción 
o  ingreso,  formato  y  estructura,  finalidad,  área  competente  para  el  trámite, 
proceso en que actúa y los resultados esperados. 
Objetivo  Unificar los  criterios para  la elaboración y presentación  de  la documentación 
oficial interna y externa generada diariamente por todas las dependencias del 
Hospital. 
Alcance  Comprende  la  formulación  de  los  lineamientos,  pautas,  criterios  y  buenas 
prácticas para la elaboración de los documentos del Hospital, indistintamente 
de su medio de reproducción o soporte. 
 
Tipo Requisito 
Criterio  Actividades del Proceso de Producción Documental 
A  L  F  T 
ura de 

Docum
Estruct

Normalizar las formas y formularios a través del sistema de gestión 
los 

X  X  X   
de calidad del Hospital. 

 
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Tipo Requisito 
Criterio  Actividades del Proceso de Producción Documental 
A  L  F  T 

Elaborar  las  instrucciones  documentadas  para  diligenciar  los 

X  X  X   
formatos normalizados. 

Establecer los medios a través de los cuales el Hospital recibirá la 
Forma de producción o 

X  X  X   
documentación de los grupos de interés internos y externos. 
ingreso  

Reglamentar  el  uso  de  las  redes  sociales  como  mecanismo  de 
X  X  X   
contacto para con el ciudadano. 
Definir  cuáles  son  las  comunicaciones  oficiales  y  los  canales  de 
X  X  X   
comunicación entre los grupos de interés y el Hospital. 
Reglamentar  el  uso  de  la  ventanilla  de  atención  al  usuario  como 
mecanismo  de  interacción  con  el  ciudadano  y  de  registro  de  X  X  X   
comunicaciones oficiales. 
Normalizar  los  mecanismos  de  registro  de  las  comunicaciones 
Áreas competentes para el 

X  X  X   
oficiales en el Hospital. 
Reglamentar  los  tiempos  de  respuesta  de  las  comunicaciones 
oficiales  recibidas  en  el  Hospital,  de  acuerdo  con  la  normatividad  X  X  X   
trámite 

vigente y las necesidades de la comunidad. 
De acuerdo con los canales de comunicación del Hospital, se debe 
X  X  X   
definir los parámetros para atención, trámite y respuesta. 
Asegurar  que  lo  mecanismos  tecnológicos  se  encuentren 
disponibles  y  operativos  para  la  atención  y  respuesta  de  los  X  X  X   
requerimientos. 
 

3.3. Gestión y Trámite 
 
Lineamientos del Proceso de Gestión y Tramite 
Definición  Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, 
la  distribución  incluidas  las  actuaciones  o  delegaciones,  la  descripción 
(metadatos),  la  disponibilidad,  recuperación  y  acceso  para  consulta  de  los 
documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento 
hasta la resolución de los asuntos. 
Objetivo  Establecer el procedimiento a seguir en el registro, radicación y distribución de 
la correspondencia recibida y enviada, interna y externa. 
Alcance  El Manual aplica a todos los funcionarios y contratistas del Hospital. 
 
Criterio  Actividades del Proceso de Gestión y Tramite  Tipo Requisito 

 
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documentos  A  L  F  T 
Registro de 

Implementar el registro de comunicaciones oficiales del Hospital.  X  X  X  X 
Distribución 

Normalizar los mecanismos de entrega de comunicaciones oficiales 
a  los  responsables  de  trámite  al  interior  del  Hospital  y  el  X  X  X   
diligenciamiento ante otras entidades por competencia. 

Implementar el sistema de gestión documental en el componente 
X  X  X  X 
Consulta 
Acceso y 

de gestión de comunicaciones oficiales. 
Establecer  los  servicios  a  los  usuarios  en  relación  a  la  consulta  y 
acceso a la información pública y aquella que por sus características  X  X  X   
es reservada. 
Seguimiento 

Implementar mecanismo de alertas y verificación de los tiempos de 
Control y 

X  X  X  X 
respuesta de los requerimientos ciudadanos. 

Normalizar los periodos de presentación de informes a los Entes de 
X  X  X   
Control y Vigilancia. 
 
 

3.4. Organización, Transferencia, Disposición de los Documentos y Valoración 
 
Lineamientos  de  los  Procesos  de  Organización,  Transferencia,  Disposición  de  los  Documentos  y 
Valoración 
Definición  Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en 
el  sistema  de  gestión  documental,  clasificarlo,  ubicarlo  en  el  nivel  adecuado, 
ordenarlo y describirlo adecuadamente. 
Transferencia.  Conjunto  de  operaciones  adoptadas  por  la  entidad  para 
transferir  los  documentos  durante  las  fases  de  archivo,  verificando  la 
estructura,  la  validación  del  formato  de  generación,  la  migración,  refreshing, 
emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de 
preservación y los metadatos descriptivos. 
Disposición de documentos. Selección  de los  documentos  en cualquier etapa 
del  archivo,  con  miras  a  su  conservación  temporal,  permanente  o  a  su 

 
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Lineamientos  de  los  Procesos  de  Organización,  Transferencia,  Disposición  de  los  Documentos  y 
Valoración 
eliminación,  de  acuerdo  con  lo  establecido  en  las  tablas  de  retención 
documental o en las tablas de valoración documental. 
Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de 
los  documentos  y  por  medio  del  cual  se  determinan  sus  valores  primarios  y 
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del 
archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o 
definitiva). 
Objetivo  Proporcionar a los funcionarios y contratistas las herramientas que los guie para 
el  desarrollo  de  actividades  de  Gestión  Documental  relacionadas  con  la 
aplicación  de  las  Tablas  de  Retención  Documental  (TRD),  atendiendo  las 
directrices  del  Archivo  General  de  la  Nación  y  el  Programa  de  Gestión 
Documental del Hospital, con la finalidad de: 
 
 Salvaguardar el patrimonio documental del Hospital 
 Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información 
 Conservar  los  documentos  organizados  como  evidencia  del 
cumplimiento de los procesos y funciones de la entidad 
 Racionalizar  y  optimizar  los  recursos  involucrados  en  la  producción, 
almacenamiento y conservación de documentos 
 Conformar  una  base  documental  útil  para  facilitar  la  toma  de 
decisiones, el control administrativo y la transparencia en la gestión 
 Garantizar  la  protección  y  el  control  de  los  documentos  en  las 
condiciones de conservación más apropiadas 
 Cumplir  con  la  normatividad  vigente  en  relación  a  la  gestión 
documental 
 Implementar  buenas  prácticas  archivísticas  para  administrar  los 
documentos acorde con las necesidades y requisitos de los procesos. 
 
Actividades del Proceso de Organización, Transferencia, Disposición  Tipo Requisito 
Criterio 
de los Documentos y Valoración  A  L  F  T 
Elaborar,  normalizar  e  implementar  instrucciones  documentadas 
Directrices Generales 

mediante  procedimientos  del  Sistema  de  Gestión  de  Calidad.  La 

documentación se propone como proyecto a desarrollar dentro del 
componente de planificación para realizar en el corto plazo. 
X  X  X   
 
Los procedimientos documentados deben sustentarse en la realidad 
técnica y administrativa del Hospital, como del público objetivo del 
presente documento del Programa de Gestión Documental. 
 

 
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3.5. Preservación a Largo Plazo 
 
Lineamientos del Proceso de Preservación a Largo Plazo 
Definición  Conjunto  de  acciones  y  estándares  aplicados  a  los  documentos  durante  su 
gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de 
su medio y forma de registro o almacenamiento. 
Objetivo  Garantizar  la  conservación  y  preservación  de  la  información, 
independientemente  del  medio  o  soporte  con  el  cual  se  haya  elaborado, 
manteniendo su unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, 
fiabilidad,  accesibilidad  de  toda  la  documentación,  desde  el  momento  de 
producción  y  vigencia,  hasta  su  disposición  final  de  acuerdo  a  la  valoración 
documental.  Así  mismo,  el  SIC  pretende  tomar  los  correctivos  necesarios 
mediante la aplicación de las buenas prácticas de conservación y preservación 
de  acervos  documentales,  fundamentados  en  las  funciones  básicas  que 
cumplen los archivos. 
Alcance  Determinar las actividades que se deben realizar para la limpieza y saneamiento 
ambiental de los depósitos, el mobiliario, las unidades de almacenamiento y de 
conservación y documentación del acervo documental del Hospital, de acuerdo 
con las directrices del Archivo General de la Nación y Gestión Documental.  
 
