GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL

PROYECTO

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos

necesarios para asegurar que las necesidades de información del proyecto y de
sus interesados se satisfagan a través del desarrollo de objetos y de la
implementación de actividades diseñadas para lograr un intercambio eficaz de
información. La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto consta de dos
partes. La primera parte consiste en desarrollar una estrategia para asegurar
que la comunicación sea eficaz para los interesados. La segunda parte consiste
en llevar a cabo las actividades necesarias para implementar la estrategia de
comunicación.

Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto son:

10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones—Es el proceso de

desarrollar un enfoque y un plan apropiados para las actividades de
comunicación del proyecto basados en las necesidades de información de cada
interesado o grupo, en los activos de la organización disponibles y en las
necesidades del proyecto.

10.2 Gestionar las Comunicaciones—Es el proceso de garantizar que la

recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión,
monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y
adecuados.

10.3 Monitorear las Comunicaciones—Es el proceso de asegurar que se

satisfagan las necesidades de información del proyecto y de sus interesados.

Conceptos Clave para la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

La comunicación es el intercambio intencionado o involuntario de información.

La información intercambiada puede ser en forma de ideas, instrucciones o
emociones. Los mecanismos mediante los cuales se intercambia información
pueden ser:
En forma escrita. Físicos o electrónicos.
Hablados. Cara a cara o remotos.
Formales o informales (como en documentos formales o medios sociales de
comunicación).
A través de gestos. Tono de voz y expresiones faciales.
A través de los medios. Imágenes, acciones o incluso solo la elección de
palabras.
Elección de palabras. A menudo existe más de una palabra para expresar
una idea; puede haber diferencias sutiles en el significado de cada una de
estas palabras y frases.

Las comunicaciones describen los medios posibles mediante los cuales puede
enviarse o recibirse la informacion, ya sea a traves de actividades de
comunicacion, como reuniones y presentaciones, o bien objetos, como correos
electronicos, medios sociales, informes del proyecto o documentacion del
proyecto.

La comunicacion desarrolla las relaciones necesarias para que los resultados del
proyecto y el programa sean exitosos. Las actividades de comunicacion y los
objetos para apoyar la comunicacion varian ampliamente, desde correos
electronicos y conversaciones informales hasta reuniones formales e informes
periodicos del proyecto. El acto de enviar y recibir informacion ocurre consciente o
inconscientemente a traves de palabras, expresiones faciales, gestos y otras
acciones. En el contexto de gestionar exitosamente las relaciones del proyecto
con los interesados, la comunicacion incluye el desarrollo de estrategias y planes
para los objetos y actividades de comunicacion adecuados con la comunidad de
interesados y la aplicacion de habilidades para mejorar la eficacia de las
comunicaciones planificadas y otras comunicaciones.

La comunicacion exitosa consta de dos partes. La primera parte implica desarrollar

una estrategia de comunicación adecuada en base a las necesidades del proyecto
y los interesados del proyecto. A partir de esa estrategia, se desarrolla un plan de
gestion de las comunicaciones para asegurar que los mensajes adecuados se
comuniquen a los interesados en diversos formatos y diversos medios, como se
definen en la estrategia de comunicacion. Estos mensajes constituyen las
comunicaciones del proyecto—la segunda parte de una comunicacion exitosa. Las
comunicaciones del proyecto son los productos del proceso de planificacion,
abordados por el plan de gestion de las comunicaciones que define la
recopilacion, creacion, difusion, almacenamiento, recuperacion, gestion,
seguimiento y disposicion de estos objetos de comunicacion. Finalmente, la
estrategia de comunicacion y el plan de gestion de las comunicaciones
constituiran la base para monitorear el efecto de la comunicacion.

Las comunicaciones del proyecto se apoyan en esfuerzos para evitar

malentendidos y mala comunicacion, y en la seleccion cuidadosa de los metodos,
mensajeros y mensajes desarrollados a partir del proceso de planificacion.

