Guía para implementar el
teletrabajo en tu empresa
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Contenido
Para empezar 3
Qué es el teletrabajo 4
Cuál es la legislación entorno 4
Ventajas y desventajas 5
Implementación paso a paso 8
Tips para jefes y empleados 12
Cómo asegurar la productividad 15
Conclusión 16
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Para empezar...
El brote de COVID-19 ha llevado a las empresas a adoptar modelos de teletrabajo
para cuidar la salud de su personal. Siendo el área de RRHH la responsable de im-
plementarlos y de quien se espera respuestas efectivas ante esta crisis.
Pero sabemos que es un proceso complejo y lleno de desafíos. Así que si tienes
dudas sobre el teletrabajo, no sabes cómo implementarlo en tu empresa o deseas
consejos para orientar el proceso y no afectar el desempeño o el engagement, ¡esta
guía es para ti!
Acá te explicamos el paso a paso para implementar un modelo de teletrabajo y jun-
to a este archivo también te enviamos una plantilla editable de política interna de
home office. Con unos pequeños ajustes podrás incluirla en el reglamento interno
de tu organización o comunicarla al personal.
Sin embargo, desde un principio queremos decirte que cada empresa tiene retos y
oportunidades diferentes frente al teletrabajo. Sí, es clave tener una estrategia para
orientar el proceso. Pero no es garantía de éxito. También influye el nivel de madu-
rez tecnológica, el área y la cultura. Recuerda lo que dijo Peter Drucker: “la cultura
se come a la estrategia en el desayuno”.
Te recordamos que esto es una guía y que no tiene implicaciones
legales para Acsendo.
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Entendamos qué es el teletrabajo
Es una forma de trabajo flexible en la que el personal realiza sus tareas en un lugar
diferente a la oficina. Se encuentra clasificado en tres modalidades:
• Trabajo en domicilio: el trabajo se realiza desde la casa o domicilio del empleado.
• Trabajo en telecentro: el trabajo se realiza en una oficina habilitada por la em-
presa, pero es distinta a la oficina central.
• Trabajo móvil: el trabajo se realiza algunos días en la oficina y otros en el domicilio
Se caracteriza por el uso de internet y las tecnologías digitales para organizar
los equipos, gestionar el desempeño y hacer control a los resultados. Sin embargo,
no todos los cargos se adaptan a esta metodología, sobretodo los de empresas
de: retail, transporte, restaurantes, salud, producción, construcción, mantenimiento,
entre otras.
¿Existe alguna legislación sobre el teletrabajo?
Sí, en cada país existe una legislación que regula esta metodología de trabajo y
define las responsabilidades tanto de la empresa y los empleados. A continuación
explicamos de forma resumida las leyes de teletrabajo de Colombia, México, Chile,
Argentina y Costa Rica.
En el caso de Colombia, las empresas pueden apoyarse en el Decreto 0884 de 2012
y la Ley 1221 de 2008. Incluso el gobierno tiene una plataforma para brindar asesoría
en el tema, con recursos como calculadoras para medir el ahorro para empleados
y empleadores si hacen teletrabajo.
En Chile, en el año 2017, El Ministerio de Trabajo, hizo una reforma laboral que incor-
pora la posibilidad de realizar parte del trabajo a distancia. Por estos días, el Sena-
do ya aprobó un proyecto de ley para regular esta modalidad, garantizando que la
prestación de servicios tenga lugar fuera de las instalaciones de la empresa.
Por otro lado, en México, el Senado de la República modificó en el año 2019, el
artículo 311 de la Ley Federal del trabajo e incorporó un nuevo capítulo (XII BIS) en
donde se define el teletrabajo y se establecen las obligaciones y derechos de em-
pleadores y colaboradores.
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En el caso de Argentina, actualmente no cuentan con un instrumento jurídico en-
focado al teletrabajo sino con dos leyes que engloban la actividad: la Ley de Con-
trato de Trabajo (Ley 20.744 del año 1976) y la Ley N°25.800, que ratifica el Convenio
N°177 sobre trabajo a domicilio de la OIT, que promueve la igualdad de condición de
este tipo de trabajadores con respecto a los presenciales. No obstante, ni lo men-
cionan, ni lo reglamentan puntualmente.
