Capacitación a los usuarios del sistema de

información
De la Empresa SYSCOM

Aprendices
Boris Leonardo Duran
Sandra Milena Garzón
Omar Andrés Rivera Reyes
Ficha: 1749800

Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA-

Zona Andina
Regional Distrito Capital
Centro Nacional de Hotelería, Turismo y Alimentos
2020
 Capacitación a los usuarios del sistema de
información
De la Empresa SYSCOM

TABLA DE CONTENIDOS

1. Introducción.
2. Objetivo de la capitación.
3. Convenciones
4. Requerimientos.
5. Perfil de los usuarios.
6. Cronograma de capacitación.
7. Consideraciones o recomendaciones adicionales.
8. Referencias.
9. Glosario.
 INTRODUCCIÓN

La capacitación de usuarios permite adquirir mejores conocimientos y destrezas

en el manejo de herramientas de Software durante la fase de implantación de un
sistema de información, se hace necesario capacitar a los usuarios finales en el
correcto manejo del sistema desarrollado de acuerdo con las funcionalidades
propias del rol de cada usuario, con el fin de obtener el mayor beneficio del
sistema y minimizar los riesgos asociados al uso incorrecto del mismo ayudando a
un buen proceso estructurado y planificado.

La calidad del recurso humano con que debe contar la empresa SYSCOM es un
tema importante, debido a que de este recurso dependerán los resultados
obtenidos como empresa. El departamento de desarrollo humano debe contar con
un plan de capacitación que ayude a desarrollar, reforzar y actualizar habilidades,
conocimientos y destrezas necesarias para realizar el trabajo de acuerdo a
estándares establecidos, lo que dará como resultado el avance de la empresa
ante nuevos desafíos aumentando las posibilidades de crecimiento.

La capacitación debe relacionarse con el puesto de trabajo, la misión y visión de la

empresa, para que pueda constituirse como herramienta básica, para lograr el
desarrollo del personal y así lograr beneficios para el trabajador y para la empresa.

Además un Analista y Desarrollador de Sistema de información debe requerir una

buena lógica y usar correctamente herramientas de programación, como también
necesita tener excelentes relaciones interpersonales y capacidades de
comunicación para dar respuesta a las inquietudes de los usuarios y proporcionar
los mecanismos y estrategias necesarias para el uso adecuado al sistema
desarrollado.
 OBJETIVOS

 Capacitación de los usuarios en la línea base de desarrollo de la Empresa

SYSCOM.

 Durante las acciones de capacitación a lo usuarios, teniendo en cuenta las

particularidades del personal y las condiciones de aplicación en el diseño se
deben cumplir con las normas o requisitos establecidos por la Empresa
SYSCOM.

 Las acciones durante la capacitación se deben realizar con mayor eficiencia

y eficacia para lograr el mayor alcance posible en el menor tiempo.

 Completar el proceso con una prueba de manejo del sistema por parte de
los usuarios finales que han sido capacitados.
Convenciones

Es la descripción de términos y conceptos claves de este plan de capacitación.