Tipo Requisito 
Criterio  Actividades del Proceso de Producción Documental 
A  L  F  T 
Adoptar e Implementar el Documento Sistema Integrado de 
Conservación – SIC. 
Definir  los  lineamientos  para  la  preservación  de  los 
Sistema 
documentos  en  los  diferentes  soportes  y  medios  de 
Integrado de  X  X  X  X 
reproducción que tiene el Hospital. 
Conservación 
Realizar  las  adecuaciones  físicas  para  asegurar  la 
conservación de los documentos, mitigando el impacto de 
las condiciones ambientales. 

 
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Tipo Requisito 
Criterio  Actividades del Proceso de Producción Documental 
A  L  F  T 
Seguridad de la 
Información 
Establecer la política de seguridad de la información en el 
Requisitos para la 
marco del SGSI ISO 27000. 
preservación y 
Definir los parámetros para la seguridad de la información 
conservación de 
en entornos electrónicos.  
los documentos 
Identificar  cuáles  son  los  documentos  electrónicos  de  X  X  X  X 
electrónicos de 
archivo  que  se  producen  el  Hospital  y  que  son  objeto  de 
archivo 
conservación documental. 
Requisitos para 
Documentar  el  procedimiento  de  copias  de  seguridad  y 
las técnicas de 
recuperación de la información. 
preservación a 
largo plazo 
 
 
   

 
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4. Fases de Implementación del PGD 
 
El Hospital San Rafael de Cáqueza a través del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, tiene 
la  responsabilidad  de  aprobar  los  objetivos,  metas  y  proyectos  a  corto,  mediano  y  largo  plazo, 
establecidos en el presente Programa de Gestión Documental y los que se definen en los programas 
específicos  del  presente  documento.  El  detalle  de  las  actividades  se  encuentra  documentado  el 
cronograma de implementación del PGD. A continuación se describen las fases de implementación del 
PGD: 
 

 
 
Los  objetivos,  metas  y  proyectos  para  la  implementación  del  Programa  de  Gestión  Documental  se 
relacionan en el Anexo 10.2 Cronograma de Implementación del PGD. 
 
 
   

 
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5. Programas Específicos 
 
A  continuación  se  listan  los  Programas  Específicos  del  Hospital  San  Rafael  de  Cáqueza  –  HSC,  junto  con  los  proyectos  relacionados  que  permiten  su 
implementación en su fase inicial. 
 
PROGRAMA 
ÍTEM  OBJETIVO  ALCANCE  PROYECTOS 
ESPECÍFICO 
Elaborar el cronograma de elaboración e implementación de los 
Programa de  Establecer los criterios para el diseño e  Aplica para los documentos 
formularios y plantillas de los documentos sobre los procedimientos 
normalización de  implementación de las formas y  producidos por el HSC, además de 
5.1.  implementados en el SGDEA. 
formas y formularios  formularios en cumplimiento del  aquellos utilizados para realizar los 
electrónicos  Decreto 1080 de 2015.  trámites y prestación de los servicios  Caracterizar los tipos documentales en los flujos documentales del HSC 

Identificar los documentos vitales o  La identificación se realiza a todos los 
Programa de  Alinear las directrices del programa con el plan para la recuperación de 
esenciales para los procesos del HSC y  procesos del HSC, tomando como 
5.2.  documentos vitales o  las actividades institucionales descritas en el Sistema de Gestión de 
con los cuales se asegura la  referencia las Tablas de Retención 
esenciales  Seguridad de la Información. 
continuidad de los servicios y gestión.  Documental. 
Gestionar el proyecto de inversión para la consecución de los recursos 
que permitan la adquisición e implementación del SGDEA. 
Elaborar el modelo de operación del SGDEA.  El Documento de diseño 
Desarrollar acciones encaminadas a  técnico y funcional, El esquema de metadatos y el Plan de 
garantizar, la confidencialidad,  Comprende las actividades para el  Implementación. 
Programa de gestión de  integridad, almacenamiento,  Diseño, adquisición, implementación  Elaborar los flujos documentales, caracterización de los procesos con 
5.3.  documentos  preservación a largo plazo,  de un Sistema de Gestión de  sus tipos documentales y Plan de implementación de los procesos en el 
electrónicos  disponibilidad de la información y  Documentos Electrónicos de Archivo  SGDEA. 
trazabilidad durante todo el ciclo vital  ‐ SGDEA. 
de los documentos electrónicos.  Realizar el proceso contractual para la adquisición e implementación 
del SGDEA. 
Implementar el SGDEA asegurando el despliegue de los procesos y 
expedientes electrónicos. 

 
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PROGRAMA 
ÍTEM  OBJETIVO  ALCANCE  PROYECTOS 
ESPECÍFICO 
El programa de archivos 
descentralizados tiene como objetivo 
asegurar la implementación de los 
archivos cuya procedencia corresponda  Considera los archivos producidos en  Brindar un esquema de gestión operativa de las actividades de gestión 
Programa de archivos 
5.4.  a otras sedes del HSC, garantizando los  otras sedes del Hospital incluyendo  documental consistente en recursos humanos, espacio físico, 
descentralizados 
recursos de infraestructura, humanos y  las sedes itinerantes.  mobiliario, insumos y seguimiento desde el Archivo Central. 
operativos necesarios; igualmente 
alcanzar mayor control en la 
administración de los archivos. 
La implementación del programa 
considera los mecanismos que se 
Implementar mecanismos tecnológicos  utilizan en el HSC para reproducir los  Elaborar un plan para la implementación para la digitalización de los 
para la reproducción de los  documentos mediante impresión,  documentos. 
Programa de  documentos y asegurar la preservación  fotocopiado y digitalización, durante 
5.5. 
reprografía  de los documentos con fines de  el ciclo de vida de los documentos 
gestión, consulta y conservación de los  con la finalidad de mejorar la gestión, 
archivos esenciales e históricos.  trámite, preservación, conservación y  Actualización de los criterios de valoración de las Series y Subseries 
acceso a la información y los  Documentales relacionadas en las TRD. 
documentos. 
   

 
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PROGRAMA 
ÍTEM  OBJETIVO  ALCANCE  PROYECTOS 
ESPECÍFICO 
Identificar los documentos especiales de tipo audiovisual, fotográfico, 
iconográfico entre otros, para cada uno de los procesos misionales. 
Asegurar la adecuada organización, 
El programa aplica a los documentos  Establecer directrices documentadas para gestionar adecuadamente los 
Programa de  descripción,  conservación y 
5.6.  de los procesos misionales de la  documentos especiales. 
documentos especiales  preservación de los archivos del 
Entidad. 
HSC. 
Definir los planes de mejoramiento a los hallazgos y situaciones 
presentadas para garantizar el manejo adecuado de los documentos. 

Sensibilizar a los funcionarios y 
contratistas en los procesos de  Elaborar un Plan de Sensibilización en Gestión Documental, asociado al 
gestión documental a través de  plan de inducción y reinducción Institucional. 
La cobertura del plan de 
Plan institucional de  herramientas conceptuales, 
5.7.  sensibilización considera a todas las 
capacitación  metodológicas y prácticas para 
dependencias del HSC. 
alcanzar el cumplimiento de las 
directrices y lineamientos  Establecer un mecanismo de sensibilización a través de nuevas tecnologías. 
aprobados en el PGD. 

El programa considera las  Vincular los criterios de verificación y seguimiento al Plan de Auditoría 
Validar el nivel de cumplimiento de  actividades de verificación e  Interna del HSC. 
Programa de auditoría y  las políticas, directrices y buenas  identificación de evidencias 
5.8.  Integrar al equipo de trabajo de auditoría, personal con los conocimientos 
control  prácticas del proceso de gestión  documentadas del cumplimiento de 
documental del Hospital.  los criterios a implantar dentro del  en Gestión Documental para fortalecer las oportunidades de mejora 
proceso de gestión documental.  definidas para los hallazgos identificados. 

 
 

 
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6. Armonización del PGD con los Sistemas de Gestión del Hospital 
 
El Proceso de Gestión Documental del HSC, está armonizado con el Sistema de Gestión Integrado de 
Gestión. 
 
