1 Modelo de Servicio Soporte en Sitio SENA V 2
1 Modelo de Servicio Soporte en Sitio SENA V 2
SOPORTE EN SITIO
SENA
Prestación, Integración e Interoperabilidad de
Servicios de Tecnologías de Información y
Comunicaciones
DOCUMENTO/ARCHIVO
REGISTRO DE CAMBIOS
D
CONTROL DEL DOCUMENTO
1.1. Objetivo
Establecer los criterios de actuación para el Servicio de Soporte en Sitio que se prestará sobre
los componentes de configuración definidos en el alcance, para el SENA a nivel Nacional. Así
como el cumplimiento de métricas y niveles de servicio, con el fin de facilitar la restauración del
servicio en el menor tiempo posible y la atención de solicitudes en todas las sedes y lugares donde
esté el SENA.
1.2. Alcance
El servicio de soporte en sitio (mantenimiento correctivo) debe ser asignado por la MDS Indra
para todas las sedes del SENA, según cobertura indicada en el Anexo denominado “Anexo
12: Sedes SENA Línea Base de Servicios” y Anexo denominado “Sedes Alternas”, en los
horarios establecidos en dichos anexos.
1.3. Siglas
1.4. Definiciones
Contacto: Interacción entre el usuario y la Mesa de Servicios Tecnológica para solicitar alguno de sus
servicios (incidentes, consultas, peticiones de servicio)
Error Conocido: Problema con la causa raíz conocida para el cual ha sido identificada una solución
temporal o definitiva.
Escalamiento: Cuando un recurso que recibe un requerimiento no lo puede solucionar por sí solo y
requiere la ayuda de una persona con mayor conocimiento del tema específico.
IMAC: Proceso para la gestión de cambios menores que normalmente son pre-aprobados e involucran
actividades tales como Instalaciones, Movilidad, Actualizaciones y Cambios Estándares.
Operador Mesa de Servicios Tecnológica: Son las personas de la Mesa de Servicios Tecnológica
que solucionan los requerimientos de los usuarios (telefónicamente o por control remoto) o los escalan
a los grupos responsables de la solución.
Personal Especializado: Son los recursos que brindan solución a los requerimientos cuando es
necesario un conocimiento más profundo sobre el tema.
Servicio: Es un medio de entregar valor a los clientes, al facilitar los resultados que los clientes quieren
lograr sin apropiarse de los costos y riesgos específicos. A veces se utiliza el término ‘Servicio’ como
sinónimo de servicio base, servicio de TI o paquete de servicios.
Soporte Primer Nivel: Es el soporte prestado en línea, telefónicamente o por control remoto, por el
Operador de la Mesa de Servicios Tecnológica. Debe ser brindado por personal con actitud de servicio,
capacidad de trabajo en equipo y habilidad para prestar soporte telefónico.
Soporte Segundo Nivel: Es el soporte prestado en sitio por Soporte en Sitio y el soporte prestado por
los grupos de Soporte Técnico, Telecomunicaciones, Desarrollo de Software y Seguridad Informática.
Este equipo está compuesto por ingenieros con actitud de servicio, capacidad de trabajo en equipo,
experiencia y habilidad para desarrollar múltiples tareas.
Soporte Tercer Nivel: Es el que hace referencia al soporte externo, se encontrará sujeto a los
acuerdos vigentes con proveedores de equipos y servicios. Con la respectiva supervisión directa del
líder de unidad especializada del segundo nivel.
Usuarios: Es la persona que utiliza los servicios de TI en el día a día. Los usuarios son distintos de los
clientes, ya que algunos clientes no utilizan el servicio de TI directamente.
