MANUAL DE R.
FISICOS
SEYGOB SAS
HASNET
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CONTENIDO
1. CONFIGURACIÓN..........................................................................................4
1.1 CATÁLOGO DE ELEMENTOS................................................................4
1.2 CALIFICADORES..................................................................................10
1.3 UNIDADES DE MEDIDA........................................................................12
1.4 BODEGAS DE ALAMACEN...................................................................13
1.5 TIPOS DE IVA........................................................................................14
1.6 TIPOS DE ACTIVOS FIJOS..................................................................15
1.7 TIPOS DE DESTINACION.....................................................................15
1.8 TIPOS DE FICHAS TECNICAS.............................................................15
1.9 TIPOS DE MOVIMIENTO......................................................................17
1.10 TIPOS DE PRESENTACIÓN.............................................................19
1.11 TIPOS DE RIESGOS.........................................................................19
1.12 TIPOS DE RECHAZO........................................................................19
1.13 ESTRUCTURA...................................................................................19
1.14 SECTORES........................................................................................20
1.15 CLASE ACTIVO..................................................................................21
1.16 CONFIGURACIÓN DE REPORTES..................................................22
2. GESTIÓN DE COMPRAS.............................................................................22
2.1 SOLICITUD DE ELEMENTOS...............................................................22
2.2 ORDENES DE COMPRAS....................................................................26
2.3 CONSULTAS DE COMPRAS................................................................28
2.4 REQUISICIONES...................................................................................28
2.5 CONSULTA DE PROVEEDORES.........................................................30
3. GESTIÓN ALMACÉN....................................................................................31
3.1 REVISIÓN DE SOLICITUDES...............................................................31
3.2 ENTRADAS...........................................................................................32
3.3 SALIDAS................................................................................................36
4. GESTIÓN INVENTARIOS.............................................................................39
4.1 PLACAS DE INVENTARIO....................................................................39
4.2 TRASLADOS..........................................................................................40
4.3 BAJAS....................................................................................................42
4.4 FECHA DE ADQUISICIÓN....................................................................43
4.5 DEVOLUTIVOS......................................................................................44
4.6 TIPO DE MANTENIMIENTO..................................................................47
4.7 MANTENIMIENTO.................................................................................48
5. CONFIGURACIONES...................................................................................49
5.1 CONFIGURACIÓN CONTABLE.............................................................49
6. GESTIÓN DE INMUEBLES..........................................................................53
6.1 INMUEBLES...........................................................................................53
6.2 ARRENDAMIENTOS DE INMUEBLES.................................................56
6.3 MEJORAS DE INMUEBLES..................................................................56
7. INFORMES DE R. FISICOS.........................................................................58
MÓDULO DE ALMACÉN
con el módulo de almacén se debe parametrizar la configuración principal la cual afectara a cada uno de los elementos del catá
1. CONFIGURACIÓN
1.1 CATALOGO DE ELEMENTOS
Damos clic en
Catálogo de
elementos
El proceso para crear un elemento será el siguiente:
Damos clic en el
Botón crear
El sistema preguntara si se quiere a un mismo nivel o a un nivel menor.
En este caso si por ejemplo tenemos un elemento con número 101 y queremos
crear uno con 102 se selecciona la opción la opción de Al mismo nivel de este
elemento, y si lo que se quiere es crear uno con código menor es decir 10101 se
da clic sobre la opción Como subnivel de este elemento.
Al selecciona cualquiera de estas dos opciones el sistema arrojara la ventana para
completar la descripción del elemento a crear (botón GENERAL).
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Código: el sistema coloca el código de manera automática según la estructura que
se lleve en el catálogo de elementos.
Checklist:
Se seleccionará si son elementos con
alguna de estas especificaciones o si un elemento está inactivo.
Nombre: nombre que el usuario le dará al elemento con o sin calificadores.
Clase: en la clase se selecciona una de las tres opciones que muestra el sistema,
dependiendo del comportamiento del elemento este puede ser de consumo,
devolutivo o controlable.
Unidad de medida: es la forma en la cual se mide o se presenta el elemento
puede ser unidad, metro, rollo, caja etc.
Tipo de IVA: porcentaje de IVA que se va a aplicar al elemento.
Localización: en esta parte se selecciona la bodega en la cual se encuentra el
elemento la cual se habilitará al escoger la correspondiente localización del
elemento.
Niveles de riesgo: es el tipo de riesgo al que está expuesto un elemento.
Grados de peligro: grado en el cual se encuentra posicionado el elemento por
peligro de pérdida.
Ficha técnica: se selecciona cualquiera de las fichas técnicas que se crearon en la
configuración las cuales contienen los atributos y tipo de cada uno.
Tipo de mantenimiento: selección del mantenimiento creado en la configuración
Además de esto se podrá introducir el valor del stock mínimo y máximo, y la utilidad
en porcentaje para el elemento.
El cuadro de calificadores:
Muestra todos los calificadores que se crearon; en el nivel mínimo se seleccionara
el valor de cada calificador que se seleccionó en el nivel más alto, se debe
seleccionar mínimo un calificador por elemento.
Kardex: este botón da la utilidad de ver los movimientos de entradas y salidas de un elemento con sus sald
Acumulado: al dar clic en el boto acumulado se muestra el saldo a cada mes del
elemento.
Después de completar todos los datos se da clic en la opción guardar
Dar clic en
guardar
Los demás botones de la parte de opciones sirven para modificar la información de
un elemento, eliminarlo (si no tiene movimientos) o buscar uno en específico.
Detalle: cuando se selecciona un elemento del catálogo al darle detalle se podrá
ver todas las características que lo conforman.
1.2 CALIFICADORES
Ingresamos a la opción de calificadores que aparece al lado izquierdo de la pantalla
En la parte de los calificadores aparece una ventana en la que
principalmente Se ven los calificadores e ingresan como tal los código,
nombres y valores de Cada uno de los calificadores para los elementos.
Para crear un calificador solo se da en la opción crear se pone la descripción del
elemento es decir el nombre que le vamos a dar como se ve en el ejemplo puede
ser color, longitud, tipo etc. Además de esto al lado derecho se ingresa los valores
que se verán por el calificador y si es incorrecto se da en la opción de eliminar
valor del calificador.
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Quedaría de esta manera, ejemplos:
1.3 UNIDADES DE MEDIDA
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Código: El punto número 1 será las iniciales o la sigla con la cual se identificará la
unidad de medida.
Nombre: punto número 2 se ingresa el nombre de la unidad de medida como caja,
rollo, litro entre otros.
En la parte de debajo de la ventana se mostrará cada una de las unidades de
medida que se han creado.
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1.4 BODEGAS DE ALMACEN
Los datos que se deben ingresar para crear una bodega de almacén son:
Código: en la parte superior izquierda el sistema genera un código automático de
acuerdo a las bodegas que se lleven creadas.
Tipo: Desplegar el combo y seleccionar el tipo de bodega que es, pude ser
principal, auxiliar o inservible.
Clase: Desplegar el combo y seleccionar como general.
Nombre: en esta parte se escribe el nombre con el cual se identifica la bodega
que se está creando, y a esto se le agrega la dirección, dependencia y el
respectivo responsable de la bodega.
Localización: Es donde se encuentre la bodega, ejemplo si se encuentra en la
zona dentro de la entidad o si es esta ubicada en varios lugares de esa misma
zona.
Solo de despliega el combo de dependencia y responsable (seleccionar)
CODIGO AUTOMATICO GENERADO POR EL SISTEMA.
1.5 TIPOS DE IVA
ESCRIBIR EL PORCENTAJE DE LA RETENCION QUE SE VA A CREARPOR EJEMPLO EL 1
ESCRIBIR NOMBRE
DEL IVA A CREAR
1.6 TIPOS DE ACTIVOS FIJOS
2
1
1. Código dado por el sistema de manera automática
2.Seleccionar la cantidad de meses totales por las cuales se espera utilizar el activo.
3. Por último se escribe el nombre del tipo de activo como se ve en el ejemplo
(edificaciones).