El proceso de gestión documental será incorporado al Mapa de Procesos del Hospital como un proceso 
de apoyo a la Gestión Institucional. La documentación del proceso se debe actualizar, publicar y estar 
disponible  para  su  consulta  a  través  del  Listado  Maestro  de  Documentos  del  Sistema  Integrado  de 
Gestión. 
 
A través de las auditorías internas, se debe realizar la revisión y actualización de la documentación del 
Proceso, sus requerimientos y mejoramiento programado. 
 
De acuerdo con las actividades establecidas en el cronograma para la implementación del Programa de 
Gestión Documental, se prevé la revisión y actualización de los documentos tomando como referencia 
la realidad del HSC, la implementación de nuevas tecnologías y la normatividad legal vigente.  
 
 
 
   

 
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7. Marco Legal 
 
A continuación se relaciona la normatividad legal vigente, las normas técnicas y estándares aplicables 
a la gestión documental del Hospital: 

7.1. Leyes 
 
 Ley 4 de 1913, sobre régimen político y municipal.  
 Ley 43 de 1913, que provee la conservación de ciertos documentos oficiales. 
 Ley 6 de 1992, por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para 
emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público 
nacional y se dictan otras disposiciones.  
 Ley 23 de 1981, por la cual se dictan normas en materia de ética médica.  
 Ley 57 de 1985, por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.  
 Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración 
Pública.  
 Ley  190  de  1995,  por  la  cual  se  dictan  normas  tendientes  a  preservar  la  moralidad  en  la 
Administración  Pública  y  se  fijan  disposiciones  con  el  fin  de  erradicar  la  corrupción 
administrativa.  
 Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las 
entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el 
ejercicio  de  las  atribuciones  previstas  en  los  numerales  15  y  16  del  artículo  189  de  la 
Constitución Política y se dictan otras disposiciones.  
 Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras 
disposiciones. 
 Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión. 
 Ley 1185 de 2008, por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 – Ley General de Cultura‐ 
y se dictan otras disposiciones. 
 Ley 1273 de 2009, por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien 
jurídico  tutelado  –  denominado  “de  la  protección  de  la  información  y  de  los  datos”‐  y  se 
preservan  integralmente  los  sistemas  que  utilicen  las  tecnologías  de  la  información  y  las 
comunicaciones, entre otras disposiciones. 
 Ley  1341  de  2009,  por  la  cual  se  definen  principios  y  conceptos  sobre  la  sociedad  de  la 
información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones –TIC‐, 
se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.  
 Ley 1448 de 2011, por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a 
las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.  
 Ley  1474  de  2011,  por  la  cual  se  dictan  normas  orientadas  a  fortalecer  los  mecanismos  de 
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la 
gestión pública. 

 
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7.2. Decretos 
 
 Decreto 2527 de 1950, por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y 
se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.  
 Decreto 2578 de 2012. Ministerio de Cultura, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de 
Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se 
dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.  
 Decreto 2693 de 2012. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, por 
el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la 
República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, 
y se dictan otras disposiciones.  
 Decreto  4110  de  2004,  por  el  cual  se  reglamenta  la  Ley  872  de  2003  y  se  adopta  la  Norma 
Técnica de Calidad en la Gestión Pública.  
 Decreto 0853 de 2012, por el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos que 
sean desempeñados por empleados públicos de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Autónomas 
Regionales y de Desarrollo Sostenible, Empresas Sociales del Estado, del orden nacional, y se 
dictan otras disposiciones.  
 Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector 
Cultura.  
 

7.3. Acuerdos 
 
 Acuerdo 07 de 1994. Archivo General de la Nación, Reglamento General de Archivos. 
 Acuerdo 12 de 1995. Archivo General de la Nación, por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 
No.  07  del  29  junio  de  1994  “Reglamento  General  de  Archivos”,  “Órganos  de  Dirección, 
Coordinación y Asesoría”. 
 Acuerdo  11  de  1996.  Archivo  General  de  la  Nación,  por  el  cual  se  establecen  criterios  de 
conservación y organización de documentos. 
 Acuerdo 047 de 2000. Archivo General de la Nación, por el cual se desarrolla el artículo 43 del 
Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos 
sobre “Restricciones por razones de conservación”. 
 Acuerdo 48 de 2000. Archivo General de la Nación, por el cual se desarrolla el artículo 59 del 
capítulo  7‐conservación  de  documentos‐,  del  reglamento  general  de  archivos  sobre 
conservación preventiva, conservación y restauración documental”. 
 Acuerdo 049 de 2000. Archivo General de la Nación, por el cual se desarrolla el artículo del 
Capítulo  7  “Conservación  de  Documentos”  del  Reglamento  General  de  Archivos  sobre 
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. 
 Acuerdo 50 de 2000. Archivo General de la Nación, por el cual se desarrolla el artículo 64 del 
título  VII  “conservación  de  documentos”  del  Reglamento  General  de  Archivos  sobre 
“prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”. 

 
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 Acuerdo 056 de 2000. Archivo General de la Nación, por el cual se desarrolla el artículo 45, 
“Requisitos para la Consulta” del capítulo V, “ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO”, DEL 
REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. 
 Acuerdo 060 de 2001. Archivo General de la Nación, por el cual se establecen pautas para la 
administración  de  las  comunicaciones  oficiales  en  las  entidades  públicas  y  las  privadas  que 
cumplen funciones públicas. 
 Acuerdo 16 de 2002. Archivo General de la Nación, por el cual se adopta la política archivística 
y  se  dictan  otras  disposiciones  para  el  manejo  de  los  archivos  públicos  de  las  Cámaras  de 
Comercio. 
 Acuerdo 038 de 2002. Archivo General de la Nación, por el cual se desarrolla el artículo 15 de 
la Ley General de Archivos 594 de 2000. 
 Acuerdo 41 de 2002. Archivo General de la Nación, por el cual se reglamenta la entrega de 
documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla 
el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000. 
 Acuerdo 42 de 2002. Archivo General de la Nación, por el cual se establecen los criterios para 
la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen 
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 
22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. 
 Acuerdo  15  de  2003.  Archivo  General  de  la  Nación,  por  el  cual  se  adiciona  un  parágrafo  al 
artículo 1o del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002. 
 Acuerdo 002 de 2004. Archivo General de la Nación, por el cual se establecen los lineamientos 
básicos para la organización de fondos acumulados. 
 Acuerdo 027 de 2006. Archivo General de la Nación, por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 
del 29 de junio de 1994. 
 Acuerdo 006 de 2013. Archivo General de la Nación, por el cual se reglamenta la organización 
y manejo de los expedientes pensionales. 
 Acuerdo 003 de 2013. Archivo General de la Nación, por el cual se reglamenta parcialmente el 
Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo 
General de la Nación y se dictan otras disposiciones. 
 Acuerdo 004 de 2013. Archivo General de la Nación, por el cual se reglamentan parcialmente 
los  Decretos  2578  y  2609  de  2012  y  se  modifica  el  procedimiento  para  la  elaboración, 
presentación,  evaluación,  aprobación  e  implementación  de  las  Tablas  de  Retención 
Documental y las Tablas de Valoración Documental. 
 Acuerdo  005  de  2013.  Archivo  General  de  la  Nación,  por  el  cual  se  establecen  los  criterios 
básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas 
y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. 
 Acuerdo  002  de  2014.  Archivo  General  de  la  Nación,  por  medio  del  cual  se  establecen  los 
criterios  básicos  para  la  creación,  conformación,  organización,  control  y  consulta  de  los 
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. 
 Acuerdo  006  de  2014.  Archivo  General  de  la  Nación,  por  medio  del  cual  se  desarrollan  los 
artículos 46,47 y 48 del Título de “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000. 