Tendencias y Prácticas Emergentes en la Gestión de las

Comunicaciones del Proyecto
El enfoque en los interesados y el reconocimiento del valor del involucramiento
eficaz de los mismos para los proyectos y las organizaciones trae aparejado el
reconocimiento de que el desarrollo e implementacion de estrategias de
comunicacion adecuadas es vital para mantener relaciones eficaces con los
interesados. Las tendencias y practicas emergentes para la Gestion de las
Comunicaciones del Proyecto incluyen, entre otras:
uuInclusión de interesados en las revisiones del proyecto. La comunidad
de interesados de cada proyecto incluye individuos, grupos y organizaciones
que el equipo del proyecto ha identificado como fundamentales para
la entrega exitosa de objetivos del proyecto y resultados organizacionales. Una
estrategia de comunicacion eficaz requiere revisiones periodicas y oportunas
de la comunidad de interesados y actualizaciones para gestionar cambios en
sus miembros y actitudes.
uuInclusión de interesados en las reuniones del proyecto. Las reuniones
del proyecto deberian incluir interesados externos al proyecto e incluso la
organizacion, cuando sea pertinente. Las practicas inherentes a los enfoques
agiles pueden aplicarse a todos los tipos de proyectos. Las practicas a menudo
incluyen breves reuniones diarias de pie, en las que los logros e incidentes del
dia anterior, asi como los planes para el actual dia de trabajo, se discuten con
el equipo del proyecto y los interesados clave.
uuMayor uso de la computación social. La computacion social en forma de
infraestructura, servicios de medios sociales y dispositivos personales ha
cambiado el modo en que las organizaciones y sus personas se comunican y
hacen negocios. La computacion social incorpora diferentes enfoques de
colaboracion apoyados por la infraestructura informatica publica. Las redes
sociales hacen referencia a la manera en que los usuarios establecen redes de
relaciones para explorar sus intereses y actividades con otras personas. Las
herramientas
de medios sociales no solo pueden apoyar el intercambio de informacion, sino
tambien establecer relaciones
acompanadas de niveles mas profundos de confianza y comunidad.
uuEnfoques multifacéticos de la comunicación. La estrategia de
comunicacion estandar para las comunicaciones con los interesados del
proyecto adopta y selecciona elementos de todas las tecnologias y respeta las
preferencias culturales, practicas y personales en materia de idioma, medios,
contenido y entrega. Cuando sea pertinente, pueden incluirse medios sociales
y otras tecnologias informaticas avanzadas. Los enfoques multifaceticos son
mas eficaces para comunicarse con interesados de diferentes generaciones y
culturas.
Los objetos y metodos de comunicacion posibles incluyen, entre otros:
uuPaneles informativos,
uuBoletines informativos/revistas internas/revistas electronicas,
uuCartas al personal/voluntarios,
uuComunicados de prensa,
uuInformes anuales,
uuCorreos electronicos e intranets,
uuPortales web y otros repositorios de informacion (para comunicacion de tipo
pull),
uuConversaciones telefonicas,
uuPresentaciones,
uuSesiones informativas de equipo/reuniones grupales,
uuGrupos focales,
uuReuniones cara a cara formales o informales entre diferentes interesados,
uuGrupos de consulta o foros de personal, y
uuMedios y tecnologia de computacion social.

 Conversaciones telefónicas

 Presentaciones

 Sesiones informativas de equipo/reuniones grupales

 Reuniones cara a cara formales o informales entre diferentes

interesados,

 Grupos de consulta o foros de personal

 Medios y tecnología de computación social.

Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Planificar la Gestion de las Comunicaciones es el proceso de desarrollar un
enfoque y un plan apropiados para las
actividades de comunicacion del proyecto con base en las necesidades de
informacion de cada interesado o grupo,
en los activos de la organizacion disponibles y en las necesidades del proyecto.
El beneficio clave de este proceso
es un enfoque documentado para involucrar a los interesados de manera eficaz
y eficiente mediante la presentacion
oportuna de informacion relevante. Este proceso se lleva a cabo
periodicamente a lo largo del proyecto, segun sea
necesario.
Tempranamente en el ciclo de vida del proyecto se desarrolla un plan eficaz de
gestion de las comunicaciones
que reconoce las diversas necesidades de informacion de los interesados del
proyecto. El mismo debe revisarse
periodicamente y modificarse cuando sea necesario, cuando cambia la
comunidad de interesados o al inicio de cada
nueva fase del proyecto.
En la mayoria de los proyectos, la planificacion de las comunicaciones se
realiza muy tempranamente, durante la
identificacion de los interesados y el desarrollo del plan para la direccion del
proyecto.
Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar informacion
sobre el proyecto, las necesidades
de informacion y los metodos de distribucion pueden variar ampliamente.
Ademas, durante este proceso se han de
tener en cuenta y documentar los metodos de almacenamiento, recuperacion y
disposicion final de la informacion del
proyecto. Los resultados del proceso Planificar la Gestion de las
Comunicaciones deben revisarse con regularidad a
lo largo del proyecto y modificarse segun sea necesario para asegurar la
continuidad de su aplicabilidad.

 Gestionar las Comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones es el proceso de garantizar que la recopilacion,
creacion, distribucion, almacenamiento,
recuperacion, gestion, monitoreo y disposicion final de la informacion del
proyecto sean oportunos y adecuados.
El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de informacion eficaz
y eficiente entre el equipo del proyecto
y los interesados. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.
El proceso Gestionar las Comunicaciones identifica todos los aspectos de una
comunicacion eficaz, incluida la seleccion
de tecnologias, metodos y tecnicas adecuados. Ademas, deberia permitir que
haya flexibilidad en las actividades de
comunicacion, permitiendo ajustes de los metodos y tecnicas para dar cabida a
las necesidades cambiantes de los
interesados y del proyecto.

Monitorear las Comunicaciones

Monitorear las Comunicaciones es el proceso de asegurar que se satisfagan las
necesidades de informacion del
proyecto y de sus interesados. El beneficio clave de este proceso es el flujo
optimo de informacion tal como se define
en el plan de gestion de las comunicaciones y el plan de involucramiento de los
interesados. Este proceso se lleva a
cabo a lo largo de todo el proyecto.
Monitorear las Comunicaciones determina si los objetos y actividades de
comunicacion planificados han tenido
el efecto deseado de aumentar o mantener el apoyo de los interesados a los
entregables y los resultados esperados
del proyecto. El impacto y las consecuencias de las comunicaciones del
proyecto deben evaluarse y monitorearse
cuidadosamente para asegurar que se entregue el mensaje adecuado con el
contenido adecuado (igual significado
para emisor y receptor) a la audiencia adecuada, a traves del canal adecuado y
en el momento adecuado. Monitorear
las Comunicaciones puede requerir diversos metodos, tales como encuestas de
satisfaccion del cliente, recopilacion
de lecciones aprendidas, observaciones del equipo, revision de los datos del
registro de incidentes, o evaluacion de los
cambios en la matriz de evaluacion de la participacion de los interesados
descrita en la Seccion 13.2.2.5.
El proceso Monitorear las Comunicaciones puede desencadenar una iteracion
de los procesos Planificar la Gestion
de las Comunicaciones y/o Gestionar las Comunicaciones a fin de mejorar la
eficacia de la comunicacion a traves de
planes y actividades de comunicacion adicionales y posiblemente modificados.
Dichas iteraciones ilustran la naturaleza
continua de los procesos de Gestion de las Comunicaciones del Proyecto. Los
incidentes o indicadores clave de
desempeno, riesgos o conflictos pueden desencadenar una revision inmediata