1.7 TIPOS DE DESTINACIÓN
En esta parte se ingresan la destinación de cada elemento como por ejemplo
funcionamiento e inversión.
1.8 TIPOS DE FICHAS TÉCNICAS
En esta parte se ingresaran los atributos que identificaran a un elemento con los
tipos de información que se ingresaran para cada atributo.
Al darle en el botón crear aparece una ventana en la que se solicita la información
correspondiente a los atributos lo que se hace principalmente es poner el nombre
de la ficha en nombre.
El cual se mostrará en la parte de abajo, el cual al seleccionarlo pedirá que se
ingrese cada uno de los atributos y sus tipos de información. En este caso si es
una característica cualitativa será tipo texto y si es cuantitativa será de tipo número
o fecha.
Estos atributos se pueden eliminar con el botón que aparece en la parte de debajo
de los atributos.
1.9 TIPOS DE MOVIMIENTO
En este ítem se debe ingresar todas las formas de movimiento que podrá generar
un elemento puede ser entradas salidas o compras.
Para crear un tipo de movimiento se da en el botón crear que aparece al lado
derecho de la ventana
Luego de esto se completa cada una de las opciones que aparece en formulario.
Código: número que genera el sistema de manera automática de acuerdo a los
tipos que se han creado.
Descripción: nombre del movimiento que se va a crear.
Sigla: Se escribe las iniciales del nombre
Movimiento: Desplegar el combo de movimiento y seleccionar una de las
opciones el movimiento de un elemento se puede dar por una entrada, salida,
compra, traslado o baja.
Bodega asignada: Desplegar el combo y dejarla como todas.
Clase activo: Desplegar el combo y seleccionar la clase que le
correspondiente Al tipo de movimiento, esto es para correr la interfaz de
movimientos.
Tipo de elemento: seleccionar la característica que identifica a los elementos del
catálogo que se moverán en ese tipo de movimiento es decir si es consumo,
devolutivo o controlado.
Tipo de IVA: de acuerdo a las normas internacionales se podrán emplear dos
tipos de IVA uno el IVA descontable y otro IVA que se llevar como mayor valor del
elemento el sistema arroja estas dos opciones se debe dar clic en la flechita y
seleccionar una de las dos opciones.
Centro de costo: seleccionar el centro de costo en el cual se manejará el tipo de
movimiento.
Por último, se selecciona la bodega en la cual puede existir este tipo de
movimiento. Además, existen las opciones para seleccionar las afectaciones que
va a tener este tipo de movimiento por ejemplo si afecta una orden de compra o un
documento en
Específico.
1.10 TIPOS DE PRESENTACIÓN
En esta parte se introducen los tipos de presentación de los elementos existentes
por ejemplo puede ser una caja, cuando se crea esta se debe agregar una unidad
de medida y el factor de conversión.
En la unidad se arrastran las unidades de medida que se crearon anteriormente
en la parte inferior de la ventana se podrá eliminar una unidad o agregar otra.
1.11 TIPOS DE RIESGOS
Seleccionar la clase de riesgo que es puede ser físico, químico o eléctrico. Se
ingresa el nombre del riesgo y la descripción de este, además de esto se puede
introducir una de las imágenes que muestra el sistema de peligro.
1.12 TIPOS DE RECHAZO
Insertar la descripción por la cual se podrá rechazar un elemento.
1.13 ESTRUCTURA
Esta será la estructura con la que se conformara el catálogo de elemento, es decir
los niveles que se encontraran y de cuantos dígitos se encontrara cada uno.
1.14 SECTORES
Estos sectores son para las bodegas de almacén, en el dado caso que maneje
Y lleve el control de otro lugar o sector del municipio.
Para crear un
sector, se da click
en modificar
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1.15 CLASE DE ACTIVO
Los tipos o clases de activo son los movimientos que contiene el almacén el
cual afecta al módulo de contabilidad, tales como: ENTRADA-SALIDA-
DONACION-BAJA-REINTEGRO. Alimenta el formulario de interfaz de
movimientos.
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2
1. Se da click al botón crear
2. Se escribe el código (secuencia numérica de los conceptos)
3. Se escribe el nombre de la clase de activo
NOTA: En dado caso de requerir el centro de costos le da click al botón
antes de guardar.
1.16 CONFIGIRACIÓN DE REPORTES
Este formulario se utiliza para configurar los formatos de la impresión de los
comprobantes de almacén (tipos de movimientos)
2. GESTIÓN DE COMPRAS
En este módulo se trabajará toda le gestión de las compras que realice la entidad.
2.1 SOLICITUD DE ELEMENTOS
Para hacer la solicitud de un elemento primero damos clic en la opción solicitud de
elementos que aparece al lado izquierdo de la pantalla.
Seleccionar solicitud
Luego de dar clic en la pestaña solicitud de elementos el sistema arroja una
ventana en donde se hacen las nuevas solicitudes y se pueden ver las solicitudes
enviadas, no enviadas, aceptadas y rechazadas. Para hacer una nueva solicitud
primero seleccionamos el año.
Después de seleccionar el año, se da click en nueva solicitud
Después de esto seleccionamos la dependencia, bodega, sector, Observación
(Se escribe manual), nombre supervisor (se escribe manual) Y destinatario que
Hará la solicitud.
NOTA: Todos los campos son obligatorios y la bandeja de solicitudes se maneja
por usuario, ningún otro usuario puede ver las solicitudes de los demás terceros.
Luego se da click en agregar, y el sistema muestra una ventana con los elementos
que están en la bodega, se da click al elemento que va a solicitar. El sistema
carga el elemento con las existencias, se debe escribir la cantidad a solicitar y
enter. De esa manera guarda el registro o ítems.
La opcion de eliminar es por si se equivocan de elemento, pero para
poder eliminar debe haber otro registro guardado en la solicitud, el
sistema obliga tener al menos un items registrado, para poder eliminar.
La opcion de cancelar esta para las solicitudes que ya no requieran hacer.
Después de tener los elementos registrados con sus cantidades, se debe dar click
en terminar esa solicitud, para poder enviar al almacén.
Cuando se termina y guarda la solicitud sale una ventana en cual se puede ver y
enviar alguna solicitud que se ha hecho. si se selecciona enviar la solicitud pasara
al módulo de gestión de almacén en donde se revisara la solicitud.
Enesecombosealmacenalas solicitudes pendientes por enviar
En ese combo almace la
se solicitudes na s
enviadas
En ese combo guarda la
se solicitudes s
aprobadas.
Enesecomboseguardalas solicitudes rechazadas por almacen.
2.2 ORDENES DE COMPRA
Este formulario es para crear las órdenes que tiene contrato, y está relacionado
con el módulo de presupuesto y contratación.
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5 2
1. Seleccionar el año
2. Dar click en el botón crear
3. Seleccionar la fecha
4. Seleccionar los demás campos y escribir(solo lo marcado en recuadro rojo)
5. Dar click en el detalle
6. Dar click en agregar
7. Dar click en el checklist(recuadro rojo), sale un ventana
emergente Con el catálogo de elementos.
8. Dar click en el botón guardar
NOTA: Para ver las afectaciones de una orden de compra, se revisa el siguiente
formulario.
Se da click en el botón AFECTACIONES, para ver el formulario.
El sistema muestra las entradas con los elementos y cantidades agregados
en el comprobante de entrada, también se puede ver si los elementos quedan con
saldo en la orden de compra.
Para volver a la orden, se debe dar click en la X
*Inactivar una orden de compra:
2
1
Este combo en para inactivar las ordenes, quiere
decir algunos elementos que no ingresaron al
almacen de ese comprobante. De esa manera no
sale activa al momento de crear un comprobante
de entrada.
2.3 CONSULTA DE COMPRAS
Para consultar las compras que se han hecho en el año se da clic en la pestaña
de consulta de compras, seleccionamos el periodo que se necesita ver y si
necesita ver todas, las que están pendientes por llegar o las que ya llegaron.
2
1
3
2.4 REQUISICIONES
El proceso para hacer una requisición es el siguiente: Esto proceso va relacionado con el
módulo de contratación.
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5
8
7
1. Damos clic en el botón
2. Seleccionar fecha de requisición
3. Seleccionar cuando vence
4.Seleccionamos la modalidad de la requisición puede ser selección abreviada,
licitación pública entre otras.
5. Escribir las observaciones de esa requisición o especificaciones del contrato
que se hará.
6. seleccionar los elementos para el plan de compras
7. Los elementos seleccionados se almacén automáticamente en la
ventana elementos requeridos y se escribe el número de cantidad
8. Guardamos la requisición dando clic en el botón
9. Luego de guardar la requisición le damos en el botón
NOTA: Para ver el historial de las requisiciones creadas en año vigente y su estado
2.5 CONSULTA PROVEEDORES
En este formulario se puede observar los proveedores que distribuyen los
elementos para el almacén. Existen dos maneras de filtrar:
- Por la ventana elemento: se busca en la lupa el elemento y el sistema carga automático
El nombre del proveedor con su elemento.
- Por la ventana proveedor: Se busca en la lupa el nombre del proveedor y el sistema
carga automático el elemento con el número de contrato.
3. GESTIÓN ALMACÉN
3.1 REVISIÓN DE SOLICITUDES
En este formulario se puede observar todas las solicitudes que se han enviado desde el módulo de gestión de compras.
Para ver el detalle de la solicitud que se hizo solo se debe dar clic en el combo de
la lupa. Y allí saldrán el detalle de la solicitud que se hizo, la cual se podrá
exportar Excel, PDF o HTM.
Los elementos deben ser aprobados o rechazados por el tercero encargado de recibir las
Solicitudes. Ejemplo:
Este boton es para actualizar las solicitudes en linea
Este boton es para ver las solicitudes pendientes por revisar
Este boton es para ver los elementos aprobados
Este combo es para ver las cantidades que existen en el kardex
Estos botones son para: imprimir, explortar en PDF y EXCEL
La ventana de
movimientos/observaciones se puede ver después de estar aprobado el elemento, el cual podemos ver todas lasso
3.2 ENTRADAS
Para realizar una nueva entrada le damos clic en el botón crear
Seleccionar la bodega a donde ingresara el elemento y la fecha.
En el boton agregar orden es para las entradas
que tienen configurado en el tipo de
movimiento, vincular orden de compra(el
sistema en linea carga las observaciones y el
numero de orden de compra).
Luego de esto se agrega el detalle del elemento a ingresar, para esto se da click
en la ventana detalle. Pero cuando se vincula la orden de compra el sistema carga
en línea los elementos en dicha ventana.
Y por último se agrega el elemento de la entrada, pueden ser varios elementos, y
así se guarda la entrada dando click en general.
1
NOTA: Se explica la función de cada combo del formulario de entrada
Nuev
o
Modificar
Guardar
Acepta
r
Todos los tipos de movimientos se le configura la firma del almacenista para que pueda salir en el
Comprobante, en dado caso requieran que las entradas lleve la firma.
En cargo se da click en el recuadro azul para que el sistema muestre la ventana emergente
con todos los cargos existente y en funcionario se realiza el mismo proceso (click y seleccionar).
Boton de crear, pero primero debe seleccionar el tipo de movimiento
Despliega tipo movimiento
Modificar la entrada pero: no tenga interfaz y eliminar elemento o comprobante
Actualizar algun cambio del comprobante
Numero de orden compra vinculada
Numero de comprobante contable (ALM)
Imprimir comprobante(corre interfaz en el primer click) y vista previa(verifir
que todo quedo bien antes de correr interfaz)
Este combo aplica para la ficha tecnica y el formulario de
devolutivos, el cual muestra las placas generadas por el sistema.
Acceso directo para ver el kardex de ese elemento seleccionado
Este combo es para eliminar todos los items
Solo para eliminar un items
*En dado caso en una entrada o salida quedo mal los valores (cantidad o valor unitario)
y se necesita modificarla, pero ya tiene interfaz dicho comprobante. Lo primero que
se debe hacer es ir a financiera al módulo de gestión de contabilidad-
Movimientos-comprobantes contables-ALM (interfaz de almacén).
3
3.3 SALIDAS
Este formulario sirve para enviar los elementos de la bodega a una dependencia
como tal para asignarlo a un responsable.
Para crear una salida los pasos son los siguientes:
1)Seleccionamos el tipo de movimiento
2) Clic en botón crear
3) Seleccionar la fecha de la salida
4) Clic en la bodega de la cual va a salir
5)seleccionar la dependencia y el responsable que recibirá el elemento
6)Seleccionar la destinación y el centro de costo
7) Luego en la pestaña de detalle que aparece en la parte superior de la
ventana se agregar elemento
8) Y por último seleccionar el elemento, el sistema muestra una ventana
emergente (muestra los elementos con existencias) y otra con las placas
(devolutivos y consumo controlable), para consumo solo agregar elemento.
*Se debe tener en cuenta que el formulario de salidas depende también del módulo
general, en donde debe estar configurado las dependencias y cargos de los terceros.
La ruta seria: General-modulo general-configuración terceros-cargos de terceros
y dependencias de terceros.
*Y para las firmas de los jefes de dependencias por: Configuración básica- dependencias.
NOTA: El formulario de salida se puede vincular la solicitud de elementos y la entrada
Vincular solicitud: Se utiliza para los elementos que tenga existencias en la bodega principal.
Vincular entrada: Se utiliza para ingresar entradas con contrato, que puede ir en la
bodega principal o tránsito.
Este combo muestra el numero
del comprobante contable
(ALM)
Tienes acceso directo para el kardex
Para eliminar una salida o entrada: Se debe modificar el comprobante, dar click
en el detalle y eliminar los registros, después de eso dar click en general para que se
pueda borrar el comprobante (SI NO HAY COMPROBANTES POSTERIORES, si
hay el sistema lo deja como anulado).
1 2 3
4
Este combo es para configurar las firmas del almacenista en los
comprobantes de salida
Imprimir comprobante(corre interfaz en el primer click) y vista
previa(verifir que todo quedo bien antes de correr interfaz)
4. GESTIÓN INVENTARIOS
4.1PLACAS DE INVENTARIO
Este formulario se utiliza para imprimir las placas de los elementos, pero para que
funcione se debe configurar la impresora en el sistema (configuración la realiza
SEYGOB SAS.).
El formulario da la opcion de filtrar por: Placa y Placa alterna, se debe escribir la placa a
Se debe escribir la cantidad de copias a
imprimir o dar click en la flechas(derecha
+ e izquierda - )
Este combo permite ver el informe de la placa
a impirmir.
Este combo es para imprimir las
placas, se daba dar click
4.2TRASLADOS
Para hacer un traslado primero le damos crear luego de esto se ingresa la
información correspondiente de la dependencia de donde va a salir el elemento y
a donde va ingresar y elemento que tendrá el movimiento. El centro de costos se
debe seleccionar obligatoriamente.
3 1
4 6
1. Se debe dar click en crear
2. Seleccionar la fecha
3. Seleccionar el origen de donde viene el elemento con su tercero, centro de
costo y destino a dónde va el elemento con su tercero.
4. Escribir la nota u observación.
5. Seleccionar los elementos con el signo > si es de una placa, pero si
son todas las que hará el traslado con el signo >>
6. Y por último guardar, los comprobantes de traslados no se pueden
eliminar, ni modificar.
NOTA: El formulario de traslados trabajo junto con el formulario de cargo
terceros, ejemplo: Si un tercero no tiene configurado el cargo, en el comprobante
no saldrá la información (Esto es para el caso del tercero destino). Y para la firma
del almacenista se configura desde el combo de firmas
2
3
1. Dar click en crear nueva hoja
2. Seleccionar el cargo(ventana emergente)
3. Seleccionar el tercero(ventana emergente)
4. Dar click en el disco de guardar
5. Dar click en el checklist para aceptar los cambios
6. Dar click en editar la hoja(modificar)
4.3 BAJAS
En este formulario se realizan las bajas de los elementos de consumo
controlable y devolutivos.
