Gestión Logística
TALLER
CASO JUGUETERIA “PINOCHO”
INTRODUCCIÓN
En el siguiente documento se quiere presentar la propuesta logística para el
mejoramiento de los procesos de la Juguetería Pinocho, basándose en la esencia de la
Logista y todos los subprocesos en que interviene y se puede apoyar. Actualmente las
compañías buscan crecer económicamente y a su vez productivamente pero que sin esto
genere un sobre costo, manteniendo la excelencia y calidad de los productos, por esto es
que la logística cumple un papel fundamental en llevar las compañías al éxito.
Basados en el contexto general de la empresa se desarrolló una propuesta basada en
metodologías que ayudan a diseñar, mejorar y establecer procesos en todas las fases.
CONTEXTO
La juguetería “Pinocho”, es una empresa familiar con más de 25 años de experiencia en
la fabricación de juguetes de madera.
En el último año se han recibido varias propuestas para llevar los productos a mercados
internacionales gracias a su participación en ferias y ruedas de negocios, por lo que fue
necesario hacer una inyección de capital para compra de maquinaria y equipos que
aumentarán la capacidad de producción hasta en un 150%, por lo que pasa de ser una
pequeña empresa familiar a una mediana empresa con cambios en su estructura
organizacional acorde a las oportunidades que ofrece el mercado. Como empresa
familiar, la compañía afronta los inconvenientes propios de una estructura administrativa
tradicional.
Gestión Logística
PROPUESTA
Realizando el estudio de caso de la jugueteria “Pinocho” se observa la necesidad de
presentar una propuesta logística teniendo en cuenta que el primer paso es la
reestructuración organizacional y el diseño del mapa de procesos que se requiere con el
fin de la definición de los departamentos que intervienen en el proceso productivo
aquellos que son principales y secundarios, además del desarrollo de los siguientes
ítems teniendo claro que no genera sobre costo ya que el objetivo es organizar con el
personal que se tiene, designando funciones y responsabilidades.
REDISEÑO LOGÍSTICO
1. Presentar a gerencia los riesgos en que incurre la empresa si no cuenta con
procesos definidos, con un departamento de logística y lo principal es que no se
puede hacer indispensable un funcionario, porque se depende de una sola
persona para la producción de toda la planta, esto no quiere decir que se sugiera
presidir de los servicios del señor Jose, ya que el es fundamental para el
desarrollo de los procesos.
2. Reestructuración organizacional dentro de la empresa, con el fin de tener un mapa
de procesos y el departamento de logística y descentralización de áreas y poder
delegar en personal calificado las tareas de cada área, asignando
responsabilidades, entrega de resultado y como principal creando sinergia entre
las áreas.
3. Realizar la caracterización de procesos para cada área, identificando que
actividades y tareas intervienen en cada una, colocando una estructura jerárquica
para que existan responsables y comunicación entre departamento.
4. Diseño de manuales de procedimiento para cada uno de los departamentos,
desde los sistemas de información, los inventarios, la administración de las
materias primas hasta la asignación de tareas, puestos de trabajo y
responsabilidades.
Subprocesos y responsabilidades
Gestión Logística
A continuación, se describe cada subproceso que hace parte de la propuesta logística
para intervenir todas las áreas y desarrollar una estrategia que está basada en
estandarizar, documentar y evaluar todos los procesos que se realizar, basados en el
ciclo PHVA.
1. SISTEMATIZACIÓN DE INFORMACIÓN
Identificando las falencias en los procesos, se encuentra que toda la información
esta en cabeza de una sola persona, lo que aumenta el riesgo de fallar, como
oportunidad de mejora se evidencia la necesidad de utilizar una metodología que
permita estructurar y delegar información y procesos por departamentos, pero
para esto se deben realizar 3 paso.
Entrevista directa con el Señor Jose jefe de la planta de producción, quien
maneja todas las áreas con el fin de recoger la información de todo el
proceso productivo.