 
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 Acuerdo  007  de  2014.  Archivo  General  de  la  Nación,  por  medio  del  cual  se  establecen  los 
lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones. 
 Acuerdo  008  de  2014.  Archivo  General  de  la  Nación,  por  el  cual  se  establecen  las 
especificaciones  técnicas  y  los  requisitos  para  la  prestación  de  los  servicios  de  depósito, 
custodia,  organización,  reprografía  y  conservación  de  documentos  de  archivo  y  demás 
procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13º y 14º y sus parágrafos 1º y 
3º de la Ley 594 de 2000. 
 Acuerdo 003 de 2015. Archivo General de la Nación, por el cual se establecen lineamientos 
generales  para  las  entidades  del  Estado  en  cuanto  a  la  gestión  de  documentos  electrónicos 
generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido 
en el capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el 
capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. 
 Acuerdo 004 de 2015. Archivo General de la Nación, por el cual se reglamenta la administración 
integral,  control,  conservación,  posesión,  custodia  y  aseguramiento  de  los  documentos 
públicos  relativos  a  los  Derechos  Humanos  y  el  Derecho  Internacional  Humanitario  que  se 
conservan en archivos de entidades del estado. 
 

7.4. Normatividad Empresas Sociales del Estado 
 
 Ley 44 de 1971, por la cual se dictan disposiciones sobre laboratorios clínicos y se reglamenta 
el ejercicio de la profesión para‐médica de microbiólogo, bacteriólogo y laboratorista clínico. 
 Decreto 412 de 1992, por el cual se reglamenta parcialmente los servicios de urgencias y se 
dictan otras disposiciones. 
 Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras 
disposiciones. 
 Decreto 1876 de 1994, por el cual se reglamentan los artículos 96, 97 y 98 del Decreto Ley 1298 
de 1994 en lo relacionado con las Empresas Sociales del Estado. 
 Decreto 1295 de 1994, por el cual se determina la organización y administración del Sistema 
General de Riesgos Profesionales. 
 Decreto 1771 de 1994, por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 1295 de 1994. 
 Resolución 5261 de 1994, por la cual se establece el Manual de Actividades, Intervenciones y 
Procedimientos  del  Plan  Obligatorio  de  Salud  en  el  Sistema  General  de  Seguridad  Social  en 
Salud. 
 Decreto 1890 de 1995, por el cual se reglamenta los artículos 130 y 236 de la Ley 100 de 1993. 
 Circular Externa 14 de 1995. Superintendencia Nacional de Salud, atención de urgencias 
 Decreto 139 de 1996, por el cual se establecen los requisitos y funciones para los Gerentes de 
Empresas Sociales del Estado y Directores de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud 
del sector público y se adiciona el Decreto número 1335 de 1990. 
 Decreto  190  de  1996,  por  el  cual  se  dictan  normas  que  reglamentan  la  relación  Docente‐
Asistencial en el sistema general de seguridad social en salud. 

 
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 Decreto 1530 de 1996, por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 100 de 1993 y el Decreto‐
ley 1295 de 1994. 
 Decreto  2423  de  1996,  por  el  cual  se  determina  la  nomenclatura  y  clasificación  de  los 
procedimientos  médicos,  quirúrgicos  y  hospitalarios  del  Manual  Tarifario  y  se  dictan  otras 
disposiciones. 
 Resolución 5061 de 1997, por la cual se reglamentan los Comités Técnico Científicos dentro de 
las Entidades Promotoras de Salud, Administradoras del Régimen Subsidiado e Instituciones 
Prestadoras de Servicios de Salud, y se dictan otras disposiciones. 
 Ley 485 de 1998, por medio de la cual se reglamenta la profesión de Tecnólogo en Regencia de 
Farmacia y se dictan otras disposiciones. 
 Resolución  412  de  2000.  Ministerio  de  Salud,  por  la  cual  se  establecen  las  actividades, 
procedimientos  e  intervenciones  de  demanda  inducida  y  obligatorio  cumplimiento  y  se 
adoptan  las  normas  técnicas  y  guías  de  atención  para  el  desarrollo  de  las  acciones  de 
protección específica y detección temprana y la atención de enfermedades de interés en salud 
pública. 
 Ley 657 de 2001, por la cual se reglamenta la especialidad médica de la radiología e imágenes 
diagnósticas y se dictan otras disposiciones. 
 Acuerdo 228 de 2002. Ministerio de Salud – Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, por 
medio  del  cual  se  actualiza  el  Manual  de  Medicamentos  del  Plan  Obligatorio  de  Salud  y  se 
dictan otras disposiciones. 
 Decreto 3260 de 2004, por el cual se adoptan medidas para optimizar el flujo de recursos en el 
Sistema General de Seguridad Social en Salud. 
 Decreto  2200  de  2005,  por  el  cual  se  reglamenta  el  servicio  farmacéutico  y  se  dictan  otras 
disposiciones. 
 Decreto 1011 de 2006, por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad 
de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud. 
 Decreto 2323 de 2006, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 9ª de 1979 en relación 
con la Red Nacional de Laboratorios y se dictan otras disposiciones. 
 Resolución 001043 de 2006. Ministerio de la Protección Social, por la cual se establecen las 
condiciones que deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud para habilitar sus servicios 
e implementar el componente de auditoría para el mejoramiento de la calidad de la atención 
y se dictan otras disposiciones. 
 Circular Externa 000020 de 2006. Ministerio de la Protección Social, obligatoriedad de prestar 
servicios a la población con o en situación de discapacidad. 
 Ley  1122  de  2007,  por  la  cual  se  hacen  algunas  modificaciones  en  el  Sistema  General  de 
Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones. 
 Ley 1164 de 2007, por la cual se dictan disposiciones en materia del Talento Humano en Salud. 
 Decreto 4747 de 2007, por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre 
los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de 
salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones. 

 
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 Resolución 1403 de 2007. Ministerio de la Protección Social, por la cual se determina el Modelo 
de  Gestión  del  Servicio  Farmacéutico,  se  adopta  el  Manual  de  Condiciones  Esenciales  y 
Procedimientos y se dictan otras disposiciones. 
 Decreto 800 de 2008, por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 28 de la Ley 1122 de 
2007. 
 Decreto 860 de 2008, por medio del cual se dictan medidas transitorias para la autorización del 
ejercicio del talento humano en salud. 
 Decreto 1730 de 2008, por medio del cual se reglamentan los mecanismos de escogencia de 
los representantes al Consejo Nacional de Talento Humano en Salud. 
 Decreto 2006 de 2008, por el cual se crea la Comisión Intersectorial para el Talento Humano 
en Salud. 
 Resolución 165 de 2008.  Departamento Administrativo de la Función Pública, por la cual  se 
establecen los estándares mínimos para el desarrollo de los procesos públicos abiertos para la 
conformación  de  las  ternas  de  las  cuales  se  designarán  los  gerentes  o  directores  de  las 
Empresas Sociales del Estado del nivel territorial. 
 Resolución 3047 de 2008. Ministerio de la Protección Social, por medio de la cual se definen 
los formatos, mecanismos de envío, procedimientos y términos a ser implementados en las 
relaciones  entre  prestadores  de  servicio  de  salud  y  entidades  responsables  del  pago  de 
servicios de salud, definidos en el Decreto 4747 de 2007. 
 Resolución 000416 de 2009. Ministerio de la Protección Social, por medio de la cual se realizan 
unas modificaciones a la Resolución 3047 de 2008 y se dictan otras disposiciones. 
 Resolución 3385 de 2011. Ministerio de la Protección Social, por la cual se modifica el Anexo 
Técnico número 6 que forma parte integral de la Resolución 3047 de 2008. 
 Resolución 00004331 de 2012. Ministerio de Salud y Protección Social, por medio de la cual se 
adiciona y modifica parcialmente la Resolución 3047 de 2008, modificada por la Resolución 416 
de 2009. 
 Resolución 458 de 2013. Ministerio de Salud, por la cual se unifica el procedimiento de recobro 
ante el Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) y se dictan otras disposiciones. 
 Resolución 2003 de 2014. Ministerio de Salud y Protección Social, por la cual se definen los 
procedimientos  y  condiciones  de  inscripción  de  los  Prestadores  de  Servicios  de  Salud  y  de 
habilitación de servicios de salud. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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8. ANEXOS 
 
 
 
 
 
 
 

 
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8.1. Cronograma de Implementación del PGD 
 
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL HSC 
PLAZO DE EJECUCIÓN 
ÍTEM  ACTIVIDADES  RESPONSABLE  CORTO  MEDIANO  LARGO 
PLAZO  PLAZO  PLAZO 
PROGRAMAS ESPECIFICOS 
6.1.  Programa de normalización de formas y formularios electrónicos             

