CODIGO: GD-PRC-004

VERSIÓN: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS FECHA: 13/02/2020

DIGITALIZADOS.

1. OBJETIVO: Ofrecer el servicio de consulta y préstamo de los documentos que

administran los Archivos de Gestión, Central e Histórico mediante la revisión de
la herramienta, con el fin de atender las necesidades de consulta de los
documentos de los usuarios internos y externos.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica desde la recepción de las solicitudes de

consulta, continúa con el préstamo del documento y termina con el seguimiento
a la devolución de los documentos prestados.  

3. DEFINICIONES:

 Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por

los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.

 Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución
a los asuntos iniciados.

 Archivo Histórico: Es aquel que se transfiere desde el Archivo Central los

documentos de conservación permanente.

 Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad,
en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.

 CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derecho de los usuarios de la entidad

productora de documentos y de los ciudadanos en general a utilizar la
información contenida en los documentos de acuerdo a los reglamentos
establecidos y en los términos consagrados por la Ley.

 CONSULTA: es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de

conocer la información que contiene. La consulta garantiza el derecho que
tienen los usuarios (ciudadanos, unidades académico administrativas, entes de
control, etc.) de acceder a la información que se encuentra en los documentos
de archivo y también de obtener copias, si son necesarias.
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 COPIA: Reproducción exacta de un documento.

 CUSTODIA DE DOCUMENTOS: guarda o tenencia de documentos por parte de

una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad
 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Información registrada, producida o recibida
durante la iniciación, desarrollo o terminación de una función personal o
institucional y que incluye contenido, contexto y estructura suficiente para servir
como testimonio de esa actividad.

 DOCUMENTO DIGITAL: Es un producto de información y de comunicación, se

crea, se utiliza, y tiene su ciclo de vida en un entorno digital.

 DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Toda representación de hechos, actos o

información producida y conservada electrónicamente.

 DOCUMENTO: información y su medio de soporte.

 EXPEDIENTE: Es una agrupación de los documentos relacionados con un

asunto o tema.

 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento que describe

la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una
entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de
asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.

 PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: Derecho de los usuarios a obtener copia de

los documentos en los términos consagrados por la Ley.

 PROCESOS ARCHIVÍSTICOS: Las unidades documentales serán

administradas integralmente a la luz de los siguientes procesos de carácter
técnico:

- Producción: Creación de documentos por parte de las unidades

administrativas, en cumplimiento de las funciones, como representación de
los procesos, procedimientos y actividades institucionales.
- Recepción: Operaciones de radicación, verificación y control que se realizan
para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurídica.
- Distribución: Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su
destinatario.
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- Trámite: Control de recorrido del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
- Organización: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica, con
criterios orgánicos o funcionales. Conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución,
como parte integral de los procesos archivísticos; las tres actividades de la
organización, de acuerdo con el PGD son: Clasificación, Ordenación y
Descripción Documental.
- Consulta: Acceso a unidades documentales con el fin de conocer la
información que contienen.
- Conservación: Medidas metodológicas, preventivas o correctivas adoptadas
para asegurar la integridad física, funcional e intelectual de los documentos
de archivo, sin alterar su contenido.
- Disposición Final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de
Retención y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción

 RESTRICCIÓN DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: Algunos documentos que

pueden tener acceso restringido y se necesita autorización expresa de la oficina
productora, para su préstamo.

 TESTIGO: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira

de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación,
reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas

 UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: Es el número de clasificación, según codificación

de las dependencias, acorde con la estructura orgánica.

 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de

documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden
ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y
los libros o tomos.