- Servidor: es una aplicación en ejecución capaz de atender las

peticiones de un cliente y devolverle una respuesta en concordancia.
Los servidores se pueden ejecutar en cualquier tipo de computadora.
- Servidor web: o servidor HTTP es un programa informático que
procesa una aplicación del lado del servidor, realizando conexiones
bidireccionales o unidireccionales y síncronas o asíncronas con el
cliente y generando o cediendo una respuesta en cualquier lenguaje o
aplicación del lado del cliente.
- Servicio web: es una tecnología que utiliza un conjunto de protocolos y
estándares que sirven para intercambiar datos entre aplicaciones.
- Navegador web: es un software, aplicación o programa que permite el
acceso a la web, interpretando la información de distintos tipos de
archivos y sitios web para que estos puedan ser vistos.
- Página web: o página electrónica, página digital, o ciberpágina es un
documento o información electrónica capaz de contener texto, sonido,
video, programas, enlaces, imágenes y muchas otras cosas, adaptada
para la llamada world wide web y que puede ser accedida mediante un
navegador web.
- Apache: el servidor HTTP Apache es un servidor web HTTP de código
abierto, para plataformas Unix, Microsoft Windows, Macintosh y otras,
que implementa el protocolo HTTP/1.1 y la noción de sitio virtual según
normativa RFC 2616
- PHP: es un lenguaje de programación de uso general que se adapta
especialmente al desarrollo web.
- MySQL: es un sistema de gestión de base de datos relacional
desarrollado bajo licencia dual: Licencia pública general/Licencia
comercial por Oracle Corporación y está considerada como la base de
datos.
- XAMPP: es un paquete de software libre, que consiste principalmente
en el sistema de gestión de base de datos MySQL, el servidor web
Apache y los intérpretes para lenguajes de script PHP y Perl. El nombre
es en realidad un acrónimo: X, Apache, MariaDB/MySQL, PHP, Perl.
- Hardware: es un conjunto de elementos físicos o materiales que
constituyen una computadora o un sistema informático.
- Software: Conjunto de programas y rutinas que permiten a la
computadora realizar determinadas tareas. En si es el soporte lógico de
un sistema informático.
- Internet: es un conjunto descentralizado de redes de comunicación
interconectadas que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, lo cual
garantiza que las redes físicas heterogéneas que la componen
constituyan una red lógica única de alcance mundial. Se define como
una gran “red de redes" es decir una red conectada a otra continua y
simultánea.
- Plugins: es una aplicación que relaciona con otra para agregarle una
función nueva y generalmente muy específica.
- Acrónimo: En lingüístico moderna, un acrónimo puede ser una sigla
que se pronuncia como una palabra y que por el uso acaba por
incorporarse al léxico habitual en la mayoría de casos.
- Framework: un entorno de trabajo, o marco de trabajo es un conjunto
estandarizado de conceptos, prácticas y criterios para enfocar un tipo de
problemática particular que sirve como referencia, para enfrentar y
resolver nuevos problemas de índole similar.
- Instalación: la instalación de los programas computacionales es el
proceso fundamental por el cual los nuevos programas son transferidos
a un computador con el fin de ser configurados, y preparados para ser
desarrollados.
- Configuración: en informática, la configuración es un conjunto de datos
que determinan el valor de algunas variables de un programa o de un
sistema operativo.
- Sistema Operativo: es el software principal o conjunto de programas de
un sistema informático que gestiona los recursos de hardware y provee
servicios a los programas de aplicación de software, ejecutándose en
modo privilegiado respecto de los restantes.
- HTTP: de su sigla en inglés: “Hipertext Transfer Protocol”, es el nombre
de un protocolo el cual permite realizar una petición de datos y recursos,
como pueden ser documentados HTML.
- HTML: siglas en inglés de HyperText Markup language (lenguaje de
marcas de hipertexto), hace referencia al lenguaje de marcado para
elaboración de páginas web.
- Capacitación: formar, instruir, entrenar o educar a alguien.
- Categorización: categoría a una clase, un tipo, una condición o una
división de algo.
 - Cronograma: calendario de trabajo o actividades
- Ejecución: operaciones que son especificas por un programa.
- Implantación: consiste en el último eslabón de la metodología de
desarrollo de implantación del proyecto y es posterior al proceso de
prueba.
- Plan: modelo sistemático que se elabora antes de realizar una acción.
- Registro: espacio donde se procede a registrar una cosa.
- Sistema: un sistema es módulo ordenado de elementos que se
encuentran interrelacionados y que interactúan entre si.
- Usuario: hace mención a la persona que utiliza algún tipo de objeto o
que se destinataria de un servicio, ya sea privado o público.

Requerimientos.

Perfil de los usuarios.

La categorización de usuarios permite identificar los grupos de personas con

intereses y competencias similares para un proceso de capacitación efectivo.

Rol/Actor Módulos/ Usuarios Competencias

Funcionalidades En TIC
Actor 1 Módulo A Usuario Centro Gestión Baja
Usuario Técnico Baja
Usuario Almacenista Baja
Actor 2 Módulo B Usuario Analista Alta
Usuario Administrador Alta

Metodología

Algunos usuarios aprenden mejor viendo, otros oyendo y otros haciendo. Debido a
que, por lo general, no es posible personalizar la capacitación para un individuo,
frecuentemente la mejor manera de proceder es con una combinación de los
métodos.

El modelo de capacitación está formado por dos componentes esenciales: el

diagnóstico de las necesidades de capacitación y diseño de las acciones de
capacitación e implantación de dichas acciones.

Capacitar de acuerdo con el módulo el usuario final, centro de gestión y usuario

técnico y almacenista de acuerdo con sus competencias.
Realizar la capacitación de los usuario analista y administrador de acuerdo con
sus competencias.