Elaborar el cronograma de elaboración e implementación de los formularios y 
Equipo de Trabajo de Gestión 
   plantillas de los documentos sobre los procedimientos implementados en el  Documental        x 
SGDEA. 
Equipo de Trabajo de Gestión 
   Caracterizar los tipos documentales en los flujos documentales del HSC  Documental        x 
6.2.  Programa de documentos vitales o esenciales             
Alinear las directrices del programa con el plan para la recuperación de las  Equipo de Trabajo de Gestión 
   actividades institucionales descritas en el Sistema de Gestión de Seguridad de la  Documental, Dependencias     x    
Información.  Misionales 

6.3.  Programa de gestión de documentos electrónicos             
Gestionar el proyecto de inversión ante el Departamento Nacional de Planeación  Oficina de Planeación, Secretaría 
   para la consecución de los recursos que permitan la adquisición e  General, Equipo de Trabajo de  x       
implementación del SGDEA.  Gestión Documental 

Elaborar el modelo de operación del SGDEA.  El Documento de diseño técnico y  Equipo de Trabajo de Gestión 
  
funcional, El esquema de metadatos y el Plan de Implementación.  Documental, Oficina de Sistemas  x       
Elaborar los flujos documentales, caracterización de los procesos con sus tipos  Equipo de Trabajo de Gestión 
  
documentales y Plan de implementación de los procesos en el SGDEA.  Documental     x    

 
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CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL HSC 
PLAZO DE EJECUCIÓN 
ÍTEM  ACTIVIDADES  RESPONSABLE  CORTO  MEDIANO  LARGO 
PLAZO  PLAZO  PLAZO 
Equipo de Trabajo de Gestión 
   Realizar el proceso contractual para la adquisición e implementación del SGDEA.  Documental, Contratación, Oficina     x    
de Sistemas 
Equipo de Trabajo de Gestión 
Implementar el SGDEA asegurando el despliegue de los procesos y expedientes 
  
electrónicos. 
Documental, Contratación, Oficina     x    
de Sistemas 
6.4.  Programa de archivos descentralizados             
Brindar un esquema de gestión operativa de las actividades de gestión 
Equipo de Trabajo de Gestión 
   documental consistente en recursos humanos, espacio físico, mobiliario,  Documental, Secretaría General        x 
insumos y seguimiento para las sedes alternas e itinerantes del Hospital. 
6.5.  Programa de reprografía             
Elaborar un plan para la implementación para la digitalización de los  Equipo de Trabajo de Gestión 
  
documentos.  Documental, Oficina de Sistemas     x    
Actualización de los criterios de valoración de las Series y Subseries  Equipo de Trabajo de Gestión 
  
Documentales relacionadas en las TRD.  Documental     x    
6.6.  Programa de documentos especiales             
Equipo de Trabajo de Gestión 
Identificar los documentos especiales de tipo audiovisual, fotográfico, 
  
iconográfico entre otros, para cada uno de los procesos misionales. 
Documental, Dependencias  x       
Misionales 
Equipo de Trabajo de Gestión 
Establecer directrices documentadas para gestionar adecuadamente los 
  
documentos especiales. 
Documental, Dependencias     x    
Misionales 
Equipo de Trabajo de Gestión 
Definir los planes de mejoramiento a los hallazgos y situaciones presentadas 
  
para garantizar el manejo adecuado de los documentos. 
Documental, Dependencias     x    
Misionales 

 
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CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL HSC 
PLAZO DE EJECUCIÓN 
ÍTEM  ACTIVIDADES  RESPONSABLE  CORTO  MEDIANO  LARGO 
PLAZO  PLAZO  PLAZO 
6.7.  Plan institucional de capacitación             
Elaborar un Plan de Sensibilización en Gestión Documental, asociado al plan de  Equipo de Trabajo de Gestión 
  
inducción y reinducción del HSC.  Documental, Talento Humano     x    
Equipo de Trabajo de Gestión 
   Establecer un mecanismo de sensibilización a través de  nuevas tecnologías.  Documental, Talento Humano     x    
6.8.  Programa de auditoría y control             
Equipo de Trabajo de Gestión 
Vincular los criterios de verificación y seguimiento al Plan de Auditoría Interna 
  
del HSC. 
Documental, Oficina de Control     x    
Interno 
Integrar al equipo de trabajo de auditoría al personal de Gestión Documental  Equipo de Trabajo de Gestión 
   para fortalecer las oportunidades de mejora definidas para los hallazgos  Documental, Oficina de Control  x       
identificados.  Interno 

   INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS             
Equipo de Trabajo de Gestión 
1  Actualizar el Cuadro de Clasificación Documental  Documental     x    
Equipo de Trabajo de Gestión 
2  Actualizar la Tabla de Retención Documental  Documental     x    
Equipo de Trabajo de Gestión 
3  Actualizar el Programa de Gestión Documental  Documental     x    
Equipo de Trabajo de Gestión 
4  Actualizar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad ‐ PINAR  Documental     x    
Actualizar los Inventarios Documentales del HSC para los archivos de gestión y  Equipo de Trabajo de Gestión 
5 
del archivo central.  Documental     x    
Equipo de Trabajo de Gestión 
6  Elaborar el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos  Documental  x       

 
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CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL HSC 
PLAZO DE EJECUCIÓN 
ÍTEM  ACTIVIDADES  RESPONSABLE  CORTO  MEDIANO  LARGO 
PLAZO  PLAZO  PLAZO 
Equipo de Trabajo de Gestión 
7  Elaborar el Banco Terminológico de tipos, series y subseries documentales  Documental     x    
Equipo de Trabajo de Gestión 
Elaborar los Mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las 
8 
dependencias. 
Documental, GIT Desarrollo     x    
Organizacional 
Elaborar las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías  Equipo de Trabajo de Gestión 
9  adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los  Documental, Oficina de Calidad del     x    
documentos.  HSC, Oficina de Sistemas 

   INSTRUMENTOS DE LA LEY DE TRANSPARENCIA             
Equipo de Trabajo de Gestión 
1  Actualizar el Registro de Activos de la Información  Documental, Oficina de Calidad del     x    
HSC, Oficina de Sistemas 
Equipo de Trabajo de Gestión 
2  Elaborar el Índice de Información Clasificada y Reservada  Documental, Oficina de Calidad del  x       
HSC, Oficina de Sistemas 
Equipo de Trabajo de Gestión 
3  Elaborar el Esquema de Publicación de Información  Documental, Oficina de Calidad del  x       
HSC, Oficina de Sistemas 
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN 
              
DOCUMENTAL 
Equipo de Trabajo de Gestión 
1  Planeación  Documental, Oficina de Calidad del  x       
HSC, Oficina de Sistemas 
Equipo de Trabajo de Gestión 
2  Producción  Documental, Oficina de Calidad del  x       
HSC, Oficina de Sistemas 

 
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CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL HSC 
PLAZO DE EJECUCIÓN 
ÍTEM  ACTIVIDADES  RESPONSABLE  CORTO  MEDIANO  LARGO 
PLAZO  PLAZO  PLAZO 
Equipo de Trabajo de Gestión 
3  Gestión y trámite  Documental, Oficina de Calidad del  x       
HSC, Oficina de Sistemas 
Equipo de Trabajo de Gestión 
4  Organización  Documental, Oficina de Calidad del  x       
HSC, Oficina de Sistemas 
Equipo de Trabajo de Gestión 
5  Transferencia  Documental, Oficina de Calidad del  x       
HSC, Oficina de Sistemas 
Equipo de Trabajo de Gestión 
6  Disposición de Documentos  Documental, Oficina de Calidad del  x       
HSC, Oficina de Sistemas 
Equipo de Trabajo de Gestión 
7  Preservación a Largo Plazo  Documental, Oficina de Calidad del  x       
HSC, Oficina de Sistemas 
Equipo de Trabajo de Gestión 
8  Valoración  Documental, Oficina de Calidad del  x       
HSC, Oficina de Sistemas 
 
Plazo de Ejecución: Corto Plazo: Hasta 2 Años / Mediano Plazo: 3 a 4 años / Largo Plazo: 5 años en adelante 
 
 

 
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8.2. Mapa de Procesos del Hospital San Rafael de Cáqueza 
 
 
 
El Hospital San Rafael de Cáqueza adoptó el Mapa de Procesos Institucional como un esquema que 
integra  sus  Procesos  de  direccionamiento,  misionales,  de  apoyo  administrativo  y  de  evaluación;  de 
conformidad con los requisitos de la NTCGP 1000:2009. 
 
