SEGUNDA UNIDAD

NOMBRE DE LA UNIDAD: SISTEMA DE CONTABILIDAD

Que es un Sistema

Sistema es un conjunto de partes interrelacionadas que posee alguna singularidad dentro de

su medio. Los sistemas extraen materia prima del medio, la transforman y una vez procesada
la devuelven al medio. Todo lo que alimenta a un sistema se denomina INSUMO, y todo lo que
sale de él se denomina PRODUCTO. En los sistemas de información, los insumos se llaman
DATOS y los productos se llaman INFORMACION, el sistema debe recibir los tipos de datos que
requiere. Es el caso de la fabricación de un producto ejemplo el mueble.

Que es un Sistema de Contabilidad

Sistema de contabilidad es una estructura organizada de normas y

procedimientos que controlan las operaciones financieras de una empresa, desde la
recepción de la documentación fuente hasta la presentación de estados financieros al
nivel ejecutivo.

IMPORTANCIA

Es valioso contar con un sistema contable puesto que todas las empresas tienen la necesidad
de llevar un control de las transacciones que estas efectúen. Por otra parte, los
servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles pues al proporcionar
información real y confiable se permite medir los objetivos alcanzados y,
tomar decisiones oportunas así se aprovechara y optimizara la utilización de
sus recursos.

OBJETIVO DEL SISTEMA CONTABLE

Los objetivos o metas internas del sistema en el cumplimiento de su propósito, son : 1) El

registro sistemático de las transacciones y eventos económicos que afectan la organización , 2)
La preparación de los informes correspondientes –estados financieros, notas
complementarias, e informes de control interno, entre otros.

CARACTERISTICAS DEL SISTEMA CONTABLE

Un sistema contable efectivo que cumple correctamente las tareas que se le ha asignado debe
reunir ciertas características primordiales como son:

 Respuesta rápida: Los sistemas contables, deben garantizar tiempos de respuesta

cortos, es decir que desde el momento que se ingresa los datos hasta que se emite el
reporte o la salida de la información.
 Confiabilidad de la información: Se refiere a que el sistema debe asegurar que la
información que proporciona es apropiada para la administración.
  Efectividad: Consiste que el sistema contable proporcione información relevante para
el negocio.
 Eficiencia: El sistema debe proveer de información a través de la utilización
óptima de sus elementos.
 Confidencialidad: Los sistema contables deben proteger la información sensible contra
divulgación no autorizada.
 Integridad: Se refiere a que el sistema debe procurar la precisión de la información, así
como su validez de acuerdo a las expectativas del negocio.
 Disponibilidad: Los sistemas contables deben proveer de información en el tiempo
oportuno y cuando la administración lo requiera.
 Cumplimiento: El sistema debe cumplir y respetar aquellas leyes, regulaciones,
acuerdos, a que la empresa está sujeta.

Ventajas de un Sistema contable

La disminución de los costos permite entre otras cosas

                  Implantar en su totalidad un sistema de Gestión de la Calidad.

                  Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos.

                  El margen de ganancia se incrementa en forma continua.

                  Permite
que el Sistema General de Contabilidad (S.G.C) constituya una inversión a
largo plazo y no un gasto.

Con la certificación de la norma se proyecta:

                  Confianza
reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que
tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados.

                  Existencia de una mejor posición competitiva.

                  La
auditoría externa que implica dicha certificación permite identificar nuevas
oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.

                  Produce
un mejoramiento en la motivación y el trabajo en equipo del personal
ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.

Desventajas de un Sistemas contable

                     Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.

                     El sistema origina cierta burocracia.

                     Es costoso.
REQUISITOS
El funcionamiento adecuado del sistema contable requiere tanto del cumplimiento de las
normas de contabilidad, como el dominio de las teorías administrativas y la tecnología
disponible. Debe también poseer una estructura organizativa para el desarrollo de las
relaciones interinstitucionale, amen de los recursos humanos y materiales. Por ello se han
clasificado tales requisitos en 4 grupos: ciencia y tecnología, leyes, normas y estrategias, y
recursos.

 Ciencia y Tecnologia.- Que incluye las ciencias administrativas, la cibernética y el

enfoque de sistemas y, la tecnología contable.
 Las Leyes: En el segundo grupo de requisitos se han incluido los que imponen las leyes
nacionales: civiles, laborales, comerciales, tributarias, profesionales.
 Las normas contables: en el cuarto grupo NIC. La información debe estar basada
cumpliento la normativa contable vigente.
 Recursos: Humanos y materiales. Personal capacitado. El sistema acorde a las
expectativas de la gerencia.