2. DIAGRAMA DE FLUJO
1. Solicitar
atención vía
telefónica
2. Solicitar Registrar
Inicio atención vía incidente en la
correo electrónico herramienta
3. Solicitar Categorizar y
atención vía priorizar el
Intranet incidente Generar
Solicitar soporte tiquete de
25. Reabrir incidencia
nivel III -
incidente nivel III-
proveedor
Realizar proveedor
diagnostico SI
inicial del
incidente
Analizar
información
Consultar la del incidente
base de datos Ubicar al
de conocimiento usuario en su
puesto de
trabajo
Asignar ticket a Investigar y
Documentar soporte en sitio Diagnosticar
diagnostico en la
herramienta Investigar y
Diagnosticar
NO Iniciar
SI Existe NO El incidente le
procedimiento
proveedor concierne a
Analista puede Se requiere Gestión de
NO de soporte? nivel III?
proveer la soporte en Documentar Problemas
solución? sitio? diagnostico en
la herramienta SI
SI NO Informar
diagnostico a
NO Solucionador
NO
Se debe Soporte en sitio nivel II
Asignar tiquete de
Ejecutar recategorizar puede proveer
incidencia a nivel incidente? solución?
solución
II
NO SI SI Iniciar
La solución
procedimiento SI
Incidente requiere un
1 Gestión de
resuelto? cambio?
Recategorizar Cambios
SI incidencia NO
NO Solución
requiere cambio Notificar a la
de parte? mesa de Ejecutar
Realizar servicios y a solución
pruebas con SI
usuario
usuario
Notificar a
NO Mesa de
Equipo tiene Gestionar
garantía? Garantía Servicios
Pruebas
satisfactorias?
SI Solicitar cambio
Suministrar
de parte a
parte
Ejecutar proveedor
Solución ó
Reemplazar
equipo por
contingencia
NO
Incidente
resuelto?
SI
Realizar
pruebas con
usuario
NO
Pruebas
satisfactorias
?
SI
NO
Notificar Reportar
Usuario
usuario y cambios en la
conforme con
solicitud de CMDB
la solución?
encuesta
SI
Responder SI
Encuesta FIN
encuesta de
satisfacción recibida?
NO
3. DESCRIPCIÓN
El soporte de segundo nivel, es el soporte presencial prestado por los analistas de Soporte en Sitio
(field support) donde están ubicados los usuarios. En principio, este soporte debe incluir únicamente los
servicios que le son asignados luego de haber sido recibidos y registrados por la Mesa de servicio. El
grupo de Mesa de Servicio puede asignar servicios a los Soportes en Sitio por una de las siguientes
causas:
El soporte de 2do nivel o Soporte en Sitio está orientado a la resolución de problemas de hardware y
software que no es posible resolver por la mesa de servicio con las herramientas con que cuenta la UT
Sena Digital y el mismo SENA.
Recibir y atender las solicitudes de servicio de los usuarios que les asigne la MDS
(Mesa de Servicio), de acuerdo a la prioridad (urgencia e impacto), registrada en cada
servicio.
Restaurar el servicio afectado en el menor tiempo posible, según los ANS establecidos.
Documentar, clasificar y registrar los detalles de la atención de los servicio en una
herramienta tecnológica suministrada por Indra.
Revisar el diagnostico preliminar enviado por la MDS, con el histórico de los casos
reportados anteriormente por el usuario con su solución y definir la estrategia de
atención de la misma, considerando los Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS)
establecidos.
Resolver en la primera visita las solicitudes de servicio que correspondan a atención
de soporte en sitio
Realizar los escalamientos requeridos a Nivel II –proveedor-.
Confirmar con el Usuario Final que su solicitud, haya sido resuelta a satisfacción, así
como la calidad del servicio prestado.
Documentar permanentemente la herramienta de gestión, aplicando los estados
correspondientes hasta la solución definitiva de la solicitud.
Aplicar estrictamente los procedimientos de servicio entregados y los que no existan
se deben elaborar para que los compañeros no incurran en errores de interpretación.
Mantener actualizada la base de datos de conocimientos.
Reportar cualquier novedad que impida realizar el nolrmal desarrollo de sus
actividades que afecten el cumplimiento de los ANS.
Mejorar la satisfacción del cliente según los niveles acordados.
Validar que el usuario está ejecutando bien el procedimiento (para los casos que aplique).
Analizar el orden cronológico de los eventos que desencadenaron la falla.
Identificar cualquier acción o cambio que pudiese haber originado la incidencia (cambios
recientes, acciones del usuario).
Consultar información de problemas abiertos en la herramienta de gestión para determinar si la
incidencia está asociada a un problema que ya esté siendo analizado.