Igualmente, permite liderar la Institución como un todo, donde el nivel estratégico cumple la función 
de  planear  los  grandes  retos  institucionales,  los    procesos    misionales    definen    y    desarrollan    las  
actividades  en  cumplimiento  de  esos  logros, apoyados en la gestión de los recursos necesarios para 
su realización; el proceso de evaluación verifica la gestión y resultados. 
 
 

 
 
 
 
   

 
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CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS 
 
 
DIRECCIONAMIENTO

MISIONALES

APOYO ADMINISTRATIVO

PROCESOS DE EVALUACION

8.2.1. Direccionamiento 
 
Están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección. Se refieren fundamentalmente a 
los procesos de planeación, establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, medios y 
métodos de comunicación, direccionamiento del talento humano entre otros que se consideran ligados 
a factores claves o estratégicos. 
 
El Hospital San Rafael de Cáqueza ha definido los siguientes macro‐procesos de direccionamiento 
 
 MACRO‐PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 
 MACRO‐PROCESO MEJORA CONTINUA 
 

8.2.2. Misionales 
 
Están ligados directamente a la prestación de los servicios de salud, en cumplimiento del objeto o razón 
de ser del Hospital San Rafael de Cáqueza. 
 
Los macro‐procesos misionales definidos por la Institución son: 
 
• MACRO‐PROCESO DE GESTION DEL SERVICIO. 
• MACRO‐PROCESO DE GESTION DE SALUD PÚBLICA 
• MACRO‐PROCESO DE HOSPITALIZACIÓN Y CIRUGIA 
• MACRO‐PROCESO DE GESTION DE APOYO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO 
 
 

 
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8.2.3. Apoyo Administrativo 
 
Suministran los recursos, servicios e información necesarios a los demás procesos para el cumplimiento 
de los objetivos de cada uno. Están ligados directamente al apoyo administrativo y financiero. 
 
Los siguientes son los macro‐procesos definidos: 
 
• MACRO‐PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO 
• MACRO‐PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA  
• MACRO‐PROCESO GESTION DE SISTEMA DE INFROMACION Y DOCUMENTAL 
• MACRO‐PROCESO AGESTION AMBIENTAL Y RECURSOS FISICOS 
 
NIVELES DE LOS PROCESOS 
 
Debido a la complejidad en cuanto a tamaño y unidades desconcentradas que conforman la Institución 
y la disponibilidad de recursos, igualmente a los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad de 
tipo estratégico, táctico y operacional, El Hospital San Rafael de Cáqueza establece una priorización de 
procesos, así: 
 
Macro‐procesos  (Procesos  de  primer  nivel):  Determinan  las  directrices  para  el  desempeño 
institucional de los procesos según la formulación estratégica y constituyen el mapa de proceso de la 
institución. 
 
Procesos (Procesos de segundo nivel): Debido a la complejidad de algunas actividades de los macro‐
procesos  es  necesario  hacer  un  desglose  de  los  mismos  en  unos  procesos  de  segundo  nivel  que 
corresponden al nivel táctico institucional y se evidencian a través de la cadena de valor de los mapas 
de procesos de segundo nivel. 
 
Sub‐procesos  (Procesos  de  tercer  nivel):  Son  los  procesos  que  conforman  el  desdoblamiento  de 
actividades  de  los  procesos  de  segundo  nivel,  forman  parte  de  la  cadena  de  valor  de  los  mapas  de 
procesos de tercer nivel y comprenden el nivel operacional del Hospital. 
 Así; 
 
1.  DIRECCIONAMIENTO 
1.1   MACRO‐PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 
1.1.1.  PROCESO PARTICIPACIÓN SOCIAL 
1.1.1.1. Procedimiento trámite de recepción y resolución de la voz del cliente 
1.1.1.2. Procedimiento encuesta socioeconómica 
1.1.1.3. Procedimiento orientación e información del Usuario 
1.1.1.4. Procedimiento trámite de referencia y contra‐referencia 
1.1.1.5. Procedimiento autorización de servicios 
1.1.1.6. Procedimiento apertura de buzón de sugerencias 
1.1.1.7. Procedimiento revista social 

 
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1.1.1.8. Procedimiento consulta social 
1.1.1.9. Procedimiento asignación, recordación y cancelación de citas 
1.1.1.10.  Procedimiento elección representante usuario ante la junta directiva 
1.1.1.11.  Procedimiento elección miembros de junta directiva asociación de usuarios 
1.1.1.12.  Procedimiento Asamblea de Usuarios 
1.1.2.  PROCESO PLANEACIÓN 
1.1.2.1. Procedimiento de Seguimiento a plan indicativo y plan de acción en salud 
1.1.2.2. Procedimiento de Formulación Banco Proyectos 
1.1.3.  PROCESO COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 
1.1.3.1. Procedimiento de Comunicación Información primaria 
1.1.3.2. Procedimiento de Comunicación Información secundaria 
1.1.4.  PROCESO EPIDEMIOLOGÍA 
1.1.4.1. Procedimiento vigilancia epidemiológica para enfermedades de interés en Salud Pública 
1.1.4.2. Procedimiento vigilancia epidemiológica para infecciones intrahospitalarias 
1.1.4.3. Procedimiento estadísticas vitales 
1.1.4.4. Procedimiento para control de antibióticos 
1.1.5.  PROCESO JURÍDICA 
1.1.5.1  SUB PROCESO CONTRATACIÓN 
1.1.5.1.1.  Procedimiento contratación 
1.1.5.1.2.  Procedimiento adquisiciones menores 
1.1.5.2. SUB PROCESO ASESORÍA JURÍDICA 
1.1.5.2.1.  Procedimiento gestión derecho de petición 
1.1.5.2.2.  Procedimiento gestión de tutelas 
1.1.5.2.3.  Procedimiento gestión de procesos disciplinarios 
1.1.5.2.4.  Procedimiento gestión de demandas 
1.1.5.2.5.  Procedimiento gestión de cobro de cartera vía judicial 
1.1.5.2.6.  Procedimiento gestión de asesoría 
1.1.5.2.7.  Procedimiento gestión de conciliaciones 
 
1.2.  MACRO‐PROCESO DE MEJORA CONTINUA 
1.2.1 PROCESO DE ADMINSTRACIÓN DE RIESGO 
1.2.1.1 Procedimiento administración del Riesgo 
1.2.2 PROCESO DE ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORÍA A LA ALTA GERENCIA 
1.2.2.1. Procedimiento asesoría a la alta gerencia 
1.2.2.2. Procedimiento acompañamiento a la alta gerencia 
1.2.3 PROCESO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 
1.2.3.1. Procedimiento evaluación independiente al Sistema de Control Interno} 
1.2.3.2. Procedimiento auditoría interna de control 
1.2.3.3. Procedimiento seguimiento a planes, programas y proyectos 
1.2.4 PROCESO DE FOMENTO DE LA CULTURA DE CONTROL 
1.2.4.1. Procedimiento autoevaluación de control 
1.2.4.2. Procedimiento autoevaluación de la gestión 
1.2.5 PROCESO DE RELACIONES CON ENTES EXTERNOS 

 
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1.2.5.1. Procedimiento Relaciones con entes externos 
1.2.6. PROCESO DE CALIDAD 
1.2.6.1. Procedimiento auditoría Interna de Calidad 
1.2.6.2. Procedimiento seguridad al paciente 
1.2.6.3. Procedimiento indicadores de calidad 
1.2.6.4. Procedimiento de Ciclo de preparación del Sistema Único de Acreditación 
1.2.6.5. Procedimiento control de documentos 
1.2.6.6. Procedimiento control de registros 
1.2.6.7. Procedimiento acciones preventiva 
1.2.6.8. Procedimiento acciones correctivas 
1.2.6.9. Procedimiento control de servicio no conforme 
1.2.6.10. Procedimiento buenas prácticas de documentación 
1.2.6.11. Procedimiento control de documentación obsoleta 
1.2.6.12. Procedimiento referencia competitiva 
1.2.6.13. Procedimiento revisión por la dirección 
 