EL ENTORNO GENERAL DEL SISTEMA CONTABLE

El sistema de información contable, además del entorno directo - la empresa – tiene

influencias del medio ambiente que rodea a la empresa, es el entorno general del sistema
contable. El entorno de la empresa constriñe al sistema contable en varios aspectos, su
influencia se hace evidente en el transcurso de las actividades contables y en el contenido de
los informes financieros. El entorno general de la empresa entonces, circunscribe y
delimita la actividad del sistema contable de manera directa. Como consecuencia de
ello, influye en la definición de su carácter y en las actividades contables cotidianas.

Se encuentran , a saber: el entorno económico, el entorno tecnológico, el entorno legal o

marco jurídico y el entorno social y político.

El entorno de la tecnología

Para nadie es desconocida la influencia de la ciencia y la tecnología en todas las actividades y

campos del saber humanos. Por tanto, la referencia que hacemos a la tecnología,
es para hacer explícita la notable huella que en todo momento le han dejado al sistema
contable los adelantos tecnológicos y científicos. El sistema de información capta, procesa y
suministra información en forma cuantiosa y con una frecuencia diaria, operaciones que en
una empresa pequeña solo pueden hacerse eficaz y eficientemente con un computador. El
sistema de información contable utiliza a la computación y a las demás tecnologías de
comunicación y transmisión de datos como herramientas propias e inherentes a su
funcionamiento. Esta circunstancia ha convertido al sistema contable en dependiente
de la tecnología que use. Una ponderación en la calificación de qué tan bien opera el sistema
contable debe incluir a la tecnología como fuente del logro de su misión. Por eso es
importante recalcar sobre la frase de que toda empresa grande y exitosa debe haber superado
los problemas de información administrativos.

Históricamente las técnicas de contabilidad, de una parte, han dependido del desarrollo
tecnológico y de otra, su desarrollo y la superación de muchos retos que enfrenta solamente
se han podido llevar a efecto mediante herramientas de computación de tratamiento y
comunicación de datos.
La tecnología al servicio de la empresa modifica entonces las operaciones del área contable, de
modo que cuando se introducen cambios y mejoras tecnológicas en los procesos productivos y
de trabajo, la operación de captar y procesar la información contable se afecta de alguna
manera.

El entorno legal

Las relaciones económicas y sociales están regidas y circunscritas por la ley. Los entes
económicos, las instituciones de variada índole tienen un marco legal que rige sus relaciones.
Las relaciones más importantes a las que haremos referencia son las comerciales, las
laborales y las de impuestos.

La contabilidad debe sentarse sus bases en la normatividad jurídica que rige en nuestro país
como son ley de compañías, ley de régimen tributario interno y la normatividad profesional
vigente como (NIC), y las Normas Internacionales de Información Financieras
(NIIFS).

El entorno social y político

El sistema político influye sobre la naturaleza del sistema contable, que reflejara la filosofía
política y los objetivos de aquel. Por su parte, también influye el ambiente social, referido a la
actitud informativa y consultiva y al interés por el entorno.

Las empresas surgen para satisfacer necesidades de las sociedades, en cuanto alimentos,
salud, vivienda, tecnología, etc. Y también colaboran con la sociedad proveyendo de
oportunidades laborales a las personas que lo necesitan. Esta es la parte social.

Y en lo político, el estado a través de sus regulaciones inflluye en la manera como debe

conducirse la empresa, su responsabilidad y cumplimiento con las normativas llamese
municipales, leyes societarias, tributarias, laborales, etc.

Para simplificar es útil descomponer el entorno socio-político en tres elementos: el Estado, los
grupos de presión (sindicatos, consumidores, ecologistas, pacifistas y otros grupos de iniciativa
social o líderes de opinión), y las poblaciones circundantes
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LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

La Contabilidad es según Copeland y Dascher (1979) el sistema que permite identificar,

evaluar y comunicar la información financiera relacionada con una entidad económica
particular. La contabilidad produce información con diferentes formas y
periodos,dependiendo de las necesidades de los ususarios .

Un sistema de información contable es la combinación del personal, de los registros y de los

procedimientos que un negocio utiliza para satisfacer sus necesidades de información
financiera.

