PLAN DE CAPACITACIÓN DE USUARIOS FINALES

YORDY LEANDRO HERRERA CARRERA

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

PAICOL HUILA

2019
 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 3

JUSTIFICACIÓN 4

OBJETIVO GENERAL 5

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5

CATEGORIZACIÓN DE USUARIOS 6

METODOLOGÍA 7

ACTIVIDADES 8

REQUISITOS 9

CRONOGRAMA Y HORARIO 10

RECURSOS 11

RESUMEN 12

CONCLUSIONES 14
 INTRODUCCIÓN

C.M.O. es una aplicación web para la administración de obras de construcción la cual cuenta con
módulos los cuales son Inicio la cual nos muestra la interfaz gráfica de la aplicación, Modulo de
registro de clientes, el cual permite tomar los datos básicos del cliente; el módulo de productos;
inventarios, el cual nos permitirá ingresar los productos que se compran llevar la organización de la
empresa y mantener un control permanente; adicionalmente encontraremos dos módulos como
registro de proveedores y el módulo de seguridad, el cual resulta muy importante ya que tiene la
característica de crear usuarios en el sistema y permitir al administrador del sistema generar
permisos sobre la aplicación, este módulo cuenta con un nombre de usuario y cuna contraseña
única.

Nuestra aplicación web se caracteriza por tener una interfaz gráfica agradable a la vista del usuario
y de fácil instalación, ya que su base de datos está hecha en MySQL, que es de fácil instalación y
permite almacenamiento de miles de datos.
 JUSTIFICACIÓN

El presente plan de capacitación resulta muy importante para el correcto funcionamiento de C.M.O.,
ya que los administradores y usuarios del sistema deben tener pleno conocimiento de para qué sirve
cada módulo del sistema de información y la manera de ingresar datos en ellos, además de los
requisitos mínimos de software y hardware requeridos para que la aplicación pueda funcionar
correctamente.

El proyecto se dedica a suplir las necesidades de una buena organización común el cual no presenta
un orden en los productos y servicios, los clientes y los proveedores
OBJETIVO GENERAL

 Brindar capacitación sobre lo que es C.M.O, las instrucciones para la configuración y puesta
en marcha del sistema de información. Generar estas capacidades en el manejo y uso de las
TIC´s y de esta manera potenciar las capacidades productivas del negocio y formas de
trabajo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Que el administrador del sistema y los usuarios conozcan ¿qué es? Y ¿para qué sirve el
sistema de información?

 Conocer el funcionamiento de cada uno de los módulos del sistema de información.

 Instruir al administrador del sistema de información sobre la creación o eliminación de un

usuario del sistema.

CATEGORIZACIÓN DE USUARIOS

AREA CARGO NOMBRE MODULOS CONOCIMIENTO

TIC

Productos Recepcionist Registro de

a1 Clientes
Recepcionist
a2 Productos
Recepcionist /servicios
a3
Servicios Administrador
1
Servicios
Auxiliar
administrador
 Compras Auxiliar Registro
administrativo de
compras
Proveedor
es
Contabili Contador Facturació
dad n
Auxiliar Inventario
contable s
Administr Ing de Seguridad
ador del Sistemas o
sistema Técnico de
de sistemas
informaci
ón

METODOLOGÍA

Para una adecuada capacitación de los usuarios, se contará con personal con amplios conocimientos
en los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema de información, además de su
experiencia en el manejo de la aplicación web. Se explicará lo que es el aplicativo web y para qué
sirve, sus módulos y la forma de utilizarlo, mediante ayudas visuales hechas en una capacitación
online.

Se contará con varios computadores con conexión a internet de banda ancha, con una base de datos
de prueba, para que los asistentes a la capacitación puedan practicar sobre la misma aplicación.
Para mayor efectividad de la capacitación se simulará la operación, haciendo usos de todos los
módulos, para que así cada encargado pueda hacer la actividad que le corresponde sobre el módulo
indicado.
 ACTIVIDADES

 Preparación logística.
 Preparación de los materiales y herramientas de apoyo.
 Conformación de los grupos de capacitación de acuerdo a las áreas donde se desempeñan.
 Convocatoria a usuarios finales.
 Definición de cronograma de capacitación.
 Elaboración y entrega del programa de trabajo.
 Ejecución del programa de capacitación en el sistema de información.
 Corroboración de la comprensión y conocimiento de los asistentes.
 Realización de talleres de evaluación y exámenes para verificar el conocimiento de los
asistentes, los tipos de pruebas son prácticas y escritas.
 Realización de encuesta de satisfacción. Elaboración de acta de capacitación.
 REQUISITOS

Compromiso del equipo de trabajo del Cliente.