Valida si se debe recategorizar el incidente de lo contrario valida si soporte en sitio puede proveer la
solución, en caso afirmativo valida si la solución requiere cambio de parte o reemplazo de equipo por
contingencia continuando con las siguientes actividades:.
El técnico de soporte valida si puede dar solución o debe escalar el incidente a nivel III proveedor.
ESCALAR A NIVEL III PROVEEDOR: Si el técnico de nivel II no puede dar solución escalará el
incidente a nivel III proveedor para que entregue la solución.
Si el técnico puede proveer la solución debe validar en su diagnóstico si la falla es generada por daño
en el hardware que amerite el cambio de parte, de ser así realizará el procedimiento de gestión de
repuestos.
Los equipos de contingencia solo están destinados a cubrir equipos que se reporten para el trámite de
repuesto, no se considera la continuidad a equipos que se encuentren en garantía o que se reporten
por siniestro.
EJECUTAR SOLUCIÓN: Una vez el diagnóstico de la falla es claro para el analista de la mesa de
servicios Soporte en sitio, se ejecutan las actividades identificadas para solucionar la incidencia. La
solución suministrada debe ser documentada explícitamente con el detalle suficiente que permita a
cualquier persona entender de manera global el procedimiento aplicado.
Con la firma del acta de entrega del equipo en contingencia el usuario se hace responsable del equipo.
REALIZAR PRUEBAS CON USUARIO: Cuando la solución ha sido implantada por el analista de la
mesa de servicio Soporte en sitio, se deben ejecutar las pruebas respectivas con el usuario
asegurando que para éste sea totalmente evidente la solución y procurando que la primera prueba sea
guiada por el analista de primer nivel y la segunda sea ejecutada por el usuario de manera autónoma e
independiente.
CAMBIAR ESTADO DE INCIDENTE A “CERRADO” Y DOCUMENTAR: Una vez las pruebas tienen
resultado satisfactorio y son aceptadas por el usuario, el analista de mesa de servicios Soporte en sitio
cambia el estado del ticket.
Este cambio de estado permite al gestor de incidentes analizar los tiempos de solución, para revisar el
desempeño de los analistas de la mesa de servicios y ajustar indicadores en caso de ser necesario.
El analista de la mesa de servicios debe informar al usuario al momento de dar la solución al incidente,
que su ticket de servicio ha sido solucionado de manera satisfactoria y por tanto será cerrado.
3.7.1. Estructura
Director de
Gobierno y
Empresas
Omar Niño
Gestión de Calidad
Área de apoyo
Compufácil SAS
Gerente de Servicios
Alexandra Perez
Líder de Soporte 1 Líder de Soporte 2 Líder de Soporte 3 Líder de Soporte 4 Líder de Soporte 5 Líder de Soporte 6 Líder de Soporte 7
Analista de Soporte Analista de Soporte Analista de Soporte Analista de Soporte Analista de Soporte Analista de Soporte Analista de Soporte
en Sitio en Sitio en Sitio en Sitio en Sitio en Sitio en Sitio
Ejemplo:
En los siguientes cuadros se registran todos los elementos objeto del soporte en sitio, según lo
establecido en el contrato con INDRA Colombia.
Para cada uno de los elementos se especifica el nivel de responsabilidad y las acciones o
procedimientos que le aplican consecuentemente o condiciones especiales que pudieran tenerse como
restricciones o excepciones por ubicación.
HARDWARE SOPORTADO
Elementos Responsabilidad Acciones/Procedimientos / Condiciones
El soporte en sitio se prestará en los siguientes horarios de acuerdo con el horario de la sede:
Código
Nombre de la sede Horario Lunes a Viernes Horario Sabados Horario Domingos
del sitio
3.9.3. Idioma
3.9.4. Cobertura
El servicio será prestado a nivel nacional en las sedes reportadas por el SENA en el listado
entregado para este contrato ANEXO No 12 - Sedes SENA Línea Base de Servicios (20-11-
2014).