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3
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Seleccionar el tipo de movimiento
1. Dar click en el checklist BAJAS
2. Seleccionar el tipo
3. Dar click en crear
4. Seleccionar la fecha
5. Seleccionar el origen y funcionario
6. Seleccionar el centro de costo
7. Escribir la nota dícese descripción del acto administrativo o motivo de la baja
8. Seleccionar las placas a dar de baja con el icono >>
9. Dar click en guardar
NOTA: Después de dar click en guardar, el comprobante no se puede modificar porque
Porque inactiva la placa y cancela la depreciación (en el caso devolutivos). También
al momento de dar click en la primera impresión el sistema genera un
mensaje del comprobante contable (ALM) que género la interfaz. Esto es para
afectar y cancelar las cuentas contables en el módulo de gestión de
contabilidad.
4.4 FECHA DE ADQUISICION
Este formulario permite modificar la fecha de adquision y la placa alterna del
elemento, también divide los elementos controlables y devolutivos.
Se puede seleccionar la opcion que
necesite ver
Se utiliza esta opcion para modificar la placa
alterna(codigo del sistema anterior) y fecha de
adquision(cuando adquirio el bien, se debe arreglar
para que la depreciacion corra desde el mes de la
entrada).
NOTA: Los filtros que maneja son: Por dependencia, tercero y el buscador
por si se sabe el nombre del elemento, placa, fecha de adquisión, valor costo, vida útil.
4.5 DEVOLUTIVOS
Este formulario se utiliza para llevar el control de las placas generadas por el aplicativo,
el cual muestra lo siguiente: traslados, depreciacion, componente, historico, mejoras,
mantenimiento, estado, ficha tecnica y general(toda la informacion). Muestra elementos
de consumo controlable y devolutivos.
Cada una de las ventanas funciona de la siguiente manera:
Se puede modificar: estado, ficha tecnica, imagen o
foto del elemento.
Se puede filtrar seleccionando por dependencia, responsable y por el reglón en blanco
(se escribe).
Traslados: Para ver los movimientos de una placa se debe seleccionar primero el elemento y
dar click en TRASLADOS
Depreciación: Para ver el valor depreciado de una placa se debe seleccionar primero el
elemento y dar click en DEPRECIACION. Se podrá ver los meses de la vida útil y valor.
4.5 DEPRECIACION
Componentes: Para agregar y modificar algún componente nuevo que adicionar al
Elemento, se debe seleccionar el elemento, modificar y dar click en componente.
Histórico: Para adicionar o modificar la vida útil, valor residual, costo adicional
Se debe seleccionar el elemento, modificar y dar click en histórico
Mejoras: Para ver los mejoras adicionadas a una placa se debe seleccionar primero el
elemento y dar click en mejoras.
Mantenimiento: Para ver el mantenimiento a una placa se debe seleccionar primero el
elemento y dar click en mantenimiento. Solo es para observar la descripción.
NOTA: Estos formularios se pueden utilizar después de haber hecho el ingreso del elemento,
en dado caso no lo haya realizado en el comprobante de entrada.
4.6 TIPOS DE MANTENIMIENTO
Este formulario se utiliza para crear los tipos de mantenimiento, y de esa manera poderlo
agregar en el formulario de mantenimiento.
2
1
3
4
El botón de modificar y eliminar se utiliza solo para cambiar el factor de medida
y descripción.
4.7 MANTENIMIENTO
Este formulario se utiliza para crear las mejoras en la hoja de vida de cada placa,
con su tipo de mantenimiento.
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2
1
3 4
7
6
1. Se da click en crear
2. Seleccionar el proveedor, responsable y escribir el número de contrato
3. Escribir las observaciones
4. Seleccionar las fechas
5. Seleccionar el elemento
6. Agregar el elemento para que salga con su placa
7. Y por último guardar los cambios.
5. CONFIGURACIONES
5.1 CONFIGURACION CONTABLE
En el módulo de R. físicos se debe configurar las cuentas contables para la interfaz
de movimientos, depreciación mensual y la interfaz de inmuebles.
1. Interfaz de movimientos: Ingresando al módulo de R. Físicos por configuración
-configuración contable-configuración contable movimientos
1 2
3 4
1. Seleccionar el año vigente
2. Seleccionar el nivel, y configurarlo por
subgrupo. Los centros de costos hacerlos por
elemento.
3. Seleccionar la cuenta contable
4. Seleccionar la cuenta contable, el sistema muestra una ventana emergente para
agregarlas.
Este boton sirve para eliminar las cuentas
contables, pero no las que se encuentran dentro del
centro de costo.
Este boton sirve para eliminar las cuentas contables
que estan dentro del centro de costo.
Esta fila se maneja solo
para filtros
2. Configuración contable depreciación: Ingresando al módulo de R. Físicos
por configuración-configuración contable-configuración contable
depreciación
5
1 2
3 4
1. Seleccionar el año vigente
2. Seleccionar el nivel, y configurarlo
por subgrupo.
3. Filtrar y seleccionar la
cuenta contable
4.Darclickencentro costos
4. Después click en la cuenta, sale una ventana emergente filtrar y seleccionar cuen
5. Por ultimo seleccionar el mes y click
en el combo GENERAR para poder
correr la interfaz de depreciacion.
NOTA: El sistema arroja los siguientes mensajes, donde pregunta si desea
generar la interfaz y otro de confirmación del comprobante contable generado.
*En el módulo de gestión de contabilidad en la siguiente ruta se encuentra el
Comprobante contable AL1 (depreciación mensual de almacén)
En dado caso que se encuentren diferencias en la depreciación, se debe
modificar el AL1, dar click en el detalle, borrar todos los registros, después
guardar y por ultimo click en el botón eliminar ese comprobante contable.
De esta manera el sistema nos permite volver a correr y generar la interfaz
del mes.
2
3
6. GESTIÓN DE INMUEBLE
6.1 INMUEBLE
En este formulario se ingresa los inmuebles de la entidad
1
2
1 Y 2. Dar click en crear , seleccionar(todos son obligatorios) y escribir en los campos
ESCRIBIR 1,NO ES
OBLIGATORIO chip
3
3. Seleccionar(todos son obligatorios) y escribir en los campos
4. Seleccionar(todos son obligatorios) y escribir en los campos
5. Seleccionar(todos son obligatorios) y escribir en el campo
6
6. Seleccionar(todos son obligatorios) y escribir en los campos
7. Click en el botón guardar
NOTA: Para buscar los inmuebles ingresados, dar click en la lupa y ver la
depreciación si lo necesita
6.1 ARRENDAMIENTOS DE INMUEBLES
En este formulario se ingresa los inmuebles que la entidad tiene en arrendamiento
y está recibiendo ingresos por dicha propiedad.
1
2
1. Dar click en crear
2. Seleccionar(campos obligatorios) y escribir en los demás campos
3. Dar click en guardar
6.2 MEJORAS DE INMUEBLES
Este formulario se utiliza para las mejoras o adiciones que le vayan hacer
a la estructura en la propiedad.
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4
1. Dar click en la lupa y seleccionar el inmueble
2. Dar click en crear
3. Dar click en el combo agregar mejora
4. Después iniciar con la descripción de la mejora, con el valor, la
fecha, mes de vida Útil y el número de contrato de dicha mejora
5. Dar click en guardar
NOTA: Este formulario va alimentando el formulario de inmueble en su depreciación.
7. INFORMES DE R. FISICOS
El sistema cuenta con informes que muestran de manera detallada los movimientos que hay en el módulo de recursos físicos.
-Resúmenes: Resúmenes de movimientos
-Listados básicos: Listados general y listados
-Consumo y Servicio: Listado de consumo y servicio
-Gestión de inventario: Listado de inventario
-Relaciones de entradas y salidas: Relación de entrada y salidas, relación de elementos
-Gestión de inmuebles: Listado de inmuebles
-Gestión de compra: Listad de compras y suministros
-Informes para la contraloría: F05A, F05B y F24
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1. Se debe seleccionar la fecha para generar el archivo
2. Dar click en las cuadriculas
3. Si faltan elementos por configurar cuentas contables, dile SI al mensaje
4 4. Dar click al formato que necesite csv y Excel
