Documentación del Descargue de la

OP-SOP102
motonave y Baplie de arribo

DIRECCIÓN DE
00 - 2008-07-10 00 - 2008-07-10 1 de 11
OPERACIONES

INDICE
Pág.
0. OBJETIVO 2
1. ALCANCE 2
2. DEFINICIONES 2
3. RESPONSABILIDADES 2
4. GENERALIDADES 2
5. PROCEDIMIENTO 3
6. FLUJOGRAMA 5
7. SEGURIDAD INTEGRAL 6
8. REFERENCIAS 8
9. CONTROL DE REGISTROS 8
Control de Registros
Procedimientos relacionados
10. REGISTRO DE CAMBIOS 8
Historia de Revisiones
11. ANEXOS 9

Revisado por: Aprobado por:

______________________________ __________________________________
JOSE JIMENEZ CASTAÑO GUSTAVO FLOREZ DULCEY.
Superintendente de Operaciones Director de Operaciones
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Baplie de arribo

0. Objetivo

Establecer el procedimiento para recibir, verificar y procesar el Baplie de arribo, el cual

complementa la documentación requerida para planear el descargue de una motonave.

1. Alcance

Aplica para recibir, verificar y procesar la información requerida para planear el descargue de
todas las Motonaves.

2. Definiciones

Ver Glosario de Términos en la Intranet.

COD (Change Of Destination): Es la solicitud de cambio de destino de un contenedor que una

línea marítima socia hace a la línea operadora, asumiendo los costos que de allí se derivan.

3. Responsabilidades

El Superintendente de Operaciones es el responsable que las Líneas y Agencias Marítimas

suministren la información necesaria para planear el descargue de una motonave, de acuerdo
con los requisitos y controles establecidos por la Organización para garantizar la seguridad
integral y el cumplimiento de las obligaciones dispuestas por las entidades legales y
reguladoras.

Así mismo, es responsable que se establezca la comunicación oportuna entre el Planeador de

Barco, Documentación de Operaciones Marítimas en Servicio al cliente, el Focal Point y el
Planeador de la línea, con el fin de contar con información veraz e integral para realizar la
planeación del descargue.

Debe velar que se almacenen y conserven debidamente, la información y los documentos que
respaldan la planeación, para su consulta posterior.

En caso de dificultades operativas en los procesos apoyados por los sistemas de información,
debe informar a la Dirección del área y, adicionalmente, a la Dirección de Sistemas y
Telecomunicaciones, luego de confirmar que la dificultad corresponde a problemas informáticos.

Es de su responsabilidad, que a quienes delegue la realización de este proceso, cumplan con

las indicaciones y formatos que se establecen para tal fin en el presente procedimiento.

4. Generalidades

Antes que el barco llegue al muelle, las operaciones deben ser documentadas, coordinadas y
planeadas haciendo uso racional del talento humano, grúas, equipo y otros materiales.

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Baplie de arribo

La Lista de Chequeo de Planeación y control de las operaciones de una motonave, OP-

FMT101, se utiliza como guía para verificar el cumplimiento de las actividades básicas en la
atención a una motonave.

La documentación para la planeación del descargue es realizada en conjunto con la sección de

Documentación de Operaciones Marítimas de Servicio al Cliente y con la persona encargada en
la Agencia Marítima.

IMPORTANTE: Se debe tener muy claro que toda carga descargada debe estar amparada en
un BL registrado en el SAC400 por la sección de Documentación de Operaciones Marítimas.

La empresa, como muelle y depósito público, tiene la obligación de reportar a la DIAN, las
inconsistencias detectadas en relación con los BL´s presentados vs. lo recibido físicamente.
(Art.114 y Art. 490 numeral 2.7, Decreto 2685/99)

4.1 Documentación para la Planeación de Descargue

El BAPLIE de Arribo es el mensaje electrónico que contiene la información del plano de estiba
de los contenedores a descargar en el puerto. Se recibe de la Agencia Marítima, vía email o en
diskette.

4.1.1 Errores del Baplie

En caso que el Baplie contenga errores como (Falta de contenedores en el plano,

incompatibilidad con el protocolo de comunicación del software SPARCS), comunicar a la línea
naviera para su corrección.

En caso que el Baplie contenga errores como (contenedores en posiciones no existentes),

revisar y corregir el Baplie vs el plano del barco, esto generalmente sucede cuando arriba una
nave por primera vez.

