Proceso de la comunicación organizacional
Introducción
La comunicación organizacional, las relaciones interpersonales, el liderazgo y la
cultura organizacional se han convertido en procesos fundamentales para las
Empresas, hasta el punto que una estratégica administración y planificación de
estas dinámicas este trabajo muestra como el proceso de la comunicación es
importante per las empresas.
¿Qué es la comunicación?
La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de
mensajes dentro de una compleja organización. Dicho proceso puede ser interno,
es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo (por ejemplo,
entre organizaciones). Si la organización se trata de una empresa, la comunicación
distingue tres sistemas:
Operacionales (se refiere a tareas u operaciones)
Reglamentarios (órdenes e instrucciones)
Mantenimiento (relaciones públicas, captación y publicidad)
Otros conceptos de comunicación
Katz y Kahn (1990)
Indica el diseño de toda organización debe permitir la comunicación. Sin
comunicación no hay trabajo en equipo, ni es posible ejercer el liderazgo, tampoco
hay atención de clientes o público, ni relaciones humanas hacia dentro o fuera de la
empresa. Eso en lo laboral, qué decir de lo individual, sin comunicación no hay
autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo personal".
Fernando Barraza
La comunicación en una organización es de gran importancia, ya que gracias a ésta
el trabajo en equipo es más eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente laboral
donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las
diferentes áreas. En consecuencia, se tiene una alta productividad en las mismas, lo
que se resume en una organización fuerte, sólida y en crecimiento.
Comunicación en la empresa
Las comunicaciones interpersonales constituyen un elemento fundamental en el
funcionamiento de cualquier empresa, ya que la organización está formada por
personas (administradores, gerentes) que responden a personas (directores,
accionistas) e interactúan en un grado cada vez mayor con personas (clientes,
proveedores.
Toda comunicación se da con el fin de aumentar la comprensión, transmitir ideas y
sentimientos, promover el entendimiento entre los hombres. El contenido de un
proceso de comunicación es, esencialmente, lo que queremos transmitir, es el
mensaje que queremos hacer llegar. El contenido está íntimamente ligado a
nuestro referente cultural. Si pensamos en los diferentes contenidos que ya tuvimos
que comunicar, concluiremos que, en todas las situaciones, usamos referentes
diversos, oriundos de nuestro amplio conocimiento. Cuando estamos en un proceso
de comunicación con nuestro cliente, recurrimos a nuestros conocimientos, en la
medida en que surgen los estímulos. La comunicación es un proceso, y como tal,
incluye acción y reacción. Al recibir estímulos necesitamos la capacidad y habilidad
para correlacionar lo que estamos comunicando con lo que conocemos. Es esta
correlación la que permite enriquecer el contenido de la comunicación.
Tipos de Comunicación en la Organización
Hay 4 direcciones en que se da la comunicación al interior de una organización:
hacia arriba, hacia abajo, horizontal, vertical.
Comunicación descendente:
Va desde las personas superiores jerárquicamente alas de menor posición. Sus
formas más habituales son los memorándum, las instrucciones, las definiciones de
política, etc. En general es inadecuada en las organizaciones e inexacta.
Comunicación ascendente:
Los empleados transmiten mensajes a sus superiores. Según los estudios es el canal
de comunicación más ineficaz en las organizaciones. Los de arriba suelen no
contestar y a los subordinados se les hace difícil comunicarse en forma eficaz. Sus
formas más habituales son los buzones de sugerencias, las reuniones de grupos y
presentaciones de quejas. Es importante para tomar decisiones coherentes.
Comunicación Horizontal:
La comunicación horizontal es aquella que se establece entre miembros de un
mismo nivel jerárquico. Pueden ser entre departamentos, grupos o de forma
individual, no hay presencia de autoridad y sirven para agilizar la estructura
organizativa. Ese tipo de información se puede obtener a través de juntas,
informes, asambleas, etc.
Se utiliza para:
Coordinar las actividades de los distintos empleados o departamentos de la
empresa.
Resolver problemas de un departamento.
Tomar decisiones en las que tengan que intervenir varios departamentos.