 Las personas que operen el sistema deben estar familiarizados con los computadores e
impresoras.
 Debido a que el sistema está desarrollado en un ambiente gráfico, se requiere que el
personal se encuentre capacitado en la operación de sistemas bajo ambiente Windows.
 Se definirán varios grupos de usuarios de acuerdo a las áreas del área de operación dentro
del Hotel donde laboren para ser entrenadas en cada una de las funciones del sistema de
información.
 Es necesaria la adecuación de una sala de capacitación donde se cuente con una red
provisional, computadores conectados a esta red y una impresora.

EL PLAN DE CAPACITACIÓN SE REALIZARÁ DENTRO DE LOS SIGUIENTES ALCANCES

Capacitación funcional y operativa al personal administrativo y operativo con el fin de garantizar

que los usuarios del sistema de información reciban el soporte técnico requerido y de igual forma,
asegurar que los problemas y requerimientos de soporte sistema de información, se canalicen
adecuadamente hacia C.M.O Capacitación funcional a los usuarios en general, para garantizar la
adecuada utilización de las funcionalidades del sistema por parte del personal de la Entidad.
 CRONOGRAMA Y HORARIO

PROYECTO: Capacitación.

MÓDULOS: Registro, inventario, entradas y salidas de productos y seguridad

GRUPO: Personal Administrativo

FECHA INICIAL /FECHA FINAL: Por definir

DURACIÓN -INTENSIDAD: a convenir

RECURSOS:

 Sistema de Información C.M.O.

 Documentación para digitación
 Manuales de Usuario

TEMA MÓDULOS DURACIÓN (Hh)

Se realiza una explicación funcional de cada uno de los módulos del sistema:

Como ingresar, registrar un cliente, como asignar un producto o material, Registro de clientes,
entrada y salidas de inventario. 4 Horas

Se explicará cómo Ingresar productos a la aplicación Web, generar facturas, hacer inventarios y
registrar proveedores.

 Registro de compras.
 Facturación
 Inventario

Proveedores 8 Horas

Ingresar nuevos usuarios del sistema, modificar, consultar, eliminar. Seguridad

6 horas

Evaluación y formalización de la capacitación

TOTAL : 24 horas
Nota 1: Es necesario que se destine una persona como administrador del sistema, en lo posible
Ingeniero de Sistemas, que asista a cada una de las capacitaciones para que conozca todos los
aspectos del software, con la finalidad de que en primera instancia le dé solución a inquietudes.
Además, esta persona se encargará de manejar el módulo específico de seguridad, capacitación que
se le proporcionará individualmente con una intensidad de seis horas antes de iniciar la marcha de
operaciones y durante la parametrización del sistema.

Nota 2. Los tiempos de Capacitación son tiempos promedios que pueden variar de acuerdo con el
rendimiento y productividad y avance que se realice durante la ejecución de las diferentes tareas
de este proceso. Sin exceder el tiempo propuesto en el cronograma de trabajo que se extiende por
el termino de 3 días. Una vez finalizadas las labores de instalación y antes de la recepción del
software, se entregaran los siguientes documentos:

 Manuales técnicos y de usuario final del software.

 Manuales de operación de usuario final y manuales técnicos del sistema.
 Dicha información será entregada al usuario final en medio magnético.

RECURSOS

Área asignada por el usuario final y/o instalaciones de la empresa proveedora de la aplicación Web

 Uso de computadoras
 Internet de banda ancha
 Impresoras
 Video Beam
 Cuaderno y bolígrafo
 RESUMEN

Para el correcto funcionamiento del producto es necesario que los usuarios del sistema tomen en
cuenta las recomendaciones a aquí expuestas, ya que ellas resultan de vital importancia para su
correcto funcionamiento, además de poder dar garantías sobre él. El software” Xampp” como
servidor y el gestor de bases de datos MySQL; las indicaciones de hardware a aquí mencionadas
permitirán que la aplicación pueda se instalada correctamente en un equipo y tendrá el espacio para
la almacenar los datos.
 CONCLUSIONES

En nuestro caso particular el software es un software que funciona con una base de datos en MySQL
y haciendo uso del software Xampp como servidor; pero no obstante al tratarse de una solución a
la media de los clientes este pude puede sugerir el uso de otros gestores de bases de datos y/o
servidores; en ningún caso el usuario del software estará autorizado para para modificar la
instalación del sistema sin previa autorización del fabricante, de hacerlo el cliente perderá toda
garantía sobre el buen funcionamiento del sistema, es importante recalcar que se hará un
seguimiento a los usuarios para tener un informe final de la interacción con el software.