Para Costa Rica, la Ley para Regular el Teletrabajo (Nº9738), se firmó en septiembre
del año pasado. Esta ley tiene como objetivo promover, regular e implementar el
teletrabajo como un instrumento para la generación de empleo y modernización de
las organizaciones públicas y privadas a través de la utilización de tecnologías de la
información y comunicación.
Ventajas y desventajas del teletrabajo
Para que el proceso de implementación de teletrabajo sea lo más provechoso
posible es necesario que tengas en cuenta las ventajas y desventajas que puede
representar para tu empresa.
Así estás preparado para enfrentar los posibles riesgos y contarás con los argu-
mentos suficientes para convencer a las personas de tu empresa que aún no creen
en los beneficios del teletrabajo.
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Ventajas
Para tus colaboradores
• Podrán ahorrar tiempo y dinero en desplazamientos a la oficina.
• Pasarán más tiempo con su familia y tendrán más tiempo para sí mismos
• Estarán más felices y motivados, lo que mejorará su desempeño.
• Incrementarán su calidad de vida: menos trancones, menos estrés, menos con-
taminación.
Para la organización
• La productividad aumenta en un 13%, según la Universidad de Stanford
• Disminuyen los costos de la oficina como agua, luz, entre otros.
• Se reducen los costos de rotación y absentismo
• Fomenta una cultura más productiva, orientada al cumplimiento de objetivos.
Para Talento Humano
• Será más fácil llegar y atraer a candidatos de alto rendimiento
• Tendrás menos rotación de personal
• Piensa en tus resultados de clima organizacional, ¡subirá mucho la satisfacción
de tu equipo!
• Garantizarás una buena experiencia de empleado en tu organización.
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Desventajas
Para tus colaboradores
• Aumenta la dificultad de equilibrar la vida y el trabajo
• Empieza a sentir desconexión de la empresa y la cultura
• Pueden aislarse de sus compañeros.
• Existe la posibilidad de que disminuyan su rendimiento si no son comprometidos.
Para la organización
• Riesgo de fuga de información
• Debido a la distancia, se vuelve un desafío mantener una comunicación activa
• Dificultad para medir el desempeño y supervisar los resultados
• Si no cumples con las disposiciones de las aseguradoras, puedes tener prob-
lemas con ellas.
Para el Talento Humano
• Es posible que tengas más problemas para medir el clima organizacional si el
equipo no comparte un espacio
• La cultura puede estar en riesgo, pues al no compartir no se pone en práctica.
• Si lograr la participación de los empleados es difícil, esto lo complicará aún más.
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Implementación paso a paso
A continuación encontrarás el paso a paso para poner en marcha un modelo de
teletrabajo en tu empresa.
El plan se compone de 5 etapas, pero no son tiempos para hacer pruebas piloto,
¿verdad? Sabemos que los líderes necesitan soluciones rápidas y efectivas, así que
te recomendamos saltarte las dos primeras fases y empezar en la de Autoevalu-
ación para agilizar el proceso.
Pensando en eso también hemos preparado una plantilla de política de teletra-
bajo, que ya descargaste junto a esta guía, y una calculadora que mide cuán apto
puede ser un cargo para hacer teletrabajo. ¡Más adelante la encontrarás!
Estas son las fases que debes seguir para crear un modelo de teletrabajo:
Compromiso institucional
En esta fase es clave llegar a un acuerdo con los directivos para que se compro-
metan a implementar el teletrabajo en tu organización
Pasos:
1. Hacer un acuerdo a nivel directivo, preferiblemente redactado como un docu-
mento oficial.
2. Conformar un equipo multidisciplinar que lidere el proyecto de implementación.
3. Formalizar el inicio del proceso.
Tip: La clave para lograr la aprobación de la alta gerencia es plantear una prue-
ba piloto y explicar los resultados esperados teniendo en cuenta estudios de
entidades confiables.
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Planeación
Este punto es de suma importancia para todo el proyecto. Aquí debes precisar
todos los aspectos que te ayudarán a desarrollar de forma correcta el proceso de
teletrabajo.