2.  MISIONALES 
2.1.  MACROPROCESO: URGENCIAS  
2.1.1.  PROCESO: URGENCIAS 
2.1.1.1. Procedimiento atención integral del paciente en Urgencias 
2.1.1.2. Procedimiento de Reanimación y Procedimientos 
2.1.1.3. Procedimiento de Observación 
2.1.2.  PROCESO: REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA 
2.1.2.1. Procedimiento de referencia y contra‐referencia‐Aceptación de Usuario 
2.1.2.2. Procedimiento de Referencia y contra‐referencia‐Traslado de Usuarios 
2.1.2.3. Procedimiento de Proceso de Referencia de centros periféricos a Sede Principal 
2.1.3.  PROCESO: TRANSPORTE ASISTENCIAL BÁSICO O MEDICALIZADO 
2.1.3.1. Procedimiento traslado de pacientes en ambulancia básica o medicalizado 
2.2.  MACROPROCESO: SERVICIOS AMBULATORIOS 
2.2.1.  PROCESO: CONSULTA EXTERNA 
2.2.1.1. Procedimiento de consulta médica general 
2.2.1.2. Procedimiento de consulta médica especializada 
2.2.1.3. Procedimiento de procedimientos de enfermería 
2.2.1.4. Procedimiento de procedimientos médicos especializados 
2.2.1.5. Procedimiento primer control post‐operatorio en consulta externa 
2.2.2.  PROCESO BLOQUE COMUNITARIO 
2.2.2.1 SUBPROCESO PUESTO DE SALUD PUENTE QUETAME 
2.2.2.2 SUBPROCESO CENTRO DE SALUD CHIPAQUE 
2.2.2.3 SUBPROCESO CENTRO DE SALUD GUAYABETAL 
2.2.2.4 SUBPROCESO CENTRO DE SALUD GUTIERREZ 
2.2.2.5 SUBPROCESO CENTRO DE SALUD QUETAME 
2.2.2.6 SUBPROCESO SEDE PRINCIPAL 
2.3.  MACROPROCESO: HOSPITALIZACIÓN Y CIRUGIA 

 
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2.3.1.  PROCESO HOSPITALIZACIÓN GINECO‐OBSTETRICIA 
2.3.1.1. Procedimiento atención integral del paciente en Hospitalización Gineco‐obstetricia 
2.3.2.  PROCESO HOSPITALIZACIÓN QUIRÚRGICAS 
2.3.2.1. Procedimiento atención integral del paciente en Hospitalización Quirúrgicas 
2.3.3.  PROCESO HOSPITALIZACIÓN PEDIATRÍA 
2.3.3.1. Procedimiento atención integral del paciente en Hospitalización Pediatría 
2.3.4.  PROCESO HOSPITALIZACIÓN MEDICINA INTERNA 
2.3.4.1. Procedimiento atención integral del paciente en Hospitalización Medicina Interna 
2.3.5.  PROCESO: UNIDAD DE CUIDADO INTERMEDIO ADULTO 
2.3.5.1. Procedimiento Atención integral del paciente de cuidado intermedio adultos 
2.3.6.  PROCESO SALAS DE PARTO 
2.3.6.1. Procedimiento Atención a salas de parto 
2.3.6.2. Procedimiento Atención de trabajo de parto 
2.3.7.  PROCESO SALAS DE CIRUGÍA 
2.3.7.1. Procedimiento Atención Integral del paciente quirúrgico 
2.3.8.  PROCESO ESTERILIZACIÓN 
2.3.8.1. Procedimiento  Recepción,  elaboración,  esterilización  y  distribución  de  dispositivos  médicos 
estériles 
2.4.  MACRO‐PROCESO DE SERVICIOS DIAGNÓSTICOS Y TERAPÉUTICOS 
2.4.1.  PROCESO FARMACIA 
2.4.1.1. Procedimiento de Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos 
2.4.1.2. Procedimiento despacho de medicamentos y dispositivos médicos 
2.4.2.  PROCESO LABORATORIO 
2.4.2.1. Procedimiento de pre‐analítica 
2.4.2.2. Procedimiento de analítica 
2.4.2.3. Procedimiento de post analítica 
2.4.2.4. Procedimiento unidad transfusional 
2.4.2.5. Procedimiento Investigación en sangre de donantes 
2.4.3.  PROCESO IMAGENOLOGÍA 
2.4.3.1. SUBPROCESO ECOGRAFÍA 
2.4.3.1.1.  Procedimiento Toma ecografía 
2.4.3.2. SUBPROCESO RADIOLOGÍA CONVENCIONAL 
2.4.3.2.1.  Procedimiento Toma radiología convencional 
2.4.3.2.2.  Procedimiento Toma de radiología portátil 
2.4.3.2.3.  Procedimiento Toma de imágenes con arco en C 
2.4.3.2.4.  Procedimiento Corrección de inconsistencias digitales 
2.4.3.3. SUBPROCESO MAMOGRAFIA 
2.4.4.  PROCESO REHABILITACIÓN 
2.4.4.1. SUBPROCESO TERAPIA RESPIRATORIA 
2.4.4.1.1.  Procedimiento Atención terapia respiratoria para consulta externa 
2.4.4.1.2.  Procedimiento Atención terapia respiratoria Hospitalizados y Urgencias 
2.4.4.2. SUBPROCESO TERAPIA FÍSICA 
2.4.4.2.1.  Procedimiento Atención terapia física para consulta externa 

 
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2.4.4.4.2.  Procedimiento Atención terapia física para Hospitalizados y Urgencias 
2.4.5.  PROCESO PATOLOGÍA 
2.4.5.1. Procedimiento Recolección y recepción de muestras 
2.4.5.2. Procedimiento transporte, procesamiento, lectura y transcripción 
2.4.5.3. Procedimiento entrega de resultados 
 
3.  APOYO ADMINISTRATIVO 
3.1.  MACRO‐PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO 
3.1.1.  VINCULACIÓN 
3.1.1.1. Procedimiento Reclutamiento y selección del personal 
3.1.2.  MANTENIMIENTO 
3.1.2.1. Procedimiento Inducción en puestos de trabajo e Inducción y re‐inducción 
3.1.2.2. Procedimiento de Bienestar 
3.1.2.3. Procedimiento de Capacitaciones 
3.1.2.4. Procedimiento de Clima organizacional 
3.1.2.5. Procedimiento de Evaluaciones de desempeño 
3.1.2.6. Procedimiento de Reporte e investigación de accidentes de trabajo 
3.1.2.7. Procedimiento de Re‐ubicaciones laborales 
3.1.2.8. Procedimiento de Investigación y seguimiento a enfermedades profesionales 
3.1.2.9. Procedimiento de Indicadores de salud ocupacional 
3.1.2.10.  Procedimiento de Elección y mantenimiento Comité Paritario de Salud Ocupacional 
3.1.2.11.  Procedimiento de Actividades de salud ocupacional 
3.1.2.12.  Procedimiento de Vacaciones 
3.1.2.13.  Procedimiento de Viáticos 
3.1.2.14.  Procedimiento de Preparación para la jubilación 
3.1.2.15.  Procedimiento de Nómina 
3.1.2.16.  Procedimiento de Actualización documentación de Ley en las hojas de vida 
3.1.3.  RETIRO 
3.1.3.1. Procedimiento de Retiro de Personal 
3.2.  MACRO‐PROCESO GESTION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO  
3.2.1.  PROCESO FACTURACIÓN 
3.2.1.1. Procedimiento de facturación 
3.2.1.2. Procedimiento de autorización 
3.2.1.3. Procedimiento de telecitas 
3.2.1.4. Procedimiento de contestación de glosa administrativa y mixta 
3.2.1.5. Procedimiento de contestación de devoluciones 
3.2.1.6. Procedimiento revisión de cuentas médicas 
3.2.2.  PROCESO CARTERA 
3.2.2.1. Procedimiento de Radicación y gestión de cobro 
3.2.2.2. Procedimiento de Recepción, contestación y conciliación de Glosas 
3.2.2.3. Procedimiento de Elaboración, seguimiento y cobro de títulos valores. 
3.2.3.  PROCESO CONTABILIDAD 
3.2.3.1. Procedimiento de gestión contable 

