1.4.
2 Funciones de la administración de proyecto en cada fase del ciclo de
vida del proyecto.
-Ciclo de vida del proceso de administración del proyecto-
Así como el desarrollo de software se divide en varias fases, también la
administración de un proyecto se divide en fases las cuales en su conjunto son
conocidas como el ciclo de vida de la administración del proyecto. Como se
expuso en el capítulo I.4, las fases del proceso de la administración de un
proyecto son: el inicio, la planeación, la ejecución y el cierre. Además se lleva un
control durante el desarrollo de todo el proyecto. En la figura 4.1 se puede apreciar
una gráfica del nivel de actividad del administrador del proyecto durante el ciclo de
vida de la administración del proyecto.
El inicio
El inicio del proyecto incluye poner en claro qué se debe lograr con éste, plantear
el alcance y la selección de los miembros iniciales del equipo, la conformación de
un equipo de personas adecuado influirá mucho en el desarrollo posterior. El
alcance de un proyecto define su tamaño del proyecto, el tiempo y los recursos
que se requieren. Los recursos necesarios se deben aprobar durante esta fase y
se debe determinar la fecha en la que estarán disponibles para poder empezar.
Al terminar la fase de inicio, además del contrato, se debe contar con el Acta de
Constitución del proyecto y el documento del Enunciado del Alcance. Al final del
inicio del proyecto se debe formalizar la aceptación del alcance del proyecto, si
después surgen cambios éstos se aceptan o rechazan mediante un proceso de
control.
La planeación
La planeación del proyecto consiste en: perfeccionar el alcance, hacer un listado
de tareas y actividades para lograr las metas, definir una secuencia de
actividades, desarrollar un calendario, elaborar un presupuesto, establecer fechas
de entregas parciales (hitos) y hacer un plan de emergencia, para que cada
participante sepa que hacer en el caso de un cambio en las prioridades o en las
tareas. El plan del proyecto debe aprobarse según las normas de calidad
establecidas antes de proceder con la siguiente etapa.
La ejecución
La ejecución del proyecto incluye: dirigir al equipo, comunicarse con el cliente,
proveedores y demás externos, resolver conflictos y asegurar los recursos
necesarios (dinero, personal, equipo y tiempo). Como se puede apreciar en la
figura 4.1 el proceso de ejecución en la administración de un proyecto es el que
requiere de mayor actividad por parte del administrador.
El monitoreo del proyecto es una de las actividades más importantes de la
ejecución de la administración. Un buen sistema de monitoreo debe contener los
siguientes cuatro puntos fundamentales:
1.- Un estándar para lograr un desempeño aceptable.
2.- Un método para medir el desempeño actual.
3.- Un método para comparar el desempeño actual contra el estándar.
4.- Un método de retroalimentación.
El cierre
El cierre del proyecto contempla una serie de actividades como:
• Reconocimiento de logros y resultados,
• Cierre de las actividades y dispersión del equipo,
• Aprendizaje de la experiencia del proyecto,
• Revisión del proceso y resultados, redacción del informe final, • auditorías.
El cierre de un proyecto se puede clasificar según se ilustra en la figura4.4: