PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE: No.1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE

ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS.

● Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

● Código del Programa de Formación: 134101 – Versión 1
● Nombre del Proyecto: Aplicación de herramientas administrativas innovadoras en 13 pymes de
Ibagué y municipios del Tolima.
● Fase del Proyecto: Fase 1. Análisis de los procesos administrativos.
● Fase 2. Planeación de estrategias para el desarrollo de sistemas administrativos dentro de la
organización.
Fase 3. Ejecución de herramientas administrativas en las empresas del sector.
Fase 4. Establecer herramientas de control a los procesos administrativos de las empresas del
sector.
● Actividades del Proyecto:
1. Analizar las variables que influyen en el desarrollo de los procesos a nivel interno y externo en la
organización.
2. Definir estrategias que permitan recopilar información de interés para la organización.
3. Elaborar documentos comerciales y contables necesarios para la gestión empresarial.
4. Establecer los lineamientos en la organización para la conservación y contabilización de los
documentos administrativos.
● Competencia: 210601024 Elaborar documentos de acuerdo con normas técnicas.
● Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
210601024-01 Reconocer el documento de acuerdo con el asunto, la norma técnica y tipo de texto.
210601024-02 Proyectar la redacción de los documentos empresariales y de textos de acuerdo con
el asunto, la norma técnica gramatical, tipo de texto y la política organizacional.
210601024-03 Elaborar documentos empresariales y de textos, teniendo en cuenta la redacción, las
técnicas de digitación y transcripción, la tecnología disponible, velocidad, precisión; normas de
seguridad y salud en el trabajo, normativa y políticas de la organización.
210601024-04 Comprobar que los documentos elaborados cumplan con la norma técnica,
gramatical, y políticas de la organización.
210601024-05 Corregir los textos y documentos redactados teniendo en cuenta las observaciones,
las normas gramaticales, técnicas y las políticas de la organización.

● Duración de la Guía: 192 Horas

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2. PRESENTACIÓN

Estimado aprendiz, la correcta producción y manejo de los documentos, se ha constituido en una norma
empresarial y un hábito de todas las organizaciones exitosas, que requiere la aplicación permanente de
estrategias para la ejecución organizada, sistemática y estandarizada en el manejo de la documentación
recibida y producida bajo los parámetros técnicos de la producción de documentos. Permitiendo a las
empresas valorar cada uno de los documentos, realizarlos en el formato correcto, almacenarlos de forma
correcta, bajo las condiciones necesarias y por un tiempo prudente.

Con la presente guía usted podrá alcanzar los resultados de aprendizaje relacionados con el reconocimiento
de qué es un documento y cuáles son sus clases, así como, la redacción de documentos empresariales y
textos, aplicando las normas técnicas para la producción de documentos organizacionales, se perfeccionará
en el manejo de técnicas para para la digitación y transcripción de documentos, a través del uso de la
tecnología, podrá comprobar si un documento cumple con las normas técnicas y corregir los documentos
teniendo en cuenta las normas gramaticales.

Recuerde que Usted también ha asumido un reto en su vida, con el cual también logrará un objetivo a nivel
personal y profesional como lo es la formación por competencias. Desarrollará conocimientos, habilidades y
destrezas para la generación de ideas de empresa y la estructuración de su proyecto productivo, recuerde
que, para lograr el objetivo, enseñanza – aprendizaje requiere de métodos de estudio, un trabajo autónomo
sistemático y organizado.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

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Actividad de aprendizaje 1: Reconocer el concepto de documento, sus clases y la norma técnica
para la elaboración de documentos.

3.1. ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN INICIAL

¿CÓMO SE HAN CONSERVADO LOS DOCUMENTOS A TRAVÉS DEL TIEMPO?

Analice la gráfica y responda las preguntas realizadas en el foro de discusión: ¿Qué es un

documento?, ¿Cómo eran los documentos en la edad antigua?, ¿Cree que los documentos han
evolucionado a través del tiempo?, ¿Cómo se almacenaban los documentos en la edad antigua?
¿Cree que ha evolucionado el almacenamiento de los documentos?, ¿Qué clase de documentos
conoce?

Ambiente requerido:
Virtual o Aula de clase.

Materiales
Presentación PowerPoint, Computador, videobean.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

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Participe en la mesa redonda efectuada por el instructor acerca del tema de discusión “Normas técnicas
para la elaboración de documentos”

Preguntas orientadoras:

¿Cuál es la norma técnica para la producción de documentos organizacionales?

¿Qué objeto tiene el uso de una norma técnica para la producción de documentos organizacionales?

¿Qué otras normas técnicas existen que contribuyen a la aplicación de la norma técnica para la producción
de documentos?

¿Qué criterios se deben tener en cuenta para la elaboración de un documento?

Ambiente requerido:

Ambiente virtual, Aula de sistemas.

Materiales

Guía y talleres de aprendizaje, listas de chequeo.

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

- Actividad 1 – Conceptualización: “Importancia de la correcta elaboración de los documentos,

en la gestión y desarrollo de las organizaciones”

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De su opinión sobre lo que está sucediendo en la imagen. ¿Qué sucede cuando se comete un error

en un documento? ¿Qué consecuencias pueden traer los errores en el documento?

Efectúe una investigación autónoma sobre el documento y las clases de documentos, apóyese en la

norma técnica GTC-185 para la producción de documentos.

¿Qué es un documento y que clases de documentos existen?

¿Qué es un documento empresarial?

¿Qué es una carta? Características en su redacción y presentación, utilización de la carta, Clases

de cartas u oficios, partes de la carta.

¿Qué es un memorando? Características en su redacción y presentación, utilización del

memorando, partes del memorando.

¿Qué es una circular? Características en su redacción y presentación, clases de circulares, partes

de la circular.
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 ¿Qué es un mensaje electrónico? Características en su redacción y presentación, partes del
mensaje electrónico y recomendaciones.

¿Por qué es importante la correcta elaboración de los documentos, en la gestión y desarrollo de las
organizaciones?

- Actividad 2. Desarrolle un videoclip empleando la técnica de abordaje del tema que usted prefiera
(Entrevista, simulación de noticiero, conversatorio, dramatizado, etc) siguiendo las preguntas
orientadoras que se plantean a continuación:

¿Qué es gramática? Y defina cada una de las categorías gramaticales: Artículo, sustantivo, adjetivo,
verbo, adverbio, preposición, conjunción, interjección.

¿Qué es estructura gramatical?

¿Qué es fonética? ¿Qué es morfología? ¿Qué es sintaxis? ¿Qué es semántica?

¿Qué es una oración?

¿Qué es la oración lógica? ¿Qué es la oración gramatical?

¿Cómo se clasifican las oraciones? Y defina cada una de las clases de oraciones, dando un
ejemplo.

¿Qué son conectores lógicos? Mencione las clases de conectores lógicos y de ejemplos.

¿Por qué es importante el uso de los signos de puntuación y las reglas ortográficas?

Ambiente requerido:
Ambiente virtual, ambiente de formación, aula de sistemas.

Materiales
Celular, computador, guía y listas de chequeo.

- Actividad 3. Realice en grupo de 3 aprendices, Una cartelera, la cual sustentará en la formación. De

acuerdo a lo indicado por el instructor sobre los siguientes temas,

Tema 1. Reglas ortográficas: V y B. H. Z, C, S.

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 Tema 2. Reglas ortográficas: Y. G, J. R.
Tema 3. El párrafo, concepto, estructura del párrafo, características y cualidades, clases y tipos.
Tema 4. Puesto de trabajo, concepto y componentes del puesto de trabajo, concepto de papelería y
clasificación de la papelería.
Tema 5. Norma técnica para el manejo de papel y formatos NTC-1001. Objetivo de la norma, tipo de
formatos a los que se aplica, serie principal, serie secundaria.
Tema 6. Norma técnica para la información y documentos NTC-4436. Campo de aplicación,
definiciones: Papel para documentos de archivo, conservación, durabilidad. Composición de la
fibra. Gramaje, resistencia al rasgado.
Tema 7. Técnicas para la digitación: Indicar las técnicas a tener en cuenta, posición ergonómica,
recomendaciones.
Tema 8. Concepto de cotejo. Características de esta técnica: Pre-estructurada, dicotómica,
secuenciada, observacional. Pasos para efectuar el cotejo.

- Actividad 4. Realice los ejercicios de digitación según instrucciones del Instructor, estos le
permitirán desarrollar las habilidades y destrezas necesarias para digitar y/o transcribir textos con
precisión y velocidad.

Los siguientes programas se recomiendan descargarlos en su pc y realizar prácticas en su casa

para que desarrolle con más propiedad la habilidad y destreza de escribir textos con precisión y
velocidad. Recuerde que la práctica es esencial para lograr el resultado de aprendizaje.

Practique los ejercicios de teclado guía, superior, inferior, teclas especiales, numérico y
teclado completo.

Realice las actividades propuestas a través del aplicativo teclado.exe / mecanet desde la lección 1
hasta llegar a la lección 17, teniendo en cuenta que para avanzar cada nivel usted deberá terminar
el ejercicio en menos de 10 minutos, con un porcentaje de errores máximo de 5% y 200 pulsaciones
por minuto como mínimo.

Evidencia de desempeño

Lista de chequeo de realización de ejercicios aprobados durante las sesiones de formación.

Ambiente Requerido: ambiente con capacidad para 30 personas y 20 equipos de computo

Materiales: papelería y útiles de oficina

Fecha de entrega concertadas por el instructor

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 Lecciones 1,2,3 y 4

Lecciones 5,6,7,8

Lecciones 9,10,11,12

Lecciones 13,14,15,16,17

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.

- Identifique en una revista o periódico, los diferentes tipos de texto: Narrativo, explicativo,
informativo, argumentativo, descriptivo. Exponga ante sus compañeros cómo identificó cada uno de
los textos.

- Aplicando las técnicas de digitación aprendidas mediante el uso de un procesador de texto, efectúe
una carta, un memorando y una circular, recuerde el uso de la norma técnica para la elaboración de
documentos, redacción y gramática.