 
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3.2.4.  PROCESO COSTOS 
3.2.4.1. Procedimiento Informe de Costos 
3.2.5.  PROCESO PRESUPUESTO 
3.2.5.1. Procedimiento de Proyección y aprobación del presupuesto 
3.2.5.2. Procedimiento de Ejecución del gasto 
3.2.5.3. Procedimiento de Ejecución de Ingreso 
3.2.5.4. Procedimiento de Modificación al presupuesto 
3.2.5.5. Procedimiento de Certificación para liquidación de contratos 
3.2.6.  PROCESO TESORERÍA 
3.2.6.1. Procedimiento de Elaboración, boletín de caja y bancos 
3.2.6.2. Procedimiento de Giros 
3.2.6.3. Procedimiento de Caja menor 
3.2.6.4. Procedimiento de conciliaciones 
3.2.6.5. Procedimiento de Informe de Ejecución del PAC 
3.2.6.6. Procedimiento recaudo y consignación 
3.2.6.7. Procedimiento arqueo de caja 
3.2.7.  PROCESO ACTIVOS FIJOS 
3.2.7.1. Procedimiento de Ingreso de activos por Almacén 
3.2.7.2. Procedimiento de Ingreso de activos por reparación o préstamo 
3.2.7.3. Procedimiento de Inventario de activos 
3.2.7.4. Procedimiento de Baja de bienes 
3.2.7.5. Procedimiento de Traslado de activos 
3.2.8.  PROCESO ALMACÉN 
3.2.8.1. Recepción, clasificación, almacenamiento y despacho de Insumos 
 
3.3.  MACRO‐PROCESO GESTION AMBIENTAL Y RECURSOS FISICOS 
3.3.1.  PROCESO BIOMÉDICA 
3.3.1.1. Procedimiento de Gestión de biomédica 
3.3.2.  PROCESO MANTENIMIENTO 
3.3.2.1. Procedimiento de Mantenimiento de infraestructura 
3.3.2.2. Procedimiento de Mantenimiento de equipos industriales 
3.3.2.3. Procedimiento de Mantenimiento de equipos de transporte 
3.3.2.4. Procedimiento de Lavado de tanques 
3.3.3.  PROCESO SEGURIDAD 
3.3.3.1. Procedimiento ingreso y egreso del personal interno, externo y pérdida de pacientes. 
3.3.4.  PROCESO SERVICIOS GENERALES 
3.3.4.1. Procedimiento de Actividades de Jardinería 
3.3.4.2. Procedimiento de Aseo y desinfección de áreas 
3.3.5.  PROCESO LAVANDERÍA 
3.3.5.1. Procedimiento de Gestión de lavandería 
3.3.6.  PROCESO ECONOMATO 
3.3.6.1  Procedimiento de solicitud, control, preparación, entrega y registro de Alimentos 
3.3.7.  PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL 

 
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3.3.7.1. Procedimiento de recolección, clasificación y disposición final de los residuos 
3.3.7.2. Procedimiento de Administración de la Gestión ambiental 
3.3.7.3. Procedimiento control de plagas 
3.4.  MACRO‐PROCESO GESTION SISTEMAS DE INFORMACION Y DOCUMENTAL 
3.4.1.  PROCESO HADWARE 
3.4.1.1. Procedimiento de Mantenimiento y soporte técnico 
3.4.1.2. Procedimiento de Préstamo de Equipos 
3.4.1.3. Procedimiento de Baja de equipos 
3.4.2.  PROCESO SOFTWARE 
3.4.2.1. Procedimiento de Salvado de archivos antes de formateo de Discos duros 
3.4.2.2. Procedimiento de Generación de copias de seguridad 
3.4.2.3. Procedimiento de Copia de seguridad de servidores de correo y estado del Sistema 
3.4.2.4. Procedimiento de Actualización de página web e intranet 
3.4.2.5. Procedimiento de Transmisión electrónica de datos e información 
3.4.3.  PROCESO TELECOMUNICACIONES 
3.4.3.1. Procedimiento de Disponibilidad de las comunicaciones institucionales 
3.4.4.  PROCESO ARCHIVO 
3.4.4.1. Procedimiento de Recepción, organización y consulta de los documentos de Archivo 
3.4.4.2. Procedimiento Disposición final de los documentos 
3.4.4.3  Procedimiento Solicitud copia o resumen de Historia Clínica 
3.4.4.4. Procedimiento Depuración Archivos Historia Clínica 
3.4.4.5. Procedimiento Administración y custodia de Historias Clínicas 
3.4.5.  PROCESO CORRESPONDENCIA 
3.4.5.1. Procedimiento  de  Recepción,  seguimiento,  respuesta  y  control  de  las  comunicaciones  
oficiales, correspondencia y comunicaciones internas 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

8.3. Presupuesto Anual para la Implementación del Programa de Gestión Documental 
 

 
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E.S.E Hospital San Rafael del Municipio 
de Cáqueza – Cundinamarca

 
 
PROYECTO  2018  2019  2020 
Implementación  del  Programa  de  Gestión 
Documental.  Elaboración  de  los  Programas  250,000,000  80,000,000  84,000,000 
Específicos. 
Procesos  de  Intervención  Documental: 
Actividades  permanentes  de  organización, 
gestión  de  comunicaciones,  brigadas  de 
intervención  de  los  archivos  para  las 
Dependencias  del  Hospital.  Intervención  de 
216,480,000  378,840,000  487,080,000 
372  Metros  lineales  de  Historias  Clínicas  o 
expedientes de alta complejidad Intervención 
de 216 metros lineales de complejidad media 
que  corresponden  a  los  expedientes  de  las 
dependencias del HSC. 
Adecuación  del  depósito  para  el  Archivo 
Central.  Mejoramiento  estructural, 
impermeabilización,  mobiliario  para 
almacenamiento,  puestos  de  trabajo,  65,000,000  350,000,000  350,000,000 
iluminación,  medidas  de  seguridad  y  acceso, 
elementos  para  mitigar  riesgo  por  incendio  y 
señalización. 
Insumos para la intervención de los archivos y 
asegurar  la  adecuada  conservación  de  los  132,753,742  139,391,429  146,361,001 
archivos. 
Implementación  del  Sistema  Integrado  de 
87,900,000  92,295,000  96,909,750 
Conservación y sus programas específicos. 
Adquisición  del  Sistema  de  Gestión  de 
Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA. 
Implementación  en  su  fase  de  gestión  de 
25,000,000  250,000,000  25,000,000 
comunicaciones oficiales. Implementación del 
Sistema  de  Gestión  de  Documentos 
Electrónicos de Archivo – SGDEA. 
Elementos  tecnológicos  para  la  digitalización 
15,000,000  45,000,000  35,000,000 
de los documentos del HSC. 
TOTAL DE PRESUPUESTO  792,133,742  1,335,526,429  1,224,350,751 
 
 
 
   

 
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 Programa de Gestión Documental de la 
E.S.E Hospital San Rafael del Municipio 
de Cáqueza – Cundinamarca

 
 

9. Bibliografía 
 
 
Buendía Lederman, A. (2007). Propuesta para la implementación del primer nivel de un programa de 
gestión documental. 
 
Colombia.  Archivo  General  de  la  Nación.  Manual:  implementación  de  un  Programa  de  Gestión 
Documental – PGD. Bogotá. 2014. 60 p 
 
______. Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2016. Por el cual de modifica el Acuerdo NO. 07 del 29 de 
junio de 1994. 
 
Colombia. Congreso de la República. Ley Estatutaria 1712 de 2014. Ley de Transparencia y del derecho 
del acceso a la información pública nacional. Artículo 15: Programa de Gestión Documental 
 
Gallo, P. R. (2011). Gestión documental en las organizaciones. Editorial UOC. 
 
ICONTEC.  Norma  Técnica  Colombiana  –  NTC  –  ISO  15489‐1:  Gestión  de  Documentos.  Parte  1: 
Generalidades. 
 
ICONTEC. Guía Técnica Colombiana – GTC – ISO/TR 15489 – 2: Gestión de Documentos. Parte 2. 
 
Ministerio de Cultura (Colombia). Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, 
parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia 
de gestión documental para todas las entidades del Estado. 
 
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (Colombia). Decreto 2573 de 2014. 
Por la cual se establecen los lineamientos generales de la estratega de gobierno en línea, reglamenta 
parcialmente la Ley 1341 de 2019. 
 

 
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