Se usan reuniones de trabajo, notas, comunicados internos, trabajo en
equipo, debates, teléfono, Internet, etc
Comunicación Vertical :
Aquella que fluye ascendente o descendentemente entre subordinados y mánagers.
Esta comunicación permite regular y controlar la conducta de los subordinados en
aspectos tales como:
Instrucciones y planificación de las tareas
Información relativa a procedimientos, prácticas, políticas.
Valoración del rendimiento de los empleados, etc.
Formas de comunicación
Comunicación formal
Es la forma de comunicación que de manera expresa establece la organización,
mediante protocolos, manuales, reglamentos, etc y que generan todo un sistema de
comienzo a fin dirigido y utilizado por todos los miembros de la empresa. Define el
modo en que cada persona debe comportarse y cómo debe recoger y transmitir la
información que circula. Este tipo de comunicación constituye el cómo debe llegar
la información según el nivel jerárquico que ocupe el receptor, es cuando el
personal tiene comunicación con un nivel más alto que el otro.
Comunicación informal
La comunicación informal fluye dentro de la organización sin canales
preestablecidos y surge de la espontaneidad de los empleados. Se le da alto nivel de
credibilidad y suele estar relacionada con asuntos personales acerca de individuos o
grupos de la organización. Este tipo de comunicación es conocida popularmente
como “rumores o ruidos” y sirve para que los altos niveles jerárquicos conozcan las
condiciones personales de los empleados y del entorno de la empresa.
El proceso de comunicación
El proceso comunicacional dentro de una organización empresarial es uno de los
puntos más importantes para lograr implantar estrategias que van ligadas
normalmente a los procesos productivos y aportan en gran medida al
funcionamiento de una organización.
Entre los procesos de comunicación, intervienen las estructuras comunes de la
comunicación: emisor-mensaje-receptor y por ende la retroalimentación. Dentro
de una organización pueden existir diversos tipos de comunicación, entre ellos
están la formal y la informal.
Emisor puede tratarse de cualquier individuo interno o externo de una
organización o empresa, es la fuente de comunicación, quien desea transmitir un
pensamiento o idea a otro u otros. En el caso de una empresa podría tratarse del
gerente, secretaria, obrero, cliente, quien sea que tenga necesidad de transmitir una
información relacionada con los servicios, sucesos, etc. que ocurra en la empresa.
Código en este caso se refiere a la forma en que se codificará ese pensamiento,
incluyendo la habilidad, la actitud, los conocimientos y el sistema sociocultural.
Receptores el objeto a quien se dirige en mensaje. Si el mensaje no llega al
receptor, la comunicación no tendrá lugar. La situación no mejora mucho si el
mensaje llega al receptor pero este no lo entiende.
Mensaje es el producto real de la fuente codificadora. Es toda la información que
se transmite y si se logra una comunicación exitosa será también todo lo que reciba
el receptor.
Canal es el medio a través del cual viaja el mensaje. En una organización y en
cualquier situación es muy importante seleccionar el medio más adecuado para
transmitir la información y esto dependerá del tipo de información, de quienes
deberán recibirlo, las condiciones que se requieren para el mejor entendimiento del
mismo.
Los canales de comunicación empleados para la misma son:
Teléfono
Reuniones
Correo electrónico
Manuales, guías, etc.
Los medios más eficaces para transmitir información son las reuniones y el
teléfono. Permiten condensar gran cantidad de información en un breve espacio de
tiempo.
La comunicación escrita (correos) son apropiados sólo cuando la tarea requiere una
gran cantidad de información detallada y compleja. Es un tipo de lenguaje más
preciso que los anteriores y a la vez más objetivo ya que no está sujeta a tantas
distorsiones como la palabra hablada.
Conclusión
La comunicación es un proceso mediante el cual se transmite información de una
entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones mediadas por
signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y
tienen unas reglas semióticas comunes.
Bibliografía
https://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci
%C3%B3n_organizacional#Procesos_de_comunicaci.C3.B3n
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organizacional/proceso-comunicacion-organizacional2.shtml