- Realice la verificación o cotejo de dos de los documentos realizados por sus compañeros, en los
siguientes aspectos:

Cumple con el asunto y la tipología textual.

Cumple con las normas gramaticales y ortográficas.
Cumple con las normas técnicas y las políticas de la organización.
El documento o texto es digitado con precisión.

Descripción de las actividades:

Las actividades de aprendizaje se complementarán con el desarrollo de los siguientes talleres:

1. Taller 1 Glosario y Aspectos generales

2. Taller 2 Carta Comercial GTC-185
3. Taller 3 La Documentación Organizacional
4. Taller 4 Acta y Hojas de Vida
5. Uso de la C, S, Z y X
6. Taller 2 Uso de la B y V

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 7. Taller 5 Semántica y sintaxis
8. Taller 6 Gramática y conectores
9. Taller 7 conceptos básicos
10. Taller 8 Uso de las mayúsculas y minúsculas según la GTC 185
11. Taller 9 Generalidades de la documentación
12. Taller 10 La Carta – Elaboración de la Carta
13. Taller 11 Elaboración de Memorandos y circulares
14. Taller 12 Elaboración de Certificados y constancias
15. Taller 13 Elaboración de Actas
16. Taller 14 Elaboración de Informes cortos
17. Taller 15. Documentación organizacional
18. Taller 16. Transcripción de textos
19. Taller 17. Puesto de trabajo
20. Taller 18. Taller sobre TIC´S
21. Taller 19. Técnicas de digitación
22. Taller 20. Elementos de digitación y transcripción

✔ Ambiente Requerido: Sala de Sistemas

✔ Materiales: Computadores, Impresoras, mesas sillas.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: ● Analiza y comprende los Técnica: Observación

conceptos propuestos. Instrumento: Lista de chequeo

Evidencias de Desempeño:
● Entrega de talleres Técnica: Observación
desarrollados. Instrumento: Lista de
chequeo, plan de
mejoramiento.

Evidencias de Producto: ● Presentación del Técnica: Observación.

portafolio con el Instrumento: Lista de chequeo.
desarrollo de las
actividades propuestas.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

● Acta Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o
situación específica.
● Anexo Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para
complementar y aclarar.

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● Carta Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas
entidades se denomina oficio.
● Certificado Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y
la legalidad de un hecho o acto solemne.
● Constancia Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
● Circular Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un
grupo específico de personas tanto interna como externamente
● Empresa: una unidad económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y
técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado
de bienes y servicios.
● Encabezamiento Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de
comunicación Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.
● Folio Hoja.
● Logotipo Símbolo que identifica a la organización Proyecta la imagen corporativa y hace fácil
la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
● Mensaje electrónico Comunicación escrita, a través de la Internet.
● Razón social Nombre que identifica a una organización
● Redactor Persona que genera y plasma ideas en una comunicación
● Remitente Nombre, apellidos y cargo del firmante
● Texto En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje
● Título Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada
uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación y que a
menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento
● Transcriptor Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

● Guía Técnica Colombiana GTC-185 Documentación organizacional:

http://www.aguasdebuga.net/intranet/sites/default/files/GTC%20185.pdf
● Presentación Guía Técnica Colombiana GTC-4436 Información y Documentación:
https://prezi.com/qdg1m4l5dspz/ntc-4436/
● Guía Técnica Colombiana GTC-4436:
https://docs.google.com/viewer?
a=v&pid=sites&srcid=ZGVmYXVsdGRvbWFpbnxkZWlyeWRheWFubmFiZXJtdWRlenNhbmNo
ZXp8Z3g6NjBhMjFjYWI0NjVlMTI4YQ
● La gramatica:
https://es.wikipedia.org/wiki/Gram%C3%A1tica
● Las categorías gramaticales:
https://mdm.usta.edu.co/remos_downloads/lectoescritura/2015/1gramatica/las_categoras_gramatical
es.html
● Estructura gramatical, partes de la gramática:
https://www.aboutespanol.com/partes-de-la-gramatica-2879712Administration.
● Tipos de oración:
https://www.portaleducativo.net/octavo-basico/207/Tipos-de-oracion
● Los conectores lógicos:
https://mdm.usta.edu.co/remos_downloads/lectoescritura/2016-

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 2/induccion/modulo3_produccion_escrita_20162_induccion/los_conectores_lgicos.html
● Reglas ortográficas:
https://www.ejemplode.com/54-ortografia/4993-reglas_ortograficas.html
● Los signos de puntuación:
https://espanol.lingolia.com/es/redaccion/signos-de-puntuacion
● Descarga de mecanet gratis:
https://mecanet.softonic.com/descargar?ex=BB-1065.1

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Yulieth Marcela Hernández Instructores TECNICO EN 12/02/2021

Edisson Otalora ASISTENCIA
Catalina Gómez ADMINISTRATIVA
Paula Liliana Ariza
Nubia Lombo Quivero
Jesús Antonio Bernal
Margarita Villanueva
Hayder Sanabria A.
Javier Ramírez
Oscar Fuentes
Alejandra López
Yolanda Nasayo Bravo
Norma Constanza Morales

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es)

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