4. CONDICIONES GENERALES:

1. Para realizar el préstamo de documentos todas las dependencias deben hacerlo

a través del Módulo de Archivo del Sistema de Gestión Documental (SGD), de
acuerdo al cronograma de implementación del mismo.
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2. Se pueden solicitar préstamo de documentos por parte de los usuarios externos

a través de la página web de la entidad, correo electrónico y por oficio.
3. Para las solicitudes de usuarios externos, se dará respuesta de la siguiente
manera: derecho de petición de solicitud de información 10 días, derecho de
petición de interés general o particular 15 días y el derecho de petición de
concepto 30 días.
4. Para las solicitudes de los usuarios internos, la respuesta se dará dentro de los
siguientes 3 días hábiles, a excepción de los documentos que no son de fácil
ubicación.
5. El tiempo máximo de préstamo de expedientes es de 15 días hábiles.
6. Los expedientes deben ser devueltos en perfecto estado de conservación y con
sus folios completos. Todo funcionario que tenga documentos prestados por el
Archivo Central, debe retornarlos dentro del plazo establecido, y en todo caso, a
más tardar el día hábil anterior a la iniciación de una de las siguientes
novedades de personal: Retiro del Servicio, Licencia Vacaciones, Traslado, y en
general, todo evento que implique retiro temporal o definitivo del cargo que se
encuentre desempeñando. El incumplimiento a lo anterior, y quien entregue
expedientes que hayan sufrido algún deterioro, destrucción o pérdida, incurrirá
en violación de las normas existentes sobre régimen disciplinario, aplicables a
los servidores públicos de la entidad
7. El formato GDOF05 Consulta-préstamo archivo central se utilizará únicamente
cuando el SGD presente fallas.
8. Los documentos originales se pueden consultar en las Instalaciones del
Ministerio, si el usuario lo requiere se le envía una copia simple.
9. El supervisor (a) del contrato para la custodia y almacenamiento de documentos
del MSPS, enviará al contratista cada vez que se requiera un correo electrónico
informando las novedades que se presenten frente a los usuarios
administradores del sistema de solicitud de préstamo de la firma contratista.

N.º DESCRIPCIÓN
1 Creación del formato de consulta de
documentos.
2 Creación del formato de préstamo de
documentos.
3 Creación de los metadatos que cumplan con
el estándar requerido para el proceso para la
consulta de documentos.
4 Creación de la base de datos.
5 Creación del instructivo para el
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diligenciamiento del formulario.

5. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD:

N.º DESCRIPCIÓN ENCARGADO DOCUMENTO

ASOCIADO
1 Solicitud de consulta. Auxiliar de archivo Formato de consulta de
documentos.
¿Se aprobó?
Si: Se recibe la solicitud
de la consulta mediante
el formato (código)
solicitud, consulta
documental.
No: no se dará tramite al
requerimiento de la
consulta.
2 Se revisa el formato de Auxiliar de Formato de consulta de
consulta de documentos archivo. documentos.
este diligenciado
correctamente y se
verifica que la
información sea
correcta.
3 Si el documento es de Auxiliar de Autorización.
acceso reservado se archivo.
debe presentar
autorización de la oficina
productora o del
expediente.
No: no se dará tramite a
la consulta.
4 Se revisa y verifica en Auxiliar de archivo N/A
los inventarios
documentales para
confirma la existencia e
identificar la ubicación
del documento.
No: en caso de que no
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se encuentre el
documento, se notificara
al peticionario.
5 Si es para consulta en Auxiliar de Formato control de
sala se hace entrega del archivo. préstamo.
documento para su
consulta.
6 En caso de necesitar Auxiliar de N/A
fotocopia se expiden las archivo.
mismas.
7 Una vez recibido el Auxiliar de N/A
documento original se archivo.
procederá a eliminar la
copia del mismo y se
ubicará en su lugar
respectivo.
8 Se digitan las solicitudes Auxiliar de Formulario de consulta
en el archivo Excel archivo. de documentos.
consulta documental,
una vez atendido el
servicio.

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS.

 GD-FOR-014 Formato de control de documentos digitales.

7. CONTROL DE CAMBIO.

FECHA MODIFICACIÓN MODIFICADO POR: VERSIÓN