GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR
GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Código del Programa de Formación: 521213
Nombre del Proyecto: INTERVENCIÓN DE LOS ARCHIVOS DE: GESTIÓN, CENTRAL Y FONDOS
ACUMULADOS DE LAS ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS DEL DEPARTAMENTO DEL ATLÁNTICO
Fase del Proyecto: EJECUCIÓN
Actividad de Proyecto: ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL BASADOS EN LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL SEGÚN LOS REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.
Competencia: ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y
POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: PROGRAMAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DE LA
ORGANIZACIÓN, APLICANDO LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, LA NORMATIVIDAD VIGENTE, LAS
TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO.
Duración de la Guía: 80 Horas
2. PRESENTACIÓN
Las transferencias documentales -ya sean en soporte papel o electrónicas- es uno de los procesos
archivísticos, que hacen parte del Programa de Gestión Documental, que debe dominar en toda su
complejidad de un tecnólogo en gestión documental, y que va a utilizar en su praxis archivística. De la
realización de una transferencia documental, en una forma técnica, depende en alto grado la organización
documental y la entrega oportuna de la información, en los archivos centrales y en los depósitos de
archivos.
Es por esto que tanto los oficinistas y el personal de los archivos deben estar concientizados de realizar
transferencias en forma planeadas y sujetas a una norma o procedimiento estandarizado. Los invitamos
para que lean, comprendan y desarrollen las actividades de enseñanza aprendizaje planteadas en esta
guía y se ubiquen en el ámbito de trabajo.
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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1. Realizar la lectura de las siguientes normas las cuales se encuentran dispuestas en la
Carpeta de estudios en la Plataforma Territorio y elabore un mapa conceptual de cada uno
De ellos en grupo conformado por tres integrantes:
Acuerdo 08 de 1995 expedido por el Archivo General de la Nación.
Acuerdo 41 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación.
Decreto 1515 de 2013 expedido por la Presidencia de Colombia y el Ministerio de Cultura.
3.2. Elaborar un flujo grama del Acuerdo 042 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación que
establece la organización de los archivos de gestión.
3.3. En el material de estudios “Procesos Archivísticos de un PGD” (Programa de Gestión Documental)
que se encuentra en la plataforma Territorio, realice una presentación en Power Point sobre el proceso
de Transferencias Documentales descrito en él.
3.4. Responda el Cuestionario del material de estudios sobre transferencias que será suministrado por
su instructora en la fecha que sea asignado. Este cuestionario corresponde a los materiales de estudios
cargados en la Plataforma Territorio.
3.5. De acuerdo con el material de apoyo que se encuentra ubicado en la plataforma Territorio elaborar
un Procedimiento de Transferencia Documental aplicado a entidades públicas o privadas, dicho
procedimiento debe contener los siguientes ítems:
Objetivo
Alcance
Definiciones de términos
Normatividad vigente
Desarrollo (en el que se establezcan actividades secuenciales, con sus respectivas
responsabilidades)
Control de revisión
Formatos anexos: 1. Cronograma de transferencias. 2. Formato de rótulos de cajas de archivo
inactivo. 3. Formato de rótulos para carpetas (o legajos) 4. Formato de inventario documental, que
incluya signatura topográfica. 5. Instructivo para diligenciar el formato. 6. Acta de entrega y recibo
de transferencia.
El procedimiento debe estar diseñado bajo un formato de sistema de gestión de la calidad NTC ISO
9001:2000 que incluya: Título, Código, Revisiones, No. de la Hoja, Vigencia.
3.6. Elabore una Infografía con el material de estudios que se encuentra en la carpeta de material de
estudios sobre ARCHIVO CENTRAL-Transferencias Documentales. (15 páginas)
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Ambiente Requerido: Ambientes de formación
Materiales: Papelería, marcadores, equipos de cómputo, lápices, video-beam, LCD, plataforma Territorio
SENA, internet, biblioteca virtual, tablero.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento: Aplicar principios, normas y técnicas Técnica
Cuestionario Material de estudios archivísticas y legislación vigente para la Formulación de preguntas.
realización de transferencias documentales, Instrumento:
primarias y secundarias, de acuerdo con los Cuestionario.
procedimientos establecidos.
Evidencias de Producto:
Procedimiento de transferencia Elaborar un programa de transferencias Técnica
documental documentales para una organización Observación Estructurada.
aplicando la metodología, las políticas
Flujogramas sobre Acuerdo 042 de archivísticas e institucionales y la Instrumento:
2002. normatividad vigente. Lista de Chequeo.
Presentación de Power Point Implementa el plan operativo y las políticas
Transferencias Documentales de la Organización relacionados con el
proceso de transferencias documentales.
Mapas conceptuales de normas
archivísticas sobre Transferencias Aplica las Tablas de Retención y de
Valoración Documental en el proceso de
documentales.
transferencias documentales, primarias y
secundarias, teniendo en cuenta las
condiciones básicas, la fase del archivo que
se va a transferir y el cronograma previsto.
Divulga el programa de transferencias
documentales y el instructivo, a los
funcionarios de la organización, aplicando
las técnicas de comunicación oral y escrita.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a
los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los
documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han cumplido su tiempo de
retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica un cambio en el
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responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del
receptor de la transferencia quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos.
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: Remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central
(intermedio o semiactivo).
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: Remisión de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico ya sea
de la Contraloría o a la instancia competente, éste último previa aprobación del Comité de Archivo de la
Entidad
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad técnico operativa de una institución (dependencias).
UNIDAD ARCHIVÍSTICA: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística entre
otras: un expediente.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden
ser unidades de conservación entre otras: una caja, un libro, una carpeta o un tomo.
VALORES PRIMARIOS (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Son aquellos que tienen los
documentos, mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a
los involucrados en el asunto.
VALORES SECUNDARIOS: Son aquellos que interesan a los investigadores de información retrospectiva y
su conservación es permanente Surge una vez agotados los valores primarios.
VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se determinan los valores primarios (para la administración) y
secundarios (para la sociedad) de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo y determinar su disposición final (conservación temporal o permanente).
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Archivos: entre la digitalización y la gestión documental electrónica Disponible en:
http://www.comunidadbaratz.com/blog/archivos-entre-la-digitalizacion-y-la-gestion-documental-
electronica/
La administración electrónica da una nueva oportunidad al archivo Disponible en:
http://www.comunidadbaratz.com/blog/la-administracion-electronica-da-una-nueva-oportunidad-al-
archivo/
El Documento electrónico : aspectos jurídicos, tecnológicos y archivísticos Blasco Díaz, José Luis; Fabra
Valls, Modesto Jesús (eds.) Disponible en:
http://www.digitaliapublishing.com.bdigital.sena.edu.co/visor/14730
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor Aracely Vargas Muñoz Instructores Servicios Abril 2017.
Stefanny De La Hoz Administrativos
Chamorro
Arledis María Hurtado
Conde
Danilo Ulloque Germán
8. CONTROL DE CAMBIOS
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del
Cambio
Autor (es) Arledis Hurtado Instructora Servicios 03-08-2020 Actualización
Conde Administrativos
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