Pasos:
1. Definir: objetivos, etapas, plan de acción, recursos, riesgos e indicadores.
2. Poner en marcha una estrategia de comunicación.
3. Realizar campañas internas en donde recuerdes a los teletrabajadores que es
fundamental estar atentos a los principales canales de comunicación
Tip: Recuerda que estimar los costos del proyecto es muy importante para que
puedas convencer a los directivos de los beneficios del teletrabajo.
Autoevaluación
Lo recomendable sería no saltarse los anteriores pasos antes de llegar a este punto.
Pero como dijimos al principio, puedes tener urgencia por implementar un modelo
de teletrabajo. Así que sigue estos pasos para determinar si en tu empresa podría
funcionar:
Pasos:
1. Conocer la normatividad vigente y aplicable.
2. Identificar los cargos que pueden teletrabajar.
3. Analizar costos, riesgos, recursos de selección y capacitación.
4. Clasificar los recursos tecnológicos necesarios.
5. Escoger una herramienta en la nube que permita centralizar la gestión del tele-
trabajo al facilitar la definición de tareas, seguimientos y resultados.
Tip: Si deseas saber quién en tu empresa puede teletrabajar, obtén nuestra
calculadora de cargos para el teletrabajo. ¡Descárgala aquí!
Se abrirá un archivo de Google Drive. Puedes bajarlo con el botón de “Descar-
gar” que se encuentra en la parte superior derecha del menú.
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Prueba piloto
Con la información recopilada en el paso anterior puedes redactar el proyecto de
la prueba piloto. Recuerda hablar sobre el impacto y los resultados que esperas
alcanzar.
Pasos:
1. Definir la población del pilotaje, duración y modalidad.
2. Hacer una convocatoria y selección de esta población.
3. Brindar capacitaciones o talleres a este equipo sobre cómo gestionar su tiempo,
priorizar tareas, entre otros.
4. Socializar los resultados del pilotaje.
Tip: Se recomienda escoger una población de diferentes áreas y medir resulta-
dos concretos en cada una. Esto te dará insumos sobre los cargos que mejor se
pueden adaptar al teletrabajo.
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Apropiación y adopción
Una vez finalizas el resto de pasos, estás listo para integrar el teletrabajo completa-
mente a tu negocio. Como todos los procesos nuevos, debe estar soportado en la
cultura de tu empresa y las políticas internas.
Ahora te damos algunos tips para que la implementación sea permanente y
provechosa en tu organización:
Pasos:
1. Compartir la política con toda la organización. Puedes usar la plantilla Acsendo.
En ella definirás los cargos que aplican, si el beneficio está sujeto a alguna carac-
terística como la antigüedad, cuántos días mensuales tendrá cada colaborador y
cuáles son los procedimientos para solicitar teletrabajo.
2. Actualizar los procedimientos y el reglamento interno.
3. Ajustar las estrategias definitivas para la implementación del proceso.
4. Seleccionar las herramientas de comunicación y seguimiento y evaluación.
5. Crear una guía de buenas prácticas basados en la prueba piloto.
Tip: El proceso de teletrabajo hace parte de tu estrategia de transformación
digital, puede ser el punto de partida para que toda tu empresa entre en la au-
tomatización de procesos, el uso del big data e incluso de técnicas más avanza-
das como el machine learning.
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Tips para líderes
1. Recuerda que todos tus colaboradores son diferentes, por ello es importante
que el flujo de trabajo se adecúe a sus capacidades.
2. Explícales con detalle a cada uno cuáles son sus tareas y qué resultados esperas.
¡Confía en tu equipo! No hay lugar para el micromanagement en el teletrabajo.
3. ¡Que no se pierda la comunicación! A pesar de la distancia es importante que
estés disponible por el medio que tengan establecido para comunicarse.
4. Realiza reuniones de seguimiento al comienzo y el final del día para medir avanc-
es, acordar tareas y... ¿por qué no? Reír un rato junto al equipo.
5. Diseña un espacio ocasional en donde, de manera virtual, todos puedan hablar,
resolver dudas e integrarse, pues muchas veces el trabajo remoto hace que las
personas se sientan aisladas.