La mayoría de las empresas pequeñas utilizan paquetes computarizados contables para

microcomputadores, y por lo general los negocios mas pequeños carecen de información. .
Pero las grandes companias tienen necesidades especiales de información. Por ello suelen
disponer de programas especializados, porque los beneficios de la información adaptada a las
necesidades de la empresa sobrepasan los costos del sistema, el resultado? Mejores
decisiones.

CLIENTES
Los usuarios de información contable pueden ser clasificados de acuerdo con distintos criterios
relacionados con su vinculación con el ente, es decir, con la posición desde la cual solicitan la
información, en función del tipo de uso que le darán a la misma, o bien, desde el lugar físico en
el cual la requieren.
La clasificación más habitual es la de:
• Usuarios externos: son aquellos que solicitan información correspondiente a entes a los que
no pertenecen a pesar de lo cual necesitan tomar decisiones relacionadas con los mismos
(proveedores, prestamistas, clientes de cada ente, etc.)
• Usuarios internos: todos aquellos que utilizan información del mismo ente al cual pertenecen
(accionista, directores, gerentes, analistas, etc.)
También podrían clasificarse tomando en cuenta como se empleara la información recibida en:
• Usuarios finales: administradores, propietarios, terceros. Los administradores pueden
definirse también como usuarios internos del ente. Son las personas que dirigen la
organización y necesitan contar con todos los informes que les permitan arribar a una correcta
toma de decisiones. Los propietarios y los terceros utilizan información debido a que
mantienen algún tipo de relación económica con el ente en cuestión.

PROVEEDORES
Son proveedores del sistema todos los entes que se relacionan con la organización, para
suministrarle tanto los insumos como los recursos de tipo científico, tecnológico y estratégico
necesarios para su buen funcionamiento.
Proveedores Internos: los diferentes departamentos
Proveedores externos: los servicios de informática, los demás proveedores de bienes y
servicios.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien

diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de
costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema
que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades
financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable
involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información
contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Registro de la Actividad Financiera

En un sistema contable, se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria
en términos económicos. En una empresa, se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se
pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de
contabilidad. Una transacción, se refiere a una acción terminada más que a una posible acción
a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir
objetivamente en términos monetarios.

Clasificación de la Información
Un registro completo de todas las actividades, comerciales implica comúnmente un gran
volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o
categorías. Se deben agrupar, aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga
dinero.

Resumen de la Información
Para que la información contable, sea utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser
resumida.
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COMPONENTES DEL SISTEMA CONTABLE

El componente de un sistema es aquel elemento que es indispensable para que este cumpla su
misión y objetivos. Así por ejemplo, el corazón, el hígado, los riñones, los pulmones, los
órganos de los sentidos, etc. son componentes esenciales del organismo humano. En una
empresa manufacturera las materias primas, la planta y equipo, el personal de ingenieros,
empleados y personal general de la planta de producción así como el diseño de los productos,
son entre otros, partes fundamentales para que esa misma organización productiva pueda
cumplir su objeto social.

Con referencia al sistema de información contable en seguida se presenta una lista general de
componentes que constituyen su estructura de funcionamiento, a saber:

 Los documentos de soporte de las transacciones de la empresa y de los hechos

económicos.
 La legislación fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc.
 La tecnología de computación para la captación, el procesamiento y almacenamiento
de datos así como para su interpretación, análisis y suministro de información.
 Los fundamentos teóricos, técnicos y marco conceptual contable y financiero.
 Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinámica del sistema.
 Los recursos financieros y materiales necesarios.
 El sistema o subsistema de control interno contable

LAS RELACIONES ENTRE LOS COMPONENTES DEL SISTEMA

Las relaciones son los puntos de contacto entre dos componentes, o las conexiones y
correspondencias entre varios componentes y elementos de un sistema. En un sistema
cualquiera las relaciones conforman redes, las cuales deben estar articuladas a los propósitos
y a la misión del sistema. Las relaciones o puntos de contacto entre los componentes se
justifican únicamente en razón de los procesos y actividades propios del sistema en
consideración. Las actividades y los procesos de trabajo son el campo propicio y único en el
cual se definen las relaciones entre los elementos. Por este motivo, para hacer un análisis de
las relaciones entre los componentes, nos referiremos inicialmente a los procesos básicos de
trabajo que tienen lugar recurrentemente en el área contable.
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FLUJO DEL PROCESO CONTABLE

1.- Reconocimiento de la Operación: implica entrar en contacto con la documentación de
sustento y ejecución de análisis.

