EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los
siguientes puntos:
a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la
asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos
(objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de
apertura y cierre de la auditoría.
Reunión de Apertura
Memorando reunión de apertura auditoria
Para: Gestión Humana / Copia Alta Gerencia
De: EDWIN ALEXANDER MANCHOLA MONTOYA (auditor)
Fecha: 23 de febrero del 2021
Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado
actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Gestión
Humana”, y establecer las mejoras a las que haya lugar.
Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de “Gestión
Humana” van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente
documentados junto con los formatos empleados y políticas de la Compañía que
apliquen.
Criterios de Auditoría:
- Sistema de Gestión de Calidad
- Política de Calidad
- Norma ISO 9001 de 2008
- Política Anticorrupción de la Compañía
- Política de Contratación de la Compañía
- Manual de Calidad
- Manual de Procedimientos
- Manual de Funciones
- Procedimientos “Gestión Humana”
- Formatos e Instructivos “Gestión Humana”
Oficialización de Auditoria
Reunión de Apertura:
03 de marzo del 2021
7 AM inicio de la reunión de apertura
De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del
proceso de “Gestión Humana” a fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado
por la Alta Gerencia de la fábrica AREPAS DEL LLANO se debe llevar a cabo la
auditoria a dicho proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el
objetivo planteado en el presente memorando, las visitas serán ejecutadas por los
miembros del área de Auditoría, así mismo y por tal motivo requerimos de su
disposición y la de su equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes
realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión de apertura se cuente
con la asistencia del personal a cargo.
En dicha reunión se presentará el plan de auditoría a ejecutar junto con la
documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo, puede que según el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite
información adicional.
Es de acotar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados
bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere
compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es otra
diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la fábrica
de la cual todos haces parte.
Cordialmente,
Control Interno de la fábrica AREPAS DEL LLANO.
Desarrollo de la auditoría
Indicadores
- Indicador de Rotación Personal
- Indicadores de Gestión
Procedimientos a Auditar
- Contratación de funcionarios
- Bienestar y Salud Ocupacional
- Formación de Personal
- Liquidación y Finalización de Contratos
- Afiliación de Personal
Responsable de Auditar:
“Nombres de los funcionarios designados por el área de Control Interno para
realizar la Auditoría”
Asistencia
No. Nombre Cargo Área Firma
1
2
3
4
5
6
7
b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.
No Documento Revisado Observaciones del Documento
1 Política de Contratación Revisión Estándares Iso, Actualización y posibles
oportunidades de mejora.
2 Evaluación Conocimientos Política de Comprensión y conocimiento de la política de calidad y
Calidad y Objetivos objetivos.
3 Procedimiento de Contratación Revisión de hojas de vida al azar y su debida estandarización
(evidencias: hojas de vida de de calidad.
funcionarios)
4 Procedimiento de bienestar y salud Estandarización los de los documentos y referenciados en los
ocupacional (evidencias: Plan de procedimientos.
bienestar, soportes de
reuniones de brigadistas)
5 Procedimiento Formación de Personal Estandarización los de los documentos y referenciados en los
(evidencias: formatos de asistencia de procedimientos.
capacitaciones, plan de
formación)
Desarrollo de la auditoría
6 Liquidación y Finalización de Revisión de formatos de retiro y hojas de vida al azar y su
Contratos debida estandarización de calidad.
7 Procedimiento de afiliación de Revisión de planillas de afiliación de los últimos tres meses.
personal (soportes: afiliaciones y
planillas de afiliación)
c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría.
Esencial la presentación del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no se
vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado que es
un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los hallazgos
evidenciados.
d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en cuenta
los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si se cumple a
cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de auditoría.
Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una verificación
ocular, verbal, documentaria, física y escrita.
e) Generación de hallazgos de auditoría.
Fecha: 03 de marzo del 2021 Auditor (es): EDWIN ALEXANDER
MANCHOLA MONTOYA
Proceso Auditado: Gestión Humana Auditado (s): firma el encargado de gestión
humana
No Evidencias de Auditoría Criterios de Hallazgos de la C NC NCm
Auditoria Auditoría M
1 Procedimiento de Política de contratación Se evidencia que la x
Contratación contratación de los
funcionarios se está
realizando acorde.
2 Evaluación Conocimientos Conocimiento y Se evidencia que un 40% x
Política de Calidad y comprensión de la de los funcionarios que
Objetivos política y interactúan en el proceso
objetivos de calidad no cuenta con el
conocimiento requerido.
3 Procedimiento de bienestar Estandarización los de Se evidencia la ampliación x
y salud ocupacional los Documentos y del formato que no se
referenciados en los encuentran estandarizados
procedimientos. y adicional no son
referenciados en el
procedimiento matriz.
4 Procedimiento Formación de Estandarización los de El procedimiento se ejecuta x
Personal los Documentos y de acuerdo con lo
referenciados en los documentado, y sus
procedimientos. documentos se encuentran
Desarrollo de la auditoría
debidamente
estandarizados.
5 Liquidación y Finalización de Revisión de formatos Se evidencia que no existe x
Contratos de retiro y hojas de formatos ni entrevistas de
vida al azar y su Retiros de funcionarios de
debida estandarización acuerdo con el
de calidad. procedimiento
6 Procedimiento de afiliación Revisión de planillas La afiliación de los x
de personal de afiliación de los funcionarios se hace a
últimos tres meses. tiempo y en los términos
requeridos.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de actualizarlos
cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del mismo.
Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda la política
de calidad y los objetivos.
Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de acuerdo
con la No Conformidad Mayor hallada.
Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compañía, los
formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud
ocupacional.
Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidación y finalización
de contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con lo
documentado.
Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de la auditoría.
g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la
ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).
Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunión de cierre de la auditoría
en que mediante un informe de auditoría de cierre estructurado en el que se muestren
los ítems de acuerdo con la norma auditados en cada proceso con sus respectivos
datos (fecha de la visita, responsables a auditar y auditor, check list con cada criterio
Iso y su respectiva observación) así mismo cada hallazgo debe ser debidamente
soportado.
h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Desarrollo de la auditoría
El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y sistemático. El
auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a revisar en que cada
proceso; de la misma manera se debe contar con las herramientas y métodos
esenciales para que sean empleados en la misma y sean efectivos.
La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningún
detalle relevante que ante con los estándares de calidad previamente establecidos.
Una vez termine de documentarse y aclarar las dudas con su instructor, debe entregar
como evidencia lo siguiente: Archivo en un procesador de textos (Ejemplo: Word) que
contenga todo lo solicitado.
Para entregar la evidencia solicitada, diríjase a: Actividad 3 / Evidencias / AA3-Ev2
Taller Realización de la auditoría interna.