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Tips para colaboradores
Independientemente de la cantidad de días que realices teletrabajo, es necesario
contar con una rutina y condiciones adecuadas que no generen riesgos en térmi-
nos de enfermedades o accidentes laborales.
Algunas recomendaciones que debes tener en cuenta:
1. Trabajar en un espacio con buena iluminación donde no se presenten fuertes
ruidos que puedan afectar tu labor.
2. Disponer de un escritorio con su respectiva silla, que debe cumplir con condi-
ciones ergonómicas en donde puedas realizar tus labores
3. Tener una buena conexión a internet, y que de este modo puedas conectarte a
reuniones o responder a solicitudes.
4. Incluso trabajando desde casa, recuerda hacer pausas activas. Realiza ejercicios
de estiramiento y relajación cada dos horas para alternar los periodos de dig-
itación.
5. Mantener limpio y ordenado tu puesto de trabajo es muy importante. No porque
estés en tu casa vas a comer sobre el computador.
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Tips generales
Aparte de estas recomendaciones, hay otros elementos a tener en cuenta. Cuando
una empresa te da el voto de confianza de trabajar de manera remota y sin super-
visión continua, tienes una responsabilidad gigante.
Para que obtengas buenos resultados es clave que seas muy organizado y que de-
finas un plan de trabajo para que el personal sea lo más productivo posible sin caer
en el burnout:
1. Cumple con el horario que tiene tu empresa y responde de forma activa en los
canales de comunicación escogidos.
2. Mantén una comunicación constante con tu equipo de trabajo y el líder de área.
Aprovecha al máximo cualquier reunión para hacer preguntas.
3. Aunque estés desde casa, estás trabajando. Evita las distracciones como la tele-
visión, los mensajes o a las personas que viven contigo si no te desconcentran.
4. No olvides lo esencial: arréglate en la mañana, organiza tu cuarto y no trabajes
sobre la cama. Realiza ejercicio, pausas activas y limita el acceso a noticieros y
redes sociales para preservar tu salud mental.
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Cómo asegurar la productividad
El teletrabajo implica desafíos para todas las partes, pero sobretodo para los ge-
rentes y directivos, que sienten preocupación sobre los niveles de productividad
y la forma de colaborar con su equipo. Pero estos obstáculos se pueden superar
usando las herramientas tecnológicas adecuadas.
Si lo que buscas es una herramienta para facilitar la gestión de tareas, puedes
utilizar gratuitamente Asana o Meistertask. En caso que necesites realizar videolla-
madas te recomendamos Zoom, Hangouts y Skype. Sin embargo, a parte de estas
herramientas, también existen otras más integrales.
En el Módulo de Home Office podrás brindar a jefes y empleados un espacio or-
denado y sencillo para hacer teletrabajo. Administra en pocos clics la gestión de
tareas, seguimientos y revisa avances de forma sencilla. Obtén una visión global del
desempeño y los resultados de los equipos en un dashboard sencillo.
En conclusión, lograr la productividad en el teletrabajo exige alinear las metas,
seguir los resultados y brindar feedback y reconocimiento de forma activa. En
Acsendo puedes hacer esto desde un solo lugar con las herramientas del sistema
integral de Acsendo Flex.
Solicita aquí una demo gratuita
si quieres conocer cómo puede
ayudar el módulo de Home Office
a tu empresa.
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Conclusión
Esperamos que esta guía sea de utilidad para las empresas que debido a la coyun-
tura actual se ven obligadas a implementar un modelo de teletrabajo y no tienen
idea de cómo orientarlo para tener éxito. Ten siempre en cuenta el bienestar de tus
colaboradores, sin perder de vista los resultados y la estrategia de tu negocio.
Recuerda que el teletrabajo no es un tema de tecnología, sino de cultura. Es im-
portante que acompañes a tu personal, aunque ya lleven tiempo haciendo home
office. Mantén un contacto activo con todos. Es importante no solo para supervisar
su desempeño, sino también para su satisfacción y salud mental.
El mundo reclama que los jefes estén cerca del personal en esta época de cambios
e incertidumbre. A pesar de la distancia, los líderes deben encontrar maneras de
apoyarse en la tecnología para estar cerca de su equipo y lograr los resultados que
se esperan de ellos.
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