Paso 1 JORNALIZACION
Libro Diario
- Registro
- Requiere criterio y orden
- Se presenta como asiento

Paso 2 MAYORIZACION
Libro Mayor
- Clasifica valores y obtiene saldos de las cuentas
- Requiere criterio y orden
-Brinda idea del estado de cuenta

Paso 3 COMPROBACION
Ajustes
- Ajusta y depura saldos
- Permite presentar saldos razonables
-Brinda idea del estado de cuenta
Balance
- Resumen significativo
- Valida el cumplimiento de las normas
-Brinda idea del estado de cuenta

Paso 4 ESTRUCTURACION DE INFORMES

Estados Financieros
- Financieros
- Economicos

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JORNALIZACION:

 Es el asiento de las transacciones, que permite conocer el orden cronológico de todos

los eventos en forma independiente.
 Primero se determina cuales son las cuentas afectadas, luego se determina si se deben
cargar o abonar y por último, se calcula el monto que involucra para cada cuenta la
transacción.
 Puede haber mas de una cuenta abonada y mas de una cargada; el número de unas no
necesariamente es igual al de las otras.
  Se aplica el principio de partida doble, es decir, cada asiento debe cargar lo mismo que
abona.
 Se le agrega una glosa que resume la transacción.

LIBRO DIARIO:
 Es el libro que contiene los asientos en orden cronológico.

LIBRO MAYOR:
 Sintetiza todos los cargos y abonos de una cuenta en un mismo periodo contable
 Permite conocer en todo tiempo el saldo de la cuenta
 En general, las cuentas de Activo tienen saldo deudor, mientras que las de Pasivo y
Patrimonio tienen saldo acreedor. Existen excepciones a esta regla.

BALANCE DE COMPROBACION
 Se utiliza para visualizar la lista del total del débito y crédito de las cuentas, y junto el
saldo si este es deudor o acreedor.
 Verifica el equilibrio, la igualdad que debe existir entre los cargos y abonos.
 Es un informe previo al Estado de Situacion Financiera y Estado de Resultados.

ESTADOS FINANCIEROS
 Se elaboran al final, contienen el resumen de los hechos económicos y financieros
ocurridos durante el periodo.
 Son la principal fuente de información para los inversionistas actuales y potenciales.

LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD

EL IMPACTO
Los avances tecnológicos que han de incorporarse a los sistemas concretos de las
organizaciones ofrecen extraordinarias posibilidades para manejar gran cantidad de datos. Sin
embargo, el tema fundamental pasa por convertir dichos datos en información valiosa para las
organizaciones, para el manejo operativo, de control gerencial y para el planeamiento
estratégico. Este hecho implica observar ciertos principios que deben estar subyacentes en la
administración de información y que deben regir la selección de la herramienta concreta
(medio de registración) para un ente particular.

Es necesario señalar aquí que las herramientas o soportes tecnológicos abarcan lo que
tradicionalmente se conoce como hardware (los fierros o elementos materiales) y el software
(los sistemas operativos, las aplicaciones concretas para el manejo de datos y la producción de
información y las vías de comunicación de la misma).

Si bien es cierto que se ha producido un cambio profundo en la naturaleza de los procesos de

recolección, procesamiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de la información
contable, el problema sigue siendo como interpretar las necesidades de información de los
distintos tipos de usuarios de manera de diseñar sistemas de información que, incorporando
las nuevas tecnologías, mantengan la integridad de los datos y permitan asegurar un grado
razonable de confiabilidad en los distintos niveles de fuente (origen), proceso, archivo y
transferencia.

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sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=6&ved=0CE8QFjAF&url=http%3A%2F
%2Fwww.econ.uba.ar%2Fwww%2Finstitutos%2Fcontable%2Fcentro_auditoria%2Ftrabajos
%2F5_La_contabilidad_y_el_impacto_de_las_tecnologias_de_la_informacion_y_las_comunica
ciones.pdf&ei=gOo2VKvNGKLhsASJ0ICACw&usg=AFQjCNHypzSiOt_BDoWiI-
zW4fdC9iHizg&sig2=2MSHZiNmvnpOobI5Kg0H9g&bvm=bv.76943099,bs.1,d.eXY

LA TECNOLOGIA EN LAS TAREAS DE LOS PROFESIONALES DE LA CONTABILIDAD

Con los años, el desarrollo de software de contabilidad ha racionalizado los procesos de

registro y mantenimiento de registros financieros, la generación de estados financieros,
manejo de nómina, la eliminación de errores, fácil visualización de las inconsistencias
financieras, y vigilancia de los préstamos de la empresa.