Cantidad de
Código del
Regional Ciudad Nombre de la sede Analistas de
sitio
soporte en Sitio
1 DIRECCION GENERAL BOGOTÁ Dirección General 12
2 ANTIOQUIA MEDELLÍN Regional Antioquia 3
Tecnoparque Colombia Nodo
4 ANTIOQUIA MEDELLÍN
Medellín 1
Centro de los Recursos Naturales
5 ANTIOQUIA CALDAS
Renovables - la Salada 2
Complejo Tecnológico, Turístico y
7 ANTIOQUIA SANTA FE DE ANTIOQUIA Agroindustrial del Occidente
Antioqueño 2
Centro del Diseño y Manufactura de
8 ANTIOQUIA ITAGUI
Cuero - Complejo Sur 3
Centro para el Desarrollo del Hábitat
9 ANTIOQUIA MEDELLÍN y la Construcción - Complejo
Pedregal 3
Complejo Tecnológico para la
10 ANTIOQUIA CAUCASIA
Gestión Agroempresarial 2
11 ANTIOQUIA SANTA ROSA DE OSOS Sede Santa Rosa de Osos 2
Complejo Tecnológico Minero
12 ANTIOQUIA PUERTO BERRIO
Agroempresarial 2
Centro de la Innovación, la
14 ANTIOQUIA RIONEGRO
Agroindustria y el Turismo 2
17 ANTIOQUIA RIONEGRO Sede Zona Franca 1
18 ANTIOQUIA APARTADÓ Tecnoparque Colombia Nodo Urabá 3
19 ATLANTICO BARRANQUILLA Regional Atlántico 2
Centro para el Desarrollo
20 ATLANTICO SABANALARGA
Agroecológico y Agroindustrial 2
21 ATLANTICO BARRANQUILLA Centro Nacional Colombo Alemán 4
22 DISTRITO CAPITAL BOGOTÁ Regional Distrito Capital 4
Centro de Tecnologías para la
23 DISTRITO CAPITAL BOGOTÁ
Construcción y la Madera 3
Centro de electricidad, electrónica y
24 DISTRITO CAPITAL BOGOTÁ
Telecomunicaciones - Complejo Sur 4
Para las demás sedes el servicio se atenderá desde la sede más cercana, el analista de
soporte se desplazará desde la asignación del ticket en la herramienta de gestión. Ver listado
a continuación:
Todo el personal asignado a este proyecto está asignado tiempo completo y dedicación
exclusiva.
Novedades que se presenten a nivel de incapacidades serán reportadas en tiempo real (día
de la novedad). En los casos de ausencias temporales programadas como lo son vacaciones,
se reportara con quince (15) días hábiles de anticipación, las hojas de vida de los remplazos
correspondientes deberán ser entregadas con mínimo 5 días de antelación.
Cada nuevo integrante del equipo de trabajo debe contar con la aprobación del interventor del
contrato previo cumplimiento de los perfiles; la hoja de vida debe incluir los soportes
correspondientes.
De los analistas de soporte en sitio asignados a la Dirección General del SENA se destinará
un analista, cuyas habilidades comunicativas, presentación personal y demás cualidades
personales y técnicas será el encargado de atender los tickets generados desde el despacho
del Director General del SENA.
Para las demás sedes, se tendrá en cuenta la calidad de VIP de los directores regionales y de
los directores de los centros de formación para definir la prioridad de atención de la solicitud.
NIVEL
NOMBRE ROL TELEFONO
ESCALAMIENTO
Primero Líder de
Soporte
Segundo Wilfredy Rubio Cuitiva Gestor de
<[email protected]> Servicio
Tercero Alexandra Perez Rubiano Gerente de
<[email protected]> Servicios
3.10.6. Capacitación
Todo el personal deberá contar con un periodo de inducción de un día (8 horas) donde recibirá la
información suficiente de la empresa contratista, el cliente, el proceso, modelo de servicio, base de
conocimientos. La inducción genera un formato de las actividades de inducción realizadas y su
completitud, señalando los responsables de cada actividad (Recursos humanos, gerente del servicio,
líder de Soporte, compañero).
Se considera obligatoria la asistencia de los recursos a las capacitaciones del cliente SENA.
Cada analista de soporte en sitio contará con un smartphone con plan de datos que
posibilite el reporte y localización en tiempo real por GPS, comunicación telefónica y
acceso a la aplicación de la MDS para documentar los casos de forma oportuna.