Error del Baplie Tratamiento

Falta de contenedores en el plano Comunicar a la línea

naviera para su
corrección.
Incompatibilidad con el protocolo de comunicación del software Comunicar a la línea
SPARCS naviera para su
corrección.
Contenedores en posiciones no existentes Revisar vs el plano del
barco y corregir el Baplie

4.1.2 Descargue de Carga Suelta

En el caso que en la motonave venga carga suelta para descargue, se recibe de la Agencia
Marítima, la lista de carga general a descargar. También pueden recibirse los BL´s, manifiestos
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(para carga peligrosa y carga suelta), listas de empaque, fotos de la carga y de la operación de
embarque en el puerto de procedencia y gráficos técnicos.

Debe verificarse y confirmarse con la sección de Documentación Operaciones Marítimas de

Servicio al Cliente, la información de BL´s, cantidades, empaques, etc., en la lista de carga
general a descargar. (Ver procedimiento de Anuncio de mercancía para ingreso vía marítima,
SC-SOP110).

De igual forma, con base en los documentos que describen la carga general a descargar, deben
coordinarse con la Superintendencia de Bodegas y Carga General los recursos necesarios de
personal equipos y aparejos para manipulación, así como los espacios para el almacenaje de la
carga. (Ver procedimiento de Recibo marítimo de carga general de Importación y Trasbordo,
OP-SOP306).

4.1.3 Transbordos, Cabotajes y Contenedores vacíos

La carga de Transbordo, Cabotaje y contenedores vacíos es documentada por la Agencia

Marítima a través de transmisión electrónica por SPRCOn Line, procedimiento USO-202-OL,
Entrega Electrónica, lista de Vacíos y Transbordo a Descargar.

4.2 Archivo de la documentación en Carpeta del Barco

A medida que se recibe y procesa la información para la Planeación de las Operaciones, se

archivan en la carpeta de los planeadores de Barco, los documentos de respaldo, tales como:
listados de descargue según Baplie de arribo, instrucciones de descargue, planos de
descargue, cuadre de de la Documentación con Servicio al Cliente y otros anexos relevantes.

Hay 2 carpetas de respaldo de la atención a la motonave, una física y otra electrónica.

4.2.1 Carpeta electrónica

La carpeta electrónica contiene, entre otros, Baplie de arribo, Planos de descargue.

,
4.4.2 Carpeta física

Contiene:
• Listado de contenedores IMO
• Listado de contenedores especiales
• Programa de operaciones
• Recap de descargue
• Listados de descargue
• Listado de reestibas
• Tarja de carga general
• Correos de instrucciones por parte de la Agencia
• Planos de descargue

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5. Procedimiento

Los siguientes son los pasos a seguir para documentar el descargue de una motonave:
Descripción Encargado
1 Recibir Baplie de arribo
• Recibir de la Agencia Marítima vía electrónica el plano de Planeador de Barco
descargue (Baplie de arribo)
2 Recibir documentos para descargue de Carga General
• Recibir de la Agencia Marítima, cuando aplique, las listas de
carga general a descargar y los documentos de respaldo.
• Verificar y confirmar con la sección de Documentación
Operaciones Marítimas de Servicio al Cliente, el registro de los
Planeador de Barco
BL´s de la carga general en el SAC400.
• Comparar la documentación de carga general contra plano de
descargue del barco.
• Verificar que las cantidades, bultos y pesos de la carga
coincidan con lo documentado en el plano.
3 Procesar en SPARCS el BAPLIE de arribo
• Recibir de la sección de Documentación de Operaciones
Marítimas, la comunicación de la finalización de la
documentación del descargue.
Planeador de Barco
• Realizar la transferencia del BAPLIE en SPARCS (Navis)
(Mensaje EDI del Plano de estiba de la nave para el descargue)
• Imprimir en SPARCS el listado de contenedores a descargar,
incluyendo contenedores especiales.
4 Analizar la información de Descargue
• Verificar en SAC400 y en SPARCS que:
- Los contenedores a descargar se encuentren
documentados (no se encuentren en letra itálica);
- Los contenedores de Importación, estén documentados en
el SAC400
- Los contenedores vacíos y de transbordo hayan sido
digitados por la Agencia Marítima en SPRCOn Line, de Planeador de Barco
acuerdo al procedimiento USO-202-OL.
• Verificar que la carga general esté documentada en el SAC400
• Si hay inconsistencias reportar a:
- Agencia Marítima
- Planeador de la línea
- Documentación de Operaciones Marítimas en Servicio al
cliente
5 Verificar con la sección de Documentación de Operaciones
Planeador de Barco
Marítimas, las cantidades a descargar y depurar
inconsistencias

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Descripción Encargado
• Confirmar, vía telefónica, la cantidad de contenedores en el
listado del SAC400 vs. la cantidad transmitida en el BAPLIE
• Depurar la información, si hay inconsistencias entre la
transferencia y la información en el SAC400
• Confirmar la carga general a descargar
• Confirmar la carga faltante o sobrante
• Verificar que se realicen las correcciones necesarias, por la
Agencia Marítima o por Documentación de Operaciones
Marítimas en Servicio al cliente, según corresponda.
6 Crear reestibas y otras movilizaciones
• Crear reestibas de acuerdo a instrucción de la línea, COD o
Planeador de Barco
unidades no documentadas, que se generen al descargar los
contenedores en el puerto
7 Archivar los documentos de respaldo en la carpeta del
barco
Planeador de Barco
• Archivar los documentos de respaldo de la planeación de las
operaciones, en la medida que sean procesados.

