¿Cuál es la importancia de la
administración de oficinas en una
organización?
por Admón. January 13, 2018Administración & Secretarial
La administración de oficinas es el sistema de organizar, ordenar, organizar y controlar los
ejercicios de oficina con el fin de lograr los objetivos empresariales y lograr la ejecución
competente y viable del trabajo de la oficina. La realización de un negocio depende de la
eficacia de su oficina. El volumen de material impreso en las oficinas se ha expandido
complejo en la época en día debido a la industrialización, la explosión de la población, el
control gubernamental y la utilización de diferentes leyes de gastos y trabajo para
cualquier empresa. La productividad y la adecuación que son espacio clave en la
administración se logran sólo a través de la organización legítima y el control de los
ejercicios, la disminución de los gastos de oficina y la coordinación de todos los ejercicios
de negocios.
Una comprensión adecuada de la razón objetivo de la existente es esencial para que
todos los esfuerzos y ejercicios se coordinen con su logro Entorno donde el trabajo de
oficina debe ser realizado es dado por la administración después de la organización
legítima. La condición implica un entorno donde trabajan los representantes de un
esfuerzo. Incorpora elementos físicos como área, formato, iluminación, temperatura,
ventilación, orden y así sucesivamente. También deben ser conocidas por los
representantes diferentes leyes empresariales, tradiciones, etc.
En esta definición, un creador ha considerado la administración de oficinas como un arte
de controlar y coordinar individuos o representantes en la asociación en la utilización de
diferentes medios, por ejemplo, equipo de máquinas, marcos de oficina, manual,
estrategias y así sucesivamente. La definición se centra en la mejora de las personas en
la oficina y no en el rumbo de las cosas. La administración de la oficina debe comprender
la conducta y las necesidades de su trabajador con el fin de persuadirlo a trabajar
atendiéndolo y dando motivaciones para que se cumpla el objetivo de la asociación.
Importancia de la administración de la oficina:
(i) Proporciona innovación:
El avance es encontrar una estrategia nueva, única y mejor para realizar el trabajo
existente. Para diseñar y supervisar el avance, la administración debe asumir una parte
crítica. Las propuestas de los clientes, los datos de los representantes de ventas, la
estrecha vigilancia de los ejercicios de los contendientes dan un manantial de desarrollo.
(ii) Ayuda a retener el talento e inculcar el sentido de lealtad en el personal de oficina:
Una administración eficaz ayuda a mantener representantes capaces y perseverantes
dándoles un lugar de trabajo agradable. El director debe despertar a sus trabajadores
percibiendo y valorando sus dones.
(iii) Proporciona Liderazgo:
La administración da autoridad al afectar y dirigir al personal de la oficina. Los
administradores afectan a sus subordinados a trabajar con entusiasmo para lograr
objetivos jerárquicos.
(iv) Gestión del cambio:
La importancia de la administración de la oficina es que ayuda a organizar el cambio y
presentarlo en el momento oportuno y de la manera correcta. Debido a los progresos en
las estrategias de innovación, los métodos de trabajo, etc., deben cambiarse para su
competencia y economía. Las personas se oponen al cambio debido a la falta de
comprensión de las explicaciones detrás del cambio y la ausencia de preparación en
nuevas estrategias. La administración ayuda a limitar la protección de las personas y se
realiza como un operador de cambios.
(v) Mantenimiento de las Relaciones Públicas:
La administración de oficinas ayuda a mejorar la publicidad y ampliar la generosidad de
una empresa mediante la gestión de las quejas de los compradores y la población en
general.
(vi) Beneficios sociales:
La administración es útil tanto para los negocios como para los diferentes fragmentos de
la sociedad. Da y mantiene la interfaz de diferentes tipos de proveedores, bancos,
agencias de seguros, oficinas gubernamentales y población en general. Beneficia a la
sociedad en general dando a sus administraciones.
(vii) Facilita la coordinación y el control de diversas funciones de la oficina:
La administración de la oficina ayuda a adaptar todos los ejercicios de oficina. Fomenta el
control afectando la conducta de las ocasiones para garantizar su adaptación al diseño.
La oficina de administración es la columna vertebral de una asociación. Un supervisor
convincente es un recurso para una asociación. Es la conexión entre las diferentes
divisiones de una asociación y garantiza el flujo fluido de datos de una sección a la
siguiente. En esta línea sin una administración convincente, una asociación no se
ejecutaría profesional y fácilmente.
(viii) Ayuda en el logro de los objetivos:
Las metas u objetivos son términos cuantitativos que deben cumplirse en un momento
dado. La administración influye en las personas para comprender los objetivos y coordina
sus esfuerzos hacia el logro de estos objetivos.
(ix) Uso óptimo de los recursos:
La administración ayuda en el uso de activos de manera duradera. Los activos raros se
doblan para utilizarlos con suerte por los directores. Los supervisores realizan la
coordinación y conciliación de diferentes activos. Es la administración la que controla al
personal en la oficina en la utilización de activos.
(x) Minimización de costos:
Los gastos de oficina deben reducirse bajo la dirección y el control de la administración
productiva. Office Management está preocupado por hacer los ejercicios de oficina en una
mejor y menos costosa manera. La reducción de costos es una de las protestas de la
administración que se puede lograr a través del desenredo del trabajo y la automatización.
Mediante una mejor organización, una asociación sólida y un control viable, la
administración potencia la preocupación de reducir los costos y crear un compromiso para
hacer frente a la rivalidad despiadada.
(xi) Flujo suave de trabajo:
La corriente continua de trabajo es simplemente concebible si hay arreglos y controles
legítimos. La administración garantiza un flujo de trabajo competente y fluido.
(xii) Ayuda en el mantenimiento de la eficiencia de la oficina:
La administración ayuda a mantener la productividad en una oficina. Un jefe actúa y crea,
así como lo hace de la manera más productiva con el fin de contribuir a la edad benéfica.
En palabras básicas, la administración de la oficina puede caracterizarse como "un
procedimiento inconfundible de organizar, ordenar, dotar de personal, coordinar, organizar
y controlar la oficina con un objetivo final específico para fomentar la realización de los
destinos de cualquier empresa' la definición indica elementos administrativos de un
director gerencial.-
La obligación de un director depende de la organización para la que trabaja el ejecutivo.
La principal obligación de empleo de un jefe es garantizar la ejecución competente de
todas las divisiones en una asociación. Se producen como una unión de interconexión
entre la administración superior y los trabajadores. Inspiran el poder de trabajo y los
influyen para comprender los objetivos de la asociación. La administración de office es
uno de los componentes clave relacionados con un estado anormal de rentabilidad y
productividad del entorno de trabajo. Es excepcionalmente difícil dirigir una asociación sin
un personal administrativo decente. Es head, quien hace las pautas y direcciones y aplica
estas normas en una asociación.
A veces, se cree que la parte de un director no es imprescindible en la organización e
ignora su esencia. Sea como fue, sin la cercanía de un director una asociación nunca
puede funcionar sólidamente. Cada uno de los mandados y cada una de las divisiones se
identifica con la administración.
Tomado del sitio web:
https://certifind.com/blog/en/importance-office-administration-organization/
Certifind Blog
Perspectivas sobre Certificaciones Profesionales
