Código: INS-GER-002
TRANSPORTES CSM S.A.S
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PROPIEDAD DEL CLIENTE Fecha de Aprobación:
13/08/2019
1. PROPÓSITO
Establecer los lineamientos generales para asegurar la trazabilidad y protección de los
bienes propiedad de cliente, entregados por este a la organización para su utilización
en los procesos de prestación de servicios de transporte terrestre de carga y en el
alquiler de equipos de izaje.
2. GENERALIDADES Y DEFINICIONES
TRANSPORTES CSM S.A.S debe asegurarse de que, cuando un cliente haga entrega
de los equipos y/o maquinaria a transportar e izar, existan los controles adecuados para
protegerlo y hacer que sea adecuado para el uso. La propiedad intelectual es parte,
porque si el cliente suministra información fundamental que se considera reservada,
deberá protegerla y mantenerla reservada.
Se deberá mantener el rastreo de toda propiedad del cliente inutilizable o pérdida e
informar al cliente.
PROPIEDAD: Derecho fundamental por virtud del cual los sujetos de derecho tienen
reconocido y asegurado la titularidad, el uso y disfrute de bienes de la personalidad de
carácter patrimonial.
PROPIEDAD DEL CLIENTE: Comprende tanto los bienes tangibles como intangibles
suministrados por el cliente para ser utilizados e incorporados en la prestación de un
servicio, tales como diseños o artes de sus productos.
IDENTIFICACIÓN: Hace referencia a la existencia de documentos o elementos que
permitan reconocer e individualizar un bien tangible o intangible, en términos de su
información o datos asociados.
VERIFICACIÓN: Comprobación puntual de las condiciones y requisitos iniciales y
finales de un producto o servicio. (Incluye los bienes tangibles o intangibles
considerados como propiedad del cliente).
PROTECCIÓN: Definición de las condiciones mediante las cuales se garantiza la
conservación de las características y del estado de un bien tangible o intangible.
SALVAGUARDA: Medida de control que garantiza la custodia y amparo de un
producto o servicio (Incluye los bienes tangibles o intangibles considerados como
propiedad del cliente).
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3. ALCANCE
Aplica para toda la empresa, en la medida en que tengan que entrar en contacto con
cualquier bien tangible o intangible propiedad del cliente que esté bajo su control.
4. OPERACIONES
4.1 IDENTIFICACIÓN DE PROPIEDAD DEL CLIENTE
La empresa TRANSPORTES CSM S.A.S, como prestadora de servicios, tiene la
responsabilidad del manejo y la salvaguarda de los bienes propiedad del cliente que
queden bajo su custodia durante la prestación del servicio; es por esto, que se hace
necesario establecer los puntos claros para el control y preservación de éstos
mediante la adopción de un procedimiento que dé cuenta del manejo de los bienes
ofreciendo al usuario la confiabilidad y seguridad necesarios. De tal manera que se
garantice:
- La total confidencialidad y uso exclusivo del bien para los fines relacionados con
la prestación del servicio.
- La no utilización del bien en actividades ilícitas.
- La no utilización del bien en actividades diferentes al objeto del servicio.
- Respeto de las condiciones de uso del bien según las especificaciones del
cliente.
Debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo su control
o los esté usando. Nosotros, debemos identificar, verificar, proteger y salvaguardar
los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o
incorporación dentro del producto y/o servicio. Si cualquier bien que sea propiedad
del cliente se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para
su uso, le entidad debe informar de ello al cliente y mantener registros.
Se consideran propiedad cliente, los siguientes:
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IDENTIFICACIÓN DE PROPIEDAD DEL CLIENTE
IDENTIFICACIÓN DE
PROTECCIÓN Y
PROCESO LA PROPIEDAD DEL VERIFICACIÓN
SALVAGUARDA
CLIENTE
OPERACIONES Maquinaria y/o Control de Espacio debidamente
equipos a registros de cada adecuado para el
transportar e izar proceso almacenamiento de la
Según las documentación del
cliente.
especificaciones
del servicio y/o Instructivo de seguridad
cliente. de la información, incluye
respaldo de información.
Contrato de
confidencialidad firmado
por colaboradores y
proveedores.
Maquinaria Procedimiento de Procedimiento de
y/o equipos servicio no servicio no conforme
a transportar conforme
e izar
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Datos registro de Verificación de la Espacio debidamente
GESTIÓN DE
proveedores. documentación al adecuado para el
COMPRAS
momento de la almacenamiento de la
Documentación del
contrato radicación del documentación física.
convenio o Instructivo de seguridad
contrato de la información, incluye
respaldo de información
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4.2 ACTIVIDADES A CUMPLIR CON LA PROPIEDAD DEL CLIENTE
a) Se identifican los bienes propiedad de cliente que quedarán bajo control o
serán utilizados en cada proceso, descritos en cuadro de control de registro y
de identificación de la propiedad del cliente. FOR-OPE-018 DESPACHO Y
RECIBO DE CARGAS VER.0
b) Cuando se reciba el bien, se revisará el estado del mismo y se dispondrá
según lo solicite el cliente.
c) En caso de pérdida, deterioro o cuando el bien se considera inadecuado para
su uso, TRANSPORTES CSM SAS informará de ello al cliente.
Se procede a registrar la no conformidad detectada de acuerdo a lo indicado
en el Procedimiento de Producto No Conforme.
d) Se presta el servicio según las condiciones establecidas en la documentación
los procesos de la empresa.
e) La comunicación recibida será archivada dentro del expediente del cliente.
4.3 RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de la Gerencia y del proceso de Operaciones
a) Asegurar que lo establecido en el presente documento se implemente de
manera eficaz cuando los bienes propiedad de cliente se encuentren bajo
control de Producción.
b) Asegurar que se respeten las medidas apropiadas para la protección del
servicio, antes (descargue de la carga en los diferentes vehículos), durante el
transporte y durante los procesos de descargue e izaje.
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Es responsabilidad del supervisor de operaciones:
a) Custodiar los bienes propiedad de cliente en la medida en que los manipulen
en su trabajo.
b) Verificar las condiciones de transporte del bien de acuerdo a lo
establecido en los requisitos del cliente.
c) Notificar el tiempo y forma las no conformidades detectadas durante el
proceso de transporte y recibido de la carga.
d) Cumplir con los contratos de confidencialidad y manejo de la información.
e) Asegurar el cumplimiento de los instructivos de seguridad de la información y
control de registros.
Es responsabilidad del responsable del Gerente
a) Tramitar notificación de daños, pérdida o deterioro de la propiedad del
cliente, durante los primeros en 5 días hábiles y guardar registros.
5. Descripción de Cambios
Fecha del Referencia del
Versión Breve Descripción del Cambio
Cambio cambio