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6. Flujograma

Inicio

Recibir documentos del

descargue y Baplie de arribo

Procesar en SPARCS el baplie de

arribo

Analizar la información de
descargue

Informar y hacer
Hay SI seguimiento a
inconsistencias?
correcciones

No

NO Verificar cantidades y depurar

inconsistencias

Todo OK

SI

Crear reestibas y otras

movilizaciones

Archivar los documentos de

respaldo en la carpeta del barco

Fin

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7. Seguridad Integral

Para preservar y mantener la seguridad integral en el desarrollo del presente procedimiento, se

deben cumplir los cuidados y controles establecidos en cada actividad realizada.
Adicionalmente se debe:
• Comunicar situaciones inseguras o de riesgo
• Identificar las rutas de evacuación
• Ante una emergencia, suspender las labores y desplazarse a un lugar seguro

Tener en cuenta lo dispuesto en el Reglamento de Condiciones técnicas de Operación, Capítulo

VI, en cuanto a Normas de Seguridad General.

7.1 Seguridad Industrial y Salud Ocupacional

Deben cumplirse todas las recomendaciones y restricciones para las personas, establecidas en
los estándares de la Organización en cuanto a Seguridad, Higiene Industrial y Salud
Ocupacional:
OP-EST801 Aspectos de Seguridad para las personas
OP-EST803 Uso de los elementos de protección personal
OP-EST808 Prevención de Incendios

7.1.1 Recomendaciones en el puesto de trabajo

• Adoptar una postura correcta en el desarrollo de la actividad diaria

• En la estación de trabajo (computador), mantener el teclado en posición baja, de manera
que al digitar las muñecas estén en posición neutral.
• Por lo menos dos veces al día, tomar unos minutos para hacer ejercicios de mano y dedos.
• Posicionar el monitor o pantalla de manera que la parte superior esté unas cuantas
pulgadas por debajo de la parte superior de la cabeza.
• Mantener los pies fijos en el piso. Si están suspendidos y no alcanzan el piso, tratar de usar
cajas o un reposapiés.
• Utilizar accesorios que mejoren la comodidad, tales como el atril o soporte para documentos
que sitúa la copia al nivel de los ojos, una almohada lumbar para soporte de la espalda o un
reposapiés.
• Tomar descansos frecuentes alejándose del trabajo del computador, hacer pausas activas
• Ponerse de pie, estirarse y caminar alrededor antes de empezar una actividad sedentaria de
oficina.

7.1.2 Uso de Elementos de protección personal

En las áreas operativas utilizar:

• Elementos de protección personal:
− Casco
− Chaleco reflectivo
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• Bus para trasporte de personal para desplazarse en la instalación portuaria

7.1.3 Reporte de factores de riesgo y condiciones subestándar

Debe reportarse al Jefe, Coordinador o Supervisor inmediato de su área, la detección de un

factor de riesgo o de una condición subestándar que afecte las personas o la actividad
realizada; si no se esta seguro, pedir la evaluación de un Supervisor o persona de Seguridad
industrial. En caso de no obtener respuesta, manifestar la situación al COPASO.

7.2 Gestión Ambiental

Las operaciones portuarias se deben desarrollar adoptando y aplicando los conceptos de

desarrollo sostenible, prevención de la contaminación y mejoramiento continuo, para proteger el
medio ambiente.

Se debe dar cumplimiento a todas las leyes, decretos, resoluciones, licencias y permisos
emitidos por las diferentes autoridades ambientales que regulan las operaciones, tales como, el
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, la Corporación Autónoma Regional del
Dique, CARDIQUE, y el Establecimiento Público Ambiental, EPA.

La política ambiental de la Organización, se comunica a todos los niveles de la organización y a

los terceros interesados.

Promover, impulsar y comprometer a todos los niveles de la organización, empleados,

operadores portuarios, cooperativas, contratistas y usuarios del puerto en general, para que
contribuyan a la prevención, mitigación, control o corrección de los posibles impactos
ambientales que se puedan presentar durante la ejecución de las operaciones.