Los modelos de contabilidad, la tecnología informática y el software son la mejor opción para
especializarse en la tecnología de contabilidad y los sistemas de información contable. Este
nicho de la contabilidad ofrece un futuro prometedor para los que quieren seguir esta carrera
desafiante y gratificante.

En las empresas con el mundo de hoy y las empresas relacionadas con las cuentas y los
negocios buscan no sólo un experto en cuentas, sino alguien que pueda presentar la
contabilidad con el uso de la tecnología como la informática. Usted puede optar por un grado
de asociado en tecnología de la contabilidad para aprender los fundamentos y los
conocimientos habilidades de cuentas, las finanzas y los aspectos técnicos del campo de la
contabilidad.

SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

Los Sistema de Contabilidad Computarizada son los que se valen de computadoras para llevar
a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las
informaciones finales.

COMPARACION ENTRE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL Y COMPUTARIZADO

SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL: Se desarrolla trabajando manualmente, y se utilizan

algunas maquinas como sumadoras o calculadoras.

SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA: Se valen de computadores

CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

Un sistema contable debe contar con algunos requisitos mínimos para que ofrezcan facilidades
que todo profesional contable desearía como la rapidez de la gestión, organización del trabajo
y los datos, crear historiales, manejar varios clientes o empresas, de bajo costo y, por sobre
todo, un sistema contable fácil de usar.

 Debe ser multi-empresa: Esto ayudaría a gestionar 2 ó más empresas a la vez.

 Debe ser multi-usuario: Esto con el motivo de permitir el trabajo de 2 o más usuarios
para agilizar la gestión contable.
  Debe ser económico: El costo del software es muy importante, los sistemas gratuitos
normalmente cuentan con varias limitaciones en la configuración.

 Deber permitir copias de seguridad: Es importante tener el respaldo de varias copias

de todas las actividades que vas realizando y los datos que vas generando.

 Debe ser multimoneda: Esto facilitará trabajar con una o varias monedas a la vez
permitiendo trabajar con moneda local o extranjera.

 Debe tener su propio manual de usuario: Todo sistema tiene sus propias
configuraciones, para comprenderlas es recomendable tener material de apoyo.

 Debe permitir la creación de perfiles de usuarios: Ayudará a la seguridad de los datos,

mantenimiento de Contraseñas y Permisos para cada Usuario.

 Debe tener soporte y garantía: Un sistema contable de pago permite tener soporte ya
sea online o presencial además de la garantía del software.

 Impresión de informes: Claro, los informes deben ser impresos ya sean balance
general, mensual, balance de comprobación, estado de resultado, pérdidas, ganancias,
etc.

 Exportar reportes: Además de la impresión de los trabajos, debe ser compatibles con
otros tipos de documentos para su mejor presentación ya sea en Excel, Word o PDF.

Ventajas de un Sistema contable

La disminución de los costos permite entre otras cosas

a) Implantar en su totalidad un sistema que mejora la calidad de los informes.

b) Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos.

c) El margen de ganancia se incrementa en forma continua.

d) Permite que el Sistema General de Contabilidad constituya una inversión a largo plazo
y no un gasto.

Desventajas de un Sistemas contable

a) Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.

b) El sistema origina cierta burocracia.

Elegir Un Programa De Contabilidad

Los programas de contabilidad sirven para registrar y procesar las transacciones históricas que
se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas
por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos,
nóminas, etc. Para ello, normalmente sólo hay que ingresar la información requerida y hacer
que el programa realice los cálculos necesarios.

Al existir una amplia demanda, existen también infinidad de opciones. Todas y cada una de
ellas son soluciones ideales para algún tipo de cliente. Encontrar la mejor para tu empresa
implica detectar cuáles son tus necesidades, pero también conocer las características de cada
uno de estas aplicaciones.

En definitiva, a la hora de elegir un software tenemos que tener en cuenta:

 El manejo: no se trata de complicarnos nuestro trabajo, de ahí que necesitemos un

programa sencillo capaz de ofrecernos todo aquello que necesitemos.