Identificar las oportunidades de mejora de los procesos y realizar un plan
de trabajo para intervenir, diseñar y evaluar.
Documentar cada proceso, asignando responsabilidades y entrega de
resultado.
2. MANEJO DE INVENTARIOS
Con el fin de identificar y mejorar para que posterior a este se desarrolle la
metodología logística se debe:
Realizar una revisión general, identificando que se tiene en el inventario y que
se tiene en físico.
Digitalizar toda la información que se tenga, como ordenes de compra y de
entrega, requerimientos realizados.
Identificar la oportunidad de mejora, uniendo los procesos de inventarios,
almacén y compras, claro esta cada uno con su equipo de trabajo y con un
líder responsable, pero una sola persona es quien entregara y asumirá la
responsabilidad de que el departamento compre lo requerido, lo almacene de
manera correcta y tengan los inventarios digitalizados.
3. GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO
Realizar inventario de lo que se tiene en el almacén
Gestión Logística
Realiza un proceso de Orden y Ase, basados en la metodología 5”s” con el
objetivo de identificar que sirve y que se debe desechar.
Evaluar como se realiza el proceso de almacenamiento, rutas de acceso y
equipos, con el fin de organizar y documentar un proceso de almacenamiento que
sea seguro y optimo en tiempo y costos.
4. PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
Revisar el proceso de producción, pedidos y proyecciones pendientes
Documentar los procesos y subprocesos de producción
Revisar el inventario de máquinas, diseñar hoja de vida de equipos y
programación de mantenimientos, con el fin de realizar los controles y
mantenimiento preventivos con el fin de no atrasar los procesos, crear un
departamento de mantenimiento
Realizar un programa de producción, con fechas de entrega, fechas de
mantenimiento de equipos y maquinaria
5. PROGRAMACIÓN DE INSUMOS, MANTENIMIENTO DE MAQUINARIAS Y
EQUIPO
Este proceso se sugiere integrar con el proceso de almacén para la programación
de compras de insumos y el mantenimiento. Sobre el proceso de maquinaria y
equipos se propone ajustar en un departamento de mantenimiento que sea
encargado de la planta física y de equipos para realizar mayor control.
6. GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA VENTA
Revisar el proceso de venta, validar que ventas se tienen pendientes por entrega.
Documentar los procedimientos de ventas
Identificar el proceso de compra, venta y posventa.
Como hace el cliente los requerimientos de posventa y que sea el departamento
de ventas quien lidere el proceso de la posventa con la comunicación directa con
el jefe de producción.
PROPUESTA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GENERIAL
Se propone implementar el sistema de información gerencial ERP con el fin de brindar
información confiable en tiempo real, Integra todos los procesos centrales para la
operación de una empresa.
Gestión Logística
Mediante los sistemas ERP se realiza el seguimiento de las
diversas áreas de una compañía, desde la fabricación de
un producto, pasando por la logística, la distribución, el
control de stock, y demás.
Que se busca con el ERP:
• Gestión eficaz de varias áreas de la empresa mediante módulos integrados o
software capaces de garantizar los procesos de colaboración, la compañía
necesita descentralizar la información y tener acceso fácil desde todas las áreas,
pero realizando un trabajo en conjunto.
• Existencia de un único depósito de datos.
• Permitir mejorar la organización de la empresa y minimizar los costos relacionados
con su uso.
• El ERP se encarga de la supervisión y de la gestión de diversas operaciones
internas.
• Es esencial en varias áreas como la contabilidad, las finanzas, la logística, el
transporte, gestión del almacenamiento, gestión de las ventas y de las compras, la
planeación de la producción, los recursos humanos, la gestión de proyectos, el
mantenimiento, la calidad, la gestión de los proveedores etc.
• Mejorar la optimización de los procesos empresariales.
• Información fácil de compartir
• Mayor productividad
• Mejor información estratégica
• Generación de informes acelerados