Es importante indicar que la capacitación se hará de manera presencial y/o virtual,

Esta modalidad de formación tiene ciertas características que han contribuido a

que en los últimos años haya experimentado un significado avance, multiplicando
las opciones de contenidos y permitiendo un aprendizaje basado en la autonomía,
donde los capacitados (usuarios) son protagonistas de su propio progreso:

 Puede realizarse en los lugares o medios definidos que cuenten con el

sistema adecuado y en el horario coordinado.
 Siempre que el sistema presenta actualizaciones se deben brindar como un
aprendizaje continuo y contextualizado.

Estrategias

- Desarrollo de trabajo práctico que se realice cotidianamente.

- Presentación de casos en su área.
- Realizar talleres prácticos en las capacitaciones.

Las temáticas para impartir se pueden organizar de la siguiente forma:

Cronograma y horario

Este cronograma y horario debe ser previamente acordado con la administración

de la empresa.

Día 1 Día 2 Día 3

Actividades a desarrollar
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Introducción                        
Descripción de Módulos                        
Modulo A                        
Módulo B                        
inicio de sesión página web                        
Gestión de servicio                        
Gestión de usuario                        
Operaciones del sistema                        
consultas del sistema                        
Practicas                        
Ejecución de la capacitación

Para la realizar la ejecución de la capacitación, se muestra el modelo del plan de

capacitación con cada uno de los aspectos para tener en cuenta.

PLAN DE CAPACITACIÓN
IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y ORGANIZACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
S N
DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓNES I O N/A
Tareas de preparación        
Obtener los permisos necesarios        
Organizar los registros        
Reservar el lugar de la capacitación        
Seleccionar el personal encargado de la capacitación        
Identificar los asistentes a la capacitación        
Establecer el apoyo para la logística de la capacitación        

OBSERVACIONE
DESARROLLO DE LA CAPACITACIÓN SI NO N/A
S
Descripción        
Asegurarse que las formas de evaluación estén
listas        
Capacitación a realizarse durante el programa        
Preparar una lista de los datos de los participantes        
OBSERVACIONE
PREPARACIÓN DE CAPACITACIÓN SI NO N/A
S
Ordenar y preparar material de capacitación        
Prepara el equipo (audiovisual, computadores,
etc.)        
Preparar manuales de capacitación        
Planear y reservar los espacios de la capacitación        

ESTRUCTURA PLAN DE CAPACITACIÓN

TEMA DURACIÓN MODALIDAD FACILITADOR PARTICIPANTES
Introducción 1 hora Por definir Omar Andrés Rivera USYSCOM
Descripción de
Módulos 2 horas Por definir Boris Leonardo Duran USYSCOM
Inicio de sesión 1 hora Por definir Sandra Garzón USYSCOM
Gestión de servicios 1 hora Por definir Boris Leonardo Duran USYSCOM
Gestión de usuarios 1 hora Por definir Omar Andrés Rivera USYSCOM
Operaciones del 1 hora Por definir Boris Leonardo Duran USYSCOM
sistema
Consulta del sistema 1 hora Por definir Sandra Garzón USYSCOM
Diseño de las acciones de capacitación

Se procede a diseñar las acciones de capacitación, las cuales se enumeran a

continuación:

1. Cursos presencial o virtual.

2. Autoestudio.
3. Aclara dudas.

Los cursos presenciales se diseñaron como cursos intensivos en 3 días de

duración a ser impartidos en el grupo por competencia, en el aula de reuniones de
la empresa SYSCOM o medio virtual, se hace énfasis en hacer la capacitación con
cursos atractivos, prácticos, de manera que, puedan aplicar el conocimiento
obtenido, de forma inmediata, en su actividad productiva. Así mismo, los ejercicios
en la clase y las evaluaciones están enfocados a situaciones prácticas reales que
se pueden presentar en la actividad cotidiana del usuario.

A continuación, se muestran algunos elementos de la capacitación establecida.

Actividad por desarrollar: Introducción

Modalidad curso: virtual/presencial
Duración: 1 Hora
Objetivo general de la actividad: Brindar una introducción a los usuarios finales
que van a manejar el sistema SYSCOM.
Plan temático:
Actores 1 y 2
Temas Horas
I. Introducción al sistema SYSCOM 1

Actividad por desarrollar: Descripción de los módulos

Modalidad del curso: virtual/presencial
Duración: 1 Hora
Objetivo general de la actividad: A los usuarios finales se les va a capacitar de
acuerdo con la descripción de cargo y funciones asignados en la empresa para el
sistema SYSCOM.