7.2.1 Respuesta y reporte de incidentes que pueden afectar el medio ambiente

Debe responderse en forma abierta e inmediata, las solicitudes de la comunidad sobre los
temas de ambientales que las operaciones portuarias puedan generar, haciendo un
seguimiento a la situación, hasta su solución final.

En caso de cualquier contingencia que se presente durante el desarrollo de las operaciones, se

debe activar el plan de emergencias para dar respuesta oportuna y eficiente, comunicando su
ocurrencia y seguimiento a las autoridades competentes y a la comunidad involucrada, hasta
que concluya el incidente.

Todos los niveles de la organización, terceros interesados y usuarios del puerto en general,
deben comunicar rápidamente a la Gerencia General los problemas y avances significativos,
sobre los temas ambientales que puedan tener un impacto o que signifiquen un riesgo para la
comunidad y el medio ambiente.

7.3 Seguridad Física y Protección:

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7.3.1 Aspectos fundamentales de seguridad y protección

• Toda persona que se encuentre en las instalaciones debe portar su carnet de ingreso a las
instalaciones en lugar visible.
• Toda persona debe cumplir con el procedimiento de entrada y portar los elementos de
protección personal adecuados para su labor: casco, botas, ropa de trabajo.
• No debe realizar labores diferente a la autorizada, y sobrepasar el tiempo permitido.
• Se prohíbe estar bajo los efectos del alcohol, estupefacientes, sicotrópicos, estimulantes u
otras sustancias similares.
• Todo Elemento debe ser registrado a su ingreso y salida, presente la autorización sobre
este.
• No se permite el acceso de armas de fuego a las instalaciones, con excepción a las que
porten las personas pertenecientes a autoridades del estado.
• Todo vehículo dentro de las instalaciones debe tener permiso de acceso, ser revisado y
transitar cumpliendo las normas de velocidad y seguridad.
• Toda operación con carga debe estar autorizada o tener una orden de trabajo.
• Transite en áreas autorizadas, utilice las cebras y las busetas para desplazarse en la
instalación portuaria
• Informe las situaciones que parezcan anormales, a un funcionario de seguridad para recibir
orientación.

8. Referencias

• Reglamento de Condiciones Técnicas de Operaciones Resolución 090 del 23-Oct-2003.

• Lo establecido en el Decreto.2685/99 para la mercancía de Importación, Exportación y
Trasbordo. (Obligación Art.114 Docto 2685/99; Sanciones: Art. 490 numeral 2.7 Docto
2685/99)
• Código PBIP – Protección a Buques e instalaciones portuarias, Capitulo XI parte A - B
SOLAS.
• Código IMDG – Código marítimo internacional de mercancías peligrosas, Capitulo VII
SOLAS.
• Manual de planeación de barcos de SPARCS (Vessel Planning and Control, Vessel
Planning and Control – Advanced Options)

9. Control de Registros
Control de Registros
Nombre del Lugar de Medio de Tiempo Mecanismo de
Código
Registro Almacenamiento Protección Conservación Recuperación
Programa de SAC400 / Modulo Electrónico Indefinido UVI
Operaciones de anuncios
Baplie de Outlook , drive “O” Electrónico Indefinido UVI
Arribo operaciones/
servicio/ nombre de
la nave/ UVI
Especiales a Archivo Central Físico 3 años Registro de capitanía
descargar Carpeta del barco

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Procedimientos e Instructivos relacionados

Responsable del Descripción del procedimiento o
Proceso Código
Proceso instructivo
Coord. Documentación
Documentación de Anuncio de mercancía para ingreso
y Operaciones SC-SOP110
Operaciones Marítimas Vía marítima
Aduaneras
Documentación en
Agencia Marítima Gestión de arribo de naves USO-101-OL
Línea
Gestión de Superintendente de Programación de naves y asignación
OP-SOP101
Operaciones Marítimas Operaciones de muelles
Gestión de Superintendente de Planeación de cargue y descargue
OP-SOP104
Operaciones Marítimas Operaciones de la motonave
Superintendente de
Gestión de Bodegas y Planeación de Operaciones de Carga
Bodegas y carga OP-SOP301
Carga General General
general
Superintendente de
Gestión de Bodegas y Recibo marítimo de carga general de
Bodegas y carga OP-SOP306
Carga General Importación y Transbordo
general
Entrega electrónica de la lista de
Documentación en
Agencia Marítima descargue de contenedores vacíos y USO-202-OL
Línea
de transbordo

10. Registro de Cambios

Historia de Revisiones
Revisión Descripción del Cambio Revisado por: Fecha

00 Edición José Jiménez 2008-07-10

11. ANEXOS

Ver formatos en la INTRANET.

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