 Definir nuestras necesidades: para saber cuál es el mejor software para nuestra
empresa, debemos tener muy claro qué funciones tiene que cumplir. De nada nos
sirve invertir mucho dinero en él si después no vamos a utilizar ni la mitad de las
funciones que nos ofrece. Así, es esencial que hagas un listado con todo aquello que
necesites. Por
ejemplo, los usuarios que van a utilizarlo, si precisas de imprimir albaranes, si necesitas
sólo contabilidad o también control de stocks, integración con bancos, reportes de
notas de ventas, filtros específicos para clientes y proveedores, mano de obra y gasto
de fabricación, etc.

 Módulos adicionales: es importante a la hora de elegir un software saber si es posible

ir añadiendo módulos adicionales a medida que lo vayamos necesitando, ya que
nuestra empresa irá evolucionando y con ella también las necesidades de nuestro
programa de contabilidad.

 Servicios adicionales: saber si el software viene con asistencia, libros y cursos gratuitos
o también si vas a ir recibiendo actualizaciones a medida que el software va
evolucionando.

 Formas de pago: a veces tienes que desembolsar una gran cantidad de dinero al
comprarlo, pero en esta compra viene incluido todo, es decir, las actualizaciones,
mantenimiento, posibles adaptaciones específicas para tu empresa, etc. En otras
ocasiones, las empresas de software te proponen un pago inicial menor, pero con la
necesidad de pagar cuotas anuales para la renovación de tu licencia.

 Cómo funciona el backup de los datos: es muy importante que el software te asegure
copias de seguridad cada poco de todos tus datos. Ten en cuenta que en él vas a
controlar información sumamente importante de tu empresa: clientes, proveedores,
gastos, ingresos, etc., y ¡son datos que no puedes perder!

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PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

construir un sistema de información que sea capaz de canalizar todas las operaciones que
realiza la empresa de acuerdo con un proceso lógico y un modelo contable que nos permita
obtener la máxima información necesaria con el mínimo coste posible.

Pasos básicos:
1. Tener conocimiento de la empresa y de su control interno(por medio de entrevistas,
visitas, etc.)
2. Preparar una lista de chequeo.
3. Elaborar informes.
4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
5. Diseñar formularios para todas las operaciones.
6. Diseñar reportes
7. Preparar los libros. Balance inicial

1 Tener conocimiento de la empresa: Uno de los aspectos importantes que debemos tomar en
cuenta a la hora de confeccionar un sistema contable a la medida es el Conocimiento pleno de
la empresa, tales como: Actividad económica, cantidad de empleados, Industria en donde
opera, saber cuáles son las necesidades que esta tiene. Este procedimiento se logra por medio
de entrevista con las personas involucradas en las operaciones diarias.

El Control Interno: que no es mas que un plan de organización de todos los métodos
coordinados con la finalidad de: Proteger los activos; verificar la exactitud y confiabilidad de la
información financiera; promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable
.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas
administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad

2 Preparar una lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa
relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de
empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a
instalar el sistema de contabilidad.

3 Elaborar informes: informe preliminar sobre la situación económica y financiera de la

empresa.

4 Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento: El Catalogo de Cuentas

contiene todas las cuentas que se estima seran necesarias al momento de instalar un sistema
de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que
en el futuro deberán agregarse al sistema. Objetivos:

 Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la

implementación de un catalogo de cuenta similar.

 Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras

financieras.

 Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa

o entidad.

Manual de Procedimiento: un instructivo para el manejo de las propias cuentas. se manifiesta

el por qué se carga y se abona una cuenta, así como se explica la naturaleza de su saldo. Es el
documento técnico que explica en forma detallada y lógica el uso de las cuentas en el proceso
contable, determinando su estructura de cargo, abono y saldo. Es un libro por separado,
utilizado frecuentemente como herramienta de consulta en el ciclo contable, debido a que
describe en forma detallada lo que se debe de registrar encada una de ellas, así como lo que
representa su saldo. Convirtiéndose como acompañante del catálogo de cuentas para formar
el plan de cuentas.

5 Diseñar formularios para las operaciones: son todas las formas impresas con la finalidad de
recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Contituye un elemento que
siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar
una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo
funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control
(facturas, recibos, etc.)

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su
apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.

6 Diseñar reportes: Los reportes se haran de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida
a la persona que instale el sistema de contabilidad, generalmente los libros contables
conocidos y estados financieros.

7 Preparar libros, balance inicial: es necesario partir de saldos iniciales y asignarlos a las
cuentas que correspondan, este será el Estado de Situacion Financiera al principio del periodo,
lo demás será elaborado de acuerdo a los informes que proporcione el programa de
contabilidad, o lo que tenga que elaborar manualmente el contador de la empresa.