Plan temático:

Actores 1 y 2
 Temas Horas
2. Descripción de los módulos 2
Actividad por desarrollar: Inicio de sesión
Modalidad del curso: virtual/presencial
Duración: 1 Hora
Objetivo general de la actividad: Guiar a los usuarios por la ventana de inicio de
sesión del sistema SYSCOM.
Plan temático:

Actores 1 y 2

Temas Horas
3. Inicio de sesión 1

Actividad por desarrollar: Gestión de usuarios

Modalidad del curso: virtual/presencial
Duración: 1 Hora
Objetivo general de la actividad: Al usuario se les capacitara en el uso de las
herramientas para la gestión de servicios en el sistema de información.
Plan temático:

Actores 2

Temas Horas
4. Gestión de servicios 1

Actividad por desarrollar: Gestión de servicios

Modalidad del curso: virtual/presencial
Duración: 1 Hora
Objetivo general de la actividad: Los usuarios con competencias altas, se les
brindar la capacitación de la herramienta gestión de usuario que incluye el sistema
de información SYSCOM.
Plan temático:

Actores 1 y 2

Temas Horas
5. Gestión de usuarios 1

Actividad por desarrollar: Operaciones del sistema

Modalidad del curso: virtual/presencial
Duración: 1 Hora
Objetivo general de la actividad: Brindar capacitación en el manejo de las
herramientas del sistema al cual tienen acceso los actores mencionados.
Plan temático:

Actores 1 y 2

Temas Horas
6. Operaciones del sistema 1

Actividad por desarrollar: Consulta del sistema

Modalidad del curso: virtual/presencial
Duración: 1 Hora
Objetivo general de la actividad: A los usuarios con permisos se les brinda la
capacitación de la herramienta consulta del sistema que contiene SYSCOM.
Plan temático:

Actores 2

Temas Horas
7. Consulta del sistema 1

Adicionalmente a los cursos presenciales y/o virtuales, la practica constituye otra

importante acción de capacitación.

Para la ejecución de la capacitación es importante

tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Realizar el alistamiento de la capacitación:

a. Aislamiento de materiales:
Presentaciones
Documentos
Videos,
Manuales
Talleres
Ejemplos

b. Alistamiento tecnológico:
Computadores
Software
Video beam
 Televisores
Parlantes

c. Alistamiento físico:
Salón o aula
Sillas
Mesas
Tablero

Realizar los registros y llevar soporte del avance de la capacitación:

a. Listado de asistencia por cada sesión de capacitación firmado por los

asistentes.
b. Registro de seguimiento y avance de la capacitación.

Seguir el plan de capacitación:

 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos en el plan.

 Ejecutar la capacitación de acuerdo con los grupos definidos con base en el
rol y las competencias identificadas.
 Aplicar la metodología y técnicas definidas en el plan de capacitación.
 Respetar el cronograma y horario establecido en el plan de capacitación.
 Realizar uso adecuado de los recursos asignados para la capacitación.
 CONCLUSIONES

Se diseñaron las acciones de capacitación necesaria teniendo en cuenta las

particularidades del personal de la empresa SYSCOM. Resalta el alto contenido
práctico tanto en las clases como en el centro de gestión que garantizan la calidad
del personal.

Para las capacitaciones se usaran, técnicas presenciales y/o virtuales.

 GLOSARIO

Capacitación: Actividades estructuradas, generalmente bajo la forma de un curso,

con fechas y horarios conocidos y objetivos determinados.

E-Learning: Método de aprendizaje utilizando la tecnología, usualmente la

internet de organización.

Formación: Acción de educar y/o instruir a una persona con el propósito de

perfeccionar sus facultades intelectuales a través de la explicación de conceptos y
ejercicios. Incluyendo tales como desarrollo y capacitación.
 REFERENCIAS

GECONTEC: Revista Internacional de Gestión de Conocimiento y la Tecnología. ISSN 2255-5684

López-López, A.R., Cobas-Rodríguez, J., Rodríguez, J.L. y Hidalgo-Guzmán, C.A. Vol.2 (2). 2014
file:///C:/Users/Usuario/Downloads/996-Texto%20del%20art%C3%ADculo-2451-1-10-
20140515.pdf

https://es.slideshare.net/JuanCho2289/plan-de-capacitacin-para-usuarios-finales