Equipos en contingencia:
Computer Shop tendrá a disposición del servicio hasta 100 equipos de cómputo de
contingencia en caso que el terminal del usuario quede inoperante por el lapso de tiempo
Los traslados del equipo de contingencia desde la sede donde se encuentra a la sede donde
se requiere son responsabilidad de PRICELESS.
Elementos:
A continuación listamos la categoría de cada una de las sedes con su respectiva categoría:
Código
Categorí
del Regional Clase Nombre de la Sede
a
sitio
3.14.1. Entradas
Entrada Procedencia
Procedimiento de Gestión de incidentes
Procedimiento de Gestión de solicitudes
Acuerdos de Nivel de Servicios Acuerdo de Niveles de Servicios
3.14.2. Salidas
Documento Descripción
Procedimiento de Administración del Definir la metodología a seguir para el proceso de
personal administración de personal teniendo en cuenta los
alineamientos de la empresa promoviendo el diseño de
modelos de inducción y re-inducción para los técnicos de
soporte en sitio.
Procedimiento Gestión de Garantías Definir el proceso por el cual los técnicos de soporte en
sitio podrán realizar la gestión de solicitud de garantías,
los respectivos formatos a diligenciar y las personas
encargadas de recibir las solicitudes.
Siempre que interactúe con un usuario utilice el protocolo de atención, preséntese, diga
su nombre, tenga en cuenta que por fácil que sea la solución, es importante que
demuestre su habilidad para razonar y encontrar efectivamente la causa y solución de los
problemas. Durante esta actividad, el usuario adquirirá confianza en su labor, lo cual
facilitará su trabajo.
Escuche Activamente
En el rol de soporte, escuchar es la mayor habilidad para mejorar el servicio, así como
hablar bien es una habilidad, aprender a hacer ambas cosas es muy importante. Aquí
hay unos puntos para tener en cuenta:
Tenga presente que escuchar es más que dejar hablar a la otra persona. Sea un
buen escucha, debe ser un escucha activo.
Debe escuchar más allá de las palabras para lograr una comprensión de porqué
esas palabras están siendo dichas.
El buen escucha es el que hace las preguntas más pertinentes. Sus preguntas
ayudan a que las otras personas digan lo que están tratando de decir y
demuestra su interés sincero en la persona, tanto como en sus requerimientos.
Cuando se busca asistencia, los usuarios pueden estar bajo tensión, tener una presión
de tiempo o metas por cumplir. La empatía, respeto, agilidad y eficacia es un punto crítico
y es constantemente un momento de verdad para que el técnico de soporte entregue
valor agregado al usuario.
Profesionalismo
Debe ser nuestra hoja de ruta realizar el trabajo de la mejor forma posible, excediendo
las expectativas del usuario, no conformarse con lo necesario, siempre hay que dar un
valor agregado.
Antes de empezar el día de trabajo, tome unos minutos para dejar sus problemas
personales atrás y tomar una buena actitud. Sonría, sea positivo si reportan algún
incidente o problema el mismo tienen solución
Debe haber un verdadero interés por la resolución del incidente o respuesta a la consulta
del usuario, formular un plan de acción y mantener al usuario actualizado sobre cualquier
progreso cuando este ocurra. Informar que está en línea y que se están realizando
validaciones o pruebas desde su equipo. Esto claramente demostrará que los asuntos
del cliente son importantes. En caso de escalar el caso documente de forma correcta,
indique la gestión realizada e informe al usuario por que pudo ocurrir el incidente
Explique que mientras su experiencia y dominio es de una determinada área, otro equipo
podría ayudarlo mejor con la solución.
Comunicación Efectiva
Mientras usted explora o explica el problema con un cliente evite utilizar lenguaje técnico;
en su lugar utilice analogías que le sean familiares al usuario. Compare un bajo ancho de
banda con una calle residencial y una conexión de alta velocidad con una autopista,
Comparar el desempeño de un Renault 12 con el de un Mazda 3, son ejemplos claros y
entendibles por el usuario.
3.18. Registros
Además incluye:
Este documento estará en constante revisión por parte de Priceless para agregar a él los instructivos
que se generen en el servicio para mejora continua del mismo y la alimentación de la base de datos de
conocimiento.
4.8. IMACS
5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA